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時(shí)間：2023-04-18 18:10:35
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除了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素。由于我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來(lái)的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實(shí)上卻并非如此。一般來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過(guò)高的資金。此外，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問(wèn)等安全事故的發(fā)生。
1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖](méi)有預(yù)見(jiàn)性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無(wú)論是對(duì)實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。
2數(shù)字檔案安全管理策略
2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制
首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計(jì)之初，就要對(duì)檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計(jì)重點(diǎn)考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級(jí)過(guò)快所帶來(lái)的讀取問(wèn)題，在選擇設(shè)備時(shí)，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對(duì)于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲(chǔ)備，不斷地對(duì)數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開(kāi)展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動(dòng)在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個(gè)生命周期，通過(guò)有效的全程管理，對(duì)數(shù)字檔案安全實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)測(cè)。最后，要對(duì)數(shù)字檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評(píng)價(jià)。劃定數(shù)字檔案安全評(píng)價(jià)系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)方法和評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、分析，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過(guò)程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)
要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來(lái)進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識(shí)是檔案管理工作的重心。只有安全意識(shí)提高了，檔案人員才會(huì)對(duì)數(shù)字檔案工作真正重視起來(lái)，杜絕麻痹大意的思想，自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。
2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施
2.3.1對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號(hào)轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號(hào)，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對(duì)于重要的數(shù)字檔案，這是對(duì)其長(zhǎng)期、安全防護(hù)的有效途徑。因?yàn)槠涿撾x了數(shù)字信號(hào)的局限性，讀取時(shí)不再過(guò)多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長(zhǎng)期保存。經(jīng)過(guò)異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對(duì)母本信息的真實(shí)性加以檢驗(yàn)，甚至可以用來(lái)作為校正其母本的真實(shí)版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對(duì)舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級(jí)、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會(huì)被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時(shí)讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項(xiàng)，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長(zhǎng)舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見(jiàn)，但是可以通過(guò)一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個(gè)行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強(qiáng)信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。
2.秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡(jiǎn)牘的放置情況來(lái)分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識(shí)的對(duì)簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書(shū)檔案分級(jí)保存意識(shí)已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案在處理完畢之后，會(huì)被分類捆扎成卷或捆簡(jiǎn)冊(cè)的形式，在各個(gè)級(jí)別的衙署文書(shū)檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡(jiǎn)牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案的分卷收藏制度，官文書(shū)按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案按時(shí)間分卷收藏，簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書(shū)還以日記載分類。其中以月簿最為常見(jiàn)。如居延漢簡(jiǎn)中的兵簿簡(jiǎn)牘文書(shū)載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書(shū)制度》一書(shū)中考證居延漢簡(jiǎn)中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書(shū)檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來(lái)。除最后一種是進(jìn)行過(guò)程中的文書(shū)以外，前五種都為完整的官文書(shū)檔案體例。其實(shí)，可以看出簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案多以月、季度或年份來(lái)分類。
