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時間：2023-05-29 09:02:13
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2.1檔案管理工作具有專業(yè)性特點
權屬檔案是專業(yè)性材料。房地產權屬管理工作特別是權屬登記工作，這個工作是非常繁瑣，涉及的范圍是很廣，同時也是有政府政策干涉，有很強的政策性。這個檔案的各種材料也是很廣泛，文件里面的名詞和專業(yè)的術語也很多，可以說專業(yè)性很強，很多都是用表格式和一些規(guī)范的格式來表達出來的。
2.2具有動態(tài)性特點
動態(tài)性是整個房地產檔案最顯著的特點。很多房地產的權力和房地產環(huán)境情況特點一般都不是一成不變的，它是隨著時間和環(huán)境的變化，比如房子的買賣，房子的交換和房屋的損壞倒塌，等等活躍的房地產權屬發(fā)生的任何變化，都是影響整個房地產的所有權歸屬。財產在不斷的變化，也在不斷的轉移，房地產檔案管理動態(tài)性是要加強現代化管理。
2.3.市場價值性
房地產屬于有價值的不動資產。因此，房地產的價值性擁有很強的市場追求。這也是房地產檔案與其他的檔案不同一個特點。價值量大，才能推動市場的需求，也就是在這樣大的市場需求條件下才促使檔案管理現代化。
2.4 綜合性、全面性特點
房地產企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業(yè)的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
2.5 法律法規(guī)性特點
任何的檔案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地產管理部門和人民法院確認房屋產權、處理房地產糾紛的重要依據。房地產檔案擁有法律效力才能保證房產擁有者的權利。
3 房地產企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢展望
3.1 信息化管理的發(fā)展趨勢
現代社會都是電子信息化的社會，隨著科技的發(fā)展，對電子信息的應用也是越來越廣泛。房地產的檔案現代化管理也是如此的。房地產檔案管理要朝著現代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程建設起來，把電子信息技術運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。同時，也要建立一套非常嚴格，緊密的系統(tǒng)來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實行電子信息化。
3.2 簡便化、效率化的發(fā)展趨勢
未來房地產檔案管理將會朝著越來越簡便化發(fā)展。發(fā)地產的檔案管理一般是一個很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對大量房地產檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產的檔案管理也會在政府人員的要求和政策的實施等方面都會減少手續(xù)，都會降低要求。房地產的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產企業(yè)辦事效率。也同時，推動了房地產企業(yè)快速發(fā)展，促進整個行業(yè)經濟快速發(fā)展。
3.3 房地產企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網絡信息的快速發(fā)展，房地產檔案管理也變得更加透明?，F代社會的經濟發(fā)展，人們在追求經濟利益的基礎之上，無形之中增加了人們對經濟財富追求的手段，這樣給社會帶來很大的弊端。未來房地產檔案管理一律通過網上交易，網絡管理，讓人們在不同地點，不同時間都可以看到房地產信息的交易，房地產的檔案管理。這樣也增加房地產行業(yè)的檔案透明度。未來房地產企業(yè)的發(fā)展也是將朝著健康科學的方向發(fā)展。
4 為適應房地產企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢的工作措施
4.1 加強現代化檔案管理人才
房地產的現代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現代化管理人才是提高產業(yè)的能力的一個重要手段。房地產在過去幾十年的發(fā)展，經歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫記錄慢慢地在向著現代化管理轉變?，F代化管理需要現代化管理人才，人才需要教育培訓。所以，房地產企業(yè)在培育現代化檔案管理人才的策略是必需的。
4.2 加快房地產檔案管理的數字化，信息化
傳統(tǒng)的房地產企業(yè)檔案管理都是用一些紙質文件和手寫程序。傳統(tǒng)的模式已經無法滿足今天房地產行業(yè)的發(fā)展了。傳統(tǒng)的手寫紙質文件都將慢慢退出歷史的舞臺。因為這樣的辦事方式效率很慢，程序很復雜，同時也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費大量的紙，給環(huán)境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。推行現代化管理就必需要實行數字化和信息化管理。信息化的管理也是現代社會發(fā)展的要求，現代化檔案管理也是需要信息技術的推動。
4.3 質量管理體系持續(xù)優(yōu)化升級
質量管理體系當中有一個重要循環(huán)，那就是“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實現這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
4.4 合作管理提高競爭力
現代化的管理也是需要合作才能實行的。房地產企業(yè)檔案管理的過程，需要尋求多個企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中，可以互相學習，吸收各自的發(fā)展經驗和優(yōu)勢，提高自身的競爭力。房地產的檔案管理在合作和交流之中不斷地進步。
4.5規(guī)范企業(yè)檔案管理有效責任機制
中華人民共和國原建設部的《建設工程文件檔案整理規(guī)范》從2002年5月1日起施行，其編號為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據檔案法律法規(guī)，重點對房地產企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進行了一些探索和研究。
一、房地產企業(yè)工程類檔案的內涵、管理現狀和存在風險
（一）房地產企業(yè)工程類檔案的內涵
指與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，并依據國家對建設工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實體檔案。
（二）當前房地產企業(yè)工程類檔案的管理現狀
沒有專門的檔案進行專業(yè)化的管理。出現此類問題一是大部分房地產企業(yè)的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都是讓工程內業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工作的非常少。一些大學檔案專業(yè)的學生在大三左右就已經基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以真正進入人才市場進行流通的檔案學人才就微乎其微了。檔案實體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產企業(yè)產生的大量檔案沒有進行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體(專業(yè)的檔案管理軟件)，導致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問題。檔案載體的信息化建設還有待提高。當前,大部分房地產企業(yè)的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內鎖起來，檔案載體的信息化建設還有待提高，同時也是一個很漫長的過程。檔案管理的經費得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計劃當中。在企業(yè)的運營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經費，但是對于檔案管理的經費（購買檔案軟件、改善硬件設施、人員在職培訓等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經費緊張或沒有預算等借口，減少檔案管理經費，有的甚至在年度的工作計劃和經費開支中就根本沒有檔案業(yè)務費用這一欄，導致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔案的作用。
（三）當前房地產企業(yè)檔案管理現狀存在的風險
