時(shí)間：2023-03-28 15:06:47
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對(duì)策和措施
(一)形成領(lǐng)導(dǎo)重視的農(nóng)業(yè)科技檔案管理。合理的農(nóng)業(yè)科技檔案管理能夠創(chuàng)造極大的物質(zhì)和經(jīng)濟(jì)財(cái)富，領(lǐng)導(dǎo)的重視有利于檔案的高效管理，從而創(chuàng)造更大的價(jià)值。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，給予充足的經(jīng)費(fèi)確保實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利進(jìn)行；同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要采取措施調(diào)動(dòng)科技人員的主動(dòng)性和積極性，為農(nóng)業(yè)科技檔案管理和利用打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作做到最好。（二）建立高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員隊(duì)伍。提高管理人員的思想道德素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，培養(yǎng)其對(duì)工作的責(zé)任心，使其能夠?qū)r(nóng)業(yè)科技檔案管理工作有足夠的熱情和耐心。同時(shí)，還要著重培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人才，提高管理水平。（三）健全農(nóng)業(yè)科技檔案管理體制。建立健全嚴(yán)格的管理體制，有統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制度。及時(shí)更新不適合的規(guī)定，建立新的管理機(jī)制。使農(nóng)業(yè)科技檔案管理有“制”可依。還要樹(shù)立服務(wù)觀念，建立反饋機(jī)制等等，完善各項(xiàng)管理體制。（四）完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。通過(guò)多種渠道爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。加大對(duì)信息化的投入，建立檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等。要想適應(yīng)農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，就必須重視檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。
科學(xué)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理機(jī)制的意義
企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導(dǎo)致資料不全，且很多科技人員并沒(méi)有檔案意識(shí)，從而導(dǎo)致很多科技工作者在科研過(guò)程中，未對(duì)過(guò)程資料進(jìn)行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價(jià)值，認(rèn)為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過(guò)程、科技獎(jiǎng)勵(lì)之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時(shí)也做不到每個(gè)項(xiàng)目都能做到前端控制。
2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位
科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒(méi)有真正實(shí)行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務(wù)下達(dá)應(yīng)該同步、文件材料形成與檢查進(jìn)度應(yīng)該同步、驗(yàn)收鑒定技術(shù)與驗(yàn)收鑒定成果應(yīng)該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報(bào)科技成果評(píng)獎(jiǎng)應(yīng)該同步。由于“四同步”沒(méi)有真正的實(shí)現(xiàn)，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導(dǎo)致了科技檔案管理工作中的主動(dòng)性不足。
3.未對(duì)科技檔案實(shí)施信息化管理
計(jì)算機(jī)信息化管理的主要內(nèi)容是將科技檔案信息用數(shù)字的方式保留，并以網(wǎng)絡(luò)為紐帶進(jìn)行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢(shì)，比如收藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化以及資源共享化等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展。我國(guó)對(duì)科技檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用直接說(shuō)明對(duì)科技檔案管理的數(shù)字化趨勢(shì)已經(jīng)無(wú)法改變。不過(guò)，在現(xiàn)實(shí)中，部分企業(yè)對(duì)科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計(jì)算機(jī)管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問(wèn)題，比如建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)或者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標(biāo)準(zhǔn)等。
4.科技檔案的利用率較低
對(duì)于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過(guò)記錄企業(yè)的建設(shè)及生產(chǎn)情況，如實(shí)反映了單位的具體活動(dòng)。因此，科學(xué)合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng)造出無(wú)形生產(chǎn)力。對(duì)此，科技檔案需要進(jìn)一步強(qiáng)化其資源的利用與開(kāi)發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現(xiàn)階段，對(duì)科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問(wèn)題，如思想落后、服務(wù)過(guò)于被動(dòng)、未對(duì)靜態(tài)檔案進(jìn)行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業(yè)各個(gè)部門之間的需求。
二、加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作
1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序
科技檔案是科研課題研究的全過(guò)程的反映，因此要實(shí)現(xiàn)科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個(gè)完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結(jié)合科技檔案管理工作與計(jì)劃管理、成果管理、課題管理之間的關(guān)系，歸檔程序要合理化，對(duì)科技檔案管理工作的規(guī)律進(jìn)行掌握，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的全程管理原則。
2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識(shí)
科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進(jìn)行科技檔案工作培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)強(qiáng)調(diào)科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過(guò)程中遇到的問(wèn)題，宣傳科技檔案管理最新規(guī)章制度，將科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。
