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時間：2022-04-02 05:10:38
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關(guān)鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢下，組織機(jī)構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎(chǔ)
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計算機(jī)自動化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變Υ妗⒉檎业碾娮有畔?。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠(yuǎn)歷史價值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運(yùn)動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件到檔案運(yùn)動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動的3個階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實現(xiàn)對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過對文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統(tǒng)看成是一個系統(tǒng)工程中的兩個子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動過程中實現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規(guī)范化，對文書檔案進(jìn)行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現(xiàn)，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進(jìn)行核對、審驗的依據(jù)，不符合要求時發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動提取為主，減少人為干預(yù)。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案備份、恢復(fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復(fù)制第三套，異地保存。
1.1管理觀念滯后。在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，圖書館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認(rèn)識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務(wù)職能。正是這種管理觀念的滯后，才導(dǎo)致公共圖書館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開展。
1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒有專業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無法準(zhǔn)確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。
1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運(yùn)而生，它將在一段時間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。
2實施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙
2.1資金問題。由于我國很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運(yùn)用必須依靠大量的資金投入，購進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對于本身經(jīng)費(fèi)不足的公共圖書館來說，成了制約當(dāng)前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。
2.2技術(shù)問題。實施檔案的數(shù)字化管理就是利用計算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時間，實現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開展。
2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。
2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問題。計算機(jī)硬件有可能會因為生產(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會對存儲在計算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴(yán)重威脅。（2）檔案數(shù)字化計算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個非常嚴(yán)峻的問題。因此，這方面專業(yè)防護(hù)的技術(shù)問題亟待解決。（4）計算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過時需要更新（更換）時，就很可能會出現(xiàn)計算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問題，從而導(dǎo)致計算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識，因此，在對計算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。
2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對于高科技的運(yùn)用能力差，因此，對數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。
3實施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施
3.1管理觀念與時俱進(jìn)，多渠道籌集資金?，F(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭上級領(lǐng)導(dǎo)對本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費(fèi)及時到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會愛心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。
3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務(wù)。
3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數(shù)字化檔案管理的過程中最重要的一項內(nèi)容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過對相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫的安全；第二，購進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、生物識別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機(jī)、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實時更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。
