時間：2023-05-15 16:08:47
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隨著房地產(chǎn)市場的不斷發(fā)展以及房產(chǎn)交易抵押等活動的增加，房屋檔案信息量正在爆炸式增長，房屋檔案管理工作面臨巨大的壓力，原有的手工管理模式已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)狀的需要。而科技的發(fā)展及應用給房屋檔案管理注入了新的活力，通過計算機對房屋檔案進行數(shù)字化管理使得房屋檔案管理工作更加高效、準確、簡便?？茖W合理地運用計算機開展房屋檔案管理工作將是未來房屋檔案管理工作努力的方向，這將為合法有序的房產(chǎn)登記、交易、抵押以及檔案的使用等帶來巨大的幫助。但是，這同時也為我們的工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，因為電子數(shù)據(jù)存在的易修改等特性，使用計算機進行房屋檔案管理工作還面臨著一些問題，迫切需要解決?，F(xiàn)就筆者個人觀點，談幾點對計算機在房屋檔案管理工作中的運用的認識。
1 運用計算機進行房屋檔案管理的必要性
1.1 房屋檔案信息量暴增的要求
隨著城市化的發(fā)展，城市每年新增大量房屋，產(chǎn)生大量的新增房屋檔案；城市房地產(chǎn)市場的活躍產(chǎn)生大量的房屋產(chǎn)權交易，產(chǎn)生大量的交易檔案；金融市場活動中房屋抵押及抵押注銷產(chǎn)生巨量檔案信息。這些都使得檔案管理部門需要處理的檔案信息量暴漲。暴增的檔案信息量增加了對管理部門管理能力的要求。原本的人工管理方式難以處理如此巨量的檔案信息，不具備如此強大的管理能力。同時，保存這些檔案又需要巨大的存儲空間。這些都給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。唯有運用計算機的高效率的管理和高存儲空間才能使這些問題迎刃而解。
1.2 檔案資源利用共享化的要求
隨著人們活動范圍的擴大，人們對檔案資源利用的要求越來越高。管理部門需要對房地產(chǎn)市場活動進行預測和把握，需要我們的檔案管理工作提供快速而又準確的統(tǒng)計功能；城市拆遷工作需要通過檔案掌握房屋歷史信息和產(chǎn)權狀況，保證拆遷工作有序進行，需要強大的查詢功能；稅務部門需要了解房屋信息，從而準確地收取稅款；房屋登記過程中需要快速地了解房屋信息并將變更記入登記簿；而民眾需要我們的檔案管理部門提供快速便捷的日常服務。房屋檔案資源的共享利用需求范圍廣泛，在工作生活中都發(fā)揮著重要作用。從查閱到資源共享，要高速、高效、準確地提供這些服務，唯一有效的辦法，就是通過信息網(wǎng)絡的傳媒作用，運用計算機建立數(shù)字化的檔案，從而實現(xiàn)房屋檔案利用的信息資源共享化，完成為社會、為城市建設服務的根本目的。
1.3 房屋檔案管理規(guī)范化的要求
房產(chǎn)信息應當以統(tǒng)一的規(guī)范的形式記錄在檔案中，方便利用，保證所保存的信息能夠得到正確唯一的理解。在人工管理中，管理人員的個人筆跡、喜好以及可能出現(xiàn)的失誤等影響，使得檔案信息質(zhì)量參差不齊、包含內(nèi)容不同、信息矛盾甚至錯誤。人工管理難以實現(xiàn)對房屋檔案管理的規(guī)范化，給房屋檔案的利用帶來了巨大的困難。運用計算機則可以以統(tǒng)一規(guī)范的標準對檔案信息從采集、存儲、歸檔到利用進行管理，保證檔案信息的準確可靠、利用方便，不會出現(xiàn)上述人工管理出現(xiàn)的問題。
1.4 檔案管理工作無紙化辦公的要求
無紙化辦公是現(xiàn)如今提倡的綠色環(huán)保的辦公方式。在房屋檔案管理中，大量的信息需要媒介來作為載體進行收集、存儲、運輸、利用。在管理過程中產(chǎn)生的紙張消耗是巨大的。如果運用計算機對檔案管理工作過程中部分信息進行管理，建立電子檔案，將節(jié)省大量的紙張。這將大大降低房屋檔案管理成本，減少交易費用，在一定程度上響應了可持續(xù)發(fā)展的號召。
2 運用計算機進行檔案管理存在的問題
使用計算機建立電子檔案，管理房屋檔案，是檔案管理和時代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式，這對房屋檔案管理工作的發(fā)展具有巨大的促進作用。但是由于電子數(shù)據(jù)具有機讀性、檔案信息存儲的高密度性、檔案信息的數(shù)字化性等特點，賦予了檔案工作新的特征，帶來了一些新的問題。
2.1 安全性問題
檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡安全性， 網(wǎng)絡的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外， 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。
2.2 紙質(zhì)檔案的處理問題
在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實、最權威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而計算機的大量運用、電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運行方式，因此絕對不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。
2.3 基礎投入資金問題
建立一個健全的電子檔案系統(tǒng)不僅需要解決技術性問題，還需要購置大量的基礎設備，建設規(guī)模宏大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。而這些設備以及系統(tǒng)的構建往往耗資巨大，需要投入大量的資金。設備及系統(tǒng)的更新維護也需要得到財力的保證。
2.4 對管理人員提出了新挑戰(zhàn)
計算機進入房屋檔案管理工作，使得房屋檔案管理超出單純的學科范圍，使房屋檔案工作成為一門集計算機操作與檔案管理于一體的綜合性的工作。管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時還要掌握其他相關學科的知識，這樣才能適應檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時代人類活動的真實記錄得以長期保存。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，知識面較窄，特別是對網(wǎng)絡安全、計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、等相關知識幾乎一片空白，面對新的需要顯得難以適應、無所適從，盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用。
3 解決對策及對數(shù)字化房屋檔案管理建設的展望
3.1 解決對策
針對以上計算機運用于房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，提出以下對策。
（1）加強電子檔案的保管，做好數(shù)據(jù)備份工作。
必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。
備份技術是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段，最好實行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對網(wǎng)絡的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復系統(tǒng)，確保關鍵信息能在計算機和網(wǎng)絡發(fā)生災難性故障后得以恢復。
（2）要加強網(wǎng)絡的安全管理，對文件進行監(jiān)控。
通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權限。安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡的正常運行。同部門、不同人員的查閱權限，并對所利用的檔案進行全程監(jiān)控并自動記錄，防止數(shù)據(jù)被篡改而造成不可挽回的損失。
（3）采取“雙軌制”歸檔法，盡快完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化。
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。同時需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應關系。
（4）做好對辦公自動化系統(tǒng)和電子檔案無縫集成的開發(fā)工作。
使電子文件能及時歸檔，增強文件利用的時效性。要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。
（5）增加檔案管理資金投入，加強檔案工作人員素質(zhì)培訓
檔案工作要適應新的形式、滿足計算機網(wǎng)絡辦公條件下的信息接受、處理、存儲和利用，就必須又相應的現(xiàn)代化的設備投入。這一方面通過政府加大財政投入，另一方面需要管理部門合理對檔案進行有償利用獲取資金。
隨著檔案信息進程推進和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強化保密意識、加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數(shù)據(jù)庫管理的維護工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識和檔案專業(yè)知識，努力優(yōu)化知識結構，以適應信息時代檔案工作的需要。
3.2 計算機運用于房屋檔案管理工作的展望
計算機技術的出現(xiàn)使得房屋檔案管理工作有了新的發(fā)展方向，為房屋檔案管理工作提供了高效便捷的載體、工具和利用方式。它使得房屋檔案工作更有效率和質(zhì)量，為登記發(fā)證和房屋檔案利用提供了更為方便的工作程序，使我們的工作更加標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，同時使我們的房屋檔案管理工作緊緊跟隨社會發(fā)展的腳步，為社會發(fā)展做出卓越的貢獻。展望未來，計算機運用于房屋檔案管理工作將是一項長期而又復雜的工程，需要長期細致的工作并有待于在實踐中不斷完善，在開發(fā)和應用過程中，我們應堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、量力而行、循序漸進、使用有效、安全保密的原則，用數(shù)字化、信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)房屋檔案管理歷史性的跨越和質(zhì)的突破，從而有效保房屋檔案信息化建設與全區(qū)社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟、社會發(fā)展和城市建設發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務，以充分發(fā)揮房屋檔案管理在城市建設中應的作用。