檔案信息的不安全性。沒有一個系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個檔案專業(yè)人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過程中出現信息失泄密就不可避免；同時，一些關乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實說話，以證據定論的。由于我們在日常的企業(yè)經營中沒有認識到檔案的作用，那么在關鍵時刻也只能是無據可爭，敗走麥城了，這方面的實例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災害時，檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災害過程中更好地搶救和保護檔案信息載體，維護檔案信息的安全性和完整性，是每個企業(yè)管理者都應該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。
二、房地產企業(yè)工程類檔案管理要點
（一）工程類檔案的歸檔范圍
根據GB／T50328－2001《建設工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關于建設工程檔案的整理規(guī)范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項目建議書批復及項目建議書(立項報告)、建設用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權出讓合同等有關協(xié)議、工程地質、水文地質勘察報告等等。土建、安裝質量保證資料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、鋼材質量證明單、單位工程質量竣工驗收記錄、主體結構分部工程質量驗收報告、安裝材料、設備合格證、試驗單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報告、土壤各種試驗報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強、弱電）、消防、通風、空調、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、設備、產品質量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質量事故處理記錄等等。竣工圖。包括綜合圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置)、各專業(yè)（建筑、結構、給排水、電氣[強、弱電]、消防、通風、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。
（二）工程類檔案的歸檔質量要求
一是歸檔的工程檔案應為原件；二是工程檔案的內容及其濃度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程；三是工程檔案的內容必須真實、準確，與工程實際相符合；四是工程檔案應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。七是工程檔案應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
（三）工程檔案整理中的重點環(huán)節(jié)
重點環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據GB10609.3-89的《技術制圖復制圖的折疊方法》進行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。
（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求
一是立卷原則。應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)等組卷?？⒐を炇瘴募磫挝还こ獭I(yè)等組卷。
（五）立卷過程中宜遵循的要求
案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。卷內檔案的排列順序：文字材料按事項、專業(yè)順序排列；同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。
（六）案卷編目的要求
編目的要求為:每卷單獨編號,依流水號，不得有重號、空號等情況出現。
三、工程類檔案分析
檔案分析，有點類似于檔案統(tǒng)計和檔案年報工作,是對所屬檔案整體情況的一個分析。
（一）檔案分析的作用
就是通過對所存檔案進行系統(tǒng)分析，掌握檔案數質量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對于建設工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項工程運營的全部情況，通過比對，規(guī)避項目中重復出現的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu)化工作進程。
（二）檔案分析的種類
一是文字式。主要以文字總結的形式對所屬檔案的數質量情況進行全面總結分析。如：檔案情況匯報提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數質量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細、直觀、全面、系統(tǒng)。
我們首先要明確一個概念，房地產企業(yè)管理的檔案不等同于房地產檔案。房地產檔案是指在房地產發(fā)證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。
房地產開發(fā)企業(yè)以營利為目的，從事房地產開發(fā)和經營活動。因而，注定會產生大量建設工程類檔案與經營管理類檔案，它們構成了檔案管理工作的主要對象，這也是本文論述的對象。
建設工程類檔案即基建檔案，也屬科技檔案范疇。房地產開發(fā)企業(yè)是建設單位，對于施工、設計、監(jiān)理等單位來講是業(yè)主單位，保管的檔案最多。根據2002年起施行的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》要求：在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內，向當地城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。換句話說，最后公司內部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館（室）移交后剩余的檔案。
房地產經營管理檔案是企業(yè)在房屋經營、租賃，辦理產權登記，交易轉手過程中形成的。原來房屋產別只有直管房產和單位自管房產，而現在私房房產、涉外房產、股份制房產不斷增多，出現了多元化的態(tài)勢。同時，產權形式的變化頻率加快，房地產買賣、租賃等交易活動越來越多，所涉的部門也越來越多。筆者現在于成都市房管局下屬的一個國有房地產開發(fā)企業(yè)工作，現在局下屬的單位就有房地產交易中心、房產登記中心、房地產經營公司等不同的企事業(yè)單位。這些單位由于業(yè)務不同，所以保管的房地產檔案，特別是經營管理類房產檔案大不相同。
關于建設工程類與經營管理類檔案具體包括哪些檔案，將在第二部分講到。此外，房屋在幾十年的管理過程中，還涉及很多物業(yè)管理檔案，這些也屬于房地產檔案范疇。由于現在房屋都有專門的物業(yè)公司管理，所以本文就不再做專門論述。
二、檔案管理應注重動態(tài)性
眾所周知，房屋從準備修建到竣工，以及產權的辦理、轉移，時間跨度是很長的，期間不斷有新的檔案形成。這決定了建設工程類檔案與經營管理類檔案不可能像文書檔案那樣按年度歸檔。動態(tài)性管理關鍵就是在房地產開發(fā)和經營的工作進行中就重視檔案工作，注重檔案產生時間上的連續(xù)性。
先談建設工程類檔案。剛才講到，最后公司內部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館移交后剩余的檔案，當然這部分檔案數量也不少，這就意味著我們不能只重視管理日后移交進館的檔案。各項目部的檔案資料員應該認真執(zhí)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》，檔案收集應按建設程序劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。工程檔案管理的動態(tài)性，關鍵就是檔案要持續(xù)性收集，分階段存放。像在工程準備階段，就要把關于工程立項的會議紀要、領導講話，專家建議文件，拆遷安置意見、方案，國土證等收集齊全。準備階段完后，工程進入施工階段，該階段的文件資料最多。項目部有關人員在制定、填寫、審核這些文件時就應特別仔細，以便檔案資料員收集保管到齊全、有效的文件。
房地產開發(fā)企業(yè)是建設單位，在工程進行過程中，除了本單位產生的檔案外，施工、設計、監(jiān)理等單位也應該向其移交一些檔案資料。筆者建議房地產企業(yè)在與施工單位、監(jiān)理單位簽訂有關合同時，在合同中寫明對方有義務提供有關文件資料。公司項目部有關人員平時也應主動向其他單位征集所需的文件檔案。另外，工程竣工驗收合格后，并不意味著就沒有工程檔案了。比如一些住宅小區(qū)竣工驗收合格后還涉及路燈安裝、大門修建或某些局部改造，這些工程也會產生相應的檔案，并且它們可以不移交進檔案館。因此，項目部人員也應注意收集這類檔案，日后向公司檔案室移交。筆者所在的公司還專門成立了檔案巡檢小組，堅持每季度一次到各項目部檢查指導檔案、文件的管理工作，發(fā)現問題及時解決。總之，各項目部的人員要努力做到在工程徹底竣工后，既能向當地城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案，又能向公司內部檔案室移交一套完整規(guī)范的檔案。
