首頁(yè) > 優(yōu)秀范文 > 檔案管理風(fēng)險(xiǎn)
時(shí)間：2023-08-08 09:23:17
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇檔案管理風(fēng)險(xiǎn)范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
醫(yī)院檔案資料是隨著各項(xiàng)工作與活動(dòng)的開(kāi)展而漸漸形成的，對(duì)醫(yī)院本身和病人都有著十分重要的意義，但目前很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，檔案管理工作還存在著很多問(wèn)題，主要問(wèn)題總結(jié)如下：
（一）檔案管理制度體制和機(jī)制與時(shí)代的發(fā)展不相適應(yīng)。相比于其他行業(yè)的檔案管理，醫(yī)院檔案管理有著很大的區(qū)別。在上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)下開(kāi)展檔案工作業(yè)務(wù)，而工作關(guān)系又受到本單位的領(lǐng)導(dǎo)。諸如針對(duì)醫(yī)院檔案發(fā)展方向、檔案工作人員薪資考核以及檔案管理結(jié)構(gòu)的制定上，業(yè)務(wù)主管部門與單位領(lǐng)導(dǎo)常因意見(jiàn)不同而發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，甚至產(chǎn)生矛盾，檔案管理人員也因此無(wú)所適從。顯而易見(jiàn)，這種體制已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)工作的要求。
（二）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，意識(shí)較為薄弱，對(duì)檔案資源的利用并不充分。醫(yī)療服務(wù)管理往往是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)較為重視的，但對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，檔案意識(shí)很淡薄，有沒(méi)有檔案都無(wú)所謂，檔案管理對(duì)醫(yī)院管理的重要性與作用并沒(méi)有被充分認(rèn)識(shí)。也正因?yàn)槿绱?，醫(yī)院并沒(méi)有充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，也就導(dǎo)致了極低的檔案利用效率，檔案管理的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)。
（三）檔案管理水平深受檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的影響。雖然醫(yī)院從不缺乏醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人才，但是檔案管理工作人員相對(duì)匱乏。而目前的這些檔案管理從業(yè)人員當(dāng)中，在專業(yè)素質(zhì)與技能水平上也存在著很大差異。與現(xiàn)代化的檔案管理不相適應(yīng)，醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展受到了嚴(yán)重的制約。如何積極引進(jìn)人才，規(guī)范培訓(xùn)體系，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與技能水平，是醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)。
（四）投入預(yù)算不足，規(guī)劃不到位，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與正規(guī)化受到了嚴(yán)重的制約。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，要求檔案管理工作進(jìn)一步向信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的建設(shè)，要求必須有穩(wěn)定長(zhǎng)期的投入。但是，目前很多醫(yī)院的近期與長(zhǎng)期規(guī)劃中，很少會(huì)考慮檔案管理與檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的投入，導(dǎo)致檔案管理水平嚴(yán)重滯后于醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展水平，并最終影響醫(yī)院管理水平的提高。
（五）沒(méi)有明確界定檔案管理的內(nèi)容與范圍。目前，醫(yī)院檔案管理內(nèi)容與范圍的界定還沒(méi)有統(tǒng)一的制度與標(biāo)準(zhǔn)。雖然各級(jí)醫(yī)院都已自身實(shí)際情況為依據(jù)，制定了相對(duì)健全的管理制度與崗位職責(zé)，但是卻很少甚至完全沒(méi)有涉及檔案管理的相關(guān)制度檢查考核措施，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂和管理手段的落后，極大的制約了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范開(kāi)展。
二、醫(yī)院檔案管理工作改善的建議分析
（一）推進(jìn)檔案管理體制與機(jī)制的改革完善，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、規(guī)范管理。檔案的是真實(shí)性、完整性與有效性的集中體現(xiàn)，其工作非常嚴(yán)肅且有很強(qiáng)的條理性。推進(jìn)檔案管理體制與機(jī)制的改革完善，能夠使檔案管理的隨意性得以減少，促進(jìn)其工作健康有序的開(kāi)展。各級(jí)醫(yī)院應(yīng)從單位工作實(shí)際出發(fā)，推進(jìn)檔案統(tǒng)一管理的逐步實(shí)現(xiàn)。建立以檔案管理人員為主，其他科室兼職檔案人員為輔的檔案管理機(jī)制，使檔案管理的憑證與利用作用得以充分發(fā)揮。
（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與宣傳，促進(jìn)檔案意識(shí)的增強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，是加強(qiáng)檔案制度建設(shè)的前提。要在醫(yī)院的規(guī)劃發(fā)展當(dāng)中，重點(diǎn)來(lái)抓檔案管理工作，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)一同規(guī)劃發(fā)展。同時(shí)，要對(duì)檔案工作進(jìn)行大力宣傳，將檔案工作的重要性充分展示給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、管理者和全體職工，并制定相應(yīng)的考核制度，使其增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而使檔案管理工作得到更多更好的支持。
（三）積極開(kāi)展培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得以提升。提高檔案管理水平的一個(gè)重要途徑就是開(kāi)展培訓(xùn)，隨著深入推進(jìn)的檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員需要具備較高的專業(yè)素質(zhì)與技能水平。具體措施有：1.招聘檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，是檔案服務(wù)層次得以提升；2.積極開(kāi)展系統(tǒng)化培訓(xùn)，使現(xiàn)職檔案人員的專業(yè)素質(zhì)與管理能力得以提升；3.引入考核機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的積極性與主動(dòng)性，自覺(jué)學(xué)習(xí)并提升其業(yè)務(wù)能力。
（四）硬件投入必須加大，推進(jìn)現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。從醫(yī)院的實(shí)際情況出發(fā)，檔案管理的資金投入必須加大，使檔案管理環(huán)境得以改善。一方面，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)，增強(qiáng)保管措施，諸如專門檔案庫(kù)房的設(shè)置以及庫(kù)房干燥、空調(diào)與滅火設(shè)備等。另一方面，計(jì)算機(jī)管理的引進(jìn)與應(yīng)用，使檔案管理中計(jì)算機(jī)的作用得以充分發(fā)揮，同時(shí)引入檔案管理系統(tǒng)專用軟件，替代傳統(tǒng)的手工存儲(chǔ)與檢索，使檔案管理的工作效率得以提升。
信貸檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個(gè)過(guò)程，如果信貸檔案管理進(jìn)行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險(xiǎn)防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項(xiàng)不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機(jī)構(gòu)就能夠通過(guò)信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營(yíng)情況、盈利能力等的相關(guān)資料來(lái)進(jìn)行分析，掌握信貸風(fēng)險(xiǎn)的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽(yù)和資產(chǎn)方面存在問(wèn)題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進(jìn)行訴訟的時(shí)候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)可以說(shuō)是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，雖然說(shuō)各金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)逐年提高，對(duì)于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來(lái)越好，但是不容否認(rèn)的是在其中還是存在一些認(rèn)識(shí)不夠或者管理不到位的問(wèn)題。