參考文獻
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關鍵詞:
計算機技術;房屋檔案管理;應用
房屋檔案管理是實施房屋管理的主要場所，也是保證我國當前的房地產(chǎn)環(huán)境處于健康發(fā)展狀態(tài)的條件，也是政府調(diào)控的手段之一，房屋檔案管理其實就是政府的房屋行政管理部門收集、整理、鑒定一些相關的信息，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，需要進行歸檔的涉及房屋發(fā)證登記、房屋交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動等多個方面文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片等多方面內(nèi)容的文件材料。所以，為了提高管理效率，房屋檔案管理更需要引進計算機科技方面，如何能夠保證合理的將計算機技術使用在房屋檔案管理中，這也是我國房屋檔案管理改革的要討論的問題。
1．計算機技術與房屋檔案管理的關系
隨著計算機產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術已成為人類社會必不可少的一部分，其優(yōu)勢是海量資源、形式多樣以及人機互動。計算機技術已經(jīng)屬于檔案管理中常用的工具，在有關于房屋檔案管理中，計算機利用一些軟硬件可以有持續(xù)計劃性的逐步執(zhí)行命令，可以大大的提高房屋檔案管理的工作效率。而我國的以前的一些檔案管理方式比較落后，計算機技術具有很多非常突出的優(yōu)勢，同時其展示方式也有多種多樣，這些計算機具備的優(yōu)勢能夠很好的幫助相關的存檔人員的業(yè)務內(nèi)容，一方面，計算機可以保證房屋檔案不僅僅是單調(diào)的紙質(zhì)文字資料，它的形式更加得豐富，存檔的內(nèi)容具備多個形式，這些形式可以大大方便工作人員，同時也可以提供良好的計算機環(huán)境，而且計算機具備一定的互動性，能夠吸引到工作人員多使用計算機的興趣，可以幫助形成一種好學的氛圍。另一方面，計算機技術可以大大的吸引到普通的群眾參與，普通群眾可以時常關注到檔案的協(xié)作管理，同時這種計算機參與的方式還能起到為群眾普及科學知識的作用。
2．計算機技術融入房屋檔案管理結合
房屋檔案管理的目的是提高房屋文件材料的管理效率，這也是房屋管理的宗旨。而計算機技術應用其中的房屋檔案管理就是面向人民群眾，是從人民實際出發(fā)，注重開發(fā)檔案管理潛能，促進房屋檔案管理全面發(fā)展為基本目的。
2．1反映了科學的管理方法
計算機技術基本上綜合了房屋檔案管理進程中的所有方向，能一定程度反映其本身具備的科學價值，保證其管理的內(nèi)容不僅恰好就是檔案管理的基本要求，而且也恰恰對應工作人員的偏好。例如計算機技術可以借助多核CPU的方式來提高檔案的讀寫速度;計算機技術也可以科學地使用統(tǒng)計學，調(diào)用多個方程進行分析，保證統(tǒng)計工作人員平日里能夠做到心中有數(shù);計算機技術還可以幫助人們認識到借助新型技術的現(xiàn)實好處，大大推動房屋檔案管理的改革進程;另外工作人員可以運用計算機技術來進行各種數(shù)據(jù)的計算與統(tǒng)計，省時又省力。
2．2方便檔案管理的有效開展
房屋檔案管理中的關鍵就是怎樣讓工作人員明確房屋檔案的分類與數(shù)據(jù)統(tǒng)計，使其掌握管理的要領，一般說來工作人員對具有清晰檔案圖像的記憶清楚，根據(jù)這一特點，我們可以借助多媒體將不同的分類形式、類型難點重點以及常見的工作失誤等制作成動畫，給工作人員播放，使工作人員積極參與其中。計算機技術的最大特點就是其自身具有的人機對話的界面，計算機的管理吸引工作人員，提高工作的積極性，工作人員從這其中能夠學習到一種服務人民的意識，把通過自己的工作來突出群眾的主體地位當成自己業(yè)務的出發(fā)點。形成一種創(chuàng)新性的房屋檔案管理體系，這就需要工作人員提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，讓群眾通過計算機管理方式來進行日常的監(jiān)督。群眾的主人翁角色就是指讓群眾參與檔案的管理，及時關注檔案的建立與保存，能夠主動參與、積極學習各種房屋檔案知識，能巧妙的運用互聯(lián)網(wǎng)進行信息的查詢以及反饋，促進工作人員與群眾的互動。
3、計算機技術在房屋檔案管理中的應用
計算機技術體現(xiàn)了應用科學手段的精神，它將隨著有關的硬件設備和網(wǎng)絡設備的不斷完善而逐漸走向成熟。在廣闊的管理領域，突破房屋檔案管理的禁錮，依據(jù)檔案的特點從而將計算機技術更好的融入其中，分析預測計算機技術在未來房屋檔案管理領域中的發(fā)展趨勢具有極其重要的現(xiàn)實意義。
3．1建設計算機技術的應用環(huán)境
加強建設計算機技術環(huán)境，必須要有一系列良好性能的硬件設施，而涉及到的房屋檔案管理機構，恰好可以借助這個機會好好規(guī)劃，且制定一個計算機技術發(fā)展目標，在此基礎上劃分成為一個個的小目標，通過各種途徑來籌備資金，購買形成計算機管理所需的硬件設備;當然這其中可以通過與電腦公司聯(lián)系，借助拉贊助的方式來降低硬件設施的費用。計算機技術的環(huán)境建設不僅要根據(jù)計算機硬件的具體數(shù)量，還需要積極配套計算機軟件，計算機的軟硬件的比例要協(xié)調(diào)，尤其是數(shù)字化數(shù)據(jù)庫方面，將一些精品管理資源用計算機技術構建起來，方便于工作人員的日常使用。
3．2提高工作人員的計算機技術
計算機技術要面向群眾。但是如何提高房屋檔案管理人員的計算機技能也是重中之重。包括人員對計算機技術基本概念的掌握，對計算機技術一些常用的軟件的使用，而且還要持續(xù)性的不斷更新計算機業(yè)務技能。
4．結語
隨著計算機技術的快速發(fā)展，房屋檔案管理已經(jīng)成為最直接、最自然影響房屋檔案管理效率的因素之一，它的效果也是最顯著的，房屋檔案管理已經(jīng)成為推進社會發(fā)展的主要內(nèi)容之一。這要求在房屋檔案管理中，房屋檔案管理人員不僅要能夠廣泛熟練的應用現(xiàn)代技術來提高房屋檔案管理的有效性和效率，還要能夠通過科學的管理形式來突出群眾的主體地位，充分適應日益發(fā)展的社會要求。
作者：裴亞艷 單位：吉林省公主嶺市房屋產(chǎn)權管理中心
房地產(chǎn)又叫不動產(chǎn)，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調(diào)查、測繪、產(chǎn)權轉移、房屋變更等房地產(chǎn)權屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同歷史時期所形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。
所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
為了更好地分析房屋權屬檔案的數(shù)字化工作，本文擬從數(shù)字化管理的原則、具體實施以及對數(shù)字化管理的思考三個方面加以闡釋。
1.數(shù)字化管理的原則
1.1實用性原則
所謂實用，是指在數(shù)字化管理過程中，應采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有房產(chǎn)運行系統(tǒng)相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足房產(chǎn)檔案館（室）現(xiàn)有業(yè)務和未來發(fā)展的需求。實用性原則的本質(zhì)要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運行、使用。
1.2安全性原則
安全是數(shù)字化檔案建設不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的房產(chǎn)檔案信息外漏或必要的房產(chǎn)檔案信息毀損，使房產(chǎn)權利人因此而遭受合法權益損失的，檔案館要承擔必要的民事及行政責任。而客觀上，由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲的數(shù)據(jù)結構是否兼容及其數(shù)據(jù)結構轉換等問題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密。
1.3真實性原則
真實是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過程中，如果未及時發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯誤的檔案信息，可能會引起不必要的房產(chǎn)權屬爭議，加劇糾紛當事人的矛盾，并可能導致檔案管理部門承擔民事、行政責任。因此，在實踐中，必須貫徹真實性原則，從錄入、運行、維護等各階段嚴格要求.建立權、責、利相結合的制度，避免產(chǎn)生失真檔案。
2.數(shù)字化管理的具體實施
2.1數(shù)據(jù)庫選擇
建立產(chǎn)權數(shù)字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統(tǒng)工程。為此，對于房產(chǎn)權屬電子檔案數(shù)據(jù)庫建設，應盡量采用最為先進的存貯系統(tǒng)。針對產(chǎn)權電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復本。光盤備份，恢復系統(tǒng)采用智能化調(diào)度機制，可實現(xiàn)定時、定量（全備份，增量備份）的自動化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產(chǎn)權檔案隨時因房產(chǎn)權屬的改變而發(fā)生增量變化，應構建一個動態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中內(nèi)置權屬檔案異動的動態(tài)更新機制，可為房產(chǎn)測繪應用和房產(chǎn)管理應用提供相應的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產(chǎn)的權屬變化（轉讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證了電子檔案與房產(chǎn)權屬現(xiàn)狀的嚴格同步和一致。