3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數(shù)字化管理想要得到長足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜?，為高校圖書館相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供實習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計劃。
二、電子文件的歸檔與接收
電子檔案的主要來源就是紙質(zhì)檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術(shù)手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實現(xiàn)，產(chǎn)生的電子文件符合相關(guān)要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子原件可以作為紙質(zhì)元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網(wǎng)絡(luò)上傳和復(fù)制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強(qiáng)檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預(yù)進(jìn)行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動提取產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。
三、電子檔案的存儲與備份
電子檔案因為過分依賴計算機(jī)，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機(jī)的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機(jī)的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復(fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時，第三方介質(zhì)也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應(yīng)用進(jìn)來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。
四、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，檔案使用者在對需要的資料進(jìn)行查找時，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時，電子檔案的維護(hù)性管理也需要引起人們的重視。在管理維護(hù)方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護(hù)下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進(jìn)行一些日常的維護(hù)；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。
二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征
方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯。利用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。
二、數(shù)字檔案館知識管理的意義
首先，知識經(jīng)濟(jì)時代要求檔案管理必須與時俱進(jìn)，擴(kuò)大知識的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實施知識管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識管理，是在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開展知識資源的獲取、整合和開發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識管理和知識服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實質(zhì)上是一種開放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個體系里面既有整合的知識，又有參與知識整合的管理者，還有參與整個運(yùn)作的知識管理模式，它一改簡單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向為用戶提供有序的、深層次的系統(tǒng)知識服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識型實體，而知識管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識型組織中實踐過。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個新的水平，實現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。
三、數(shù)字檔案館知識管理的策略
1．加強(qiáng)對數(shù)字檔案館知識管理的認(rèn)知
知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識信息中心和知識寶庫的強(qiáng)大作用。面對這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對知識更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實施知識管理的運(yùn)作模式，通過對包括檔案信息在內(nèi)的所有知識資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識。
2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識管理的工作機(jī)制
數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實施數(shù)字檔案館的知識管理。數(shù)字檔案館的知識管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識資源管理、知識服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識;二是通過對知識的整合利用，增強(qiáng)對用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開發(fā)新的知識產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識服務(wù)，真正實現(xiàn)更大范圍的知識共享。
3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識
知識經(jīng)濟(jì)時代，隱性知識是最關(guān)鍵、最具有競爭力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實施知識管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對隱性知識的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗等)，因此知識管理強(qiáng)調(diào)對隱性知識的管理，實際是注重對數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵其頭腦中隱性知識的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時將隱性知識獲取出來并共享，轉(zhuǎn)化為社會記憶，縮短隱性知識顯性化周期的任務(wù)。
4．深化數(shù)字檔案館的知識服務(wù)
