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時(shí)間：2023-05-29 09:02:13
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2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)
2.1檔案管理工作具有專業(yè)性特點(diǎn)
權(quán)屬檔案是專業(yè)性材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是權(quán)屬登記工作，這個(gè)工作是非常繁瑣，涉及的范圍是很廣，同時(shí)也是有政府政策干涉，有很強(qiáng)的政策性。這個(gè)檔案的各種材料也是很廣泛，文件里面的名詞和專業(yè)的術(shù)語也很多，可以說專業(yè)性很強(qiáng)，很多都是用表格式和一些規(guī)范的格式來表達(dá)出來的。
2.2具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)
動(dòng)態(tài)性是整個(gè)房地產(chǎn)檔案最顯著的特點(diǎn)。很多房地產(chǎn)的權(quán)力和房地產(chǎn)環(huán)境情況特點(diǎn)一般都不是一成不變的，它是隨著時(shí)間和環(huán)境的變化，比如房子的買賣，房子的交換和房屋的損壞倒塌，等等活躍的房地產(chǎn)權(quán)屬發(fā)生的任何變化，都是影響整個(gè)房地產(chǎn)的所有權(quán)歸屬。財(cái)產(chǎn)在不斷的變化，也在不斷的轉(zhuǎn)移，房地產(chǎn)檔案管理動(dòng)態(tài)性是要加強(qiáng)現(xiàn)代化管理。
2.3.市場價(jià)值性
房地產(chǎn)屬于有價(jià)值的不動(dòng)資產(chǎn)。因此，房地產(chǎn)的價(jià)值性擁有很強(qiáng)的市場追求。這也是房地產(chǎn)檔案與其他的檔案不同一個(gè)特點(diǎn)。價(jià)值量大，才能推動(dòng)市場的需求，也就是在這樣大的市場需求條件下才促使檔案管理現(xiàn)代化。
2.4 綜合性、全面性特點(diǎn)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項(xiàng)目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿海N類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
2.5 法律法規(guī)性特點(diǎn)
任何的檔案文件都是需要要法律效率的，法律性是房地產(chǎn)管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。房地產(chǎn)檔案擁有法律效力才能保證房產(chǎn)擁有者的權(quán)利。
3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢展望
3.1 信息化管理的發(fā)展趨勢
現(xiàn)代社會(huì)都是電子信息化的社會(huì)，隨著科技的發(fā)展，對(duì)電子信息的應(yīng)用也是越來越廣泛。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展，要把電子管理工程建設(shè)起來，把電子信息技術(shù)運(yùn)用到各種檔案考核，檔案管理之中去。同時(shí)，也要建立一套非常嚴(yán)格，緊密的系統(tǒng)來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)。檔案管理之中的各種操作程序也是要實(shí)行電子信息化。
3.2 簡便化、效率化的發(fā)展趨勢
未來房地產(chǎn)檔案管理將會(huì)朝著越來越簡便化發(fā)展。發(fā)地產(chǎn)的檔案管理一般是一個(gè)很繁瑣的工作，管理人員每天都要面對(duì)大量房地產(chǎn)檔案的管理，未來這一工作將變得更加簡單。房地產(chǎn)的檔案管理也會(huì)在政府人員的要求和政策的實(shí)施等方面都會(huì)減少手續(xù)，都會(huì)降低要求。房地產(chǎn)的檔案辦理程序也將減少，這樣大大加速了房地產(chǎn)企業(yè)辦事效率。也同時(shí)，推動(dòng)了房地產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。
3.3 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的透明化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理也變得更加透明?，F(xiàn)代社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們?cè)谧非蠼?jīng)濟(jì)利益的基礎(chǔ)之上，無形之中增加了人們對(duì)經(jīng)濟(jì)財(cái)富追求的手段，這樣給社會(huì)帶來很大的弊端。未來房地產(chǎn)檔案管理一律通過網(wǎng)上交易，網(wǎng)絡(luò)管理，讓人們?cè)诓煌攸c(diǎn)，不同時(shí)間都可以看到房地產(chǎn)信息的交易，房地產(chǎn)的檔案管理。這樣也增加房地產(chǎn)行業(yè)的檔案透明度。未來房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是將朝著健康科學(xué)的方向發(fā)展。
4 為適應(yīng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢的工作措施
4.1 加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理人才
房地產(chǎn)的現(xiàn)代化發(fā)展是需要人才支撐的，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才是提高產(chǎn)業(yè)的能力的一個(gè)重要手段。房地產(chǎn)在過去幾十年的發(fā)展，經(jīng)歷了傳統(tǒng)的發(fā)展模式，由傳統(tǒng)的手寫記錄慢慢地在向著現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化管理需要現(xiàn)代化管理人才，人才需要教育培訓(xùn)。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在培育現(xiàn)代化檔案管理人才的策略是必需的。
4.2 加快房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，信息化
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理都是用一些紙質(zhì)文件和手寫程序。傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無法滿足今天房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展了。傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)文件都將慢慢退出歷史的舞臺(tái)。因?yàn)檫@樣的辦事方式效率很慢，程序很復(fù)雜，同時(shí)也是非常不環(huán)保的。每天可能都要消費(fèi)大量的紙，給環(huán)境帶來很大的壓力。所以政府也是不支持，環(huán)保人士也是不支持。推行現(xiàn)代化管理就必需要實(shí)行數(shù)字化和信息化管理。信息化的管理也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，現(xiàn)代化檔案管理也是需要信息技術(shù)的推動(dòng)。
4.3 質(zhì)量管理體系持續(xù)優(yōu)化升級(jí)
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個(gè)重要循環(huán)，那就是“計(jì)劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動(dòng)”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個(gè)螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對(duì)管理的評(píng)估和檢查，離不開對(duì)檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案工作的意見反饋，及時(shí)進(jìn)行改正，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
4.4 合作管理提高競爭力
現(xiàn)代化的管理也是需要合作才能實(shí)行的。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程，需要尋求多個(gè)企業(yè)的合作，行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中，可以互相學(xué)習(xí)，吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢，提高自身的競爭力。房地產(chǎn)的檔案管理在合作和交流之中不斷地進(jìn)步。