2.2人員培訓
人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數(shù)據(jù)庫技術，對員工進行培訓；二是數(shù)字化管理的職責劃分，即分清誰是權屬檔案微機數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應的工作內(nèi)容、責任后果。
2.3錄入、掃描及備份
對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質(zhì)檔案轉化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運行程序。
第一道工作程序：房屋權屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度，熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產(chǎn)權檔案內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性。
第二道工作程序：房屋權屬檔案資料掃描。房屋權屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋權屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房屋權屬檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。
第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋權屬檔案資料每一個信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質(zhì)檔案轉變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋權屬檔案中每―個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調(diào)整。
第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。此時的房屋權屬檔案已經(jīng)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質(zhì)檔案時，要更多地關注其整體存在。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度。每天房屋權屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性.為數(shù)據(jù)丟失后的補救工作打好堅實的基礎。
2.4開放性管理
所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對房產(chǎn)信息查閱、變更所進行的管理。其主要包括兩方面內(nèi)容：一是權利人對房產(chǎn)信息的公開查閱。根據(jù)建設部《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權屬登記機關對房屋權利的記載信息，單位和個人可以公開查詢?！钡?，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權限范用內(nèi)查閱，未經(jīng)特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產(chǎn)信息，為此，《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對此進行了詳細規(guī)定。二是權利人對房產(chǎn)信息的變更。變更與查閱的性質(zhì)不同，其直接涉及了當事人的權利義務內(nèi)容，因此，必須嚴格遵循法定程序，審查當事人的變更請求，并要求當事人提供相關的原始憑證，否則，由于房產(chǎn)檔案管理部門的疏漏而對權利人造成的損害，房產(chǎn)部門要承擔賠償責任。
3.數(shù)字化管理的思考
房屋權屬檔案的數(shù)字化管理已勢在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性遠不如紙質(zhì)檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是加強培訓，提高檔案工作人員的素質(zhì)并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責任追究制度。二是加強電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復系統(tǒng)，以保持當前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。盡管瑕不掩瑜，數(shù)字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產(chǎn)檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數(shù)字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補短，將紙壓檔案與電子檔案管理結合起束，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務。
參考文獻：
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房屋權屬檔案是進行房屋權屬認證的重要憑證，其有效的記錄了房屋權屬的相關資料。在社會不斷發(fā)展的狀況下，房屋權屬檔案的數(shù)量在逐漸的增多，并對相關的房屋權屬糾紛起到了非常關鍵的影響作用。而要充分的發(fā)揮房屋權屬檔案的管理作用，就必須強調(diào)房產(chǎn)交易核檔的重要性，并采取相應的措施加強房屋檔案管理工作的進行。
一、房產(chǎn)交易核檔
房屋權屬檔案是指房地產(chǎn)行政主管部門在進行權屬登記、調(diào)查、權屬轉移、變更等管理工作中所直接形成的作為重要依據(jù)的文字、圖表、聲像等資料。它是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記錄，和房屋權屬證書都是法律認可的有效證明，具有專業(yè)性、真實性、動態(tài)性、價值性、完整性、法律性的特點。隨著房地產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，房屋權屬檔案數(shù)量逐步增多，利用也更加頻繁，房屋權屬糾紛，“房姐房叔”問題突出，這些都對房地產(chǎn)交易中房屋權屬登記檔案的信息準確性提出了更高的要求，所以為了保證權屬信息的記錄的專業(yè)性、完整性、準確性等就必須在工作中認真負責并且進行核檔，不斷提高房屋權屬檔案質(zhì)量管理的水平。
二、房產(chǎn)交易核檔在房屋權屬檔案管理中的重要性
（1）、為房產(chǎn)交易服務提供保證
房產(chǎn)交易核檔還可以為房產(chǎn)交易服務提供保證。城鎮(zhèn)化的發(fā)展必然帶動城市房產(chǎn)交易量的上升，一般情況下是根據(jù)房屋權屬證書進行交易的。但是市場上出現(xiàn)了房屋因拆遷被凍結、房屋所有人的房產(chǎn)被司法機關查封、不法分子涂改或偽造房產(chǎn)權屬證書從事欺詐活動等情況，這樣一來買房者根據(jù)房屋權屬證書進行交易就會帶有一定的安全風險。所以，為防止不必要的風險，為政府和國家避免損失，很有必要進行房產(chǎn)交易核檔，以確保交易在信息核對無誤條件下進行。
（2）、有利于權屬證書當前狀態(tài)的核實
在與房地產(chǎn)公司房屋交易成功之后，房屋權屬人就自然有了對房屋的處置權。但是一般情況下會存在房屋交易進行的時候，沒有做好相應的查封、抵押或限制登記的工作，在這種情況下也就常常會發(fā)生交易雙方不正常的談判工作，而此時的房屋可能處于相應的限制狀態(tài)。針對這種情況，采用房產(chǎn)交易核檔，就能夠有效的幫助交易雙方進行合理的交易，保障雙方的利益，最終確定交易是否能夠進行。
（3）、為決群眾糾紛、查處腐敗分子提供依據(jù)
隨著城市建設的不斷擴大，房產(chǎn)交易量不斷上升，建立在各種虛假信息的房產(chǎn)權屬證書上的交易也逐漸增多，嚴重危害房屋權屬檔案管理工作的順利開展，影響房地產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。這些不良現(xiàn)象出現(xiàn)的根源之一就是房產(chǎn)交易檔案的信息缺失。房產(chǎn)交易核檔可以核實證書的真實性，防治和打擊社會上的以真實信息克隆的虛假信息、完全虛假信息、巧借他人信息等手段制造的房屋權屬證書，為相關人士、相關單位提權歸屬、房產(chǎn)價格、房產(chǎn)變更、房產(chǎn)來源、房產(chǎn)面積等具有法律效率的基礎信息內(nèi)容。
（4）、有利于核實房屋產(chǎn)權的來源和相關數(shù)據(jù)
房屋在進行交易時，先要明確房屋的來源，是買賣所得，繼承所得，還是他人贈與等。只有對房屋的來源進行了有效的明確，才能夠計算出相應的繳費金額，因為不同來源的房屋在交易中所繳納的費用是完全不同的。比如，一座房子是房改房所得，那么就相應的要收取土地出讓金。因此，有了房產(chǎn)交易核檔這一環(huán)節(jié)，就能夠保證房改房情況下土地出讓金的及時收取，為國家減少不必要的損失。
三、加強房屋檔案管理的相關措施
（1）、制定房屋權屬檔案管理規(guī)范
目前，對房屋權屬檔案工作進行管理時，具體可參照的標準、規(guī)范不是很多，這導致同系統(tǒng)之間容易出現(xiàn)管理問題。因此，在實際的工作中，我們要不斷的進行學習和創(chuàng)新，對管理工作進行研究；同時，要保證相關的行政部門做好協(xié)調(diào)工作，保證檔案管理辦法的盡快制定和實施，要保證相關的政策法規(guī)可操作性較強。進行規(guī)范的制定時，對每項業(yè)務的具體的保管期限、文件材料、歸檔范圍等的相關制度要進行確定，這樣能為工作人員的工作提供便利。
（2）、持續(xù)的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
房屋權屬檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接的影響到房屋檔案管理的質(zhì)量，是保證房屋檔案管理工作有效開展的關鍵因素。因此，在今后的工作中一定要加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，積極的組織相關人員進行日常的培訓工作，從而不斷的提高檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)。同時，在相關制度的制定上，要相應的制定責任追究制度，通過對事件負責人的追究，采用比較合理的處理方式，避免差錯的再次出現(xiàn)。
