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關(guān)鍵詞] 文書(shū)檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類(lèi)號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書(shū)檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢(shì)下，組織機(jī)構(gòu)的各類(lèi)業(yè)務(wù)文檔直接在計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫(xiě)和傳遞的比例越來(lái)越高，檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書(shū)檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書(shū)檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

1 文書(shū)檔案電子化的理論基礎(chǔ)

（1）文書(shū)檔案電子化的涵義。文書(shū)檔案電子化管理就是檔案管理理念要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變?chǔ)存、查找的電子信息。簡(jiǎn)言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷(xiāo)毀，或者因其具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。是研究文件從最初形成到最終銷(xiāo)毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件到檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動(dòng)的3個(gè)階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書(shū)處理”和“檔案管理”這兩個(gè)管理系統(tǒng)看成是一個(gè)系統(tǒng)工程中的兩個(gè)子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實(shí)施必須依賴(lài)于規(guī)范化的公文處理，從文書(shū)處理工作開(kāi)始實(shí)行規(guī)范化，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行超前控制，使文書(shū)檔案在經(jīng)過(guò)規(guī)范化的處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。

2 文書(shū)檔案電子化的管理辦法

（1）文書(shū)檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書(shū)電子文件的收集與積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時(shí)間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門(mén)及時(shí)收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個(gè)人分散保管。此外，電子文件歸檔時(shí)還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿(mǎn)足普通用戶(hù)查詢(xún)的原件屬性信息，以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

（2）文書(shū)電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類(lèi)型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案?jìng)浞荨⒒謴?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時(shí)復(fù)制第三套，異地保存。

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1.1管理觀念滯后。在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，圖書(shū)館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書(shū)館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認(rèn)識(shí)上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書(shū)館的服務(wù)職能。正是這種管理觀念的滯后，才導(dǎo)致公共圖書(shū)館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開(kāi)展。

1.2工作制度缺乏。很多公共圖書(shū)館沒(méi)有一個(gè)檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書(shū)館檔案管理工作效率低下，時(shí)常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無(wú)法準(zhǔn)確查詢(xún)甚至丟失的現(xiàn)象。

1.3檔案利用率低下。公共圖書(shū)館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書(shū)館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時(shí)地充分地被廣大用戶(hù)所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過(guò)豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶(hù)所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問(wèn)題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運(yùn)而生，它將在一段時(shí)間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書(shū)館檔案的重要組成部分。

2實(shí)施圖書(shū)館檔案數(shù)字化管理的阻礙

2.1資金問(wèn)題。由于我國(guó)很多地區(qū)的公共圖書(shū)館的條件相對(duì)較差，而新型檔案管理模式的運(yùn)用必須依靠大量的資金投入，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對(duì)于本身經(jīng)費(fèi)不足的公共圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，成了制約當(dāng)前公共圖書(shū)館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問(wèn)題。沒(méi)有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。

2.2技術(shù)問(wèn)題。實(shí)施檔案的數(shù)字化管理就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲(chǔ)、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時(shí)間，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館用戶(hù)的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺(tái)受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書(shū)館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開(kāi)展。

2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問(wèn)題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲(chǔ)等工序，此項(xiàng)工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書(shū)館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)等工作時(shí)，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。

2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問(wèn)題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時(shí)，也對(duì)數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個(gè)方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問(wèn)題。計(jì)算機(jī)硬件有可能會(huì)因?yàn)樯a(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤(pán)、磁盤(pán)、光盤(pán)、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會(huì)對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期安全完整存儲(chǔ)受到嚴(yán)重威脅。（2）檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問(wèn)題。公共圖書(shū)館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個(gè)生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實(shí)際管理工作中，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類(lèi)型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過(guò)程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問(wèn)題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書(shū)館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計(jì)算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問(wèn)題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計(jì)算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會(huì)癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個(gè)非常嚴(yán)峻的問(wèn)題。因此，這方面專(zhuān)業(yè)防護(hù)的技術(shù)問(wèn)題亟待解決。（4）計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問(wèn)題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來(lái)的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤(pán)或光盤(pán)等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計(jì)算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過(guò)時(shí)需要更新（更換）時(shí)，就很可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問(wèn)題，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國(guó)還不成熟，很多管理人員并不具備很專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，因此，在對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時(shí)候，可能會(huì)誤刪某些文件或誤點(diǎn)某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。

2.3人才問(wèn)題。首先，公共圖書(shū)館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對(duì)數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時(shí)受到身體等原因的限制對(duì)于新知識(shí)的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對(duì)于高科技的運(yùn)用能力差，因此，對(duì)數(shù)字化圖書(shū)館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書(shū)館檔案專(zhuān)業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過(guò)程中，也出現(xiàn)了專(zhuān)業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開(kāi)發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒(méi)有開(kāi)設(shè)能滿(mǎn)足公共圖書(shū)館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書(shū)館管理人員身兼數(shù)職，一個(gè)人精力和專(zhuān)業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時(shí)間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。