二、秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案立法
1.秦漢官文書(shū)檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書(shū)檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書(shū)檔案副本制度，并制定定期核對(duì)的制度。官文書(shū)的正本由長(zhǎng)官簽署發(fā)出后，由書(shū)佐或史謄抄留底的官文書(shū)檔案為副本。副本制度是秦漢官文書(shū)檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾?jiǎn)“：庫(kù)武敢言之，廷書(shū)曰令史操律令詣廷讎，署書(shū)到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡(jiǎn)牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令?！痘哿找袅x》卷七十七‘讎?！⒁讹L(fēng)俗通》云‘：二人對(duì)校為讎?！墩滞?#8226;言部》‘：讎，校勘書(shū)籍曰讎，比言兩本相對(duì)覆如仇讎?！?/p>
現(xiàn)實(shí)工作中，相當(dāng)多的技術(shù)工作人員甚至領(lǐng)導(dǎo)對(duì)防雷技術(shù)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，也存在一定的誤區(qū)，僅僅認(rèn)為技術(shù)檔案管理就是簡(jiǎn)單的歸檔工作，頂多就是抄抄寫寫，并非日常工作的重點(diǎn)，根本不能與基本業(yè)務(wù)相提并論，投入過(guò)多并不能給單位帶來(lái)任何收益，只要保管好、不損壞、不丟失，能應(yīng)付檢查就行了。這種對(duì)防雷技術(shù)檔案管理不重視的行為，恰恰都表明了他們并沒(méi)有真正了解檔案工作的內(nèi)涵。對(duì)防雷技術(shù)檔案管理工作不重視，投入就不足，那么對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)就不到位，對(duì)其利用的效率也就不高了。
1.2檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全
近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理的手段也不斷增多，尤其是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，給檔案管理帶來(lái)更加先進(jìn)的手段。但是，目前利用該先進(jìn)手段管理防雷技術(shù)檔案的防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)較少，甚至有部分防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)還采用手工管理檔案的方式，顯然已跟不上時(shí)代的步伐，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如：效率低、保密性差、各類檔案信息的查找、更新、維護(hù)過(guò)程煩瑣等。
2做好防雷檔案管理工作的辦法
2.1改變防雷檔案管理人員的工作觀念
防雷技術(shù)檔案管理既單調(diào)又乏味，工作人員容易產(chǎn)生厭倦情緒，甚至草草應(yīng)付，這對(duì)檔案管理工作實(shí)際上是很危險(xiǎn)的。因此在實(shí)際管理工作中，要采取措施，調(diào)動(dòng)工作人員積極性和熱情，改變其觀念，才能有效地完成工作。獎(jiǎng)罰要明確，對(duì)于勤懇耐勞、負(fù)責(zé)任的工作人員，應(yīng)當(dāng)為他們搭建一個(gè)公平公正的、各盡其職的舞臺(tái)。
2.2提高工作人員素質(zhì)
防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視防雷技術(shù)檔案工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是其檔案管理技能的提升。檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的提升，一定層面上能夠推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，新技術(shù)不斷形成，防雷技術(shù)檔案管理工作要不斷地適應(yīng)這種發(fā)展步伐，這是檔案管理工作面臨的新的挑戰(zhàn)，當(dāng)然，有挑戰(zhàn)，便有機(jī)會(huì)。防雷技術(shù)檔案管理工作人員在這種環(huán)境和背景下，通過(guò)積極學(xué)習(xí)，拓寬視野，及時(shí)更新知識(shí)，了解掌握所涉及工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，對(duì)其自身素質(zhì)的提高有著非常好的作用。檔案管理人員的素質(zhì)提升、業(yè)務(wù)技能提高，他們就能夠?qū)⒄莆盏降男吕碚?、新技術(shù)運(yùn)用到防雷技術(shù)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。
2.3健全防雷檔案管理制度
有效的制度是完善措施，是做好一切工作的必要條件，更是做好防雷檔案管理工作的必要保證。如：
①科學(xué)、合理的規(guī)章制度。無(wú)規(guī)矩不成方圓，對(duì)于防雷技術(shù)檔案的管理，應(yīng)該有一套科學(xué)合理的制度，這種制度必須符合防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)際，使制度真正發(fā)揮作用。
②簡(jiǎn)單明了的規(guī)章制度。制定的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)是可執(zhí)行的，具有可操作性的，并且要方便實(shí)用，以便充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，否則，不具有可操作性的制度就是無(wú)用之制度。③約束性的規(guī)章制度。防雷技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行程度直接影響規(guī)章制度對(duì)工作人員的執(zhí)行力，因此，技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)率先垂范，自覺(jué)遵守檔案管理制度，起垂范作用。
2.4改進(jìn)和完善檔案功能
嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)方針政策，以堅(jiān)持最大程度服務(wù)公眾，充分發(fā)揮檔案管理作用為宗旨，做到設(shè)置合理、設(shè)施完整、功能完備，又不浪費(fèi)，滿足防雷技術(shù)檔案的歸集、整理、保存、查詢以及使用等工作需要。
2.5采用先進(jìn)的管理手段
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，來(lái)提高檔案工作的效率和水平，以最快的速度來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。利用計(jì)算機(jī)對(duì)受檢單位進(jìn)行的防雷資料檔案管理有這些特點(diǎn)：實(shí)時(shí)性、可靠性、可維護(hù)性、方便操作、檢索迅速、效率高、壽命長(zhǎng)、成本低等。實(shí)現(xiàn)防雷技術(shù)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。
2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用