（3）、具體的明確房屋權屬檔案管理的質(zhì)量標準
在進行房屋權屬檔案管理的工作中，要充分的做好檔案每一個環(huán)節(jié)的工作，包括檔案的形成、整理和利用等相關的環(huán)節(jié)，以保證檔案管理工作的有章可循。同時，在制定檔案管理的質(zhì)量標準上，要求進行檔案收集的規(guī)范性，科學的確定檔案組件的分類標準，并相應的規(guī)定個人按照國家的標準進行資料的填寫。只有這樣，才能夠充分的保障房屋權屬檔案管理的質(zhì)量，促進房屋權屬檔案管理工作的順利開展。
（4）、完善房屋權屬檔案管理專用軟件
1.城市房屋的產(chǎn)權管理部門需要在房屋進拆遷之前，就主動的躋身其中，積極地與相關單位配合，做好對所需要拆遷房屋的房屋調(diào)查的系列工作
1.1詳細的閱覽即將拆遷房屋的產(chǎn)權屬資料。在城市里，需要拆遷的房屋多半都是處在繁華地帶的，這便產(chǎn)生了一些難題，如其房屋產(chǎn)權形式的繁多、關系難以理清。然而，房屋的產(chǎn)權歸屬資料是全面并且真實地反映房屋使用情況，基本的狀況，以及其產(chǎn)權是否變更的一大重要檔案。
通過與拆遷部門的協(xié)作，估算機構閱覽將被拆遷房屋的產(chǎn)權屬資料，能夠更進一步的確認該房屋的合法的權屬者，對房屋整體的構造面積、樓層的高度和朝向以及設計該房屋的作用進行詳盡的了解，從而加深對相應拆遷范圍里的建筑物的情況的了解，做到胸有成竹。這是房屋拆遷的一大重要前提，直接關系到了拆遷后房屋補償標準的合乎情理的制定，也是對該拆遷房屋的價值進行正確評估的一大重要依據(jù)。
1.2拆遷現(xiàn)場的勘測與調(diào)查。盡管房地產(chǎn)權屬資料可以精確的反映建筑物的所有狀況，但是仍有部分房屋因為不同的原因而沒有明確權屬，導致檔案中找不到未登記的房屋。在這些沒有確定權屬的房屋中，一些是違章建筑，另外一些則是臨時搭建房或者極為簡易的房屋。另一個重要方面，雖然一些房屋已經(jīng)確定了它的權屬，登記過詳細情況和資料，但在登記后又進行了大大小小的改變，如舊屋翻新，擴建等，但卻沒有向相關部門申請實況登記，導致記錄的檔案卻不符合實際情況。
2.拆遷部門在對房屋進行拆遷的過程中，必須強化對房屋產(chǎn)權限制的管理
在規(guī)定范圍內(nèi)將要被拆遷的房屋，通常在向其權屬者拆遷通告時，就已經(jīng)收回了該房屋的使用權，個別則早已被拍賣或者轉讓他人，然而房屋也面臨著被拆除，那么該房屋相關的產(chǎn)權處置也應當受到明確的限制。
2.1國家房屋拆遷的相關法規(guī)規(guī)定，需要被拆遷的房屋一經(jīng)確定后，其范圍內(nèi)的無論企業(yè)或者個人都不得違反以下條例：（1）新建房屋、擴大房屋建筑面積、重建房屋；（2）把房屋或者土地的用途進行改變，如居民樓改成商業(yè)用樓；（3）房屋對外出租。被拆房屋的范圍確定后，拆遷單位就應該向相關部門發(fā)出書面通知，不得為拆遷房屋辦理譬如房屋轉讓登記、房屋租賃登記等相關的手續(xù)。
2.2依據(jù)我國有關房屋轉讓的相關法規(guī)規(guī)定，處于拆遷范圍內(nèi)的房屋不得進行房屋轉讓，也不能進行抵押，有關部門不能給拆遷房屋辦理房屋轉讓或房屋抵押的手續(xù)。
3.房屋拆遷工作完成后，有關部門需強化對已經(jīng)被拆遷房屋注銷產(chǎn)籍以及新建房屋及時登記的工作
3.1已拆房屋的滅籍工作。房屋拆遷工作完成后，被拆除的房屋已不存在，依照先關規(guī)定，由于房屋滅失，該房屋的所有者應當在發(fā)生當天起三十天內(nèi)向有關部門申請注銷房屋產(chǎn)籍。但是，無論拆遷前后，被拆除的房屋所有者最關注的還是房屋賠償和人員安置的相關事宜。在他們得到滿意合理的賠償之前，通常不會主動的去有關單位辦理產(chǎn)籍注銷的相關登記。
3.2對于新建房屋進行及時的登記。對于已被拆除房屋的產(chǎn)權人需要進行先關補償，有一些是通過原地補償這種方式，所以，新建成的房屋產(chǎn)權較為復雜。為了維護被拆遷房屋的產(chǎn)權人與拆遷單位雙方的合法權益，減少糾紛，有關的產(chǎn)權登記部門必須及時告知原有的產(chǎn)權人按照程序辦理相關的登記手續(xù)。比如，當拆遷雙方進行協(xié)議的簽署過程中，拆遷部門必須要求被拆遷戶的房屋所有人將原有的房屋產(chǎn)權證書交回。同時，具體的拆遷協(xié)議書也可以一式多份，并且可以通過拆遷部門將多分拆遷協(xié)議書中的一份還交給產(chǎn)權管理部門。另外，在對于拆遷改造后的新房屋登記手續(xù)的辦理過程中，產(chǎn)權部門可以對被拆遷戶進行拆遷許可證收取的相關要求。
4.強化對拆遷房屋的產(chǎn)權檔案的收集與管理
4.1房屋產(chǎn)權的管理單位應該主動和房屋拆遷部門溝通，就相關產(chǎn)權資料的收集、管理和移交工作制定出相關的協(xié)議或制度，來保證房屋產(chǎn)權資料的完整。另一方面，在房屋拆除后新建房的產(chǎn)權人辦理產(chǎn)權登記的手續(xù)時，產(chǎn)權登記部門有權力要求新建房屋的產(chǎn)權人提供原房屋的相關資料，如拆遷許可證等。
4.2拆遷房屋的產(chǎn)權檔案管理。房屋拆除前后的產(chǎn)權資料都十分重要，二者既不能混為一談，又必須保持一定的聯(lián)系。首先，一定不能放棄對產(chǎn)權資料的管理；第二，要始終保持房屋的現(xiàn)狀與產(chǎn)權檔案的有關登記相符合；第三，房屋拆遷前后的檔案資料要進行清楚的標示，區(qū)別開來。
5.小結
城市房屋的拆遷工作較為繁瑣，這便要求了相關部門要積極主動的相互協(xié)作，在拆遷之前做好對拆遷范圍內(nèi)的房屋的調(diào)查工作便于后續(xù)工作的順利開展，拆遷工作進行中更要一一告知被拆房屋的產(chǎn)權人國家對于拆遷工作的相關規(guī)定，拆遷完成后更是要做好對相關資料的管理工作。各部門相互協(xié)調(diào)，為城市房屋拆遷打好基礎；有序管理相關檔案，減少拆遷雙方的糾紛。
參考文獻：
房地產(chǎn)開發(fā)作為一個產(chǎn)業(yè)得到飛速的發(fā)展，是一個社會城市化進程決定的，與之相應的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理制度也需要根據(jù)新的發(fā)展要求進行變革，房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理對房產(chǎn)權利人、房地產(chǎn)行業(yè)、城市的規(guī)劃與建設都有重要的意義，但是當前的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理中存在很多問題，只有解決這些問題，房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理的作用才能夠得到發(fā)揮，才能為房地產(chǎn)的有序發(fā)展和繁榮提供基礎。以下從房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理的意義、當前管理工作中存在的問題以及解決的措施等幾個方面展開說明。
1.房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理的重要意義
房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍管理及時對房地產(chǎn)權屬問題進行登記，并頒發(fā)房地產(chǎn)權證書，房產(chǎn)權利人的合法權益受國家法律保護；另外，房地產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍管理為房地產(chǎn)管理工作提供基礎，有了明確的房產(chǎn)權屬界定，在以后與房產(chǎn)有關的轉讓、租賃、抵押以及拆遷等利益問題的解決提供了依據(jù)，避免一些糾紛的產(chǎn)生，現(xiàn)在的住宅區(qū)管理服務、房屋的維護都是以產(chǎn)權產(chǎn)籍管理為基礎的；房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理的資料能夠為城市的規(guī)劃、建設、管理提供參考，促進城市規(guī)劃的科學性和合理性，房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理也為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)提供了準確、可靠的信息，促進房地產(chǎn)管理的規(guī)范化、程序化。綜上，房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理對個人權益的保護、權益糾紛問題的避免和解決以及城市的科學發(fā)展都有重要的意義，建立完備的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理機制是非常必要的。
2.當前房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理中存在的問題
房屋產(chǎn)權管理是隨著不斷變革的經(jīng)濟環(huán)境和經(jīng)濟形勢發(fā)生改變的，房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的繁榮也要求當前的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理制度做出調(diào)整以適應行業(yè)發(fā)展的需要。在發(fā)展過程中日益暴露出當前的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理制度中存在的很多問題，主要集中在以下幾個方面：
2.1缺乏制度保障，產(chǎn)籍管理工作混亂無序
我國對房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理的探索始于上世紀八十年代，當時根據(jù)現(xiàn)實發(fā)展的需要設立了相關的房屋權屬管理機構，調(diào)配了相關人員展開工作，也對房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理方面提出了規(guī)定，這算是理論意義上的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理的規(guī)范，但是，隨著經(jīng)濟環(huán)境和經(jīng)濟形勢的變化，以前的規(guī)范很多已經(jīng)不能適應當前社會發(fā)展的需要，新的規(guī)范沒有形成，而舊的規(guī)范沒有實際的應用價值，造成了當前房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作的混亂和無序。沒有統(tǒng)一的規(guī)范，管理人員沒有依法管理產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案的意識，在具體的管理工作中就會存在隨意性，這會對房產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍管理工作造成很多不良的影響。
