時(shí)間：2022-03-30 03:49:26
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對(duì)于我來說是不平凡的一年，這一年我從大學(xué)畢業(yè)后非常幸運(yùn)的來到了三環(huán)中化。一開始從事硫酸生產(chǎn)工作，面對(duì)新的工作環(huán)境、新的工作崗位，我沒有因?yàn)橛龅嚼щy和考驗(yàn)而退縮，而是在陌生的領(lǐng)域里積極探索并迎難而上。我努力學(xué)習(xí)硫酸專業(yè)知識(shí)，在工作中我積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、服從上級(jí)分配、聽從指揮，平時(shí)與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項(xiàng)活動(dòng)，我在“共慶祖國(guó)61華誕”演講比賽中榮獲三等獎(jiǎng)。同時(shí)，我非常熱愛團(tuán)隊(duì)工作，通過競(jìng)選成為硫酸團(tuán)支部宣傳委員，協(xié)助硫酸團(tuán)支部書記做好團(tuán)支部各項(xiàng)工作，為把硫酸團(tuán)支部建成一個(gè)團(tuán)結(jié)活潑、充滿朝氣的群體而努力。
從6月份，公司倡導(dǎo)創(chuàng)建“誠(chéng)信自律”班組活動(dòng)以來，我與班組人員一同認(rèn)真學(xué)習(xí)公司創(chuàng)建“誠(chéng)信自律”班組的有關(guān)內(nèi)容。經(jīng)過學(xué)習(xí)和內(nèi)部試運(yùn)行，我認(rèn)真編寫了硫酸廠生產(chǎn)工段一班“誠(chéng)信自律”班組申報(bào)材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學(xué)習(xí)、改進(jìn)，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識(shí)。同時(shí)我還肩負(fù)著對(duì)硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對(duì)公司局域網(wǎng)上刊登的文章進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，時(shí)刻了解公司工作動(dòng)態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對(duì)性、及時(shí)性和真實(shí)性。在廠領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我堅(jiān)持正確的宣傳原則，對(duì)在生產(chǎn)崗位中涌現(xiàn)出的典型事跡、安全生產(chǎn)、質(zhì)量控制進(jìn)行了宣傳報(bào)導(dǎo)，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風(fēng)貌和工作中取得的優(yōu)秀成績(jī)，為硫酸廠宣傳報(bào)道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負(fù)責(zé)人，我認(rèn)真排版校對(duì)，在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)避免稿件的失誤，因表現(xiàn)突出，我在宣傳報(bào)道中被評(píng)為“硫酸廠宣傳報(bào)道先進(jìn)個(gè)人”。
7月1日，我通過應(yīng)聘進(jìn)入行政部檔案管理員工作崗位，主要負(fù)責(zé)公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現(xiàn)給大家一個(gè)真誠(chéng)、理性、執(zhí)著、堅(jiān)毅的我。平時(shí)我認(rèn)真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復(fù)印等每一項(xiàng)工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時(shí)間內(nèi)熟悉各項(xiàng)檔案管理的工作，在以后的工作中我會(huì)明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個(gè)清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點(diǎn)，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，再接再厲把工作做的更好。
總結(jié)一年的工作，盡管有了一定的進(jìn)步，但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進(jìn)。在以后日子里，我將更加認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力使思想覺悟和工作效率全面進(jìn)入一個(gè)新水平。
最后，誠(chéng)摯的感謝部門領(lǐng)導(dǎo)和同事在工作中對(duì)我的幫助和關(guān)心，我將會(huì)在以后的工作中更加努力。發(fā)揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學(xué)苦練,在自己平凡的崗位上創(chuàng)造一個(gè)個(gè)不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻(xiàn)自己的全部智慧和力量。
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，數(shù)字化在人們?nèi)粘Ｉ钪性絹碓狡毡椋诶闷浞矫娴耐瑫r(shí)，有效提高了工作效率同時(shí)節(jié)約了不少資源，只都是值得肯定的地方。公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案由傳統(tǒng)的方式向現(xiàn)代數(shù)字化科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變也是大勢(shì)所趨，符合當(dāng)下發(fā)展的形勢(shì)。數(shù)字化的檔案存儲(chǔ)方式方便管理人員分類、檢索、收集規(guī)整信息。當(dāng)然在向數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中存在不少問題，涉及基礎(chǔ)設(shè)施、資金投入等多方面。因此公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)綜合的大型工程，需要多方面支持配合。同時(shí)，建設(shè)過程也是學(xué)習(xí)的過程，在解決問題中完善檔案數(shù)字化管理。
1 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念和意義
1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的概念
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理是目前檔案科學(xué)建設(shè)的重要組成部分，它以圖像、文字、聲音等為載體，以多種形式將有價(jià)值的資料保存下來，方便以后的參考使用。數(shù)字化管理檔案資源，對(duì)他們分門別類整理、收集、設(shè)置檢索等。使得檔案管理趨于科學(xué)化、有序化和實(shí)用化。能夠有效節(jié)約現(xiàn)有資源，提高工作效率，提供方便的服務(wù)。
2.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的意義體現(xiàn)在三方面。第一，節(jié)約存儲(chǔ)空間。以紙質(zhì)形式為主存儲(chǔ)凡事，需要一定的空間和適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。但是數(shù)字化管理有效節(jié)約空間，降低了存儲(chǔ)成本。第二，提高工作效率。數(shù)字化管理以計(jì)算機(jī)操作為主，簡(jiǎn)化了工作流程，操作簡(jiǎn)單。人力的使用大大降低，工作內(nèi)容在很大程度上，交由計(jì)算機(jī)處理分析、第三，實(shí)現(xiàn)檔案形式多樣化。數(shù)字化的存儲(chǔ)支持多種存儲(chǔ)格式，文本、音像、視頻等格式的重要信息能夠真實(shí)有效的記錄下來。
2 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀
1.基礎(chǔ)設(shè)備和建設(shè)資金不完備
檔案數(shù)字化的管理轉(zhuǎn)變需要一定的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，所需的人力物力也是在所難免的。目前存在的問題在于基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建和資金投入。缺乏資金的有效供應(yīng)，導(dǎo)致相關(guān)的軟硬件設(shè)施建設(shè)不完備，而且相應(yīng)的升級(jí)服務(wù)，軟件維護(hù)等工作也不能落實(shí)到位，在一定程度上限制了數(shù)字化的轉(zhuǎn)變和發(fā)展。而且現(xiàn)在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化還處于發(fā)展階段，會(huì)碰到諸多問題，這都需要加大資金的投入，從根本上解決問題。
2.缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制
衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化的發(fā)展缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制主要表現(xiàn)在兩方面。第一，檔案的監(jiān)督管理不到位。盡管實(shí)施數(shù)字化的檔案管理使得管理起來方便快捷科學(xué)，但是各部門監(jiān)督管理的標(biāo)準(zhǔn)不一致，信息資源共享過程中增加不必要的麻煩。第二，人員工作積極性不高。日常的監(jiān)督管理工作疏松，人員工作積極性不高，工作效率低下。對(duì)數(shù)字化檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不深刻，缺乏嚴(yán)格的工作素養(yǎng)。而且缺乏有效科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，這也是管理人員工作積極性不高的原因之一。
3.數(shù)字化管理的人才匱乏
數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才的匱乏是制約公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化快速發(fā)展的一大因素。目前現(xiàn)狀是舊員工工作經(jīng)驗(yàn)豐富，專業(yè)知識(shí)有所欠缺，而新員工知識(shí)儲(chǔ)備豐富但是缺乏豐富的經(jīng)驗(yàn)和對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，在思想認(rèn)同方面也有所不足。管理人才不僅要求過硬的專業(yè)知識(shí)，還要有認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，熟悉檔案方面的規(guī)章制度，遵守職業(yè)道德，這是企業(yè)單位對(duì)員工自身素質(zhì)的基本要求。