檔案館歷來把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實到行動上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識管理后，只有把知識服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識需求。數(shù)字檔案館的知識服務(wù)是一種面向知識創(chuàng)新、知識傳播與知識應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級形式，服務(wù)的高知識含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因為知識服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識，綜合檔案人員的隱性知識，依靠隱性知識與顯性知識的互動，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識庫作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識服務(wù)，從而充分實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價值。同時，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識的過程中，要注重以用戶的知識需求為導(dǎo)向，對檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價值，形成知識產(chǎn)品，提供知識與價值服務(wù)。
本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤專科醫(yī)院，目前開放床位500余張，臨床護(hù)理單元12個，特殊護(hù)理單元11個，護(hù)理人員370人，其中本科學(xué)歷56人，大專202人，中專112人；副主任護(hù)師3人，主管護(hù)師29人，護(hù)師89人，護(hù)士249人。
1.2方法
1.2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理
2010—2011年護(hù)理部將所有護(hù)士的畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證復(fù)印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽(yù)證、進(jìn)修結(jié)業(yè)證等復(fù)印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。
1.2.2電子技術(shù)檔案管理
2012—2014年護(hù)理部按來院時間為護(hù)理人員編寫檔案號，以護(hù)理人員的姓名及檔案號為名稱建立文件夾，將畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證、榮譽(yù)證、進(jìn)修結(jié)業(yè)證等各類證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護(hù)理人員基本情況登記表（包括護(hù)理人員的基本信息，學(xué)歷，職稱，家庭情況，獎懲記錄，科研及論文情況，每月護(hù)理部理論、操作抽考成績，進(jìn)修情況等）存入文件夾內(nèi)，形成電子技術(shù)檔案。護(hù)理部定期或不定期更新技術(shù)檔案并保留備份。
1.3評價指標(biāo)
對比分析兩組管理方法更新、整理一次花費(fèi)的時間，資料保存的完整性以及護(hù)理管理人員對兩種管理方法的滿意度。
1.4評價方法
工作人員分別記錄更新一次檔案所需時間，每月一次；每月統(tǒng)計科室、個人審核資料保存是否完整；采用自行設(shè)計的滿意度調(diào)查表，每季度對護(hù)理管理人員進(jìn)行滿意度調(diào)查，并匯總結(jié)果。
1.5統(tǒng)計學(xué)方法
采用SPSS17.0統(tǒng)計軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，計量資料采用t檢驗，以x±s表示，計數(shù)資料采用χ2檢驗，P<0.01為差異有顯著性。
2討論
2.1節(jié)省時間，提高工作效率
在電子技術(shù)檔案中，可以通過計算機(jī)搜索功能，快速查找相關(guān)人員的資料，方便護(hù)理部對全院護(hù)理人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核，同時還可以客觀了解護(hù)士繼續(xù)教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術(shù)檔案時消耗的時間較對照組明顯減少（P<0.01）。通過電子技術(shù)檔案，護(hù)理管理人員可隨時了解護(hù)士個人的工作表現(xiàn)及晉升情況，動態(tài)掌握護(hù)理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢困難的局面，節(jié)省了時間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。
2.2資料保存完整
紙質(zhì)版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當(dāng)?shù)惹闆r下可能會遺失，而電子技術(shù)檔案管理充分利用了計算機(jī)的優(yōu)點，彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對照組明顯完整（P<0.01）。護(hù)理部對全院護(hù)理人員的電子技術(shù)檔案存有備份，要求科室管理人員對科室護(hù)理人員的技術(shù)檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現(xiàn)象。
2.3提高管理人員工作滿意度
護(hù)理部存有全院護(hù)理人員的電子技術(shù)檔案信息，并由專職人員管理，負(fù)責(zé)完善基本情況登記表，各類證件掃描件的存儲，理論、操作考核成績的錄入，并負(fù)責(zé)定期更新；各護(hù)理站及特殊護(hù)理單元均有科室護(hù)理人員電子技術(shù)檔案，由護(hù)士長或護(hù)理組長負(fù)責(zé)。電子技術(shù)檔案的實施減少了管理人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，且方便查閱，增加了管理人員與護(hù)士、患者溝通交流的時間，提高了護(hù)理管理人員工作滿意度。表3顯示，觀察組管理人員滿意度明顯高于對照組（P<0.01）。
2.4體現(xiàn)人文關(guān)懷
護(hù)理人員家庭關(guān)系的建立便于緊急情況下護(hù)理管理人員查找其相關(guān)信息，了解護(hù)理人員的家庭背景，方便護(hù)理部主任、護(hù)士長與護(hù)士間的溝通，幫助護(hù)士解決生活中的困難。對護(hù)理人員的人文關(guān)懷，可激發(fā)護(hù)理人員工作積極性，提高護(hù)理質(zhì)量。
2.5節(jié)約人力及資源
改變了以往各類證件復(fù)印件由各科室護(hù)理人員復(fù)印、上交護(hù)理部、護(hù)理部工作人員按類別順序排列的工作方式，電子技術(shù)檔案管理由護(hù)理人員將各類證件的掃描件通過QQ等方式傳至護(hù)理部，護(hù)理部按技術(shù)檔案號入冊，節(jié)省了護(hù)理人員復(fù)印、上交檔案所花費(fèi)的時間，節(jié)約了護(hù)理部工作人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，同時也降低了紙張的消耗，節(jié)約了人力及資源。
隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來越多地引進(jìn)了新材料和新技術(shù)，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數(shù)量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護(hù)和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價值，是我們不能回避的問題。
一、高校聲像檔案數(shù)字化的概念和意義