（一）相關(guān)人員認(rèn)識(shí)不夠。一些金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案管理人員對(duì)于信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來(lái)，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機(jī)構(gòu)對(duì)于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對(duì)于信貸檔案管理就相對(duì)比較輕視了。在實(shí)際工作中，一些相關(guān)人員沒(méi)有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯(cuò)漏的現(xiàn)象，在面對(duì)檢查工作的時(shí)候抱著一種得過(guò)且過(guò)的態(tài)度。由于他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)不夠，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對(duì)于分析貸款人資料，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)警相當(dāng)重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機(jī)構(gòu)對(duì)信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。一部分問(wèn)題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來(lái)。比如說(shuō)在土地類貸款項(xiàng)目中，環(huán)保評(píng)測(cè)是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認(rèn)識(shí)，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時(shí)間很長(zhǎng)，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒(méi)有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當(dāng)重要的，當(dāng)貸款發(fā)生問(wèn)題需要進(jìn)行訴訟的時(shí)候，就會(huì)因?yàn)闆](méi)有貸款催收通知書而在訴訟時(shí)效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問(wèn)題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴(yán)謹(jǐn)上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真地檢查，有的時(shí)候沒(méi)有給資料進(jìn)行編碼，有的時(shí)候甚至連還沒(méi)有簽字蓋章的資料都搜集了起來(lái)。由于缺乏信貸檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會(huì)給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當(dāng)發(fā)生貸款風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，在訴訟的時(shí)候就會(huì)導(dǎo)致處于相對(duì)不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護(hù)也是相當(dāng)重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致檔案的目錄和它實(shí)際的內(nèi)容之間對(duì)不上號(hào)，以后需要查找信貸檔案的時(shí)候就會(huì)因此而受到影響。如果情況嚴(yán)重的話，還很有可能會(huì)因?yàn)樾刨J檔案移交不夠及時(shí)而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會(huì)產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當(dāng)嚴(yán)重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個(gè)期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對(duì)比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會(huì)導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當(dāng)需要調(diào)用這些資料的時(shí)候就會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)樾刨J檔案的保管不當(dāng)而造成了不必要的風(fēng)險(xiǎn)損失。
二、加強(qiáng)信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，必須采取一些必要的手段，要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)培訓(xùn)和必要的考評(píng)機(jī)制來(lái)幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時(shí)還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個(gè)步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個(gè)相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，對(duì)所有的信貸員加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個(gè)工作人員及時(shí)移交重要的信貸檔案，要加強(qiáng)他們對(duì)信貸檔案重要性的認(rèn)識(shí)，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，樹立了風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機(jī)構(gòu)要做好對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個(gè)高素質(zhì)的信貸檔案隊(duì)伍。相關(guān)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度。為了促進(jìn)工作人員樹立更高的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲措施，對(duì)于一些工作態(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。
（三）嚴(yán)格管理，規(guī)范步驟。各金融機(jī)構(gòu)要規(guī)范每一個(gè)工作步驟，及時(shí)收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實(shí)客戶真實(shí)身份等方面，更要嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問(wèn)題，所以金融機(jī)構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時(shí)也能通過(guò)設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結(jié)論
加強(qiáng)信貸檔案管理，樹立員工的風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，這對(duì)于金融機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和技能評(píng)測(cè)來(lái)不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，維護(hù)金融穩(wěn)定，促進(jìn)可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]張曉莉.談信貸檔案管理[J].陜西檔案，2002（1）：21～22.
[2]翁陸平.談市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.
關(guān)鍵詞 電子檔案管理； 風(fēng)險(xiǎn)管理； 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估； 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)
電子檔案管理在現(xiàn)在的發(fā)展階段還存在許多問(wèn)題，如檔案信息泄漏、完整性被破壞、非授權(quán)訪問(wèn)以及病毒、黑客的攻擊等。所以，對(duì)電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理研究，具有重要意義。
一、電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)
Cooper D．F 和Chapman C．B 對(duì)風(fēng)險(xiǎn)給出了較權(quán)威的定義：“風(fēng)險(xiǎn)是由于從事某項(xiàng)特定活動(dòng)過(guò)程中存在的不確定性而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)或財(cái)務(wù)的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)主要是指電子檔案文件在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中很容易被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽(tīng)以及篡改等問(wèn)題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過(guò)程中還可能面臨計(jì)算機(jī)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。
二、風(fēng)險(xiǎn)管理