3 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理的解決策略
1.加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，適應(yīng)的當(dāng)下的發(fā)展形勢(shì)，加大對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入，著力完善基礎(chǔ)設(shè)施。對(duì)于建設(shè)過程中必需的軟硬設(shè)施如計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)配置等，保證工作性能穩(wěn)定可靠，使用壽命長(zhǎng)。良好的工作環(huán)境，有利于工作的正常進(jìn)行，提高工作的積極性和工作效率。日常的維護(hù)工作要求落實(shí)到位，對(duì)于軟件升級(jí)、設(shè)備維修等，各部門積極配合，加大資金的投入，這樣才能從根本上解決問題。
2.建立健全監(jiān)督管理機(jī)制
建立統(tǒng)一的檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于各部門因?yàn)楣ぷ餍枰?，各自制定了不一的檔案存儲(chǔ)格式，各部門之間的共享存在一些問題，因此避免這些問題需要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求整潔大方、格式統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)、歸類、存檔。分門別類整理收集，同時(shí)按照一定的順序索引，有效提高了工作效率。建立健全監(jiān)督管理機(jī)制的建設(shè)，提高管理人員的工作積極性。績(jī)效考核制度的實(shí)施，有效激發(fā)管理工作人員積極性，端正工作人員的態(tài)度。而且監(jiān)督不僅僅局限于考核，還要監(jiān)督整個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)的可靠運(yùn)行，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查監(jiān)督，軟件日常維護(hù)、升級(jí)工作的落實(shí)到位。數(shù)字化的檔案管理不只要求科學(xué)性、快捷性，更重要的是注重它的時(shí)效性和實(shí)用性，這樣在監(jiān)督管理的背景下，才能穩(wěn)定安全工作。
3.培養(yǎng)和引入專業(yè)人才
培養(yǎng)和引入數(shù)值化檔案管理的專業(yè)人才是該工程的關(guān)鍵組成部分。企業(yè)單位一方面擴(kuò)大人才來源，在社會(huì)上招聘合格的專業(yè)人才。另一方面，企業(yè)單位自身對(duì)于人才的培養(yǎng)集訓(xùn)。引入的人才在某種程度不能勝任工作，他們的工作能力需要提高，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)需要積累。因此企業(yè)單位要定期對(duì)管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，一方面增加專業(yè)知識(shí)方面的鞏固提升，另一方面積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。除此之外，還要培養(yǎng)提高他們的思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們的企業(yè)單位的認(rèn)同感，能夠深刻理解工作的必要性和重要意義，在他們能夠熟練掌握設(shè)備的使用的同時(shí)和提高了解決問題的能力，可以應(yīng)對(duì)解決在發(fā)展過程中遇到的問題，這才是企業(yè)單位取得長(zhǎng)足發(fā)展的關(guān)鍵。
總之，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理工程的建設(shè)不是一蹴而就的，需要時(shí)間的發(fā)展和資金的投入，建設(shè)完備的基礎(chǔ)設(shè)施才是該工程長(zhǎng)足發(fā)展的基本要素。在數(shù)字化檔案的實(shí)施過程當(dāng)中，必要有著嚴(yán)格的監(jiān)督管理機(jī)制進(jìn)行約束。不單單是從檔案的格式上要求，還要統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)工作整體，協(xié)調(diào)發(fā)展，提高工作的積極性和工作效率。只有完善的監(jiān)督管理機(jī)制才能保證在實(shí)施道路上堅(jiān)定不移的向既定目標(biāo)前進(jìn)。除此之外，專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)也是解決問題的關(guān)鍵所在，企業(yè)單位不僅僅是引入人才，更重要的是培養(yǎng)人才。相信未來的不久，在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案實(shí)施數(shù)字化管理的道路上能夠取得不菲的進(jìn)展和明朗的前景。
參考文獻(xiàn)
[1]張蓓蕾，李安琪，陳華俊，孫永萍，黃娟，張帆.衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理研究[J].中國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督雜志，2014年4期.
[2]孫洪坡，關(guān)于醫(yī)療衛(wèi)生檔案的電子化管理分析[J]，科技風(fēng)，2015（8）.
一、醫(yī)院文書方案管理存在的問題
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院也逐步加入市場(chǎng)化的經(jīng)營(yíng)模式，這就使得醫(yī)院更重視醫(yī)院的?I務(wù)經(jīng)濟(jì)效益，而容易忽視文書檔案的管理工作。由于醫(yī)院管理層對(duì)于文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，就導(dǎo)致大多數(shù)工作人員都認(rèn)為檔案管理工作不重要，文書檔案管理工作因而也不被重視，文書檔案管理體系疏于健全，檔案管理制度不夠科學(xué)合理，以致文書檔案管理工作者在工作時(shí)缺乏規(guī)章制度的約束，僅僅跟隨自身意愿來進(jìn)行文書檔案的管理工作。這就會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作人員在收集、整理檔案的時(shí)候不認(rèn)真，缺乏責(zé)任心，檔案的管理水平較低，無法保證檔案的安全性和完整性[1]。
此外，隨著社會(huì)價(jià)值觀的改變，檔案管理工作由于工作單調(diào)、枯燥而無法得到人們的認(rèn)可。很多醫(yī)院沒有專門的檔案管理人員，或者認(rèn)為檔案管理工作較為簡(jiǎn)單，檔案管理人員較少，導(dǎo)致檔案管理工作不能正常的完成。而且，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也比較低，職業(yè)技能不足，很多不能夠勝任檔案管理的工作，以致于醫(yī)院文書檔案管理水平較低[2]。
部分醫(yī)院也存在將文書檔案的管理工作進(jìn)行外包處理，將文書檔案交由專門的檔案管理人員進(jìn)行整理、分類和歸檔，然后在交由醫(yī)院進(jìn)行管理，這種方法雖然在一定程度上減少了醫(yī)院文書檔案管理員的工作強(qiáng)度，而且有專業(yè)檔案管理人員整理出來的檔案文件質(zhì)量比較高，工作效率也很高，但是，由于進(jìn)行外包檔案整理工作的人員不是醫(yī)院內(nèi)部人員，而在文書檔案中可能會(huì)存在一些機(jī)密文件，這就很難保證檔案的安全性。且醫(yī)院的檔案具有一定的特殊性，檔案管理人員不具備相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，有的檔案文件分類或歸類可能存在錯(cuò)誤。
二、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的對(duì)策
（一）提高醫(yī)院管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度
為了使醫(yī)院文書檔案的收集和管理工作能夠更加順利地開展，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層明確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文書檔案的重要性[3]。醫(yī)院管理人員要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理中文書檔案的重要性，還應(yīng)該清楚地了解文書檔案對(duì)于醫(yī)院未來發(fā)展的積極作用，加大在文書檔案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，提高文書檔案的管理水平。
（二）建立科學(xué)的文書檔案管理制度
在醫(yī)院文書檔案的管理工作中，必須要建立起科學(xué)合理的文書檔案管理制度，明確醫(yī)院文書檔案管理人員的工作職能，只有這樣才能夠保障醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠正常開展，做到有章可循[3]。此外，還應(yīng)該結(jié)合《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院文書檔案工作的實(shí)際情況，制定檔案管理人員的崗位職責(zé)，制定相關(guān)文書檔案的保密制度，建立健全的檔案保管制度、查閱制度以及檔案鑒定制度等，并且要求文書檔案管理人員在進(jìn)行日常的管理工作的時(shí)候嚴(yán)格按照相關(guān)的管理制度來進(jìn)行，同時(shí)，文書檔案管理制度對(duì)管理人員的管理行為具有一定的約束和規(guī)范作用，使醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠井然有序的開展。
（三）加強(qiáng)文書檔案管理的信息化建設(shè)
由于醫(yī)院的文書檔案在長(zhǎng)期的收集和管理過程中累計(jì)數(shù)量較大，導(dǎo)致紙質(zhì)文書檔案需要占據(jù)非常大的空間來進(jìn)行儲(chǔ)存，而且查找、借閱等操作都極不方便，而且紙質(zhì)文書檔案都具有唯一性，在存儲(chǔ)的過程中容易受到損毀。因此，醫(yī)院可以建立完善的文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化的文書檔案管理。將紙質(zhì)文件通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，存儲(chǔ)在醫(yī)院文書檔案數(shù)據(jù)庫中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存保管，既能夠節(jié)省檔案的儲(chǔ)存空間，保護(hù)原始檔案文件，還可以讓使用者在進(jìn)行查閱的時(shí)候更加的方便快捷，提高檔案的利用率，提高文書檔案管理人員的工作效率。