本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學(xué)、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現(xiàn)重大活動中的現(xiàn)場，真實地反映高校教學(xué)、科研、管理等工作成果以及高校的發(fā)展變化，其展現(xiàn)歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現(xiàn)實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數(shù)字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可識別和處理的數(shù)字形態(tài)的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護(hù)的過程。這些技術(shù)手段包括計算機(jī)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。聲像檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分。數(shù)字化已經(jīng)成為媒體發(fā)展的一個趨勢，其基礎(chǔ)就是計算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、存儲和壓縮等技術(shù)的發(fā)展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數(shù)字化，特別是將傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護(hù)傳統(tǒng)聲像檔案的原貌；另一方面，可構(gòu)建一個數(shù)字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳播，實現(xiàn)聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數(shù)字化有利于充分發(fā)揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務(wù)渠道。
二、高校聲像檔案數(shù)字化管理問題分析
（一）復(fù)雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復(fù)制品，采錄技術(shù)復(fù)雜；聲像記錄的載體形態(tài)繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復(fù)，具有不同民族、地域、藝術(shù)特征、歷史背景等。因此，對傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化管理難以實現(xiàn)檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態(tài)性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質(zhì)容易受損，影響原始檔案信息質(zhì)量。在聲像檔案的數(shù)字化過程中，要正確處理檔案修復(fù)措施和開發(fā)制作手段之間的矛盾，應(yīng)把重視修復(fù)放在首位，以積極且慎重的態(tài)度，保持聲像檔案的原生態(tài)性。在一個兼容的容災(zāi)數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中，存放經(jīng)過非壓縮的高質(zhì)量轉(zhuǎn)換的音視頻計算機(jī)數(shù)據(jù)文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態(tài)”素材的長久、完整、安全保存和保護(hù)的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統(tǒng)建設(shè)。由于IT設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統(tǒng)的前期設(shè)計必須慎重，避免由于計劃、設(shè)計不周而造成的重復(fù)投資和無效勞動等浪費(fèi)。對管理系統(tǒng)、在線存儲系統(tǒng)以及異地的容災(zāi)存儲系統(tǒng)、相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施升級，必須預(yù)留充分的發(fā)展空間。同時，必須把聲像檔案數(shù)字化管理工作置于數(shù)字檔案信息管理服務(wù)的系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化、信息編輯轉(zhuǎn)換流程的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化軌道，始終密切關(guān)注相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的最新發(fā)展。（四）數(shù)字化處理技術(shù)的先進(jìn)性和可靠性選擇。可靠性越高的聲像檔案信息，對諸如回放設(shè)備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強(qiáng)，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術(shù)。因此，包括模擬設(shè)備和數(shù)字設(shè)備在內(nèi)，最好的不一定是最新的技術(shù)，而經(jīng)得起時間考驗的普及型成熟技術(shù)才是可取的。[3]
三、高校聲像檔案數(shù)字化管理策略
（一）存儲策略。聲像檔案數(shù)字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經(jīng)常退化更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式也經(jīng)常更換，將檔案數(shù)據(jù)從原存儲的物理存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)移到新的或穩(wěn)定性更高的物理介質(zhì)上就是聲像檔案數(shù)字化管理的存儲策略。這種轉(zhuǎn)移并不是簡單的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，而是將數(shù)字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠(yuǎn)距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質(zhì)因人為損壞或自然災(zāi)害而危及聲像檔案的安全風(fēng)險，也可避免因霉變、污跡、介質(zhì)層間開裂等原因?qū)е碌穆曄駲n案無法讀取。存儲策略是為保證在當(dāng)前的軟硬件系統(tǒng)中可以存取利用數(shù)據(jù)資源。[4]如此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移行為具有周期性，被轉(zhuǎn)移到相關(guān)儲存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)保存直至該儲存介質(zhì)技術(shù)退化后，就會經(jīng)歷下一輪的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。在不斷的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中，特別是在格式轉(zhuǎn)換過程中，一些數(shù)據(jù)的遺失不可避免。所以，需對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程進(jìn)行必要的流程監(jiān)控和質(zhì)量控制，同時，為保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，還需對其相關(guān)的背景元數(shù)據(jù)加以保存。[5]（二）技術(shù)策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰(zhàn)之一是技術(shù)問題。選擇技術(shù)策略時，首先，為防范聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險，可以參考IASA制訂的TC-03技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、《數(shù)字音頻的產(chǎn)生和保存指南》、《中國數(shù)字圖書館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》等，在聲像檔案數(shù)字化過程中，要注意數(shù)據(jù)的保存格式和系統(tǒng)選擇，以降低轉(zhuǎn)換風(fēng)險。