時間：2023-05-19 11:30:59
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Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.
Key words: file management; institution; efficiency; Science
中圖分類號：G271文獻標識碼A 文章編號
檔案是人們進行各種活動的最原始記錄，體現(xiàn)了單位及個人的成長和發(fā)展的歷程，是一筆重要的財富和第一手信息來源。所以，加強檔案的管理是各個單位應(yīng)該重視的問題，尤其是在事業(yè)單位，應(yīng)該致力于通過對檔案的科學(xué)化管理來助推單位的高效化運行。
一、科學(xué)化管理檔案的重要意義
檔案管理作為事業(yè)單位的一個重要基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，應(yīng)予以高度重視，檔案出現(xiàn)混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當(dāng)前，一些事業(yè)單位的人員流動較快，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)在流動的個人手里或個別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導(dǎo)致知識產(chǎn)權(quán)流失等嚴重后果。首先，在事業(yè)單位中，檔案還承擔(dān)著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學(xué)的檔案管理能有效印證事業(yè)單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設(shè)中，檔案管理建設(shè)也承擔(dān)著重要的角色。其次，檔案是事業(yè)單位文化建設(shè)的一個重要源泉，文化建設(shè)都是從源遠的歷史發(fā)展中提煉獲得的，而檔案就是一個最好的反映載體，它能全面真實的反映出單位的歷史狀況、發(fā)展規(guī)律、文化特點等元素，為文化建設(shè)提供有力支撐。
二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）管理制度不完善
當(dāng)前，一些事業(yè)單位對于檔案的管理沒有形成一整套制度，對于資料收集也是抓一時，沒有形成系統(tǒng)的收集制度做以支撐。盡管當(dāng)前有些事業(yè)單位已經(jīng)意識到這一情況并做出努力，但是呈現(xiàn)的是，有一定的管理規(guī)模，卻和單位的發(fā)展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設(shè)立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規(guī)模，不能做到系統(tǒng)、準確的對檔案進行管理。
（二）單位重視程度不夠
檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業(yè)單位往往對人事或組織及財務(wù)工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發(fā)展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現(xiàn)出應(yīng)付的狀態(tài)，也就無從談起加強管理加強服務(wù)。
（三）科學(xué)化管理水平低下
伴隨著信息化、辦公自動化進程的加快，檔案的存在方式也發(fā)生了很大變化，電子檔案已悄然出現(xiàn)在人們的視野中，其易于復(fù)制、刪除等特點使得傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)化化的要求， 對檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此，要創(chuàng)新管理方法，提高科學(xué)化、信息化水平，研究出適應(yīng)電子檔案特點的新方法。
（四）檔案管理人員水平不夠
當(dāng)前，一些事業(yè)單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔(dān)任，或者有全職的保管人員也未經(jīng)過崗前培訓(xùn)，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過自動化手段實現(xiàn)檔案管理等知識，大大限制了檔案管理的科學(xué)化建設(shè)。
三、構(gòu)建檔案管理科學(xué)化的措施
（一）建立科學(xué)化管理制度體系
一項工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業(yè)單位應(yīng)致力于建立起科學(xué)化管理檔案的制度，可依據(jù)國家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，制訂出相應(yīng)的實施細則，包括檔案的借閱、登記、轉(zhuǎn)出、銷毀等具體規(guī)定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學(xué)習(xí)，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發(fā)展需要為準則，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。同時，要加強檢查和監(jiān)督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。
（二）加強對檔案管理的重視
作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視檔案管理在單位建設(shè)中的重要作用，從頂層設(shè)計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業(yè)心和責(zé)任感，可成立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負責(zé)檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結(jié)經(jīng)驗和不足，及時查找出問題隱患，以不斷的改進工作方法?？梢詥挝恢型诰蛄诵麄鳈n案管理工作中的優(yōu)秀人物，發(fā)揮他們的“輻射”作用，引導(dǎo)全體人員認識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發(fā)展
（三）加強科學(xué)化管理建設(shè)
單位要致力于檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，依托計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息化工具加強檔案的管理，組織技術(shù)力量有針對性的研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，單位提供相應(yīng)的財力支撐，可主動與地方單位交流檔案管理心得，學(xué)習(xí)借鑒他人科學(xué)化管理的經(jīng)驗。對于電子檔案的存儲、復(fù)制要嚴格予以控制，將紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合，通過建立電子標簽等方法集中整合管理，建立起規(guī)范化、完整化、系統(tǒng)化的檔案體制。
（四）加強檔案管理人員培訓(xùn)
檔案保管員的素質(zhì)高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要學(xué)會相關(guān)的管理知識，更重要的是要學(xué)習(xí)通過科學(xué)化、信息化手段來管理檔案方法。可通過舉辦培訓(xùn)班的方式，系統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理工作流程及相關(guān)計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導(dǎo)，培養(yǎng)檔案保管人員發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進單位掛鉤結(jié)對，提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
結(jié) 語
綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視起此項工作的重要性，建立完善起相應(yīng)的檔案管理制度，加強科學(xué)化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質(zhì)，多措并舉提高檔案管理的科學(xué)化水平，以促進事業(yè)單位管理的高效化。