再談談經營管理類檔案的動態(tài)管理。當今很多房屋還未竣工就開始準備銷售了，所以這類檔案雖產生時間一般晚于工程檔案，但也必須盡早開始重視這類檔案的收集工作。任何房地產開發(fā)企業(yè)都有專門從事房地產市場調研、房屋營銷工作的人士。所以這部分人士應注重經營類檔案的動態(tài)性管理。但筆者認為不必把問題搞得太復雜，其實對一個企業(yè)來說，某個項目的經營管理類檔案主要就分為兩部分。
第一部分是項目管理類文件。主要由研發(fā)策劃、前期配套、營銷策劃等文件組成。項目研發(fā)成果，包括可行性分析、報告、評審資料等文件；項目營銷策劃方案、市場調研報告；項目廣告，包括公司整體形象廣告及相關報道，載體形式包括剪報、刊物等；項目銷售價格方案、銷售分析、銷售總結；宗地情況，包括自然條件、社會條件、競爭樓盤信息等；項目規(guī)劃設計草案相關文件，概念設計相關文件及項目設施指導書，方案設計文本及相關文件，房產證，預測報告，預售許可證；資產、法務等相關合同，等等。
第二部分是房產銷售和租賃檔案。其主體是房屋銷售或租賃過程中雙方形成的合同。銷售一套房屋就有與之相應的一份產權，就有一套合同及相關資料，一套合同及相關資料就組成一卷檔案。因此，合同在房地產檔案數量中占了很高的比例。這類檔案雖然數量多，但同一項目的每卷檔案組成基本相同，一般包含房屋買賣合同、買賣合同補充協(xié)議、業(yè)主公約、戶型圖、產權證復印件、戶主身份證復印件、定購書等。當然還有一些特殊情況，比如某位客戶親筆承諾書，承諾他首次在本地購房，那這份承諾書最好也應放入銷售檔案中。由于同一樓盤中不同房屋購買時間不同，辦理產權的時間也不同，這些不確定因素使房產銷售檔案的形成和收集也有時間上不確定的特點，營銷部門人士必須堅持動態(tài)性管理。所以，一般應該是一個樓盤所有房屋銷售完畢，有關證件辦理完畢，才能將這些檔案移交給檔案室。
三、檔案管理應注重整理環(huán)節(jié)
在檔案管理工作若干環(huán)節(jié)中，整理工作是核心，不僅花費時間較長，而且直接關系到以后的統(tǒng)計、檢索、查閱等。剛剛講到的動態(tài)性管理主要是企業(yè)中相關職能部門人員的工作，而整理肯定是專職檔案工作者的工作。關于整理，筆者只談論三點。
經濟的發(fā)展速度很快，科技的發(fā)展也和經濟共同發(fā)展，很多新的科技取代了過去的傳統(tǒng)的落后的技術。經濟的發(fā)展也有很多新的機會。我國在改革開放以后，經濟上也取得了迅速的發(fā)展，科技也取得了很大的進步。我國的電力企業(yè)也順應時代的發(fā)展，順應中國先進的生產力的發(fā)展要求，要推行新的發(fā)展政策。要抓住發(fā)展機遇，進行深化改革，積極的發(fā)展的政策。對企業(yè)的管理模式要積極創(chuàng)新。進行更好地調整，使生產要素得到最高效的應用。通過最好的管理，提高企業(yè)的效益。而對企業(yè)的檔案的管理是企業(yè)管理的重要組成部分。企業(yè)能否經營的更好，就要加強檔案的現代化管理，提高對檔案管理的水平。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
我們都知道企業(yè)的檔案管理很重要，那么接下來我們就系統(tǒng)的進行分析。第一、企業(yè)的領導者和決策人要對檔案的管理工作起到足夠的重視，要清楚，企業(yè)檔案的管理工作能為企業(yè)的經營提供重要的信息。這樣才能讓經營者可以對企業(yè)的發(fā)展過去有更好的了解，這樣才能對企業(yè)未來的經營更好地把握。企業(yè)的檔案是一個企業(yè)的特有的信息。所以企業(yè)的領導者一定要對其有足夠的重視，要加強這方面的工作，將其系統(tǒng)的列入到經營的管理工作上。另外還要設立職工的責任考核制度，對檔案工作要系統(tǒng)的領導。采取科學的管理方式。這樣才能保證工作的順利進行。
第二，在企業(yè)領導重視工作以后，我們還要根據電力企業(yè)的特點來制定相關的制度來完成檔案的管理工作。這樣才能實現檔案的管理工作順利的進行，在遇到問題的時候可以根據規(guī)章制度來解決，可以將檔案的管理更加規(guī)范和科學。一般的檔案管理制度其中包括科技檔案管理制度、文書檔案管理制度、會計檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案保密制度、檔案鑒定和銷毀制度、圖書資料管理制度、檔案管理員崗位職責等制度。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)的不斷改革和完善，我們依據四川省電力公司總經理工作部編制的檔案管理文件匯編(二)，以及中國電力出版社出版的《電力科技檔案管理手冊》重新編制了《西昌電業(yè)局檔案管理制度》，并以文件的形式擬發(fā)了檔案工作領導小組及檔案鑒定、銷毀領導小組的文件。
第三，另外還要在法律制度上加強對檔案的管理，建立相關的法律制度。這樣才能保證檔案管理的實行。要做到讓公司的工作人員認真學習法律規(guī)范，認真的按照法律制度工作。這樣才能使得工作的進行更加順利。
二、電力企業(yè)檔案管理的實施方法
1.進一步完善企業(yè)會計檔案管理制度實施細則。如何進一步完善電力企業(yè)的檔案管理工作，首先要通過財務來結合公司內會計的特點，和現實的情況，按照一些有關的規(guī)定來建立適合于本公司的會計檔案管理的相關政策。我們要對有關的會計內容進行搜集工作，然后要將這些資料進行整理和編輯工作。再通過這些信息建立相應的規(guī)章制度。另外，我們還有在一定時期內就對會計的相關內容進行存檔，比如說會計憑證、報表、賬簿等等。要將這些資料裝訂成冊，按照傳統(tǒng)的檔案管理方式將他們存檔。在存檔過程中還要注意一些問題，比如說由計算機打印的賬簿，一定要填制賬簿啟用表格和科目的目錄。還有在賬簿的封面一定要填寫好名稱和單位。還要在賬簿和報表上表上打印的頁碼。
在建立會計的檔案時，我們還要根據會計檔案的管理方式填寫有關的信息。還要派專人進行檔案的管理工作，將會計的檔案交到檔案室。注意在交接的時候要保證數量清晰和檔案的完整。如果是計算機存檔的，要進行備份，可以在計算機上在備份或者是存在磁盤、光碟上還可以進行異地的備份。這樣一旦資料原始的資料消失，還有備份存在。另外，一定要制定相關的管理政策。尤其是對電子會計的檔案的管理。實行多套保管制度。將所有的電子會計的檔案都刻錄成光盤以保存?zhèn)浞?，這樣才能保證信息的安全性。
2.樹立效益觀念。一般的人以為檔案工作就是對檔案進行管理和利用檔案。只會聯想到一些學術的理論或者一些管理技術問題。但是要想檔案工作能更好的生存發(fā)展，還可以自己進行創(chuàng)收工作，但是在這一工作下，我們不能只注重效益，還應該做好本職的工作，做好基礎性的工作，再進行檔案的創(chuàng)收。這樣才能為電力企業(yè)創(chuàng)造更好的效益，才可以向公司提供更多有用的信息。只有這樣才能使其長久的發(fā)展。
電力企業(yè)檔案工作要發(fā)展，必須加強檔案人員的業(yè)務培訓，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，激發(fā)和調動檔案人員的自覺性、積極性，提高檔案人員的工作能力。培訓的方式因地因人而異，可以現場培訓，將培訓和實際操作相結合，使檔案人員較快地掌握檔案工作基本要領。在日益發(fā)展的新形勢下，要想做好電力企業(yè)檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識，有文化素質，政治強、業(yè)務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍，定期培訓則是建立高素質檔案工作人員隊伍的重要途徑。通過培訓使檔案專業(yè)人員更加適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展，采取積極措施抓好知識更新、引進、消化，適應信息技術的成果，擁有更廣博的知識，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效的實施檔案管理現代化工作，為企業(yè)服務。
3.必須提升檔案管理的現代化水平。當前，電力事業(yè)發(fā)展日新月異，突飛猛進。在這個發(fā)展過程中，對檔案信息的需求也是快速的、全方位的，檔案工作必須按照科學發(fā)展觀要求，與時俱進，全面推進。要充分發(fā)揮行業(yè)優(yōu)勢，利用先進的檔案管理軟件對檔案信息進行處理，利用微機輸入卷內、案卷目錄，對檔案進行編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等，對各種文件、圖樣、表格進行組卷、分類、保護、編研等，達到該收集歸檔的全部輸入微機上網，實施微機化管理。要不斷加大檔案管理的投資力度，大力加強設施建設，改善管理條件。
4.搞好“四個服務”是檢驗檔案管理工作成效的標準。檔案作為企業(yè)政務管理的一項基礎工作、如何發(fā)揮檔案管理工作的職能，依法建立健全檔案，并提供檔案的運用價值，其檢驗的標準，我認為就是要搞好“四個服務”。一是檔案管理工作為領導決策服務。建立檔案的目的在于利用，檔案工作為領導服務，就是要根據領導的需求，及時、完整地提供各種檔案的信息資源；二是為工程維護查詢服務。工程的施工維護需要查閱相關的設計及技術資料、檔案管理人員平時要對這些資料進行科學分類、整理保管，做到及時提供，準確無誤；三是為企業(yè)技術改造工作服務。隨著電力資源的開發(fā)，電氣設備的更新改造是企業(yè)整合資源，擴大再生產，參與市場競爭，提高經濟效益的有效方式，由于技術資料具有較強的連貫性，因此保護好、存儲好、利用好檔案資料，可以減少投資，提高企業(yè)經濟效益；四是為歷史見證服務。檔案是企業(yè)的歷史見證。建立檔案的目的除了客觀真實地反映某個時期企業(yè)的發(fā)展外，同時也是一種社會資源，是企業(yè)歷史發(fā)展的見證。