通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制等相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，筆者認(rèn)為，電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的程序設(shè)計(jì)主要包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)三個(gè)部分。
（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)和前提，主要指“尋找”和“分類” 風(fēng)險(xiǎn)因素這兩項(xiàng)內(nèi)容。我們希望通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別對(duì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果有一個(gè)理性認(rèn)知，如果把可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)列出在清單上，就能達(dá)到較好的識(shí)別效果。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)從性質(zhì)上劃分，主要有：1. 電子檔案真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的真實(shí)性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問(wèn)等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時(shí)的一致。電子檔案的真實(shí)性是其行政有效性以及法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子檔案反映歷史情況，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，能夠作為社會(huì)記憶長(zhǎng)期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺(tái)升級(jí)時(shí)遷移電子檔案也可能導(dǎo)致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。2. 電子檔案完整性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的完整性風(fēng)險(xiǎn)主要是指應(yīng)該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構(gòu)成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應(yīng)該有的價(jià)值。3. 電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)簡(jiǎn)單地說(shuō)就是指電子檔案不可讀，即文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、轉(zhuǎn)存載體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后打不開(kāi)，或者打開(kāi)之后是亂碼或部分信息顯示不出來(lái)等。
（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過(guò)程中各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan 和Garrick 提出了三元組完備集風(fēng)險(xiǎn)理論，即。其中，表示風(fēng)險(xiǎn)，表示第個(gè)不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結(jié)果，是一種損失指標(biāo)；角標(biāo)是指是一個(gè)完備集。集合中的元素只是風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)答案，而整個(gè)集合才是全部風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)這一理論，電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以按照這些步驟進(jìn)行：首先，構(gòu)建電子檔案風(fēng)險(xiǎn)要素表，即把風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率值。第三，評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)程度，定量分析電子檔案管理過(guò)程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)，確定對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)后果值集。最后，進(jìn)行綜合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，劃分出幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。
（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)包括“防范”與“控制”兩方面內(nèi)容，它直接體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避通常有三種方法：通過(guò)應(yīng)用制度來(lái)規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過(guò)培訓(xùn)和教育來(lái)規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過(guò)應(yīng)用技術(shù)來(lái)規(guī)避（如設(shè)置密碼）。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移可以通過(guò)重新考慮如何提供服務(wù)，修改配置模式，外包給其他機(jī)構(gòu)、購(gòu)買保險(xiǎn)，或者與提供商簽署服務(wù)合同來(lái)實(shí)現(xiàn)。這使檔案管理部門可以將那些與復(fù)雜系統(tǒng)管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到處理這些風(fēng)險(xiǎn)比較有經(jīng)驗(yàn)的另一個(gè)機(jī)構(gòu)中。風(fēng)險(xiǎn)緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時(shí)同時(shí)也會(huì)降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。
事實(shí)上，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。在電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該從風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的源頭上就避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，或者在風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨時(shí)，采取相應(yīng)的措施緩解風(fēng)險(xiǎn)造成的損失，具體可做到如下幾點(diǎn)：1. 以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力，更新管理知識(shí)，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，減少失誤，提高遵守制度的意識(shí)，避免在管理過(guò)程中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。2. 建立一套合理而健全的管理制度。俗話說(shuō)，“三分技術(shù)，七分管理”，組織內(nèi)電子檔案管理制度的建立，往往比購(gòu)買設(shè)備、提高技術(shù)還能起作用、還重要。國(guó)內(nèi)外電子檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，大多數(shù)的威脅來(lái)自組織內(nèi)部，對(duì)內(nèi)部威脅的防范比對(duì)外部威脅的防范更困難。而防范內(nèi)部的威脅，建立行政和法律方面的管理制度就很有必要。
1、RFID技術(shù)概述
RFID（Radio Frequency Identification）即無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，俗稱電子標(biāo)簽或非接觸卡、感應(yīng)卡，是一種無(wú)需識(shí)別、無(wú)需接觸、無(wú)需人工干預(yù)的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。
RFID克服了免接觸和無(wú)源兩大難題，具有如下特征：讀寫速度快、信息容量大、范圍廣、距離遠(yuǎn)、一次可識(shí)別多個(gè)對(duì)象、重復(fù)使用、防水耐高溫等。
2、RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用
（1）當(dāng)前檔案管理的問(wèn)題
隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，特別是行業(yè)分工越來(lái)越細(xì)，檔案管理工作的重要性日益凸顯，一方面信息量迅速膨脹、檔案規(guī)模不斷增大，另一方面檔案的附加意義逐步拓展，除了常見(jiàn)的檔案和工資、晉升掛鉤外，還和保險(xiǎn)、住房等相聯(lián)系，并漸漸成為一種趨勢(shì)。因此，檔案管理迫切需要進(jìn)一步提高工作效率，改進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但是實(shí)際情況并不理想。
第一，檔案信息更新較慢。如前所述，檔案的作用越來(lái)越大，其承載的信息也越來(lái)越多，檔案內(nèi)容已從簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、家庭關(guān)系擴(kuò)展到了專業(yè)技能、社會(huì)關(guān)系等方面。但是相關(guān)的證明材料或者殘缺不全，或者不能同步歸入案宗，且統(tǒng)計(jì)較為滯后。