參考文獻：
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[2] 趙連強.小議現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及其解決建議[J]. 中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊. 2007(12)
1 概述
科技檔案是對于科學(xué)技術(shù)與科學(xué)研究成果進行保留的重要依據(jù)，具有重要的價值，是科學(xué)研究成果的重要表現(xiàn)形式。科技檔案資源是將科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力與經(jīng)濟價值的重要資源?？萍紮n案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，直接影響著企業(yè)的發(fā)展水平。科技檔案記錄了企業(yè)內(nèi)部科學(xué)技術(shù)的研究過程，是對于社會改造過程記錄的重要依據(jù)，也體現(xiàn)了企業(yè)整體的技術(shù)水平。與此同時，科技檔案也是國家的重要資源，是國家科學(xué)技術(shù)水平的標志，也是歷史的傳承。無論是國家或者是企業(yè)單位，都要做好科技檔案管理工作，從而更好的利用科學(xué)技術(shù)來創(chuàng)造更高的效益，完成技術(shù)的發(fā)展，造福于后世?，F(xiàn)代社會的發(fā)展主題是可持續(xù)發(fā)展，而科技檔案管理工作就是實現(xiàn)科學(xué)研究持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。
現(xiàn)代社會是知識經(jīng)濟時代，掌握了科學(xué)技術(shù)信息，就掌握了提高技術(shù)水平的關(guān)鍵?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，使得人們的知識產(chǎn)權(quán)保護意識不斷加強，科技檔案的價值逐漸的被人們所認識?？萍紮n案的管理工作，已經(jīng)成為了企業(yè)檔案管理工作中的重要內(nèi)容，并且逐漸的與企業(yè)檔案管理工作相分割，成為與企業(yè)生產(chǎn)密切相關(guān)的工作內(nèi)容?？萍紮n案中包含著珍貴的信息，對于企業(yè)發(fā)展有著重要的意義，是企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益的根本，是企業(yè)的核心價值。筆者就職于供電公司，主要負責(zé)從事檔案的收集、整理、輔助查閱、管理等工作。下文通過筆者的日常工作的實踐，從管理與服務(wù)兩個方面來分析構(gòu)建高效的科技檔案管理體系的對策。
2 建立高效的科技檔案管理體系的對策
2.1 管理創(chuàng)新 對于現(xiàn)有科技檔案管理工作中，首先要實現(xiàn)科技檔案的管理創(chuàng)新，通過提高管理水平，從而達到建立一個高效科技檔案管理體系。現(xiàn)代社會計算機科學(xué)技術(shù)不斷的深入，各行各業(yè)都受到了巨大的影響，全球信息化的趨勢也逐漸影響到了科技檔案管理工作。在國際社會上，信息化管理方式已經(jīng)成為了提高科技檔案管理工作效率的重要舉措。對于科技檔案管理工作開展信息化建設(shè)，是現(xiàn)代科技檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是科技檔案工作發(fā)展的需求。
科技檔案管理信息化，是在檔案管理過程中，實現(xiàn)信息化的錄入、采集、編輯、查閱、儲存、檢索，可以明顯的實現(xiàn)檔案信息的共享與高效傳遞。與此同時，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與多媒體設(shè)備，可以更好的對科技檔案資料進行保存，并且更好的對圖表、文字等記錄進行說明和反映。傳統(tǒng)的科技檔案管理工作中，科技檔案的體積較大，查閱效率低，補充與修改上存在很大的不便。信息化的科技檔案管理方式，可以將傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化，并且以計算機數(shù)據(jù)的形式進行管理與儲存，提高了檔案管理形式的多樣化與高效化。與此同時，信息化的管理方式可以提高科技檔案的利用效率，更好的實現(xiàn)科研成果的共享與轉(zhuǎn)讓，真正的發(fā)揮檔案資料的作用?？萍紮n案只有實現(xiàn)信息交流，才能保證其檔案保持的價值。信息化的管理模式可以提供遠程訪問與管理的平臺，更好的實現(xiàn)信息資料的修改與收集，減少了時間、地點的限制，并且便于實現(xiàn)高效的查閱、歸檔與整理。另外，信息化的科技檔案管理模式，可以更好的實現(xiàn)檔案歸類的科學(xué)化，并且建立合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，有效的解決現(xiàn)有檔案管理混亂的問題，實現(xiàn)了科技檔案管理的高效性。
檔案管理工作對于企業(yè)有著重要的意義，在管理上還要注重實現(xiàn)管理模式的流程化與規(guī)范化。檔案管理工作在多數(shù)企業(yè)單位中，是相對獨立的管理部門，與其他業(yè)務(wù)部門組織結(jié)構(gòu)上存在界限，并且大多數(shù)由行政部門進行管理。這種結(jié)構(gòu)上的分離，使得檔案管理工作與實際業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門產(chǎn)生銜接不緊密的情況。在檔案管理工作中，要建立科學(xué)合理的檔案管理流程，實現(xiàn)合作管理，保證檔案管理工作的連續(xù)性。在進行科研過程中，科技檔案與普通檔案的性質(zhì)有所不同，其應(yīng)該具備良好的可擴充性與廣泛應(yīng)用，其使用頻率較普通檔案更高。另外，科技項目與普通業(yè)務(wù)項目不同，參與研究的部門與人員數(shù)量較多，流程化的管理模式可以使得參與人員的職責(zé)更加明確，有助于提高整體科技項目的工作效率。
2.2 服務(wù)創(chuàng)新 以往科技檔案僅僅是作為對科技成果的保存，難以有效的與科研部門和其他部門產(chǎn)生互動，檔案管理工作過于被動，服務(wù)不到位。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，服務(wù)缺乏良好的創(chuàng)新意識。新時期的科技檔案管理工作對于檔案的開放性要求很高，必須要保證信息更好的進行應(yīng)用，充分體現(xiàn)科技檔案信息的價值。在進行科技檔案管理中，要不斷的提高服務(wù)意識，并且對于檔案資源的管理上應(yīng)以需求為導(dǎo)向，構(gòu)建良好的服務(wù)體系。
科技檔案管理工作中，管理人員要加強信息的主動采集，提高科技檔案的資源豐富程度，并且加強對于各部門之間的交流協(xié)作，提高科技檔案信息采集的系統(tǒng)性。另外，還要加強對國外先進服務(wù)模式的學(xué)習(xí)，促進本單位的管理服務(wù)水平的發(fā)展。對于科技成果的交流上，要加強宣傳與推廣，讓研究人員更高的認識到科技檔案的重要性，并且促進科研人員與科技檔案管理人員的交流配合，提高檔案管理工作的效率。在檔案管理信息化建設(shè)中，提供更多種類的查詢服務(wù)，為科研人員提供更好的服務(wù)。
檔案管理工作還要加強網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，建立信息化的檔案管理平臺，并且建立內(nèi)部檔案局域網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息的互動互聯(lián)。對于科技檔案的管理上，要提高重視程度，加強對管理工作的投入，確?？萍紮n案管理工作的開展具備良好的基礎(chǔ)。另外，還要注重提高科技檔案管理工作的安全性，完善安全保護體系，對于科技檔案信息的共享與保密范圍進行精確的劃分，嚴格控制機密檔案的查閱。
3 結(jié)束語
現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，知識經(jīng)濟時代中，科學(xué)技術(shù)的價值得到重要的體現(xiàn)?？萍紮n案是科技發(fā)展的重要基礎(chǔ)，其管理工作也要與時俱進的發(fā)展，對于新的問題進行解決。在管理體系的建設(shè)上，要實現(xiàn)信息化、流程化與規(guī)范化，提高檔案管理人員自身的認識，認識到科技檔案管理工作與普通檔案管理工作的不同，構(gòu)建高效的科技檔案管理體系，從而更好的服務(wù)企業(yè)與社會。
參考文獻：
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[2]宋敏.加強科技檔案管理的幾點認識[J].電動工具，2011（01）.