4.5規(guī)范企業(yè)檔案管理有效責(zé)任機(jī)制
中華人民共和國原建設(shè)部的《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》從2002年5月1日起施行，其編號(hào)為GB／T50328－2001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點(diǎn)對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進(jìn)行了一些探索和研究。
一、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵、管理現(xiàn)狀和存在風(fēng)險(xiǎn)
（一）房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的內(nèi)涵
指與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件，并依據(jù)國家對(duì)建設(shè)工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實(shí)體檔案。
（二）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的管理現(xiàn)狀
沒有專門的檔案進(jìn)行專業(yè)化的管理。出現(xiàn)此類問題一是大部分房地產(chǎn)企業(yè)的管理層或決策者對(duì)檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都是讓工程內(nèi)業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工作的非常少。一些大學(xué)檔案專業(yè)的學(xué)生在大三左右就已經(jīng)基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以真正進(jìn)入人才市場進(jìn)行流通的檔案學(xué)人才就微乎其微了。檔案實(shí)體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)生的大量檔案沒有進(jìn)行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體(專業(yè)的檔案管理軟件)，導(dǎo)致檔案的查找率非常低，存在查找麻煩，利用困難的問題。檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高。當(dāng)前,大部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理還停留在“一個(gè)盒子、一個(gè)柜子、一把鎖子、一個(gè)房子”的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內(nèi)鎖起來，檔案載體的信息化建設(shè)還有待提高，同時(shí)也是一個(gè)很漫長的過程。檔案管理的經(jīng)費(fèi)得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計(jì)劃當(dāng)中。在企業(yè)的運(yùn)營中，老板可以為聚一次餐或請(qǐng)一次客花去上萬元的經(jīng)費(fèi)，但是對(duì)于檔案管理的經(jīng)費(fèi)（購買檔案軟件、改善硬件設(shè)施、人員在職培訓(xùn)等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經(jīng)費(fèi)緊張或沒有預(yù)算等借口，減少檔案管理經(jīng)費(fèi)，有的甚至在年度的工作計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)開支中就根本沒有檔案業(yè)務(wù)費(fèi)用這一欄，導(dǎo)致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔案的作用。
（三）當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息的不安全性。沒有一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個(gè)檔案專業(yè)人員、沒有一個(gè)檔案管理的整體思路，那么在檔案的保管過程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時(shí)，一些關(guān)乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實(shí)說話，以證據(jù)定論的。由于我們?cè)谌粘５钠髽I(yè)經(jīng)營中沒有認(rèn)識(shí)到檔案的作用，那么在關(guān)鍵時(shí)刻也只能是無據(jù)可爭，敗走麥城了，這方面的實(shí)例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災(zāi)害時(shí)，檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災(zāi)害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災(zāi)害過程中更好地?fù)尵群捅Ｗo(hù)檔案信息載體，維護(hù)檔案信息的安全性和完整性，是每個(gè)企業(yè)管理者都應(yīng)該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。
二、房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案管理要點(diǎn)
（一）工程類檔案的歸檔范圍
根據(jù)GB／T50328－2001《建設(shè)工程文件檔案整理規(guī)范》和各地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案的整理規(guī)范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項(xiàng)目建議書批復(fù)及項(xiàng)目建議書(立項(xiàng)報(bào)告)、建設(shè)用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請(qǐng)報(bào)告、國有土地使用權(quán)出讓合同等有關(guān)協(xié)議、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等等。土建、安裝質(zhì)量保證資料。包括開工報(bào)告、竣工工程申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鋼材質(zhì)量證明單、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝材料、設(shè)備合格證、試驗(yàn)單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會(huì)審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報(bào)告、土壤各種試驗(yàn)報(bào)告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣（強(qiáng)、弱電）、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文字材料。包括開工報(bào)告、竣工工程申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等等。竣工圖。包括綜合圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置)、各專業(yè)（建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣[強(qiáng)、弱電]、消防、通風(fēng)、裝修[裝飾、幕墻]）竣工圖。建設(shè)工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。
（二）工程類檔案的歸檔質(zhì)量要求
一是歸檔的工程檔案應(yīng)為原件；二是工程檔案的內(nèi)容及其濃度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；三是工程檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合；四是工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；五是工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件；六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。七是工程檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