為了提高管理效率，可以開(kāi)發(fā)多種現(xiàn)代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術(shù)大量應(yīng)用其中?？梢允褂肐nternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來(lái)構(gòu)建后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應(yīng)用了電子信息技術(shù)，運(yùn)用電子信息技術(shù)將各個(gè)模塊的功能緊密連接起來(lái)，形成一個(gè)完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)是無(wú)處不在的，而信息技術(shù)也有效促進(jìn)了信息化檔案管理的發(fā)展。
3在備份恢復(fù)中的應(yīng)用
電子檔案是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會(huì)發(fā)生丟失、損壞等問(wèn)題，目前計(jì)算機(jī)病毒、軟件等問(wèn)題帶來(lái)了嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的后果。因此在管理檔案的過(guò)程中，勢(shì)必要使用信息技術(shù)備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復(fù)檔案。一般的備份恢復(fù)包括幾個(gè)部分，如軟件備份、硬件備份和恢復(fù)計(jì)劃等，要完成備份需要使用應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動(dòng)等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞荩脖P容量大、價(jià)格低，恢復(fù)速度較快，體積小易于保存。
4推動(dòng)信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展
可以從以下幾個(gè)方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開(kāi)發(fā)商開(kāi)發(fā)出了一種系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時(shí)可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞；第二，電子檔案要進(jìn)行歸檔保護(hù)，環(huán)境會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期維護(hù)和檢測(cè)，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護(hù)、拷貝、使用等都要嚴(yán)格記錄；第三，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，對(duì)管理人員要進(jìn)行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問(wèn)題，針對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，制定完善的安全防范措施。
關(guān)鍵詞] 文書(shū)檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書(shū)檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢(shì)下，組織機(jī)構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來(lái)越高，檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書(shū)檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書(shū)檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。
1 文書(shū)檔案電子化的理論基礎(chǔ)
（1）文書(shū)檔案電子化的涵義。文書(shū)檔案電子化管理就是檔案管理理念要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變?chǔ)存、查找的電子信息。簡(jiǎn)言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件到檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動(dòng)的3個(gè)階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書(shū)處理”和“檔案管理”這兩個(gè)管理系統(tǒng)看成是一個(gè)系統(tǒng)工程中的兩個(gè)子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書(shū)處理工作開(kāi)始實(shí)行規(guī)范化，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行超前控制，使文書(shū)檔案在經(jīng)過(guò)規(guī)范化的處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。
2 文書(shū)檔案電子化的管理辦法
（1）文書(shū)檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書(shū)電子文件的收集與積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時(shí)間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時(shí)收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個(gè)人分散保管。此外，電子文件歸檔時(shí)還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。
（2）文書(shū)電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案?jìng)浞荨⒒謴?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時(shí)復(fù)制第三套，異地保存。
林業(yè)技術(shù)檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項(xiàng)目特點(diǎn)主要分為4大類：育苗技術(shù)檔案、工程造林技術(shù)檔案、營(yíng)林技術(shù)檔案、森林病蟲(chóng)害防治檔案。
育苗技術(shù)檔案。對(duì)育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，掌握各樹(shù)種苗木生長(zhǎng)規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實(shí)施細(xì)則，為重點(diǎn)工程造林項(xiàng)目提供優(yōu)質(zhì)壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場(chǎng)苗圃年度施工設(shè)計(jì)方案，全場(chǎng)年度計(jì)劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計(jì)表、施工卡片。