［關(guān)鍵詞］
信息化；高校；檔案管理
1前言
隨著我國教育事業(yè)的深化改革、全球范圍內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷普及和飛速發(fā)展，高校系統(tǒng)的檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。如何能夠在競爭日趨激烈的信息化大潮中鼎立潮頭，化挑戰(zhàn)為機遇，實現(xiàn)突破式發(fā)展，是擺在高校檔案管理人員面前的一項艱難而又不得不去完成的考題，也直接關(guān)系我國高等教育事業(yè)的發(fā)展進程。因此，必須直面挑戰(zhàn)，攻堅克難，以時不我待的緊迫感抓好這項工作，加速實現(xiàn)信息化時代高校檔案管理改革。
2信息化時代高校檔案管理改革的重大現(xiàn)實意義
高校擁有大量的教學(xué)資源和研究成果，如何管理好、利用好這些資源，最大限度發(fā)揮高校檔案管理的資源優(yōu)勢，需要以改革的雄心壯志認清形勢，全力推進。
2.1適應(yīng)高校檔案管理工作新形勢的需要高校是傳播現(xiàn)代文化、傳承當(dāng)代文明的重要載體，高校的檔案管理工作是挖掘高校自身文化積淀、總結(jié)高校發(fā)展歷史、凝聚高校發(fā)展共識、革新高校發(fā)展理念的重要渠道和必要方式。一方面，檔案門類目錄不斷增加，新式檔案日益涌現(xiàn)，內(nèi)容上紛繁復(fù)雜，數(shù)量持續(xù)增多；另一方面，隨著電子政務(wù)日益普及，新式載體式樣增多、單個載體容量增大，管理不穩(wěn)定性也隨之增加，亟需妥善應(yīng)對。
2.2提升高校檔案管理服務(wù)效率和水平的需要高校集中了大量的現(xiàn)代前沿信息，是知識創(chuàng)新的重要基地。高效共享并發(fā)揮這些信息的功能，為學(xué)術(shù)研究和科技發(fā)展服務(wù)，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，就要求檔案管理部門不斷加大網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，使之在資源提供方面功能更強大、使用更便捷、檢索更高效，真正使高校成為信息采集和輸出的先導(dǎo)平臺。
2.3提高檔案管理人員自身素質(zhì)的需要科技的迅猛發(fā)展對檔案管理人員提出了更高工作標準。不學(xué)習(xí)就無法勝任工作，不改革就無法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。檔案管理工作者必須更新知識和技能，跟上時代步伐，使自身知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)全面適應(yīng)新形勢新要求。
2.4節(jié)約資金支出和工作成本的需要紙質(zhì)檔案收集、歸檔和監(jiān)管投入比較大。推進檔案管理信息化，不僅能使辦公經(jīng)費得以節(jié)約，特別是紙張使用和打印費用大大降低，而且可進一步縮減人員數(shù)量，降低勞動強度，提高工作效率，可謂事半功倍。
3當(dāng)前高校檔案管理工作中的問題
3.1基礎(chǔ)水平參差不齊高校檔案管理體系構(gòu)成繁雜，特點多樣，管理分散，可以說各具特色，參差不齊，各自為政，缺乏標準。各高?；A(chǔ)情況和財力狀況不同，導(dǎo)致了各高校檔案管理無論是硬件配備還是軟件水平都不在一個統(tǒng)一的標準和平臺上，更無法實現(xiàn)高校間或高校與其他機構(gòu)間的共查共享。
3.2隊伍建設(shè)相對滯后信息化條件下的檔案管理，需要的是復(fù)合型人才?？萍嫉陌l(fā)展帶來了檔案管理操作難度和復(fù)雜度的上升，大量的計算機技術(shù)應(yīng)用，讓一些高校從事檔案管理的“老人”無所適從，甚至自暴自棄。長期以來，檔案管理部門特別是高校檔案管理部門往往被扣以“冷衙門”的帽子，待遇不高、管理渙散、人員構(gòu)成復(fù)雜，造成“老人不會干，新人不想干，高人進不來”的畸形局面。
3.3財政投入嚴重不足信息化時代高校的檔案管理工作，需要與之相匹配的電腦、掃描儀、打印復(fù)印等設(shè)備，完善的網(wǎng)絡(luò)基本保障和機要保密設(shè)施，也需要周期性的必備技能培訓(xùn)，這些都需要充足的資金進行保障。目前很多高校設(shè)備老化不足，配置低端等問題嚴重干擾工作開展。
4加快高校檔案管理改革的思路對策
高校檔案管理的改革是一項系統(tǒng)工程，已時不我待。高校理應(yīng)高度重視，真正拿出切實可行的改革方案，各方聯(lián)動，下定決心，大刀闊斧，全力以赴，方可實現(xiàn)。
4.1提高對檔案管理重視程度高校領(lǐng)導(dǎo)要切實把檔案管理工作提高到講政治的高度來認識、來落實、來保障，切實從思想上重視起來，從措施上強化起來。還要從組織體制上和制度設(shè)計上保證檔案管理工作的正常開展，定期聽取專項匯報，研究現(xiàn)實困難，全面清空發(fā)展障礙。
4.2推進檔案管理標準化建設(shè)高校領(lǐng)導(dǎo)要認真參考《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定出可操作性強的執(zhí)行標準、評價標準和建設(shè)標準，制定出符合高校實際的具體執(zhí)行規(guī)程和業(yè)務(wù)流程。通過大力推進檔案管理標準化、制度化和規(guī)范化建設(shè)，確保任何一項檔案管理業(yè)務(wù)都有據(jù)可查、有章可循、有的放矢。
4.3建設(shè)一支與檔案管理信息化改革相適應(yīng)的人才隊伍一是傾力營造尊重人才的良好氛圍，保證庸者下、能者上；二是暢通人才進出渠道，避免將檔案管理部門辦成“養(yǎng)老院”；三是嚴格業(yè)務(wù)技能考核，確保步步緊跟當(dāng)前信息化發(fā)展潮流；四是加大培訓(xùn)力度，開闊眼界，增長本領(lǐng)；五是嚴抓工作監(jiān)管，加強檔案管理人員工作紀律和保密意識教育。
4.4為檔案管理實現(xiàn)信息化提供充足的基礎(chǔ)投入一是按照防潮、防火、防盜、防竊密的標準配備好庫房和安保系統(tǒng)；二是建立高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)支持和數(shù)據(jù)支持系統(tǒng)；三是提供計算機、打印復(fù)印機等必要裝備。經(jīng)費要切實做到年初有預(yù)算，使用有保證，?？顚Ｓ?，重點保障。
主要參考文獻
學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應(yīng)該是獨立的?；n案的整理對象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個階段的依據(jù)性文件，具體包括準備、設(shè)計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規(guī)模較大，且設(shè)計專業(yè)因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設(shè)計部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學(xué)校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高?；n案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規(guī)范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J識和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準確性和完整性
高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高校基建部門不主動對基本建設(shè)資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責(zé)任心以及專業(yè)的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時耗力、效率低的后果。
3強化新形勢下高校基建檔案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高?；n案管理規(guī)范化、標準化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業(yè)性較強、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規(guī)范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實施規(guī)范化、同步化
對基建檔案進行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)認真實施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確?；n案材料的標準化與規(guī)范化，應(yīng)及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平
實現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預(yù)留一定的升級空間即具備前瞻性。
科學(xué)規(guī)范的會計檔案管理有利于促進高校整體資金的運籌發(fā)揮最大效益 。目前高校普遍存在對財務(wù)檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。高校財務(wù)檔案借閱制度不完善，不規(guī)范，管理環(huán)節(jié) 分散等問題，因此，加強高校會計檔案的規(guī)范化和科學(xué)化管理，對現(xiàn)階段高校的改革和發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。
一、高校的財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)容