3.徹底落實(shí)科技檔案的數(shù)字化管理
要想使科技檔案的管理模式由最為傳統(tǒng)的方式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代管理，最為有效的方法則是實(shí)施數(shù)字化管理，而且數(shù)字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統(tǒng)的庫(kù)房式管理方式。數(shù)字化管理通過(guò)采用高科技的數(shù)字化存儲(chǔ)及時(shí)，可以提高信息存儲(chǔ)量，從而在一定程度上減少存儲(chǔ)空間。因此，要使計(jì)算機(jī)管理實(shí)現(xiàn)高水平，就需要進(jìn)一步增強(qiáng)科技檔案管理的硬件及軟件設(shè)備，結(jié)合現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，對(duì)科技檔案進(jìn)行綜合管理，從而提高工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案格式標(biāo)準(zhǔn)化，就要保證其標(biāo)準(zhǔn)程度和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相一致，備份數(shù)據(jù)庫(kù)、采用正版軟件以及限制用戶權(quán)限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計(jì)算機(jī)知識(shí)，可以準(zhǔn)確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進(jìn)適合形式發(fā)展的檔案專業(yè)人才，才能確?？萍紮n案數(shù)字化管理工作更加完善。
4.完善企業(yè)檔案編研工作
對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，就要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)其的實(shí)際要求，檔案管理人員需要結(jié)合工作內(nèi)容編制相應(yīng)的檢索工具。近年來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使檔案種類及內(nèi)容等變得逐漸多樣化、豐富化。對(duì)于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應(yīng)的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實(shí)際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責(zé)任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化，能夠全面反映相關(guān)情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)其作用，并將各種意見(jiàn)及要求如實(shí)反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。
5.提高科技檔案的利用率
對(duì)科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，務(wù)必要考慮其開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題。對(duì)于企業(yè)而言，檔案如何開(kāi)發(fā)利用，具有一定的意義及價(jià)值。當(dāng)前情況下，我國(guó)的檔案管理工作大多處于傳統(tǒng)手工階段，并沒(méi)有充分結(jié)合日益先進(jìn)的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過(guò)程中耗時(shí)耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進(jìn)了計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，但適用范圍狹窄，檔案數(shù)字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實(shí)際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來(lái)，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因?yàn)槠髽I(yè)科技檔案管理中，包含諸多學(xué)術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，由此說(shuō)明，企業(yè)科技檔案管理總，對(duì)科技檔案的利用有特殊性。對(duì)企業(yè)科技檔案進(jìn)行利用的過(guò)程中，要注意保護(hù)他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)與勞動(dòng)成果，防止侵權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。
1．1科技性
科技檔案最根本的特性是科技性。醫(yī)院科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)性歷史記錄，對(duì)科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實(shí)用性價(jià)值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用。一切科研項(xiàng)目科學(xué)技術(shù)性質(zhì)的文件，如不加強(qiáng)管理，出現(xiàn)疏漏，將嚴(yán)重影響科學(xué)研究工作。人民醫(yī)院是一所綜合性的三級(jí)甲等醫(yī)院，科技檔案質(zhì)高量大，有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理科技檔案迫在眉睫。
1．2專業(yè)性
專業(yè)性是科技檔案最突出的特點(diǎn)之一。科技檔案的專業(yè)性不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別，甚至連表達(dá)知識(shí)的術(shù)語(yǔ)、圖形、符號(hào)等也很不相同。醫(yī)院科技檔案來(lái)自不同專業(yè)的科技活動(dòng)，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫(yī)院科技檔案隨著它所記載的科技活動(dòng)的不斷深入，其專業(yè)性也得到了相應(yīng)地加強(qiáng)。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業(yè)科技檔案具有明顯不同的內(nèi)容和表達(dá)內(nèi)容的方式。
1．3再生產(chǎn)力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復(fù)利用的。它能否得到最大限度的開(kāi)發(fā)利用和有效轉(zhuǎn)化，這需要通過(guò)分析與研究，從中吸取有借鑒的有價(jià)值的信息以促進(jìn)科技的發(fā)展和進(jìn)步。通過(guò)開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，充分發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。
2科技檔案管理存在的問(wèn)題
2．1保存難度大
人民醫(yī)院傳統(tǒng)的儲(chǔ)存檔案方法是以紙質(zhì)為主要的存儲(chǔ)載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和電子文檔形式儲(chǔ)存，科技檔案也不外如此。這些存儲(chǔ)介質(zhì)很容易受環(huán)境影響而出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問(wèn)題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數(shù)量的與日俱增，存儲(chǔ)空間的需求也越來(lái)越大，使醫(yī)院維護(hù)和管理檔案的所占用的空間與成本也越來(lái)越大。
2．2查詢難度大
