時間：2023-12-14 14:54:36
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1．2農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的特點(diǎn)
1．2．1專業(yè)性強(qiáng)農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法活動的產(chǎn)物，是一定專業(yè)執(zhí)法活動的真實記錄。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案體現(xiàn)了明顯的農(nóng)業(yè)特點(diǎn)，其檔案內(nèi)容必須與農(nóng)業(yè)科技、種植(養(yǎng)殖)方法和環(huán)境等相配套，其內(nèi)容的描述必須符合農(nóng)業(yè)專業(yè)術(shù)語要求，而且必須符合農(nóng)業(yè)行業(yè)的特點(diǎn)。例如植物檢疫、動物檢疫、農(nóng)機(jī)監(jiān)理、農(nóng)藥管理等，它們活動的范圍空間、對象目標(biāo)等與其它行業(yè)都有明顯不同，表現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。
1．2．2程序性嚴(yán)格一個獨(dú)立的農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法案件，從立案到處罰決定必須嚴(yán)格按照程序進(jìn)行。如在農(nóng)藥市場執(zhí)法檢查中，查到假冒偽劣農(nóng)藥一案，從立案到作出處罰決定必須經(jīng)過調(diào)查取證、詢問筆錄、勘驗檢查筆錄、抽樣取證憑證、證據(jù)登記保存、立案審批、檢測化驗、送達(dá)處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復(fù)議等全過程，直到結(jié)案所形成的全部檔案是一個整體，不可分割，而且是一個完整的程序。而且不能用其他行業(yè)的檔案代替。另一方面，執(zhí)法檔案必須成套提供利用的，拆開會使案件不完整，而且影響其使用價值。
1．2．3現(xiàn)實性能強(qiáng)主要表現(xiàn)在農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案與現(xiàn)實的商品生產(chǎn)經(jīng)營關(guān)系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現(xiàn)實的作用，一經(jīng)利用就可挽回經(jīng)濟(jì)損失，能收到經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，故有現(xiàn)實性。
1．2．4存儲意義大執(zhí)法檔案一般是某一專業(yè)執(zhí)法活動的結(jié)果，記載了專業(yè)執(zhí)法活動全過程的真實情況，如案件發(fā)生地、相對人，違法事實違反了哪一部法律法規(guī)，調(diào)查取證是怎樣進(jìn)行的，依據(jù)什么來作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規(guī)依據(jù)，必要時在執(zhí)法上可以借鑒和利用。
1．3農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的現(xiàn)實作用
1．3．1農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是執(zhí)法活動的依據(jù)和憑證在農(nóng)業(yè)執(zhí)法活動中，一切活動都不同程度地具有連續(xù)性，前一案例為后一案例提供依據(jù)。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案的依據(jù)性同農(nóng)業(yè)執(zhí)法自身的復(fù)雜程度以及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復(fù)雜，依據(jù)性越強(qiáng)。主要表現(xiàn)為：一是管理工作依據(jù)，在管理工作中，無論是執(zhí)法工作評價，還是產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)、社會效益分析等，都離不開檔案；二是執(zhí)法人員的勞動憑證，在執(zhí)法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執(zhí)法檔案做依據(jù)；三是在追究行政執(zhí)法錯案責(zé)任時起憑證作用。
1．3．2農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是進(jìn)行交流的工具在人類社會發(fā)展史上，各種各樣的交流占有重要位置，同樣，農(nóng)業(yè)執(zhí)法工作也需要交流。目前，農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法剛剛起步，執(zhí)法體系正在深化改革，執(zhí)法力度不斷加大，逐步走向規(guī)范化。執(zhí)法檔案正是交流、協(xié)作、借鑒的有力工具。
1．3．3農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案是積累經(jīng)驗、提高執(zhí)法水平的手段一是執(zhí)法活動的真實記錄，它記載著執(zhí)法人員對案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過程和最終結(jié)果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結(jié)果的載體，具有積累辦案經(jīng)驗和提高執(zhí)法水平的作用，使得農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案成為辦案經(jīng)驗和提高執(zhí)法水平的工具和手段，對于一個執(zhí)法單位來講，如果有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的執(zhí)法檔案庫藏就標(biāo)志著它有比較雄厚的辦案技術(shù)儲備和基礎(chǔ)。
2農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)的主要工作內(nèi)容
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案工作是執(zhí)法管理的重要組成部分，也是執(zhí)法活動的重要環(huán)節(jié)，各級農(nóng)業(yè)執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)把執(zhí)法檔案工作與整個執(zhí)法工作緊密結(jié)合起來。其工作的主要內(nèi)容：
2．1收集
就是把分散形成的但有保存和利用價值的執(zhí)法檔案接收過來，集中保存在執(zhí)法檔案室，以利于有關(guān)人員使用。
2．2整理
就是把分散收集來的執(zhí)法檔案，按規(guī)定程序，將其分別類、系統(tǒng)排列和科學(xué)編目，便于安全保管，更重要的是滿足對執(zhí)法檔案利用的方便和需要。
2．3鑒定
就是鑒別執(zhí)法檔案的價值，需對檔案不斷進(jìn)行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，銷毀那些無需保存的部分。
2．4保管
就是采取一定的措施，保護(hù)好執(zhí)法檔案的完整與安全，保守機(jī)密，防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執(zhí)法檔案的損壞作用，不斷延長執(zhí)法檔案的保管壽命。
2．5編目與檢查
農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，要根據(jù)歸檔時的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管。農(nóng)業(yè)執(zhí)法檔案分類應(yīng)從實際出發(fā)，當(dāng)前可分為種植業(yè)、畜牧業(yè)、農(nóng)機(jī)執(zhí)法檔案和農(nóng)民減負(fù)檔案等，在種植業(yè)中又分為植檢、農(nóng)藥、肥料、種子管理等。同時，需要通過各種途徑和形式提示檔案的內(nèi)容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關(guān)人員的查找和利用。
2．6利用
就是創(chuàng)造各種條件滿足執(zhí)法檔案利用的各方面要求，積極做好應(yīng)有的準(zhǔn)備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時有效的方式介紹和提供執(zhí)法檔案為各項執(zhí)法工作需要服務(wù)，這也是保存執(zhí)法檔案的目的。
3做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)想法和建議
農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案是執(zhí)法工作的主要內(nèi)容之一。農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案管理要以《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)農(nóng)業(yè)檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī)為依據(jù)，切實做好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理工作。
3．1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立組織
搞好農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法檔案的管理，領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。因而，要建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組、檔案鑒~fJ／j,組和管理網(wǎng)絡(luò)等組織，應(yīng)把檔案列入執(zhí)法工作的議事日程，使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織、有管理地開展，使之逐步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，走上依法建檔的軌道。
3．2制訂制度，明確職責(zé)
制訂檔案管理各項規(guī)章制度，是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵，是規(guī)范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規(guī)定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案保管保密制度》等，進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé)。
3．3加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握技能
（一）社會性
檔案是在社會實踐中形成的，其內(nèi)容是對社會實踐活動的內(nèi)容、過程及結(jié)論的原始記錄，而非自然界的產(chǎn)物。
（二）歷史性