（三）工程檔案整理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)
重點(diǎn)環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》進(jìn)行，統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。
（四）工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求
一是立卷原則。應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分。工程準(zhǔn)備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)等組卷?？⒐を?yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
（五）立卷過程中宜遵循的要求
案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)檔案的排列順序：文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列；同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。
（六）案卷編目的要求
編目的要求為:每卷單獨(dú)編號(hào),依流水號(hào)，不得有重號(hào)、空號(hào)等情況出現(xiàn)。
三、工程類檔案分析
檔案分析，有點(diǎn)類似于檔案統(tǒng)計(jì)和檔案年報(bào)工作,是對(duì)所屬檔案整體情況的一個(gè)分析。
（一）檔案分析的作用
就是通過對(duì)所存檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質(zhì)量情況（館藏情況、利用情況等），為決策者和利用者提供第一手的資料。對(duì)于建設(shè)工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項(xiàng)工程運(yùn)營的全部情況，通過比對(duì)，規(guī)避項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu)化工作進(jìn)程。
（二）檔案分析的種類
一是文字式。主要以文字總結(jié)的形式對(duì)所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況進(jìn)行全面總結(jié)分析。如：檔案情況匯報(bào)提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質(zhì)量情況。如：檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細(xì)、直觀、全面、系統(tǒng)。
我們首先要明確一個(gè)概念，房地產(chǎn)企業(yè)管理的檔案不等同于房地產(chǎn)檔案。房地產(chǎn)檔案是指在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)以營利為目的，從事房地產(chǎn)開發(fā)和經(jīng)營活動(dòng)。因而，注定會(huì)產(chǎn)生大量建設(shè)工程類檔案與經(jīng)營管理類檔案，它們構(gòu)成了檔案管理工作的主要對(duì)象，這也是本文論述的對(duì)象。
建設(shè)工程類檔案即基建檔案，也屬科技檔案范疇。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)是建設(shè)單位，對(duì)于施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位來講是業(yè)主單位，保管的檔案最多。根據(jù)2002年起施行的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求：在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；對(duì)列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。換句話說，最后公司內(nèi)部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館（室）移交后剩余的檔案。
房地產(chǎn)經(jīng)營管理檔案是企業(yè)在房屋經(jīng)營、租賃，辦理產(chǎn)權(quán)登記，交易轉(zhuǎn)手過程中形成的。原來房屋產(chǎn)別只有直管房產(chǎn)和單位自管房產(chǎn)，而現(xiàn)在私房房產(chǎn)、涉外房產(chǎn)、股份制房產(chǎn)不斷增多，出現(xiàn)了多元化的態(tài)勢。同時(shí)，產(chǎn)權(quán)形式的變化頻率加快，房地產(chǎn)買賣、租賃等交易活動(dòng)越來越多，所涉的部門也越來越多。筆者現(xiàn)在于成都市房管局下屬的一個(gè)國有房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工作，現(xiàn)在局下屬的單位就有房地產(chǎn)交易中心、房產(chǎn)登記中心、房地產(chǎn)經(jīng)營公司等不同的企事業(yè)單位。這些單位由于業(yè)務(wù)不同，所以保管的房地產(chǎn)檔案，特別是經(jīng)營管理類房產(chǎn)檔案大不相同。
關(guān)于建設(shè)工程類與經(jīng)營管理類檔案具體包括哪些檔案，將在第二部分講到。此外，房屋在幾十年的管理過程中，還涉及很多物業(yè)管理檔案，這些也屬于房地產(chǎn)檔案范疇。由于現(xiàn)在房屋都有專門的物業(yè)公司管理，所以本文就不再做專門論述。
二、檔案管理應(yīng)注重動(dòng)態(tài)性
眾所周知，房屋從準(zhǔn)備修建到竣工，以及產(chǎn)權(quán)的辦理、轉(zhuǎn)移，時(shí)間跨度是很長的，期間不斷有新的檔案形成。這決定了建設(shè)工程類檔案與經(jīng)營管理類檔案不可能像文書檔案那樣按年度歸檔。動(dòng)態(tài)性管理關(guān)鍵就是在房地產(chǎn)開發(fā)和經(jīng)營的工作進(jìn)行中就重視檔案工作，注重檔案產(chǎn)生時(shí)間上的連續(xù)性。
先談建設(shè)工程類檔案。剛才講到，最后公司內(nèi)部檔案管理員整理歸檔的工程檔案，主要是向城建檔案館移交后剩余的檔案，當(dāng)然這部分檔案數(shù)量也不少，這就意味著我們不能只重視管理日后移交進(jìn)館的檔案。各項(xiàng)目部的檔案資料員應(yīng)該認(rèn)真執(zhí)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，檔案收集應(yīng)按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。工程檔案管理的動(dòng)態(tài)性，關(guān)鍵就是檔案要持續(xù)性收集，分階段存放。像在工程準(zhǔn)備階段，就要把關(guān)于工程立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話，專家建議文件，拆遷安置意見、方案，國土證等收集齊全。準(zhǔn)備階段完后，工程進(jìn)入施工階段，該階段的文件資料最多。項(xiàng)目部有關(guān)人員在制定、填寫、審核這些文件時(shí)就應(yīng)特別仔細(xì)，以便檔案資料員收集保管到齊全、有效的文件。
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)是建設(shè)單位，在工程進(jìn)行過程中，除了本單位產(chǎn)生的檔案外，施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等單位也應(yīng)該向其移交一些檔案資料。筆者建議房地產(chǎn)企業(yè)在與施工單位、監(jiān)理單位簽訂有關(guān)合同時(shí)，在合同中寫明對(duì)方有義務(wù)提供有關(guān)文件資料。公司項(xiàng)目部有關(guān)人員平時(shí)也應(yīng)主動(dòng)向其他單位征集所需的文件檔案。另外，工程竣工驗(yàn)收合格后，并不意味著就沒有工程檔案了。比如一些住宅小區(qū)竣工驗(yàn)收合格后還涉及路燈安裝、大門修建或某些局部改造，這些工程也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案，并且它們可以不移交進(jìn)檔案館。因此，項(xiàng)目部人員也應(yīng)注意收集這類檔案，日后向公司檔案室移交。筆者所在的公司還專門成立了檔案巡檢小組，堅(jiān)持每季度一次到各項(xiàng)目部檢查指導(dǎo)檔案、文件的管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決?？傊?，各項(xiàng)目部的人員要努力做到在工程徹底竣工后，既能向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案，又能向公司內(nèi)部檔案室移交一套完整規(guī)范的檔案。