目前很多醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的以人工為主的科技檔案管理模式。人民醫(yī)院傳統(tǒng)的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時(shí)間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號(hào)信息查到檔案所在庫(kù)房的存放地址，然后庫(kù)房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時(shí)、耗力。而且一些檔案經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱后，已經(jīng)出現(xiàn)了破損現(xiàn)象，有的甚至遺失，對(duì)檔案管理造成了很大困擾。
2．3利用效率低
因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問(wèn)題，很多醫(yī)務(wù)人員感覺(jué)很觸頭，不愿意查詢，無(wú)形中使檔案的利用率顯著降低。對(duì)于一名醫(yī)務(wù)工作者來(lái)講，利用醫(yī)院科技檔案資源進(jìn)行科研工作非常重要，通過(guò)分析與研究，開(kāi)發(fā)科技檔案的利用價(jià)值。因此，為提高科技檔案利用率，醫(yī)院科技檔案管理進(jìn)行數(shù)字信息化建設(shè)刻不容緩。
3加快科技檔案管理信息化
管理手段的現(xiàn)代化是科技檔案管理信息化的核心手段，要加快檔案管理信息化的建設(shè)，筆者認(rèn)為主要做好以下幾方面的工作。
3．1職業(yè)素質(zhì)
科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作?？萍脊ぷ髟谧匀粻顟B(tài)下不會(huì)形成完整、合格、規(guī)范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預(yù)及參與才能形成合格的檔案。一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，必須具備具有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫(yī)院現(xiàn)代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。檔案管理人員一定要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院科技檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員全面掌握科學(xué)管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業(yè)素質(zhì)。
3．2思想認(rèn)識(shí)
計(jì)算機(jī)能否成功地應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現(xiàn)代化管理水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長(zhǎng)需指定專門的分管院長(zhǎng)進(jìn)行管理把關(guān)，把科技檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)和服務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步建立起科技檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率，為醫(yī)院醫(yī)療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。
3．3軟、硬件設(shè)施
2.實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技資源的信息服務(wù)，使企業(yè)資源不斷增值?？萍紮n案記錄著中海油高新技術(shù)的發(fā)展以及重大科技成果的應(yīng)用研究，而現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)與技術(shù)商品化的演變趨勢(shì)，不但增強(qiáng)了企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)，更讓具有成果直接轉(zhuǎn)化能力的科技檔案的珍貴價(jià)值得到了完整體現(xiàn)，例如企業(yè)的專利權(quán)、著作權(quán)、品牌價(jià)值、信息價(jià)值等等，企業(yè)靠技術(shù)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)利益是無(wú)窮的，而這些資產(chǎn)的保存、保密、管理、共享、應(yīng)用，無(wú)疑蘊(yùn)藏著巨大的價(jià)值。
3.持續(xù)推動(dòng)企業(yè)的科技創(chuàng)新?？萍紮n案對(duì)中海油企業(yè)科技創(chuàng)新有奠基作用。企業(yè)通過(guò)原始科技檔案能夠挖掘確立探索和研究的起點(diǎn)及方向，提高創(chuàng)新效率。而且，為科技人員創(chuàng)新靈感、創(chuàng)新思維的產(chǎn)生提供條件，為其科技創(chuàng)新提供科學(xué)判斷和決策依據(jù)，為知識(shí)轉(zhuǎn)化提供借鑒。更重要的是，科技檔案對(duì)科技人員的創(chuàng)新有持續(xù)激勵(lì)作用，因?yàn)椤奥仿湫捱h(yuǎn)兮，吾將上下而求索”，科技人員用奮勇拼搏、堅(jiān)忍不拔的精神，去攻克難關(guān)、披荊斬棘，獲取最終的勝利。
4.提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。作為中海油企業(yè)，其科技檔案能節(jié)約企業(yè)勞動(dòng)，因其本身能被反復(fù)多次提供利用而本身卻無(wú)損耗，也就是提高科技檔案的復(fù)用率，這是其他物質(zhì)形態(tài)的財(cái)富無(wú)可比擬的。所謂復(fù)用科技檔案，就是在新設(shè)計(jì)中直接采用或套用設(shè)計(jì)現(xiàn)有的圖紙、資料，提高科技檔案的再利用、再實(shí)踐、再生產(chǎn)，能夠節(jié)省人力、物力，是提高經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。
二、以中海油企業(yè)為例，剖析企業(yè)科技檔案管理的存在問(wèn)題及原因簡(jiǎn)析
1.傳統(tǒng)實(shí)體檔案是目前科技檔案保存的主要方式。目前，這種檔案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查閱、調(diào)卷工作量巨大，耗時(shí)費(fèi)力，效率較低，無(wú)法快速滿足用戶需求；頻繁調(diào)閱、復(fù)印原始資料以及由于灰塵、溫濕度等負(fù)面影響，會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成自然損害；自然原因的污損、掉頁(yè)等，會(huì)造成其嚴(yán)重磨損和丟失；由于實(shí)體檔案逐年遞增，占用大量庫(kù)房空間，難以對(duì)其實(shí)行集中統(tǒng)一的權(quán)限管理；無(wú)法滿足多用戶同時(shí)共享檔案信息資源的需求。
2.隨著中海油企業(yè)的做強(qiáng)做大，企業(yè)國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)開(kāi)拓的前景也越來(lái)越廣闊，隨著海外市場(chǎng)比如烏干達(dá)項(xiàng)目、伊拉克項(xiàng)目等市場(chǎng)的開(kāi)辟及拓展，企業(yè)的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展前景也越來(lái)越具有延展性，但是，隨之而來(lái)的則是帶給企業(yè)的巨大的經(jīng)營(yíng)壓力與經(jīng)營(yíng)指標(biāo)，降本增效的巨大壓力必然會(huì)造成在科技檔案管理與保護(hù)方面投入資金有一定程度的短缺。
3.企業(yè)存在機(jī)構(gòu)職責(zé)不清、權(quán)責(zé)不分明、信息傳遞不流暢的現(xiàn)象，造成企業(yè)科技檔案資料管理的不規(guī)范。
4.企業(yè)科技檔案信息資源欠缺整合，需要建立完善科技檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與制度體系。
5.企業(yè)科技檔案集群化、產(chǎn)業(yè)化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新需求。然而，科技檔案管理人員力量、專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)、投入經(jīng)費(fèi)與這一需求不相適應(yīng)。科技檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案信息化技術(shù)發(fā)展水平欠缺，缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，極大制約了企業(yè)科技檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