第二，借閱手續(xù)繁瑣，時(shí)效性差。盡管各單位檔案室/處有著各種各樣的借閱程序，但是都大同小異地存在著，諸如用戶登記、負(fù)責(zé)人核查、主管審批、借閱交換等步驟，而且有些特殊文件，如對(duì)保密有要求的人事檔案等文件歸檔的分類及封皮的制作手續(xù)，甚至還需要報(bào)批。事實(shí)上，隨著檔案種類的增多，很多檔案的開(kāi)放性越來(lái)越突出。以河北省科學(xué)院為例，除了人事檔案、公文檔案等需要一定的保密性外，科技檔案很多時(shí)候需要對(duì)下屬的各個(gè)研究所公開(kāi)，甚至可以與對(duì)口企業(yè)和部門共享。換言之，檔案的定義已經(jīng)被數(shù)字時(shí)代從單純的保管實(shí)體，轉(zhuǎn)身為提供利用開(kāi)放檔案的信息中心。在這種趨勢(shì)下，如果檔案借閱手續(xù)程序臃腫，勢(shì)必一定程度上影響科技合作，乃至影響科研課題的進(jìn)展。
上述弊端整體來(lái)看，其與人工有著直接關(guān)系。實(shí)際應(yīng)用中盡管計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、檔案管理軟件等大批設(shè)備投入使用，但對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案的查詢和利用上依然必須靠落后的人工錄入和檢索，人工并未徹底解放出來(lái)，檔案信息統(tǒng)計(jì)不及時(shí)、統(tǒng)計(jì)有出入、共享率低等問(wèn)題則顯露無(wú)疑。
檔案管理信息化是解決這一難題的通用方案，但是信息化概念甚廣，操作起來(lái)不切實(shí)際。在信息化背景下，能否充分利用信息資源提供的方式，比如說(shuō)RFID技術(shù)，因此成為一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
（2）RFID技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
RFID憑借免接觸、信息量大等特性，為檔案管理帶來(lái)了利處。
第一，手續(xù)簡(jiǎn)化，提高工作效率。RFID技術(shù)顯示檔案定位位置。工作人員只需通過(guò)讀寫器掃過(guò)柜架或庫(kù)房，一旦發(fā)現(xiàn)擺放錯(cuò)誤的檔案，讀寫器立刻報(bào)警，這樣查找和清點(diǎn)工作變得很容易，也方便工作人員定時(shí)定期統(tǒng)計(jì)卷宗。如此，工作人員無(wú)需將厚重的檔案盒逐個(gè)從柜架上取下，打開(kāi)案盒，逐卷翻閱，再逐卷逐盒放回。
第二，清點(diǎn)精準(zhǔn)，提高準(zhǔn)確度。RFID技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的登記、查詢、催辦、立卷、調(diào)閱和卷宗的信息一體化管理，免去傳統(tǒng)的借閱、借還手續(xù)。還可以針對(duì)特殊人群，如退休人員、流動(dòng)人員建立個(gè)性化管理平臺(tái)，分別針對(duì)他們的特殊情況給予時(shí)間管理、項(xiàng)目管理的類別服務(wù)，在提高工作效率同時(shí)，也使管理更加規(guī)范。
第三，保密性高，存儲(chǔ)安全。檔案不同于圖書等其他紙質(zhì)載體，其具有原始記錄的特性，因此一旦檔案遭到破壞或者被盜，其后果是不能簡(jiǎn)單用金錢來(lái)衡量的。RFID技術(shù)可以用于防盜。檔案室可以利用RFID進(jìn)行借閱者身份識(shí)別，確定借閱者的真實(shí)身份。同時(shí)RFID可以識(shí)別運(yùn)動(dòng)的物體，能有效彌補(bǔ)檔案室門域的安全漏洞，若檔案未辦理出庫(kù)登記手續(xù)，則裝置會(huì)自動(dòng)報(bào)警。
因此，RFID以其獨(dú)特的技術(shù)優(yōu)勢(shì)大大改變了檔案管理的服務(wù)和工作模式，有力地推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展，引入RFID技術(shù)是很有必要性，也是可行的。
二、引入RFID技術(shù)的風(fēng)險(xiǎn)性
任何技術(shù)和設(shè)備都不能保證絕對(duì)的安全，RFID技術(shù)也不例外。檔案管理中應(yīng)用RFID技術(shù)可能會(huì)遇到以下風(fēng)險(xiǎn)：
1、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)
RFID預(yù)期的效益需要付出一定的成本，具體來(lái)說(shuō)，包括標(biāo)簽、讀寫器、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)條件的搭建， 以及軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。這些明細(xì)中，標(biāo)簽成本占據(jù)最為重要的一部分。據(jù)調(diào)查， 2006年標(biāo)簽價(jià)格為68美分/枚， 2009年為30-50美分/枚， 盡管接下來(lái)5-7年會(huì)降到5美分/枚， 不過(guò)標(biāo)簽需要量大， 整體投入仍不菲。因此作為消耗性投入的標(biāo)簽成本問(wèn)題在這種情況下顯得尤為重要。而且標(biāo)簽缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，因此而導(dǎo)致的相關(guān)配套設(shè)備更新升級(jí)問(wèn)題相應(yīng)成為另一顧慮，這也是形成限制檔案管理單位購(gòu)進(jìn)標(biāo)簽的因素之一。
2、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
RFID技術(shù)的工作特性決定了數(shù)據(jù)讀寫處于開(kāi)放的空間，一方面易附著在檔案身上的標(biāo)簽可以被人為破壞，工作人員的讀寫器可以被人為竊取，另一方面破壞者可以從后臺(tái)發(fā)送錯(cuò)誤的信號(hào)，擾亂正常讀寫器和標(biāo)簽的讀寫，這樣檔案內(nèi)容被泄露、被替換就很容易操作，既擾亂了工作人員的正常工作，也暴露了檔案信息內(nèi)容，特別是對(duì)當(dāng)事人重要的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況的等，都可能成為被他人惡意打擊的誘因。
三、可行性對(duì)策
檔案管理中應(yīng)用RFID技術(shù)，其遭遇的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)可以從技術(shù)上給予解決，比如制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、升級(jí)配套設(shè)施等等。不過(guò)，這顯然是站在技術(shù)角度，而不是行業(yè)管理下的思維。我們要從管理上入手，以措施為武器，在檔案管理員、服務(wù)員、借閱道德水平等幾方面引導(dǎo)，才是本文追求的微薄意義。
首先，工作人員要轉(zhuǎn)變觀念。傳統(tǒng)的檔案管理員是等著借閱者上門，并為之提供服務(wù)，在新趨勢(shì)下，我們應(yīng)該變被動(dòng)為主動(dòng)，努力提供多種信息咨詢，積極展開(kāi)參考服務(wù)。根據(jù)不同的檔案類型，開(kāi)展相應(yīng)的服務(wù)，爭(zhēng)取提供更多有價(jià)值的推薦信息。
二、檔案管理信息化中安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的作用
人們?cè)谶M(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中受到認(rèn)識(shí)能力以及實(shí)踐能力的限制，不能夠保證信息管理的完全安全性，所以檔案信息管理系統(tǒng)在一定程度上存在著脆弱性，這種情況導(dǎo)致在使用檔案信息的過(guò)程中面臨著一些人為或者是自然條件的破壞，所以檔案信息管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)具有必然性。因此，對(duì)檔案信息管理進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估具有重要的意義，信息安全建設(shè)的前提是，基于對(duì)綜合成本以及效益的考慮，采取有效的安全方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，保證殘余風(fēng)險(xiǎn)降低在最小的程度。因?yàn)?，人們追求?shí)際的信息系統(tǒng)的安全，是指對(duì)信息系統(tǒng)實(shí)施了風(fēng)險(xiǎn)控制之后，接受殘余風(fēng)險(xiǎn)的存在，但是殘余風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該控制在最小的程度。所以，要保證檔案信息系統(tǒng)的安全可靠性，就應(yīng)該實(shí)施全面、系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，將安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的思想以及觀念貫穿到整個(gè)信息管理的過(guò)程中。通常情況下，信息安全風(fēng)險(xiǎn)主要指的是在整個(gè)信息管理的過(guò)程中，信息的安全屬性所面臨的危害發(fā)生的可能性。產(chǎn)生這種可能性的原因是系統(tǒng)脆弱性、人為因素或者是其他的因素造成的威脅。用來(lái)衡量安全事件發(fā)生的概率以及造成的影響的指標(biāo)主要有兩種。然而，危害的程度并不只取決于安全事件發(fā)展的概率，還與其造成的后果的嚴(yán)重性的大小有著直接的關(guān)系。安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估具有很多的特點(diǎn)。首先，它具有決策支持性，這個(gè)特點(diǎn)在整個(gè)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估周期中都存在，只是內(nèi)容不相同，因?yàn)榘踩u(píng)估的真正目的是供給安全管理支持以及服務(wù)的。在系統(tǒng)生命周期中都存在著安全隱患，所以整個(gè)生命周期中都離不開(kāi)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。其次，比較分析性，這個(gè)特點(diǎn)主要體現(xiàn)在對(duì)安全管理和運(yùn)營(yíng)的不同的方案能夠進(jìn)行有效的比較以及分析；能夠?qū)Σ煌尘扒闆r下使用的科學(xué)技術(shù)以及資金投入進(jìn)行比較分析；還能夠?qū)Ξa(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行有效的比較分析。最后，前提假設(shè)性，對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過(guò)程中所使用的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)涉及到各種評(píng)估數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠被分為兩種。其中一種數(shù)據(jù)的功能是對(duì)檔案信息實(shí)際情況的描述，通過(guò)這些數(shù)據(jù)就可以了解整個(gè)檔案管理信息中的情況；另一種數(shù)據(jù)是指預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，主要是根據(jù)系統(tǒng)各種假設(shè)前提條件確定的，因?yàn)樵谛畔⒐芾淼恼麄€(gè)過(guò)程中，都要對(duì)一些未知的情況進(jìn)行事先的預(yù)測(cè)，然后做出必要的假設(shè)，得出相關(guān)的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，再根據(jù)這些預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。