總之，檔案作為一種特定的社會資源，建在當代，利在千秋，加強檔案的管理，對企業(yè)、對社會是件極為有利的大事。我們要按照檔案法規(guī)的要求，發(fā)揮職能，開拓創(chuàng)新、立足現實、著眼未來，扎實工作，為地方電力建設做出貢獻。
2 房地產企業(yè)檔案管理的屬性和特征
房地產檔案管理是房地產公司有效開展業(yè)務活動的基礎建設部分，其基本特征主要表現在三個方面：一是檔案管理的專業(yè)性。房地產檔案管理是基于房地產專業(yè)活動產生的真實、具體的業(yè)務活動，房地產業(yè)務自身的專業(yè)性特征決定了其檔案管理有著相關聯的專業(yè)性要求與特殊規(guī)定。從一定意義上看，在房屋建設及其具體操作活動中會直接生成大量有參考價值的檔案，房地產活動相關聯的國家建房、集資建房，買賣、擔保、抵押等專業(yè)問題也需要管理人員具備相應的專業(yè)知識。二是檔案地域性特征明顯。作為房地產業(yè)的重要存檔資料（房子、土地）需要以明確的地域性加以歸檔與記錄，專業(yè)性的房地產檔案管理需要明確與重點存檔資料相關的一切歷史、現實信息。三是檔案管理時效性強。房地產業(yè)的政策時效性十分關鍵，對現實政策的關注與對歷史政策的追溯能夠幫助研究人員掌握影響房地產政策變化的重要信息，同時，房地產業(yè)自身的時效性也十分明顯，這是由房地產權歸屬等的動態(tài)性問題引起的。
3 當前房地產企業(yè)檔案管理的現狀及其問題
1.相關檔案管理人員自身的管理意識不強
當前，在房地產企業(yè)中，存在一部分的檔案管理人員對于工作的認識不夠，思想上對檔案管理的重要性缺乏一定的認識，導致了工作過程推諉、效率較低，對于檔案資料的收納、規(guī)整等一些列工作流程缺乏科學的指導。此外，還有一些房地產企業(yè)中的檔案管理人員不是“科班”出身，導致了其檔案管理的能力不足，這也是導致房地產企業(yè)檔案管理成效較低的一個因素。
2.企業(yè)有關部門對于檔案管理的制度建設不足
很多房地產企業(yè)在各個部門的發(fā)展中，都已經配備了完善的制度和規(guī)范。然而，就檔案管理部門而言，很多制度和規(guī)范的建設更新力度不夠，很多制度和規(guī)范都是多年之前的，或者不能適應當前檔案管理部門的發(fā)展。企業(yè)主管領導對于檔案管理制度的認識也是影響檔案管理長效發(fā)展的重要因素。
3.信息時代下現代檔案的發(fā)展不夠
近年來，隨著科技的進一步發(fā)展，信息化時代的到來，給各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了重要的影響，催生了現代檔案管理事業(yè)的成長。然而，在很多房地產企業(yè)中，很多檔案管理工作都是“紙上談兵”，對于數字化和電子化的檔案管理工作缺乏深入的認識，導致了檔案管理能力和成效相對較低。
4 提高房地產企業(yè)檔案管理成效的思考
1.從思想入手，?D變工作作風
想要提高企業(yè)檔案管理工作成效，首先就要從管理人員自身入手。人是根本，而對于人的管理是企業(yè)管理的核心。在房地產企業(yè)的檔案管理工作中，應該重視每一個檔案管理人員的思想教育和培訓工作，切實的讓每一個檔案管理人員都能充分的提高自身的管理思維和認識，以積極主動的工作態(tài)度推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。思想是認識的源泉，只有從思想上進行科學有效的教育，才能推動實際行為規(guī)范的落實。此外，房地產企業(yè)還應該重視對檔案管理人員工作技能的培訓，定期或者不定期的開展相關的檔案培訓工作，切實的提高每一個檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力，保障房地產企業(yè)檔案管理工作的長效發(fā)展。
2.重視現代化檔案管理設施和配套的投入
信息時代，科技的優(yōu)勢和便利給檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機遇?，F代化檔案管理模式是集便捷、快速、效率、易保存、好管理等多種優(yōu)點于一體，這對于房地產企業(yè)在快速發(fā)展中來說，具有重要的意義。所以，企業(yè)應該切實的重視對檔案管理設施和基礎配套的投入，及時的更新老舊的管理設施，推動電子化、數字化檔案管理與系統(tǒng)的建設，從而提高企業(yè)檔案管理工作的成效。
2.盡快建設和完善企業(yè)檔案管理制度和規(guī)范
制度與規(guī)范的建設和完善，是細化管理措施和過程的重要保障。房地產企業(yè)應該立足企業(yè)管理原則和制度，從檔案管理部門自身的特殊性、必要性、有效性出發(fā)，以全面提高企業(yè)檔案管理成效為宗旨，推動檔案管理部門制度和規(guī)范的完善。堅持檔案管理部門，有制度可以依靠、有規(guī)范必須依靠、違反制度必須追究、追究過程有規(guī)范指導的系統(tǒng)模式，提高檔案管理部門工作成效。
4.科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價
房地產檔案管理關系到我國產權所屬的登記控制，關系到投資企業(yè)與施工企業(yè)的經濟利益。隨著我國城市改造與新城擴建腳步的不斷加快，房地產企業(yè)以及相關職能部門的檔案管理成為了影響人民切身利益以及企業(yè)效益的關鍵因素。房地產開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作直接影響著企業(yè)的經濟效益、影響著拆遷戶的經濟利益。在現代城市擴建與改造過程中，房地產企業(yè)的檔案管理工作開展需要以社會現狀以及行業(yè)發(fā)展現狀作為基礎，以科學的分析實現科學的房地產檔案管理工作。
1、房地產企業(yè)檔案管理現狀的分析
在現代房地產開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作中，受企業(yè)管理水平以及拆遷工作進度影響，檔案收集的時間存在差異。而房地產開發(fā)企業(yè)檔案管理工作水平直接影響了檔案管理工作的實施。房地產開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作需要專業(yè)人才的責任心以及專業(yè)技術水平作為基礎，以此實現檔案管理工作的科學化。在對我國房地產開發(fā)企業(yè)的檔案管理調查中發(fā)現，企業(yè)檔案管理人員非專業(yè)化現象十分突出。這一問題直接導致了房地產開發(fā)過程中各項檔案管理工作開展的現狀。我國房地產開發(fā)過程中漏案現象十分普遍。動遷戶檔案漏入、要好選房漏入等造成了房地產開發(fā)過程中問題的發(fā)生。這對這樣的情況，現代房地產開發(fā)企業(yè)應從檔案管理體系以及相關人員的完善人手，通過強化管理體系的完善實現檔案管理工作的科學開展。
2、新時期房地產檔案管理工作的科學開展
現代人們法律意識的增強使得房地產開發(fā)過程中相關問題日益凸顯。而房地產企業(yè)的方案管理工作開展將影響到企業(yè)的信譽以及開發(fā)過程的通順。針對這樣的情況，現代房地產開發(fā)企業(yè)應從檔案管理工作入手，以相關檔案的科學管理實現企業(yè)經濟利益的最大化、實現動遷戶利用的最大化。以檔案管理工作的開展避免開發(fā)過程中相關問題的發(fā)生。
2.1增強檔案管理意識促進房地產檔案管理工作的開展
現代房地產開發(fā)企業(yè)在企業(yè)的經營管理過程中應認識到檔案管理工作的重要性，以增強檔案掛你意識促進企業(yè)檔案管理工作的開展，促進拆遷過程中相關信息與檔案管理的科學開展。通過檔案管理意識的增強為企業(yè)檔案管理工作的開展、相關業(yè)務的開展奠定基礎。房地產開發(fā)企業(yè)應從轉變關鍵人手、強化企業(yè)檔案管理工作重要性的認識。針對房地產開發(fā)企業(yè)工作中檔案管理存在的問題進行相應的改革，以此促進企業(yè)檔案管理工作的開展。受房地產開發(fā)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，我國房地產開發(fā)企業(yè)檔案管理工作中存在諸多的問題。這些問題需要企業(yè)從檔案管理理念的改革以及重視入手進行檔案管理體系的完善。以檔案管理體系的完善促進企業(yè)檔案管理工作的開展那，實現企業(yè)利益與業(yè)主利益的協(xié)調。
2.2運用數據化房產檔案管理促進企業(yè)檔案管理工作的開展
針對現代房地產開發(fā)過程中，房產檔案信息復雜、不同產權結構混合存在的問題。房地產開發(fā)企業(yè)應積極運用數字化房產檔案管理技術開展企業(yè)的檔案管理工作。以房地產開發(fā)過程中數據庫技術的運用避免開發(fā)過程以及進戶入戶問題的發(fā)生。以數據庫技術實現房地產開發(fā)過程中相關檔案信息的管理、避免常見問題的發(fā)生。針對開發(fā)過程中不同產權的補償問題、分戶問題以及米數增添問題等實現數字化的科學管理，以此保障檔案管理工作的科學開展、保障相關信息的完整以及信息的利用。
2.3以房地產檔案管理隊伍建設促進房地產檔案管理工作的開展