檔案是過去形成的而非正在形成或尚未形成的東西，也就是所謂的“讓過去告訴現(xiàn)在”、“讓歷史告訴未來”。檔案將過去、現(xiàn)在和未來聯(lián)系在一起，維系人類社會的時空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。
（三）原始記錄性
原始記錄性是檔案的本質(zhì)特征，是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)所在。這也從根本上決定了檔案管理方法上的取向。我們管理檔案時，無論采取何種方法，都不可改變成傷害檔案的
本質(zhì)特征。檔案管理的核心只能是充分實現(xiàn)檔案對以往歷史事實的原始記錄價值。
二、醫(yī)院行政檔案管理
（一）醫(yī)院行政檔案的定義
醫(yī)院行政檔案，即醫(yī)院行政管理檔案，又稱文書檔案，是在醫(yī)院的行政管理活動中，由各種行政性公文（如請示、決定、通知、通報等）轉(zhuǎn)化而成的檔案。這種檔案是在醫(yī)院管理和組織活動中形成并被保存下來的檔案，它是一所醫(yī)院保持連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)，是做好醫(yī)院行政管理工作的必備工具。
（二）醫(yī)院行政檔案的形成條件
1.辦理或處理完畢的文件才能成為檔案。所謂辦理完畢，是指完成了收文和發(fā)文處理程序，已經(jīng)發(fā)出或承辦完畢的公文。對于辦畢文書，要經(jīng)行政管理人員嚴(yán)格界定。辦畢文書的界定原則是：
（1）對于不必辦復(fù)的公文，如決定、通知、調(diào)查報告等，在印發(fā)完成或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知、有關(guān)部門傳閱辦理后無其他意見的，即為辦理完畢；（2）對于回復(fù)性質(zhì)的公文，如請示、問函等，只有當(dāng)醫(yī)院收到結(jié)論性文書（復(fù)文）后，才視為辦理完畢；（3）對于一些需要長期貫徹執(zhí)行的公文，如醫(yī)院規(guī)章制度、醫(yī)院長期計劃等，當(dāng)完成了定稿和印發(fā)行文后，也屬辦理完畢公文。
2.只有對醫(yī)院日后工作具有一定查考利用價值的文件，才有必要成為檔案對于辦畢公文，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實際工作情況，確定其價值，決定其“去”、“留”、”存”、“亡”，一般有4種結(jié)果：立卷歸檔、清遲、銷毀和暫存處理。因此，要對辦畢文件進(jìn)行認(rèn)真鑒別挑選，將辦理完畢和具有查考、保存價值的公文，立卷歸檔保存。
3.按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案檔案的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)之一，就在于它不是一份份孤立的、雜亂的文件，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系。所以，未經(jīng)整理的、雜亂無序的文件，尚不是科學(xué)意義上的檔案。所以說，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。
（三）醫(yī)院行政檔案的管理要求
1.充分發(fā)揮檔案室的作用醫(yī)院檔案室是對醫(yī)院除病案之外的所有檔案進(jìn)行集中管理的場所。檔案室的地位主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，檔案室是醫(yī)院具有參謀和咨詢作用的部門，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各行政科室的助手，是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是醫(yī)院管理工作和業(yè)務(wù)職能得以延續(xù)的重要手段。另一方面，檔案室是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。
因此，應(yīng)充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案室的重要性，重視檔案室的建設(shè)，為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化奠定基礎(chǔ)。
2.加強(qiáng)檔案工作人員的培養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性當(dāng)前，制約醫(yī)院檔案管理水平的主要因素是人才不足。檔案管理工作對檔案工作人員素質(zhì)提出了很高要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的培養(yǎng)和教育，不斷豐富他們的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德水平，提高工作的積極性和主動性，充分發(fā)揮工作的主觀能動性。
3.“檔案工作人員，均屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，其業(yè)務(wù)能力的考核、技術(shù)職務(wù)的評定和晉升，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并實行檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制（或任命制），檔案專業(yè)技術(shù)人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員同等待遇。檔案工作隊伍要保持相對穩(wěn)定?！痹趯嶋H工作中，醫(yī)院管理者應(yīng)在職稱晉升、待遇、培訓(xùn)等方面為檔案人員創(chuàng)造條件，提供機(jī)會，以激勵檔案人員的工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。
4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高工作效率近年來，隨著辦公自動化（OA）的普及，使用計算機(jī)制作文件的醫(yī)院越來越多。大部分醫(yī)院將文件打印成紙制文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件仍保存在各形成部門。也就是說，電子文件多處于分散保存狀態(tài)，沒有完全歸檔。醫(yī)院應(yīng)重視電子文件的收集，努力實現(xiàn)其統(tǒng)一管理。
三、醫(yī)院行政檔案的歸檔范圍
（一）黨政管理方面
凡是本部門黨、政、工、團(tuán)，包括紀(jì)撿、人事、保衛(wèi)、財會、基建、生產(chǎn)、科研、外事
等單位和臨時機(jī)構(gòu)形成的具有保存價值的收、發(fā)文（電）和內(nèi)部形成的會議文件、會議記錄、
檔案的存在，是國家、社會以及個人在正常社會活動中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，就是對機(jī)讀形式或者是紙質(zhì)形式的檔案文獻(xiàn)，通過計算機(jī)進(jìn)行篩選和收集，令其生成計算機(jī)數(shù)據(jù)的文獻(xiàn)信息，以供人們的日常應(yīng)用。
一、行政單位檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的必要性分析
1、有助于提升檔案的服務(wù)功效。對檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)，能夠增強(qiáng)檔案信息使用的便利性，提升其服務(wù)功效。相對于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節(jié)約成本，并且傳遞形式也有了突破性創(chuàng)新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優(yōu)勢，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務(wù)廣度，二是提高了其信息的實際利用效率，對于檔案管理相關(guān)部門的服務(wù)功能發(fā)揮提供了絕佳的條件。
2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理過程中，對檔案信息進(jìn)行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運(yùn)用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產(chǎn)出。通過多次開發(fā)以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經(jīng)費(fèi)不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的跨越式成長。
3、有助于提高檔案的利用時效性。從文字采集到形成二次文獻(xiàn)的信息，在傳統(tǒng)模式下所需要耗費(fèi)的工作時間較長，造成信息延后、失效，對檔案信息的實際應(yīng)用價值造成影響。對其進(jìn)行電子化管理能夠直接通過機(jī)讀的方式形成檔案，并通過計算機(jī)功能進(jìn)行信息加工，迅速有效的生成二次文獻(xiàn)。如此對提升檔案管理的實際工作效率具有非常重要的影響。
二、行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效路徑
1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統(tǒng)一的檔案電子化管理體系，從而規(guī)范其在制作以及收集和歸檔上的時效、程序以及方法等內(nèi)容。第一，需要制定突出行政單位自身特點(diǎn)的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統(tǒng)一輸出到辦公網(wǎng)絡(luò)一體化管理系統(tǒng)中，從而完成局域網(wǎng)內(nèi)行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設(shè)的課題探討，一是研究傳統(tǒng)文檔的電子化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。
2、強(qiáng)化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數(shù)字庫，通過建立檔案數(shù)字庫內(nèi)計算機(jī)相關(guān)目錄檢索，來完成紙質(zhì)檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識別等多種方式轉(zhuǎn)變成電子化信息資源。對于電子化檔案建設(shè)，一定保證信息的真實性和可靠性，并實行安全保管，對需要保密管理的信息做好保密工作，如進(jìn)行加密、防讀、權(quán)限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實施。
3、全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。進(jìn)行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質(zhì)。打造技術(shù)水平高、現(xiàn)代管理水平強(qiáng)的高素質(zhì)工作人才。對檔案管理進(jìn)行電子化體系建設(shè)，其核心力量就是具備一支計算機(jī)技術(shù)相關(guān)水平過硬的隊伍，其隊伍技術(shù)水平對電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時還要對他們展開有針對性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業(yè)觀以及奉獻(xiàn)精神。并對專業(yè)人才的流動規(guī)律和成長進(jìn)行深入研究，加強(qiáng)檔案管理人員和機(jī)構(gòu)的工作活力，例如引入競爭機(jī)制等。