（四）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
在學(xué)校各種類檔案中，文書檔案是最為重要的檔案。因此，做好文書檔案管理工作能夠有效的發(fā)揮檔案利用價(jià)值，為檔案使用者帶來方便，為其檔案檢索帶來巨大幫助。特別是老年大學(xué)，其文書檔案的管理工作非常值得重視。本文對(duì)老年大學(xué)文書檔案管理工作進(jìn)行探究。
一、我國(guó)老年大學(xué)文書檔案管理工作中存在的問題
第一，我國(guó)老年大學(xué)文書檔案管理制度還不夠完善。目前，很多企事業(yè)單位都沒有對(duì)文書檔案管理工作引起高度重視，沒有制定健全和完善的文書檔案管理制度。即使制定了相關(guān)制度，也不具有創(chuàng)新特點(diǎn)，與我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息化時(shí)代的國(guó)情不符合。主要是因?yàn)槲覈?guó)部分檔案管理人員沒有對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，其所采取的工作模式還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理墨水，這種模式在一定程度上有著強(qiáng)烈的機(jī)關(guān)檔案管理色彩。這種現(xiàn)象對(duì)我國(guó)檔案管理的制度化、規(guī)劃化以及科學(xué)化建設(shè)非常不利，因此必須要做好對(duì)老年大學(xué)文書檔案管理制度的創(chuàng)新。
第二，我國(guó)老年大學(xué)文書檔案管理工作人員積極性不高。經(jīng)過調(diào)查顯示，我國(guó)很多文書檔案管理工作人員積極性不高，在具體工作中責(zé)任性不高，缺乏對(duì)檔案管理的意識(shí)。另外，文書檔案管理需要較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，部分工作人員并非出自檔案管理相關(guān)專業(yè)，只是臨時(shí)調(diào)用而來。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理工作非常簡(jiǎn)單，只要初中學(xué)歷即可勝任，導(dǎo)致了在文書立卷的過程中出現(xiàn)了太多的不規(guī)范情況，在工作方法和工作質(zhì)量上都難以達(dá)到相關(guān)要求。在立卷的過程中，部分檔案管理人員對(duì)于全宗檔案沒有收集齊全，在對(duì)案卷保管期限上的劃分太過混亂。另外，部分檔案管理人員沒有基本的檔案意識(shí)，在工作過程中將已經(jīng)完成工作的資料順手扔掉，不仔細(xì)保存。除此之外，部分檔案工作人員認(rèn)為檔案收集是檔案室的工作，與自己沒關(guān)系，因此忽略對(duì)其的重視。
第三，我國(guó)老年大學(xué)文書檔案管理工作沒有較強(qiáng)的水平。在信息化時(shí)代下，將電子信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，從而促進(jìn)文書檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量。然而在實(shí)際應(yīng)用過程中，部分工作人員在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在具體檔案管理實(shí)踐中，通用性不夠，其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平不足。一些檔案管理軟件只是立足于檔案專業(yè)流程加以研究，卻沒有考慮到文件和檔案之間的聯(lián)系。特別是我國(guó)辦公自動(dòng)化方式廣泛應(yīng)用之后，檔案管理軟件和OA系統(tǒng)不能有效銜接，從而造成了在歸檔過程中，存在著大量電子文件歸檔處理不準(zhǔn)確、不及時(shí)的情況。
二、加強(qiáng)老年大學(xué)文書檔案管理水平的策略
第一，要提高老年大學(xué)文書檔案管理制度建設(shè)的進(jìn)程，強(qiáng)化檔案管理能力。老年大學(xué)應(yīng)該針對(duì)原來的規(guī)章制度，立足于此，從而對(duì)原有制度有效的梳理和完善。一方面保證遵循了相關(guān)法律規(guī)定，另一方面，要落實(shí)到文書管理的實(shí)際上來，從而制定好完善健全的規(guī)章制度。針對(duì)檔案管理、歸檔統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案鑒定以及文件處理等內(nèi)容都需要加強(qiáng)規(guī)范，保證在操作程序中要求統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、使用統(tǒng)一。將過去的規(guī)章制度中不適宜的規(guī)則進(jìn)行廢除，對(duì)相關(guān)制度中不完善的內(nèi)容加以修繕，保證制定出的文書檔案管理制度能夠充分符合實(shí)際。老年人因?yàn)橥砟旯陋?dú)或者需要接觸新領(lǐng)域，想在晚年培養(yǎng)興趣、陶冶情操，希望通過學(xué)籍檔案來記錄自己晚年充實(shí)的生活，教師也希望通過老年人的檔案來發(fā)掘其年輕時(shí)的經(jīng)歷，從而有針對(duì)性制定培養(yǎng)計(jì)劃。因此制定好文書檔案管理制度，保證對(duì)文書檔案有效管理避免檔案丟失和記錄錯(cuò)誤的情況發(fā)生，為老年人的晚年生活帶來慰藉，也為教師發(fā)揮老人的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處帶來幫助。
第二，要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作積極性。首先，學(xué)校要對(duì)檔案管理工作的重要性加以重視，對(duì)文書檔案管理工作加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，并對(duì)文書檔案管理加強(qiáng)宣傳，從而提高文書檔案管理工作人員的工作思想和意識(shí)，從而努力收集和管理文件檔案。其次，學(xué)校應(yīng)該提高檔案管理工作人員的工作責(zé)任感，在員工的調(diào)入和變動(dòng)上嚴(yán)格把關(guān)，落實(shí)好考核工作。通過績(jī)效調(diào)整和崗位升遷制度完善的方式來調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。再次，學(xué)校應(yīng)該培養(yǎng)員工的工作熱情，告訴他們文書檔案管理的質(zhì)量對(duì)于老人的重要性，從而讓檔案管理人員從情感上落實(shí)工作態(tài)度和作風(fēng)。最后，企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案管理人員的基本素質(zhì)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。目前信息化時(shí)代下，各項(xiàng)技術(shù)和理念都在快速更新，一旦跟不上時(shí)代潮流，將會(huì)面臨淘汰風(fēng)險(xiǎn)。因此，要向檔案管理人員培訓(xùn)新技術(shù)，加強(qiáng)考核，從而提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。
第三，采用先進(jìn)手段提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著人們對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)的普遍應(yīng)用。通過OA系統(tǒng)能夠自動(dòng)完成收文和發(fā)文工作，如果采用過去的管理模式，難以做好文書檔案的管理工作，因此要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改變。首先，要采用適宜的文書檔案管理軟件，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升檔案立卷、整理、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索及查閱等工序的效率。應(yīng)用OA系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件接口，保證OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接，把OA系統(tǒng)中的電子文件并入檔案系統(tǒng)。另外，要增加檔案檢索效率，建立多層次、多角度的檔案檢索體系，保證檔案材料的管理和利用能夠系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化、迅速化和全面化，從而保證檔案管理的工作效率。為老年人查閱檔案帶來方便。
三、總結(jié)
老年大學(xué)要想落實(shí)好科學(xué)化、制度化和規(guī)范化管理，就必須要對(duì)文檔管理制度進(jìn)行完善，提高文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作積極性，采用信息化檔案管理技術(shù)，才能極可能提高文書檔案管理水平，為老年人檔案查閱提供便利，并保證老年人檔案安全。
參考文獻(xiàn)
政府機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)與行政管理活動(dòng)過程中所形成的具有保護(hù)價(jià)值的文件，就稱之為文書檔案。其文書檔案作為檔案工作中的主要組成部分之一，其具有較強(qiáng)的政治性、服務(wù)型以及技術(shù)性[1]。同時(shí)其也是衡量檔案管理水平的主要標(biāo)準(zhǔn)，文書管理水平的高低，不僅決定了檔案資料的質(zhì)量，同時(shí)還對(duì)單位的建設(shè)與持續(xù)發(fā)展帶來一定的影響，尤其是在新時(shí)期背景下，文書檔案管理工作更為關(guān)鍵。為此，本文針對(duì)現(xiàn)階段文書檔案管理工作所面臨的新挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，并從根本上解剖管理工作中存在的問題，以制定有效的對(duì)策提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，進(jìn)一步促使文書檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化、科學(xué)化以及規(guī)范化方向發(fā)展。
一、新時(shí)期下文書檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)
（一）工作復(fù)雜、繁瑣
文書檔案管理其主要的工作內(nèi)容是收集并保存各類資料，其管理的對(duì)象是對(duì)人事、事件、過程記錄以及各種文件資料進(jìn)行存檔管理，通過利用各種各樣的載體對(duì)這些對(duì)象進(jìn)行記錄并做好分類存放[2]。在新時(shí)期下，由于文書檔案數(shù)量的大幅度增加，其所涉及的資料越來越復(fù)雜，同時(shí)門類也逐漸增多，這就使得文檔管理工作量變大，其管理的過程也變得更復(fù)雜繁瑣。