2.2檔案管理方法落后，效率低下
計算機的興起給我們的社會帶來了深刻的變革，目前幾乎所有的工作都有計算機的參與，事實也證明計算機的引入大大提高了工作的效率。房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍管理需要大量的統(tǒng)計工作，這正是計算機最擅長的工作。雖然，有很多大城市的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作中引入了現(xiàn)代化的設備，但是一些市縣依然用手工記錄的方式來開展房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理的工作，效率低下，房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案建立的過程歷時長，查閱檢索也存在諸多不便，檔案資料得不到很好的利用。
2.3檔案管理人員素質(zhì)較低
首先，大家對房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理的認識存在嚴重的不足。大家普遍認為檔案管理就是記錄信息形成檔案以及檔案的維護工作，檔案管理為決策提供科學依據(jù)的重要意義大家沒有認識到，檔案管理工作被認為是誰都可以做的工作，很多檔案工作人員年齡大，素質(zhì)較低，也沒有人去學習檔案管理方面的知識，這方面的人才也就極其缺乏。新環(huán)境對檔案管理工作提出了新的要求，以往記錄、維護檔案的觀念已經(jīng)不能適應當前發(fā)展的需要。另外很多檔案管理人員年齡較大，對先進觀念以及現(xiàn)代化技術的接受能力不強，致使很多先進的管理制度以及檔案管理手段得不到推廣，嚴重阻礙了相關管理工作的發(fā)展。
3.房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作的改善措施
針對上述房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作中存在的問題，以及現(xiàn)代房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的需要，提出以下改進措施：
3.1制定統(tǒng)一的規(guī)范，規(guī)范檔案管理工作
房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作對房產(chǎn)權利人以及對社會的發(fā)展都有非常重要的意義，鑒于現(xiàn)在房產(chǎn)產(chǎn)權產(chǎn)籍管理工作由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范而造成的混亂，制定統(tǒng)一的房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理規(guī)范是勢在必行的，這樣就能夠使得管理人員做到依法管檔，按照統(tǒng)一的規(guī)范來展開工作，便于管理。同時，有統(tǒng)一的規(guī)范也便于對管理人員的考核，有利于對工作人員形成激勵，提高員工的積極性，從而促進房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理水平的提高，使得檔案管理的作用得到真正發(fā)揮。
3.2引進先進的檔案管理方法，提高管理效率
先進的技術以及科學的管理總能促進一項具體工作的發(fā)展，房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作也需要先進的技術手段和科學的管理理念。大家熟知的計算機的強大的計算和統(tǒng)計、分析功能對產(chǎn)籍檔案管理工作是十分適用的，引進先進的技術能大大提高檔案管理工作的效率，同時也有利于檔案的檢索、查閱便于檔案的利用，另外，建立統(tǒng)一的房產(chǎn)產(chǎn)籍檔案管理系統(tǒng)提高了信息的安全性和保密性。將統(tǒng)計的產(chǎn)籍信息用科學的手段加以分析，得出的結果可以為房地產(chǎn)開發(fā)以及城市的科學合理的規(guī)劃提供重要依據(jù)，檔案的應用是一切檔案管理的落腳點，而這正是提高檔案利用率的有效途徑。
建立網(wǎng)絡化的檔案信息管理平臺，與外網(wǎng)進行對接，能夠實現(xiàn)信息的共享，可以就相關的信息提供網(wǎng)上查詢、下載等服務，對相關的業(yè)務流程以及收費標準進行公布，便于信息的透明公開。另外，有關部門可以就有關業(yè)務進行網(wǎng)上辦理，提高工作效率的同時也為廣大人民提供了便利。
3.3提高工作人員的素質(zhì)
人是生產(chǎn)關系中最活躍的要素，提高房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理的水平要做到以人為本，充分調(diào)動人的積極性。現(xiàn)在的檔案管理體制中缺乏專業(yè)的檔案管理人才是因為檔案管理工作沒有受到應有的重視，因此，首先要把檔案管理工作提高到管理的高度，認識到檔案管理工作的重要意義，采取措施吸引人才，重點做好對有關信息的分析和把握，能為科學的決策提供依據(jù)。檔案管理人員要轉變觀念，認真做好自己的工作，積極學習新的觀念和技術，嘗試新方法，以滿足新形勢下對房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作的新要求。
3.4創(chuàng)新房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理
創(chuàng)新是事物發(fā)展的不竭動力，房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作的改善也需要不斷地進行創(chuàng)新。首先是觀念的轉變，大家對檔案管理工作應該有一個全新的、深刻的認識，樹立服務意識，轉變職能；創(chuàng)新檔案管理的方法，提高工作效率；此外，對管理體制的創(chuàng)新也是不容忽視的，要對阻礙管理水平提高的工作環(huán)節(jié)、管理技術加以改善，促進管理水平的提高。
房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理是一項重要的社會管理工作，是很多其他管理工作的基礎，對其進行規(guī)范化管理建設會促進很多其他工作的順利展開，因此，應重視房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案管理工作，對其中存在的問題要采取措施予以解決，以便為其他相關工作提供良好的基礎。
參考文獻：
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文章編號：2095-4085（2015）10-0073-02
房屋交易權屬檔案是房地產(chǎn)管理部門不可忽視的一部分工作，具有很強的技術性和專業(yè)性。但是目前我國房屋交易權屬檔案管理工作還不夠完善，特別是房屋交易信息關乎著人們的切身利益，如何做好房屋交易權屬檔案管理優(yōu)化與創(chuàng)新工作有著重要的意義。
1房屋交易權屬檔案管理問題
1.1信息收集面窄、方式單一
目前房地產(chǎn)作為城市建設的龍頭產(chǎn)業(yè)，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，也讓越來越多的經(jīng)濟業(yè)務參與其中。如房屋拆遷、舊城改造、房屋買賣、交換、繼承、抵押等，業(yè)務的發(fā)生即帶來相關文件資料的產(chǎn)生。除了登記檔案外，還有其他的項權設立與撤銷工作，但是我國的檔案管理人員卻很少參與到這些業(yè)務當中，房屋交易權屬檔案登記僅僅限于登記部門，這就容易造成交易權屬檔案與房地產(chǎn)現(xiàn)狀不一致。所以房屋交易權屬檔案的收集不僅僅靠登記部門，還應該滲透到產(chǎn)權相關的部門。
1.2工作方式不到位
建設部目前還沒出臺一個明確的房屋交易權屬檔案保管期限表，所以檔案部門基本將檔案作為永久保存，不管房屋是否已經(jīng)滅失。特別是像房屋抵押、拆遷、權屬變動等歷史久遠的檔案，沒必要全部保留，會給后世子孫帶來負擔。另外，在檔案形成、整理階段忽略了鑒定工作，對一些僅由業(yè)務部門形成的資料幾乎沒鑒定即可保留，加重了檔案管理工作。再者，目前房屋交易權屬檔案管理工作信息化和數(shù)字化較低，這樣長久下去影響了整體上的管理效率，對管理工作造成了一定的損失和難度。
1.3管理服務觀念不夠
進行房屋交易權屬檔案管理工作的主要部門是司法部門和房地產(chǎn)管理部門。服務范圍比較小，且只為用戶提供房屋交易權屬檔案查詢方面的服務。對于的產(chǎn)權問題，管理部門則以保護他人隱私為由，拒絕提供相關信息查詢。所以檔案管理部門的服務觀念不夠，也會引起民眾對房屋交易權屬檔案管理工作的不信任。
1.4管理人員綜合素質(zhì)不高
房屋交易權屬檔案管理是一項政策性和業(yè)務性較強，涉及面較廣且繁雜的工作，所以需要一批有高素質(zhì)且專業(yè)知識較強的人來勝任。由于房屋交易權屬檔案管理的特殊性，要求管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和思想政治覺悟。而目前我國有的檔案管理人員不熟悉檔案專業(yè)知識、也不懂與產(chǎn)權有關的建筑、測繪、法律知識。有的人不熟悉電腦操作，僅限于紙面寫作處理工作，還有的管理人員對登記發(fā)證流程不熟悉，影響了檔案管理的效率和準確性。
2優(yōu)化與創(chuàng)新
2.1規(guī)范房屋交易權屬檔案信息收集范圍
只有全面才能滿足用戶需求，只有準確才能保證房屋交易權屬檔案的利用價值，所以要規(guī)范房屋交易權屬檔案信息收集工作。如房屋產(chǎn)權屬管理部門做好檔案前期的控制工作；檔案管理部門應把好歸檔關，對于不符合要求的不予歸檔；在審核資料環(huán)節(jié)中要嚴格遵循法律，注重真實性，確保房屋交易權屬檔案與房地產(chǎn)現(xiàn)狀一致。不管是房屋產(chǎn)權屬管理部門還是檔案管理部門，都應該建立責任制，各司其職，做好工作。保證檔案的客觀與真實，為檔案利用奠定基礎。
2.2對房屋交易權屬檔案管理模式進行升級
房屋交易權屬檔案管理向數(shù)字化和信息化發(fā)展是社會的必然趨勢。由于房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，使得房屋交易權屬檔案數(shù)量非常大，僅靠人工管理會嚴重影響效率，所以必須采用先進的數(shù)字化管理模式，如房屋交易權屬檔案管理部門對管理軟件進行完善，還可以成立專門的研發(fā)小組，對檔案管理實際工作中遇到的問題，加以研究并制定新的提高管理效率的方案。
