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中圖分類號：S611文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：

一、建筑設(shè)計公司檔案管理的基本特點

1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多

眾所周知一個建設(shè)項目完整的設(shè)計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計階段、總規(guī)設(shè)計階段、方案設(shè)計階段、擴初設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設(shè)計依據(jù)性文件、來往函件、設(shè)計文件四大類；其中設(shè)計依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級機關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計任務(wù)書或招標(biāo)書、規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計要求通知單、建設(shè)單位上級機關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對方案的修改意見、初步設(shè)計審批意見書、上級機關(guān)或主管部門批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報告等；外加各階段設(shè)計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構(gòu)）工程測量復(fù)核等測試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數(shù)量大，為建筑設(shè)計公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時間跨度較長，材料變更快

建筑設(shè)計公司檔案形成于工程項目設(shè)計技術(shù)活動之中，一方面反映了建設(shè)項目的設(shè)計水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項目建設(shè)時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設(shè)計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設(shè)計項目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計方有必要進行文檔保存，一些項目在設(shè)計過程中甚至還會出現(xiàn)產(chǎn)能的擴大或縮減的調(diào)整，需要同步對設(shè)計做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。

1.3 用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高

設(shè)計檔案是設(shè)計科技活動的記錄，承載著設(shè)計專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實的長期使用功能和價值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計檔案的適用性原則也使得設(shè)計成果存在共享可能，也就是無論在設(shè)計階段還是施工、竣工階段，設(shè)計成果必須及時提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實踐中，還存在項目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項目還需要為個體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。

二、 建筑設(shè)計公司檔案管理方式的基本趨勢

2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的設(shè)計檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲與維護較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計算機操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計文件等網(wǎng)上自動歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現(xiàn)建筑設(shè)計公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質(zhì)實體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務(wù)工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報、職稱評聘、質(zhì)量抽查、財務(wù)審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

三、 建筑設(shè)計公司檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1大力推進觀念創(chuàng)新

一是要主動提高認(rèn)識。充分認(rèn)識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設(shè)計公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢。準(zhǔn)確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機制；加強對原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.2大力推進管理創(chuàng)新

認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動管理機制和手段創(chuàng)新。一是加強圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設(shè)，積極收集國內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計公司的設(shè)計成果報道、專業(yè)研究進展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計科學(xué)技術(shù)知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計成果，重點圍繞技術(shù)先進、效益顯著、適用性強的設(shè)計項目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進監(jiān)管創(chuàng)新

高度重視設(shè)計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設(shè)計公司參與的重大建設(shè)項目的設(shè)計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實施細(xì)則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應(yīng)用，綜合運用三維設(shè)計成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性和可讀性。

3.4大力推進技術(shù)創(chuàng)新

按照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計算機系統(tǒng)升級和功能的擴展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點突出建筑設(shè)計公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計成果、典型項目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價值，這是建筑設(shè)計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進服務(wù)創(chuàng)新

創(chuàng)新服務(wù)機制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿意服務(wù)貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計專業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對用戶需求和用戶環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對用戶需求和用戶任務(wù)的支持水平。二是樹立個性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習(xí)慣等，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供個性化的信息服務(wù)同時開辟設(shè)計檔案寄存服務(wù)、個體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項目跟蹤服務(wù)等項目。

四、結(jié)束語

以上是本人在工作中的經(jīng)驗總結(jié)，僅供參考。

參考文獻：

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32 第一線安萊集團 榮獲

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34 廣東互易科技有限公司 榮獲

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35 國際商業(yè)機器（中國）有限公司 榮獲

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36 哈爾濱斯達皓普管理系統(tǒng)有限公司 榮獲

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37 航天信息股份有限公司 榮獲

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38 上海天璣科技股份有限公司 榮獲

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39 深圳市迪威視訊股份有限公司 榮獲

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41 浙江天搜科技股份有限公司 榮獲

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43 浙江浙大中控信息技術(shù)有限公司 榮獲

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45 深圳市昕網(wǎng)格科技開發(fā)有限公司（） 榮獲 2011年度中國行業(yè)信息化突出貢獻企業(yè)獎

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47 北京易華錄信息技術(shù)股份有限公司 榮獲

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2011年度中國行業(yè)信息化最佳IT服務(wù)商獎

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50 廣州智能科技發(fā)展有限公司羅敏靜 榮獲

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2011年度中國稅務(wù)行業(yè)信息化最佳解決方案獎 榮獲

68 焦點科技股份有限公司“領(lǐng)動”在線軟件服務(wù) 榮獲

2011年度中國外貿(mào)企業(yè)信息化管理最佳解決方案獎

69 廣東互易科技有限公司“外貿(mào)易”產(chǎn)品 榮獲

2011年度中國外貿(mào)行業(yè)信息化最佳解決方案獎

70 北京愛迪科森教育科技股份有限公司 榮獲

2011年度中國網(wǎng)絡(luò)教育行業(yè)最佳解決方案獎

71 上海時代光華教育發(fā)展有限公司勢能企業(yè)網(wǎng)院 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化企業(yè)學(xué)習(xí)最佳解決方案獎

72 Infor中國 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

73 北京飛利信科技股份有限公司 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

74 北京海頓新科技術(shù)股份有限公司高危行業(yè)物聯(lián)網(wǎng)解決方案 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