3實(shí)施公共圖書(shū)館檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1管理觀念與時(shí)俱進(jìn)，多渠道籌集資金?，F(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書(shū)館是時(shí)展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書(shū)館必須設(shè)法力爭(zhēng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本地公共圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費(fèi)及時(shí)到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開(kāi)展。而且，圖書(shū)館如果要獲得長(zhǎng)效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門(mén)政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對(duì)圖書(shū)館功能的宣傳，鼓勵(lì)更多的人關(guān)注圖書(shū)館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會(huì)愛(ài)心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。

3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁(yè)面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對(duì)掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來(lái)決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲(chǔ)工作：為方便用戶(hù)使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲(chǔ)格式都有區(qū)別，各地圖書(shū)館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲(chǔ)管理，從而更高效地為用戶(hù)服務(wù)。

3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長(zhǎng)期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長(zhǎng)期保存是公共圖書(shū)館在實(shí)施數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過(guò)對(duì)相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；第二，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、生物識(shí)別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實(shí)時(shí)更新，確保檔案的安全性；第三，注意計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲(chǔ)介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計(jì)算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。

3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書(shū)館檔案實(shí)施數(shù)字化管理想要得到長(zhǎng)足發(fā)展，必須有滿(mǎn)足工作所需的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。因此，對(duì)既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對(duì)現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書(shū)館在不斷完善的過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜希瑸楦咝D書(shū)館相關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生提供實(shí)習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書(shū)館實(shí)際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計(jì)劃。

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二、電子文件的歸檔與接收

電子檔案的主要來(lái)源就是紙質(zhì)檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來(lái)收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術(shù)手段，促使庫(kù)存檔案的數(shù)字化得到實(shí)現(xiàn)，產(chǎn)生的電子文件符合相關(guān)要求。庫(kù)存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子原件可以作為紙質(zhì)元件的副本使用，因?yàn)橐廊豢梢杂行У木庉嫼托薷男纬珊蟮碾娮游募?，同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上傳和復(fù)制文檔的過(guò)程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無(wú)法確定它的真實(shí)有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過(guò)程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過(guò)來(lái)，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢(xún)和辨別起來(lái)較為方便，這樣才可以有效增強(qiáng)檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對(duì)人為干預(yù)進(jìn)行減少，因此，就需要對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)提取產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，可以向歸檔人發(fā)回。

三、電子檔案的存儲(chǔ)與備份

電子檔案因?yàn)檫^(guò)分依賴(lài)計(jì)算機(jī)，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時(shí)都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲(chǔ)和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來(lái)選擇歸檔各種文件的存儲(chǔ)形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來(lái)存儲(chǔ)電子原件，如數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，在選擇的時(shí)候，需要充分兼顧用戶(hù)的實(shí)際需要。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的穩(wěn)定性無(wú)法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案?jìng)浞莺突謴?fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫(kù)備份，同時(shí)，第三方介質(zhì)也需要注意存儲(chǔ)，比如可以將專(zhuān)用電腦以及專(zhuān)用的存儲(chǔ)裝置給應(yīng)用進(jìn)來(lái)，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。

四、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，檔案使用者在對(duì)需要的資料進(jìn)行查找時(shí)，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢(shì)給充分體現(xiàn)出來(lái)。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對(duì)于檔案的存在形式是一項(xiàng)根本性的革新，同時(shí)，對(duì)于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時(shí)，電子檔案的維護(hù)性管理也需要引起人們的重視。在管理維護(hù)方面，主要利用用戶(hù)權(quán)限來(lái)限制；維護(hù)下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫(kù)管理中，主要是進(jìn)行一些日常的維護(hù)；查詢(xún)?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

篇4

二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征

方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)展、滿(mǎn)足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過(guò)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。

篇5

二、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的意義

首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大知識(shí)的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實(shí)施知識(shí)管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，是在開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開(kāi)展知識(shí)資源的獲取、整合和開(kāi)發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡(jiǎn)單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上是一種開(kāi)放環(huán)境下面向用戶(hù)的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個(gè)體系里面既有整合的知識(shí)，又有參與知識(shí)整合的管理者，還有參與整個(gè)運(yùn)作的知識(shí)管理模式，它一改簡(jiǎn)單通過(guò)資源管理向用戶(hù)提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩?hù)提供有序的、深層次的系統(tǒng)知識(shí)服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識(shí)型實(shí)體，而知識(shí)管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來(lái)促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識(shí)型組織中實(shí)踐過(guò)。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個(gè)新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識(shí)管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的策略