再談?wù)劷?jīng)營管理類檔案的動(dòng)態(tài)管理。當(dāng)今很多房屋還未竣工就開始準(zhǔn)備銷售了，所以這類檔案雖產(chǎn)生時(shí)間一般晚于工程檔案，但也必須盡早開始重視這類檔案的收集工作。任何房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都有專門從事房地產(chǎn)市場調(diào)研、房屋營銷工作的人士。所以這部分人士應(yīng)注重經(jīng)營類檔案的動(dòng)態(tài)性管理。但筆者認(rèn)為不必把問題搞得太復(fù)雜，其實(shí)對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，某個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)營管理類檔案主要就分為兩部分。
第一部分是項(xiàng)目管理類文件。主要由研發(fā)策劃、前期配套、營銷策劃等文件組成。項(xiàng)目研發(fā)成果，包括可行性分析、報(bào)告、評(píng)審資料等文件；項(xiàng)目營銷策劃方案、市場調(diào)研報(bào)告；項(xiàng)目廣告，包括公司整體形象廣告及相關(guān)報(bào)道，載體形式包括剪報(bào)、刊物等；項(xiàng)目銷售價(jià)格方案、銷售分析、銷售總結(jié)；宗地情況，包括自然條件、社會(huì)條件、競爭樓盤信息等；項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)草案相關(guān)文件，概念設(shè)計(jì)相關(guān)文件及項(xiàng)目設(shè)施指導(dǎo)書，方案設(shè)計(jì)文本及相關(guān)文件，房產(chǎn)證，預(yù)測報(bào)告，預(yù)售許可證；資產(chǎn)、法務(wù)等相關(guān)合同，等等。
第二部分是房產(chǎn)銷售和租賃檔案。其主體是房屋銷售或租賃過程中雙方形成的合同。銷售一套房屋就有與之相應(yīng)的一份產(chǎn)權(quán)，就有一套合同及相關(guān)資料，一套合同及相關(guān)資料就組成一卷檔案。因此，合同在房地產(chǎn)檔案數(shù)量中占了很高的比例。這類檔案雖然數(shù)量多，但同一項(xiàng)目的每卷檔案組成基本相同，一般包含房屋買賣合同、買賣合同補(bǔ)充協(xié)議、業(yè)主公約、戶型圖、產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件、戶主身份證復(fù)印件、定購書等。當(dāng)然還有一些特殊情況，比如某位客戶親筆承諾書，承諾他首次在本地購房，那這份承諾書最好也應(yīng)放入銷售檔案中。由于同一樓盤中不同房屋購買時(shí)間不同，辦理產(chǎn)權(quán)的時(shí)間也不同，這些不確定因素使房產(chǎn)銷售檔案的形成和收集也有時(shí)間上不確定的特點(diǎn)，營銷部門人士必須堅(jiān)持動(dòng)態(tài)性管理。所以，一般應(yīng)該是一個(gè)樓盤所有房屋銷售完畢，有關(guān)證件辦理完畢，才能將這些檔案移交給檔案室。
三、檔案管理應(yīng)注重整理環(huán)節(jié)
在檔案管理工作若干環(huán)節(jié)中，整理工作是核心，不僅花費(fèi)時(shí)間較長，而且直接關(guān)系到以后的統(tǒng)計(jì)、檢索、查閱等。剛剛講到的動(dòng)態(tài)性管理主要是企業(yè)中相關(guān)職能部門人員的工作，而整理肯定是專職檔案工作者的工作。關(guān)于整理，筆者只談?wù)撊c(diǎn)。
經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度很快，科技的發(fā)展也和經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展，很多新的科技取代了過去的傳統(tǒng)的落后的技術(shù)。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也有很多新的機(jī)會(huì)。我國在改革開放以后，經(jīng)濟(jì)上也取得了迅速的發(fā)展，科技也取得了很大的進(jìn)步。我國的電力企業(yè)也順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，順應(yīng)中國先進(jìn)的生產(chǎn)力的發(fā)展要求，要推行新的發(fā)展政策。要抓住發(fā)展機(jī)遇，進(jìn)行深化改革，積極的發(fā)展的政策。對(duì)企業(yè)的管理模式要積極創(chuàng)新。進(jìn)行更好地調(diào)整，使生產(chǎn)要素得到最高效的應(yīng)用。通過最好的管理，提高企業(yè)的效益。而對(duì)企業(yè)的檔案的管理是企業(yè)管理的重要組成部分。企業(yè)能否經(jīng)營的更好，就要加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，提高對(duì)檔案管理的水平。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
我們都知道企業(yè)的檔案管理很重要，那么接下來我們就系統(tǒng)的進(jìn)行分析。第一、企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和決策人要對(duì)檔案的管理工作起到足夠的重視，要清楚，企業(yè)檔案的管理工作能為企業(yè)的經(jīng)營提供重要的信息。這樣才能讓經(jīng)營者可以對(duì)企業(yè)的發(fā)展過去有更好的了解，這樣才能對(duì)企業(yè)未來的經(jīng)營更好地把握。企業(yè)的檔案是一個(gè)企業(yè)的特有的信息。所以企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者一定要對(duì)其有足夠的重視，要加強(qiáng)這方面的工作，將其系統(tǒng)的列入到經(jīng)營的管理工作上。另外還要設(shè)立職工的責(zé)任考核制度，對(duì)檔案工作要系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)。采取科學(xué)的管理方式。這樣才能保證工作的順利進(jìn)行。
第二，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視工作以后，我們還要根據(jù)電力企業(yè)的特點(diǎn)來制定相關(guān)的制度來完成檔案的管理工作。這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的管理工作順利的進(jìn)行，在遇到問題的時(shí)候可以根據(jù)規(guī)章制度來解決，可以將檔案的管理更加規(guī)范和科學(xué)。一般的檔案管理制度其中包括科技檔案管理制度、文書檔案管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案保密制度、檔案鑒定和銷毀制度、圖書資料管理制度、檔案管理員崗位職責(zé)等制度。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)的不斷改革和完善，我們依據(jù)四川省電力公司總經(jīng)理工作部編制的檔案管理文件匯編(二)，以及中國電力出版社出版的《電力科技檔案管理手冊(cè)》重新編制了《西昌電業(yè)局檔案管理制度》，并以文件的形式擬發(fā)了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案鑒定、銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組的文件。
第三，另外還要在法律制度上加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，建立相關(guān)的法律制度。這樣才能保證檔案管理的實(shí)行。要做到讓公司的工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)法律規(guī)范，認(rèn)真的按照法律制度工作。這樣才能使得工作的進(jìn)行更加順利。
二、電力企業(yè)檔案管理的實(shí)施方法
1.進(jìn)一步完善企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則。如何進(jìn)一步完善電力企業(yè)的檔案管理工作，首先要通過財(cái)務(wù)來結(jié)合公司內(nèi)會(huì)計(jì)的特點(diǎn)，和現(xiàn)實(shí)的情況，按照一些有關(guān)的規(guī)定來建立適合于本公司的會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)政策。我們要對(duì)有關(guān)的會(huì)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行搜集工作，然后要將這些資料進(jìn)行整理和編輯工作。再通過這些信息建立相應(yīng)的規(guī)章制度。另外，我們還有在一定時(shí)期內(nèi)就對(duì)會(huì)計(jì)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行存檔，比如說會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、賬簿等等。要將這些資料裝訂成冊(cè)，按照傳統(tǒng)的檔案管理方式將他們存檔。在存檔過程中還要注意一些問題，比如說由計(jì)算機(jī)打印的賬簿，一定要填制賬簿啟用表格和科目的目錄。還有在賬簿的封面一定要填寫好名稱和單位。還要在賬簿和報(bào)表上表上打印的頁碼。
