時間：2022-10-16 14:03:20
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇文書檔案論文范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
二、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機(jī)密科研成果。如果我們不嚴(yán)加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經(jīng)濟(jì)上遭到不可彌補(bǔ)的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機(jī)密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，而且應(yīng)該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談?wù)摍C(jī)密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀(jì)律，同時也要嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機(jī)關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機(jī)會比較多，了解的機(jī)密也比較多，因此，他們在為機(jī)關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機(jī)會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清正廉潔，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守黨和國家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負(fù)責(zé)
文書檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負(fù)責(zé)精神。
四、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)
埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準(zhǔn)則。文書檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻(xiàn)的精神。文書、檔案工作又是十分細(xì)致的工作，有許多相當(dāng)細(xì)小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的工作精神，才能做到周到、圓滿。
2醫(yī)院文書檔案管理對策
2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。當(dāng)醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進(jìn)行完善,對相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時,醫(yī)院文書檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識,認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行,在目前形勢下,醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率,以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進(jìn)行存儲和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,節(jié)省檢索時間,將檢索中的認(rèn)為失誤率降低,保證檢索準(zhǔn)確率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書檔案收集更及時,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進(jìn)文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅(jiān)持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策,從自身的實(shí)際情況出發(fā),對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進(jìn)行明確規(guī)定,通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限,使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強(qiáng)文書檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處,院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級負(fù)責(zé),加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實(shí)。
2.4提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應(yīng)該可信運(yùn)用文書檔案實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實(shí)文書檔案管理,同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
存在的問題
1.文件資料收集不完整
據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔(dān)了國家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，科研人員對科研檔案建檔意識較強(qiáng)，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。
2.文件資料歸檔過程中存在漏洞
目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。
0引言
檔案與圖書都是人類社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。在我國古代，圖書也是檔案，它們有著“同親共祖”的親緣關(guān)系，有著共同的“起跑點(diǎn)”：結(jié)繩—刻契—甲骨文—銅器銘文—簡冊—刻版印刷。在《史記》中，“圖書”“圖籍”實(shí)質(zhì)上指的是地圖、法令、戶籍等檔案資料。可見，在漢代以前，圖書與檔案的界限是不清楚的，年代愈上溯，兩者的差別愈小。隨著時代的發(fā)展、文化的發(fā)達(dá)，圖書與檔案的界限逐漸分明，紙張的制造與普遍使用，印刷述的發(fā)明與應(yīng)用，為這種分離提供了物質(zhì)和技術(shù)條件，加之圖書與檔案本身數(shù)量的大量累積，也促使人們根據(jù)不同特點(diǎn)開展工作，我國自唐宋至清，完成了圖書館工作和檔案工作的分化過程。然而，迄今為止，圖書與檔案各自的本質(zhì)屬性是什么仍眾說紛紜，本人不揣谫陋，試對圖書與檔案的異同談一點(diǎn)個人認(rèn)識。
1圖書與檔案的不同點(diǎn)大致有四
現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面。計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設(shè)計(jì)(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數(shù)控編程(CAPP)，計(jì)算機(jī)參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)處理，進(jìn)而發(fā)展到把集合3C的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關(guān)人、財、物、產(chǎn)、供、銷的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計(jì)劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)。
置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。
首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。
此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收做為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
