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時(shí)間：2022-02-24 14:26:05
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇會(huì)計(jì)檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作，以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。
第一，會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會(huì)計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。
第二，會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。
第三，電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。
二、 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問題
（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識不足
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識上的不足，會(huì)計(jì)工作只重視核算階段，停留在對會(huì)計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上，會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會(huì)計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理工作。
（二）會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后
會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會(huì)計(jì)檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會(huì)計(jì)電算化相協(xié)調(diào)，成為會(huì)計(jì)全面的發(fā)展阻礙。
（三）會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將日常大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝（備份）存儲，進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認(rèn)識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會(huì)計(jì)信息資料的安全隱患。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識不足，利用不夠，會(huì)計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。
三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問題的對策
（一）提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的保管工作，是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限，到期銷毀。在會(huì)計(jì)電算化條件下，更需要提高對會(huì)計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識，沒有安全、完整、可靠的會(huì)計(jì)檔案資料，會(huì)計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強(qiáng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作，對于是否有完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，要成為會(huì)計(jì)工作考核內(nèi)容之一。
（二）加快會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作
會(huì)計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為會(huì)計(jì)信息的傳輸提供有利條件。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)分析、預(yù)測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識，加大投入，配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會(huì)計(jì)工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。
（三） 完善會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作
中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-0-01
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家和單位檔案的重要組成部分；隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，對電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作的要求也越來越高。
一、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)，其收集范圍一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料等四個(gè)部分。會(huì)計(jì)憑證除轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；會(huì)計(jì)賬簿包括總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品臺賬等輔助登記備查簿。對于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁，并準(zhǔn)確認(rèn)真填列各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號，每冊賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號，編號可用號碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫；會(huì)計(jì)報(bào)表分月、季度、半年度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫頁碼，其方法與會(huì)計(jì)賬簿相同；屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊等。會(huì)計(jì)電算化存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
二、會(huì)計(jì)檔案形成與保管
(一)上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容
會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括文字分析)3年；銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后5年；總賬、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)移交清冊等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊等保管期限為永久。保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。
三、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題
(一)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足、 意識淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。
(二)會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。
(三)會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。
(四)財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視。
(五)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。
四、完善會(huì)計(jì)檔案工作管理的建議