其次，聲像檔案數(shù)字化管理技術(shù)的探索并不是把聲像檔案數(shù)字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數(shù)字化后的最大優(yōu)點，但最大弱點是其數(shù)字形式相當(dāng)脆弱，需要探討保護(hù)技術(shù)和參考技術(shù)保護(hù)方法。因此，需要參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》來設(shè)計聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且需要進(jìn)一步探索和研究系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計、元數(shù)據(jù)的設(shè)計與處理流程、信息獲取環(huán)節(jié)的設(shè)計等諸多細(xì)節(jié)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，最終達(dá)到聲像數(shù)據(jù)的長期應(yīng)用和保存的目的。符合標(biāo)準(zhǔn)的聲像檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，是實現(xiàn)數(shù)字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴(kuò)展、標(biāo)準(zhǔn)化是在選擇保存格式時應(yīng)遵循的原則。完整的格式規(guī)范應(yīng)全面公布，并形成真正的國際標(biāo)準(zhǔn)。[6]（三）鑒定策略。必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，對聲像檔案進(jìn)行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進(jìn)行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進(jìn)行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進(jìn)行鑒定。參照同類內(nèi)容的紙質(zhì)文書檔案的國家管理規(guī)定，根據(jù)聲像檔案所記載的內(nèi)容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進(jìn)行及時地更新或轉(zhuǎn)換。（四）保管策略。對聲像檔案數(shù)字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。由于軟件和硬件技術(shù)更新快，舊的技術(shù)被淘汰，而數(shù)字聲像檔案必須在相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境中才能得以利用，所以聲像檔案數(shù)字化管理操作系統(tǒng)與應(yīng)用軟件要進(jìn)行同步保留和及時備份，最好能做到播放設(shè)備同步配置且同步維護(hù)。（五）檢索策略。建立聲像檔案數(shù)字化管理信息檢索系統(tǒng)，運(yùn)用語音識別及人像識別技術(shù)，將既能夠全面準(zhǔn)確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應(yīng)的信息均錄入系統(tǒng)，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內(nèi)容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關(guān)鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準(zhǔn)確性與內(nèi)容快速檢索的便捷性。（六）開發(fā)利用策略。運(yùn)用科技手段對聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和深層次加工，同時加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺，快速查閱并及時利用學(xué)校的發(fā)展歷史、校友名人偉績、教育教學(xué)等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學(xué)校發(fā)展的校慶、文化慶典等聲像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進(jìn)行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立學(xué)校名人堂、教學(xué)名師風(fēng)采等專欄。通過對聲像檔案數(shù)字化及其開發(fā)與利用的現(xiàn)代化建設(shè)，挖掘聲像檔案內(nèi)涵，展示學(xué)校發(fā)展的輝煌成就和對未來發(fā)展的展望，激發(fā)全校師生的榮譽(yù)感、使命感和責(zé)任感，為發(fā)揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]
作者:梁驍 單位:賀州學(xué)院
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二、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評價指標(biāo)體系
電子檔案安全評價方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險的評價方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評價體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨立性、可操作性、動態(tài)穩(wěn)定性等原則。
（一）評價指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評價通常涉及檔案學(xué)、計算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個學(xué)科。同時其安全評價涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評價指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。
（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點，對于諸多安全評價指標(biāo)，需確定與之對應(yīng)的權(quán)重，對安全級別和要求進(jìn)行分級，避免一概而論帶來的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級、敏感性等。對于高校電子檔案信息安全評價指標(biāo)權(quán)重確定的計算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實際效果較符合高校信息化安全管理實際的是德爾菲法和層次分析法。
（三）綜合評價方法。綜合評價是一項復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對其進(jìn)行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對于高校電子檔案安全的綜合評價研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評價、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評價、智能化方法、可拓物元分析法、動態(tài)綜合評價法、交互式多目標(biāo)的綜合評價法、交合分析法等。
國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計算機(jī)以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計算機(jī)輔助設(shè)備缺少，無法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。
（二）數(shù)字化利用沒有形成氣候。
城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門是城建檔案利用的主要服務(wù)對象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實際的城建工作中對數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強(qiáng)數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。