為企業(yè)活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計(jì)算機(jī)操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達(dá)到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者;檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。
二、電子商務(wù)活動中的檔案工作
檔案文化在衛(wèi)生工作中的作用
在新時期發(fā)展檔案文化，對促進(jìn)衛(wèi)生管理工作和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用［5］。檔案文化是人類文化的寶貴遺產(chǎn)檔案是組織和個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接的第一手材料，是歷史的真實(shí)記錄和反映。檔案文化是中國歷史文化的基石，也是衛(wèi)生工作重要基礎(chǔ)?？梢哉f，檔案文化在衛(wèi)生工作中，是承前啟后，繼往開來，傳承文明的重要載體，它的傳播和交流，極大地促進(jìn)了衛(wèi)生工作者的工作熱情，增進(jìn)了衛(wèi)生工作者的智慧，豐富了人們的精神生活。檔案文化作為一種文化現(xiàn)象，在先進(jìn)文化建設(shè)中發(fā)揮著積極的作用檔案文化的本質(zhì)是記錄、傳播先進(jìn)文化的重要載體。在人類文明的歷史中，不同民族、不同國家、在不同歷史時期，有著不同的文化傳統(tǒng)，而衛(wèi)生檔案是衛(wèi)生工作者從不同角度，把各個時期治病救人、預(yù)防和控制疾病、保障人民健康的工作結(jié)晶記載了下來，證明了歷史，展示著未來。應(yīng)該說，離開了檔案，就不能深入地、科學(xué)地研究疑難疾病和更好地、有效地預(yù)防與控制疾病。檔案文化是對公眾和行業(yè)員工教育的良好教材檔案翔實(shí)地記錄了衛(wèi)生工作者在實(shí)踐中為保障大眾健康而艱辛勞作與科研實(shí)踐的過程，也反映了衛(wèi)生工作者在保障廣大人民群眾健康和處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件艱苦卓越工作的歷程。其中可歌可頌的先進(jìn)壯舉與光輝業(yè)績，都是向人們進(jìn)行思想和道德教育的生動教材。
樹立衛(wèi)生良好形象，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案的文化價值
城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識不全面,對計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識;不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。
(二)基礎(chǔ)條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實(shí)體城建檔案的安全問題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高。基礎(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時,同時向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?！逼渲械脑瓌t包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強(qiáng)城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。
(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實(shí)際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時填寫的文件頁數(shù)一致。
(五)加強(qiáng)各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展?？傮w驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價指標(biāo)、評價標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^主題標(biāo)引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
企業(yè)中文書檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；公司工作活動中形成的，對維護(hù)公司權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；公司需要貫徹執(zhí)行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；其他對公司工作具有查考價值的文件材料。
一、文書檔案整理的基本單位
文書檔案整理的基本原則應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行文件級整理，即一文一件整理方式。
一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業(yè)OA收發(fā)文中的文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請示與批復(fù)、報告與指示等，各文件相對獨(dú)立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對于這類文件的處理方式應(yīng)該視為一件來處理，實(shí)體也應(yīng)裝訂在一起，便于查找利用。
二、文書檔案整理的基本步驟
1.裝訂
文書檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序?yàn)椋赫尽⒏郊蛯徟鷨?；正文在前，定稿在后；原件在前，?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后；復(fù)函在前，來函在后。
凡是原來文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)空白處裝訂；無法用訂書釘裝訂的厚文件應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂；企業(yè)有裝訂機(jī)的可以用熱熔裝訂機(jī)裝訂；已經(jīng)成冊的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。
2.分類
對于一文一件歸檔文件的分類方法與傳統(tǒng)檔案整理的分類方法一致，包括年度分類法、機(jī)構(gòu)(問題)分類法、保管期限分類法等。如果企業(yè)目前沒有自己的分類和保管期限劃分制度，可參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42-2009)中的“企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類：年度一保管期限一機(jī)構(gòu)(問題)來進(jìn)行分類整理。
3.編號
《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中企業(yè)檔案歸檔文件的編號項(xiàng)目包括：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、室編件號、館編件號。文件按分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。如文書檔案的檔的最低一級類目內(nèi)的排列順序號。一般建議按四位編碼格式編寫，如：000l。
館編件號：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對部分檔案進(jìn)行抽出、補(bǔ)人等局部調(diào)整后，導(dǎo)致室編件號出現(xiàn)斷號、跳號等現(xiàn)象時，按照新的排列順序重新編制的件號。編號的方法與室編件號一樣。
編碼工作還有一個事情要做，那就是打印頁碼。編制頁碼可用號碼機(jī)或手工填寫，頁碼編寫在頁面的右下角，背面的左下角、一份文件一個流水號。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不打頁碼。
4.編目
歸檔文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)分類方案和件號編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一條條目體現(xiàn)為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)?？砂春写蛴〕鰜聿⒃撃夸浄胖迷诤袃?nèi)，另打印一份裝訂成冊留作手工檢索使用。