4、加強(qiáng)部門間的溝通與交流，實現(xiàn)資源共享。伴隨現(xiàn)代信息化時代的發(fā)展，人們對于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無法對擁有的全部檔案信息進(jìn)行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關(guān)部門各自為政的局面打破，促進(jìn)各個管理部門的相互連接，發(fā)展其橫向聯(lián)系，從而實現(xiàn)資源共享，滿足社會更廣范圍的需求。
5、注重檔案信息深層次的開發(fā)。檔案管理相關(guān)部門在運(yùn)用硬盤光盤存儲、掃描系統(tǒng)、計算機(jī)等技術(shù)對檔案進(jìn)行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對相關(guān)檔案信息展開更深層次的研究和開發(fā)。通過準(zhǔn)確、及時的收集社會反饋的相關(guān)信息以及利用結(jié)果之后，明確信息變動的狀態(tài)，以此保證檔案管理相關(guān)部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務(wù)于大眾。
結(jié)語：社會發(fā)展需要信息化和數(shù)字化的檔案信息建設(shè)，為此我們一定要提高對檔案管理進(jìn)行電子化建設(shè)的認(rèn)識水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發(fā)展中產(chǎn)生的弊端，更應(yīng)該通過創(chuàng)新的觀念、高素質(zhì)人才、創(chuàng)新的制度和管理系統(tǒng)，不斷加強(qiáng)行政單位進(jìn)行檔案管理的專業(yè)水平，實現(xiàn)檔案管理的高速、有效發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
在工作方面，我負(fù)責(zé)了以下工作：
一、做好公司文件收發(fā)傳送及文件擬辦、傳閱、會簽、督辦、印發(fā)、立卷歸檔等工作，全年及時共處理外部收文1200份，無差錯印發(fā)文件700份。同時負(fù)責(zé)和系統(tǒng)管理，根據(jù)公司員工使用反饋，及時跟進(jìn)解決相關(guān)問題，定期檢查OA文件處理情況，督促相關(guān)人員及時處理文件。
二、學(xué)習(xí)并開展公司文書檔案和科技檔案管理。在2019年6月底前，順利完成公司2018年度公司文書檔案和科技檔案的立卷和移交工作。做好檔案室管理，根據(jù)公司檔案管理辦法，做好日常登記、修補(bǔ)、整理、保管、利用、借閱。
另外，在本年度5月，因XXX業(yè)務(wù)調(diào)整，檔案室搬遷至4樓。為保證檔案管理工作不受影響，我及時核對檔案，按照新檔案室的尺寸重新規(guī)劃和購買檔案柜，除2018年新檔案立卷外，對過去16年的檔案重新整理和標(biāo)注，并修訂了新的檔案目錄。
三、做好部分文秘工作。接收外單位的日常會議通知并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見傳達(dá)到相關(guān)部門；每天按時整理公司會簽紙質(zhì)文件，確保需領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的文件按時順利流轉(zhuǎn)。協(xié)助部門經(jīng)理整理每月的總經(jīng)理辦公會和班子會紀(jì)要，落實各部門的完成情況。
四、嚴(yán)格按照公司規(guī)定管理xx的重要印鑒和公司證照，核對好各用印申請，監(jiān)督用印過程，保證公司印鑒安全，盡力做到印鑒使用零差錯和低風(fēng)險。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.107
[中圖分類號]G271；R197.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-01
1 衛(wèi)生行政檔案概述
行政檔案指的是國家行政機(jī)關(guān)在法律規(guī)定的職權(quán)內(nèi)，開展領(lǐng)導(dǎo)和管理工作時形成的歷史記錄。這些檔案資料反映了國家行政機(jī)關(guān)的歷史面貌，是提高工作效率、改善工作質(zhì)量的基礎(chǔ)和保障。為了方便管理和利用，一個機(jī)關(guān)的全部檔案會組成一個卷宗，由專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，各種檔案會按照組織機(jī)構(gòu)、年代進(jìn)行分類，從而保持文件之間的歷史聯(lián)系。
衛(wèi)生行政檔案涉及人事、財務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)、公共衛(wèi)生服務(wù)、衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法等內(nèi)容。利用這些檔案信息，能夠為社區(qū)服務(wù)、醫(yī)療資源分配等決策提供依據(jù)，具有重復(fù)利用、不可再生的特點(diǎn)。正因如此，對檔案管理人員提出了較高的要求，一方面要求其具有高超的管理技術(shù)；另一方面要不斷提高自身能力，只有這樣才能發(fā)揮出檔案的應(yīng)用價值，指導(dǎo)各項工作的開展。
2 衛(wèi)生行政檔案管理中的問題
2.1 檔案建設(shè)不完善
從目前衛(wèi)生部門的職能表現(xiàn)可以看出，行政指揮傾向明顯，例如行政干預(yù)、行政控制等。但部門領(lǐng)導(dǎo)的公共衛(wèi)生意識不足，缺少宏觀的衛(wèi)生觀念，醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作的開展，大多依照上級文件，沒有調(diào)研基層衛(wèi)生情況，因此，服務(wù)工作和實際狀況可能不符。由于衛(wèi)生服務(wù)信息的收集不到位，相關(guān)檔案資料缺乏，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)決策存在盲目性，甚至浪費(fèi)衛(wèi)生資源。
2.2 檔案利用水平差
從檔案管理人員的角度看，由于自身業(yè)務(wù)水平低，存在有檔難用的問題。如，檔案室內(nèi)的檔案資料常年原封不動，一些有價值的資料也沒有翻動；從表面上看檔案數(shù)量不斷增加，管理人員對其進(jìn)行分類存放，但卻是為了應(yīng)付檢查而為之，實際上造成了資源閑置和浪費(fèi)。有學(xué)者的研究認(rèn)為，檔案利用水平差，和宣傳不到位、認(rèn)識程度低有關(guān)。在歐美發(fā)達(dá)國家，衛(wèi)生行政檔案宣傳工作開展地有聲有色，能夠走進(jìn)人們的視野。
2.3 檔案管理效率低
在信息技術(shù)時代，對檔案進(jìn)行電子化改造是必然的趨勢，按照目錄查找檔案已不能適應(yīng)當(dāng)前的工作需求，會降低檔案管理效率。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有高效、便捷、及時的特點(diǎn)，用于檔案的保存、查詢、管理等具有諸多優(yōu)勢。然而當(dāng)前衛(wèi)生部門的信息化建設(shè)不完善，體現(xiàn)在缺乏共享平臺、編碼不統(tǒng)一，各自為政的局面，不利于檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用。
3 提高管理人員素質(zhì)的措施
3.1 樹立正確的政治意識
檔案管理工作具有一定的機(jī)密性，因此管理人員必須政治合格。要想做到這一點(diǎn)，就應(yīng)該學(xué)習(xí)黨的十精神，理解各項制度方針，保證自己的思想、行動和黨的發(fā)展一致；采用辯證唯物主義觀點(diǎn)和方法處理問題，落實國家提出的行政事業(yè)單位檔案建設(shè)管理工作原則；同時分析自身單位的實際情況，以促進(jìn)各項管理制度的完善，為檔案管理工作創(chuàng)造有利的環(huán)境。
3.2 具有主動奉獻(xiàn)的精神
行政機(jī)關(guān)的檔案管理人員和疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督等領(lǐng)域的管理人員，是不一樣的，因為領(lǐng)導(dǎo)更加注重一線行政管理人員，從而會提高行政管理效率和效能，滿足新形勢的發(fā)展需求。這在一定程度上要求檔案管理人員要具有奉獻(xiàn)精神，正確對待不同分工帶來的角色差異，不產(chǎn)生消極怠工的心態(tài)，保證干一行、愛一行，切實為檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。從另一個角度看，主動奉獻(xiàn)要求管理人員加強(qiáng)服務(wù)意識，落實各項制度要求，并提升其自身水平、培養(yǎng)綜合素質(zhì)。
3.3 豐富專業(yè)理論知識
對于檔案管理人員而言，應(yīng)該具有扎實的檔案專業(yè)理論知識，這是開展日常管理工作的基礎(chǔ)。同時也不能故步自封，應(yīng)該接觸和檔案相關(guān)的文化知識、操作技能，如，公共衛(wèi)生、社會管理、衛(wèi)生管理、圖書分類學(xué)、圖書館學(xué)等。努力形成復(fù)合型人才，是當(dāng)今時展賦予的使命，也是提高檔案管理質(zhì)量的必要條件。
3.4 掌握信息技術(shù)技能
分析衛(wèi)生行政檔案工作的現(xiàn)狀，可知，各項工作均轉(zhuǎn)向數(shù)字化領(lǐng)域，包括衛(wèi)生資源統(tǒng)計、疾病統(tǒng)計、醫(yī)院管理、人力資源管理等。而衛(wèi)生資源共享平臺的構(gòu)建，對管理人員的信息技術(shù)水平提出了高要求。管理人員只有熟練操作計算機(jī)，掌握各項辦公技能，了解不同軟件的功能作用，才能實現(xiàn)無紙化辦公的目標(biāo)，做好檔案數(shù)據(jù)的保存、調(diào)用、統(tǒng)計、分析、管理等工作。另外，云計算平臺的發(fā)展異?；馃?，能夠避免數(shù)據(jù)丟失、篡改、系統(tǒng)損壞等現(xiàn)象，但該平臺的應(yīng)用前提是要求管理人員科學(xué)使用電腦，嚴(yán)格按照云計算的操作要求，開展數(shù)據(jù)的輸入、輸出、傳輸、存儲等工作。掌握先進(jìn)的技術(shù)和原理，學(xué)習(xí)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，并能夠處理一些常見的系統(tǒng)故障，保證檔案運(yùn)用的安全性，提高管理工作的效率。
4 結(jié) 語
衛(wèi)生行政檔案管理工作的開展，能夠為社區(qū)服務(wù)、醫(yī)療資源分配等決策提供依據(jù)。當(dāng)前管理工作存在的問題，集中在檔案建設(shè)不完善、利用水平差、管理效率低。因此，管理人員的應(yīng)該樹立正確的政治意識，具有主動奉獻(xiàn)的精神，豐富專業(yè)理論知識，掌握信息技術(shù)技能。