(一)各單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上引起足夠的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！笨梢姀姆傻母叨葋硪婪訌?qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化軌道。同時(shí)應(yīng)依法加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識和操作技能作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)和考核的重要內(nèi)容，有效地防范問題進(jìn)而起到應(yīng)有的重要作用。
(二)整理各類會(huì)計(jì)檔案，認(rèn)真妥善保管。對存放的手工會(huì)計(jì)檔案，要及時(shí)認(rèn)真細(xì)致地清理修整、妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)、程序及存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、資料，均應(yīng)視同檔案及時(shí)整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應(yīng)按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會(huì)計(jì)檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有備份，存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。采用磁性介質(zhì)存貯的電算化會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制備份，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。
(三)建立各種管理制度。根據(jù)本單位的具體情況，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化形成的會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的保管，應(yīng)打印以紙質(zhì)形式便于保管，其保存期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
1.前言
會(huì)計(jì)檔案為會(huì)計(jì)核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具體涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬目、報(bào)表材料、信息化應(yīng)用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了核心價(jià)值作用。為此，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理尤為重要，我們只有明晰其現(xiàn)實(shí)特征，針對管理階段中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會(huì)計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。
2.會(huì)計(jì)檔案特征
會(huì)計(jì)檔案的形成需要應(yīng)用會(huì)計(jì)核算手段，其同企事業(yè)單位從事的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及財(cái)務(wù)收支密切關(guān)聯(lián)，因而需體現(xiàn)科學(xué)專業(yè)性。會(huì)計(jì)核算主體應(yīng)用賬戶的設(shè)置、填寫與管理憑證、記賬、經(jīng)營成本核算、資產(chǎn)清查管理與會(huì)計(jì)報(bào)表等方式，針對會(huì)計(jì)對象實(shí)施持續(xù)全面的詳細(xì)登記以及管理監(jiān)督。由此決定會(huì)計(jì)核算應(yīng)體現(xiàn)實(shí)踐的嚴(yán)密性。
3.會(huì)計(jì)檔案核心作用
會(huì)計(jì)檔案為企事業(yè)單位從事會(huì)計(jì)分析以及審計(jì)核查必不可少的依據(jù)，因此其體現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)的依據(jù)作用。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案還體現(xiàn)了一定的憑證作用，可成為單位考察評估會(huì)計(jì)事項(xiàng)的有效證明材料。會(huì)計(jì)檔案可作為企事業(yè)單位探索經(jīng)濟(jì)發(fā)展、研究財(cái)政事務(wù)的優(yōu)質(zhì)資料，因此，可將會(huì)計(jì)檔案用作某個(gè)區(qū)域或機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理的史料基礎(chǔ)。
4.會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐管理中包含的問題
目前，企事業(yè)單位管理會(huì)計(jì)檔案工作中，體現(xiàn)了一定現(xiàn)實(shí)問題，即管理制度不全面。一些單位決策領(lǐng)導(dǎo)層忽略了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，沒有形成整體的會(huì)計(jì)檔案建檔、歸檔管理、查閱借還以及銷毀體制，進(jìn)一步令會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐管理體現(xiàn)出一定的無序性。對于檔案資料的裝訂也存在不規(guī)范性，一些企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，主體由管理檔案員工進(jìn)行資料的裝訂，較易令檔案保存一段時(shí)間后，形成破損或丟失。再者，一些企事業(yè)單位保管會(huì)計(jì)檔案欠缺妥善性，令應(yīng)用壽命顯著下降，沒有達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)期限。
5.強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)策略
5.1優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作體制，完善裝訂立卷
為完善會(huì)計(jì)檔案管理，各企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)人員，應(yīng)正視會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性，依據(jù)財(cái)政部門以及檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)精神，就實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，編制管理會(huì)計(jì)檔案工作機(jī)制。應(yīng)就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進(jìn)行細(xì)化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學(xué)管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。為此，工作人員應(yīng)提升責(zé)任感，依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，將會(huì)計(jì)憑證按冊裝訂。應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的核查原始會(huì)計(jì)憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每冊厚度是否相同，應(yīng)確保裝訂的完整、結(jié)實(shí)，同時(shí)體現(xiàn)一定的美觀性。
5.2規(guī)范會(huì)計(jì)檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理