1．加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館知識(shí)管理的認(rèn)知

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識(shí)信息中心和知識(shí)寶庫(kù)的強(qiáng)大作用。面對(duì)這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識(shí)更為有效地發(fā)揮作用，以滿(mǎn)足人們對(duì)知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門(mén)的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實(shí)施知識(shí)管理的運(yùn)作模式，通過(guò)對(duì)包括檔案信息在內(nèi)的所有知識(shí)資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門(mén)在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識(shí)。

2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識(shí)管理的工作機(jī)制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實(shí)施數(shù)字檔案館的知識(shí)管理。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識(shí)資源管理、知識(shí)服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識(shí)管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識(shí);二是通過(guò)對(duì)知識(shí)的整合利用，增強(qiáng)對(duì)用戶(hù)需求的快速反應(yīng)能力;三是開(kāi)發(fā)新的知識(shí)產(chǎn)品，以滿(mǎn)足更深層次的知識(shí)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識(shí)共享。

3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識(shí)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隱性知識(shí)是最關(guān)鍵、最具有競(jìng)爭(zhēng)力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實(shí)施知識(shí)管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對(duì)隱性知識(shí)的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識(shí)主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺(jué)、知識(shí)、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)等)，因此知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)隱性知識(shí)的管理，實(shí)際是注重對(duì)數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵(lì)其頭腦中隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識(shí)得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時(shí)將隱性知識(shí)獲取出來(lái)并共享，轉(zhuǎn)化為社會(huì)記憶，縮短隱性知識(shí)顯性化周期的任務(wù)。

4．深化數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)

檔案館歷來(lái)把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實(shí)到行動(dòng)上往往只是滿(mǎn)足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動(dòng)力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識(shí)管理后，只有把知識(shí)服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)追求，才能滿(mǎn)足用戶(hù)日益多樣化的知識(shí)需求。數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)是一種面向知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)傳播與知識(shí)應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級(jí)形式，服務(wù)的高知識(shí)含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因?yàn)橹R(shí)服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時(shí)，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識(shí)”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理是通過(guò)整合館藏檔案信息等顯性知識(shí)，綜合檔案人員的隱性知識(shí)，依靠隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識(shí)庫(kù)作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識(shí)服務(wù)，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識(shí)的過(guò)程中，要注重以用戶(hù)的知識(shí)需求為導(dǎo)向，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，形成知識(shí)產(chǎn)品，提供知識(shí)與價(jià)值服務(wù)。

篇6

本院是隸屬于武威市的三級(jí)乙等腫瘤專(zhuān)科醫(yī)院，目前開(kāi)放床位500余張，臨床護(hù)理單元12個(gè)，特殊護(hù)理單元11個(gè)，護(hù)理人員370人，其中本科學(xué)歷56人，大專(zhuān)202人，中專(zhuān)112人；副主任護(hù)師3人，主管護(hù)師29人，護(hù)師89人，護(hù)士249人。

1.2方法

1.2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理

2010—2011年護(hù)理部將所有護(hù)士的畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證復(fù)印件按科室裝訂成冊(cè)并定期更新，將榮譽(yù)證、進(jìn)修結(jié)業(yè)證等復(fù)印件按類(lèi)別分別裝訂成冊(cè)，并定期更新。

1.2.2電子技術(shù)檔案管理

2012—2014年護(hù)理部按來(lái)院時(shí)間為護(hù)理人員編寫(xiě)檔案號(hào)，以護(hù)理人員的姓名及檔案號(hào)為名稱(chēng)建立文件夾，將畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證、榮譽(yù)證、進(jìn)修結(jié)業(yè)證等各類(lèi)證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護(hù)理人員基本情況登記表（包括護(hù)理人員的基本信息，學(xué)歷，職稱(chēng)，家庭情況，獎(jiǎng)懲記錄，科研及論文情況，每月護(hù)理部理論、操作抽考成績(jī)，進(jìn)修情況等）存入文件夾內(nèi)，形成電子技術(shù)檔案。護(hù)理部定期或不定期更新技術(shù)檔案并保留備份。

1.3評(píng)價(jià)指標(biāo)

對(duì)比分析兩組管理方法更新、整理一次花費(fèi)的時(shí)間，資料保存的完整性以及護(hù)理管理人員對(duì)兩種管理方法的滿(mǎn)意度。

1.4評(píng)價(jià)方法

工作人員分別記錄更新一次檔案所需時(shí)間，每月一次；每月統(tǒng)計(jì)科室、個(gè)人審核資料保存是否完整；采用自行設(shè)計(jì)的滿(mǎn)意度調(diào)查表，每季度對(duì)護(hù)理管理人員進(jìn)行滿(mǎn)意度調(diào)查，并匯總結(jié)果。