計劃經(jīng)濟(jì)時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟(jì)時期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟(jì)時期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但都意識到這種類型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強(qiáng)制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認(rèn)為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進(jìn)行，帶有一定的強(qiáng)制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當(dāng)中，在計劃經(jīng)濟(jì)時期全部行政機(jī)關(guān)都帶有這樣的特點(diǎn)。
我國實行改革開放已經(jīng)三十多年了，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟(jì)時期，政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認(rèn)可。在這種變化當(dāng)中，首當(dāng)其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進(jìn)一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實施，重新認(rèn)識到檔案行政管理職能，計劃經(jīng)濟(jì)時期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動還沒有休現(xiàn)這種認(rèn)識，特別是在當(dāng)前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。
1.法定的檔案行政管理職能簡釋
依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任。”，從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務(wù)，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當(dāng)中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點(diǎn)指導(dǎo)一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作，認(rèn)為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實體，而不能準(zhǔn)確定位行政管理的主要職能。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作但卻得不到相關(guān)部門的認(rèn)可。
2.如何才能做好檔案行政管理工作
2.1檔案行政管理必須依法行政
在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點(diǎn)。在依法行政過程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)。《檔案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，但需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有十七部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。
2.2檔案行政管理必須遵循分級管理的原則
依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導(dǎo)與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎(chǔ)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
也可以這樣認(rèn)為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實現(xiàn)對檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點(diǎn)，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。在當(dāng)前的檔案行政管理部門當(dāng)中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門不適宜再沿用當(dāng)前名稱，可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處，主要工作就是在檔案管理工作中進(jìn)行指導(dǎo)、獎勵、培訓(xùn)、宣傳、教育等，不再帶有強(qiáng)制性特點(diǎn)。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強(qiáng)制性特點(diǎn)。
2.3增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督
要想實現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設(shè)置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊”，主要負(fù)責(zé)強(qiáng)制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責(zé)就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進(jìn)行行政監(jiān)督等。檔案管理指導(dǎo)處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強(qiáng)制性指導(dǎo)命令。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊凱.淺議轉(zhuǎn)變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理,2013(01).
[2]劉子芳.巧解問題合理處置——實踐檔案行政執(zhí)法的體會之二[J].檔案管理,2015(06).
[3]劉道英,楊寶章.河南檔案執(zhí)法現(xiàn)狀調(diào)研與思考[J].檔案管理,2015(02).
計劃經(jīng)濟(jì)時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟(jì)時期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟(jì)時期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但都意識到這種類型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強(qiáng)制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認(rèn)為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進(jìn)行，帶有一定的強(qiáng)制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當(dāng)中，在計劃經(jīng)濟(jì)時期全部行政機(jī)關(guān)都帶有這樣的特點(diǎn)。我國實行改革開放已經(jīng)三十多年了，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟(jì)時期，政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認(rèn)可。在這種變化當(dāng)中，首當(dāng)其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進(jìn)一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實施，重新認(rèn)識到檔案行政管理職能，計劃經(jīng)濟(jì)時期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動還沒有體現(xiàn)這種認(rèn)識，特別是在當(dāng)前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。
1.法定的檔案行政管理職能簡釋
依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任?！盵1]，從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務(wù)，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當(dāng)中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點(diǎn)指導(dǎo)一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作，認(rèn)為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實體，而不能準(zhǔn)確定位行政管理的主要職能[2]。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作但卻得不到相關(guān)部門的認(rèn)可。
2.如何才能做好檔案行政管理工作
2.1檔案行政管理必須依法行政
在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點(diǎn)。在依法行政過程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)?！稒n案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)[3]，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有十七部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。
2.2檔案行政管理必須遵循分級管理的原則
依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導(dǎo)與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎(chǔ)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。也可以這樣認(rèn)為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實現(xiàn)對檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點(diǎn)，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。在當(dāng)前的檔案行政管理部門當(dāng)中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門不適宜再沿用當(dāng)前名稱，可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處，主要工作就是在檔案管理工作中進(jìn)行指導(dǎo)、獎勵、培訓(xùn)、宣傳、教育等，不再帶有強(qiáng)制性特點(diǎn)。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強(qiáng)制性特點(diǎn)。
2.3增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督