在建立會(huì)計(jì)的檔案時(shí)，我們還要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的管理方式填寫有關(guān)的信息。還要派專人進(jìn)行檔案的管理工作，將會(huì)計(jì)的檔案交到檔案室。注意在交接的時(shí)候要保證數(shù)量清晰和檔案的完整。如果是計(jì)算機(jī)存檔的，要進(jìn)行備份，可以在計(jì)算機(jī)上在備份或者是存在磁盤、光碟上還可以進(jìn)行異地的備份。這樣一旦資料原始的資料消失，還有備份存在。另外，一定要制定相關(guān)的管理政策。尤其是對(duì)電子會(huì)計(jì)的檔案的管理。實(shí)行多套保管制度。將所有的電子會(huì)計(jì)的檔案都刻錄成光盤以保存?zhèn)浞?，這樣才能保證信息的安全性。
2.樹立效益觀念。一般的人以為檔案工作就是對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用檔案。只會(huì)聯(lián)想到一些學(xué)術(shù)的理論或者一些管理技術(shù)問題。但是要想檔案工作能更好的生存發(fā)展，還可以自己進(jìn)行創(chuàng)收工作，但是在這一工作下，我們不能只注重效益，還應(yīng)該做好本職的工作，做好基礎(chǔ)性的工作，再進(jìn)行檔案的創(chuàng)收。這樣才能為電力企業(yè)創(chuàng)造更好的效益，才可以向公司提供更多有用的信息。只有這樣才能使其長久的發(fā)展。
電力企業(yè)檔案工作要發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案人員的自覺性、積極性，提高檔案人員的工作能力。培訓(xùn)的方式因地因人而異，可以現(xiàn)場培訓(xùn)，將培訓(xùn)和實(shí)際操作相結(jié)合，使檔案人員較快地掌握檔案工作基本要領(lǐng)。在日益發(fā)展的新形勢下，要想做好電力企業(yè)檔案管理工作，必須建立一支有專業(yè)知識(shí)，有文化素質(zhì)，政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍，定期培訓(xùn)則是建立高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍的重要途徑。通過培訓(xùn)使檔案專業(yè)人員更加適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，采取積極措施抓好知識(shí)更新、引進(jìn)、消化，適應(yīng)信息技術(shù)的成果，擁有更廣博的知識(shí)，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，從而更為有效的實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作，為企業(yè)服務(wù)。
3.必須提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)前，電力事業(yè)發(fā)展日新月異，突飛猛進(jìn)。在這個(gè)發(fā)展過程中，對(duì)檔案信息的需求也是快速的、全方位的，檔案工作必須按照科學(xué)發(fā)展觀要求，與時(shí)俱進(jìn)，全面推進(jìn)。要充分發(fā)揮行業(yè)優(yōu)勢，利用先進(jìn)的檔案管理軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，利用微機(jī)輸入卷內(nèi)、案卷目錄，對(duì)檔案進(jìn)行編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等，對(duì)各種文件、圖樣、表格進(jìn)行組卷、分類、保護(hù)、編研等，達(dá)到該收集歸檔的全部輸入微機(jī)上網(wǎng)，實(shí)施微機(jī)化管理。要不斷加大檔案管理的投資力度，大力加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)，改善管理?xiàng)l件。
4.搞好“四個(gè)服務(wù)”是檢驗(yàn)檔案管理工作成效的標(biāo)準(zhǔn)。檔案作為企業(yè)政務(wù)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作、如何發(fā)揮檔案管理工作的職能，依法建立健全檔案，并提供檔案的運(yùn)用價(jià)值，其檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)，我認(rèn)為就是要搞好“四個(gè)服務(wù)”。一是檔案管理工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。建立檔案的目的在于利用，檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，就是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求，及時(shí)、完整地提供各種檔案的信息資源；二是為工程維護(hù)查詢服務(wù)。工程的施工維護(hù)需要查閱相關(guān)的設(shè)計(jì)及技術(shù)資料、檔案管理人員平時(shí)要對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)分類、整理保管，做到及時(shí)提供，準(zhǔn)確無誤；三是為企業(yè)技術(shù)改造工作服務(wù)。隨著電力資源的開發(fā)，電氣設(shè)備的更新改造是企業(yè)整合資源，擴(kuò)大再生產(chǎn)，參與市場競爭，提高經(jīng)濟(jì)效益的有效方式，由于技術(shù)資料具有較強(qiáng)的連貫性，因此保護(hù)好、存儲(chǔ)好、利用好檔案資料，可以減少投資，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益；四是為歷史見證服務(wù)。檔案是企業(yè)的歷史見證。建立檔案的目的除了客觀真實(shí)地反映某個(gè)時(shí)期企業(yè)的發(fā)展外，同時(shí)也是一種社會(huì)資源，是企業(yè)歷史發(fā)展的見證。
總之，檔案作為一種特定的社會(huì)資源，建在當(dāng)代，利在千秋，加強(qiáng)檔案的管理，對(duì)企業(yè)、對(duì)社會(huì)是件極為有利的大事。我們要按照檔案法規(guī)的要求，發(fā)揮職能，開拓創(chuàng)新、立足現(xiàn)實(shí)、著眼未來，扎實(shí)工作，為地方電力建設(shè)做出貢獻(xiàn)。
2 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的屬性和特征
房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)公司有效開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)建設(shè)部分，其基本特征主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是檔案管理的專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案管理是基于房地產(chǎn)專業(yè)活動(dòng)產(chǎn)生的真實(shí)、具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，房地產(chǎn)業(yè)務(wù)自身的專業(yè)性特征決定了其檔案管理有著相關(guān)聯(lián)的專業(yè)性要求與特殊規(guī)定。從一定意義上看，在房屋建設(shè)及其具體操作活動(dòng)中會(huì)直接生成大量有參考價(jià)值的檔案，房地產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)的國家建房、集資建房，買賣、擔(dān)保、抵押等專業(yè)問題也需要管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。二是檔案地域性特征明顯。作為房地產(chǎn)業(yè)的重要存檔資料（房子、土地）需要以明確的地域性加以歸檔與記錄，專業(yè)性的房地產(chǎn)檔案管理需要明確與重點(diǎn)存檔資料相關(guān)的一切歷史、現(xiàn)實(shí)信息。三是檔案管理時(shí)效性強(qiáng)。房地產(chǎn)業(yè)的政策時(shí)效性十分關(guān)鍵，對(duì)現(xiàn)實(shí)政策的關(guān)注與對(duì)歷史政策的追溯能夠幫助研究人員掌握影響房地產(chǎn)政策變化的重要信息，同時(shí)，房地產(chǎn)業(yè)自身的時(shí)效性也十分明顯，這是由房地產(chǎn)權(quán)歸屬等的動(dòng)態(tài)性問題引起的。