三、檔案管理不同階段
進(jìn)行不同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)涉及到很多的模型，而且隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各種模型都在不斷的升級(jí)。從最早期的線性模型到螺旋式模型再到后來(lái)的并發(fā)式的模型，這些系統(tǒng)模型的開(kāi)發(fā)都是為了滿足不同的系統(tǒng)需求。然而，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估卻存在于整個(gè)信息系統(tǒng)的生命周期中，但是由于信息系統(tǒng)的生命周期中有很多的階段，而且每一個(gè)階段活動(dòng)的內(nèi)容都有所差別，因此信息管理的安全目標(biāo)以及對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的要求也是不同的。
（一）對(duì)于分析階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。其真正的目的是為了實(shí)現(xiàn)規(guī)劃中的檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的獲得，這樣才能夠根據(jù)獲得的信息來(lái)滿足安全建設(shè)的具體需求。分析階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重點(diǎn)是抓住系統(tǒng)初期的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，從而有效的滿足對(duì)安全性的需求，然后從宏觀的角度來(lái)分析和評(píng)估檔案信息管理系統(tǒng)中可能存在的危險(xiǎn)因素。
（二）設(shè)計(jì)階段的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。這個(gè)階段涉及到的安全目標(biāo)比較多，所以能夠有效的確定安全目標(biāo)具有重要的意義。應(yīng)該采取有效的措施，通過(guò)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，保證檔案信息管理系統(tǒng)中安全目標(biāo)的明確。
（三）集成實(shí)現(xiàn)階段。這個(gè)階段的主要目的是要驗(yàn)證系統(tǒng)安全要求的實(shí)現(xiàn)效果與符合性是否一致，所以，應(yīng)該通過(guò)有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)證。需要注意的是，在進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估的時(shí)候，如果在分析階段以及設(shè)計(jì)階段已經(jīng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行了評(píng)估，那么在這個(gè)階段就不需要再重新做資產(chǎn)評(píng)估的工作，防止重復(fù)性工作的發(fā)生。所以，可以直接用前兩個(gè)階段得出的資產(chǎn)評(píng)估的結(jié)果，但是如果在分析階段和設(shè)計(jì)階段都沒(méi)有進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估，則需要在此階段先進(jìn)行這項(xiàng)工作。威脅評(píng)估依然著重威脅環(huán)境，而且要對(duì)真實(shí)環(huán)境中的具體威脅進(jìn)行有效的分析。除此之外，還應(yīng)該對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際環(huán)境的脆弱性的有效分析，重點(diǎn)放在信息的運(yùn)行環(huán)境以及管理環(huán)境中的脆弱性的分析。
（四）運(yùn)行維護(hù)階段。對(duì)檔案管理系統(tǒng)不斷的進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，從而確保系統(tǒng)的安全、可靠性，這樣才能夠保證檔案管理系統(tǒng)在整個(gè)生命周期中都處于安全的環(huán)境。
四、檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估存在的不足
我國(guó)在檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面已經(jīng)取得了很大的成就，積累了一些寶貴的經(jīng)驗(yàn)。但是，由于我國(guó)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作起步晚，還存在一些不足之處，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。
（一）管理層對(duì)于信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估缺乏一定的重視，而且缺少一些專業(yè)評(píng)估技術(shù)人員。當(dāng)前評(píng)估技術(shù)人員的專業(yè)技能不高也是現(xiàn)階段存在的問(wèn)題。所以，應(yīng)該對(duì)評(píng)估人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能，保證風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作有效的進(jìn)行，同時(shí)還應(yīng)該采取有效的措施來(lái)提高工作人員對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重視，是檔案管理信息化環(huán)境處于安全的運(yùn)行環(huán)境中。
（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作流程還不夠完善，而且一些風(fēng)險(xiǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也需要進(jìn)一步的更新。檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，不僅僅是一個(gè)管理的過(guò)程，也是一個(gè)技術(shù)性的過(guò)程，所以應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況來(lái)科學(xué)合理地制定工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。如果所有的環(huán)境和情況都套用一種工作流程和一個(gè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)導(dǎo)致不匹配現(xiàn)象的出現(xiàn)，不僅影響風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的效果，而且在一定程度上還影響信息系統(tǒng)的安全性。
（三）評(píng)估工具的發(fā)展比較滯后，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息安全漏洞會(huì)逐漸顯露出來(lái)，所以對(duì)信息系統(tǒng)的威脅逐漸增加。應(yīng)該采用先進(jìn)的評(píng)估工具對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，從而滿足檔案管理信息化的需求。
計(jì)算機(jī)出現(xiàn)的短短半個(gè)世紀(jì)就將人類從電子時(shí)代帶入到了數(shù)字化的信息時(shí)代，同時(shí)拉近了人與人之間的距離。檔案管理者將信息技術(shù)充分利用到檔案管理的日常工作中，將檔案從實(shí)體檔案的利用轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的信息檔案。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)設(shè)備將檔案存儲(chǔ)在基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，人們可以實(shí)現(xiàn)檔案的全數(shù)字化、信息化操作，檔案管理工作的流程已經(jīng)從傳統(tǒng)的全手工式操作轉(zhuǎn)變成了“計(jì)算機(jī)（檔案的交互查詢與顯示終端）――網(wǎng)絡(luò)（檔案的傳輸通道）――數(shù)據(jù)庫(kù)（檔案的存儲(chǔ)位置）”的更為先進(jìn)的信息時(shí)代模式。尤其是在檔案管理面向全社會(huì)開(kāi)放以后，來(lái)自全球的檔案需求者都可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)器進(jìn)行交互、查詢。如果沒(méi)有檔案的數(shù)字化與信息化，以全手工的方式應(yīng)對(duì)如此巨大的查詢量是無(wú)法想象的。
二、檔案管理數(shù)字化使信息安全面臨風(fēng)險(xiǎn)