三、還以中海油為例，針對(duì)以上問(wèn)題，企業(yè)科技檔案需建立現(xiàn)代化管理模式
1.企業(yè)需清晰梳理科技檔案管理的工作流程與工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理核心是以流程為導(dǎo)向建立組織模式，注重連貫性，建立全流程管理模式，通過(guò)合作管理保證目標(biāo)高效達(dá)成。中海油企業(yè)需清晰梳理各級(jí)單位的科技檔案工作界面，劃分工作領(lǐng)域，明確工作接口，建立縱向橫向的聯(lián)合合作模式，明確決策層、管理層、參與者的對(duì)應(yīng)責(zé)任和權(quán)限，實(shí)現(xiàn)效率“共贏”。流程化管理有很多優(yōu)勢(shì)，首先是統(tǒng)籌性，建立集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理模式，便于內(nèi)部交流和外部共享；通過(guò)優(yōu)化流程，減少管理節(jié)點(diǎn)，而在每一環(huán)節(jié)，相關(guān)人員都能對(duì)資料的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，確保環(huán)節(jié)完整性和質(zhì)量后，再進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)；通過(guò)細(xì)化每個(gè)節(jié)點(diǎn)中相關(guān)人員的權(quán)限和責(zé)任，減少管理者在不相關(guān)環(huán)節(jié)中責(zé)任和精力的牽扯，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)明確、職責(zé)清晰，責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)層層分解。而且，整個(gè)流程能夠?qū)崿F(xiàn)溯源性及痕跡式管理，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，便于追溯，然后進(jìn)行提醒和監(jiān)督，對(duì)后期績(jī)效與責(zé)任管理提供很大便利，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的精確管理、精準(zhǔn)執(zhí)行的現(xiàn)代化管理理念。
2.企業(yè)需明確信息傳遞的準(zhǔn)確性與有效性，建立源頭管理模式。一是需要積極配合公司科技檔案管理人員梳理科技檔案的歸檔范圍，分階段收集齊全需要?dú)w檔的科技項(xiàng)目資料，確保各級(jí)單位歸檔科技檔案資料的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。二是為了便于進(jìn)行科技檔案文件級(jí)管理，各級(jí)單位在科研項(xiàng)目開(kāi)題之初即要檔案管理人員前置，實(shí)施前端控制，使科研人員明確對(duì)于科研項(xiàng)目不同階段形成的不同資料應(yīng)作為單件資料分開(kāi)保存、裝訂、存檔，不宜作為合訂本在一起存檔。三是要求科技管理人員對(duì)于科研項(xiàng)目中的商務(wù)合同應(yīng)單獨(dú)作為合同類檔案存檔，不宜放在科研項(xiàng)目資料中合并存檔。四是科技檔案管理人員需持續(xù)加強(qiáng)與公司科技管理部門及科研人員的溝通與交流，對(duì)科研項(xiàng)目資料形成情況予以詳細(xì)了解，按照階段性或是科研項(xiàng)目結(jié)題后的時(shí)間，提醒與督促科技檔案資料及時(shí)歸檔。
二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立
為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)，理解相關(guān)文獻(xiàn)，對(duì)以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點(diǎn)建議。
（一）提高檔案意識(shí)
有意識(shí)才會(huì)有自覺(jué)的行為，才會(huì)有目的的行動(dòng)。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對(duì)醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價(jià)值有明確的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開(kāi)發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺(tái)（如數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動(dòng)地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實(shí)際需求，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個(gè)性化的服務(wù)。我國(guó)各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對(duì)比較單一，也不夠簡(jiǎn)便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無(wú)論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場(chǎng)所也使檔案室可以同時(shí)為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲(chǔ)量隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實(shí)踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進(jìn)代表國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率檔案資源數(shù)字化、信息化是未來(lái)醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時(shí)間，獲取資源也變得更為簡(jiǎn)便。通過(guò)建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個(gè)檔案的內(nèi)容，并從多角度對(duì)其進(jìn)行分類。對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對(duì)其進(jìn)行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過(guò)這種方式，檔案利用者可以對(duì)各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時(shí)代的快節(jié)奏對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價(jià)值，并根據(jù)當(dāng)時(shí)的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時(shí)提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價(jià)值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實(shí)用性，可以對(duì)醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時(shí)代的到來(lái)帶來(lái)了知識(shí)大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會(huì)的方方面面，知識(shí)型管理人才是強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，新形勢(shì)下的檔案管理人員需要及時(shí)了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會(huì)化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