2.3重視服務觀念。提高管理部門服務水平
積極宣傳房屋交易權屬檔案的重要性，使民眾了解房屋交易權屬檔案的內(nèi)容，可定期開展一些活動，開通查詢和咨詢的渠道，讓民眾享受更直接、準確的服務。再者，通過開展宣傳活動，可以進一步全面深入了解完善檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的全面性。另外也要充分運用網(wǎng)絡的發(fā)展來為百姓實現(xiàn)房屋交易權屬檔案信息共享，使網(wǎng)絡服務模式更加全方位化和合理化，幫助檔案管理部門提高服務水平。
2.4提高房屋交易權屬檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員不僅僅做好專業(yè)知識，還要跟上時代的步伐，學會運用互聯(lián)網(wǎng)來提高工作效率。要不斷提高對房屋交易權屬檔案信息的解決和處理能力，具備測量和法律的基礎知識。特別是在工作中要樹立正確的政治思想價值觀，不能，影響檔案管理人員的形象。
2.5鼓勵管理人員進行創(chuàng)新
房產(chǎn)行業(yè)的迅速發(fā)展、人們產(chǎn)權意識的提高，都對房屋權屬登記檔案管理提出了更高要求，傳統(tǒng)的檔案管理效率較低，不能滿足新發(fā)展形勢下的管理需求，無法實現(xiàn)對檔案的充分利用，經(jīng)常造成檔案破損或者遺失現(xiàn)象，容易引發(fā)房屋權屬糾紛，不利于和諧、穩(wěn)定社會的構建。針對這種現(xiàn)象，必須對檔案管理方式進行優(yōu)化，保證房屋權屬登記檔案的完整性，為人們維護房屋產(chǎn)權提供可靠依據(jù)，避免出現(xiàn)房屋權屬糾紛，推進檔案信息化管理建設具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1 房屋權屬登記檔案信息化管理的重要意義
房屋權屬登記檔案是房屋產(chǎn)權擁有者維護自身權益的最有利、也是最直接的證據(jù)，能夠提供準確、可靠的信息依據(jù)，需要對其進行妥善儲存和科學管理。在城市化建設持續(xù)推進的背景下，房產(chǎn)行業(yè)得到了迅速發(fā)展，隨著購房人數(shù)的持續(xù)增長，需要進行登記的房屋權屬檔案越來越多，加大了檔案管理難度[1]。傳統(tǒng)檔案管理方法工作效率較低，不能保證檔案的完整性和準確性，無法提供可靠的房產(chǎn)交易依據(jù)，容易造成房屋權屬糾紛，利用計算機信息技術可以實現(xiàn)對大量檔案的采集、儲存以及處理，在保證檔案完整性以及準確性的同時，提高了工作效率，有利于房產(chǎn)行業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。
2 房屋權屬登記檔案信息化管理建設所面臨的問題
2.1 缺乏對檔案信息化管理的認識
要想推進房屋權屬登記檔案信息化管理建設，首先就需要提高對相關工作重要性的認識，加強重視力度，從現(xiàn)階段的房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展情況來看，缺乏對檔案信息化管理的認識在很大程度上制約了檔案管理信息化建設進程。相關部門對檔案信息化管理認識不夠深刻，沒有意識到其重要性，沒有提供足夠的資金支持，相關工作無法正常開展，信息化設施不夠健全，無法順利完成檔案信息的采集、存儲以及處理等工作，導致檔案信息化管理進程緩慢，甚至處于停滯不前的狀態(tài)。
2.2 檔案管理方式不夠規(guī)范
房屋權屬登記檔案信息化管理建設需要規(guī)范的管理方式形成約束作用，檔案管理方式不夠規(guī)范是檔案信息化管理建設過程中亟需解決的問題。部分房地產(chǎn)管理部門對房屋權屬登記檔案管理沒有引起足夠的重視，一直沿用以前的檔案接管方法，僅僅是只保存移交到該部門的相關檔案，并未要求管理人員對接管后的檔案進行整理、編目、立卷、入庫和調(diào)檔查閱等一系列的專業(yè)管理，使得檔案管理出現(xiàn)混亂、難以查找等問題。同時，隨著社會的發(fā)展，不斷有新的檔案被移交進來，使得檔案查閱工作量增加[2]。
2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高
檔案管理工作是由專門的管理人員完成的，管理人員綜合素質(zhì)的高低將會直接影響管理效果，從當前的房屋權屬登記檔案管理情況來看，管理人員的綜合素質(zhì)還有待提高。檔案管理具有專業(yè)性和復雜性，部分管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓，工作能力不強，對檔案管理工作內(nèi)容不夠熟悉，對計算機技術也不夠熟悉，無法操作計算機完成檔案管理工作；檔案管理工作量較大，管理人員整天與檔案信息打交道，容易產(chǎn)生枯燥、乏味的感覺，工作時比較敷衍，責任意識不強，缺乏認真、負責的工作態(tài)度。
3 房屋權屬登記檔案信息化管理的具體建設策略
3.1 提高對檔案信息化管理的認識
房屋權屬登記檔案信息化管理是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，順應了時展，滿足了檔案管理新的需求，是房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展與信息化技術發(fā)展共同促成的產(chǎn)物，只有提高對檔案信息化管理的認識，加強檔案信息化管理建設，才能保證房產(chǎn)行業(yè)的健康、良好發(fā)展。有關部門必須給予足夠的支持，提供所需資金完善檔案信息化設施，為相關工作的開展創(chuàng)造有利條件；創(chuàng)新檔案管理理念，認識到檔案信息化管理的重要性，加大宣傳力度，保證檔案信息化管理建設的順利推進。
3.2 構建完善的信息化管理系統(tǒng)
完善的管理系統(tǒng)能夠保證檔案信息化管理的規(guī)范性、有序性、高效性，在開展工作的過程中形成一種約束作用，對加快房屋權屬登記檔案信息化管理建設具有重要作用。利用信息計算機技術，使房屋權屬登記檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)形成一個整體，房屋權屬登記檔案信息系統(tǒng)可以對房產(chǎn)交易過程中所產(chǎn)生的各種信息進行記錄并生成檔案；根據(jù)房產(chǎn)行業(yè)的不同業(yè)務，將檔案信息進行分類，具有相同特點的房產(chǎn)檔案歸入到同一類型中，在進行檢索的時候，可以根據(jù)實際需求在相應的類型中進行查找，縮小了查找范圍；對檔案信息進行實時更新，使其與市場動態(tài)情況保持同步，提高了檔案的準確度[3]。
3.3 加強檔案管理人員的培訓
檔案管理人員在房屋權屬登記檔案信息化管理過程中承擔著重要責任，只有具備較高素質(zhì)的專業(yè)性人才才能滿足崗位需求、做好檔案管理工作，所以就需要加強對檔案管理人員的培訓，打造一支綜合素質(zhì)較高的專業(yè)化隊伍。檔案管理人員不僅僅需要掌握檔案管理工作流程，還需要具備較高的計算機操作能力，能夠利用計算機信息技術完成檔案的采集、儲存以及處理等工作，保證檔案信息的完整性和準確性；利用空閑時間加強對檔案專業(yè)知識的學習，提高專業(yè)化程度以及工作能力；對檔案管理人員進行思想政治教育，幫助其樹立正確的人生價值觀念，提高其責任意識，在工作過程中更加認真負責。
4 結束語
房屋權屬登記檔案信息化管理順應了時展需求，具有廣闊的發(fā)展前景，針對建設過程中所遇到的問題，需要提高對檔案信息化管理的認識，構建完善的信息化管理系統(tǒng)，加強檔案管理人員的培訓，保證檔案信息化管理建設的順利推進，為房產(chǎn)行業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。
參考文獻
一、拆遷檔案管理的現(xiàn)狀
（一）研究對象
根據(jù)國務院第305號令《城市房屋拆遷管理條例》精神與北京市實施意見確定的檔案具體內(nèi)容，我們認為對拆遷檔案可以給出如下定義：拆遷檔案是拆遷人（或受委托人）在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)國有土地上實施房屋拆遷過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。拆遷檔案是城市建設檔案的重要組成部分，既是反映拆遷工作的歷史記錄，也是拆遷人與被拆遷人維護自身合法權益的重要憑證。
（二）影響拆遷檔案管理水平的主要因素
近年來，大部分拆遷人和拆遷公司的檔案工作通過自身努力和外部管理，取得了不小的進步。然而，本地區(qū)拆遷檔案管理整體水平的上升還是受一些因素的制約和影響。
1.檔案意識
檔案意識的強弱對本單位拆遷檔案管理水平有較大影響。部分拆遷單位缺乏建立健全檔案管理的意識，一般都是從各部門抽調(diào)人員組成拆遷檔案管理的臨時機構，對收集、整理和歸檔等工作缺乏重視，影響了拆遷檔案的齊全、完整。拆遷公司的檔案管理人員大多兼職，真正投入到檔案工作的時間和精力十分有限，許多檔案管理人員沒有接受過專門的業(yè)務培訓，不能保障其對檔案進行科學有效的管理。
2.管理規(guī)范
國家、市出臺的一些法規(guī)政策涉及拆遷檔案工作，但是要求不甚具體，缺乏操作性。檔案工作實踐中一直尚未把拆遷檔案單獨作為一種專門檔案加以管理，往往隨基建檔案一并管理，至今未有權威性的拆遷檔案管理規(guī)范。
3.部門協(xié)同機制
拆遷檔案管理是屬于房屋行政主管部門與檔案行政管理部門的交叉領域，共同開展工作有一定難度。據(jù)對區(qū)住建委拆遷辦的調(diào)查，本區(qū)2009年審批處理的拆遷項目有44個，涉及被拆遷戶約14800余戶，2011年下半年至2012年上半年，將完成20000戶的拆遷任務。特別是涉及“城中村”拆遷時情況更為復雜，該科人員大部分時間還須到現(xiàn)場辦公，絕少有精力開展拆遷檔案業(yè)務的培訓和檢查。而對檔案局而言，對拆遷工作業(yè)務不甚熟悉，又不能及時掌握拆遷動態(tài)信息，難免導致業(yè)務指導脫節(jié)或不到位。
4.時間限制
一方面，根據(jù)北京市文件規(guī)定，拆遷人應當按照規(guī)定及時整理并妥善保管拆遷檔案資料，在完成拆遷后1個月內(nèi)向區(qū)、縣國土房管局移交拆遷檔案資料并辦理有關手續(xù)。另一方面，拆遷工作一般也是按照區(qū)里的整體進度規(guī)劃限時完成，比如在半年內(nèi)完成指定地塊拆遷。短時間內(nèi)完成歸檔文件材料的收集、整理、移交對于業(yè)務不純熟的單位來講難度不小，難免倉促應付。
5.流轉過程
拆遷人是拆遷項目的第一責任人，拆遷公司受委托開展拆遷業(yè)務。一般情況下，拆遷公司在完成拆遷后，將在拆遷過程中形成的檔案全部移交給拆遷人。由此可以推出，拆遷人與拆遷公司的檔案整理狀況存在著較大聯(lián)系。拆遷人管理培訓到位，拆遷公司的情況就較好；拆遷公司工作認真負責，拆遷人的檔案情況也較好。