工程造林技術(shù)檔案。工程造林特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目造林（生態(tài)防護(hù)林工程、“再造三個(gè)塞罕壩林場(chǎng)”項(xiàng)目）是國(guó)家重點(diǎn)投資項(xiàng)目，工程建設(shè)要求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設(shè)中的示范帶頭作用，必須加強(qiáng)工程造林技術(shù)檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對(duì)工程有指導(dǎo)性的文件。主要包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的文件等。主要包括工作總結(jié)、典型材料、簡(jiǎn)報(bào)、進(jìn)度報(bào)表等。主要包括可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、項(xiàng)目批復(fù)文件、施工設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報(bào)告、竣工報(bào)告、管護(hù)措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進(jìn)行裝訂，包括年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、施工驗(yàn)收卡片等。
營(yíng)林技術(shù)檔案。營(yíng)林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長(zhǎng)、土地變更的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測(cè)、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等，以便更好地為森林經(jīng)營(yíng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經(jīng)采、修枝）進(jìn)行整理。主要包括上級(jí)批復(fù)的年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、林權(quán)證等。
病蟲(chóng)害防治檔案。森林病蟲(chóng)害是一種嚴(yán)重危害森林的無(wú)煙火災(zāi)，嚴(yán)重地危害著林木生長(zhǎng)。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲(chóng)種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來(lái)林場(chǎng)對(duì)各蟲(chóng)種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進(jìn)行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗(yàn)和材料的積累在指導(dǎo)病蟲(chóng)害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、防治效果、“四率”評(píng)比材料、上級(jí)來(lái)文以及年度預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)資料。同時(shí)將防治規(guī)劃圖、蟲(chóng)種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲(chóng)種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理
任何管理工作都需要爭(zhēng)取更多人的支持與擁護(hù)，而想要達(dá)到這一目的就必然需要加強(qiáng)相應(yīng)的宣傳教育工作。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全管理工作來(lái)說(shuō)，它不僅僅是某一個(gè)部門或者管理人員的本職工作，想要切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理就必須形成一個(gè)良性的管理環(huán)境，而凡是涉及到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)使用的部門和個(gè)人都應(yīng)該參與其中，應(yīng)該加強(qiáng)所有人在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理問(wèn)題上的意識(shí)和能力。所以必須加強(qiáng)安全管理的宣傳教育工作力度，宣傳教育應(yīng)該避免浮于表面，應(yīng)該從各個(gè)部門的具體工作實(shí)際出發(fā)，將安全管理與日常具體工作有機(jī)結(jié)合。宣傳教育形式應(yīng)該多元化，授課式、辯論式、培訓(xùn)式等，同時(shí)重視同級(jí)單位之間的交流互訪，為各部門工作人員提供更多學(xué)習(xí)的平臺(tái)。在宣傳教育的周期上應(yīng)該采用定期學(xué)習(xí)新技術(shù)以及強(qiáng)化階段性管理成果分析研究的方式，從而在思想上形成安全管理人人有責(zé)的正確認(rèn)識(shí)。
1.2加強(qiáng)安全管理的制度建設(shè)
管理工作想要切實(shí)加強(qiáng)，離不開(kāi)科學(xué)規(guī)范的制度及有效執(zhí)行。因此必須針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理容易發(fā)生問(wèn)題的所在進(jìn)行進(jìn)一步的制度調(diào)整和水平升級(jí)。首先，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)直接管理人員的責(zé)任制落實(shí)，對(duì)于某些極為重要的管理職務(wù)和管理項(xiàng)目應(yīng)該推行終身問(wèn)責(zé)制，從而切實(shí)保障責(zé)任的有效落實(shí)。此外還應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)制度及人員崗位制度建設(shè)，在堅(jiān)持專人專崗避免職務(wù)交叉的同時(shí)，推行輪崗制，輪崗制能夠有效避免長(zhǎng)期占據(jù)同一職務(wù)而滋生的利己主義思想，同時(shí)也能夠幫助相關(guān)崗位工作人員了解整個(gè)管理流程，從而提升崗位與崗位之間的協(xié)作性，確保整個(gè)管理工作開(kāi)展更加科學(xué)有序并富有成效。其次，以安全管理工作為核心加強(qiáng)績(jī)效考核機(jī)制建設(shè)。最后，要加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制建設(shè)，在監(jiān)督機(jī)制建設(shè)方面，要推行內(nèi)外結(jié)合的監(jiān)督約束建設(shè)原則，所謂內(nèi)，就是內(nèi)部審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)工作人員不僅包括熟識(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理的專門人士，同時(shí)也要包括社會(huì)專門審計(jì)機(jī)構(gòu)的專業(yè)人才，這樣一方面能夠確保審計(jì)工作的精確性與實(shí)用性，避免走形式以及提升審計(jì)工作小組對(duì)單位的忠誠(chéng)度，另一方面能夠利用專門審計(jì)人員多年來(lái)從事同類型審計(jì)工作的豐富經(jīng)驗(yàn)來(lái)提升審計(jì)工作的總體質(zhì)量，幫助單位將審計(jì)工作推向更為科學(xué)、合理以及規(guī)范的發(fā)展方向。外部監(jiān)督約束機(jī)制建設(shè)方面，就是加強(qiáng)與社會(huì)媒體的溝通協(xié)作，同時(shí)加大社會(huì)公眾在輿論監(jiān)督權(quán)履行方面的主動(dòng)性與積極性，為安全管理工作打造一個(gè)積極的外部環(huán)境，約束其管理行為，促進(jìn)管理工作質(zhì)量提升。
1.3加強(qiáng)文化建設(shè)工作力度