首先，農(nóng)業(yè)科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協(xié)調(diào)，嚴(yán)重脫節(jié)；其次，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研工作的周期性較長(zhǎng)，因此，檔案的來(lái)源較為分散，在收集整理時(shí)由于各個(gè)檔案的來(lái)源時(shí)間不確定，會(huì)出現(xiàn)部分檔案丟失現(xiàn)象；最后，研究者自身對(duì)檔案管理工作的曲解，認(rèn)為研究的成果檔案屬于個(gè)人成果，對(duì)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)存有疑慮，從而出現(xiàn)研究檔案的斷檔現(xiàn)象。
（二）檔案管理制度不健全
農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作在我國(guó)具有很長(zhǎng)的應(yīng)用歷史，正是因?yàn)闅v史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時(shí)期的發(fā)展形式嚴(yán)重“脫軌”，沒(méi)有及時(shí)的更新完善，現(xiàn)代檔案管理工作大多采用網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、信息化的方式，因此在相關(guān)的管理制度上也有了相對(duì)應(yīng)的要求，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度仍然是傳統(tǒng)的人工方式，效率不高，從而影響到農(nóng)業(yè)科研技術(shù)工作的深層發(fā)展。
（三）管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案管理工作的一個(gè)重要前提就是管理人員要有專業(yè)的管理方法，能夠?qū)Ω鞣N不同的檔案進(jìn)行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識(shí)構(gòu)成不夠完善，學(xué)識(shí)水平不高，對(duì)檔案管理的專業(yè)素質(zhì)薄弱，對(duì)各種研究成果檔案定性不明確，出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象，遲滯了規(guī)范化管理的步伐。
（四）保密工作不夠深化
雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中有了一定的應(yīng)用，對(duì)管理工作提供了很大的便捷，但是，網(wǎng)絡(luò)化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒(méi)有強(qiáng)有力、嚴(yán)格的管理制度，不夠規(guī)范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識(shí)不高，對(duì)于查閱的程序檢查不夠嚴(yán)格，這也是導(dǎo)致檔案信息外泄的重要因素。
二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)對(duì)策
（一）加強(qiáng)檔案的收集和管理工作
針對(duì)于不同的檔案特點(diǎn)，要有合理的收集方案，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協(xié)調(diào)起來(lái)，對(duì)每一研究項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)檔案跟蹤，嚴(yán)防因?yàn)橹芷陂L(zhǎng)的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進(jìn)行細(xì)化管理，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員的研究成果歸檔觀念的強(qiáng)化，灌輸正確的歸檔意識(shí)，以確保檔案的整體連續(xù)性。規(guī)避斷檔現(xiàn)象發(fā)生。
（二）完善制度建設(shè)
高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，更是日常管理的行為準(zhǔn)則。管理人員要按照科學(xué)的歸檔程序?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理操作，不能主觀的對(duì)檔案進(jìn)行隨意安放，要嚴(yán)格按照制度規(guī)定的要求進(jìn)行，與此同時(shí)，管理人員要對(duì)檔案管理的一些基本法規(guī)準(zhǔn)則進(jìn)行學(xué)習(xí)深化，進(jìn)一步促進(jìn)各種的標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作在制度的強(qiáng)化下更加有序。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員要有專業(yè)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)各種農(nóng)業(yè)科研成果有一定的認(rèn)知，在檔案歸類上可以進(jìn)行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進(jìn)行分區(qū)、分層放置，不斷的提高完善自身的素質(zhì)，與時(shí)展形勢(shì)相接軌。
二、信息時(shí)代對(duì)科技檔案信息化管理的做法和思考
科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等先進(jìn)技術(shù)，在國(guó)家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下，用信息化手段來(lái)保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)、利用等提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，科技檔案開(kāi)展信息化管理，重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。
第一，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動(dòng)編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對(duì)科技檔案實(shí)施自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動(dòng)編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項(xiàng)目全等優(yōu)勢(shì)。自動(dòng)檢索是通過(guò)查找檔案目錄并利用檔號(hào)、題名、責(zé)任者、分類號(hào)、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動(dòng)檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計(jì)算機(jī)自動(dòng)立卷是計(jì)算機(jī)以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項(xiàng)為依據(jù)將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動(dòng)對(duì)同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號(hào)等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率。科技檔案自動(dòng)標(biāo)引是計(jì)算機(jī)通過(guò)對(duì)科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對(duì)內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號(hào)的過(guò)程，科技檔案自動(dòng)標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計(jì)、編研及保管環(huán)境的自動(dòng)控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計(jì)工作復(fù)雜而繁瑣，而通過(guò)采用信息化手段進(jìn)行自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)，對(duì)科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點(diǎn)涉及內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：用戶的借閱資格驗(yàn)證、借閱情況登記、歸還登記和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。