二、加強拆遷檔案管理的對策
區(qū)檔案局、區(qū)住建委為進一步規(guī)范我區(qū)拆遷檔案管理工作，提前布局，主動作為，通過強化二元領導的工作機制，構建三級工作網(wǎng)絡，采取四項保障措施，形成了“2+3+4”模式，推進了地區(qū)拆遷工作，取得了階段性成效。
（一）明確拆遷檔案管理的領導體制
區(qū)房屋拆遷行政主管部門、區(qū)檔案行政主管部門和各拆遷人要嚴格落實拆遷檔案工作領導負責制與崗位責任制，將拆遷檔案管理責任落實到具體的工作部門和人員。
1.強化二元領導，建立部門協(xié)同機制
依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》、《北京市城市房屋拆遷管理辦法》等法律法規(guī)，區(qū)檔案局、區(qū)住建委切實履行拆遷檔案的監(jiān)管職責，加強局（委）領導、相關科室雙層協(xié)調(diào)，通過建立“月會商、季反饋、年總結”等制度，統(tǒng)一領導，共同推進拆遷檔案管理工作。
2.構建三級網(wǎng)絡，理順工作職責體系
一是監(jiān)管層。區(qū)檔案局、區(qū)住建委依法履行對區(qū)域內(nèi)拆遷檔案管理的監(jiān)管責任，完善管理制度，加強業(yè)務指導與培訓，開展行政執(zhí)法檢查。二是中間層。拆遷人依法履行項目主體責任，負責拆遷檔案具體管理，把拆遷檔案工作列為合同管理和檢查驗收的重要內(nèi)容，加強對拆遷實施主體檔案工作的指導與監(jiān)督。三是執(zhí)行層。拆遷實施主體遵照合同約定，配備檔案人員，確保拆遷檔案收集齊全，履行對拆遷檔案管理的責任和義務。
（二）規(guī)范拆遷檔案管理的具體要求
1.拆遷檔案收集
明確拆遷檔案歸檔范圍，拆遷檔案可分為拆遷人歸檔卷和房屋拆遷行政主管部門備案卷。同時重視做好拆遷檔案的主動記錄工作，切實加強對拆遷前以及拆遷過程中聲像、實物等特殊載體檔案的收集。
2.拆遷檔案整理
拆遷檔案整理的基本原則應是遵循形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，便于保管利用。在拆遷檔案整理工作中應體現(xiàn)以下要求：一是將拆遷檔案單獨設類予以管理，在類屬上屬專門檔案。二是拆遷檔案類內(nèi)以項目為整理的基本單位。三是套內(nèi)拆遷文件按屬類分別組卷，其中拆遷管理類文件按問題或保管期限組卷；拆遷安置類文件按戶組卷。四是拆遷檔案的保管期限應適當從長。五是一個拆遷項目形成兩套拆遷檔案（歸檔卷由拆遷人保管，備案卷移交區(qū)房屋拆遷行政主管部門備案）。
3.拆遷檔案利用
存放在拆遷人處的拆遷檔案因為涉及被拆遷人隱私，原則上不向社會開放。在拆遷檔案的利用中要正確處理社會穩(wěn)定與維護當事人合法權益的關系，正確劃定合理利用與不當利用的界限，并嚴格利用手續(xù)。
4.拆遷檔案流向與保管
拆遷人應當在被拆遷人全部搬遷完畢后1個月內(nèi)向區(qū)房屋拆遷行政主管部門移交拆遷檔案資料，同時將拆遷結案表報市房屋拆遷行政主管部門。拆遷檔案原件由拆遷人保管，滿10年后按規(guī)定向區(qū)檔案館移交。拆遷人應制定拆遷檔案利用制度，編制拆遷檔案檢索工具，依據(jù)有關法律和規(guī)定向公民和組織提供利用服務。拆遷人要特別加強對拆遷公司拆遷檔案的安全監(jiān)管，要在雙方委托合同中明確約定拆遷檔案收集、整理、移交的要求與時限等具體事項，監(jiān)督拆遷公司嚴格執(zhí)行檔案安全制度，創(chuàng)造必要的安全保管條件，確保拆遷檔案實體和信息安全。
（三）完善拆遷檔案管理的保障措施
加強對拆遷檔案工作的重視，關鍵在領導。擴大宣傳《檔案法》和拆遷檔案工作的相關政策法規(guī)，從而提高有關人員特別是領導同志的檔案意識，為做好檔案工作打下牢固的思想基礎。檔案行政管理部門應定期到拆遷部門宣貫相關政策，不斷增強工作人員的責任意識和法制觀念，指導拆遷單位把拆遷檔案工作列入議事日程。同時，為推動工作有序開展，區(qū)檔案局、區(qū)住建委采取了四項保障措施。
1.開展教育培訓
人員培訓水平對檔案工作有較大影響。目前，檔案管理人員多以兼職為主，專業(yè)水平有限，難以保證文件的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量。因此，各級拆遷部門應指定專人參與檔案管理人員的業(yè)務培訓。通過培訓，使檔案管理人員增強檔案意識，熟悉檔案業(yè)務，不斷提高自身的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能。
2.規(guī)范工作程序
區(qū)檔案局、區(qū)住建委就拆遷檔案工作聯(lián)合下發(fā)了《關于在房屋拆遷工作中進一步加強檔案管理的意見》，規(guī)范了工作程序，建立了拆遷檔案“開工登記、過程指導、竣工統(tǒng)計”的長效管理機制。同時，制定《拆遷檔案工作流程圖》、《拆遷檔案登記表》、《拆遷檔案統(tǒng)計報表》等一系列工作文件，進一步提高管理水平。
3.啟動記憶工程
“城市記憶工程”將應用多媒體真實完整地記錄城市面貌的發(fā)展變化過程，這是一項功在當代、利在千秋的事業(yè)，將為子孫后代留下一筆珍貴的精神財富。區(qū)檔案館4月份正式啟動“城市記憶工程”，組織專業(yè)人員拍攝石景山區(qū)在大調(diào)整、大建設、大發(fā)展時期城市面貌的照片資料，特別是優(yōu)先做好拆遷改造地區(qū)的拍攝記錄工作。先后完成了五里坨、蘋果園拆遷地區(qū)、永定河綠色生態(tài)發(fā)展帶等地區(qū)的拍攝記錄工作，形成照片檔案1525張、視頻資料9盤、實物檔案38件。
1.健全拆遷檔案管理體系，明確拆遷檔案職責
為了確保拆遷檔案工作順利開展，從拆遷工作一開始，各拆遷單位要明確分管領導，將拆遷檔案收集管理列入拆遷議事日程，配置拆遷檔案人員，制定拆遷檔案工作人員的崗位目標責任制。形成一個領導分管、專職檔案員和拆遷部門兼職檔案員“三到位”的管理模式。其中，檔案人員負責督促業(yè)務人員將其分散在各拆遷工作人員手中的拆遷檔案收集齊全、完整，按拆遷檔案的形成規(guī)律整理、編目后向檔案人員移交歸檔。通過清晰的檔案管理體系和合理的職責分工，保證了拆遷檔案收集的齊全、完整、準確。
做好收集拆遷檔案的前期準備工作，為檔案的收集奠定基礎。拆遷檔案內(nèi)容復雜、分散、收集難度大，但是拆遷檔案的收集質(zhì)量直接涉及拆遷人員與被拆遷人的切身利益，也就是國家、企業(yè)和老百姓的利益。這就要求檔案部門，從拆遷工作一開始就主動介入，進行項目跟蹤，要求建設、施工單位在規(guī)定時間內(nèi)必須完成收集任務，做到施工――記載――收集各環(huán)節(jié)準確、及時、到位，確保拆遷檔案的收集工作順利完成。
制定拆遷檔案的收集制度，明確拆遷檔案的收集范圍，是拆遷檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是拆遷檔案收集工作的依據(jù)。為此，檔案部門要會同拆遷部門共同確定拆遷檔案的收集范圍、歸檔時間、歸檔要求等，特別是歸檔范圍的確定，保證了收集工作的質(zhì)量和拆遷檔案的質(zhì)量，同時也決定了拆遷檔案的利用效果，在某種意義上為企業(yè)挽回了一定的經(jīng)濟損失。近年來，涉及拆遷的行政訴訟案件越來越多，為了使拆遷行政案件的審判體現(xiàn)公正、公平的價值，體現(xiàn)保護拆遷人和被拆遷人的合法權益，收集齊全、完整、準確的拆遷檔案尤為重要。
2.加大宣傳和執(zhí)法力度，在拆遷中進行檔案意識教育和培養(yǎng)，是保證拆遷檔案收集工作健康發(fā)展的關鍵
拆遷檔案大量產(chǎn)生于房屋拆遷工作第一線，動遷工作人員直接參與了房屋拆遷活動，他們既是拆遷檔案的產(chǎn)生者，也是利用者，他們對拆遷工作中的文件資料所持有的態(tài)度和重要性的認識程度，直接影響到拆遷檔案的形成和形成后的質(zhì)量；對拆遷單位而言，能否及時有效地收集、保管好拆遷檔案，并按照檔案管理的規(guī)定移交，是保證城市房屋拆遷檔案系列能否完整的關鍵。因此，各房屋拆遷管理部門和檔案主管部門應通力合作，采取相應的措施：首先要通過各種形式，不斷在房屋拆遷行業(yè)中加強檔案意識的教育，使每一個動遷工作人員明白拆遷檔案的作用和價值，使他們養(yǎng)成自覺保管和及時上交工作中文件資料的良好習慣，應當提醒的是，良好習慣是要有一定的制約手段來保證的，其次是管理部門要制定相應的規(guī)定和措施，既要明確在房屋拆遷中什么樣的文件資料應該收集歸檔，按照怎樣的要求才能保證歸檔文件資料的質(zhì)量和有效性，還要對拆遷檔案工作中的違法亂紀行為加大處罰力度，用資格審查、考核評優(yōu)等管理手段來保障拆遷檔案工作健康有序地發(fā)展；第三是管理部門還應注重對拆遷檔案利用效果的收集，加大對典型事例的宣傳力度，以引起整個社會對拆遷檔案工作的關注和支持。
二、集中統(tǒng)一管理
1.拆遷檔案管理現(xiàn)狀
目前，從漳州市的情況來看，由于拆遷檔案尚未引起各級領導和房地產(chǎn)開發(fā)公司、拆遷企業(yè)的足夠重視，同時有關法律、法規(guī)尚不夠健全，所以拆遷檔案尚未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，主要問題是：
(1)拆遷檔案分散保管而且管理不規(guī)范。目前，全市大部分拆遷檔案由各個房地產(chǎn)開發(fā)公司、拆遷企業(yè)、拆遷辦公室等單位分散保管。根據(jù)對全市房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)城建檔案管理調(diào)查顯示，各類開發(fā)、拆遷企業(yè)存在大量拆遷檔案，如：2005年漳州龍文北路征地拆遷1300多畝，藍田景山村的拆遷村民達410多戶，2006年由廈門國源地產(chǎn)完成瑞京拆遷項目拆遷957戶，2007年由渠成房地產(chǎn)完成的丹霞星城二期拆遷586戶；2008－2009年漳州體育場工程建設指揮部拆遷面積2.84萬平方米，拆遷戶數(shù)357戶。此外，一些中小型開發(fā)企業(yè)存有的拆遷檔案量，從幾十戶到幾百戶不等，雖然其中不乏重視拆遷檔案、管理情況良好的單位，但由于大部分房地產(chǎn)企業(yè)長期以來重開發(fā)、重效益、輕檔案的觀念沒有得到根本的轉變，總體上對拆遷檔案工作沒有引起足夠重視。拆遷檔案可有可無、管理松懈的現(xiàn)象普遍存在。
(2)拆遷檔案歸檔內(nèi)容不齊全。由于對拆遷檔案重視不夠，加上檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的限制，拆遷檔案在收集與歸檔中存在收集不齊全，內(nèi)容不完整的狀況，這將導致拆遷檔案不能真實反映拆遷過程的原始憑證性，給今后的利用工作帶來隱患，如果拆遷戶與拆遷單位，拆遷戶家庭內(nèi)部之間發(fā)生產(chǎn)權糾紛，將無據(jù)可查。
(3)拆遷檔案不能充分發(fā)揮作用。目前隨著社會法律意識的不斷增強，廣大拆遷戶紛紛依靠法律武器維護自身權益，拆遷檔案利用率呈上升趨勢，但是，由于沒有實行集一管理，加之各單位大多為兼職檔案人員，無法對拆遷檔案進行科學管理，表現(xiàn)為檢索工具缺乏，檢索手段單一，查全率和查準率低，甚至“有檔查不出”，不能發(fā)揮拆遷檔案的作用。