規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理可預(yù)防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建細(xì)致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會(huì)計(jì)人員可進(jìn)行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時(shí)應(yīng)履行詳細(xì)登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時(shí)間，并簽字確認(rèn)。在還回會(huì)計(jì)檔案之時(shí)，工作人員則應(yīng)細(xì)致的檢驗(yàn)，確認(rèn)是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預(yù)防會(huì)計(jì)檔案流通階段中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，定期移交應(yīng)予以歸檔的會(huì)計(jì)資料到管理檔案機(jī)構(gòu)，不應(yīng)隨意進(jìn)行封閉的保管。同時(shí)檔案部門應(yīng)定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料的點(diǎn)收，履行工作職責(zé)，做好交接手續(xù)的辦理。對會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)按冊以及序號進(jìn)行逐個(gè)清點(diǎn)，并遵循記賬要領(lǐng)進(jìn)行賬簿的全面核實(shí)。同時(shí)應(yīng)核查備案資料完整性，確保賬表一致、信息相符，提升會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性以及充實(shí)性。歸檔處理的各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)遵循原卷冊封袋的原則，倘若需要進(jìn)行拆卷，則應(yīng)聯(lián)合經(jīng)辦人一同負(fù)責(zé)整理，明確職責(zé)分工。
5.3科學(xué)開展會(huì)計(jì)檔案的綜合鑒定以及銷毀工作
做好會(huì)計(jì)檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應(yīng)依據(jù)規(guī)范原則標(biāo)準(zhǔn)，對超期檔案信息進(jìn)行再次評估，分析其應(yīng)用價(jià)值。將不具保存效用的會(huì)計(jì)檔案全面剔除銷毀。實(shí)踐工作中應(yīng)體現(xiàn)良好的科學(xué)性，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會(huì)計(jì)部門構(gòu)建鑒定小組，進(jìn)行全面細(xì)致的評估。資料需要銷毀時(shí)，應(yīng)撰寫銷毀報(bào)告，填寫審批表格，報(bào)告之中應(yīng)涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時(shí)間，資料銷毀的總量以及簡要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當(dāng)銷毀報(bào)告通過審批后便可實(shí)施具體的銷毀，同時(shí)檔案以及財(cái)務(wù)部門應(yīng)委派工作人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。
6.結(jié)語
總之，會(huì)計(jì)檔案資料信息量豐富，具有良好的應(yīng)用價(jià)值。為此我們應(yīng)明確其核心作用，針對實(shí)踐管理中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會(huì)計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升其應(yīng)用效率水平，為企事業(yè)單位的經(jīng)營建設(shè)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理、創(chuàng)新探索提供科學(xué)參考依據(jù)，促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]孟秀麗.淺談境外機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的歸檔管理[J].北京檔案，2011（5）
第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。
第二條 國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會(huì)計(jì)檔案。
第四條 財(cái)政部和國家檔案局主管全國會(huì)計(jì)檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
第八條 同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。
第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對;在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶,其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號)同時(shí)廢止。
如何整理會(huì)計(jì)檔案
首先，掌握信息建預(yù)編表。我采取在會(huì)計(jì)檔案未歸檔前就到會(huì)計(jì)部門咨詢了解掌握當(dāng)年需要移交的，會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)、賬冊、報(bào)表、其他類等會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)信息后，便開始著手建立會(huì)計(jì)檔案案卷目錄預(yù)編目錄，將其中的案卷號、保管號(保管號的起始號因?yàn)樯弦荒甓鹊慕Y(jié)尾號可事先得知)、保管期限、移交人、接收人等有規(guī)律可循，可預(yù)先獲知的信息先編制出來，會(huì)計(jì)憑證號碼這一項(xiàng)預(yù)留，等待會(huì)計(jì)憑證正式歸檔整理時(shí)在填入。例如我以20xx年需接收歸檔的20xx年會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄進(jìn)行效果展示詳見附錄1;附錄2
其次，會(huì)計(jì)裝具打號及封面填寫。根據(jù)預(yù)先編制的會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄中會(huì)計(jì)憑證的保管號，提前用打碼機(jī)在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上打印上保管號并嚴(yán)格按保管號依次序排列，其中要特別注意在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上所打的保管號應(yīng)略少于實(shí)際獲知的會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)10冊左右，寧缺勿多目的是預(yù)防會(huì)計(jì)部門提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有出入時(shí)可預(yù)防實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)少于已經(jīng)打了號的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)量造成會(huì)計(jì)憑證案卷裝具的浪費(fèi)，實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊數(shù)多于已經(jīng)打了號的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)只需加打缺額的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具便可。打完會(huì)計(jì)憑證的保管號后在將會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號、財(cái)務(wù)主管、經(jīng)辦會(huì)計(jì)、全宗等已知固定項(xiàng)提前填寫完畢后排序整理待用。
第三，會(huì)計(jì)檔案整理。在正式接收到實(shí)物會(huì)計(jì)憑證、賬冊、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案后，根據(jù)會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)憑證上編制的憑證順序號、憑證附件號及憑證的流水號等信息對其進(jìn)行統(tǒng)一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序一冊一填寫一裝入的流程進(jìn)行歸檔。對于會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)先根據(jù)其會(huì)計(jì)憑證上所反映的信息，在事先打印出來的會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄憑證號碼預(yù)留欄內(nèi)填寫記錄該會(huì)計(jì)憑證的順序號，在同時(shí)填寫補(bǔ)充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊數(shù)、第幾冊、憑證張數(shù)、憑證順序號等內(nèi)容，待該冊會(huì)計(jì)憑證案卷封皮全部需要補(bǔ)充填寫的內(nèi)容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊會(huì)計(jì)憑證裝入會(huì)計(jì)憑證案卷裝具內(nèi)，累計(jì)裝好6-10冊會(huì)計(jì)憑證就及時(shí)入庫，之所以填寫完6-10冊就入庫有兩個(gè)目的，一是在入庫走動(dòng)的過程中就當(dāng)作休息調(diào)解一下久坐的身體。