（二）內(nèi)容豐富、載體多樣
在社會(huì)發(fā)展步伐不斷加快、科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的時(shí)代背景下，文書資料的種類變得越來越豐富，所涵蓋的范圍也更廣。在新時(shí)期下，文書檔案其所涉及的面可包含黨群文書檔案管理、行政文書檔案管理、特種載體的文書檔案等多個(gè)方面。與此同時(shí)，在科技日新月異的新時(shí)期，文書檔案其載體也呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展，例如電子文件、圖片、錄音、錄像等都可作為文書檔案的載體。而多樣化文書檔案載體的發(fā)展，則對(duì)現(xiàn)代化文書檔案管理的相關(guān)管理人員其工作能力提出了更高的要求。
（三）管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
不管是在舊時(shí)期還是在現(xiàn)階段的新時(shí)期下，文書檔案管理都具有公文管理所具有的管理標(biāo)準(zhǔn)化以及文書檔案規(guī)范性、保密性以及服務(wù)性的特點(diǎn)[3]。在文書檔案管理工作中，在資料的完整性與安全性上具有較高的要求，這就表示，現(xiàn)代化的文書檔案管理工作需要做到認(rèn)真仔細(xì)，要求相關(guān)的管理人員需要具有良好的事業(yè)心與責(zé)任感。
二、新時(shí)期下文書檔案管理工作存在的問題
（一）缺乏規(guī)范化的文書檔案管理制度
文書檔案管理規(guī)范性不足是各企、事業(yè)單位文書檔案管理工作中普遍存在的問題，其主要表現(xiàn)為檔案號(hào)殘缺不全、案卷標(biāo)題缺乏一定的科學(xué)性，或是案卷內(nèi)缺少目錄以及組卷過于混亂等方面[4]。文書檔案管理的不規(guī)范，不僅會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量造成一定的影響，同時(shí)還會(huì)阻礙文書檔案再利用價(jià)值的提升。而分析其規(guī)范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文書檔案管理制度而導(dǎo)致的，因此，在新時(shí)期下，需要不斷完善相關(guān)的文書檔案管理工作制度，以規(guī)范文書檔案管理工作行為，從而促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。
（二）缺乏現(xiàn)代化的文書檔案管理手段
在文書檔案管理手段上，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。目前許多檔案管理軟件，僅局限于檔案專業(yè)化管理流程的研究上，而沒有充分考慮到檔案與文件之間的銜接性，缺乏現(xiàn)代化的管理手段。特別是在辦公自動(dòng)化推行之后，傳統(tǒng)的文書檔案管理軟件很難實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)之間的無縫鏈接，這就導(dǎo)致部分的電子文件不能及時(shí)和準(zhǔn)確的進(jìn)行歸檔[5]。
（三）文書檔案檢索效率有待提高
在文書檔案檢索上方式上，主要有手工檢索與計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，而長(zhǎng)期以來手工檢索在文書檔案檢索中的應(yīng)用最為廣泛。在現(xiàn)階段的文書檔案檢索中，仍是以手工檢索為主要手段，但該種方法的檢索效率并不高，很難適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求。雖然也有部分文檔案管理人員為了提升手工檢索的效率，花了許多時(shí)間與精力開發(fā)了一些檢索工具，但在檢索質(zhì)量上較差，著又會(huì)導(dǎo)致文書檔案的價(jià)值受到影響。而文書檔案檢索效率低，也會(huì)在關(guān)鍵時(shí)刻對(duì)企業(yè)的決策帶來不可估量的影響。
（四）文書檔案管理人員素質(zhì)較低
文書檔案管理人員作為檔案管理的執(zhí)行者，其工作能力與自身素質(zhì)的高低都直接影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量。而據(jù)研究調(diào)查顯示[6]，現(xiàn)階段大部分企業(yè)的檔案管理人員大多屬于轉(zhuǎn)崗的老齡職工，而部分的則為企業(yè)管理階層領(lǐng)導(dǎo)的親戚等，這就導(dǎo)致文書檔案管理團(tuán)隊(duì)人員專業(yè)水平與個(gè)人素質(zhì)較低的現(xiàn)象，從而影響了管理工作的質(zhì)量。因此，在新時(shí)期的文書檔案管理工作中，提升管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。
三、新時(shí)期下做好文書檔案管理工作的對(duì)策
針對(duì)新時(shí)期下文書檔案管理工作主要面臨的挑戰(zhàn)出發(fā)，并結(jié)合現(xiàn)階段各企、事業(yè)單位在文書檔案管理工作中主要存在的問題，提出以下幾點(diǎn)相應(yīng)的解決對(duì)策。
（一）完善文書檔案管理制度
為滿足新時(shí)期對(duì)文書管理的要求，針對(duì)目前其管理工作中由于管理制度缺乏而導(dǎo)致的文書管理規(guī)范性不足、保密性不夠等問題，首先需要在原有的文書檔案管理制度上進(jìn)行完善。通過對(duì)現(xiàn)有制度的評(píng)估、分析，遵循科學(xué)、合法以及適用的原則，結(jié)合相關(guān)部門公文管理的實(shí)際工作要求，制定出符合現(xiàn)代化發(fā)展的“公文處理實(shí)施辦法”[7]；并通過對(duì)以往的文書檔案管理方面的各項(xiàng)具體要求或規(guī)定進(jìn)行梳理，最終將檔案管理、統(tǒng)計(jì)歸檔、文檔處理程序以及檔案的保密、借閱與銷毀融為一體，并提出相應(yīng)的規(guī)范化操作要求，以建立一個(gè)具有統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一運(yùn)行操作流程。同時(shí)對(duì)當(dāng)前的存在管理漏洞的各項(xiàng)管理制度進(jìn)行修繕，針對(duì)一些不合理或與實(shí)際管理工作不相符的制度，應(yīng)及時(shí)廢除，從新修訂出適合企業(yè)發(fā)展與新時(shí)期要求的現(xiàn)代化文書檔案管理制度。
除此之外，在電子科技不斷發(fā)展的新時(shí)期之下，文書檔案開始向電子檔案的形式轉(zhuǎn)換，因此，在建立或完善相關(guān)檔案管理制度時(shí)，還需制定相應(yīng)的電子文檔管理制度，通過將現(xiàn)代化的文書檔案管理制度與傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行有效的結(jié)合。從而使文書檔案管理在健全的制度引導(dǎo)下得到全面、綜合與完整的管理，從根本上提升管理工作的質(zhì)量。
（二）應(yīng)用先進(jìn)手段實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用使得收文、發(fā)文能夠通過OA流轉(zhuǎn)完成的新時(shí)期下，要求文書檔案管理人員需要摒棄傳統(tǒng)手工管理的觀念，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化先進(jìn)的管理手段實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理。
這就要求企業(yè)從文書檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，選擇合適企業(yè)檔案管理工作需要的現(xiàn)代化管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，對(duì)文書檔案進(jìn)行整理、立卷、編號(hào)與儲(chǔ)存、查閱等工作。同時(shí)，創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，使OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，從而保證電子文件數(shù)據(jù)能夠通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)并進(jìn)行歸檔，并使紙質(zhì)文檔能夠與電子文檔相對(duì)應(yīng)，確保信息的一致性。同時(shí)，企業(yè)需要利用相應(yīng)的軟件，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部文書檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，從而在保證文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上提升文書檔案的應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理向信息化與現(xiàn)代化方向發(fā)展。
（三）提高文書檔案檢索效率
在文書檔案檢索方面，首先通過對(duì)當(dāng)前的文書檔案進(jìn)行全面的普查，根企業(yè)發(fā)展的需要，針對(duì)一些不具有利用價(jià)值的文書檔案進(jìn)行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對(duì)文書檔案進(jìn)行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。其次，通過對(duì)文書檔案進(jìn)行組合，對(duì)于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個(gè)類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因?yàn)閷?shí)施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。
（四）提升管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員作為文書檔案管理工作的最終執(zhí)行者，同時(shí)也是保證各項(xiàng)檔案管理工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵因素，管理人員自身素質(zhì)水平與工作能力等綜合素質(zhì)直接決定了企業(yè)文書檔案管理工作的水平。因此，各企業(yè)在文書檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)上，一定要重視管理人員的綜合素質(zhì)水平。企、事業(yè)單位可以結(jié)合自身管理工作的需要，一方面可以通過引進(jìn)或聘用的方式將具有一定文化水平、專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力較高的人才充實(shí)到管理隊(duì)伍中；另一方面，企業(yè)可以從現(xiàn)階段文書檔案管理人員的具體情況出發(fā)，通過加強(qiáng)對(duì)管理人員相關(guān)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，利用多種渠道、多層次與多手段對(duì)其進(jìn)行繼續(xù)教育，從而提升文書檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與綜合素質(zhì)；除此之外，要求各管理人員對(duì)于新的管理知識(shí)、技術(shù)與手段不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，并定期開展業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，以提高其在文書檔案管理方面的綜合能力。