檔案管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)通了互聯(lián)網(wǎng)接入的同時(shí)就已經(jīng)將自己置身于整個(gè)復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)之中了，全球化的互聯(lián)網(wǎng)就像是一個(gè)巨大的局域網(wǎng)，在這個(gè)巨大的局域網(wǎng)中每一個(gè)IP地址都可以對(duì)另外的任何一個(gè)IP地址發(fā)起訪問(wèn)，這樣的好處是檔案的查詢、分享與異地遠(yuǎn)程處理變得十分容易，人們不再需要親自來(lái)到檔案管理機(jī)構(gòu)就可以在家里、單位，甚至在路上都可以使用包括電腦在內(nèi)的但不僅限于電腦的任何智能化終端設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化查詢。檔案管理機(jī)構(gòu)為社會(huì)大眾帶來(lái)便捷的同時(shí)，也給自己帶來(lái)了一個(gè)負(fù)面效應(yīng)。那就是，在一個(gè)開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)中，既然每一個(gè)人都可以自由訪問(wèn)，那么黑客也可以。只不過(guò)這些黑客的訪問(wèn)手段屬于一種非?；脑L問(wèn)，他們不滿足于對(duì)檔案的查詢與瀏覽，他們還要通過(guò)技術(shù)手段獲得對(duì)整個(gè)檔案的控制權(quán)，這就使得檔案管理構(gòu)機(jī)中的所有檔案立刻置身于極大的危險(xiǎn)之中。黑客只須一條簡(jiǎn)單的命令就可以將檔案管理工作者辛辛苦苦工作一年甚至數(shù)年的工作毀于一旦，或者是被惡意篡改。在黑客們獲取了系統(tǒng)的控制權(quán)之后，他們可以利用掌握的權(quán)限輕而易舉地將整個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)摧毀使之癱瘓。某些秘密檔案還會(huì)面臨被公之于眾的風(fēng)險(xiǎn)。
三、檔案管理數(shù)字化中信息安全風(fēng)險(xiǎn)的防范對(duì)策
打造既安全又開(kāi)放的面向互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化工程是可行的，具體的實(shí)現(xiàn)就是要將檔案管理工作置于安全、可控的狀態(tài)之下。具體就要從下述幾個(gè)方面進(jìn)行防控：
第一，規(guī)范案信息者、傳遞者與接受者的行為。
信息在整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的傳播模式為：者->傳遞者->接受者。我們從整個(gè)信息傳播的模式中可以看到只要我們規(guī)范了者、傳遞者與接受者的行為，那么，檔案信息的基本安全就可以得到保障。
首先，規(guī)范檔案信息者的行為。
檔案信息的絕大多數(shù)是由檔案管理機(jī)構(gòu)自主發(fā)起，因此，為了規(guī)范者的行為就要在源頭上對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行檔案工作的規(guī)范化，所有需要的檔案必須符合上級(jí)要求、符合密級(jí)原則、符合人民的需要、符合時(shí)代的主旋律。檔案管理工作亦應(yīng)扭轉(zhuǎn)過(guò)去的類似于保密局的工作，改變那種傳統(tǒng)的重藏輕用的方針政策為開(kāi)放的理念。對(duì)于涉及到具體的單位、個(gè)人等的檔案則需要在征得該單位或個(gè)人及其家屬同意的情況下才可以，以免損害單位或個(gè)人的隱私權(quán)。
其次，規(guī)范檔案信息傳遞者的行為。
檔案信息傳遞者即在檔的具體過(guò)程中負(fù)責(zé)傳遞工作的各級(jí)檔案管理工作人員。這些人員的責(zé)任心、組織性、紀(jì)律性、原則性是保證檔案在此環(huán)節(jié)傳遞的可靠性的關(guān)鍵。因此，任何檔案?jìng)鬟f機(jī)構(gòu)都應(yīng)從合格的人選中挑選那些誠(chéng)實(shí)、可靠、了解計(jì)算機(jī)基本操作、對(duì)自己的道德要求較高的人員擔(dān)任傳遞者。
最后，還要規(guī)范檔案信息接受者的行為。
每一份檔案在的源頭上都必須附加上尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)、禁止未經(jīng)授權(quán)的肆意修改與非常傳播等警示語(yǔ)，以起到對(duì)于接受者的規(guī)范、教育、知情等方面的宣傳義務(wù)，既可使得接受者在得到檔案以后能夠在合法的范圍內(nèi)加以有效利用，又使得接受者了解到非法使用對(duì)自身的危害性。這樣就可以使得絕大多數(shù)檔案受眾能夠在法律的規(guī)范下使用檔案中的內(nèi)容。
第二，使用先進(jìn)的技術(shù)防范手段嚴(yán)把信息安全關(guān)。
有了規(guī)范可就以規(guī)范那些知法、守法、懂法的文明用戶，但是，無(wú)論是在社會(huì)上，還是在互聯(lián)網(wǎng)上總有那么一小撮別有用心者，他們不僅肆無(wú)忌憚，而且膽大妄為，因此，任何存在著檔案管理信息化的單位都必須在技術(shù)上進(jìn)行信息安全的風(fēng)險(xiǎn)防控。對(duì)于檔案管理單位內(nèi)部的不對(duì)外披露的未解密檔案必須進(jìn)行加密處理，嚴(yán)格防止信息的泄露，具體的加密手段可以視單位內(nèi)部的專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)水平而定，但是，無(wú)論采用任何一種加密方法，做為管理者必須銘記的一點(diǎn)就是，加密的密鑰絕不能是是固定的字符，因?yàn)槿魏喂潭ǖ淖址灰S意一復(fù)制、一粘貼，就可以在一秒鐘之內(nèi)由一個(gè)人傳給另一個(gè)人，乃至無(wú)數(shù)人，這樣就失去了加密的意義了，因此，目前幾乎所有的單位內(nèi)部都在使用動(dòng)態(tài)加密且不可見(jiàn)密鑰法。這種加密的密鑰只能使用特殊的設(shè)備在特定的環(huán)境下使用，一般的用戶即使得到了密鑰與文件也無(wú)法將文件打開(kāi)，這樣就極大地確保了檔案信息的最大化安全。此外，還可以使用諸如數(shù)字簽名法、認(rèn)證技術(shù)法、智能卡加密法、防火墻法等加密方法。加密方法沒(méi)有止境，永遠(yuǎn)在加密與破解的斗爭(zhēng)中發(fā)展著，對(duì)于檔案管理部門而言，最好的加密就是動(dòng)態(tài)密鑰與動(dòng)態(tài)特殊環(huán)境加密法。
1、檔案、資料歸檔中存有風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、人員變動(dòng)大等特點(diǎn)，檔案、資料歸檔時(shí)容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實(shí)性。
2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數(shù)地區(qū)的新農(nóng)保檔案資料均由村級(jí)協(xié)管員負(fù)責(zé)管理，由于協(xié)管員對(duì)其重要性的思想認(rèn)識(shí)不到位，存在著“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象，在接收、傳送及移交過(guò)程中，可能導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失，給日常經(jīng)辦工作帶來(lái)許多不便。
3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒(méi)有完善的新農(nóng)保檔案借閱管理辦法，經(jīng)辦人員在借閱使用時(shí)沒(méi)有固定的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準(zhǔn)確等情況，使得檔案損壞、遺失現(xiàn)象嚴(yán)重。
4、存管場(chǎng)所隱患依然存在。檔案安全保護(hù)教育不普遍，一些檔案工作者沒(méi)有經(jīng)過(guò)必需的安全業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏安全常識(shí)；對(duì)存管檔案的庫(kù)房?jī)?nèi)各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運(yùn)作，也未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。另外，隨著人們參保意識(shí)的不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無(wú)法滿足檔案日益增多、存管年限較長(zhǎng)的特點(diǎn)，空間不足給檔案規(guī)范化帶來(lái)困擾。
5、電子檔案安全技術(shù)管理措施的跟進(jìn)應(yīng)變不及時(shí)。電子檔案是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過(guò)程中不可避免地會(huì)產(chǎn)生誤操作、信息丟失等失誤，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來(lái)威脅。
6、檔案管理者素質(zhì)良莠不齊。檔案管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的成效和質(zhì)量。目前，大多新農(nóng)保檔案管理人員系兼職，缺乏對(duì)專業(yè)知識(shí)的理解與滲透，安全意識(shí)淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應(yīng)付眼前事務(wù)，思想倦怠，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的技能，這就直接導(dǎo)致管理理念與時(shí)展脫節(jié)，從而忽視新農(nóng)保檔案在養(yǎng)老及服務(wù)民生方面所起的支持、依據(jù)作用。
二、新農(nóng)保檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)防控措施
新農(nóng)保檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)直接影響檔案的安全及利用水平，風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，而控制好風(fēng)險(xiǎn)才能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的不利一面。
1、強(qiáng)化檔案管理者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。提高檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，把安全意識(shí)及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵。通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、安全知識(shí)培訓(xùn)，檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，相關(guān)案例分析與警示教育，進(jìn)行消防演習(xí)等不同形式的學(xué)習(xí)方式，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，并自覺(jué)成為一種習(xí)慣。