現代房地產開發(fā)企業(yè)應在管理體系完善的基礎上加強相關部門隊伍額度建設，以檔案管理隊伍素質的提高促進房地產檔案管理工作的開展?，F代房地產開發(fā)企業(yè)應注重檔案管理團隊的建設，加強相關管理人員綜合素質以及專業(yè)技能的配需與培養(yǎng)。以此實現科學的檔案管理、實現企業(yè)經濟利潤最大化的目標。房地產開發(fā)企業(yè)應針對檔案管理工作的重要性進行檔案管理人員的技術培訓與職業(yè)道德培訓。以強化崗位職責與責任心作為基礎進行檔案管理工作的有效實施。通過技術培訓工作實現檔案管理工作人員業(yè)務水平的提高、實現業(yè)務工作的科學開展。另外，房地產開發(fā)企業(yè)還應針對檔案管理工作跨學科、專業(yè)性以及技術性較強的特點建立完善的隊伍建設與培訓體系，以此提高企業(yè)檔案管理工作的綜合水平，為數字化檔案管理技術的應用、相關工作的開展奠定基礎。
2.4強化檔案管理制度的完善與執(zhí)行，促進房地產開發(fā)企業(yè)檔案管理工作的開展
在房地產開發(fā)企業(yè)檔案管理體系完善的同時，房地產開發(fā)企業(yè)還應強化相關管理制度的完善與執(zhí)行。以制度化管理提高檔案管理的效果。以制度的貫徹執(zhí)行將相關管理目標得以實現。在現代房地產開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作中，制度體系的完善與執(zhí)行決定了檔案管理工作的成效、決定了企業(yè)的經濟利益?，F代房地產開發(fā)企業(yè)應從自身實際情況入手、進行相關管理體系的完善。同時給偶見科學的監(jiān)督機制，將檔案管理制度貫徹執(zhí)行，實現企業(yè)檔案管理的最終目的。
3、科學認識新時期下房地產檔案管理工作的意義，促進企業(yè)檔案管理工作的科學開展
2.房地產檔案管理的現狀
2.1房地產檔案管理缺乏制度化
檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，但目前我國很多房地產企業(yè)在檔案管理制度的建立上還不到位，房地產檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，部分房地產企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的貫徹執(zhí)行，房地產檔案管理工作人員對檔案管理的重視度不夠，文件資料整理不及時，亦不能及時相關有效的房地產政策，無法滿足房地產用戶需求。
2.2房地產檔案管理人員的素質有待提高
隨著檔案數字化步伐的加快，提供高質量的房地產信息服務成為今后檔案管理人員的主要工作內容，這就要求檔案管理人員不僅要具有房地產檔案知識，還要具有敏銳的信息洞察力，能夠根據用戶的需要，提供有價值的房地產檔案信息給用戶；同時還要具有相應的信息技術，能夠創(chuàng)建動態(tài)的信息界面，這就使得僅僅具有檔案管理知識的檔案管理人員面臨著素質與能力的提升問題。
2.3欠缺完善的檔案檢索體系
在網絡信息技術快速發(fā)展的今天，檔案管理工作已經逐漸被信息化所替代，這為檔案管理工作提供非常多的便利和幫助。但在房地產企業(yè)中并沒有建立完善的檢索體系，并沒有快速地查找到相應的房地產檔案內容，這會對房地產的后期工作帶來一定的影響。
2.4房地產檔案的利用率不高
建立房地產檔案的目的，就是為了讓檔案用戶使用，最大限度提高其資源利用率。而從房地產檔案管理的實際來看，房地產檔案的開放度極低，即使檢察院要獲取相關的房產資料，也有相當的難度，對普通老百姓來說，想利用房地產檔案資料來化解糾紛，在當前實施起來很困難。
3.房地產檔案管理的有效措施
3.1與時俱進，實現管理現代化
房地產檔案數量越來越大，檔案材料種類越來越多。與時俱進，加強房地產檔案現代化管理，才能幫助用戶全面利用房地產檔案，促進檔案管理工作的進行。首先，房地產企業(yè)應樹立房地產檔案現代化管理的意識。隨著時代的發(fā)展，房地產檔案材料的增加，增加了檔案保管和利用的困難，傳統(tǒng)的檔案管理方式己經不能保證檔案整理的便捷高效，導致管理檔案的大量積壓，無法適應房地產檔案管理工作的發(fā)展。只有與時俱進，實現房地產檔案管理的現代化，規(guī)范檔案管理工作，才能有效地解決檔案積壓的問題。其次，應逐步將檔案現代化管理與利用納入工作計劃，列入檔案現代化管理重要目錄進行考核，完善檔案管理的現代化考核制度。這樣不僅能夠督促房地產檔案管理工作的進行，也能在考核中發(fā)現檔案管理的不足，便于上級領導根據考核的狀況，有針對性地解決檔案工作中實際存在的困難和出現的問題。
3.2全面提升房地產檔案管理人員的專業(yè)素質
做好房地產檔案管理工作，除了建立完善合理的檔案管理制度外，提高房地產檔案管理的專業(yè)素質也十分重要。人才是事業(yè)的基礎，檔案管理工作的高效執(zhí)行，需要檔案管理組織擁有業(yè)務水平過硬、綜合素質優(yōu)秀的檔案管理人員。管理隊伍水平的提升，需要房地產企業(yè)不斷進行現有房地產檔案管理人員的針對性培訓，加深其對于檔案管理工作的認識，意識到檔案管理工作的重要性，并通過持續(xù)的培訓過程中不斷提升其檔案管理技能。
3.3加強客戶研究及深層次的信息服務
對房地產檔案用戶進行調查研究，確定用戶的信息需求方向，有針對性地為客戶開發(fā)相應的服務。例如，在房屋拆遷中，有的民宅雖然被列入文物保護，由于年代久遠，很難出具相應的證明，這就為房地產檔案信息服務提供了方向。房地產檔案管理整理出相應的資料，供用戶查詢，然后利用原始檔案資料，為用戶維護合法利益，還可以收取合理的費用。
3.4確保檔案信息檢索體系的科學性
1.房地產檔案概述
1.1房地產檔案的特點
房地產檔案主要由三種檔案組成，包括房地產權屬檔案、使用管理檔案和建設工程檔案。房地產檔案的特點主要表現為以下幾方面：第一，法律憑據性。房地產檔案是一份證明房地產所有權及相關權益的，具有法律憑據的文件。其是基于當前國家實際國情及相關法律法規(guī)下而形成的，并由政府相關職能部門對其進行仔細登記、確認和規(guī)范，是房地產行政管理法定職責的物質體現，房地產檔案能為房地產權力人與房地產權力之間的關系提供重要的、最原始的憑證，進而為房地產權管理與保障提供合法、可靠的法律憑據。第二，動態(tài)性。房地產的動態(tài)性主要表現在以下兩方面：一方面是房地產自身出現了變化，例如城市規(guī)劃、舊屋拆除、舊屋翻修導致產權滅失等；另外一方面則是房地產受外部條件影響而發(fā)生的變化，例如房屋買賣、饋贈、繼承、轉讓等原因導致房地產權屬發(fā)生變更。為了確保房地產權利的現勢性與一致性，就必須對房地產檔案實行動態(tài)管理。第三，區(qū)域性。我國法律明確規(guī)定在一個行政區(qū)內只能有一家房地產發(fā)證機關。屬地管理是房地產檔案管理的基本原則，每一處房地產權屬的記錄與管理在一個行政區(qū)內都是唯一的，因而房地產檔案管理是否具有科學性、合理性，將對該行政區(qū)的房地產管理秩序與進程產生直接的影響。
1.2房地產檔案作用
一是能夠有效解決群眾糾紛。隨著城市建設進程的不斷加深，房地產糾紛問題也在不斷增加。而具有法律效應的房地產檔案能為房地產糾紛問題提供重要的原始憑據，從而有效解決房地產糾紛。
二是能夠為城區(qū)改建項目工程及房地產企業(yè)的投資決策提供可靠的依據。隨著城市建設進程的不斷加深，大量的棚戶區(qū)得到大規(guī)模改建，但是在棚戶區(qū)改建拆遷過程中，仍存在較多急需解決的問題，例如拆遷的房屋是否具備合法的權屬、拆遷的面積大小、拆遷范圍內的人口多少等等。而房地產檔案能為這些問題提供最為原始的依據，通過仔細核實，從而有效解決這些問題。
三是能夠為房地產權屬仲裁提供重要依據，并為房地產交易提供重要的信息服務。隨著當前房地產市場的蓬勃發(fā)展，二手房的交易情況也在逐漸增多，由于購房者對于所購房產信息沒有一個全面仔細的了解，導致出現民事糾紛，這類情況也在逐漸增加。房地產檔案能為購房者提供所購房屋的原始信息，幫助購房者進一步了解所購房屋的具體情況，核實產權證真假，從而避免民事糾紛的出現[1]。
2.房地產檔案的分類方法探析
2.1根據主題分類方法
每一個房地產項目都是由多個不同的項目組成，且不同的房地產項目之間存在一定的差異性，例如地域、規(guī)模等，所以根據主題分類方法進行分類，其實就是按照房地產項目的不同進行分類。每一個房地產項目從啟動到建成銷售，都會產生大量不同的檔案，例如將房地產項目上報政府進行批示，聘請設計人員設計各種工程建設圖紙，建成后銷售等都會產生大量不同的檔案，不同需求的人群會形成不同的使用檔案，這是每一個房地產項目所獨有的特點，是其他房地產項目無法復制的。每一個房地產項目都具有獨特的、強烈的項目特征，因此，在進行房地產檔案分類時，必須對這些項目特征進行充分考慮，并且有效地在各個房地產項目中建立有機聯系，便于房地產檔案查考利用工作的進行[2]。
2.2根據種類分類方法
房地產檔案種類分類方法就是將房地產檔案按照權屬檔、使用管理檔案和建設工程檔案來進行分類。種類分類方法是房地產檔案進行分類中最為常用的方法。其中房地產權屬檔案的主要作用就是能夠清楚證明房屋產權的歸屬，具有法律系、證據性、嚴肅性的特點。房地產使用管理檔案主要是指房地產日常管理中所形成的檔案，同時也是廣大人民群眾使用最廣泛的房地產檔案類型。而房地產建設工程檔案主要是指房地產項目工程建設過程中所形成的檔案，是對房地產項目工程建設過程的一個相關記錄，例如房地產項目建設工程圖紙、施工計劃、施工周期、竣工檔案等。此外，相較于其他兩種檔案，房地產建設工程檔案具有較高參考價值。根據種類分類的方法對房地產檔案進行合理分類，不僅能夠讓房地產企業(yè)中不同部門明確自己的職責，還能為房地產檔案管理工作提供便利。
2.3根據時間分類方法
相較于其他行業(yè)，房地產行業(yè)受影響因素較多，例如國家政策、市場經濟等因素，加上房地產行業(yè)自身具有一定的政策性和時效性，這就決定了其具有極強的時間性。因此，房地產檔案還能夠根據時間的順序進行分類，例如將房地產檔案分為月度、季度、年度的分類方法。使得一個房地產項目的所有檔案聚集在一起，這樣有助于房地產企業(yè)明確把握房地產項目情況，并根據情況制定后續(xù)計劃。采用這種分類方法具有以下幾點好處：第一，按照月度分類的方法，周期較短，能夠在短期內為房地產企業(yè)的市場發(fā)展給予有效的指導，但是不適應長期發(fā)展需要。第二，按季度分類的方法，時間周期相對適宜，能夠對房地產企業(yè)的發(fā)展給予很大幫助。房地產行業(yè)具有投入大、風險高的特點，因此，房地產企業(yè)的任何一步發(fā)展方向的制定都是至關重要的，而采用按季度分類的方法是房地產企業(yè)發(fā)展中勢在必行的一步。第三，按年度分類的方法，該方法主要就是對房地產企業(yè)一年活動的總結提供重要的依據，這樣能夠更好的符合政府對房地產行業(yè)進行宏觀調控政策，從而幫助房地產企業(yè)更好的發(fā)展。