3 當(dāng)前房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及其問題
1.相關(guān)檔案管理人員自身的管理意識(shí)不強(qiáng)
當(dāng)前，在房地產(chǎn)企業(yè)中，存在一部分的檔案管理人員對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)不夠，思想上對(duì)檔案管理的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了工作過程推諉、效率較低，對(duì)于檔案資料的收納、規(guī)整等一些列工作流程缺乏科學(xué)的指導(dǎo)。此外，還有一些房地產(chǎn)企業(yè)中的檔案管理人員不是“科班”出身，導(dǎo)致了其檔案管理的能力不足，這也是導(dǎo)致房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理成效較低的一個(gè)因素。
2.企業(yè)有關(guān)部門對(duì)于檔案管理的制度建設(shè)不足
很多房地產(chǎn)企業(yè)在各個(gè)部門的發(fā)展中，都已經(jīng)配備了完善的制度和規(guī)范。然而，就檔案管理部門而言，很多制度和規(guī)范的建設(shè)更新力度不夠，很多制度和規(guī)范都是多年之前的，或者不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理部門的發(fā)展。企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理制度的認(rèn)識(shí)也是影響檔案管理長效發(fā)展的重要因素。
3.信息時(shí)代下現(xiàn)代檔案的發(fā)展不夠
近年來，隨著科技的進(jìn)一步發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，給各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了重要的影響，催生了現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的成長。然而，在很多房地產(chǎn)企業(yè)中，很多檔案管理工作都是“紙上談兵”，對(duì)于數(shù)字化和電子化的檔案管理工作缺乏深入的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了檔案管理能力和成效相對(duì)較低。
4 提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理成效的思考
1.從思想入手，?D變工作作風(fēng)
想要提高企業(yè)檔案管理工作成效，首先就要從管理人員自身入手。人是根本，而對(duì)于人的管理是企業(yè)管理的核心。在房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作中，應(yīng)該重視每一個(gè)檔案管理人員的思想教育和培訓(xùn)工作，切實(shí)的讓每一個(gè)檔案管理人員都能充分的提高自身的管理思維和認(rèn)識(shí)，以積極主動(dòng)的工作態(tài)度推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。思想是認(rèn)識(shí)的源泉，只有從思想上進(jìn)行科學(xué)有效的教育，才能推動(dòng)實(shí)際行為規(guī)范的落實(shí)。此外，房地產(chǎn)企業(yè)還應(yīng)該重視對(duì)檔案管理人員工作技能的培訓(xùn)，定期或者不定期的開展相關(guān)的檔案培訓(xùn)工作，切實(shí)的提高每一個(gè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力，保障房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的長效發(fā)展。
2.重視現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施和配套的投入
信息時(shí)代，科技的優(yōu)勢和便利給檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇?，F(xiàn)代化檔案管理模式是集便捷、快速、效率、易保存、好管理等多種優(yōu)點(diǎn)于一體，這對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)在快速發(fā)展中來說，具有重要的意義。所以，企業(yè)應(yīng)該切實(shí)的重視對(duì)檔案管理設(shè)施和基礎(chǔ)配套的投入，及時(shí)的更新老舊的管理設(shè)施，推動(dòng)電子化、數(shù)字化檔案管理與系統(tǒng)的建設(shè)，從而提高企業(yè)檔案管理工作的成效。
2.盡快建設(shè)和完善企業(yè)檔案管理制度和規(guī)范
制度與規(guī)范的建設(shè)和完善，是細(xì)化管理措施和過程的重要保障。房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該立足企業(yè)管理原則和制度，從檔案管理部門自身的特殊性、必要性、有效性出發(fā)，以全面提高企業(yè)檔案管理成效為宗旨，推動(dòng)檔案管理部門制度和規(guī)范的完善。堅(jiān)持檔案管理部門，有制度可以依靠、有規(guī)范必須依靠、違反制度必須追究、追究過程有規(guī)范指導(dǎo)的系統(tǒng)模式，提高檔案管理部門工作成效。
4.科學(xué)的對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)
房地產(chǎn)檔案管理關(guān)系到我國產(chǎn)權(quán)所屬的登記控制，關(guān)系到投資企業(yè)與施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。隨著我國城市改造與新城擴(kuò)建腳步的不斷加快，房地產(chǎn)企業(yè)以及相關(guān)職能部門的檔案管理成為了影響人民切身利益以及企業(yè)效益的關(guān)鍵因素。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、影響著拆遷戶的經(jīng)濟(jì)利益。在現(xiàn)代城市擴(kuò)建與改造過程中，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作開展需要以社會(huì)現(xiàn)狀以及行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀作為基礎(chǔ)，以科學(xué)的分析實(shí)現(xiàn)科學(xué)的房地產(chǎn)檔案管理工作。
1、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析
在現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作中，受企業(yè)管理水平以及拆遷工作進(jìn)度影響，檔案收集的時(shí)間存在差異。而房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理工作水平直接影響了檔案管理工作的實(shí)施。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作需要專業(yè)人才的責(zé)任心以及專業(yè)技術(shù)水平作為基礎(chǔ)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化。在對(duì)我國房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案管理人員非專業(yè)化現(xiàn)象十分突出。這一問題直接導(dǎo)致了房地產(chǎn)開發(fā)過程中各項(xiàng)檔案管理工作開展的現(xiàn)狀。我國房地產(chǎn)開發(fā)過程中漏案現(xiàn)象十分普遍。動(dòng)遷戶檔案漏入、要好選房漏入等造成了房地產(chǎn)開發(fā)過程中問題的發(fā)生。這對(duì)這樣的情況，現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)從檔案管理體系以及相關(guān)人員的完善人手，通過強(qiáng)化管理體系的完善實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)開展。
2、新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理工作的科學(xué)開展
現(xiàn)代人們法律意識(shí)的增強(qiáng)使得房地產(chǎn)開發(fā)過程中相關(guān)問題日益凸顯。而房地產(chǎn)企業(yè)的方案管理工作開展將影響到企業(yè)的信譽(yù)以及開發(fā)過程的通順。針對(duì)這樣的情況，現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)從檔案管理工作入手，以相關(guān)檔案的科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的最大化、實(shí)現(xiàn)動(dòng)遷戶利用的最大化。以檔案管理工作的開展避免開發(fā)過程中相關(guān)問題的發(fā)生。