通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，還能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案資料的自動(dòng)編輯處理，不但能夠提供對(duì)科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的自動(dòng)編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對(duì)檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制非常重要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案排架進(jìn)行自動(dòng)管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，給出檔案庫(kù)房架位的分配圖，實(shí)現(xiàn)架位的自動(dòng)分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)測(cè)和管理。
第三，加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才。對(duì)科技檔案實(shí)施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅(jiān)力量，因此需要加強(qiáng)科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動(dòng)能順利開(kāi)展，并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識(shí)；約束
計(jì)生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬(wàn)戶。在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天，加強(qiáng)計(jì)生檔案的細(xì)化管理工作，對(duì)于有效地進(jìn)行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問(wèn)題與遺留問(wèn)題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過(guò)程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國(guó)人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過(guò)自己的拙見(jiàn)。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來(lái)的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見(jiàn)解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。
確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；种院?，要規(guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬(wàn)無(wú)一失。
二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。
檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來(lái)的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。
三、樹(shù)立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。
檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來(lái)不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。
會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來(lái)備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。
1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用
1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：
（1）來(lái)源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過(guò)會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過(guò)這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。
（3）形成過(guò)程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性。
1.2會(huì)計(jì)檔案的作用
會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來(lái)源于會(huì)計(jì)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問(wèn)題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來(lái)源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，保證為國(guó)家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。
2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題
2.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見(jiàn)，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善，沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全
有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒(méi)有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來(lái)；第三，活頁(yè)賬簿裝訂時(shí)無(wú)封面，也不按規(guī)定編好頁(yè)碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì)計(jì)檔案銷毀難，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。
2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開(kāi)假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國(guó)家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。
3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)
各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國(guó)家機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用
3.3規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過(guò)每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語(yǔ)
在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問(wèn)題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
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[2]馬秀英.談會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范[J].天津財(cái)會(huì)，2007，（4）：40-41.
[3]張雪珍.會(huì)計(jì)管理體制改革中的會(huì)計(jì)檔案管理[J].財(cái)會(huì)通訊，2007，（7）：73-74.