二是6-10冊會(huì)計(jì)憑證的重量對于管理會(huì)計(jì)檔案的女同志很容易就將其放入檔案柜內(nèi)。對于檔案庫內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放我結(jié)合工作實(shí)際統(tǒng)一規(guī)定按順時(shí)針方向由下至上依次分布補(bǔ)充檔案，檔案柜的標(biāo)引由上至下以組柜流水號+組柜縱向1至5的方式標(biāo)注，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的標(biāo)識由下至上進(jìn)行標(biāo)注，檔案柜內(nèi)會(huì)計(jì)憑證由左至右先下后上擺放的原則，來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放。對于賬冊、報(bào)表等每年項(xiàng)目、冊數(shù)均相對穩(wěn)定的會(huì)計(jì)檔案歸檔，我采取卷內(nèi)對賬冊、報(bào)表的具體會(huì)計(jì)科目編制一個(gè)流水號的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊類1、為現(xiàn)金日記帳; 2、為銀行存款日記帳;3、為內(nèi)部存款日記帳等;報(bào)表類如：1、為20xx年一、二季度會(huì)計(jì)報(bào)表(16月);2、為20xx年三、四季度會(huì)計(jì)報(bào)表(711月);3、為20xx年12月會(huì)計(jì)報(bào)表(年報(bào))，完成會(huì)計(jì)科目固定后在對其卷內(nèi)文件編張?zhí)?、打印卷?nèi)目錄和備考表。會(huì)計(jì)科目固定排列效果展示詳見附錄2;組柜標(biāo)引、標(biāo)識效果展示詳見附錄5
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，對各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求，會(huì)計(jì)電算化逐漸代替了會(huì)計(jì)手工操作，這樣大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，并且會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求。為此，各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)管理體系進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，此項(xiàng)工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務(wù)之一。
一、電子會(huì)計(jì)檔案的定義
會(huì)計(jì)檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時(shí)也是各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會(huì)計(jì)檔案主要指使用磁性介質(zhì)的形式進(jìn)行存儲的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，電子會(huì)計(jì)檔案對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行及時(shí)的記錄，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料依據(jù)。電子會(huì)計(jì)檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、電子文件、會(huì)計(jì)操作說明和軟件以及一些電子會(huì)計(jì)核算資料。電子化會(huì)計(jì)檔案具有以磁性介質(zhì)進(jìn)行存儲、依賴計(jì)算機(jī)硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點(diǎn)。
二、電子會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析
第一，沒有健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。因?yàn)殡娮訒?huì)計(jì)檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個(gè)比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認(rèn)識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，這樣的情況使電子會(huì)計(jì)檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價(jià)值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務(wù)。
第二，電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性?，F(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案信息化建設(shè)，并且在建設(shè)完成后將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會(huì)計(jì)材料和文檔進(jìn)行總結(jié)和整理，一些會(huì)計(jì)資料和文檔不能盡快的進(jìn)行歸檔，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案資料缺乏完整性和正確性。
第三，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)有待提高。目前會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時(shí)間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會(huì)計(jì)電算化沒有足夠的認(rèn)識和重視，在安排電子會(huì)計(jì)檔案管理人員時(shí)只是進(jìn)行簡單的篩選，這樣的情況導(dǎo)致電子檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)存在一定的問題，甚至有的管理人員對會(huì)計(jì)電算化的工作流程和使用的技術(shù)等沒有深入的了解，這樣使電子會(huì)計(jì)檔案管理工作不能順利的進(jìn)行，工作效率非常低，與此同時(shí)，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行管理，不能滿足社會(huì)發(fā)展對電子會(huì)計(jì)檔案管理的要求。
第四，電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質(zhì)中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進(jìn)行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負(fù)面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會(huì)計(jì)檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時(shí)的進(jìn)行備份，存儲在電腦上的會(huì)計(jì)檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經(jīng)濟(jì)損失。
三、提高電子會(huì)計(jì)檔案管理的措施
第一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度。其一，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關(guān)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進(jìn)行打印并且進(jìn)行立卷歸檔。其二，對電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制進(jìn)行完善，建立科學(xué)的電子會(huì)計(jì)檔案保存管理機(jī)制，選擇質(zhì)量較好的磁盤介質(zhì)對電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，同時(shí)需要保證備用磁盤和存儲盤獨(dú)立保存，對電子會(huì)計(jì)檔案的存儲介質(zhì)采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會(huì)計(jì)檔案材料進(jìn)行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會(huì)計(jì)檔案借用制度進(jìn)行完善，工作人員如果需要查閱電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要經(jīng)過財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦理相應(yīng)的借用手續(xù)。