《會計檔案管理辦法》“會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；②會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計賬簿；③財務(wù)報告類：月度、季度、年度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告；④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；⑤電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：①每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，②財務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，③打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計資料，④每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本，⑤所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，⑥其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。
二、提高學(xué)校的財務(wù)檔案管理
1.增強財務(wù)檔案管理意識，建立高校財務(wù)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
財務(wù)檔案首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把財務(wù)檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入組織學(xué)習(xí)好《檔案法》。校領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人帶頭學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強財務(wù)檔案意識，使教職工做貫徹落實《檔案法》的先鋒，形成每個人都重視財務(wù)檔案，支持財務(wù)檔案并自覺地維護學(xué)校財務(wù)檔案工作的氛圍。并結(jié)合學(xué)校實際情況，建立可行的檔案工作與高校整體發(fā)展相適應(yīng)的財務(wù)檔案管理體系。
2.強化業(yè)務(wù)，提高能力
加強財務(wù)檔案管理者自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加財務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認真學(xué)習(xí)財務(wù)檔案專業(yè)知識理論，另一方面選拔 熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻財務(wù)檔案管理工作的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員。
3.加強財務(wù)檔案綜合服務(wù)功能
高校財務(wù)部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，嚴格的做好檔案開發(fā)利用工作，力爭全面系統(tǒng)完善財務(wù)檔案工作職能范圍，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)服務(wù)。目前檔案存在著大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被擱置，相當(dāng)一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解學(xué)校財務(wù)運行情況，不能有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，因此，健全檔案的各種檢索工具，匯編各種有利用價值的財務(wù)資料，使財務(wù)檔案管理方法科學(xué)、管理機構(gòu)高效、檔案工作標準，不斷增強檔案部門的綜合服務(wù)功能，讓財務(wù)檔案信息資源更好地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
4.加強檔案館的安全與保密工作是財務(wù)檔案管理的重中之重
要做還財務(wù)檔案的保密工作應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度中應(yīng)把檔案保密工作列入管理參與者的行為準則。促使人人都重視檔案保密工作，在工作中堅持照章辦事。再者，提高檔案人員的安全防范意識，對財務(wù)憑證利用者和查閱人，謹防偷撕或涂改，還要杜絕火災(zāi)隱患。增加必備手提式滅火栓，并定期檢查更換以確保長期有效利用。定期檢查電氣設(shè)備線路安全使用情況，對有安全隱患的做到及時維修，確保電器設(shè)備安全運轉(zhuǎn)。還要注意檔案的科學(xué)儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化工作。
5.做好財務(wù)檔案的信息化建設(shè)
隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，高校財務(wù)檔案管理作為高校信息化建設(shè)重要的一部分，運用先進的管理知識和現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，提高財務(wù)檔案管理水平，財務(wù)檔案信息 網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)檔案信息利用效益最大化最佳途徑。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)為更多的用戶提供服務(wù)。利用校園網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的索引、統(tǒng)計、編集、檢索，替代傳統(tǒng)的手工抄寫勞動，把部分紙質(zhì)財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)財務(wù)檔案的自動化處理系統(tǒng)和網(wǎng)上檢索查詢。
盡管高校財務(wù)檔案管理在 建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，目前高校財務(wù)檔案管理 建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，應(yīng)抓緊對高校財務(wù)檔案管理 建設(shè)的全面探析。才能確保檔案的質(zhì)量，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
十八屆五中全會強調(diào)，實現(xiàn)“十三五”時期發(fā)展目標，破解發(fā)展難題，厚植發(fā)展優(yōu)勢，必須牢固樹立并切實貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”“五大”發(fā)展理念。作為先進文化前進方向的高校，是創(chuàng)新工作的試驗田。高校后勤檔案管理保持與時俱進，開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理工作實踐，更好地適應(yīng)新時期辦好中國特色社會主義大學(xué)根本目標的需要。
1 高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是后勤一項重要的基礎(chǔ)管理工作。隨著高?，F(xiàn)代化、信息化建設(shè)進程的加快推進，后勤檔案管理需要向信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)型升級，檔案資源成為科技創(chuàng)新的重要動力源，檔案管理潛能深度挖掘，重要性愈加凸顯。
（1）高校后勤檔案是后勤管理、服務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及后勤活動的直接記錄和信息資料來源。后勤檔案管理，既是學(xué)校的基礎(chǔ)管理工作之一，又是學(xué)校教學(xué)科研及師生正常學(xué)習(xí)生活的保證，也是對高校綜合管理水平的直接反映。
（2）信息時代對檔案管理提出了“檔案信息化”“數(shù)字檔案”等新要求。運用檔案管理軟件系統(tǒng)，把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檢索快捷方便，不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大大提高辦公效率，是智慧高校建設(shè)的需要。
（3）教學(xué)評估、申博、更名需要大量的檔案材料來支撐，為高校教學(xué)科研順利進行起到積極的輔助作用。
2 后勤檔案管理的現(xiàn)狀
高校后勤檔案管理功能重要，內(nèi)容復(fù)雜，理應(yīng)得到重視和強有力的發(fā)展，但是大部分依然停留在傳統(tǒng)的管理模式，存在以下方面的現(xiàn)狀：
（1）對高校檔案管理不夠重視。管理層對高校檔案管理的功能和地位認識不完整，往往認為檔案管理是后勤部門的事情，導(dǎo)致高校檔案管理工作往往處于學(xué)校發(fā)展的邊緣化位置。同時，從事高校檔案管理工作的人員在觀念上保存著很多傳統(tǒng)觀念，對信息化時代創(chuàng)新檔案管理的認識不到位。對檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案法制意識認識不到位，直接影響了高校檔案管理的現(xiàn)代轉(zhuǎn)型。
（2）后勤檔案的存放仍然停留在過去傳統(tǒng)保存方式。檔案管理投入力度不大，導(dǎo)致軟件硬件設(shè)施建設(shè)落后，管理人員對現(xiàn)代技術(shù)技能掌握與運用能力低，材料保存和利用低。目前要求存檔的后勤檔案材料主要是存放紙質(zhì)材料，沒有要求對已經(jīng)完成的后勤項目、科技文件等遞交電子檔案，存放的電子檔案相對數(shù)量少。
（3）后勤項目檔案材料缺失和質(zhì)量問題突出。因?qū)W校作為科學(xué)科研單位，對后勤項目的管理不夠精細，絕大部分完成后勤項目沒有歸檔，即使是代表學(xué)校實力的重點、重大后勤項目，后勤檔案材料嚴重缺失；在歸檔的后勤檔案材料中，也出現(xiàn)材料收集不完整，殘缺不全的狀況。