1.5統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

采用SPSS17.0統(tǒng)計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，計(jì)量資料采用t檢驗(yàn)，以x±s表示，計(jì)數(shù)資料采用χ2檢驗(yàn)，P<0.01為差異有顯著性。

2討論

2.1節(jié)省時(shí)間，提高工作效率

在電子技術(shù)檔案中，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)搜索功能，快速查找相關(guān)人員的資料，方便護(hù)理部對(duì)全院護(hù)理人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核，同時(shí)還可以客觀了解護(hù)士繼續(xù)教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術(shù)檔案時(shí)消耗的時(shí)間較對(duì)照組明顯減少（P<0.01）。通過(guò)電子技術(shù)檔案，護(hù)理管理人員可隨時(shí)了解護(hù)士個(gè)人的工作表現(xiàn)及晉升情況，動(dòng)態(tài)掌握護(hù)理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢(xún)困難的局面，節(jié)省了時(shí)間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。

2.2資料保存完整

紙質(zhì)版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當(dāng)?shù)惹闆r下可能會(huì)遺失，而電子技術(shù)檔案管理充分利用了計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)，彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對(duì)照組明顯完整（P<0.01）。護(hù)理部對(duì)全院護(hù)理人員的電子技術(shù)檔案存有備份，要求科室管理人員對(duì)科室護(hù)理人員的技術(shù)檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現(xiàn)象。

2.3提高管理人員工作滿(mǎn)意度

護(hù)理部存有全院護(hù)理人員的電子技術(shù)檔案信息，并由專(zhuān)職人員管理，負(fù)責(zé)完善基本情況登記表，各類(lèi)證件掃描件的存儲(chǔ)，理論、操作考核成績(jī)的錄入，并負(fù)責(zé)定期更新；各護(hù)理站及特殊護(hù)理單元均有科室護(hù)理人員電子技術(shù)檔案，由護(hù)士長(zhǎng)或護(hù)理組長(zhǎng)負(fù)責(zé)。電子技術(shù)檔案的實(shí)施減少了管理人員整理、更新技術(shù)檔案的時(shí)間，且方便查閱，增加了管理人員與護(hù)士、患者溝通交流的時(shí)間，提高了護(hù)理管理人員工作滿(mǎn)意度。表3顯示，觀察組管理人員滿(mǎn)意度明顯高于對(duì)照組（P<0.01）。

2.4體現(xiàn)人文關(guān)懷

護(hù)理人員家庭關(guān)系的建立便于緊急情況下護(hù)理管理人員查找其相關(guān)信息，了解護(hù)理人員的家庭背景，方便護(hù)理部主任、護(hù)士長(zhǎng)與護(hù)士間的溝通，幫助護(hù)士解決生活中的困難。對(duì)護(hù)理人員的人文關(guān)懷，可激發(fā)護(hù)理人員工作積極性，提高護(hù)理質(zhì)量。

2.5節(jié)約人力及資源

改變了以往各類(lèi)證件復(fù)印件由各科室護(hù)理人員復(fù)印、上交護(hù)理部、護(hù)理部工作人員按類(lèi)別順序排列的工作方式，電子技術(shù)檔案管理由護(hù)理人員將各類(lèi)證件的掃描件通過(guò)QQ等方式傳至護(hù)理部，護(hù)理部按技術(shù)檔案號(hào)入冊(cè)，節(jié)省了護(hù)理人員復(fù)印、上交檔案所花費(fèi)的時(shí)間，節(jié)約了護(hù)理部工作人員整理、更新技術(shù)檔案的時(shí)間，同時(shí)也降低了紙張的消耗，節(jié)約了人力及資源。

篇7

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來(lái)越多地引進(jìn)了新材料和新技術(shù)，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書(shū)檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對(duì)數(shù)量和種類(lèi)不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護(hù)和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價(jià)值，是我們不能回避的問(wèn)題。