要想實現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設(shè)置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊”，主要負(fù)責(zé)強(qiáng)制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責(zé)就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進(jìn)行行政監(jiān)督等。檔案管理指導(dǎo)處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強(qiáng)制性指導(dǎo)命令。
作者:譚暢 單位:吉林司法警官職業(yè)學(xué)院
參考文獻(xiàn)：
計劃經(jīng)濟(jì)時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟(jì)時期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟(jì)時期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但都意識到這種類型的業(yè)務(wù)指導(dǎo)帶有明顯的強(qiáng)制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認(rèn)為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進(jìn)行，帶有一定的強(qiáng)制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當(dāng)中，在計劃經(jīng)濟(jì)時期全部行政機(jī)關(guān)都帶有這樣的特點(diǎn)。
我國實行改革開放已經(jīng)30多年了，當(dāng)前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟(jì)時期，政府式的行政管理已與當(dāng)前發(fā)展的時代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認(rèn)可。在這種變化當(dāng)中，首當(dāng)其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進(jìn)一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當(dāng)前人們也高度重視依法行政的實施，重新認(rèn)識到檔案行政管理職能，計劃經(jīng)濟(jì)時期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)已與當(dāng)前時展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔(dān)著業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動還沒有體現(xiàn)這種認(rèn)識，特別是在當(dāng)前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)依然占有較為重要的成分。
一、法定的檔案行政管理職能簡釋
依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務(wù)，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當(dāng)中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點(diǎn)指導(dǎo)一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作，但卻得不到相關(guān)部門的認(rèn)可。
二、 如何才能做好檔案行政管理工作
(一)檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點(diǎn)。在依法行政過程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)?！稒n案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有17部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。
(二)檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導(dǎo)與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎(chǔ)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。也可以這樣認(rèn)為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實現(xiàn)對檔案管理部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點(diǎn)，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。
在當(dāng)前的檔案行政管理部門當(dāng)中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門不適宜再沿用當(dāng)前名稱，可以改為檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處，主要工作就是在檔案管理工作中進(jìn)行指導(dǎo)、獎勵、培訓(xùn)、宣傳、教育等，不再帶有強(qiáng)制性特點(diǎn)。法規(guī)處的主要職責(zé)是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強(qiáng)制性特點(diǎn)。
多年以來，我國行政單位始終重視檔案管理工作，并形成了成熟的檔案管理體系。在行政單位檔案管理工作中，檔案安全管理是最重要的環(huán)節(jié)之一，對確保行政單位檔案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多種因素制約，行政單位檔案安全管理仍然存在一些問題，對行政單位檔案管理工作造成了不利影響。
一、行政單位檔案安全管理存在的問題
行政單位檔案安全管理的目標(biāo)是確保行政單位檔案本身的安全，以及行政單位檔案管理體系的安全。具體來說，就是要確保檔案的完整、齊備、有序歸檔、安全保管，以及確保檔案不被非法利用。目前，行政單位檔案安全管理主要存在以下幾個方面的問題。
（一）檔案安全意識淡薄。部分行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對檔案的重要作用認(rèn)識不充分，沒有看到行政單位檔案在提高行政單位管理水平、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、提升社會管理能力、增強(qiáng)行政單位對各行業(yè)的服務(wù)水平等方面的作用，把檔案管理工作簡單定位成各種文件、材料、報表等的歸納、整理和保管，或重視機(jī)關(guān)文書、財務(wù)檔案等的收集整理，導(dǎo)致行政單位檔案不齊全等現(xiàn)象嚴(yán)重。而有的行政單位對檔案的完整性認(rèn)識不足，對于事關(guān)單位工作的重要會議記錄、會議材料、單位領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作總結(jié)等材料，缺少收集和管理，導(dǎo)致檔案材料流失，甚至發(fā)生泄密事件。
（二）檔案安全管理制度不健全。一方面，一些行政單位的檔案管理制度不完善，對檔案的保管、分類、保密、銷毀等的規(guī)定不嚴(yán)密，檔案安全管理工作無章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的單位由于對檔案安全管理不夠關(guān)注，沒有建立起必要的檔案安全管理制度，也沒有對檔案安全檢查、檔案有效保管、檔案安全保障、檔案安全檢查等方面作出明確規(guī)定，無法及時發(fā)現(xiàn)危害檔案安全的隱患。
（三）檔案保管設(shè)施、設(shè)備等條件落后。檔案不同于平常的文字或影像資料，尤其是行政單位檔案因其特殊屬性需要保管環(huán)境安全可靠，且防盜、安全，有的甚至要有抗御較大自然災(zāi)害和人為破壞的能力。而現(xiàn)實中，由于多數(shù)行政單位辦公場所緊張，沒有配備單獨(dú)的檔案室，有的檔案室與辦公室、儲藏室等合用，導(dǎo)致檔案保管場所不安全。而有的單位雖然配備了單獨(dú)的檔案室，但不夠規(guī)范，“六防”設(shè)施不配套，也沒有空調(diào)機(jī)、滅火器等設(shè)備，導(dǎo)致檔案受潮霉變、蟲蛀等現(xiàn)象時有發(fā)生。
（四）檔案管理人員素質(zhì)不高。有的行政單位檔案管理人員多由其他工作人員兼任，缺少檔案管理的專業(yè)知識，不僅難以全身心投入到檔案管理工作中，也無法對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，影響了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。有的檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、檔案安全管理意識淡薄，在檔案的交接、歸檔、管理方面不認(rèn)真，檔案管理不全面、不系統(tǒng)。
二、加強(qiáng)行政單位檔案安全管理的對策
一是加大宣傳力度，提高檔案安全意識。行政單位及檔案管理機(jī)關(guān)要加大對行政單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的宣傳教育，增強(qiáng)他們的檔案安全管理意識，引起行政單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，把檔案管理尤其是安全管理納入到重要議事日程。不斷健全檔案安全管理責(zé)任制，樹立服務(wù)意識，提升行政單位的檔案管理能力，形成人人重視檔案安全的良好氛圍。
二是健全檔案管理機(jī)制。行政單位要設(shè)立單獨(dú)的檔案管理部門，配備專業(yè)的專職檔案管理人員，同時建立完善的檔案管理機(jī)制，從人員、制度兩個方面做好檔案安全管理的保障。完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行。
三是扎實推進(jìn)檔案安全管理基礎(chǔ)工作。首先，要抓好檔案的規(guī)范管理。從檔案材料收集整理、檔案材料的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、檔案的查閱復(fù)制、鑒別、銷毀等方面，強(qiáng)化基礎(chǔ)性工作，保證各項工作科學(xué)有序地開展。其次，要做好檔案室設(shè)施設(shè)備建設(shè)。行政單位要改善檔案室的硬件條件，從獨(dú)立、規(guī)范、安全的角度配備必備的檔案管理設(shè)施，還要增強(qiáng)檔案室抵御外界危害的能力，使檔案室符合《檔案法》中關(guān)于檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。