2.1增強(qiáng)檔案管理意識(shí)促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的開展
現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，以增強(qiáng)檔案掛你意識(shí)促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開展，促進(jìn)拆遷過程中相關(guān)信息與檔案管理的科學(xué)開展。通過檔案管理意識(shí)的增強(qiáng)為企業(yè)檔案管理工作的開展、相關(guān)業(yè)務(wù)的開展奠定基礎(chǔ)。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)從轉(zhuǎn)變關(guān)鍵人手、強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。針對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工作中檔案管理存在的問題進(jìn)行相應(yīng)的改革，以此促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開展。受房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，我國房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理工作中存在諸多的問題。這些問題需要企業(yè)從檔案管理理念的改革以及重視入手進(jìn)行檔案管理體系的完善。以檔案管理體系的完善促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開展那，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益與業(yè)主利益的協(xié)調(diào)。
2.2運(yùn)用數(shù)據(jù)化房產(chǎn)檔案管理促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開展
針對(duì)現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)過程中，房產(chǎn)檔案信息復(fù)雜、不同產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)混合存在的問題。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)積極運(yùn)用數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理技術(shù)開展企業(yè)的檔案管理工作。以房地產(chǎn)開發(fā)過程中數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用避免開發(fā)過程以及進(jìn)戶入戶問題的發(fā)生。以數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)開發(fā)過程中相關(guān)檔案信息的管理、避免常見問題的發(fā)生。針對(duì)開發(fā)過程中不同產(chǎn)權(quán)的補(bǔ)償問題、分戶問題以及米數(shù)增添問題等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的科學(xué)管理，以此保障檔案管理工作的科學(xué)開展、保障相關(guān)信息的完整以及信息的利用。
2.3以房地產(chǎn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的開展
現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)在管理體系完善的基礎(chǔ)上加強(qiáng)相關(guān)部門隊(duì)伍額度建設(shè)，以檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的提高促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的開展。現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)注重檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，加強(qiáng)相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能的配需與培養(yǎng)。以此實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理、實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤最大化的目標(biāo)。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)與職業(yè)道德培訓(xùn)。以強(qiáng)化崗位職責(zé)與責(zé)任心作為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案管理工作的有效實(shí)施。通過技術(shù)培訓(xùn)工作實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平的提高、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的科學(xué)開展。另外，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)還應(yīng)針對(duì)檔案管理工作跨學(xué)科、專業(yè)性以及技術(shù)性較強(qiáng)的特點(diǎn)建立完善的隊(duì)伍建設(shè)與培訓(xùn)體系，以此提高企業(yè)檔案管理工作的綜合水平，為數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用、相關(guān)工作的開展奠定基礎(chǔ)。
2.4強(qiáng)化檔案管理制度的完善與執(zhí)行，促進(jìn)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理工作的開展
在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理體系完善的同時(shí)，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)還應(yīng)強(qiáng)化相關(guān)管理制度的完善與執(zhí)行。以制度化管理提高檔案管理的效果。以制度的貫徹執(zhí)行將相關(guān)管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。在現(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理工作中，制度體系的完善與執(zhí)行決定了檔案管理工作的成效、決定了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益?，F(xiàn)代房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)應(yīng)從自身實(shí)際情況入手、進(jìn)行相關(guān)管理體系的完善。同時(shí)給偶見科學(xué)的監(jiān)督機(jī)制，將檔案管理制度貫徹執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的最終目的。
3、科學(xué)認(rèn)識(shí)新時(shí)期下房地產(chǎn)檔案管理工作的意義，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)開展
2.房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
2.1房地產(chǎn)檔案管理缺乏制度化
檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵，但目前我國很多房地產(chǎn)企業(yè)在檔案管理制度的建立上還不到位，房地產(chǎn)檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，部分房地產(chǎn)企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的貫徹執(zhí)行，房地產(chǎn)檔案管理工作人員對(duì)檔案管理的重視度不夠，文件資料整理不及時(shí)，亦不能及時(shí)相關(guān)有效的房地產(chǎn)政策，無法滿足房地產(chǎn)用戶需求。
2.2房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