一、高校聲像檔案數(shù)字化的概念和意義

本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學(xué)、科研、管理等各種社會(huì)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、以不同材料為載體的、輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、磁盤(pán)等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過(guò)影像和音色栩栩如生地再現(xiàn)重大活動(dòng)中的現(xiàn)場(chǎng)，真實(shí)地反映高校教學(xué)、科研、管理等工作成果以及高校的發(fā)展變化，其展現(xiàn)歷史的獨(dú)特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動(dòng)形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數(shù)字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過(guò)一系列的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字形態(tài)的信息，并對(duì)其加以存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過(guò)程。這些技術(shù)手段包括計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。聲像檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分。數(shù)字化已經(jīng)成為媒體發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，其基礎(chǔ)就是計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)和壓縮等技術(shù)的發(fā)展。[2]解決高校聲像檔案長(zhǎng)期保存問(wèn)題的有效手段就是將其數(shù)字化，特別是將傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化，此手段一方面可以減少對(duì)原件的使用，有效保護(hù)傳統(tǒng)聲像檔案的原貌；另一方面，可構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化館藏聲像檔案資料的信息庫(kù)，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數(shù)字化有利于充分發(fā)揮高校聲像檔案的價(jià)值，拓寬為高校各項(xiàng)管理的服務(wù)渠道。

二、高校聲像檔案數(shù)字化管理問(wèn)題分析

（一）復(fù)雜多樣的聲像檔案存儲(chǔ)載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類(lèi)多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復(fù)制品，采錄技術(shù)復(fù)雜；聲像記錄的載體形態(tài)繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤(pán)等；聲像制品的信息分類(lèi)繁復(fù)，具有不同民族、地域、藝術(shù)特征、歷史背景等。因此，對(duì)傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態(tài)性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲(chǔ)介質(zhì)容易受損，影響原始檔案信息質(zhì)量。在聲像檔案的數(shù)字化過(guò)程中，要正確處理檔案修復(fù)措施和開(kāi)發(fā)制作手段之間的矛盾，應(yīng)把重視修復(fù)放在首位，以積極且慎重的態(tài)度，保持聲像檔案的原生態(tài)性。在一個(gè)兼容的容災(zāi)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，存放經(jīng)過(guò)非壓縮的高質(zhì)量轉(zhuǎn)換的音視頻計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)文件，完全可以滿(mǎn)足對(duì)于聲像信息的“原生態(tài)”素材的長(zhǎng)久、完整、安全保存和保護(hù)的要求，同時(shí)也滿(mǎn)足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統(tǒng)建設(shè)。由于IT設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備）的更新速度和貶值速度極快，因此對(duì)待管理系統(tǒng)的前期設(shè)計(jì)必須慎重，避免由于計(jì)劃、設(shè)計(jì)不周而造成的重復(fù)投資和無(wú)效勞動(dòng)等浪費(fèi)。對(duì)管理系統(tǒng)、在線存儲(chǔ)系統(tǒng)以及異地的容災(zāi)存儲(chǔ)系統(tǒng)、相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施升級(jí)，必須預(yù)留充分的發(fā)展空間。同時(shí)，必須把聲像檔案數(shù)字化管理工作置于數(shù)字檔案信息管理服務(wù)的系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化、信息編輯轉(zhuǎn)換流程的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化軌道，始終密切關(guān)注相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的最新發(fā)展。（四）數(shù)字化處理技術(shù)的先進(jìn)性和可靠性選擇?？煽啃栽礁叩穆曄駲n案信息，對(duì)諸如回放設(shè)備、軟件等讀取信息手段的依賴(lài)性越小，其生命力越強(qiáng)，則價(jià)值就越高，而能滿(mǎn)足這個(gè)條件的恰恰是成熟而可靠的技術(shù)。因此，包括模擬設(shè)備和數(shù)字設(shè)備在內(nèi)，最好的不一定是最新的技術(shù)，而經(jīng)得起時(shí)間考驗(yàn)的普及型成熟技術(shù)才是可取的。[3]