現(xiàn)代社會(huì)，管理工作想要取得實(shí)質(zhì)性的質(zhì)量提升，除了要有科學(xué)嚴(yán)密的制度保障以外，更重要的是要讓被管理人員從被動(dòng)的應(yīng)付管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的參與管理，因此文化建設(shè)工作在現(xiàn)代管理工作中的重要性也日益體現(xiàn)，只有將制度融合于文化當(dāng)中才能夠讓內(nèi)部人員及被管理對(duì)象樹(shù)立起遵守管理制度的自覺(jué)自愿意識(shí)，才能夠激發(fā)他們參與管理的積極性與主動(dòng)性。在網(wǎng)絡(luò)安全管理工作方面，整個(gè)檔案單位共同參與相互協(xié)作是重要內(nèi)容，因此更需要讓文化來(lái)推動(dòng)制度的建立與執(zhí)行，在制度確立、人員素質(zhì)有效加強(qiáng)的同時(shí)還需要將制度轉(zhuǎn)化為內(nèi)在文化，促進(jìn)工作人員的工作積極性與自律性。安全文化建設(shè)最重要的一環(huán)就是加強(qiáng)安全學(xué)習(xí)的組織工作，并通過(guò)與個(gè)人利益直接掛鉤的形式激發(fā)工作人員的參與熱情。
1.4加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用
首先，要加快專門化管理軟件的開(kāi)發(fā)及使用。當(dāng)前市面上有許多信息化管理軟件，但是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在訪問(wèn)權(quán)限、訪問(wèn)時(shí)限、訪問(wèn)者身份以及信息機(jī)密性需進(jìn)行嚴(yán)格控制等方面有更多且更高的要求，因此應(yīng)該進(jìn)行專門化的軟件開(kāi)發(fā)，軟件開(kāi)發(fā)雖然比成品軟件購(gòu)置需要花費(fèi)更多成本，也需要進(jìn)行操作技能的專門培訓(xùn)，但是也能夠更好的實(shí)現(xiàn)上述管理目的，從而有效杜絕安全管理中的種種問(wèn)題，因此應(yīng)該用全局眼光看待這一問(wèn)題，切不可顧忌眼前成本而放棄長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對(duì)象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開(kāi)展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對(duì)制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過(guò)程中責(zé)任主體不明，無(wú)章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國(guó)外技術(shù)和產(chǎn)品帶來(lái)的安全隱患。目前我國(guó)大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒(méi)有實(shí)現(xiàn)國(guó)產(chǎn)化。我國(guó)數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國(guó)外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對(duì)隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無(wú)法完全保證檔案信息的絕對(duì)安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來(lái)的安全隱患。俗話說(shuō)：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長(zhǎng)足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無(wú)論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過(guò)程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對(duì)數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長(zhǎng)，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對(duì)備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國(guó)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國(guó)產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的非法訪問(wèn)。（4）應(yīng)長(zhǎng)期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問(wèn)控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案?jìng)鬏敯踩刂?，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無(wú)論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過(guò)定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過(guò)程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。
(1)集中管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的集中式管理式檔案工作域信息資源建設(shè)發(fā)展方面具有關(guān)鍵作用。一是通過(guò)集中管理模式能夠使得數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)具有一定的計(jì)劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進(jìn)其合理利用與開(kāi)發(fā)二是數(shù)字檔案館通過(guò)集中式管理模式能夠?qū)ζ湫畔①Y源建設(shè)進(jìn)行有效控制監(jiān)督檔案館各級(jí)信息資源建設(shè)的具體行為規(guī)范工作流程保證數(shù)字檔案館信息資源的可持續(xù)發(fā)展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設(shè)缺乏一定的創(chuàng)新性。
(2)分散管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強(qiáng)的靈活性和適用性。通過(guò)分散管理模式能夠調(diào)動(dòng)不同地區(qū)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的積極性充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)工作。同時(shí)數(shù)字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設(shè)提供了個(gè)性化發(fā)展的渠道提高了檔案信息資源建設(shè)工作中的創(chuàng)新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統(tǒng)不兼容、共享交換不方便的問(wèn)題。
2.微觀管理模式
(1)內(nèi)外結(jié)合模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的內(nèi)外結(jié)合模式指的是數(shù)字檔案館根據(jù)其自身信息資源不足的現(xiàn)實(shí)情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設(shè)的一種模式。內(nèi)外結(jié)合管理模式的核心是數(shù)字檔案館通過(guò)整合內(nèi)部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設(shè)工作。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)采用內(nèi)外結(jié)合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長(zhǎng)處使檔案信息資源的建設(shè)具有較強(qiáng)的適應(yīng)性。一是通過(guò)充分利用數(shù)字檔案館現(xiàn)有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設(shè)的質(zhì)量;二是利用內(nèi)外結(jié)合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設(shè)的信息技術(shù)、專業(yè)人才等，彌補(bǔ)數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過(guò)程中的不足加強(qiáng)檔案館工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)加快信息資源建設(shè)步伐。