5.裝盆排架
歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒內(nèi)，與打印出來的歸檔文件目錄中相應(yīng)條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對應(yīng)地找到實(shí)體文件。裝盒時，歸檔文件應(yīng)按企業(yè)具體的分類方案將不同年度、保管期限、類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒。
檔案裝盒過程中要填寫檔案盒封面、脊背和備考表等?，F(xiàn)在企業(yè)檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監(jiān)制的專門裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫。如果沒有可制作打印出來粘貼到盒子上。
填寫脊背時要根據(jù)檔案盒在檔案柜存放的具體形式進(jìn)行填寫。脊背上的項(xiàng)目一般包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、室編起止件號、館編起止件號、盒號等。盒號的編寫一般也按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、流水號等進(jìn)行盒號的編制。注意此處年度填寫也應(yīng)該填寫四位阿拉伯?dāng)?shù)字；保管期限應(yīng)該填寫!漢字全稱，如：永久、長期、短期；室編起止件號填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號，兩號之間用橫線連接，如“15―60”。
填寫備考表時，備考表的內(nèi)容應(yīng)該包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標(biāo)準(zhǔn)A4紙，應(yīng)按照盒內(nèi)歸檔文件的實(shí)際情況真寫備考表。
歸檔文件全部裝盒之后，應(yīng)該按照順序排列到檔案密集架上。面對檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來，如可以按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問題或分類、盒號流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類目與盒號流水排，即先排A類永久、長期、短期，再排B類永久、長期、短期，依此類推。
三、文書類電子文件的整理
(一)庫房與設(shè)備不符合規(guī)范要求。檔案庫房與設(shè)備是保管檔案最基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。地下庫房的弊端顯而易見：濕度高，不利于通風(fēng)，不利于維護(hù)檔案的安全。從維護(hù)檔案的設(shè)備上看，存在單一、老化的問題。新館的建成解決了檔案保護(hù)工作最基本、最首要的問題。
(二)檔案保護(hù)意識缺乏。檔案保護(hù)工作是為利用工作服務(wù)的。當(dāng)前由于過分強(qiáng)調(diào)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護(hù)意識的減弱，表現(xiàn)在實(shí)際行動上就有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護(hù)工作，修補(bǔ)檔案未用專用漿糊，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護(hù)意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。
(三)檔案保護(hù)技術(shù)的培訓(xùn)研究不夠，檔案保護(hù)技術(shù)人才缺乏。
1培訓(xùn)不夠。檔案人員參加的檔案培訓(xùn)，尤其是檔案保護(hù)技術(shù)專題的培訓(xùn)相當(dāng)有限。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的普及，檔案的載體已呈現(xiàn)多樣化的趨勢，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發(fā)生了根本變化。檔案人員如果不隨時補(bǔ)充知識，保護(hù)工作將無從談起。各有關(guān)單位組織的培訓(xùn)不僅次數(shù)有限，而且由于資金、時間等原因難以保證參加。
2檔案保護(hù)技術(shù)的研究不夠。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應(yīng)加以總結(jié)、研究。在我局、館人員撰寫的論文、業(yè)務(wù)研究、調(diào)查報告中，很少有專門涉及檔案保護(hù)技術(shù)課題的。
3檔案保護(hù)技術(shù)專業(yè)人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學(xué)歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員卻相當(dāng)匱乏。檔案保護(hù)技術(shù)是一門綜合性的應(yīng)用技術(shù)，檔案專業(yè)人員雖有一定的理論知識，實(shí)際操作技能卻很有限。
出現(xiàn)以上問題，也有某些客觀原因：檔案館人員多是身兼數(shù)據(jù)職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，難以保證“?！?；部分保護(hù)技術(shù)很少接觸，如裱糊、去酸等。
(四)制度不夠完善。檔案保護(hù)在檔案館的各項(xiàng)制度中都有所體現(xiàn)，但從總體上講還存在著不深入、不細(xì)致的問題。在制度執(zhí)行方面也存在一定的疏漏，由于人員少、時間緊，有的制度沒有嚴(yán)格執(zhí)行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。
(五)財力投入不夠。保護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案庫房溫濕度的控制、檔案的修復(fù)、專門檔案的特殊保護(hù)要求、專業(yè)培訓(xùn)等都需要相關(guān)的設(shè)備和資金為后盾。檔案并無專項(xiàng)保護(hù)資金，使檔案館除維持日常的管理工作外，難以有足夠的財力購置較為先進(jìn)的設(shè)備及進(jìn)行保護(hù)技術(shù)的開發(fā)、利用。如何進(jìn)一步提高檔案保護(hù)工作水平，我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)以下幾方面的工作：
2城建檔案管理工作中的主要問題
城建檔案管理工作是一項(xiàng)不斷發(fā)展的工作，它是幾代人通過長期的努力和實(shí)踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。但是，隨著城市現(xiàn)代的不斷發(fā)展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題，這些問題對城建檔案管理工作的完善和發(fā)展帶來了不良影響。其中主要體現(xiàn)在：
1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍偏低。
2）人們對城建管理工作的重要性認(rèn)識較低。應(yīng)該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關(guān)注度。
3）城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，這方面的人才匱乏，嚴(yán)重阻礙了城建檔案管理工作的發(fā)展。
4）庫存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結(jié)構(gòu)不合理等。
5）對編排工作不夠重視，與城市化的快速發(fā)展相比，該項(xiàng)工作一直處于低效率、高出錯率的狀態(tài)。使得城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，它是城市發(fā)展的縮影，見證了城市日新月異的變化。因此，我們應(yīng)該不斷加強(qiáng)城建檔案管理工作，使其在城市發(fā)展中起到推波助瀾的作用。
3提高城建檔案管理工作水平的建議
3.1加強(qiáng)城建檔案管理工作的規(guī)范化
要想提高檔案管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)就要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程序。在實(shí)際工作中要注意以下幾點(diǎn)：