2.主要原因
(1)有關拆遷檔案集中統(tǒng)一管理的法律、法規(guī)不健全。近年來，建設工程檔案管理的法律法規(guī)不斷健全和完善，形成了較為系統(tǒng)的法規(guī)體系，并具有很強的可操作性。但作為整個城建檔案一部分的拆遷檔案，還沒有專門的、系統(tǒng)的法規(guī)加以規(guī)范。尤其對拆遷檔案的歸檔內(nèi)容、拆遷單位的責任、檔案的管理、定期向檔案館移交等都沒有明確的規(guī)定。筆者認為，這是導致目前拆遷檔案依然分散管理的根本原因所在。
(2)法制意識淡薄是另一個重要原因。認真做好檔案的收集與歸檔工作，是《中華人民共和國檔案法》賦予廣大企業(yè)單位和廣大公民的職責，是必須履行的義務。但由于整體法制觀念的淡薄，造成目前收集不齊全，不能及時歸檔的現(xiàn)狀。
(3)檔案人員素質(zhì)有待提高。由于大部分單位檔案人員是兼職，業(yè)務素質(zhì)和業(yè)務水平都不高，加之庫房面積有限、管理手段不力等種種限制，不可能對這部分檔案進行科學、安全的保管，更談不上開發(fā)與利用。
3.今后工作的對策
(1)強化拆遷檔案的法規(guī)建設，必須盡快有針對性地制定出本地區(qū)拆遷檔案的管理辦法，其內(nèi)容應該包括拆遷檔案集中統(tǒng)一管理的原則，拆遷檔案的收集歸檔范圍、拆遷實施單位的職責、向城建檔案館移交的時限等內(nèi)容，以規(guī)范拆遷檔案工作中的各種關系，做到依法治檔。
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：
引言
房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調(diào)查測繪、權屬轉移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中形成的具有保存價值的不同形式的歷史記載, 是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記錄。房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案具有真實性、憑證性、動態(tài)性和共享性等特征,產(chǎn)權檔案形成于產(chǎn)權管理過程中,其數(shù)量大,內(nèi)容涉及面廣,多為文字與圖表相結合,內(nèi)容涉及建筑、測繪、法律等專業(yè)知識。產(chǎn)權檔案是非常寶貴的資料, 產(chǎn)權檔案管理的最終目的是服務于民生，它為解決群眾房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權不明、產(chǎn)籍不清的問題提供了法律依據(jù)。產(chǎn)權檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。
為了適應新時期社會各界對房屋產(chǎn)權檔案信息資源的需求，我們必須改變原有的工作程序及內(nèi)容，利用計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影（錄音、錄像）技術、數(shù)據(jù)庫技術、存儲技術等高新技術，把各種載體的房產(chǎn)檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
1 建立數(shù)字化產(chǎn)權檔案的條件已成熟
目前，國內(nèi)幾乎所有城市的房管部門都已采用計算機系統(tǒng)進行登記發(fā)證，并采用局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫技術對登記信息進行管理，但真正全面實現(xiàn)了產(chǎn)權檔案數(shù)字化的地方并不多，其原因除實現(xiàn)產(chǎn)權檔案數(shù)字化還沒有一套完整的標準和規(guī)范外，很重要的一點在于受當時技術條件的限制，例如沒有成熟的大容量存儲技術、高速掃描技術、模糊識別技術等。
隨著科學技術的日益發(fā)展和計算機應用的普及，實現(xiàn)產(chǎn)權檔案管理現(xiàn)代化的條件已逐步成熟。換成以磁盤、光盤或磁帶為載體的檔案，首先要進行數(shù)字化處理，掃描和數(shù)字照相是最常用的技術。
1.1 高速掃描技術
高速掃描儀能夠實現(xiàn)每分鐘上千頁的雙面掃描，是以前每分鐘只能掃描幾頁的單面掃描技術無法比擬的。數(shù)碼相機雖也可以實現(xiàn)檔案快速成像，但對操作人員的技術要求較高，且不易實現(xiàn)程序控制。因此，高速掃描儀的出現(xiàn)，為檔案數(shù)字化提供了最現(xiàn)實的手段。
1.2圖像處理技術
要保證數(shù)字化檔案圖像清晰、又不能占用過多的存儲空間，以提高在網(wǎng)絡應用中的傳輸效率，必須對掃描圖像進行分析，在不影響效果的前提下自動采用更高效的存儲、壓縮格式，還要實現(xiàn)對圖像的自動識別分類，提高建庫效率；對要求全文存儲，全文檢索的檔案資料，在掃描建庫時，還需用到漢字識別技術。
1.3存儲技術
數(shù)字化檔案必須有大容量、高效率的存儲介質(zhì)，以前，由于技術的限制，硬盤存儲容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盤庫作為介質(zhì)。近年來，硬盤技術飛速發(fā)展，容量、可靠性均大幅提高，而成本卻下降了許多。目前，專用存儲克服了光盤庫檢索速度慢、機械故障高的缺點。另外，通過十多年的信息化建設，各地房管部門都培養(yǎng)了一批信息技術方面的專業(yè)人才，工作人員的計算機使用技能也大幅提高，各級領導也對本單位信息化建設前所未有地重視，把它作為提高管理服務水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力進行建設。
2 房屋產(chǎn)權檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)手工檔案管理有不可替代的先進性
2.1 提高經(jīng)濟效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
2.2 提高辦事效率
房屋產(chǎn)權檔案數(shù)字化管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以證實房屋產(chǎn)權為例，產(chǎn)權人的首套房、二套房的證明都需要詳細準確的房屋產(chǎn)權檔案信息。
然而房屋產(chǎn)權檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為社會各界及領導決策提供服務。與此同時，檔案數(shù)字化管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
2.3增強檔案原件保護
由于保管條件的限制導致紙張發(fā)黃、易粘、易脆等。特別是長期高頻率的調(diào)用，紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，對長期保存檔案造成了很大的損害。而檔案數(shù)字化管理不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件，如代替原件使用，保護檔案原件。數(shù)字化副本異地存放，使檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。因此實現(xiàn)“數(shù)字檔案”是檔案保護的一種必要手段。
3 做好房屋產(chǎn)權檔案數(shù)字化工作，我認為應從以下幾個方面入手
3.1 人員培訓。人員培訓主要包括兩個方面:一是針對選擇的數(shù)據(jù)庫技術,對員工進行培訓;二是數(shù)字化管理的職責劃分, 即分清誰是權屬檔案微機數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員。并明確其相應的工作內(nèi)容、責任后果。
3.2 錄入、掃描及備份。對相應人員進行培訓后,就進入了由紙質(zhì)檔案轉化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運行程序。
第一道工作程序:房屋產(chǎn)權檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態(tài)度和熟練的打字基礎, 對所輸入的每一卷房屋權屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意。確保所輸產(chǎn)權檔案內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性。
第二道工作程序:房屋產(chǎn)權檔案資料掃描。房屋產(chǎn)權檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房屋產(chǎn)權檔案中每一頁材料, 不得造成因在這個工作程序中房屋產(chǎn)權檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失, 給房屋產(chǎn)權人造成不可彌補的損失。
第三道工作程序:對錄入、掃描的全過程進行檢查。房屋產(chǎn)權檔案材料每一個信息歷經(jīng)錄入、掃描以后, 就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段,是紙質(zhì)檔案轉變?yōu)殡娮訖n案最后一道關鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對房屋產(chǎn)權檔案中每一個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調(diào)整。
第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態(tài)度，每天房屋產(chǎn)權檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。備份工作不能松懈、馬虎,要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性，為數(shù)據(jù)丟失后的補救工作打好堅實的基礎。
房屋產(chǎn)權檔案的重要性需要我們慎之又慎。在完善數(shù)字化管理的同時，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能拋棄，因為它是真實原始憑證。將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理結合起來，是今后房產(chǎn)事業(yè)發(fā)展的一個必定趨勢，是服務民生的重要途徑。
參考文獻