3.做好房地產檔案管理工作
在經濟快速發(fā)展的當下，房地產行業(yè)增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關數字化技術的發(fā)展相關檔案管理工作得到了一個滿意的解決方案，現代化的數字化技術大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數字化技術同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數字化技術還具有一定的智能化特點，可以以較高的效率處理相關數據文檔，基于網絡還可以在一定程度上實現資源共享，加強有關方面的信息交流，進一步提升管理效率，提升房地產行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會發(fā)展的需求。
1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運
用所注意的事項目前房地產檔案管理數字化主要通過大量的運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給我們帶來了很多的便捷，但是在網絡環(huán)境中倘若沒有較好的保護措施相關信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關信息的安全性，房地產企業(yè)應當做好充分的準備，從細節(jié)入手認真仔細的做好每個環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術人才充當顧問，進一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關檔案的真實性也是檔案管理的重要組成部分，對于檔案而言其本身最基本的特征就是真實性。在房地產檔案管理數字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強，防止有關人員借檔案管理數字化之便，對相關信息進行更改，進一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強在該方面的監(jiān)管力度要堅決杜止此類行為。檔案數字化管理的根本目的在于提升數據管理的便捷程度，在檔案數據化管理的過程中相關管理者要注意不斷提升數據使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產行業(yè)相關管理者的使用需求，還要進一步滿足普通用戶的使用需求。數據的處理不能局限于管理，還要不斷提升數據內容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強用戶的體驗感。
2房地產檔案數字化管理目前所面臨的問題
當前我國有關檔案數字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進步推動了檔案管理智能化，增強了相關檔案管理的安全性和便捷度。但是一個事物的發(fā)展是長期的，在房地產檔案數字化管理的過程中漸漸的也出現了很多問題需要我們解決。首先在檔案數字化管理的過程中相關檔案的搜集存儲還存在不少問題，在相關信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導致相關資料的錯誤性，這會讓信息的真實性降低，進一步降低數字化管理的可信賴程度。此外相關的檔案管理的數字化應用缺乏足夠的創(chuàng)新意識，服務單一，很難滿足消費者漸漸增長的需求，這讓房地產檔案管理數字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關管理工作的進行，還將令相關房地產企業(yè)的業(yè)務受損導致很多服務的開展能力低，進一步限制相關房地產企業(yè)的發(fā)展。在房地產檔案管理數字化開展的同時企業(yè)的相關人才結構很難滿足企業(yè)數字化發(fā)展的需要，相關技術能力還有待提升。相關房地產企業(yè)應當依據企業(yè)發(fā)展實際，積極培養(yǎng)相關人才，增強管理者的管理能力和技術水平，進一步促使相關管理人員能夠更好的進行數字化檔案管理工作。檔案管理數字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現代化數字技術檔案處理的關系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現代化的數字管理模式而言所受的約束條件相對較少，但是錄入方式相對較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關數據的丟失，而面對房地產之一信息量和數據量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內容的真實性極有可能得不到保證。所以相關管理者在進行相關數字化管理的過程中還應當注意保留相關的原始文件，以便于相關管理人員更好的進行檔案管理工作。
3房地產檔案管理數字化應用策略和方法
在房地產管理數字化日漸興起的當下，做好管理工作不應僅僅停留在房地產數據的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關公司應當借助檔案管理數字化的契機，進一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數字化、信息化人才，積極吸收相關專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時展的需求。在檔案管理方面，相關部門要依據信息的內容作出合理的劃分，依據信息內容提供相應的檔案信息保存處理方案，進一步保證相關信息的安全程度，防止相關信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應當營造良好的信息安全環(huán)境，建立相應的安全保護制度和應急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時在企業(yè)信息遭到破壞時可以將損失降到最低。對于檔案管理數字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對于公司的全局包括人員、設備、以及硬件的運用都應當作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時還應當建立相應的系統(tǒng)運行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護外部環(huán)境的安全的保護，包括相關人員對數字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災害、防護措施的管理等方面。應用系統(tǒng)運行安全管理是一項很大的工程，包括操作安全管理、操作權限管理、操作規(guī)范管理、操作責任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復管理、應用系統(tǒng)備份管理、應用軟件維護安全管理等。進一步從技術上防止相關數字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數據化管理的同時，相關管理者還應當注意對相關信息原件的保護，建立相應的檔案室，配備專門人員保護這些信息。嚴格限制有關人員對檔案的獲取，防止相關檔案被篡改，進一步保證相關檔案的真實性。與此同時，建立相應的檔案室保護相應的檔案原件也是防止數字化檔案出錯的有效方法，方便在有關數字化數據出錯時可以找到相關原件進行更改和查詢。
4結束語
總而言之，建立一個完善并且安全程度高的檔案管理數字化系統(tǒng)是一個漫長的過程，在這個過程當中會遇到各式各樣的問題，還將會有越來越多的挑戰(zhàn)，相關企業(yè)的經營管理者要做好充分的打算面對這一過程中的困難。要不斷積累自身經驗同時加強與同行業(yè)企業(yè)的相關合作，積極探索同相關計算機網絡企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對在房地產檔案管理數字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應的措施，加強對房地產檔案管理數字化的風險調控，最大限度的降低存在的風險和危機，保障企業(yè)及用戶的信息安全?？茖W技術的進步帶給了房地產業(yè)管理現代化的機會，相關部門要利用好這一機會加快內部系統(tǒng)檔案管理的升級，加快檔案管理系統(tǒng)的內部升級，加強房地產行業(yè)的內部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關制度設施，建立有利于房地產行業(yè)發(fā)展的長效機制，將數字化的有效成果充分運用在房地產管理上來，將科技成果真正運用社會發(fā)展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區(qū)不動產登記中心
參考文獻
[1]劉蓉.房地產檔案管理中數字化技術的運用[J].辦公室業(yè)務，2014（21）：154~155.