3 創(chuàng)新檔案管理的舉措
高校是進入信息時代的前沿陣地，后勤檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必然。結(jié)合高校檔案管理的多重功能，創(chuàng)新思路，加大高校檔案管理信息化改革與發(fā)展力度，積極探索檔案管理在觀念上、機制上、功能上的創(chuàng)新，服務(wù)于高校發(fā)展和學(xué)校人才的培養(yǎng)。
3.1 觀念創(chuàng)新，提高檔案管理現(xiàn)代化水平
樹立后勤檔案是高校重要資產(chǎn)、獨有的信息和知識的觀念。從觀念和認識上，強化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層、全校教師以及檔案管理人員對后勤檔案管理的地位和功能的認知和重視。從教學(xué)、科研、學(xué)校發(fā)展、學(xué)生管理、檔案管理本身等方面，宣傳加強高校后勤檔案管理重要性，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面對高校檔案管理信息化建設(shè)的重視。同時，引導(dǎo)高校檔案管理從業(yè)人員務(wù)必要主動拋棄傳統(tǒng)的教育手段和觀念，積極吸收、學(xué)習(xí)和使用信息化的管理理念和技術(shù)，提高自身檔案管理的現(xiàn)代化水平。
3.2 體制創(chuàng)新，使檔案管理適應(yīng)科技發(fā)展的需要
（1）從制度和機構(gòu)上，加大對高校后勤檔案管理管理的支撐。建立專門的高校檔案管理管理的統(tǒng)籌機構(gòu)，促使校內(nèi)各大部門之間的信息整合與共享，建立起長期、持久的協(xié)作共享共贏與協(xié)同創(chuàng)新的發(fā)展機制。
（2）建立科學(xué)的管理制度，理順后勤檔案的歸檔程序。督促適合高校實際情況的《后勤檔案管理實施辦法》的制定和有效實施，使檔案管理做到有制度可循。
（3）加大信息化管理投入。改善學(xué)校檔案管理信息化發(fā)展所需的軟件設(shè)備，包括提高互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)、管理軟件的提升、電腦系統(tǒng)本身的更換。學(xué)校在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備各方面給予保證，完善綜合檔案室的基本設(shè)施，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備，改善工作條件。
（4）建立合理的歸檔程序，適當(dāng)實行課題組立卷歸檔，并從行政上給予大力支持。學(xué)校在相應(yīng)的《科技獎勵實施辦法》中更加突出表明：對于完成的后勤項目、申請的專利、成果獎項等，嚴格把關(guān)，凡在后勤過程中產(chǎn)生的技術(shù)和成果材料必須立卷遞交歸檔，否則不予獎勵。
3.3 管理創(chuàng)新，全面提升檔案管理水平
（1）當(dāng)前高校管理已經(jīng)率先進入信息時代，切實做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。學(xué)校綜合檔案室要依托軟件系統(tǒng)，建立現(xiàn)代化的檔案管理程序，提升“科技管檔”水平。在確?？萍紮C密和檔案安全的情況下，實行網(wǎng)上檔案信息資源共享、網(wǎng)上提交必要的電子檔案，網(wǎng)上查閱相關(guān)文件或資料，同時充分利用已有設(shè)備和資源，充分利用校務(wù)信息網(wǎng)，提高工作效率。
中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）28-001-01
近年來，隨著社會改革和建設(shè)的不斷發(fā)展，必然也要求學(xué)校及其檔案工作改革和發(fā)展， 學(xué)校檔案工作是學(xué)?？茖W(xué)管理的重要組成部分。學(xué)校的檔案室是學(xué)校檔案管理部門，擔(dān)負著學(xué)校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統(tǒng)計、保管、開發(fā)、利用等工作，而要實現(xiàn)高校檔案管理創(chuàng)新，首先要從管理意識形態(tài)即管理思想上創(chuàng)新，繼而在具體的檔案管理全程各個環(huán)節(jié)上遵循創(chuàng)新思想。
一、高校檔案管理現(xiàn)狀概況
1、思想觀念守舊。許多高校對檔案工作不夠重視，國內(nèi)外檔案管理先進的技術(shù)和手段無法在高校檔案管理中運用。一些高校檔案工作人員安于現(xiàn)狀、不思進取，對檔案工作缺少熱情，日常的檔案管理一直沿用傳統(tǒng)的方法，日復(fù)一日，年復(fù)一年。思想觀念守舊，對檔案事業(yè)的發(fā)展目標模糊，造成檔案管理的水平要么提高緩慢，要么停滯不前。
2、專業(yè)人才結(jié)構(gòu)單一。隨著檔案信息化、數(shù)字化的發(fā)展，面對縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計算、海計算、網(wǎng)絡(luò)平臺模式建設(shè)、檔案館功能的拓展等方面的技術(shù)手段和管理要求，高校檔案工作尤其需要多媒體技術(shù)、計算機技術(shù)以及檔案學(xué)研究方面的人才。而實際上，高校的檔案專職人員大多是“半路出家”，專業(yè)水平、技術(shù)能力、拓展能力特別是科研能力普遍不高，大多高校檔案管理機構(gòu)的專職檔案工作人員在年齡、學(xué)歷、能力、職稱等方面都滿足不了新形勢下高校檔案工作的要求。
3、是管理手段落后。我國目前的檔案管理方式多是采用傳統(tǒng)的手工操作，當(dāng)然，這與檔案信息的形式有很大的關(guān)系。檔案信息處理的復(fù)雜性大大降低了檔案管理的工作效率，也限制了檔案信息之間的互享。在部分高校，信息數(shù)字化已經(jīng)成為大勢所趨，電子檔案形式是很多高校積極采用和學(xué)習(xí)的信息手段，但一些高等院校的檔案管理部門，依舊沒有依靠計算機的輔助，進行檔案管理工作，這樣嚴重降低了檔案歸檔、查詢、檢索的效率，影響了檔案信息化的發(fā)展。
二、高校檔案管理創(chuàng)新的措施
1、轉(zhuǎn)變思想觀念
隨著科技化、信息化的快速發(fā)展，檔案管理水平也在不斷地進步，目前檔案管理工作人員的素質(zhì)相較以往而言，的確提高了許多，但是如果工作人員不與時俱進，仍按照以前的舊辦法解決新問題，那么檔案管理工作就會遇到問題，檔案管理人員的水平就會受到質(zhì)疑。因此，檔案管理工作人員必須跟上時代的步伐，審時度勢，積極接受新的管理思想，新的工作方式，在不斷學(xué)習(xí)的過程中，轉(zhuǎn)變以前的舊思維，在自己的工作崗位上，本著服務(wù)教師學(xué)生的態(tài)度，全面開展檔案管理的創(chuàng)新工作。
2、建立科學(xué)的管理體系
按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節(jié)，努力把檔案管理工作落到實處，并按照《高校檔案管理辦法》認真貫徹執(zhí)行。首先要提高認識。要使檔案工作高效有序地貫徹落實，首先必須提高全校教職工對依法治檔重要性的正確認識。為了保證檔案工作的順利開展，高校應(yīng)積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。
第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，并善于用檔案資料統(tǒng)籌學(xué)校的各項工作，是做好高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。第二，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)與其他部門合作，聯(lián)合舉辦各種宣傳活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學(xué)校不同部門明白檔案管理工作對所在部門發(fā)展的重要作用，從而促使各部門在平時工作中加強收集相關(guān)的檔案信息，促進學(xué)校檔案工作的順利發(fā)展。
3、技術(shù)手段的創(chuàng)新
長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)在驅(qū)動，檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新包括兩方面內(nèi)容：一方面，檔案工作者將社會科技成果創(chuàng)造性的應(yīng)用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面，要求檔案工作者針對檔案工作操作技術(shù)方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術(shù)和方法，以提高工作效率和質(zhì)量。
現(xiàn)代的高校檔案管理還要實現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，做好庫藏條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。主動地把檔案工作重點與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>
4、人才和知識的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
知識創(chuàng)新就是檔案人員要樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)知識的創(chuàng)新能力，并要認真學(xué)習(xí)，較熟練的掌握計算機網(wǎng)絡(luò)化與多媒體等先進技術(shù)，培養(yǎng)信息的處理能力以及信息技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用能力，有計劃的開展崗位培訓(xùn)，對檔案人員進行在職繼續(xù)教育，把學(xué)歷教育、崗位培訓(xùn)、短期培訓(xùn)、學(xué)習(xí)考察、離職深造和學(xué)術(shù)交流等有機的結(jié)合起來，使檔案人員的知識不斷拓寬和創(chuàng)新。