四、小結(jié)
在新時(shí)期下，企業(yè)的文書檔案管理工作水平直接反應(yīng)了企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)管理水平，文書檔案管理工作想要適應(yīng)時(shí)展的需要，就需要針對(duì)當(dāng)前存在的問題，通過完善相關(guān)管理制度、利用現(xiàn)代化先進(jìn)的管理手段，以提升文書檔案檢索效率，并通過提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，從而促進(jìn)文書檔案管理工作向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化與規(guī)范化方向邁進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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2醫(yī)院文書檔案管理對(duì)策
2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)
醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí),才能讓檔案人員對(duì)文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識(shí)。當(dāng)醫(yī)院對(duì)文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對(duì)文書檔案管理制度進(jìn)行完善,對(duì)相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時(shí),醫(yī)院文書檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí),認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行,在目前形勢(shì)下,醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率,以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對(duì)文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入,對(duì)文書檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,節(jié)省檢索時(shí)間,將檢索中的認(rèn)為失誤率降低,保證檢索準(zhǔn)確率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對(duì)文書檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時(shí)間更長(zhǎng)、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書檔案收集更及時(shí),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進(jìn)文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策,從自身的實(shí)際情況出發(fā),對(duì)文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定,通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限,使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對(duì)醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強(qiáng)文書檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處,院長(zhǎng)牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級(jí)負(fù)責(zé),加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實(shí)。
2.4提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應(yīng)該可信運(yùn)用文書檔案實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對(duì)文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實(shí)文書檔案管理,同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
二、文書檔案管理工作存在的問題
時(shí)代在快速前進(jìn)，傳統(tǒng)文書檔案管理工作機(jī)制逐漸不能滿足單位在新時(shí)代背景下發(fā)展的需求，逐漸不能滿足人們對(duì)檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：
（一）文書檔案管理體制不完善
就我國(guó)文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應(yīng)新時(shí)展腳步。現(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關(guān)系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時(shí)，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)一般都是上級(jí)指示下級(jí)執(zhí)行，但是往往是領(lǐng)導(dǎo)抓大頭，各小頭更細(xì)化的部分沒人重視，例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關(guān)注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性以及實(shí)用性。另外，工作體制的不完善側(cè)面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側(cè)重點(diǎn)，一般都是將重點(diǎn)放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案工作的服務(wù)性，降低了工作有效性。
（二）文書檔案工作手段落后
隨著信息時(shí)代的來臨，對(duì)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就需要運(yùn)用高新技術(shù)，更近一步實(shí)現(xiàn)文書檔案的時(shí)效性、實(shí)用性以及共享性。但就我國(guó)目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位只是為應(yīng)潮流影響，匆忙配備計(jì)算機(jī)，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計(jì)算機(jī)只是將檔案轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行保存，然后脫網(wǎng)單機(jī)來編目或提供檢索，不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質(zhì)。
（三）管理人員專業(yè)水平低
很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員，工作人員通常是身兼數(shù)職，在工作上分身乏術(shù)。同時(shí)，工作人員對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術(shù)含量，對(duì)其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進(jìn)行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡(jiǎn)情況下都是首當(dāng)其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評(píng)價(jià)以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。
三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時(shí)展的要求，想要增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力，使其在市場(chǎng)中占據(jù)一定位置，就需要單位對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：
（一）創(chuàng)新管理制度
文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展需要，針對(duì)單位機(jī)制不合理地方進(jìn)行改善，根據(jù)時(shí)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，以新制度彌補(bǔ)舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個(gè)方面：一方面是機(jī)構(gòu)內(nèi)部制度的確立，以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任為基礎(chǔ)建立相應(yīng)制度，主要為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對(duì)檔案執(zhí)行工作建立管理制度，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的需要，不斷對(duì)現(xiàn)行的制度及逆行那個(gè)評(píng)審，針對(duì)漏洞和不足來進(jìn)行改善，保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實(shí)際需求對(duì)現(xiàn)行制度橫向和縱向進(jìn)行改善，保證制度行之有效。
（二）創(chuàng)新工作手段