1）對檔案進(jìn)行全面的核查，在對竣工檔案資料進(jìn)行移交時，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實(shí)施計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)以及低效率的情況。
2）計(jì)算機(jī)管理工作的基礎(chǔ)是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同，且計(jì)算機(jī)技術(shù)更新較快，所以每個城建檔案管理單位都要依據(jù)自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細(xì)則》，以便實(shí)現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提升工作水平。
3）合理組合案卷，使其實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計(jì)算機(jī)管理的利用效率。
4）檔案分類號以及檔案題名的準(zhǔn)確無誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時的處理，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無法識別的情況發(fā)生。
5）使檔案分類實(shí)現(xiàn)規(guī)范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強(qiáng)校審強(qiáng)度，要細(xì)心、耐心的糾正分類時出現(xiàn)的錯誤。
3.2提高檔案管理的思想意識
要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時，要有長遠(yuǎn)的謀劃，要認(rèn)識到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發(fā)展。在城市建設(shè)日益完善的基礎(chǔ)上，使得檔案管理工作也不斷發(fā)展和完善。與此同時，要加大檢查監(jiān)督力度，一切工作的落實(shí)都要在監(jiān)督檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行，另外，在整體部門的考核體系中也應(yīng)該包含監(jiān)督檢查，并用實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度認(rèn)真的考核工作人員的績效，對工作優(yōu)異者要給予適當(dāng)?shù)莫剟钸M(jìn)行激勵和鼓舞。
3.3應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)提高工作水平
隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，促使先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，同時使得檔案管理工作更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。要想運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)，就必須實(shí)現(xiàn)信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，不斷完善自身的專業(yè)素質(zhì)，并要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和大膽的創(chuàng)新意識，來運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設(shè)要求。
3.4建立系統(tǒng)化管理機(jī)制
城建檔案是社會發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)的重要戰(zhàn)略資源。系統(tǒng)化的管理機(jī)制是提高城建檔案管理工作水平的關(guān)鍵。在城建檔案管理工作中系統(tǒng)化的管理機(jī)制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面，這些方面的系統(tǒng)化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業(yè)形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創(chuàng)新性有很大的作用，總之，建立系統(tǒng)化管理機(jī)制對城建檔案管理具有很大的作用。
3.5培養(yǎng)優(yōu)秀人才培養(yǎng)
優(yōu)秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進(jìn)行教育，使其具備良好的專業(yè)素質(zhì)，同時，要有組織的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩(wěn)定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續(xù)有效的進(jìn)行。
1.1用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究
為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過網(wǎng)絡(luò)接入。在這個過程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復(fù)雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復(fù)雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計(jì)算復(fù)雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機(jī)和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細(xì)膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進(jìn)行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能完全不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質(zhì)量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點(diǎn)：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨(dú)立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等完全相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標(biāo)采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進(jìn)制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當(dāng)用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過以點(diǎn)播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺來傳輸信息，由于其平臺經(jīng)常是第三方提供的，因而實(shí)時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點(diǎn)是覆蓋率較差、傳輸速度低、費(fèi)用高，但可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時。從計(jì)算復(fù)雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機(jī)頂盒和電視機(jī)來說，即使運(yùn)行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計(jì)算機(jī)上往往不存在，換句話說計(jì)算復(fù)雜度高的資源無法在部分終端上運(yùn)行，但同時部分終端上如果使用計(jì)算復(fù)雜度低的文件則也會浪費(fèi)資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是完全不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無法進(jìn)行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運(yùn)算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。