在一般人看來(lái)，檔案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允許隨意篡改。何嘉蓀教授在研究檔案概念時(shí)發(fā)現(xiàn)，在檔案學(xué)原理（概論）、普通檔案管理學(xué)和除科技檔案管理學(xué)以外的專門檔案管理學(xué)的著作中，我們一直強(qiáng)調(diào)“檔案不容更改”，或者強(qiáng)調(diào)“檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，檔案才能充分發(fā)揮它的效益。后人不能為了迎合現(xiàn)今的某種潮流或按照自己的觀點(diǎn)和需要去篡改檔案”。④ 而在傳統(tǒng)的科技檔案管理學(xué)著作里，卻肯定科技檔案的內(nèi)容在特殊情況下可以按特殊辦法作一些必要改動(dòng)。他認(rèn)為這兩種觀點(diǎn)也是相互矛盾的，只是由于不出現(xiàn)在同一著作和教科書中才避免了難堪。在他看來(lái)“有不少科技檔案，由于實(shí)際上是現(xiàn)行文件，仍處于動(dòng)態(tài)之中，當(dāng)然就需要修改。否則后果就不堪設(shè)想”。⑤ 進(jìn)而提出我國(guó)檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)不合理，必須擴(kuò)大我國(guó)檔案概念的外延，將文件與檔案概念等同，方能正確解釋所謂的“科技檔案更改”問(wèn)題。然而，宗培嶺、譚 培二位學(xué)者對(duì)這一解釋持不同見(jiàn)解，他們認(rèn)為“科技檔案更改”命題的正確性與否和對(duì)文件與檔案關(guān)系認(rèn)識(shí)密切相關(guān)，我國(guó)“檔案概念以‘非現(xiàn)行性’為基礎(chǔ)是合理的”，與文件的現(xiàn)行性對(duì)應(yīng)，“科技檔案的非現(xiàn)行性也是一個(gè)相對(duì)的概念”，科技檔案更改“仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)”。⑥ 他們認(rèn)為我國(guó)已有的對(duì)文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識(shí)是基本正確的，能夠合理解釋科技檔案更改現(xiàn)象，沒(méi)有必要不顧我國(guó)的國(guó)情和檔案工作的實(shí)際狀況去擴(kuò)大檔案概念外延。而吳品才博士則堅(jiān)決否定“科技檔案更改”一說(shuō)，他認(rèn)為運(yùn)用文件生命運(yùn)動(dòng)理論能夠解釋所謂的“科技檔案更改”現(xiàn)象。因?yàn)榭萍嘉募丝v向運(yùn)動(dòng)之外，還存在橫向運(yùn)動(dòng)，這種橫向運(yùn)動(dòng)使得“科技檔案在一定條件下可以轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件”。⑦ 所以他認(rèn)為，所謂“科技檔案更改”，是科技文件橫向運(yùn)動(dòng)的結(jié)果，“必然是在科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件時(shí)進(jìn)行，是為形成現(xiàn)實(shí)科技活動(dòng)開(kāi)展所需的現(xiàn)行科技文件過(guò)程中的修改，而且更改的不是原件，而是復(fù)制件?！痹谒磥?lái)，“科技檔案和其他檔案一樣是絕不允許更改的”。⑧ 那么，“科技檔案更改肯定論”與“科技檔案更改否定論”孰對(duì)孰錯(cuò)呢？我們又該如何去看待這種不同的觀點(diǎn)呢？
二事實(shí)上，對(duì)“科技檔案更改”簡(jiǎn)單地下肯定或否定的結(jié)論都是有失偏頗的，科學(xué)地認(rèn)識(shí) “科技檔案更改”現(xiàn)象的本質(zhì)才是關(guān)鍵。我們?cè)噺囊韵聨讉€(gè)方面對(duì)此作扼要的探討。