[2]袁濤.數字化技術在房地產檔案管理中的應用[J].山東檔案，2013（2）：47~48，58.
[3]黃曉屏.房地產檔案管理中數字化技術的運用[J].企業(yè)改革與管理，2015（14）：39.
1、房地產企業(yè)拆遷檔案的地位
房地產企業(yè)的拆遷工作是一項“民心工程”、“實事工程”。拆遷工作的好壞，直接影響著老百姓的切身利益乃至整個社會的民生狀況。房地產拆遷檔案記錄了企業(yè)的生產經營狀況、老百姓居住條件的改善過程以及社會城市建設的變遷過程。所以，房地產企業(yè)拆遷檔案的數量和質量在某種程度上體現了房地產市場的秩序，反映了企業(yè)的經濟效益，涉及著千家萬戶的生計。
2、房地產拆遷檔案的作用
(1)房地產企業(yè)拆遷檔案是檢查、審核拆遷活動的重要依據，是即將消失或已經消失的建筑物的原始記錄。由于它是原始建筑的真實記錄，因此可以作為歷史的見證和證據供后人利用，同時其自身所蘊含的歷史和文化價值也是不可估量的，對于恢復和還原歷史面貌、了解和認識人類社會的發(fā)展都有著極其重要的作用。
(2)房地產企業(yè)拆遷檔案不僅是區(qū)域建設發(fā)展中的寶貴資料，同時它也與經濟建設、社會穩(wěn)定以及人民群眾的安居樂業(yè)息息相關。它不但可以為區(qū)域管理、改造區(qū)域形象提供必要的依據，而且對保存區(qū)域信息、留存區(qū)域原貌有著重要意義。
(3)房地產企業(yè)拆遷檔案是房地產企業(yè)檔案的主要組成部分，它是保障被拆遷人合法權益的重要憑證，也是房地產企業(yè)管理房屋的重要依據，同時它在房屋易主、辦理產權、法律糾紛等事宜中發(fā)揮著重要的作用，關系到老百姓的切身利益。
二、房地產企業(yè)拆遷檔案的特點
房地產拆遷檔案區(qū)別于其他門類檔案，具有內容復雜、易變、利用群體相對穩(wěn)定的特點。
1、內容的復雜性。拆遷改造本身是個較為復雜的工程，涉及的部門多、任務重、工期長，包括從調查摸底、測算計劃、動遷審批至拆遷、安置、施工等多個階段，而且各個階段內部又會有很多劃分。例如我集團負責的開陽里危改小區(qū)在拆遷安置、補償問題上，根據被拆遷入意愿，分為回遷、外遷、貨幣補償、放棄等多種情況，甚為復雜，隨之產生的檔案在內容上也必然會體現出復雜性的特點。
2、內容的易變性。不同時期、不同階段、不同地區(qū)國家的拆遷政策不同，房地產企業(yè)拆遷檔案在內容上也會有所變化。以北京市為例，2001年11月1日起執(zhí)行北京市人民政府第87號令《北京市城市房屋拆遷管理辦法》，2003年5月1日起執(zhí)行北京市國土資源和房屋管理局《關于修訂<北京市房屋產權單位管理辦法>的通知》，危舊房改造拆遷執(zhí)行北京市人民政府辦公廳(京政發(fā)[2000]19號)《關于印發(fā)北京市加快城市危舊房改造實施辦法(試行)的通知》等。隨著拆遷政策的變化，拆遷檔案也會隨之而變。
3、利用群體的相對穩(wěn)定性。房地產拆遷檔案所具有的特殊的依據和憑證作用，決定了拆遷檔案利用群體的相對固定性、穩(wěn)定性，即拆遷人、被拆遷人和法律糾紛解決部門。
三、拆遷檔案收集工作存在的問題
拆遷檔案的以上特點說明了拆遷檔案的收集工作會存在一定難度。筆者結合自身的工作實際發(fā)現，目前拆遷檔案的收集工作存在以下問題。
一是拆遷單位領導和工作人員的檔案意識比較薄弱，領導重視不夠，在拆遷工作中重施工、趕工期，輕視拆遷檔案資料的收集和整理工作，沒有將拆遷檔案工作納入企業(yè)管理中，嚴重影響了拆遷檔案的收集工作。
二是拆遷任務重，涉及的拆遷單位或部門多，拆遷人員流動大，有些是單位崗位調整后轉崗到該崗位，拆遷人員專業(yè)水平較低，綜合素質不高，有的工作人員缺乏責任心，對拆遷資料審核不嚴格，導致原始記錄不準確，不能真實反映拆遷工作的過程，給國家、企業(yè)和被拆遷人造成經濟損失。
三是拆遷檔案管理制度不健全，特別是在歸檔范圍、歸檔時間上沒有統(tǒng)一的依據和制度，拆遷資料散失在個人手中，造成檔案人員的收集工作十分被動。拆遷人員為了趕工期和方便自己利用，將拆遷資料據為己有，沒有配合檔案人員及時歸檔，導致收集的拆遷檔案存在不齊全、不完整問題，最終導致企業(yè)檔案資產的流失。
四、加強拆遷檔案收集工作的對策
針對上述問題，筆者認為加強拆遷檔案的收集工作，可以采取以下措施。
1、加大對拆遷檔案收集工作的宣傳力度，形成收集工作重要性的認識，不斷提高檔案意識。
具體做法：一是檔案部門要加強拆遷檔案收集工作的宣傳教育，使每一個拆遷工作人員都明白拆遷檔案在企業(yè)管理中的重要意義和作用，養(yǎng)成自覺保管和及時移交拆遷檔案的習慣，并將檔案意識貫穿于整個拆遷工作。二是加強對拆遷人員拆遷檔案收集要求的培訓工作，明確在拆遷工作中拆遷檔案的收集范圍，保證歸檔文件材料的質量和有效性。針對目前拆遷檔案管理的特點，我集團不定期請北京市檔案局專家及相關業(yè)務主管部門舉辦檔案知識及相關業(yè)務知識的培訓，重視對拆遷檔案專業(yè)人員的培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案干部隊伍。通過幾年的努力，我集團拆遷檔案管理水平有了較大的提高。
2、建立健全拆遷檔案管理體系，明確拆遷檔案職責。
一是明確各拆遷單位拆遷檔案主管部門及主管領導，配置拆遷檔案人員及拆遷業(yè)務人員。例如我集團在拆遷單位形成了一個領導分管、專職檔案員和拆遷部門兼職檔案員“三到位”的管理模式。其中，檔案人員負責督促業(yè)務人員將其分散在各拆遷工作人員手中的拆遷檔案收集齊全完整，按拆遷檔案的形成規(guī)律整理、編目后向檔案人員移交歸檔。通過清晰的檔案管理體系和合理的職責分工，保證了拆遷檔案收集的齊全、完整、準確。
二是加強收集拆遷檔案的前期準備工作，為檔案的收集工作奠定基礎。拆遷檔案內容復雜、分散，收集難度大，但是拆遷檔案的收集質量直接涉及到拆遷人與被拆遷人的切身利益，也就是國家、企業(yè)和老百姓的利益。這就要求檔案部門提前介入，從拆遷工作一開始就主動介入，進行項目跟蹤，加強對拆遷檔案的收集工作。
三是制定拆遷檔案的收集制度，明確拆遷檔案的收集范圍。正確劃定拆遷檔案的收集范圍，是拆遷檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是拆遷檔案收集工作的依據。為此，我集團檔案部門會同拆遷部門共同確定了拆遷檔案的收集范圍、歸檔時間、歸檔要求等，特別是歸檔范圍的制定，保證了收集工作的質量和拆遷檔案的質量，同時也決定了拆遷檔案的利用效果，在某種意義上為企業(yè)挽回了一定的經濟損失。近年來，涉及拆遷的行政訴訟案件越來越多，為了使拆遷行政案件的審判體現公正、公平的價值，體現保護拆遷人和被拆遷人的合法權益，收集齊全、完整、準確的拆遷檔案尤為重要。例如我集團開發(fā)建設的雙榆樹小區(qū)在拆遷某公司時與該公司簽訂了拆遷補償協(xié)議及合作建設辦公樓的合作書。近期，該公司到檔案室借閱小區(qū)前期開發(fā)資料辦理辦公樓產權證，檔案人員會同拆遷部門查閱當時的拆遷檔案，證明該辦公樓產權歸兩個公司共同所有，避免了集團資產的流失，為企業(yè)挽回了經濟損失，拆遷檔案發(fā)揮了巨大的作用。