三、高校聲像檔案數(shù)字化管理策略

（一）存儲(chǔ)策略。聲像檔案數(shù)字化后需要實(shí)行多元化存儲(chǔ)。由于軟硬件的經(jīng)常退化更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式也經(jīng)常更換，將檔案數(shù)據(jù)從原存儲(chǔ)的物理存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)移到新的或穩(wěn)定性更高的物理介質(zhì)上就是聲像檔案數(shù)字化管理的存儲(chǔ)策略。這種轉(zhuǎn)移并不是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，而是將數(shù)字化的聲像檔案制作一個(gè)備份文件存放在新的儲(chǔ)存媒介上。檔案?jìng)浞莺髮?shí)行遠(yuǎn)距離異地存儲(chǔ)，異地存儲(chǔ)既可避免存儲(chǔ)介質(zhì)因人為損壞或自然災(zāi)害而危及聲像檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，也可避免因霉變、污跡、介質(zhì)層間開(kāi)裂等原因?qū)е碌穆曄駲n案無(wú)法讀取。存儲(chǔ)策略是為保證在當(dāng)前的軟硬件系統(tǒng)中可以存取利用數(shù)據(jù)資源。[4]如此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移行為具有周期性，被轉(zhuǎn)移到相關(guān)儲(chǔ)存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)保存直至該儲(chǔ)存介質(zhì)技術(shù)退化后，就會(huì)經(jīng)歷下一輪的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。在不斷的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過(guò)程中，特別是在格式轉(zhuǎn)換過(guò)程中，一些數(shù)據(jù)的遺失不可避免。所以，需對(duì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過(guò)程進(jìn)行必要的流程監(jiān)控和質(zhì)量控制，同時(shí)，為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，還需對(duì)其相關(guān)的背景元數(shù)據(jù)加以保存。[5]（二）技術(shù)策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰(zhàn)之一是技術(shù)問(wèn)題。選擇技術(shù)策略時(shí)，首先，為防范聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)，可以參考IASA制訂的TC-03技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、《數(shù)字音頻的產(chǎn)生和保存指南》、《中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》等，在聲像檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注意數(shù)據(jù)的保存格式和系統(tǒng)選擇，以降低轉(zhuǎn)換風(fēng)險(xiǎn)。其次，聲像檔案數(shù)字化管理技術(shù)的探索并不是把聲像檔案數(shù)字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數(shù)字化后的最大優(yōu)點(diǎn)，但最大弱點(diǎn)是其數(shù)字形式相當(dāng)脆弱，需要探討保護(hù)技術(shù)和參考技術(shù)保護(hù)方法。因此，需要參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》來(lái)設(shè)計(jì)聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且需要進(jìn)一步探索和研究系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì)、元數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)與處理流程、信息獲取環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)等諸多細(xì)節(jié)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，最終達(dá)到聲像數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期應(yīng)用和保存的目的。符合標(biāo)準(zhǔn)的聲像檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字聲像檔案長(zhǎng)期保存的前提。完全公開(kāi)、可擴(kuò)展、標(biāo)準(zhǔn)化是在選擇保存格式時(shí)應(yīng)遵循的原則。完整的格式規(guī)范應(yīng)全面公布，并形成真正的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。[6]（三）鑒定策略。必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，以確保聲像檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。第一，對(duì)聲像檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格挑選，評(píng)估其重要性，即對(duì)聲像檔案的檔案價(jià)值及持久價(jià)值進(jìn)行鑒定。第二，對(duì)聲像檔案的格式進(jìn)行校驗(yàn)，檢查是否保存未壓縮或無(wú)損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對(duì)聲像檔案所確定的保密級(jí)別、保管期限和保存要求進(jìn)行鑒定。參照同類(lèi)內(nèi)容的紙質(zhì)文書(shū)檔案的國(guó)家管理規(guī)定，根據(jù)聲像檔案所記載的內(nèi)容來(lái)確定聲像檔案的保密級(jí)別和保存期限，并對(duì)聲像檔案的信息進(jìn)行及時(shí)地更新或轉(zhuǎn)換。（四）保管策略。對(duì)聲像檔案數(shù)字化要定期檢查登記，同時(shí)注意做好聲像檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。由于軟件和硬件技術(shù)更新快，舊的技術(shù)被淘汰，而數(shù)字聲像檔案必須在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能得以利用，所以聲像檔案數(shù)字化管理操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件要進(jìn)行同步保留和及時(shí)備份，最好能做到播放設(shè)備同步配置且同步維護(hù)。（五）檢索策略。建立聲像檔案數(shù)字化管理信息檢索系統(tǒng)，運(yùn)用語(yǔ)音識(shí)別及人像識(shí)別技術(shù)，將既能夠全面準(zhǔn)確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對(duì)應(yīng)的信息均錄入系統(tǒng)，如講話(huà)者的姓名、講話(huà)的時(shí)間和地點(diǎn)、講話(huà)底稿、內(nèi)容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關(guān)鍵信息，提高聲像檔案信息查詢(xún)的準(zhǔn)確性與內(nèi)容快速檢索的便捷性。（六）開(kāi)發(fā)利用策略。運(yùn)用科技手段對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和深層次加工，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，快速查閱并及時(shí)利用學(xué)校的發(fā)展歷史、校友名人偉績(jī)、教育教學(xué)等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學(xué)校發(fā)展的校慶、文化慶典等聲像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立校史展覽專(zhuān)題；將高校名人、專(zhuān)家和優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案和取得的成果及其在校時(shí)的音像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立學(xué)校名人堂、教學(xué)名師風(fēng)采等專(zhuān)欄。通過(guò)對(duì)聲像檔案數(shù)字化及其開(kāi)發(fā)與利用的現(xiàn)代化建設(shè)，挖掘聲像檔案內(nèi)涵，展示學(xué)校發(fā)展的輝煌成就和對(duì)未來(lái)發(fā)展的展望，激發(fā)全校師生的榮譽(yù)感、使命感和責(zé)任感，為發(fā)揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺(tái)。[7]

作者:梁驍 單位:賀州學(xué)院

[參考文獻(xiàn)]

[1]馬麗,程俊睿.歷史聲像檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].管理觀察,2015,(01中旬).