1.2用戶行為研究
用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習(xí)慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進(jìn)行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統(tǒng)的管理，如計(jì)費(fèi)等；既包括其行為的種類、參數(shù)，同時還應(yīng)該包括其行為所導(dǎo)致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現(xiàn)出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更精確地認(rèn)識和了解用戶。
1.3用戶偏好研究
用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認(rèn)知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個性化的體現(xiàn)。在云計(jì)算平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認(rèn)用戶偏好的信息資源的模態(tài)類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學(xué)科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業(yè)、專業(yè)、知識層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以唯一地標(biāo)識和區(qū)別用戶。
2用戶模型研究
2.1用戶基本信息模型
根據(jù)對用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時用戶ID對于整個系統(tǒng)來說是唯一的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復(fù)的，是“獨(dú)一無二”的；②身份、年齡、知識層次三項(xiàng)可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權(quán)限的確認(rèn)。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過檢索對應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習(xí)慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計(jì)算復(fù)雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統(tǒng)運(yùn)行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進(jìn)行其他的判斷，同時由于計(jì)算復(fù)雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類型、常見位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點(diǎn)關(guān)注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以唯一地標(biāo)識和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數(shù)據(jù)庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來的各種參數(shù)，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個數(shù)據(jù)表的組合來實(shí)現(xiàn)。
2.2用戶行為模型
用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說明用戶行為的細(xì)節(jié)，是用戶行為有機(jī)的補(bǔ)充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過用戶的行為之后用戶的變化。
2.3用戶偏好模型
用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對其提供服務(wù)。
3關(guān)鍵技術(shù)分析
3.1用戶模型應(yīng)用研究
從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計(jì)算機(jī)網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標(biāo)識網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進(jìn)而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應(yīng)用，本文認(rèn)為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內(nèi)容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進(jìn)行交的運(yùn)算進(jìn)而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時信息資源模態(tài)的偏好，再通過用戶偏好模型內(nèi)容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算復(fù)雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運(yùn)營商等商家的利益，同時必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門的監(jiān)管。在實(shí)踐的過程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來劃分對應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當(dāng)前值差別的組合來判斷當(dāng)前所處的情況，當(dāng)差距過大或者達(dá)到閾值的時候可以按照對應(yīng)的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個有機(jī)的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機(jī)整體，其通過用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個模型中是唯一的，其作用是唯一地標(biāo)識一個用戶，以便與其他用戶區(qū)別。
3.2用戶模型的初始化與完善
本文認(rèn)為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實(shí)質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再從用戶基礎(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認(rèn)為用戶模型的信息完善與補(bǔ)充，是一個不斷學(xué)習(xí)和修正的動態(tài)反饋過程，通過機(jī)器學(xué)習(xí)對參數(shù)的重新估計(jì)和修正提高了預(yù)測的精度，進(jìn)而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實(shí)質(zhì)是通過訓(xùn)練來逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實(shí)現(xiàn)上，本文認(rèn)為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學(xué)習(xí)單元通過用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進(jìn)知識庫，執(zhí)行單元格局知識庫中的知識執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學(xué)習(xí)的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態(tài)之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時候，計(jì)算序列相似度來判斷行為和狀態(tài)的變化。