參考文獻：
在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會的各個領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時代，信息技術(shù)快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨特的優(yōu)勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、電子檔案的定義及其特點
所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應(yīng)用電子計算機系統(tǒng)進行讀取、處理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲存資料，實現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點：
1、電子檔案管理的優(yōu)勢
首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計、儲存等各個環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢；其次，電子檔案管理高效地實現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡(luò)進行快速傳輸，實現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲存時間長。
2、電子檔案管理的缺陷
首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計算機操作系統(tǒng)才能實現(xiàn)，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時進行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。
二、電子檔案對高校檔案管理的影響
1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變
紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對象，然而普及計算機應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據(jù)需要進行適當(dāng)修改、補充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對計算機的依賴性。
2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變
電子檔案實現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉(zhuǎn)化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。
3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變
檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計算機應(yīng)用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。
三、高校電子檔案管理策略
1、重視高校電子檔案存儲設(shè)備的檢測
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險性，所以，要保證電子檔案存儲設(shè)備的安全檢測，培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復(fù)制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。
2、做好高校電子檔案原始性保護
高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。
3、加強高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)
要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識結(jié)構(gòu)，通過各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進程。
四、小結(jié)
隨著時代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認識電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。
1.強化意識,健全機構(gòu)
既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認識不充分,就會影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標尺,搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),能促進高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎(chǔ)上,要切實轉(zhuǎn)變觀念,強化檔案意識,要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強檔案意識,增強服務(wù)意識,使檔案工作與時俱進。認真執(zhí)行檔案法,強化法制教育,增強法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計劃、納入學(xué)校的各項管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。
2.依法治檔,建章立制
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.加強業(yè)務(wù),提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時,還應(yīng)要求檔案員真正堅持“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此,加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力(下轉(zhuǎn)第133頁)(上接第132頁)培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4.穩(wěn)定隊伍,改善條件
要采取切實措施,建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對穩(wěn)定的檔案干部隊伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員,與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待,按有關(guān)規(guī)定,認真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費,應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備,從學(xué)校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃,逐步改善工作條件,維護檔案的完整與安全。
5.注重收集,科學(xué)管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理,一方面,要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強化文書管理,抓好學(xué)?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料,檔案人員應(yīng)及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時,對有價值且需要歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。
隨著高科技的迅猛發(fā)展,我們已進入一個電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時代,以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學(xué)習(xí)和工作的方方面面。在新的歷史時期,高校檔案事業(yè)作為社會主義文化建設(shè)的重要組成部分,務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料,為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項工作服務(wù),充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此,高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發(fā)利用價值。加強檔案信息資源的開發(fā)利用,對經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術(shù)人才的搖籃,在廣大教學(xué)、科研人員的實踐中產(chǎn)生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來,才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價值。