四是強(qiáng)化檔案管理中的保密工作。首先要規(guī)范檔案室管理。要確保檔案室與其他部門辦公室分開，并指定專人負(fù)責(zé)管理，禁止無關(guān)人員隨意進(jìn)出。同時要配備相應(yīng)的報警裝置、攝錄裝置等。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密期限和檔案密級調(diào)整制度。行政單位的部分檔案由于其內(nèi)容涉及到國家安全和國家利益，必須依據(jù)《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)劃分密級和保密期限。行政單位要嚴(yán)格劃分密與非密以及保管期限與保密期限，對于存在問題的工作環(huán)節(jié)，要及時處置，最大限度地確保檔案安全。五是抓好檔案管理人員隊伍建設(shè)。行政單位要搞好檔案管理人員的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)對《檔案法》《實施辦法》《保密法》等的教育，強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識。要通過參加各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，更新觀念、更新知識，提高業(yè)務(wù)水平。要加強(qiáng)專業(yè)人員的引進(jìn)，通過公開招錄的方式增加新鮮血液，實現(xiàn)行政單位檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。
參考文獻(xiàn)：
一、檔案管理在行政機(jī)關(guān)實現(xiàn)信息化的必要性
我們通常所說的檔案管理的信息化，指的是改變檔案管理的方式，側(cè)重點(diǎn)從檔案實體的管理工作轉(zhuǎn)移到通過檔案的保管，以信息化的方式為人們提供必要的檔案信息的服務(wù)。檔案實體信息化的實現(xiàn)是對所有檔案的信息進(jìn)行類別區(qū)分，相同的資料進(jìn)行分析，進(jìn)而加工整理資料，而后進(jìn)行信息整合與提取，通過這樣的流程，可以提升檔案管理的高效性，提升效益。在傳統(tǒng)的檔案管理中，查詢效率較低，修改流程比較繁瑣，相比之下，現(xiàn)代的電子檔案就完全彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)，保存更加便捷，修改更加容易，查詢更加快捷等等。同時，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也給檔案的傳遞帶來了福音，通過網(wǎng)絡(luò)的快速傳遞讓檔案管理的利用率不斷提升，并且大大降低了檔案管理的人工成本。
通過調(diào)查，現(xiàn)在大部分的行政機(jī)關(guān)仍然用手工進(jìn)行人事檔案的管理工作，這種手工操作模式讓人事檔案更加繁瑣。部分單位的人力資源管理系統(tǒng)或者是人事檔案管理系統(tǒng)由于安裝原因或系統(tǒng)設(shè)置的局限性，只把人事一些基本檔案輸入進(jìn)系統(tǒng)中。在部門有需要查找與搜索資料的時候，也都用手工進(jìn)行操作。所倡導(dǎo)的無紙化的閱檔并沒有完全應(yīng)用到實際行政機(jī)關(guān)的工作中，檔案管理完全脫離了時展的需求，在經(jīng)濟(jì)全球化迅猛發(fā)展的今天，所有行政機(jī)關(guān)必須要改變并且改善這一傳統(tǒng)的檔案管理方式，要真正意義上進(jìn)行現(xiàn)代檔案信息化的建設(shè)。
二、行政機(jī)關(guān)檔案管理信息化應(yīng)制定相關(guān)規(guī)劃
行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略部署來制定相關(guān)的檔案管理信息化的規(guī)劃，要立足于行政機(jī)關(guān)自身辦公模式的特色，著眼于基本發(fā)展目標(biāo)定位，不斷進(jìn)行探索與調(diào)查研究，科學(xué)的進(jìn)行論證分析，從而制定出與時俱進(jìn)并且具有行政機(jī)關(guān)特色的檔案管理信息化的長期目標(biāo)以及近期目標(biāo)，創(chuàng)建一個大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)管理方式，從而推進(jìn)行政機(jī)關(guān)檔案信息化可持續(xù)發(fā)展。此外，在行政機(jī)關(guān)檔案信息化管理中，還必須注意在行政機(jī)關(guān)中應(yīng)用的實際效果，要加大力度支持與協(xié)助行政機(jī)關(guān)信息的服務(wù)，側(cè)重整個機(jī)關(guān)檔案管理的靈活性以及延展性，要在整體規(guī)劃中考慮到未來行政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的發(fā)展空間。
三、建立高效檔案信息網(wǎng)站
行政機(jī)關(guān)的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自己地區(qū)檔案管理問題以及相關(guān)流程建設(shè)出一個實用的檔案網(wǎng)站，網(wǎng)上建設(shè)的這種信息站點(diǎn)是通過網(wǎng)頁的模式提供給人們與檔案內(nèi)容有關(guān)的檔案信息及服務(wù)具體內(nèi)容。這樣不僅檔案內(nèi)容豐富，所涉及的覆蓋面也比較寬廣，人們利用率較高，在檔案信息網(wǎng)站上搜索、查詢、實時文件的直接使用的方式可以使人們更加快捷的解決檔案問題，為使用者提供更好的服務(wù)。傳統(tǒng)的行政機(jī)關(guān)的檔案管理，必須是使用者親自到檔案管理部門進(jìn)行檔案搜索。這較之現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)站的應(yīng)用不僅浪費(fèi)了人力還浪費(fèi)時間。這種手工操作檔案的方式正在逐漸被檔案信息網(wǎng)站所取代，行政機(jī)關(guān)的檔案管理部門不僅可以提供電子信箱的方式來提供咨詢與服務(wù)還以通過網(wǎng)頁在線服務(wù)進(jìn)行查詢與咨詢。這種高效的檔案改革可以看出檔案信息化管理的特色及主要目的，也通過這種標(biāo)志與手段顯現(xiàn)出檔案數(shù)字化管理的重要性。
在整個檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)過程中，不能單獨(dú)的只設(shè)置檔案管理體系，還必須要把檔案管理體系融入到行政機(jī)關(guān)的管理體系中去，要建構(gòu)出一套整體的管理信息系統(tǒng)，并綜合各部門的信息增添到網(wǎng)站中，從資源共享的角度來提升檔案管理的綜合效率。
行政機(jī)關(guān)的檔案信息網(wǎng)站應(yīng)使用高效的檢索系統(tǒng)，并在計算機(jī)技術(shù)上不斷加強(qiáng)，以保證檔案信息網(wǎng)站的安全性。在軟件的選擇中也注重質(zhì)量，軟件產(chǎn)品應(yīng)是立足于現(xiàn)在，著眼于未來的明星產(chǎn)品，這些軟件必須符合國內(nèi)外的認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，同時與計算機(jī)硬件提供廠家溝通，獲得技術(shù)上最好的之處，確保升級服務(wù)及時，縮短重新建設(shè)的成本。并在應(yīng)用過程中考慮網(wǎng)絡(luò)速度，傳遞方式以及響應(yīng)的時間等等。
四、加大力度實現(xiàn)行政機(jī)關(guān)檔案管理的信息資源數(shù)字化建設(shè)
進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)就是檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，它確保了檔案原件的保護(hù)模式。先進(jìn)信息手段應(yīng)該展現(xiàn)在檔案數(shù)字化的建設(shè)中，要把原始檔案建設(shè)成數(shù)據(jù)庫的目錄庫建設(shè)，及全文數(shù)據(jù)建設(shè)。并及時更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，公開，為人們提供便捷的服務(wù)。要重點(diǎn)分析檔案資源數(shù)據(jù)的分析整理，顯現(xiàn)重點(diǎn)內(nèi)容，逐步解決問題。最終達(dá)成一個先進(jìn)的檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式。
五、行政機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)注重標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范
行政機(jī)關(guān)檔案的建設(shè)必須注重其標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，這是建設(shè)中重點(diǎn)內(nèi)容之一，也是展現(xiàn)一個單位檔案管理是否達(dá)到現(xiàn)代化水平的重要內(nèi)容。檔案管理信息化在行政機(jī)關(guān)中運(yùn)行就必須要根據(jù)自身機(jī)關(guān)特點(diǎn)及內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，并且在運(yùn)行過程中查缺補(bǔ)漏，不斷完善信息化體系建設(shè)。不僅要符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又必須要在實踐運(yùn)行中便捷、精確。并對檔案信息化建設(shè)的具體各項實施內(nèi)容制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，例如對數(shù)據(jù)庫中各種軟件內(nèi)容以及格式都制定統(tǒng)一規(guī)范等，防止在資源共享后由于格式等原因不能進(jìn)行讀取以及共享等問題。
六、加大對行政機(jī)關(guān)檔案信息管理人員的素質(zhì)要求
檔案信息管理人員必須要及時更新管理理念，通過繼續(xù)教育的培訓(xùn)，調(diào)整管理人員工作心態(tài)，使其注重自身專業(yè)素養(yǎng)的提升，并加強(qiáng)學(xué)習(xí)新知識新內(nèi)容，跟上時展的步伐，并且要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能操作上精通，要讓管理人員實現(xiàn)對繁瑣的網(wǎng)頁信息進(jìn)行分類、索引以及高效的管理，以為廣大使用者提升使用效率，并把檔案信息內(nèi)容發(fā)揮到最大價值，滿足使用者的最大需求。
綜上所述，行政機(jī)關(guān)的檔案信息化管理不是一蹴而就的，我們要堅定新年，通過逐漸積累經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，回顧分析，突出重點(diǎn)，堅持發(fā)展等過程的磨合來不斷加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的建設(shè)，我們要以主動的為社會各界人士提供服務(wù)為目標(biāo)，不斷提升人們?nèi)罕姷臋n案使用效率為發(fā)展向，創(chuàng)建出一個適應(yīng)新時期科技以及社會發(fā)展需求的檔案管理模式，創(chuàng)建出一個符合國內(nèi)外檔案信息化得標(biāo)準(zhǔn)模式，在對檔案管理人員不斷繼續(xù)教育的同時，加大管理力度，切實提升工作效率，以適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展趨勢。（作者單位：利川市事業(yè)單位登記管理局）
參考文獻(xiàn)：
［1］ 聞國權(quán)，曹義.對檢察機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的思考［J］.中國檔案.2011(06).
［2］ 安小輝.論檔案信息化管理的重要性［J］.齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版).2010(01).