1、房地產企業(yè)拆遷檔案的地位
房地產企業(yè)的拆遷工作是一項“民心工程”、“實事工程”。拆遷工作的好壞，直接影響著老百姓的切身利益乃至整個社會的民生狀況。房地產拆遷檔案記錄了企業(yè)的生產經營狀況、老百姓居住條件的改善過程以及社會城市建設的變遷過程。所以，房地產企業(yè)拆遷檔案的數量和質量在某種程度上體現了房地產市場的秩序，反映了企業(yè)的經濟效益，涉及著千家萬戶的生計。
2、房地產拆遷檔案的作用
(1)房地產企業(yè)拆遷檔案是檢查、審核拆遷活動的重要依據，是即將消失或已經消失的建筑物的原始記錄。由于它是原始建筑的真實記錄，因此可以作為歷史的見證和證據供后人利用，同時其自身所蘊含的歷史和文化價值也是不可估量的，對于恢復和還原歷史面貌、了解和認識人類社會的發(fā)展都有著極其重要的作用。
(2)房地產企業(yè)拆遷檔案不僅是區(qū)域建設發(fā)展中的寶貴資料，同時它也與經濟建設、社會穩(wěn)定以及人民群眾的安居樂業(yè)息息相關。它不但可以為區(qū)域管理、改造區(qū)域形象提供必要的依據，而且對保存區(qū)域信息、留存區(qū)域原貌有著重要意義。
(3)房地產企業(yè)拆遷檔案是房地產企業(yè)檔案的主要組成部分，它是保障被拆遷人合法權益的重要憑證，也是房地產企業(yè)管理房屋的重要依據，同時它在房屋易主、辦理產權、法律糾紛等事宜中發(fā)揮著重要的作用，關系到老百姓的切身利益。
二、房地產企業(yè)拆遷檔案的特點
房地產拆遷檔案區(qū)別于其他門類檔案，具有內容復雜、易變、利用群體相對穩(wěn)定的特點。
1、內容的復雜性。拆遷改造本身是個較為復雜的工程，涉及的部門多、任務重、工期長，包括從調查摸底、測算計劃、動遷審批至拆遷、安置、施工等多個階段，而且各個階段內部又會有很多劃分。例如我集團負責的開陽里危改小區(qū)在拆遷安置、補償問題上，根據被拆遷入意愿，分為回遷、外遷、貨幣補償、放棄等多種情況，甚為復雜，隨之產生的檔案在內容上也必然會體現出復雜性的特點。
2、內容的易變性。不同時期、不同階段、不同地區(qū)國家的拆遷政策不同，房地產企業(yè)拆遷檔案在內容上也會有所變化。以北京市為例，2001年11月1日起執(zhí)行北京市人民政府第87號令《北京市城市房屋拆遷管理辦法》，2003年5月1日起執(zhí)行北京市國土資源和房屋管理局《關于修訂的通知》，危舊房改造拆遷執(zhí)行北京市人民政府辦公廳(京政發(fā)[2000]19號)《關于印發(fā)北京市加快城市危舊房改造實施辦法(試行)的通知》等。隨著拆遷政策的變化，拆遷檔案也會隨之而變。
3、利用群體的相對穩(wěn)定性。房地產拆遷檔案所具有的特殊的依據和憑證作用，決定了拆遷檔案利用群體的相對固定性、穩(wěn)定性，即拆遷人、被拆遷人和法律糾紛解決部門。
三、拆遷檔案收集工作存在的問題
拆遷檔案的以上特點說明了拆遷檔案的收集工作會存在一定難度。筆者結合自身的工作實際發(fā)現，目前拆遷檔案的收集工作存在以下問題。
一是拆遷單位領導和工作人員的檔案意識比較薄弱，領導重視不夠，在拆遷工作中重施工、趕工期，輕視拆遷檔案資料的收集和整理工作，沒有將拆遷檔案工作納入企業(yè)管理中，嚴重影響了拆遷檔案的收集工作。
二是拆遷任務重，涉及的拆遷單位或部門多，拆遷人員流動大，有些是單位崗位調整后轉崗到該崗位，拆遷人員專業(yè)水平較低，綜合素質不高，有的工作人員缺乏責任心，對拆遷資料審核不嚴格，導致原始記錄不準確，不能真實反映拆遷工作的過程，給國家、企業(yè)和被拆遷人造成經濟損失。
三是拆遷檔案管理制度不健全，特別是在歸檔范圍、歸檔時間上沒有統(tǒng)一的依據和制度，拆遷資料散失在個人手中，造成檔案人員的收集工作十分被動。拆遷人員為了趕工期和方便自己利用，將拆遷資料據為己有，沒有配合檔案人員及時歸檔，導致收集的拆遷檔案存在不齊全、不完整問題，最終導致企業(yè)檔案資產的流失。
四、加強拆遷檔案收集工作的對策
針對上述問題，筆者認為加強拆遷檔案的收集工作，可以采取以下措施。
1、加大對拆遷檔案收集工作的宣傳力度，形成收集工作重要性的認識，不斷提高檔案意識。
具體做法：一是檔案部門要加強拆遷檔案收集工作的宣傳教育，使每一個拆遷工作人員都明白拆遷檔案在企業(yè)管理中的重要意義和作用，養(yǎng)成自覺保管和及時移交拆遷檔案的習慣，并將檔案意識貫穿于整個拆遷工作。二是加強對拆遷人員拆遷檔案收集要求的培訓工作，明確在拆遷工作中拆遷檔案的收集范圍，保證歸檔文件材料的質量和有效性。針對目前拆遷檔案管理的特點，我集團不定期請北京市檔案局專家及相關業(yè)務主管部門舉辦檔案知識及相關業(yè)務知識的培訓，重視對拆遷檔案專業(yè)人員的培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案干部隊伍。通過幾年的努力，我集團拆遷檔案管理水平有了較大的提高。
2、建立健全拆遷檔案管理體系，明確拆遷檔案職責。
一是明確各拆遷單位拆遷檔案主管部門及主管領導，配置拆遷檔案人員及拆遷業(yè)務人員。例如我集團在拆遷單位形成了一個領導分管、專職檔案員和拆遷部門兼職檔案員“三到位”的管理模式。其中，檔案人員負責督促業(yè)務人員將其分散在各拆遷工作人員手中的拆遷檔案收集齊全完整，按拆遷檔案的形成規(guī)律整理、編目后向檔案人員移交歸檔。通過清晰的檔案管理體系和合理的職責分工，保證了拆遷檔案收集的齊全、完整、準確。
二是加強收集拆遷檔案的前期準備工作，為檔案的收集工作奠定基礎。拆遷檔案內容復雜、分散，收集難度大，但是拆遷檔案的收集質量直接涉及到拆遷人與被拆遷人的切身利益，也就是國家、企業(yè)和老百姓的利益。這就要求檔案部門提前介入，從拆遷工作一開始就主動介入，進行項目跟蹤，加強對拆遷檔案的收集工作。
三是制定拆遷檔案的收集制度，明確拆遷檔案的收集范圍。正確劃定拆遷檔案的收集范圍，是拆遷檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是拆遷檔案收集工作的依據。為此，我集團檔案部門會同拆遷部門共同確定了拆遷檔案的收集范圍、歸檔時間、歸檔要求等，特別是歸檔范圍的制定，保證了收集工作的質量和拆遷檔案的質量，同時也決定了拆遷檔案的利用效果，在某種意義上為企業(yè)挽回了一定的經濟損失。近年來，涉及拆遷的行政訴訟案件越來越多，為了使拆遷行政案件的審判體現公正、公平的價值，體現保護拆遷人和被拆遷人的合法權益，收集齊全、完整、準確的拆遷檔案尤為重要。例如我集團開發(fā)建設的雙榆樹小區(qū)在拆遷某公司時與該公司簽訂了拆遷補償協(xié)議及合作建設辦公樓的合作書。近期，該公司到檔案室借閱小區(qū)前期開發(fā)資料辦理辦公樓產權證，檔案人員會同拆遷部門查閱當時的拆遷檔案，證明該辦公樓產權歸兩個公司共同所有，避免了集團資產的流失，為企業(yè)挽回了經濟損失，拆遷檔案發(fā)揮了巨大的作用。