2、制定檔案?jìng)鬟f管理辦法，嚴(yán)把檔案交接關(guān)。無(wú)規(guī)矩不成方圓。制定切實(shí)可行的檔案?jìng)鬟f管理辦法，確保新農(nóng)保檔案的完整無(wú)誤，既是對(duì)參保百姓利益的維護(hù)，也為明確傳送檔案人員的責(zé)任提供了依據(jù)。檔案?jìng)鬟f管理辦法要嚴(yán)密、簡(jiǎn)明且便于執(zhí)行；運(yùn)送檔案人員要檢查好運(yùn)送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風(fēng)險(xiǎn)防范；收發(fā)雙方必須嚴(yán)格履行移交程序，認(rèn)真填寫交接清單，逐一核實(shí)并簽字；撤銷檔案要經(jīng)檔案管理小組多人進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)用經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行銷毀。
3、嚴(yán)格檔案借閱管理。落實(shí)檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并認(rèn)真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細(xì)記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內(nèi)容及借閱時(shí)間等。借閱檔案必須與管理人員當(dāng)面點(diǎn)清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過(guò)程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動(dòng)，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。
4、采取針對(duì)性技術(shù)措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中“完好如初”，可以采用消息認(rèn)證技術(shù)及訪問(wèn)控制技術(shù)等。比較常用的方法有利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行訪問(wèn)，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨(dú)的服務(wù)器等，防止因突然停電造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)還可以采用防火墻訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問(wèn)和惡意改寫。
5、實(shí)施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會(huì)事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，進(jìn)一步強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，實(shí)施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災(zāi)害應(yīng)對(duì)能力。采取重要文件異質(zhì)異地備份保存制度，逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉(zhuǎn)換成其他載體如膠片、光盤等異質(zhì)保存。這樣既能保持微縮影像技術(shù)在檔案存儲(chǔ)方面的優(yōu)點(diǎn)，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案開(kāi)發(fā)、利用中的優(yōu)勢(shì)，是新農(nóng)保檔案管理工作理想且謹(jǐn)慎的選擇。
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1．積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2．制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3．及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
轉(zhuǎn)貼于
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]馮惠玲．論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J]．檔案學(xué)通訊．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘潔．淺議電子文件信息的安全與保密[J]．浙江檔案．2004（1）：36～37
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
1.貸款檔案是化解防范住房公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的憑證。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在貸款工作中形成的文件材料,它保留了當(dāng)事人的歷史真跡,具有原始性,具備法律效用。在當(dāng)事人違約、不能履行貸款權(quán)利與義務(wù),致使住房公積金貸款存在還貸風(fēng)險(xiǎn)時(shí),當(dāng)事各方均可以貸款檔案為憑據(jù),采取相應(yīng)的行為,使風(fēng)險(xiǎn)降到最低限度。同時(shí),住房公積金貸款檔案的完整程度直接決定著對(duì)逾期還款的催收力度。
2.貸款檔案是住房公積金規(guī)范化管理的需要。住房公積金涉及千千萬(wàn)萬(wàn)繳存者的切身利益,因此,住房公積金規(guī)范化管理就成了各項(xiàng)工作的重中之重。住房公積金規(guī)范管理包括歸集、支取、計(jì)息、貸款等相關(guān)業(yè)務(wù)。做好因貸款業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種材料而形成的貸款檔案的管理,是住房公積金貸款工作主要組成部分,是住房公積金各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。貸款檔案管理規(guī)范與否直接決定了住房公積金管理的規(guī)范程度。
3.貸款檔案是加強(qiáng)貸款后跟蹤管理的依據(jù)。由于個(gè)人住房公積金貸款跨越的時(shí)間長(zhǎng),經(jīng)辦人員時(shí)常變動(dòng)等因素,對(duì)貸款的管理就必須始終以原始檔案為依據(jù)。否則,住房公積金貸后跟蹤管理就無(wú)從著手。為強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),目前大多管理機(jī)構(gòu)普遍推行貸款責(zé)任終身制,而貸款檔案則是實(shí)現(xiàn)終身制的載體。
4.貸款檔案是社會(huì)誠(chéng)信體系的一部分。貸款檔案真實(shí)地反映貸款各方,尤其是借款人履行合同的真實(shí)記錄。是借款人誠(chéng)信度的具體體現(xiàn)。當(dāng)前全國(guó)各行各業(yè)都在努力營(yíng)造一個(gè)良好的誠(chéng)信氛圍,有關(guān)部門也正在著手建設(shè)資源共享的誠(chéng)信體系。住房公積金繳存和使用(包括借款),其實(shí)就是個(gè)人信用履行過(guò)程,住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分利用貸款檔案這一有力形式,努力建立健全這一體系。
二、住房公積金貸款檔案的特點(diǎn)
1.貸款檔案形成的動(dòng)態(tài)性。按一般理解,檔案是在某項(xiàng)工作辦理活動(dòng)結(jié)束后形成的,而對(duì)貸款檔案來(lái)說(shuō)卻并不如此。住房公積金貸款工作由貸前、貸中、貸后三個(gè)階段組成。每宗個(gè)人住房貸款工作的完成,最長(zhǎng)需要30年的時(shí)間 (個(gè)人住房公積金貸款最長(zhǎng)時(shí)限為30年),假如等貸款的所有工作都結(jié)束后,再來(lái)整理該檔案,非常不現(xiàn)實(shí)。因此,貸款檔案應(yīng)該是在借款人提出貸款申請(qǐng)到獲得借款后形成的。當(dāng)然,貸款檔案形成后并不意味著此項(xiàng)貸款工作全部完成,它還需要不斷給該宗貸款檔案增添內(nèi)容,如還款情況,擔(dān)保情況(包括抵押物、質(zhì)押物狀況、保證變更等)及違約涉及訴訟等直到借款人全部履行完還款義務(wù)為止。之后,貸款檔案才可以納入一般檔案管理范疇。住房公積金貸款工作長(zhǎng)期性的特點(diǎn)決定了貸款檔案形成的動(dòng)態(tài)性。
2.貸款檔案材料的特殊性。貸款檔案材料的特殊性,在于一宗個(gè)人住房貸款的完成,都需要履行較多的程序,涉及較多的部門,所形成的文件材料不統(tǒng)一。以一宗住房抵押貸款為例,在借款人提出書面借款申請(qǐng)后,至少需要經(jīng)歷貸前調(diào)查、房地產(chǎn)評(píng)估、抵押登記等過(guò)程,有的還要辦理房屋保險(xiǎn)、公證等。這些程序均要有書面材料。此外,貸款人還要查驗(yàn)首付款憑據(jù)、銀行出具票據(jù)等。這些材料都沒(méi)有統(tǒng)一的格式、紙質(zhì)、紙型及書寫工具各不相同,增加了貸款檔案的整理難度和保管難度,也決定了對(duì)住房公積金貸款檔案保護(hù)的高要求。
3.貸款檔案使用的頻率高。因?yàn)橘J款工作的長(zhǎng)期性,使該類檔案調(diào)用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他如文書、財(cái)務(wù)、科技類檔案。。
4.貸款檔案類別的差異大。因?yàn)閾?dān)保方式不同,使個(gè)人住房貸款需要的資料不同。目前,住房公積金個(gè)人住房貸款有抵押、質(zhì)押、保證三種方式,擔(dān)保形式的不同所需的資料自然不一樣,在整理、保管時(shí)要區(qū)別對(duì)待。
5.貸款檔案保管的責(zé)任大。住房公積金貸款涉及的金額大,牽涉到借款人、貸款人的切身利益,也直接牽涉到眾多住房公積金繳存人的利益,貸款風(fēng)險(xiǎn)防范顯得十分重要。而作為防范風(fēng)險(xiǎn)重要手段之一的貸款檔案管理就承擔(dān)著較大責(zé)任。另外,由于住房公積金貸款檔案形成材料復(fù)雜,保管時(shí)間長(zhǎng),要求高,使貸款檔案保管的責(zé)任亦加大。
三、貸款檔案歸集和管理
住房公積金貸款檔案形成的階段性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn),決定一份個(gè)人住房貸款合同的完全履行往往需要多個(gè)部門和經(jīng)辦人共同來(lái)完成,從相互銜接,工作的連續(xù)性出發(fā),要求對(duì)貸款檔案進(jìn)行規(guī)范化、制度化的管理。在檔案歸集、管理方面應(yīng)遵循以下原則。