第二，對電子會(huì)計(jì)檔案的特征進(jìn)行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會(huì)計(jì)檔案的特征有足夠的認(rèn)識，電子會(huì)計(jì)檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案信息具有一定的獨(dú)立性，工作人員可以隨時(shí)對其進(jìn)行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會(huì)計(jì)檔案容易出現(xiàn)自動(dòng)更新和修改的危險(xiǎn)；其二，電子會(huì)計(jì)檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因?yàn)槠渚哂胁环€(wěn)定性的特點(diǎn)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息可能會(huì)發(fā)生一些改變；其三，當(dāng)一些新技術(shù)應(yīng)用到電子會(huì)計(jì)檔案管理中時(shí)，信息會(huì)出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會(huì)計(jì)檔案管理的特征進(jìn)行明確，并且對各個(gè)特征可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的措施對其進(jìn)行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，并且取得較好的效果。
第三，對電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確。對電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確是保證電子會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行的重要前提。隨著會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用出現(xiàn)了一套新式的會(huì)計(jì)資料檔案，新式的會(huì)計(jì)資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)和光盤中存儲的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等等，與此同時(shí)需要將通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用和定點(diǎn)開發(fā)軟件相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的整套開發(fā)文檔資料和會(huì)計(jì)軟件程序等作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管和管理，從而使電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的完整性和準(zhǔn)確性，除此之外，我國相關(guān)法律規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案資料的來源必須真實(shí)可靠，為了保證其真實(shí)性和可靠性，管理人員需要對電子會(huì)計(jì)檔案的來源進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，并且對電子會(huì)計(jì)檔案材料的形成、管理和使用過程進(jìn)行全面的記錄，確保電子會(huì)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確。
第四，配備專業(yè)管理人員，增強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識。電子會(huì)計(jì)檔案具有一定的動(dòng)態(tài)性和可操作性，電子會(huì)計(jì)檔案材料在歸檔完成和后期管理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風(fēng)險(xiǎn)，所以必須要引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生后傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算被計(jì)算機(jī)取代，電子會(huì)計(jì)檔案的材料會(huì)存儲在計(jì)算機(jī)的磁盤中，如果發(fā)生火災(zāi)和竊取的情況，電子會(huì)計(jì)檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范。主要包括如下內(nèi)容：其一，對電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護(hù)措施。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該對數(shù)據(jù)材料進(jìn)行及時(shí)的備份，在進(jìn)行備份時(shí)需要對光盤的質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證其質(zhì)量不會(huì)出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的時(shí)間對其進(jìn)行編號，在每年的年末對本年的電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，并且需要明確標(biāo)明數(shù)據(jù)的內(nèi)容和時(shí)間；其二，做好電子會(huì)計(jì)檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)安裝監(jiān)控設(shè)備和防盜設(shè)備，如果出現(xiàn)任何異常時(shí)在第一時(shí)間發(fā)出提示。
四、結(jié)束語
上述文章對電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了說明，并且對提高電子會(huì)計(jì)檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理工作提供一定的建議。
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會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(一)會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類:總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。
二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題
(一)會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案;有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案;還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。
(二)會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全;有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過多，無處存放。
三、會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的解決措施
(一)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
(二)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。 裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁編制序號，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表” 。
(三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
(四)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。
(五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
(六)完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
(七)加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻(xiàn)
[1]《中華人民共和國檔案法》.