[2]楊潔,周銘,馬麗.近十年高校檔案館聲像檔案數(shù)字化研究綜述[J].云南檔案,2015,(01).

[3]張美芳,馬丹寧.聲像檔案數(shù)字化搶救中存儲(chǔ)與長(zhǎng)期保存策略的研究[J].數(shù)字與縮微影像,2007,(01).

[4]李寧.關(guān)于提高聲像檔案保存與利用效果的措施[J].北京檔案,2011,(03).

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二、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。

（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評(píng)價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科。同時(shí)其安全評(píng)價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評(píng)價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。

（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對(duì)于諸多安全評(píng)價(jià)指標(biāo)，需確定與之對(duì)應(yīng)的權(quán)重，對(duì)安全級(jí)別和要求進(jìn)行分級(jí)，避免一概而論帶來(lái)的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級(jí)、敏感性等。對(duì)于高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德?tīng)柗品ā哟畏治龇?、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德?tīng)柗品ê蛯哟畏治龇ā?/p>

（三）綜合評(píng)價(jià)方法。綜合評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對(duì)其進(jìn)行了長(zhǎng)期的研究，并取得了一定的研究成果。對(duì)于高校電子檔案安全的綜合評(píng)價(jià)研究，總結(jié)起來(lái)大致分為以下幾類(lèi)：系統(tǒng)模擬與仿真評(píng)價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評(píng)價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動(dòng)態(tài)綜合評(píng)價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)法、交合分析法等。

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國(guó)家財(cái)政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來(lái)源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計(jì)算機(jī)以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備缺少，無(wú)法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。

（二）數(shù)字化利用沒(méi)有形成氣候。

城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門(mén)是城建檔案利用的主要服務(wù)對(duì)象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問(wèn)題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實(shí)際的城建工作中對(duì)數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過(guò)去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強(qiáng)數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。

（三）數(shù)字化管理人才急缺。

城建檔案數(shù)字化管理是一個(gè)比較復(fù)雜的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程需要管理人員具有多專(zhuān)業(yè)、跨學(xué)科的知識(shí)與技能，要涉獵廣泛。在計(jì)算機(jī)設(shè)備知識(shí)數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵?？v觀現(xiàn)實(shí)，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

二、城建檔案數(shù)字化管理方法

城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，并符合社會(huì)對(duì)城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個(gè)方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。

（一）打造規(guī)范的管理體系。

在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，一開(kāi)始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個(gè)管理崗位、每個(gè)責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過(guò)管理?xiàng)l例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費(fèi)保障法規(guī)等促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

城建數(shù)字檔案館必須通過(guò)空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫(kù)、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個(gè)重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來(lái)，加強(qiáng)城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門(mén)的辦公聯(lián)系，運(yùn)用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開(kāi)發(fā)利用等技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實(shí)際，開(kāi)發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺(tái)，以促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開(kāi)展，并通過(guò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程實(shí)現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

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一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過(guò)去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時(shí)間的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率，信息及時(shí)準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事部門(mén)為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時(shí)效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長(zhǎng)的時(shí)間，而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會(huì)造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門(mén)之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過(guò)程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不同部門(mén)的檔案有時(shí)候可以共享，便于及時(shí)、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過(guò)程還可以不經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)通過(guò)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢(xún)借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門(mén)之間可以十分便利的溝通。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

（一）信息時(shí)展的必然需求。長(zhǎng)期以來(lái)，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國(guó)信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無(wú)法進(jìn)入信息時(shí)代的快車(chē)道，最終將會(huì)被高速發(fā)展的信息社會(huì)所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識(shí)、服務(wù)社會(huì)。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，它不僅能夠滿(mǎn)足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿(mǎn)足社會(huì)大眾家庭教育等需求，在落實(shí)科教興國(guó)科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會(huì)地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。切實(shí)把數(shù)字化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來(lái)提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國(guó)土資源局

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數(shù)字化檔案管理技術(shù)是解決當(dāng)前檔案信息積累無(wú)限性和檔案工作有限性的重要途徑，當(dāng)前檔案資料的來(lái)源越來(lái)越多，大量的檔案資料占據(jù)著館室的空間，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的實(shí)際，因此，有必要開(kāi)發(fā)出新型技術(shù)來(lái)適應(yīng)當(dāng)前的需要。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以通過(guò)改變存儲(chǔ)方式而實(shí)現(xiàn)空間、范圍的擴(kuò)大，近些年云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等技術(shù)的出現(xiàn)為數(shù)字化檔案管理提供了新的平臺(tái)，通過(guò)對(duì)檔案管理數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，可以迅速實(shí)現(xiàn)分類(lèi)、加工、計(jì)算的功能。