1.一宗一卷。一宗貸款歸集成一卷檔案是最基本的。不能因一些貸款材料少而將幾宗貸款資料匯成一卷,這不利于檔案的保管利用。當(dāng)然在裝盒時(shí),可將若干卷檔案集中在一個(gè)檔案盒,在檔案盒上做好記錄。
2.即時(shí)歸集。貸款工作的性質(zhì),使得信貸員在開(kāi)展信貸工作時(shí),往往要同時(shí)辦理幾宗貸款,易使貸款資料相互混淆,時(shí)間一長(zhǎng),一些貸款材料會(huì)丟失。要求信貸員要及時(shí)、即時(shí)收集貸款過(guò)程中形成的各種材料。需要針對(duì)各種擔(dān)保形式的貸款制定檔案收集目錄(如抵押擔(dān)保貸款、質(zhì)押貸款、保證貸款等檔案歸集目錄),按目錄收集。在整理時(shí)此目錄可作為該貸款卷內(nèi)目錄。
需要補(bǔ)充一點(diǎn),因信貸員是貸款資料的第一審閱者和把關(guān)者,負(fù)有將資料收集齊全的責(zé)任,應(yīng)是住房公積金貸款檔案歸集的第一責(zé)任人。
一、檔案信息化建設(shè)
（一）檔案管理信息化建設(shè)的含義
信息化是檔案管理模式轉(zhuǎn)變的大趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作的重點(diǎn)在與檔案實(shí)體的保管作業(yè)。而信息化建設(shè)使得檔案管理由實(shí)體檔案向著數(shù)字化信息檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化建設(shè)需要把檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機(jī)制。在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理工作者需要借助多種技術(shù)手段，比如，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等。在這些技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)的形式的檔案文件系統(tǒng)化地連接在了一起，構(gòu)成有序的檔案信息庫(kù)。
（二）檔案管理信息化建設(shè)的可行性
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)始廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，也為科學(xué)化檔案管理改革提供了契機(jī)。目前，國(guó)內(nèi)絕大部分企業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理部門都配有信息化的網(wǎng)絡(luò)，并且有關(guān)檔案管理人員也能夠進(jìn)行信息化的操作。企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經(jīng)驗(yàn)。我國(guó)陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關(guān)于信息化檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強(qiáng)了各部門對(duì)檔案管理的重視，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)具有非常積極的意義。
二、檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理
（一）風(fēng)險(xiǎn)管理分等級(jí)措施
檔案信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理宜采用分級(jí)的措施。首先，相關(guān)工作人員要依照檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估數(shù)據(jù)，根據(jù)已經(jīng)區(qū)分的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，評(píng)定檔案管理信息化風(fēng)險(xiǎn)管理的優(yōu)先的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。然后，在評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)管理優(yōu)先級(jí)的條件下，給每一級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)要素加設(shè)風(fēng)險(xiǎn)管理要求。最后，依照劃分的風(fēng)險(xiǎn)管理要求，來(lái)評(píng)估檔案信息化建設(shè)在不在可接受風(fēng)險(xiǎn)以內(nèi)，如若低于可接受風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，就必須即刻采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理辦法，施展應(yīng)對(duì)措施。
（二）風(fēng)險(xiǎn)保證金的預(yù)留
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資大、周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)高的項(xiàng)目，項(xiàng)目預(yù)算應(yīng)預(yù)留一定的風(fēng)險(xiǎn)保證金，為了有效應(yīng)對(duì)項(xiàng)目由于需求的變化，降低事故造成的金融風(fēng)險(xiǎn)。此外，在不同地區(qū)或單位建設(shè)檔案管理的信息化，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要從本區(qū)域檔案管理的發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，制定相適應(yīng)的信息化發(fā)展目標(biāo)，檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的可行性，避免檔案管理信息化的重復(fù)投資，確保資金的合理使用。
（三）采用逐步轉(zhuǎn)變的辦法
信息化的技術(shù)的未來(lái)行業(yè)發(fā)展的前景，但是它在一定程度上是難以預(yù)測(cè)的，完全的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)很難做到。檔案管理的信息化建設(shè)宜采用逐步轉(zhuǎn)化、持續(xù)改進(jìn)的辦法。在引入信息化技術(shù)的時(shí)候，決策者首先要考慮信息技術(shù)產(chǎn)品的穩(wěn)定性以及和現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的兼容性，不能盲目地引進(jìn)新技術(shù)。在檔案管理信息化O備的選購(gòu)上，要制定與檔案檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。從設(shè)備的可靠性、風(fēng)險(xiǎn)性、成本等因素多方面評(píng)估，選購(gòu)最合適的設(shè)備。
三、檔案管理信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方略
檔案管理的信息系統(tǒng)涉及到很多的模型，隨著信息技術(shù)快速的更新?lián)Q代，各種數(shù)學(xué)模型都在不斷的優(yōu)化。所以，檔案信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要存在于整個(gè)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的全過(guò)程中，但是檔案管理信息化建設(shè)每階段的內(nèi)容差別很大，其對(duì)信息管理安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的要求也不盡相同。
（一）分析階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
檔案管理信息化建設(shè)分析階段風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要針對(duì)的是檔案信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的獲得環(huán)節(jié)，只有獲取充分的信息才能滿足檔案管理信息化建設(shè)的安全需求。分析階段風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要重視檔案管理系統(tǒng)的初期安全風(fēng)險(xiǎn)，滿足其對(duì)安全性能的需求，進(jìn)而從宏觀的方面評(píng)估檔案信息管理系統(tǒng)中潛在的危險(xiǎn)因素。
（二）設(shè)計(jì)階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
此階段涉及到的評(píng)估目標(biāo)比較多，確切的安全目標(biāo)對(duì)這個(gè)階段的工作具有重要的意義。設(shè)計(jì)者必須進(jìn)行合理的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確保檔案信息管理信息化系統(tǒng)的安全性能。
（三）運(yùn)行維護(hù)階段的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
在檔案管理信息化系統(tǒng)的運(yùn)行階段對(duì)周期性地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，只有這樣才能充分確保檔案管理系統(tǒng)的安全、可靠性。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳，劉波，任鑫.基于專家未知權(quán)重群決策FANP和SVM的煤炭企業(yè)管理信息化項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估[J].中國(guó)煤炭，2015，（12）.
[2]鄧瑞生.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理 提高規(guī)范化水平 促進(jìn)全市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展[A].甘肅省檔案學(xué)會(huì).檔案安全與檔案服務(wù)――2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集[C].甘肅省檔案學(xué)會(huì)，2011.