75 北京佳訊飛鴻電氣股份有限公司 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

76 北京聯(lián)信永益科技股份有限公司主數(shù)據(jù)管理解決方案 榮獲

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2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

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79北京中海紀(jì)元數(shù)字技術(shù)發(fā)展股份有限公司信息資源創(chuàng)新共享模式解決

方案（在住建行業(yè)、城市社會服務(wù)、區(qū)域決策領(lǐng)域中的應(yīng)用） 榮獲

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管理解決方案 榮獲 2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

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2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

89 萬達信息股份有限公司萬達智慧城市解決方案 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

90 遠光軟件股份有限公司遠光GRIS解決方案 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

91 中國惠普信息產(chǎn)品集團 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

92 重慶亞德科技股份有限公司區(qū)域醫(yī)療衛(wèi)生信息化平臺建設(shè)解決方案

榮獲 2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

93 總來網(wǎng)產(chǎn)品商圈 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳解決方案獎

94 安徽匯智信息技術(shù)有限公司匯智醫(yī)院消毒供應(yīng)中心（CSSD）信息管理

系統(tǒng) 榮獲 2011年度中國醫(yī)療行業(yè)信息化最佳解決方案獎

95 Wacom中國公司W(wǎng)acom無紙化電子工單營業(yè)廳解決方案 榮獲

2011年度中國電信信息化最佳解決方案

96 用友軟件股份有限公司企業(yè)培訓(xùn)事業(yè)部 榮獲

2011年度中國最佳E-Learning解決方案獎

97 北京匯金科技股份有限公司惠農(nóng)一卡通IC卡系統(tǒng) 榮獲

2011年度中國銀行卡行業(yè)信息化最佳解決方案

優(yōu)秀產(chǎn)品獎

98 北京網(wǎng)鼎芯?？萍加邢薰綠reatyTech NFE-Series 榮獲

2011年度中國流控行業(yè)信息化最具創(chuàng)新產(chǎn)品獎

99 北京賽思信安技術(shù)有限公司賽思存儲優(yōu)化系統(tǒng) 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

100 北京易卡互動信息技術(shù)有限公司B-world DSA 智能銷售助手 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

101 北京中電普華信息技術(shù)有限公司SoTower平臺 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

102 戴爾（中國）有限公司 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

103 福建億榕信息技術(shù)有限公司企業(yè)級非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管理平臺 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

104 高德軟件有限公司高德地圖 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

105 海爾集團計算機本部 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

106 青牛（北京）技術(shù)有限公司NUBE云終端智能電話 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

107 深圳海聯(lián)訊科技股份有限公司海聯(lián)訊電網(wǎng)調(diào)度信息披露軟件 榮獲 2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

108 深圳市麥亞信科技資訊有限公司保險網(wǎng)銷業(yè)務(wù)平臺 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

109 中達電通股份有限公司臺達DPS系列高性能UPS 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

110 珠海市萬晟達科技發(fā)展有限公司W(wǎng)SD數(shù)字化醫(yī)院信息系統(tǒng)軟件

榮獲 2011年度中國行業(yè)信息化創(chuàng)新產(chǎn)品獎

111 廣州輝遠電子技術(shù)有限公司SUNDE H4云終端 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化最佳產(chǎn)品獎

值得信賴品牌獎

112 北京美特軟件技術(shù)有限公司MetaCRM 客戶關(guān)系管理系統(tǒng) 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

113 北京信諾瑞得軟件系統(tǒng)有限公司SecureGrid郵件歸檔網(wǎng)關(guān) 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

114 成都任我行軟件股份有限公司管家婆軟件 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

115 二六三網(wǎng)絡(luò)通信股份有限公司263企業(yè)會議系統(tǒng) 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

116 廣東互易科技有限公司 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

117 廣聯(lián)達軟件股份有限公司廣聯(lián)達夢龍協(xié)同工作平臺（T-Link Works）

榮獲 2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

118 航天信息股份有限公司Aisino打印機 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

119 聯(lián)想集團 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

120 武漢達夢數(shù)據(jù)庫有限公司 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

121 重慶亞德科技股份有限公司亞德預(yù)約就診平臺系統(tǒng) 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

122 北京佳訊飛鴻電氣股份有限公司 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化值得信賴品牌獎

123 廈門上古軟件有限公司知客CRM 榮獲

2011年度中國CRM最佳客戶信賴獎

典范應(yīng)用獎

124 浪潮集團有限公司 榮獲

2011年度中國國土資源管理行業(yè)信息化典范應(yīng)用獎

125 艾默生網(wǎng)絡(luò)能源APM產(chǎn)品 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化典范應(yīng)用獎

126 東方口岸科技有限公司電子口岸集成通 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化典范應(yīng)用獎

127 東藍數(shù)碼有限公司東藍機構(gòu)編制實名制管理系統(tǒng) 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化典范應(yīng)用獎

128 福建億榕信息技術(shù)有限公司電子公文傳輸系統(tǒng) 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化典范應(yīng)用獎

129 廣州市城市建設(shè)開發(fā)有限公司 榮獲

2011年度中國行業(yè)信息化典范應(yīng)用獎

130 南京烽火星空通信發(fā)展有限公司烽火移動外勤iMobii產(chǎn)品 榮獲