信息時(shí)代的來臨對(duì)檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn)，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時(shí)展對(duì)檔案的需求，因此必須要對(duì)文書檔案管理工作手段進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用，承載著單位發(fā)展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內(nèi)容的完整性。對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是將以往紙質(zhì)記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫的形式，對(duì)檔案信息進(jìn)行編號(hào)管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調(diào)取時(shí)能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負(fù)責(zé)不同方面，在查取時(shí)比較麻煩，針對(duì)這一點(diǎn)可以對(duì)每個(gè)工作人員信息進(jìn)行錄入，并與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，這樣只要輸入工作人員信息就可以調(diào)取相應(yīng)檔案內(nèi)容?；蛘呤强梢酝ㄟ^掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進(jìn)而提高工作效率。
信息化條件下不僅文書檔案數(shù)字化迎來了良好的政策機(jī)遇，而且也使得數(shù)字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，從而對(duì)于廣播電視臺(tái)文書檔案數(shù)字化發(fā)展帶來了重要的機(jī)遇。
1、文書檔案信息化的政策機(jī)遇良好
為迎接信息化時(shí)代的到來，國(guó)家制定出臺(tái)了諸多的扶持政策，鼓勵(lì)包括文書檔案等業(yè)務(wù)在內(nèi)的產(chǎn)業(yè)數(shù)字化發(fā)展，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于大力推進(jìn)信息化發(fā)展和切實(shí)保障信息安全的若干意見》（國(guó)發(fā)〔2012〕23號(hào)）就對(duì)各領(lǐng)域的信息化提出了指導(dǎo)意見。此外，《電子檔案管理基本術(shù)語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等制度的出臺(tái)則為信息化條件下文書檔案數(shù)字化提供了政策支持。
2、文書檔案管理數(shù)字化便捷性大幅度提升
信息化條件下，首先，各種信息設(shè)備被大量的開發(fā)出來，文書檔案數(shù)字化具有了可行的基礎(chǔ)，如文字掃描專用設(shè)備以及掃描后不同文檔格式轉(zhuǎn)換工具的開發(fā)，使得各種歷史文書檔案可以便捷的轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。其次，各種信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，文書檔案數(shù)字化管理具有了可行性。由于信息化的推廣應(yīng)用，一般的文書檔案人員都具備計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，而各種軟件供應(yīng)商開發(fā)出的文書檔案管理軟件界面簡(jiǎn)單、操作方便，降低了文書檔案管理的難度，提高了文書檔案數(shù)字化管理的可行性。
3、文書檔案數(shù)字化成本大幅度降低管理水平得到提升
隨著信息化的推廣應(yīng)用，無論是硬件設(shè)備還是軟件服務(wù)供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格都大幅度降低，這就使得文書檔案數(shù)字化的成本大幅度的降低，即使是縣及以下的單位，只要購(gòu)買了基本的軟件，并利用WORD、EXCEL等辦公軟件輔助就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理及應(yīng)用。此外，從管理來看，信息化條件下，文書檔案可以利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而提高了管理水平。
二、信息化條件下廣播電視臺(tái)文書檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)
信息化雖然為文書檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化帶來了機(jī)遇，但同時(shí)也帶來了諸多挑戰(zhàn)，表現(xiàn)在文書檔案業(yè)務(wù)流程需要重構(gòu)等方面，需要廣播電視臺(tái)組織力量積極應(yīng)對(duì)。
1、文書檔案業(yè)務(wù)流程需要重構(gòu)
廣播電視臺(tái)傳統(tǒng)模式下文書檔案的業(yè)務(wù)流程基本是各部門將文書檔案資料送交檔案室或者檔案管理人員，檔案管理人員審核后就按照一定的原則進(jìn)行分類保存，直至最后銷毀，這一過程中如果需要調(diào)閱則只能到檔案室辦理相應(yīng)的手續(xù)。但在信息化條件下，這種業(yè)務(wù)流程需要重構(gòu)，如需要調(diào)閱文件則只需要到存放文書的檔案的計(jì)算機(jī)設(shè)備中進(jìn)行操作，而無需到檔案室調(diào)閱紙質(zhì)文檔，這就改變了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，但部分廣播電視臺(tái)尚未推進(jìn)流程重組，難以適應(yīng)信息化的需要。
2、文書檔案工作內(nèi)容需要?jiǎng)?chuàng)新
在傳統(tǒng)模式下，廣播電視臺(tái)文書檔案主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，但在信息化條件下，文書檔案增加了電子檔案的內(nèi)容，這就需要廣播電視臺(tái)在工作內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，一方面，要制定數(shù)字檔案的管理制度，即數(shù)字檔案如何保存、如何開發(fā)利用等，這就必然需要對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新。另一方面，要對(duì)數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的一致性進(jìn)行驗(yàn)證，即保證兩者在內(nèi)容上是相同的，特別是，由于數(shù)字檔案具有可修改性，在正式成文之前可能經(jīng)歷了不同領(lǐng)導(dǎo)者的修正，因此必須有效的進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)字檔案保存文稿為最終定稿的文書。
3、文書檔案的安全性遭遇威脅
在信息化條件下，特別是沒有開發(fā)專門的數(shù)據(jù)庫的背景下，廣播電視臺(tái)的文書檔案都是簡(jiǎn)單的利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行保存，如建立一個(gè)文件夾將同類型的文書檔案存放在里面，但由于這種存在只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的加密處理，部分文書檔案管理人員甚至沒有進(jìn)行加密處理，如果遭遇不法分子的攻擊容易導(dǎo)致信息泄露，給廣播電視臺(tái)帶來壓力。
三、信息化條件下促進(jìn)廣播電視臺(tái)文書檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化的思考
數(shù)字化是廣播電視臺(tái)文書檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在數(shù)字化過程中，廣播電視臺(tái)必須把握機(jī)遇，積極完善數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)文書檔案人才管理，完善數(shù)字化管理制度，以此加快文書檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化進(jìn)程。
1、積極完善數(shù)字化設(shè)施設(shè)備
首先，要積極完善硬件設(shè)備，廣播電視臺(tái)要加大投入，積極購(gòu)買包括計(jì)算機(jī)、掃描儀等在內(nèi)的信息化設(shè)備，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)文書檔案管理設(shè)備，以促進(jìn)紙質(zhì)文書檔案與電子文書檔案同步升級(jí)。其次，要積極完善軟件設(shè)備，廣播電視臺(tái)要根據(jù)其文書檔案涉及的內(nèi)容多等特征，積極組織開發(fā)文書檔案數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)能力強(qiáng)、管理方便、安全高效的特征，強(qiáng)化文書檔案管理。
2、加強(qiáng)文書檔案人才管理
所謂檔案，即指可供人們查找的以前事跡的記錄，其內(nèi)容形式豐富，可以是圖、表以及文字等。社會(huì)的迅速發(fā)展，致使社會(huì)事件的發(fā)生遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過舊時(shí)代，導(dǎo)致文書檔案的制作及管理都面臨著極大難度。傳統(tǒng)的文書檔案管理已無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要，導(dǎo)致現(xiàn)代化的文書檔案管理形式是社會(huì)發(fā)展的大勢(shì)所趨。建立完善的管理體制是必不可少的，以對(duì)現(xiàn)代化社會(huì)所發(fā)生的事件進(jìn)行完善的建檔，致使充分體現(xiàn)出文書檔案的現(xiàn)代化管理，其必須是大容量、規(guī)范化、系統(tǒng)的檔案建立機(jī)制。使文書檔案的管理走上高科技，使檔案記錄所必備的介質(zhì)形式，能在檔案中得到全面、綜合的體現(xiàn)，促使文書檔案的管理走向現(xiàn)代化。文書檔案管理的現(xiàn)代化體現(xiàn)在以下幾方面：其一，管理人員。現(xiàn)代化的管理人員，是文書檔案現(xiàn)代化管理的前提條件；其二，信息技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，是文書檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。其三，管理體制。完善的管理體制，才能使文書檔案的現(xiàn)代化管理有序進(jìn)行，促使檔案的全面完善。做好以上三點(diǎn)內(nèi)容，則檔案管理者即可做好文書檔案現(xiàn)代化管理。