高校檔案形成于高校各個時期、各個方面,是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的真實記錄。實踐證明,高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)管理學(xué)校、開展教學(xué)研究、提高工作效率、維護學(xué)校權(quán)益、展示學(xué)校輝煌業(yè)績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎(chǔ)性工作,是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié),也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環(huán)節(jié)的好壞,直接關(guān)系到學(xué)校建設(shè)的整體風(fēng)貌。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案,有的放矢地開發(fā)檔案信息資源,以滿足學(xué)校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實體,它的作用發(fā)揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一定的科學(xué)的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托,實現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新,從社會需要、學(xué)校需要的角度出發(fā),以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對象,以庫藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容,以多種服務(wù)方式為手段,為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間,實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、電子時代的到來為高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐
一是計算機的應(yīng)用和普及。檔案的手工操作速度慢,不能適應(yīng)人們的要求。當(dāng)今時代,計算機已深入到社會生活的各個領(lǐng)域,在檔案工作中,計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡單、重復(fù)的手工勞動逐漸由計算機取代,大大提高了工作效率。此外,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強有力的技術(shù)支持。
二是新的電子載體(材料)的出現(xiàn)和應(yīng)用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體,錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后,新型載體大量出現(xiàn),如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數(shù)碼相機拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應(yīng)用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介,過去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計算機磁盤、光盤等存儲介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能,使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。
三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。高校的優(yōu)勢在于具有完善的校園網(wǎng),校園網(wǎng)的產(chǎn)生使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化,一改傳統(tǒng)的手工操作為電子文件,變被動工作為主動工作,利用先進的設(shè)備、科學(xué)的方法和手段,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比,電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動,而是直接運用計算機網(wǎng)絡(luò)來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時空化、服務(wù)有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文,既方便又快捷,實現(xiàn)了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的對策與措施
服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新,從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容,推動服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來,隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變,已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用,高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新,很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針,加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節(jié),以服務(wù)方式的主動性、提供信息的系統(tǒng)性、編研成果的創(chuàng)造性等優(yōu)勢在經(jīng)濟建設(shè)中的很多領(lǐng)域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用,適時把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果,直接為高校的中心工作服務(wù),從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會效益和經(jīng)濟效益。
服務(wù)方式創(chuàng)新,由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。新時期高校檔案部門應(yīng)立足館藏、面向未來,大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性上下大力氣,建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點放在檔案資源的開發(fā)利用上,努力實現(xiàn)服務(wù)方式的社會化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強化參與意識,在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,緊緊圍繞學(xué)校的中心工作,積極參與學(xué)校的重大活動,及時了解、掌握學(xué)校發(fā)展動態(tài),經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線,熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容,了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求,有針對性地開展信息服務(wù)工作。同時,在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下,加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作,廣泛開展聯(lián)機檢索等業(yè)務(wù),互通信息,促進交流,改變各自為政的局面,優(yōu)化檔案信息資源配置,聯(lián)合搞好信息資源開發(fā),實現(xiàn)資源共享。
服務(wù)手段創(chuàng)新,由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體,隨著計算機和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展,數(shù)字化檔案館的建設(shè)是21世紀檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢。因此,必須加快檔案信息化建設(shè)步伐,把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運用到高校檔案管理工作中去,改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作人員要借助現(xiàn)代計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進行處理、存儲,實現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn),從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式,將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時,加強檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁,搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標準建成的檔案館,能夠存儲大量各種形式的信息,用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息,并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲管理和查詢集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內(nèi)的不利狀況。