所謂“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”，就是檔案行政管理部門要依法行政，嚴(yán)格履行《檔案法》賦予的監(jiān)督職能，依法對檔案事務(wù)和檔案行政相對人進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)管。
就檔案行政管理部門以往依法監(jiān)管檔案事務(wù)和檔案行政相對人來說，檔案行政管理部門做得并不好，是方法簡單，效果一般。主要的監(jiān)管方法就是實施檔案行政監(jiān)督檢查（簡稱“行政檢查”），也就是我們檔案部門常說的檔案執(zhí)法檢查。就是這單一的方法其效果也不理想，存在很多問題。特別是市縣檔案行政管理部門存在的問題就更多。據(jù)對河南檔案執(zhí)法檢查現(xiàn)狀調(diào)研，一般一個縣（市、區(qū)）的“檔案行政管理部門每年大約只對其八分之一的單位進(jìn)行了檔案行政執(zhí)法。顯然，這個執(zhí)法力度，是很不夠的。從實地調(diào)研和平時掌握的情況看，全省縣（市、區(qū)）級檔案行政管理部門的檔案行政執(zhí)法確實是個軟肋，個別縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門有時一年連一次檔案行政執(zhí)法都沒有”。[2]即便是對很少一部分被檢查的單位，“但面對違法事實，在履行法定職責(zé)時，往往過多考慮到單位與單位之間、個人與個人之間的關(guān)系，礙于情面，在實施行政處理時，常常是避重就輕、厚此薄彼，處理結(jié)果也往往不盡如人意，大多以責(zé)令整改為主，致使個別單位出現(xiàn)改了又改的現(xiàn)象，檔案行政處理停留在淺層次上”。[3]很顯然，這些現(xiàn)象的存在離“嚴(yán)密的檔案法治監(jiān)督”和應(yīng)有的“檔案法治治理能力”都有很大的距離。
要改變上述現(xiàn)狀，落實國家檔案局提出的檔案治理法治化的目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案行政監(jiān)管的研究，實施科學(xué)有效的監(jiān)管，將科學(xué)監(jiān)管落實到檔案行政管理部門具體的檔案行政行為中，以增強(qiáng)檔案治理能力。而科學(xué)有效的監(jiān)管既是檔案治理能力提升的體現(xiàn)，也是檔案治理法治化的重要標(biāo)志。同時，也是實現(xiàn)檔案治理法治化的重要研究課題之一，本文就此做一些探索，以期為我國檔案治理法治化和治理能力建設(shè)提供借鑒和參考。
2 實施科學(xué)有效監(jiān)管的方法與途徑
實施科學(xué)有效監(jiān)管的方法與途徑應(yīng)當(dāng)從以下三個方面入手：
2.1 分類監(jiān)管。一般來說，檔案行政管理就是對產(chǎn)生與管理檔案的組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)進(jìn)行監(jiān)管。“檔案事務(wù)由管理體制、組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)、運(yùn)行模式及物質(zhì)保障等形式性要素和管理制度、歸檔范圍、保管期限、利用服務(wù)、安全設(shè)施等實質(zhì)性要素構(gòu)成?！盵4]但是，由于產(chǎn)生與管理檔案的組織機(jī)構(gòu)千差萬別，有黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，也有社會團(tuán)體組織、民營企業(yè)，等等，由于這些組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)不同，其檔案工作的內(nèi)容也不相同，因此，對它們既不能夠，也不可能用某種相同的單一方式進(jìn)行監(jiān)管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類，選擇不同的監(jiān)管方法，以適應(yīng)不同類別的組織機(jī)構(gòu)的特性。
2.1.1 對于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管，要全方位地從嚴(yán)監(jiān)管。也就是要對其檔案管理體制、組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)行模式及人財物保障、檔案管理制度、歸檔范圍、檔案保管期限、檔案利用服務(wù)、檔案安全設(shè)施等方面按照檔案法律法規(guī)、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行全面嚴(yán)格的監(jiān)管。對于黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)的檔案事務(wù)之所以要全方位地從嚴(yán)監(jiān)管是因為其形成的檔案不僅對當(dāng)?shù)厣鐣哂斜９芾脙r值，對國家也具有保管利用價值;而且其檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)是由公共財政負(fù)擔(dān)的。因此，“對國家機(jī)構(gòu)形成的檔案及檔案工作的監(jiān)管要嚴(yán)于對社會組織形成的檔案及檔案工作的監(jiān)管，這既合情也合理”。[5]
2.1.2 對于民營企業(yè)和其他社會團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)則重點(diǎn)監(jiān)管那些涉及國家利益、社會安全和民生的組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)。對于這部分組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管，也應(yīng)當(dāng)分為兩類：其一，對于那些由公共財政支持的社會組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管基本上涉及其整個檔案事務(wù)，對其檔案事務(wù)的監(jiān)管內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是全面的，可近似于對黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管。對其監(jiān)管內(nèi)容應(yīng)包括檔案事務(wù)的各個要素，既有實質(zhì)性要素也有形式性要素。之所以對這部分組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管要實施近似于對黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)檔案事務(wù)的監(jiān)管，是因為它們形成的檔案不僅對當(dāng)?shù)厣鐣哂斜９芾脙r值，對國家也具有保管利用價值，而且其檔案工作和檔案管理所需經(jīng)費(fèi)是由公共財政支持的。其二，是對非公共財政支持的社會組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)的監(jiān)管，對其的監(jiān)管不應(yīng)當(dāng)涉及全部檔案事務(wù)。對其檔案事務(wù)的監(jiān)管內(nèi)容則應(yīng)是重點(diǎn)的，而非全面的。主要應(yīng)當(dāng)注重對實質(zhì)性要素的監(jiān)管，而對形式性要素不做強(qiáng)制性的統(tǒng)一要求，甚至可以不管。之所以對其注重對實質(zhì)性要素的監(jiān)管，是因為它們涉及國家利益、社會安全和民生。對它們的監(jiān)管，主要應(yīng)當(dāng)限定在法律法規(guī)所規(guī)定的義務(wù)性、禁止性條款上。對其在檔案事務(wù)上是否履行了其應(yīng)盡的義務(wù)，是否有違反禁止性條款的行為發(fā)生進(jìn)行監(jiān)督。只要其不違反禁止性條款的規(guī)定，履行了義務(wù)，具體如何實施形式性要素，則是其自己的事情，?n案行政管理部門無需監(jiān)管，也無權(quán)監(jiān)管。因為，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，許多企業(yè)與社會組織已經(jīng)采用了不同的檔案管理體制、組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)、運(yùn)行模式。檔案行政管理部門既無力也不應(yīng)當(dāng)要求其采用與政府機(jī)關(guān)相同的形式要素。如果非要強(qiáng)制其按相同的形式要素來管理檔案工作，則實際上是一種亂作為。
2.1.3 對于其他一般民營企業(yè)和其他社會團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)，則應(yīng)當(dāng)采取一般的宣傳、培訓(xùn)、指導(dǎo)等的監(jiān)管方式。對民營企業(yè)和其他社會團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)檔案事務(wù)的監(jiān)管，傳統(tǒng)的宣傳、培訓(xùn)等共性的監(jiān)管方法仍然行之有效。當(dāng)然，這些監(jiān)管工作并不一定非要檔案行政管理部門來做，這些監(jiān)管工作可以“通過政府購買服務(wù)的方式，由高校、檔案學(xué)會協(xié)會、檔案館、檔案中介等專業(yè)機(jī)構(gòu)提供。檔案行政管理機(jī)構(gòu)需要做的是，做好宣傳、培訓(xùn)的計劃、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)與要求等，選擇合適的專業(yè)機(jī)構(gòu)，并對其履約情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督”。[6]
2.2 協(xié)同監(jiān)管。檔案工作與各行各業(yè)的工作有著千絲萬縷的聯(lián)系，只靠檔案行政管理部門“單打獨(dú)斗”難以起到應(yīng)有的監(jiān)管效果，檔案行政管理部門單獨(dú)進(jìn)行監(jiān)管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在許多方面檔案行政管理部門的監(jiān)管都難以觸及。因而，應(yīng)當(dāng)采取協(xié)同監(jiān)管的方式，形成合力，實施“大監(jiān)管”。檔案協(xié)同監(jiān)管體系建設(shè)的最終目標(biāo)是通過營造良好的外部環(huán)境，鼓勵檔案事業(yè)有序健康發(fā)展，有效防范各種不利于檔案事業(yè)發(fā)展的因素，著力促進(jìn)檔案事業(yè)各參與主體的規(guī)范及自律機(jī)制，推動我國檔案事業(yè)朝著更加專業(yè)和高效的方向發(fā)展。探索建立多主體間協(xié)同治理協(xié)同監(jiān)管的運(yùn)行方式和機(jī)制。具體來說，主要包括如下內(nèi)容：