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會(huì)計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核
。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會(huì)計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。
財(cái)政部會(huì)第4號《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。
財(cái)政部會(huì)第5號《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》。
財(cái)政部財(cái)工字(92)574號《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。
華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)
3管理職責(zé)
會(huì)計(jì)檔案管理工作由局長工作部負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。
4管理內(nèi)容與要求
4.1基本任務(wù)
4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會(huì)計(jì)檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營管理工作服務(wù)。
4.1.3負(fù)責(zé)對本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.1.4負(fù)責(zé)對已超過保管期限的或無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批
準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反
映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:
1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
2)會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。
3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其
他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔
案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。
4.2.3會(huì)計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。
4.3歸檔要求和時(shí)間
4.3.1本局每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
4.3.2當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，
第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會(huì)計(jì)檔案移清冊時(shí)，應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度等
內(nèi)容。
4.3.4會(huì)計(jì)檔案人員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，
交接雙方經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，
檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.4會(huì)計(jì)檔案的管理
4.4.1會(huì)計(jì)檔案管理人員對已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)
、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。
4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度—
—會(huì)計(jì)名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔
助帳、會(huì)計(jì)檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其
保管期限定為5年。
4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由局檔案館會(huì)同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀
清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期
限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì) 檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，須在會(huì)計(jì)檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得
銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔
案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
4.6會(huì)計(jì)檔案的利用
4.6.1編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(含會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)帳簿目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表目錄等)檢
索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。
4.6.2歸檔保存在會(huì)計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分
管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
4.6.3查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會(huì)計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會(huì)計(jì)檔案的保管
4.7.1會(huì)計(jì)檔案庫房須按國家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內(nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會(huì)計(jì)憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中要有會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文字說明。
(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊及其他在會(huì)計(jì)核算工作中直接形成的對國家和社會(huì)及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算資料。
第二條會(huì)計(jì)檔案的整理。
會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號。
（一）會(huì)計(jì)憑證
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
（二）會(huì)計(jì)賬簿：各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬殼，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：
a.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面；
b.賬簿啟用表；
c.賬戶目錄；
d.按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁；
e.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會(huì)計(jì)賬簿的編號為一年一編，編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
（三）會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管。
（一）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
（三）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會(huì)計(jì)檔案其保存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會(huì)計(jì)檔案的借閱。
（一）建立會(huì)計(jì)檔案清冊和借閱登記清冊。
（二）凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
（三）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第六條會(huì)計(jì)檔案的銷毀。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：
(一)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見．
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級檔案機(jī)構(gòu)、財(cái)政部門和審計(jì)部門派人員監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
在建項(xiàng)目尚未完成的會(huì)計(jì)檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會(huì)計(jì)檔案的移交。移交會(huì)計(jì)檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等?！稌?huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)政策、法規(guī)都對會(huì)計(jì)檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內(nèi)容進(jìn)行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會(huì)計(jì)檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會(huì)計(jì)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
1 對于會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題分析
1.對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，缺乏充分的認(rèn)識，意識淡薄，導(dǎo)致檔案管理職能缺失。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對于財(cái)務(wù)檔案管理職能，則由專職會(huì)計(jì)人員擔(dān)任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時(shí)，往往會(huì)以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價(jià)。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。
2.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會(huì)計(jì)信息資料的正確性和準(zhǔn)確性，由于社會(huì)上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒有嚴(yán)格的界定，只要有稅務(wù)監(jiān)制章或財(cái)政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會(huì)計(jì)從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等地差異，最終都導(dǎo)致不合法原始憑證在會(huì)計(jì)信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。
3.會(huì)計(jì)憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為規(guī)范要求沒有太大的實(shí)際意義，導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一普遍存在，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
4.電子檔案管理不到位。隨著會(huì)計(jì)電算化的廣泛實(shí)施，電子檔案已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報(bào)表等。由于財(cái)務(wù)工作人員不是專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員，對于軟件及計(jì)算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的保護(hù)等工作的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為都在電腦上存放著，不會(huì)出問題，不會(huì)丟失，但是一旦機(jī)器由于人為及自然災(zāi)害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無法彌補(bǔ)，造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
2 提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效對策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢?，是否重視對會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案管理崗位職責(zé)，在職責(zé)中明確崗位責(zé)任，制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細(xì)用充分。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育和培訓(xùn)，才能針對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中出現(xiàn)的新食物新問題找出不同情況情況下地業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有不斷組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能讓會(huì)計(jì)人員及時(shí)掌握業(yè)務(wù)的新形式和特點(diǎn)，針對性的提高業(yè)務(wù)水平和處理問題的能力。在會(huì)計(jì)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明，直到由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