首先，必須認(rèn)清理論上和現(xiàn)實(shí)科技工作中同時(shí)存在著的“科技文件更改”和“科技檔案更改”兩個(gè)概念。一般而言，“它們?cè)诟脑颉⒏闹黧w與更改的后處理上均有所不同”。⑨ 人們認(rèn)為它們的最大區(qū)別在于，科技文件未履行歸檔手續(xù)，而科技檔案是已經(jīng)歸檔了的科技文件。而從論理上講，歸檔并非是文件和檔案的分水嶺，而是人為劃定的文件工作和檔案工作的界線。例如，檔案界有人提出：“沒(méi)有立卷歸檔的文件不一定不是檔案；已立卷歸檔的文件未必是檔案”。⑩ 按此說(shuō)，實(shí)際工作中所謂“科技檔案更改”是對(duì)歸檔后科技文件的更改，而不管這里的科技文件是否可以稱作理論意義上的檔案；理論上的“科技檔案更改”則僅包括對(duì)半現(xiàn)行和非現(xiàn)行期的科技文件的更改，而不管其是否歸檔。對(duì)于檔案人員來(lái)說(shuō)，我們主要是對(duì)科技文件歸檔后的所謂“科技檔案更改”實(shí)施必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。
其次，“科技檔案更改”與“科技檔案篡改”有本質(zhì)上的不同，不能將兩者等同起來(lái)?！翱萍紮n案更改”有合理的更改原因、嚴(yán)格的更改權(quán)限、規(guī)定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是為了使科技檔案與所反映的事物始終保持一致；而“科技檔案篡改”則不然，它總是為了達(dá)到不可告人的目的，逃避正義力量的合理控制，而采取非法手段改變檔案真實(shí)內(nèi)容的。由此可見(jiàn)，有些同志在檔案學(xué)理論研究中，簡(jiǎn)單地將“更改”理解成“篡改”，并將二者等同起來(lái)，進(jìn)而將“科技檔案更改”理論加以全盤否定是不足取的。
再次，所謂“科技檔案更改”有其理論上的缺陷。第一，所謂的“科技檔案更改”理論并不是針對(duì)所有類別需要更正的科技檔案而言的，有其邏輯推理上的缺陷。我們可以看到，科技檔案需要改動(dòng)的情況有二：其一，科技檔案形成過(guò)程中與所記載和反映對(duì)象發(fā)生偏差，即科技檔案存在先天性的不足；其二，科技檔案記載和反映對(duì)象由于某種需要發(fā)生新的變化，即科技檔案本身不會(huì)隨其反映對(duì)象的變化而相應(yīng)變化，存在著后天性不足。而科技檔案內(nèi)容和與其相對(duì)應(yīng)的客觀事物不一致的情況比比皆是，它可能出現(xiàn)在任何種類任何載體的科技檔案中。而現(xiàn)實(shí)工作中的所謂“科技檔案更改”則有其針對(duì)性，一方面是針對(duì)基建、產(chǎn)品、工藝、設(shè)備等類別科技檔案；另一方面是針對(duì)上述類別科技檔案中的圖樣科技檔案，而非包含表格類、文字類、聲像類科技檔案。也就是說(shuō)，所謂的“科技檔案更改”是從個(gè)別推論一般，并不具有普遍意義，或者說(shuō)并不應(yīng)該稱之為“科技檔案更改”。第二，“科技檔案更改”理論有違反檔案學(xué)的基本原理和概括不全面的地方。所謂“科技檔案更改”的形式主要有兩種；一，內(nèi)容改動(dòng)較少的在原件上進(jìn)行；二，內(nèi)容改動(dòng)較多的，但可以利用原件大部分的，復(fù)制原件并在復(fù)制件改動(dòng)。在科技檔案原件上更改，雖然有其方便的地方，但在一定程度上很難真正做到維護(hù)檔案的真實(shí)歷史面貌，這正是許多同志對(duì)所謂“科技檔案更改”提出異議的原因。而對(duì)內(nèi)容改動(dòng)較多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基礎(chǔ)上，重新制作文件來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)原件的改動(dòng)的這種情況，“科技檔案更改”理論并未包含。
最后，“科技檔案更改”盡管在理論上有缺陷，在實(shí)踐中有不足，但它在長(zhǎng)期的科技檔案工作實(shí)踐中還是發(fā)揮了重要作用的。盡管在理論上或者口頭上表達(dá)“科技檔案可以更改”，但在實(shí)際工作中，我們并沒(méi)有真的惡意地去改變科技檔案的某些內(nèi)容，反而更注重維護(hù)科技檔案的真實(shí)歷史面目。比如在反映科技檔案相對(duì)應(yīng)的客觀事物現(xiàn)狀的同時(shí)，在科技檔案復(fù)制件上進(jìn)行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改過(guò)程一般不在科技檔案原件上更改，只有極少部分單位在改動(dòng)較小情況下在原件上更改。事實(shí)證明，這樣做除了在原件上更改這種情況在一定程度上不利于維護(hù)科技活動(dòng)的真實(shí)歷史面目外，總體上是有利于科技活動(dòng)的進(jìn)一步開(kāi)展的。