(2)專項(xiàng)建設(shè)模式。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的專項(xiàng)建設(shè)模式指的是將其建設(shè)力量集中在某一個(gè)具體領(lǐng)域方面，由此集中力量解決數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中遇到的棘手問(wèn)題盡可能找到問(wèn)題的突破口。因此專項(xiàng)建設(shè)模式更適用于數(shù)字檔案館信息建設(shè)的最初時(shí)期或者用于專業(yè)性較強(qiáng)的數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)中。
二、數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)管理流程
數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的工作包括總體分析、制訂計(jì)劃和一些具體業(yè)務(wù)共同構(gòu)成。為了能夠有效控制管理數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作必須對(duì)其進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃役計(jì)建設(shè)流程。第一階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段包括建設(shè)總體分析和建設(shè)整體規(guī)劃兩個(gè)方面。該階段主要是對(duì)數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的環(huán)境、條件等進(jìn)行系統(tǒng)分析提出可行性研究報(bào)告為數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃同時(shí)進(jìn)一步細(xì)化具體業(yè)務(wù)的建設(shè)計(jì)劃。第二階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的具體業(yè)務(wù)的實(shí)施管理包括信息需求分析、獲取數(shù)字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲(chǔ)、信息開(kāi)發(fā)和信息維護(hù)更新等環(huán)節(jié)。該階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的最終目的是控制整個(gè)過(guò)程保證其信息資源的建設(shè)目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。第三階段數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的總體評(píng)估和驗(yàn)證階段包括數(shù)字檔案館建設(shè)績(jī)效評(píng)估和信息反饋兩個(gè)方面，該階段工作的最終目的是對(duì)其信息資源建設(shè)的實(shí)現(xiàn)流程、開(kāi)發(fā)利用程度進(jìn)行有效評(píng)估臉證數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)工作是否已經(jīng)達(dá)到最初目標(biāo)總結(jié)建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題將信息資源建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行反饋。
三、數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的策略構(gòu)建
1.深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源
第一加強(qiáng)科學(xué)合理的成本投入?？茖W(xué)合理的成本投入是保證數(shù)字檔案館檔案信息資源正常開(kāi)放與利用的前提。檔案館信息資源的建設(shè)與應(yīng)用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒(méi)有合理的成本投入數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)就會(huì)受到各種阻礙，難以提高信息資源產(chǎn)品的品質(zhì)和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據(jù)數(shù)字檔案館的實(shí)際建設(shè)情況而定。因此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)要保證有一定的成本投入同時(shí)避免資源浪費(fèi)的問(wèn)題出現(xiàn)。第二朋確信息產(chǎn)品特點(diǎn)。信息產(chǎn)品的特點(diǎn)與特色是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中的取勝關(guān)鍵。檔案信息產(chǎn)品在社會(huì)中具有較強(qiáng)的特性例如原始性、不可復(fù)制性等由此數(shù)字檔案館信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)工作更應(yīng)該抓住這一特點(diǎn)朋確檔案信息產(chǎn)品的特色提高檔案信息產(chǎn)品的品質(zhì)與價(jià)值。第三實(shí)施聯(lián)合開(kāi)發(fā)。數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)工作是一個(gè)整體過(guò)程對(duì)于檔案信息產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、專業(yè)人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分?jǐn)?shù)字檔案館都無(wú)法滿足以上這些要求需要經(jīng)過(guò)多方機(jī)構(gòu)的整體協(xié)調(diào)加強(qiáng)檔案館之間、檔案部門與其他機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系實(shí)施聯(lián)合開(kāi)發(fā)建設(shè)，以此提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的步伐。
2.不斷更新檔案信息資源
隨著檔案信息產(chǎn)生和冗余信息價(jià)值的消失以及信息技術(shù)和生產(chǎn)設(shè)備的不斷提高數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)仍然需要持續(xù)更新主要包括以下三個(gè)方面片是添加新的檔案信息主要是及時(shí)將最新的信息資源加入到數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)開(kāi)發(fā)工作中這也是檔案信息資源的重新建設(shè)不斷添加檔案信息資源，能夠提高數(shù)字檔案館信息資源開(kāi)發(fā)的適應(yīng)性和可用性。二是及時(shí)清除已經(jīng)失去利用價(jià)值的檔案信息由于數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)占用的存儲(chǔ)空間有限不能夠滿足隨時(shí)增加新的信息資源因此需要及時(shí)清除已經(jīng)失去價(jià)值的檔案信息。而且這些老化無(wú)效的檔案信息如果不能夠及時(shí)清除不但會(huì)影響數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)的運(yùn)行速度還阻礙了用戶使用系統(tǒng)查找信息資源的行為。但是清除失去價(jià)值的檔案信息需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查和鑒定并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)記錄。三是數(shù)字檔案館信息資源管理系統(tǒng)的更新是隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷進(jìn)行的肖數(shù)字檔案館原始的信息系統(tǒng)無(wú)法滿足實(shí)際工作需求時(shí)，就需要對(duì)信息資源管理系統(tǒng)進(jìn)行一次更新本質(zhì)上是將原始信息資源系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