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一、綜合檔案管理及其功用
近幾年來，高等學(xué)校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級管理模式，成立了綜合檔案室，實現(xiàn)了高校檔案的集中統(tǒng)一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個整體實行集中統(tǒng)一管理。
高校檔案管理綜合檔案管理可以統(tǒng)籌安排各門類的檔案工作，有利于高校檔案管理的發(fā)展。它將各業(yè)務(wù)部門的資料文獻進行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實現(xiàn)檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴大檔案的利用面。同時，實行綜合管理，使學(xué)?？梢詫⑵渥鳛橐粋€專門部門，配備具有專業(yè)素質(zhì)的專門人員進行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。
二、高校綜合檔案管理的問題
高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學(xué)校體制改革、教學(xué)、科學(xué)研究、評定職稱、落實政策和編史修志等方面的作用越來越突出，成為學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。但也應(yīng)當(dāng)看到目前高校綜合檔案室建設(shè)還存在一些問題和不足,無論是檔案意識、服務(wù)觀念上還是人員素質(zhì)、環(huán)境建設(shè)等方面，都不能滿足新形勢下的檔案工作需要，也越來越不適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的發(fā)展和現(xiàn)實的需要。
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不足
由于檔案的價值不能立即顯現(xiàn)，具有滯后性，使得“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”成了目前一部分高校領(lǐng)導(dǎo)對高校檔案工作的態(tài)度，這反映了領(lǐng)導(dǎo)層對學(xué)校檔案工作的重要性認識不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒有真正認識到做好檔案工作會更好地促進全校各項工作，致使學(xué)校的檔案工作長期以來進展緩慢，資金、設(shè)備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)備配置不全。這嚴重影響了檔案管理、保護及服務(wù)工作的正常開展，制約著檔案價值的體現(xiàn)。
2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。
目前高校檔案信息資源的開發(fā)和利用還處在一種封閉和半封閉狀態(tài)，檔案利用范圍主要局限于高校內(nèi)部，這很大程度上是由于傳統(tǒng)的重保管、輕利用的觀念的體現(xiàn)。這種長期以來封閉保守、墨守成規(guī)的保守觀念，造成了檔案部門只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過分強調(diào)保密，束縛了檔案工作者的開拓和創(chuàng)新精神，抑制了檔案信息資源的流通。
3.人員整體素質(zhì)不高
知識經(jīng)濟時代對檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人在工作素質(zhì)上不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，檔案人員綜合素質(zhì)低下，將嚴重影響檔案管理工作的水平。這主要表現(xiàn)在：不少檔案人員缺乏專業(yè)知識的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標題擬寫不準確；案卷之間問題交叉等等；缺乏研究能力，對學(xué)術(shù)成果與史料無法進行深加工；缺乏運用現(xiàn)代技術(shù)手段進行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業(yè)務(wù)水平亟待提高。
4.管理手段落后，對檔案信息開發(fā)利用率低下。
由于經(jīng)費不足、人員素質(zhì)低等原因，檔案管理中對于現(xiàn)代技術(shù)手段的運用程度顯低。計算機在現(xiàn)代社會已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門對計算機的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲與檢索，部分的管理工作還是傳統(tǒng)的手工操作。
目錄的存儲與檢索在目前來看，是一種對檔案信息資源低層次開發(fā)。社會發(fā)展需要我們把目光放到更高層次的信息開發(fā)上，對檔案館（室）藏的科技成果、教學(xué)成果、人才檔案等資源進行創(chuàng)造性的加工與濃縮，這需要充分運用現(xiàn)代技術(shù)手段，改善檔案管理手段落后的局面。
三、高校綜合檔案管理的開發(fā)利用
1.更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動服務(wù)的意識
更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問題。這是對檔案的開發(fā)利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面來說，要充分認識視檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變過去認為檔案工作可有可無的思想，將檔案工作納入學(xué)校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動上雙雙進行落實，這是檔案管理得以發(fā)展的關(guān)鍵。從檔案管理者層面來說，要改變過去消極被動等待的思想，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的思想，樹立主動服務(wù)的意識，切實加強檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用與價值。
2.提高檔案人員的素質(zhì)
要使檔案最大程度地得到開發(fā)利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理工作向深層次發(fā)展的要求，檔案工作人員只具有單一的業(yè)務(wù)知識已遠遠不能適應(yīng)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理一般是對資料的收集、歸檔以及保管，而對檔案的開發(fā)利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進行檔案信息的采集、組織和儲存，而且要求檔案管理人員有市場經(jīng)濟環(huán)境下所具備的觀念與能力，能對檔案信息進行研究、開發(fā)與運營，對檔案人員的工作要求非常高。簡言之就是既要求檔案管理者有過硬專業(yè)素質(zhì)，又要會運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場判斷力。因此，作為新時期的檔案工作人員，就要積極調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，提高自身素質(zhì)，這樣才能更好地發(fā)掘檔案的價值，更好地為高校的教學(xué)、科研、管理等工作和社會發(fā)展服務(wù)。而從學(xué)校層面來說，也要重視檔案人員的配備，真正選用專業(yè)扎實，業(yè)務(wù)精湛的人員來從事檔案管理工作。
3.運用現(xiàn)代技術(shù)手段，做好檔案開發(fā)，提高利用率。
要發(fā)揮檔案的作用，開發(fā)檔案信息資源，就要善于運用現(xiàn)代技術(shù)手段。對于計算機的應(yīng)用，不能只滿足于單機的信息存貯與查尋，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，擴大檔案的應(yīng)用價值。
計算機技術(shù)的發(fā)展為檔案信息事業(yè)奠定了必要的技術(shù)基礎(chǔ)，我們可以用支持檔案信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系建立高校檔案網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、特色服務(wù)、網(wǎng)上檔案資源開發(fā)、網(wǎng)上檔案室形象等方面實實在在下工夫。通過擴大上網(wǎng)檔案資料的數(shù)量，建立一個統(tǒng)一的全國高校檔案網(wǎng)絡(luò)，充分利用高校資源優(yōu)勢，全面實現(xiàn)資源共享，為高校及社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。
4.完善檔案管理制度，引入競爭機制，為檔案開發(fā)利用提供保障
檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關(guān)。從完善制度入手，引入競爭機制，是檔案工作改革和發(fā)展的催化劑。在檔案管理中引入競爭機制，把崗位職責(zé)、工作實績與經(jīng)濟利益結(jié)合起來，改變干與不干一個樣、干好干壞一個樣的傳統(tǒng)管理體制，代之以競爭上崗、能者多得的激勵機制，從而充分調(diào)動每一個人的工作積極性，促使人員想方設(shè)法提高服務(wù)意識，增加服務(wù)熱情，提高檔案的開發(fā)利用率，促進檔案部門服務(wù)高校與社會的效益
高校檔案管理中問題的解決與提高檔案的開發(fā)利用率，是現(xiàn)代社會對高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個系統(tǒng)工程，需要學(xué)校在意識與行動層面均將檔案管理納入學(xué)校管理之中。
參考文獻：