（三）數(shù)字化管理人才急缺。
城建檔案數(shù)字化管理是一個比較復(fù)雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機(jī)設(shè)備知識數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵?？v觀現(xiàn)實，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
二、城建檔案數(shù)字化管理方法
城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發(fā)，并符合社會對城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。
（一）打造規(guī)范的管理體系。
在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，一開始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個管理崗位、每個責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費(fèi)保障法規(guī)等促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。
（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
城建數(shù)字檔案館必須通過空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來，加強(qiáng)城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門的辦公聯(lián)系，運(yùn)用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發(fā)利用等技術(shù)，全面實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實際，開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺，以促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開展，并通過和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過程實現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率，信息及時準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進(jìn)入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識、服務(wù)社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。切實把數(shù)字化建設(shè)作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
數(shù)字化檔案管理技術(shù)是解決當(dāng)前檔案信息積累無限性和檔案工作有限性的重要途徑，當(dāng)前檔案資料的來源越來越多，大量的檔案資料占據(jù)著館室的空間，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的實際，因此，有必要開發(fā)出新型技術(shù)來適應(yīng)當(dāng)前的需要。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以通過改變存儲方式而實現(xiàn)空間、范圍的擴(kuò)大，近些年云計算、網(wǎng)絡(luò)存儲等技術(shù)的出現(xiàn)為數(shù)字化檔案管理提供了新的平臺，通過對檔案管理數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，可以迅速實現(xiàn)分類、加工、計算的功能。
1.2數(shù)字化檔案管理技術(shù)的服務(wù)價值
社會發(fā)展需要檔案作為基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)和建設(shè)速度越快，就越需要檔案工作提供更為準(zhǔn)確、更為高效的信息，當(dāng)前人們對于檔案的重視程度正在逐步提高，各類型的生產(chǎn)生活對于檔案需要越來越多。數(shù)字化檔案管理技術(shù)可以有效適應(yīng)社會發(fā)展的需要，使數(shù)字化檔案工作向高效率、個性化的方向發(fā)展，有利于構(gòu)建新型數(shù)字化檔案服務(wù)體系。
1.3數(shù)字化檔案管理技術(shù)的管理價值
數(shù)字化檔案管理工作千頭萬緒，數(shù)字化技術(shù)日新月異，如果片面追求檔案管理的規(guī)范性和數(shù)字化技術(shù)的先進(jìn)性，無疑將會落入到片面發(fā)展的死循環(huán)，進(jìn)而會被社會發(fā)展所淘汰。當(dāng)前應(yīng)該應(yīng)用好數(shù)字化檔案管理技術(shù)，使檔案管理有一個穩(wěn)定的核心，使檔案管理的重點得以突出，進(jìn)而使各種數(shù)字化產(chǎn)品和信息技術(shù)更為準(zhǔn)確地應(yīng)用到檔案管理的實際之中，在提高檔案管理水平的同時，加速數(shù)字化檔案管理工作目標(biāo)的實現(xiàn)。
2創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化檔案管理技術(shù)的策略
2.1做好檔案信息電子文檔的處理
第一，要規(guī)范電子檔案文檔歸檔的方法。歸檔電子檔案要嚴(yán)格遵循數(shù)字化檔案管理的程序，要在歸檔過程中做好安全防范，避免出現(xiàn)電子檔案的丟失，在歸檔的重點環(huán)節(jié)要突出防火墻和備份這兩個要素，達(dá)到對電子檔案和資料的安全保障。第二，擴(kuò)展檔案信息電子文檔的處理方法。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的背景下，可以通過無線設(shè)備、移動設(shè)施的擴(kuò)大，增加檔案信息處理方法，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理技術(shù)的豐富，要積極利用新型的技術(shù)，在提高處理效率的同時，保障處理質(zhì)量。第三，要做好數(shù)字化檔案的存儲工作。云計算、網(wǎng)絡(luò)硬盤擴(kuò)大了數(shù)字化檔案的存儲空間，同時也轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案存儲的模式，在數(shù)字化的時代背景下，應(yīng)該從數(shù)據(jù)采集、信息備份、檔案資料恢復(fù)等方面入手，利用電子存儲空間來解決傳統(tǒng)存儲方式的實際矛盾。第四，要規(guī)范數(shù)字化檔案資料的應(yīng)用。合理應(yīng)用數(shù)字化檔案資料是社會的需要，檔案信息電子文檔處理的過程中要尊重這一實際，應(yīng)該從數(shù)字化檔案資料入手，將重要的檔案形成通用的電子文檔，以便擴(kuò)大電子檔案信息的影響和應(yīng)用。同時，要對現(xiàn)有的電子檔案資料進(jìn)行必要的加工，以便更好地滿足社會的需要，使其在應(yīng)用中發(fā)揮出更多的價值。
2.2做好檔案資料數(shù)字化工作
檔案資料數(shù)字化工作可以借用物聯(lián)網(wǎng)中RFID技術(shù)（電子標(biāo)簽技術(shù)）作為基礎(chǔ)，RFID技術(shù)具有無線通信識別能力，能夠?qū)Ω街奈矬w信息予以處理，這種新型技術(shù)具有很多優(yōu)點，如感知距離遠(yuǎn)、不用實際接觸、容易操作、能夠感知、適應(yīng)性強(qiáng)等。有了這項技術(shù)，就能夠?qū)τ袃r值的檔案資源添加RFID標(biāo)簽，對有價值的檔案資料放置的位置、號碼、檔案名稱、歸檔日期進(jìn)行記憶。利用這些有效信息，在進(jìn)行檔案管理時，不用動手查找與整理檔案，可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實物檔案管理，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和記錄的檔案位置迅速找到所需檔案。