2.2.1 建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)監(jiān)管合力。以“專業(yè)分工、條塊分割”為特征的傳統(tǒng)檔案行政監(jiān)管體制，暴露出各個部門壁壘、協(xié)調(diào)成本高和監(jiān)管漏洞等諸多弊端，難以適應(yīng)快速多變的信息化社會對檔案事務(wù)的監(jiān)管需求。當(dāng)前，順應(yīng)信息化時代要求，強(qiáng)化檔案行政管理部門和不同行業(yè)行政管理部門之間的合作和協(xié)調(diào)，構(gòu)建無縫隙、一體化的“整體型政府”已成為當(dāng)前公共行政改革的新趨勢。[7]對檔案事務(wù)的監(jiān)管也應(yīng)順應(yīng)這一趨勢，在進(jìn)一步細(xì)化各個部門監(jiān)管職責(zé)的基礎(chǔ)上，著力構(gòu)建跨部門的協(xié)同監(jiān)管體制。建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的主要部門（如國資委、工商局、民政局等）為成員的監(jiān)管協(xié)調(diào)委員會，制定協(xié)調(diào)監(jiān)管策略、方法，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)監(jiān)管檔案事務(wù)。盡快設(shè)立聯(lián)席會議，建立健全信息溝通共享機(jī)制、信息披露機(jī)制和違法違規(guī)行為協(xié)查機(jī)制，開展跨部門綜合執(zhí)法，形成監(jiān)管合力。
2.2.2 構(gòu)建檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門依法分工協(xié)同監(jiān)管的模式。檔案事務(wù)的協(xié)同監(jiān)管不僅需要檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門多主體各司其職，共同參與，更需要各主體之間圍繞共同目標(biāo)凝聚共識，依法依托統(tǒng)一協(xié)同的監(jiān)管平臺，互聯(lián)、互通、互動、互助，形成有機(jī)的協(xié)同監(jiān)管體系。第一，在建立以檔案行政管理部門為主，聯(lián)合管理組織機(jī)構(gòu)的監(jiān)管協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，建立多種形式的協(xié)同監(jiān)管交流協(xié)商機(jī)制。轉(zhuǎn)變檔案行政管理部門“單打獨(dú)斗”的傳統(tǒng)監(jiān)管模式，通過多種形式的對話和協(xié)商，檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門共同商討檔案事業(yè)發(fā)展中遇到的矛盾與問題，研究解決策略，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)同監(jiān)管各主體間的充分溝通，彼此尊重，凝聚共識。第二，依法規(guī)范檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門各自對檔案事務(wù)的監(jiān)管邊界，明確各自的監(jiān)管責(zé)任，積極主動地協(xié)同監(jiān)管，特別是要注意管好檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門監(jiān)管檔案事務(wù)的結(jié)合部，消滅“?糲潞凇保?不留漏洞，不留空白地帶。第三，加強(qiáng)檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門具體監(jiān)管工作的互動互助。通過一定的溝通平臺，實現(xiàn)檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門的有效互動，為對方和雙方檔案事務(wù)的結(jié)合部的監(jiān)管范圍執(zhí)法提供信息，互動幫助提高檔案事務(wù)監(jiān)管執(zhí)法的精準(zhǔn)度。
2.2.3 積極鼓勵社會力量和公眾參與監(jiān)管，充分發(fā)揮社會的協(xié)同監(jiān)管作用。面對眾多的民營企業(yè)和其他社會團(tuán)體組織機(jī)構(gòu)的檔案事務(wù)，僅僅依靠檔案行政管理部門單一的監(jiān)管主體，顯然很難監(jiān)管到位。因此，應(yīng)當(dāng)積極鼓勵社會力量和公眾參與監(jiān)管，通過檔案行政管理部門、社會第三方力（包括檔案學(xué)會、檔案中介機(jī)構(gòu)等）和社會公眾“三位一體”監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行合作協(xié)同監(jiān)管，充分發(fā)揮社會的協(xié)同監(jiān)管作用。
2.3 創(chuàng)新監(jiān)管?？茖W(xué)監(jiān)管的動力是開拓創(chuàng)新，對檔案事務(wù)監(jiān)管的創(chuàng)新，主要應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面進(jìn)行。
2.3.1 改變監(jiān)管理念，實施陽光監(jiān)管。其一，建立檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度，公開監(jiān)管權(quán)力與事項。凡是涉及檔案行政監(jiān)管權(quán)力的，要在清單中一一列出，每一項監(jiān)管職權(quán)都必須明確列出與之對應(yīng)的職責(zé)，以及相關(guān)的責(zé)任追究內(nèi)容，做到有權(quán)必有責(zé)，權(quán)責(zé)相對等，防止檔案行政監(jiān)管權(quán)力的異化。凡是不涉及國家秘密和國家安全的，檔案行政管理部門都要把監(jiān)管事項、內(nèi)容、依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)等一一列出。按照政務(wù)信息公開的原則，充分向社會公開。并對監(jiān)管對象按照公開的監(jiān)管事項及時進(jìn)行監(jiān)管。其二，加強(qiáng)社會力量監(jiān)督。要保證檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單的實施效果，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)社會力量監(jiān)督。要讓社會群眾參與到檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度的運(yùn)行過程中來，增強(qiáng)社會群眾對檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單的認(rèn)同感。加強(qiáng)輿論宣傳，積極營造社會群眾監(jiān)督檔案行政監(jiān)管職責(zé)履行的氛圍。拓寬社會公眾參與渠道，搭建各種平臺，鼓勵引導(dǎo)社會群眾參與監(jiān)督檔案行政監(jiān)管權(quán)力清單制度運(yùn)行的全過程，形成全社會廣泛參與的監(jiān)督格局，更促使檔案行政管理部門依法監(jiān)管。
2.3.2 改革監(jiān)管方式，采用多樣監(jiān)管。一是激勵型監(jiān)管。激勵型監(jiān)管，是指檔案行政管理部門使用物質(zhì)和精神誘因方式和手段間接引導(dǎo)檔案行政相對人為或不為一定的行為，以實現(xiàn)其既定的政策目標(biāo)的行政活動方式。激勵型監(jiān)管容易使被監(jiān)管的檔案行政相對人接受而自愿實施特定行為從而實現(xiàn)監(jiān)管目標(biāo)。二是協(xié)商性監(jiān)管。協(xié)商性監(jiān)管是指為了實現(xiàn)檔案行政管理監(jiān)管目標(biāo)，“監(jiān)管主體與被監(jiān)管主體或第三方組織在對話協(xié)商的基礎(chǔ)上，共同制定監(jiān)管政策和目標(biāo)，并圍繞目標(biāo)的實現(xiàn)以契約或其他形式明確各自權(quán)利義務(wù)且付諸實現(xiàn)的監(jiān)管方式”。[8]協(xié)商性監(jiān)管極好地體現(xiàn)了合作治理理念。協(xié)商性監(jiān)管的優(yōu)勢在于：各方主體能夠更為廣泛地直接參與;創(chuàng)造性地解決監(jiān)管問題的機(jī)會;避免訴訟的潛在可能。三是行政指導(dǎo)。檔案行政指導(dǎo)是指檔案行政管理部門針對特定的檔案行政相對人采用輔導(dǎo)、協(xié)助、勸告、建議、示范、告誡等非強(qiáng)制性的方法或手段，促使檔案行政相對人為或不為一定行為從而實現(xiàn)一定的檔案行政目的的行為。相對于其他監(jiān)管方式，被監(jiān)管的檔案行政相對人對是否接受指導(dǎo)具有行為選擇上的自主性。檔案行政指導(dǎo)以其簡便、靈活的特點(diǎn)，充分發(fā)揮出補(bǔ)充替代、協(xié)商疏通、引導(dǎo)促進(jìn)、預(yù)防抑制的作用，不但彌補(bǔ)了檔案法律法規(guī)的某些空白，而且充分調(diào)動了檔案行政相對人的積極性。
2.3.3 改善“技管”條件，推行智能監(jiān)管。積極運(yùn)用云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息化手段創(chuàng)新和加強(qiáng)檔案行政監(jiān)管。搭建檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門之間信息溝通平臺。加快檔案行政管理部門與各行各業(yè)行政管理部門之間的監(jiān)管信息資源共享、互聯(lián)互通，全面整合各種檔案監(jiān)管信息資源，為檔案行政監(jiān)管提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，以提高檔案行政管理部門的檔案治理能力。