文書檔案現(xiàn)代化管理的意義，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。事物的不斷優(yōu)質(zhì)發(fā)展是其存在與社會(huì)的前提。如同生物進(jìn)化，若其發(fā)展無法符合時(shí)代的要求必將走向消亡。文書檔案現(xiàn)代化管理的道路，促使文書檔案的管理適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，為其文書檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)存在尋求了可發(fā)展道路。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來源第二，滿足人類的需要。當(dāng)代社會(huì)，文檔一體化已是大勢(shì)所趨。文書檔案內(nèi)容的豐富性大大提高，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，則必須實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化。以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷豐富文書檔案的內(nèi)容，包括圖片、視頻、文件等等，已滿足人類的需要。
2 、強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法
2.1管理人員的管理
現(xiàn)代化的設(shè)備需要現(xiàn)代化的人，因此現(xiàn)代化的文書檔案管理人員培養(yǎng)是強(qiáng)化現(xiàn)代化文書檔案管理的前提。針對(duì)管理人員的管理主要方法如下：其一，培訓(xùn)管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)。管理人員的培訓(xùn)是管理工作得以進(jìn)行的基礎(chǔ)，使其掌握熟練現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)文書檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)了如指掌，這一培訓(xùn)過程既是對(duì)文書檔案現(xiàn)代化管理的一種強(qiáng)化。其二，管理人員制度的建立。通過對(duì)管理人員的制約，以確保文書檔案的規(guī)范性、全面性以及真實(shí)性。用制度約束管理人員、指導(dǎo)管理人員，使其正確的面對(duì)文書檔案的現(xiàn)代化管理，已達(dá)到強(qiáng)化作用。其三，管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流。任何技術(shù)都是不斷發(fā)展的，每個(gè)人對(duì)技術(shù)的掌握都是有所差別的，因此定期的管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流，必將指導(dǎo)文書檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)的發(fā)展，以使文書檔案現(xiàn)代化管理得到強(qiáng)化。
2.2 技術(shù)設(shè)備的升級(jí)
現(xiàn)代化的管理，亦是離不開現(xiàn)代化的信息技術(shù)，文書檔案的管理亦是如此。從紙制檔案發(fā)展到電子檔案，不只是備查信息載體的變化，備查信息類型亦是逐漸增多，可以說是文書檔案管理的一次質(zhì)的飛越。因此，技術(shù)設(shè)備是文書檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，是強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的前提。足以顯現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的升級(jí)是如此重要，然其有效方法有如下幾種：首先，技術(shù)設(shè)備的升級(jí)需要大量的資金，以至于需要大量的資金投入，從紙制檔案到電子檔案，可以說，需要的資金絕非小數(shù)目。其次，購(gòu)買或研發(fā)適合社會(huì)需要的文書檔案現(xiàn)代化管理的軟件。先進(jìn)的軟件將更有利于文書檔案現(xiàn)代化管理的強(qiáng)化，使其更加適合人們的需要。因?yàn)楹玫能浖闶刮臅鴻n案的錄入更加具體全面，且具有規(guī)范性。最后技術(shù)設(shè)備的硬件更換，好的硬件設(shè)備必將有利于文書檔案的保存，且要定期的檢查硬件設(shè)備上的文書檔案，隨著時(shí)代而更換硬件設(shè)備，以確保文書檔案的完整性，確保不會(huì)流失。
2.3完善的管理制度
所謂完善的管理制度，是指對(duì)文書檔案的管理，不論是紙制檔還是電子檔，都應(yīng)有其完善的管理制度。文書檔案隨著社會(huì)發(fā)展，其存在形式發(fā)生質(zhì)的變化，而制度是針對(duì)具體事務(wù)，因此文書檔案的管理制度亦將發(fā)生變化，即發(fā)展為文書檔案現(xiàn)代化管理制度。通過不斷地完善文書檔案現(xiàn)代化管理制度，已達(dá)到強(qiáng)化文書檔案現(xiàn)代化管理的目的。其管理制度當(dāng)從錄制、保存、定期檢查三個(gè)方面做，制定錄制規(guī)范、準(zhǔn)確，保存完整、有序，定期檢查及時(shí)完善已遺失文檔的管理制度。
現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式和相關(guān)體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學(xué)的解決辦法。為了要開發(fā)出支持文檔一體化的電腦軟件，相關(guān)部門近年來了檔案軟件管理功能的一些規(guī)定，這一舉措帶動(dòng)了文書和檔案一體化理念的發(fā)展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經(jīng)驗(yàn)。此后，國(guó)家檔案局又頒發(fā)了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵(lì)文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務(wù)管理系統(tǒng)已基本實(shí)現(xiàn)了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學(xué)技術(shù)提供了發(fā)展的平臺(tái)。此外，電子政務(wù)也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動(dòng)了文書檔案一體化的進(jìn)步。在文書與檔案相融合的過程中，社會(huì)上出現(xiàn)了和信息技術(shù)相關(guān)的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉(zhuǎn)換的局限，并使電子文檔的統(tǒng)一
2 文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)
2.1 提高檔案歸檔人員工作效率
文書檔案進(jìn)行信息化管理不但會(huì)使文書檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時(shí)整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.2 提高檔案的查閱速度
文書檔案實(shí)施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時(shí)檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號(hào)就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。
2.3 提高文件的?韉菟俁群臀募?的安全性
高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，不能及時(shí)歸檔，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時(shí)可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級(jí)，也可以通過權(quán)限設(shè)置對(duì)查檔人員進(jìn)行操作的權(quán)限設(shè)置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也減少了對(duì)紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。
3 文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施
3.1 建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度
強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國(guó)家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時(shí)宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書檔案管理績(jī)效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。
3.2 采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)
在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確?，F(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購(gòu)買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技術(shù)的應(yīng)用，還能在文書檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過后才能進(jìn)入系統(tǒng)?？梢姡F(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。
3.3 打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097
[中圖分類號(hào)]G275.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-0-02
現(xiàn)代化文書檔案管理的實(shí)施，是為了進(jìn)一步提高文書檔案的安全性，并高效分析和處理檔案信息，提高其管理能力和服務(wù)質(zhì)量。文書檔案管理的現(xiàn)代化，主要包括信息化和規(guī)范化兩個(gè)方面，并具體圍繞著制度、技術(shù)和人才進(jìn)行管理，實(shí)施科學(xué)、可行的管理辦法。
1 現(xiàn)代化文書檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值
1.1 提高企業(yè)信息的分析和處理能力