3.科學(xué)合理的存儲(chǔ)信息資源
檔案信息的合理存儲(chǔ)是數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)函待解決的問(wèn)題，由于要充分考慮到檔案信息存儲(chǔ)與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長(zhǎng)期有效存儲(chǔ)的問(wèn)題，在數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)過(guò)程中要重點(diǎn)規(guī)劃信息存儲(chǔ)問(wèn)題通過(guò)有效的信息技術(shù)手段和保障措施加強(qiáng)檔案信息的存儲(chǔ)效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲(chǔ)方案在數(shù)字檔案館信息資源存儲(chǔ)建設(shè)中其信息技術(shù)手段包括分布式管理、數(shù)據(jù)挖掘、模糊識(shí)別、信息檢索等由于信息技術(shù)的發(fā)展是持續(xù)的，因此，不可能建設(shè)一種完全合理的信息資源存儲(chǔ)方案。但是數(shù)字檔案館應(yīng)該充分考慮其建設(shè)環(huán)境和條件積極尋找科學(xué)合理的信息資源存儲(chǔ)方案，以最大限度滿足數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)需求這也是其信息資源建設(shè)過(guò)程中必須要綜合考慮的問(wèn)題。其次要遵循數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。數(shù)字化建設(shè)提出以來(lái)信息領(lǐng)域?qū)τ跀?shù)字信息標(biāo)準(zhǔn)的研究方面也取得了一定進(jìn)展。因此數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)在對(duì)信息存儲(chǔ)進(jìn)行合理規(guī)劃時(shí)要充分考慮到數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數(shù)字檔案館檔案信息存儲(chǔ)要選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)載體。載體是存儲(chǔ)檔案信息的實(shí)體。數(shù)字檔案信息與傳統(tǒng)檔案材料相同其存儲(chǔ)、保存、提取都與載體密不可分。數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的品質(zhì)與性能是影響檔案信息安全應(yīng)用的關(guān)鍵因素油此數(shù)字檔案館在信息資源建設(shè)過(guò)程中對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)要采用性能穩(wěn)定、安全可靠的信息載體。
二、電子檔案的存儲(chǔ)與備份
電子檔案因?yàn)檫^(guò)分依賴計(jì)算機(jī)，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計(jì)算機(jī)的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時(shí)都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲(chǔ)和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來(lái)選擇歸檔各種文件的存儲(chǔ)形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來(lái)存儲(chǔ)電子原件，如數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等，在選擇的時(shí)候，需要充分兼顧用戶的實(shí)際需要。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的穩(wěn)定性無(wú)法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案?jìng)浞莺突謴?fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫(kù)備份，同時(shí)，第三方介質(zhì)也需要注意存儲(chǔ)，比如可以將專用電腦以及專用的存儲(chǔ)裝置給應(yīng)用進(jìn)來(lái)，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。
三、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，檔案使用者在對(duì)需要的資料進(jìn)行查找時(shí)，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢(shì)給充分體現(xiàn)出來(lái)。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對(duì)于檔案的存在形式是一項(xiàng)根本性的革新，同時(shí)，對(duì)于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時(shí)，電子檔案的維護(hù)性管理也需要引起人們的重視。在管理維護(hù)方面，主要利用用戶權(quán)限來(lái)限制；維護(hù)下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫(kù)管理中，主要是進(jìn)行一些日常的維護(hù)；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。
2計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能
計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對(duì)于檔案信息管理工作的有效開(kāi)展有著非常重要的促進(jìn)作用，下面就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。
2.1實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理
計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代高新技術(shù)的代表，是對(duì)高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)的充分反映，計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大特點(diǎn)就在于其具有極為高效的信息儲(chǔ)存和處理能力，能夠同時(shí)進(jìn)行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過(guò)人類處理速度的上千甚至上萬(wàn)倍，并且它能夠完成對(duì)信息的整理、分析和推理工作，進(jìn)行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務(wù)。此外計(jì)算機(jī)技術(shù)還能夠按照人類設(shè)定的相關(guān)程序進(jìn)行運(yùn)行，在無(wú)人控制的情況下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的全自動(dòng)化，大大提升檔案信息開(kāi)發(fā)、利用、研究的效率，推動(dòng)檔案信息的管理工作更為科學(xué)地開(kāi)展。