4.結(jié)合會(huì)計(jì)電算化工作特點(diǎn)，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時(shí)應(yīng)注意磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時(shí)，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時(shí)打印歸檔；安排軟件維護(hù)人員，定期對軟件進(jìn)行維護(hù)、升級；安排專業(yè)計(jì)算機(jī)人員定期對計(jì)算機(jī)運(yùn)行狀況進(jìn)行檢測、查殺病毒；做好計(jì)算機(jī)硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡(luò)，不要將安裝了財(cái)務(wù)軟件的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時(shí)，需要同步升級舊的資料文件。
總之，在新的歷史條件下會(huì)計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感，會(huì)計(jì)檔案管理工作就會(huì)取得不斷進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
中圖分類號:F230 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會(huì)計(jì)檔案,可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實(shí)依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識,借鑒到先進(jìn)的管理方法,對會(huì)計(jì)工作起到推動(dòng)作用。筆者根據(jù)多年管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會(huì)計(jì)檔案的一些體會(huì)。本文提出外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的管理理念,旨在更有效地利用會(huì)計(jì)檔案,服務(wù)企業(yè),提高財(cái)務(wù)工作效率。
一、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)體系的日趨完善,財(cái)務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實(shí)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。
1.會(huì)計(jì)檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會(huì)計(jì)檔案為四類。這四類主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項(xiàng)其他類的會(huì)計(jì)檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會(huì)計(jì)檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制評價(jià)等有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料均未按會(huì)計(jì)檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會(huì)計(jì)檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會(huì)計(jì)資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會(huì)計(jì)檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案。
5.會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會(huì)計(jì)檔案的人員不懂得會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),筆者認(rèn)為將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會(huì)計(jì)檔案利用功效、提高財(cái)務(wù)工作效率。
1.會(huì)計(jì)檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會(huì)計(jì)資料越來越多。
(1)外部會(huì)計(jì)檔案。是指按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的、定時(shí)移交檔案管理部門保管的會(huì)計(jì)檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案。是指與財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)、由財(cái)務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會(huì)計(jì)檔外)具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。
2.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容。外部會(huì)計(jì)檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點(diǎn)對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),采用價(jià)值量和實(shí)物量等形式,通過預(yù)算對公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實(shí)責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價(jià),實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動(dòng)。
財(cái)務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財(cái)務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長期預(yù)算等;上級單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、年度業(yè)績考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財(cái)務(wù)管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要方面,項(xiàng)目繁多,涉及的資金量非常大,所以財(cái)務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計(jì)劃、按項(xiàng)目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計(jì)劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報(bào)表、工程項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報(bào)表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報(bào)表、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣表、單位代扣個(gè)人所得稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報(bào)表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價(jià)有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺賬。
(6)電價(jià)電費(fèi)(包括各種財(cái)政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報(bào)表(財(cái)務(wù)報(bào)表編制依據(jù))、電價(jià)電費(fèi)分析報(bào)告、電價(jià)電費(fèi)管理文件、電價(jià)電費(fèi)管理報(bào)表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財(cái)務(wù)稽核類。年度稽核計(jì)劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報(bào)告、被稽核單位整改報(bào)告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)綜合分析報(bào)告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動(dòng)等資料、會(huì)計(jì)工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報(bào)告、企業(yè)內(nèi)控評價(jià)報(bào)告、企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等。
三、內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理
1.會(huì)計(jì)檔案歸檔原則。
(1)財(cái)務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價(jià)值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會(huì)計(jì)資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點(diǎn)。
(3)會(huì)計(jì)檔案按外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時(shí)間銜接性。
(4)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料。
(5)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案具有重點(diǎn)性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。
(7)會(huì)計(jì)檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理流程。按照財(cái)務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性和會(huì)計(jì)檔案的實(shí)用性。
3.會(huì)計(jì)檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會(huì)計(jì)檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時(shí)間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案,提高會(huì)計(jì)檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會(huì)計(jì)檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識,還要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會(huì)計(jì)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。
6.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時(shí)間確定保管期限,內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案屬財(cái)務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義
會(huì)計(jì)檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時(shí)收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1.有利于提升財(cái)務(wù)管理的整體水平。財(cái)務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財(cái)務(wù)工作始終,會(huì)計(jì)資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會(huì)收納規(guī)定以外的會(huì)計(jì)檔案,為了財(cái)務(wù)工作整體水平的提高,財(cái)務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)事項(xiàng),確定各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案,由于存放在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時(shí)間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財(cái)務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動(dòng))后即刻開展工作。財(cái)務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時(shí)財(cái)務(wù)工作必須定期輪崗制度,財(cái)務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會(huì)計(jì)檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財(cái)務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動(dòng)局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財(cái)務(wù)工作。