1.2數(shù)字化檔案管理技術(shù)的服務(wù)價(jià)值

社會(huì)發(fā)展需要檔案作為基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)和建設(shè)速度越快，就越需要檔案工作提供更為準(zhǔn)確、更為高效的信息，當(dāng)前人們對(duì)于檔案的重視程度正在逐步提高，各類(lèi)型的生產(chǎn)生活對(duì)于檔案需要越來(lái)越多。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以有效適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，使數(shù)字化檔案工作向高效率、個(gè)性化的方向發(fā)展，有利于構(gòu)建新型數(shù)字化檔案服務(wù)體系。

1.3數(shù)字化檔案管理技術(shù)的管理價(jià)值

數(shù)字化檔案管理工作千頭萬(wàn)緒，數(shù)字化技術(shù)日新月異，如果片面追求檔案管理的規(guī)范性和數(shù)字化技術(shù)的先進(jìn)性，無(wú)疑將會(huì)落入到片面發(fā)展的死循環(huán)，進(jìn)而會(huì)被社會(huì)發(fā)展所淘汰。當(dāng)前應(yīng)該應(yīng)用好數(shù)字化檔案管理技術(shù)，使檔案管理有一個(gè)穩(wěn)定的核心，使檔案管理的重點(diǎn)得以突出，進(jìn)而使各種數(shù)字化產(chǎn)品和信息技術(shù)更為準(zhǔn)確地應(yīng)用到檔案管理的實(shí)際之中，在提高檔案管理水平的同時(shí)，加速數(shù)字化檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化檔案管理技術(shù)的策略

2.1做好檔案信息電子文檔的處理

第一，要規(guī)范電子檔案文檔歸檔的方法。歸檔電子檔案要嚴(yán)格遵循數(shù)字化檔案管理的程序，要在歸檔過(guò)程中做好安全防范，避免出現(xiàn)電子檔案的丟失，在歸檔的重點(diǎn)環(huán)節(jié)要突出防火墻和備份這兩個(gè)要素，達(dá)到對(duì)電子檔案和資料的安全保障。第二，擴(kuò)展檔案信息電子文檔的處理方法。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的背景下，可以通過(guò)無(wú)線設(shè)備、移動(dòng)設(shè)施的擴(kuò)大，增加檔案信息處理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的豐富，要積極利用新型的技術(shù)，在提高處理效率的同時(shí)，保障處理質(zhì)量。第三，要做好數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)工作。云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)擴(kuò)大了數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)的模式，在數(shù)字化的時(shí)代背景下，應(yīng)該從數(shù)據(jù)采集、信息備份、檔案資料恢復(fù)等方面入手，利用電子存儲(chǔ)空間來(lái)解決傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式的實(shí)際矛盾。第四，要規(guī)范數(shù)字化檔案資料的應(yīng)用。合理應(yīng)用數(shù)字化檔案資料是社會(huì)的需要，檔案信息電子文檔處理的過(guò)程中要尊重這一實(shí)際，應(yīng)該從數(shù)字化檔案資料入手，將重要的檔案形成通用的電子文檔，以便擴(kuò)大電子檔案信息的影響和應(yīng)用。同時(shí)，要對(duì)現(xiàn)有的電子檔案資料進(jìn)行必要的加工，以便更好地滿(mǎn)足社會(huì)的需要，使其在應(yīng)用中發(fā)揮出更多的價(jià)值。

2.2做好檔案資料數(shù)字化工作

檔案資料數(shù)字化工作可以借用物聯(lián)網(wǎng)中RFID技術(shù)（電子標(biāo)簽技術(shù)）作為基礎(chǔ)，RFID技術(shù)具有無(wú)線通信識(shí)別能力，能夠?qū)Ω街奈矬w信息予以處理，這種新型技術(shù)具有很多優(yōu)點(diǎn)，如感知距離遠(yuǎn)、不用實(shí)際接觸、容易操作、能夠感知、適應(yīng)性強(qiáng)等。有了這項(xiàng)技術(shù)，就能夠?qū)τ袃r(jià)值的檔案資源添加RFID標(biāo)簽，對(duì)有價(jià)值的檔案資料放置的位置、號(hào)碼、檔案名稱(chēng)、歸檔日期進(jìn)行記憶。利用這些有效信息，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不用動(dòng)手查找與整理檔案，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)物檔案管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和記錄的檔案位置迅速找到所需檔案。