文檔案信息，能夠詳細(xì)反映出企業(yè)的發(fā)展概況和現(xiàn)實(shí)狀況，其關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展。在文書檔案管理工作中，不僅需要保證關(guān)于企業(yè)發(fā)展的信息資料的安全和完整，還需要重視這些信息的功能和作用。文書檔案信息能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展給予指導(dǎo)和引領(lǐng)，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供有價(jià)值的參考。為了從文書檔案中獲取更加全面的信息資料，企業(yè)需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格、規(guī)范的管理，以高效完成信息資料的調(diào)取、分析和處理等工作，因此，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理顯得尤為重要。應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，建立文書檔案信息系統(tǒng)，極大的擴(kuò)展了文書檔案的儲(chǔ)存空間。同時(shí)還能利用計(jì)算機(jī)代替人工，更加快速的分析和處理信息資料，提高了信息服務(wù)工作的效率和質(zhì)量，減輕了相關(guān)工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)。由此可見，現(xiàn)代化文書檔案管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著積極的影響。
1.2 創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益
文書檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的全過程，涵蓋了生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等多項(xiàng)工作。企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展與管理過程中所出現(xiàn)的問題，均可以參考文書檔案找尋原因，以更好的采取解決辦法。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，面對(duì)復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，企業(yè)發(fā)展面臨著更多的挑戰(zhàn)。而提高文書檔案管理水平，能在很大程度上提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。為了進(jìn)一步提升文書檔案管理的安全性，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變其管理理念，更新其管理策略，依托于先進(jìn)的技術(shù)和規(guī)范的制度，將文書檔案信息轉(zhuǎn)換為有價(jià)值的資源和生產(chǎn)力，以更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，進(jìn)而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
1.3 更新經(jīng)營(yíng)理念
現(xiàn)代化文書檔案管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作提供全新的思路，轉(zhuǎn)變其經(jīng)營(yíng)理念。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部需要對(duì)文書檔案管理工作予以重視，能根據(jù)其信息資料，更加清楚認(rèn)識(shí)到企業(yè)今后的發(fā)展形勢(shì)，更新經(jīng)營(yíng)理念。還能合理進(jìn)行工作任務(wù)安排，讓每一名員工的價(jià)值均能在崗位中予以實(shí)現(xiàn)，自覺規(guī)范要求，重視創(chuàng)新與創(chuàng)造，其對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著良好的推動(dòng)作用。
2 現(xiàn)代化文書檔案管理的不足之處
2.1 缺乏專業(yè)、明確的文書檔案管理機(jī)構(gòu)
部分企業(yè)單位在開展文書檔案工作過程中，沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，多是由人事管理部門負(fù)責(zé)。文書檔案管理的分工不明確，從事文書檔案管理的并不是專業(yè)的工作人員，其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平不高，對(duì)電算化技術(shù)和信息技術(shù)的掌握不夠熟練，這在很大程度上影響了文書檔案管理的工作質(zhì)量，同時(shí)也制約了文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
2.2 缺乏規(guī)范化的管理制度
很多企業(yè)單位在文書檔案管理方面缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度。當(dāng)前，企業(yè)文書檔案管理工作正逐漸朝著信息化和自動(dòng)化過渡，這便需要一個(gè)更為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理體制。文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的主要內(nèi)容包括應(yīng)用軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，但由于缺乏規(guī)范化的管理制度，資料的收集和儲(chǔ)存不嚴(yán)謹(jǐn)，文檔分類不合理，應(yīng)用軟件雜亂。文書檔案的收編管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，其通用性和適用性較為欠缺，信息資料的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性均難以保障，這是現(xiàn)階段文書檔案管理工作中需要改進(jìn)的部分。
2.3 信息化建設(shè)滯后
從某種意義上說，文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展也是信息化的發(fā)展。但文書檔案的信息化建設(shè)相對(duì)滯后，企業(yè)在該方面的投入較少，這就導(dǎo)致文書檔案信系統(tǒng)相關(guān)硬件和軟件功能不全，辦公系統(tǒng)落后，相關(guān)設(shè)備和技術(shù)得不到及時(shí)更新和升級(jí)，數(shù)據(jù)庫和整編庫尚不完善，電子文件資料的存儲(chǔ)存在障礙。與此同時(shí)，缺乏防火墻、殺毒軟件對(duì)信息系統(tǒng)的防護(hù)，文書檔案的安全性難以得到保障。
3 現(xiàn)代化文書檔案管理的新思考
3.1 管理制度的完善
文書檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，需要依托于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，進(jìn)而保證管理工作的質(zhì)量?；谄髽I(yè)自身的管理體制和組織架構(gòu)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的實(shí)際，建立健全企業(yè)單位文書檔案管理制度；設(shè)置專門的文書檔案管理機(jī)構(gòu)，并由專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)，分別管理紙質(zhì)文檔和電子文檔；改變傳統(tǒng)的工作形式，更加靈活地進(jìn)行管理。加快文書檔案的信息化建設(shè)，并加強(qiáng)對(duì)文書檔案信息系統(tǒng)的管理，并將其納入管理制度的條目中。文書檔案的調(diào)取和查閱，需要進(jìn)行詳細(xì)的登記和記錄，相關(guān)管理人員需要認(rèn)真履行其職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理制度，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。建立相應(yīng)的考核制度，以激勵(lì)管理人員，調(diào)動(dòng)其工作積極性，使其全身心投入文書檔案管理工作中。
3.2 管理技術(shù)的革新
進(jìn)一步加快文書檔案的信息化建設(shè)，需要依托于先進(jìn)的技術(shù)手段，增加在該方面的資金投入。購(gòu)進(jìn)性能良好的硬件設(shè)備，開發(fā)和應(yīng)用功能強(qiáng)大的軟件設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。加快文書檔案管理技術(shù)的革新與升級(jí)，提高其信息化程度，高效處理繁雜、龐大的信息，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)保證文檔信息的準(zhǔn)確性。應(yīng)用防火墻、殺毒軟件，提高文書檔案信息系統(tǒng)的安全性。應(yīng)用密鑰技術(shù)，設(shè)置信息的查詢權(quán)限，并設(shè)置保護(hù)密碼，分別由檔案管理人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)掌握，以保證文書檔案信息的安全性。對(duì)于查閱資料的用戶，經(jīng)過實(shí)名認(rèn)證和身份認(rèn)定后方可登錄系統(tǒng)，并做好相關(guān)記錄。
3.3 管理隊(duì)伍的建設(shè)
現(xiàn)代化文書檔案管理工作的責(zé)任和難度較大，需要工作人員具有良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才?，F(xiàn)代化文書檔案管理人員需要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，并重點(diǎn)予以培養(yǎng)。定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，讓文書檔案管理人員能夠在盡可能短的時(shí)間內(nèi)掌握新技術(shù)，定期開展技能考核，并將其納入績(jī)效考核中，營(yíng)造競(jìng)爭(zhēng)的氛圍，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)，進(jìn)而從整體上提升現(xiàn)代化文書檔案管理水平。
4 結(jié) 語
現(xiàn)代化文書檔案管理，對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要的指導(dǎo)和引領(lǐng)作用，有助于提高企業(yè)信息的分析和處理能力，更新管理理念，幫助企業(yè)制定正確的經(jīng)營(yíng)管理決策，進(jìn)而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益，其應(yīng)用價(jià)值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技術(shù)革新，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，以全面提高現(xiàn)代化文書檔案管理水平，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展產(chǎn)生積極影響。
主要參考文獻(xiàn)
[1]徐曉霞.提高企業(yè)檔案文書管理效能的實(shí)踐路徑[J].東方企業(yè)文化，2015（16）.