2.2實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息管理的數(shù)字化
在檔案信息管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各種載體的檔案信息進(jìn)行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進(jìn)行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對(duì)其保存、查詢和修改工作的進(jìn)行，而且實(shí)行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行各地間檔案信息的了解，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)地查閱，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案信息的綜合管理，更加利于對(duì)于檔案信息的管理工作。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過(guò)程中使用的紙質(zhì)資源，實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過(guò)程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，保證檔案信息不會(huì)因時(shí)間過(guò)長(zhǎng)造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開(kāi)展。
2.3實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)有了很大的提升，而且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合檢索工作，可以對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡(luò)檢索工作，可以實(shí)現(xiàn)足不出戶就能夠完成對(duì)相關(guān)檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進(jìn)了檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促進(jìn)檔案信息的資源共享。
3計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)
在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行調(diào)整和調(diào)配，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進(jìn)檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開(kāi)展。下面就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用作具體分析，對(duì)其中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行整理，對(duì)容易出現(xiàn)問(wèn)題的地方進(jìn)行有效預(yù)防。
3.1需要高度重視信息儲(chǔ)存的相關(guān)基礎(chǔ)工作
檔案信息的儲(chǔ)存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進(jìn)行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行，是檔案信息管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲(chǔ)存工作都是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)設(shè)備來(lái)進(jìn)行的，對(duì)于所配備的計(jì)算機(jī)硬件等相關(guān)設(shè)備，應(yīng)該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時(shí)展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級(jí)等方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行及時(shí)的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會(huì)新形勢(shì)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，在信息的儲(chǔ)存過(guò)程中，各級(jí)管理部門應(yīng)該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴(yán)把數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無(wú)誤，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理的長(zhǎng)期發(fā)展要求。
3.2重視檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作
當(dāng)今社會(huì)，高新技術(shù)一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對(duì)于檔案信息數(shù)字化管理工作中運(yùn)用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關(guān)部門對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新工作，對(duì)不符合時(shí)展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設(shè)備和技術(shù)要進(jìn)行及時(shí)的處理，不斷更新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學(xué)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務(wù)功能。
3.3重視檔案信息管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作
隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復(fù)雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學(xué)管理技術(shù)手段，同時(shí)要不斷壯大檔案管理工作隊(duì)伍，以應(yīng)對(duì)不斷復(fù)雜的檔案信息管理工作。具體來(lái)說(shuō)，在檔案信息管理單位內(nèi)部應(yīng)該定期對(duì)檔案信息管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識(shí)和管理技巧，督促其不斷加強(qiáng)對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案信息管理隊(duì)伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。
3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作
雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因?yàn)殡娮訖n案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，結(jié)合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設(shè)工作的順利開(kāi)展。