隨著檔案數(shù)字化步伐的加快，提供高質(zhì)量的房地產(chǎn)信息服務(wù)成為今后檔案管理人員的主要工作內(nèi)容，這就要求檔案管理人員不僅要具有房地產(chǎn)檔案知識(shí)，還要具有敏銳的信息洞察力，能夠根據(jù)用戶的需要，提供有價(jià)值的房地產(chǎn)檔案信息給用戶；同時(shí)還要具有相應(yīng)的信息技術(shù)，能夠創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的信息界面，這就使得僅僅具有檔案管理知識(shí)的檔案管理人員面臨著素質(zhì)與能力的提升問題。
2.3欠缺完善的檔案檢索體系
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作已經(jīng)逐漸被信息化所替代，這為檔案管理工作提供非常多的便利和幫助。但在房地產(chǎn)企業(yè)中并沒有建立完善的檢索體系，并沒有快速地查找到相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案內(nèi)容，這會(huì)對(duì)房地產(chǎn)的后期工作帶來一定的影響。
2.4房地產(chǎn)檔案的利用率不高
建立房地產(chǎn)檔案的目的，就是為了讓檔案用戶使用，最大限度提高其資源利用率。而從房地產(chǎn)檔案管理的實(shí)際來看，房地產(chǎn)檔案的開放度極低，即使檢察院要獲取相關(guān)的房產(chǎn)資料，也有相當(dāng)?shù)碾y度，對(duì)普通老百姓來說，想利用房地產(chǎn)檔案資料來化解糾紛，在當(dāng)前實(shí)施起來很困難。
3.房地產(chǎn)檔案管理的有效措施
3.1與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
房地產(chǎn)檔案數(shù)量越來越大，檔案材料種類越來越多。與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理，才能幫助用戶全面利用房地產(chǎn)檔案，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。首先，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)樹立房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意識(shí)。隨著時(shí)代的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案材料的增加，增加了檔案保管和利用的困難，傳統(tǒng)的檔案管理方式己經(jīng)不能保證檔案整理的便捷高效，導(dǎo)致管理檔案的大量積壓，無法適應(yīng)房地產(chǎn)檔案管理工作的發(fā)展。只有與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化，規(guī)范檔案管理工作，才能有效地解決檔案積壓的問題。其次，應(yīng)逐步將檔案現(xiàn)代化管理與利用納入工作計(jì)劃，列入檔案現(xiàn)代化管理重要目錄進(jìn)行考核，完善檔案管理的現(xiàn)代化考核制度。這樣不僅能夠督促房地產(chǎn)檔案管理工作的進(jìn)行，也能在考核中發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足，便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)考核的狀況，有針對(duì)性地解決檔案工作中實(shí)際存在的困難和出現(xiàn)的問題。
3.2全面提升房地產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
做好房地產(chǎn)檔案管理工作，除了建立完善合理的檔案管理制度外，提高房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)素質(zhì)也十分重要。人才是事業(yè)的基礎(chǔ)，檔案管理工作的高效執(zhí)行，需要檔案管理組織擁有業(yè)務(wù)水平過硬、綜合素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理人員。管理隊(duì)伍水平的提升，需要房地產(chǎn)企業(yè)不斷進(jìn)行現(xiàn)有房地產(chǎn)檔案管理人員的針對(duì)性培訓(xùn)，加深其對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并通過持續(xù)的培訓(xùn)過程中不斷提升其檔案管理技能。
3.3加強(qiáng)客戶研究及深層次的信息服務(wù)
對(duì)房地產(chǎn)檔案用戶進(jìn)行調(diào)查研究，確定用戶的信息需求方向，有針對(duì)性地為客戶開發(fā)相應(yīng)的服務(wù)。例如，在房屋拆遷中，有的民宅雖然被列入文物保護(hù)，由于年代久遠(yuǎn)，很難出具相應(yīng)的證明，這就為房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)提供了方向。房地產(chǎn)檔案管理整理出相應(yīng)的資料，供用戶查詢，然后利用原始檔案資料，為用戶維護(hù)合法利益，還可以收取合理的費(fèi)用。
3.4確保檔案信息檢索體系的科學(xué)性
1.房地產(chǎn)檔案概述
1.1房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)
房地產(chǎn)檔案主要由三種檔案組成，包括房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、使用管理檔案和建設(shè)工程檔案。房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，法律憑據(jù)性。房地產(chǎn)檔案是一份證明房地產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)權(quán)益的，具有法律憑據(jù)的文件。其是基于當(dāng)前國家實(shí)際國情及相關(guān)法律法規(guī)下而形成的，并由政府相關(guān)職能部門對(duì)其進(jìn)行仔細(xì)登記、確認(rèn)和規(guī)范，是房地產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的物質(zhì)體現(xiàn)，房地產(chǎn)檔案能為房地產(chǎn)權(quán)力人與房地產(chǎn)權(quán)力之間的關(guān)系提供重要的、最原始的憑證，進(jìn)而為房地產(chǎn)權(quán)管理與保障提供合法、可靠的法律憑據(jù)。第二，動(dòng)態(tài)性。房地產(chǎn)的動(dòng)態(tài)性主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面是房地產(chǎn)自身出現(xiàn)了變化，例如城市規(guī)劃、舊屋拆除、舊屋翻修導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)滅失等；另外一方面則是房地產(chǎn)受外部條件影響而發(fā)生的變化，例如房屋買賣、饋贈(zèng)、繼承、轉(zhuǎn)讓等原因?qū)е路康禺a(chǎn)權(quán)屬發(fā)生變更。為了確保房地產(chǎn)權(quán)利的現(xiàn)勢性與一致性，就必須對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。第三，區(qū)域性。我國法律明確規(guī)定在一個(gè)行政區(qū)內(nèi)只能有一家房地產(chǎn)發(fā)證機(jī)關(guān)。屬地管理是房地產(chǎn)檔案管理的基本原則，每一處房地產(chǎn)權(quán)屬的記錄與管理在一個(gè)行政區(qū)內(nèi)都是唯一的，因而房地產(chǎn)檔案管理是否具有科學(xué)性、合理性，將對(duì)該行政區(qū)的房地產(chǎn)管理秩序與進(jìn)程產(chǎn)生直接的影響。
1.2房地產(chǎn)檔案作用
一是能夠有效解決群眾糾紛。隨著城市建設(shè)進(jìn)程的不斷加深，房地產(chǎn)糾紛問題也在不斷增加。而具有法律效應(yīng)的房地產(chǎn)檔案能為房地產(chǎn)糾紛問題提供重要的原始憑據(jù)，從而有效解決房地產(chǎn)糾紛。
二是能夠?yàn)槌菂^(qū)改建項(xiàng)目工程及房地產(chǎn)企業(yè)的投資決策提供可靠的依據(jù)。隨著城市建設(shè)進(jìn)程的不斷加深，大量的棚戶區(qū)得到大規(guī)模改建，但是在棚戶區(qū)改建拆遷過程中，仍存在較多急需解決的問題，例如拆遷的房屋是否具備合法的權(quán)屬、拆遷的面積大小、拆遷范圍內(nèi)的人口多少等等。而房地產(chǎn)檔案能為這些問題提供最為原始的依據(jù)，通過仔細(xì)核實(shí)，從而有效解決這些問題。
三是能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)權(quán)屬仲裁提供重要依據(jù)，并為房地產(chǎn)交易提供重要的信息服務(wù)。隨著當(dāng)前房地產(chǎn)市場的蓬勃發(fā)展，二手房的交易情況也在逐漸增多，由于購房者對(duì)于所購房產(chǎn)信息沒有一個(gè)全面仔細(xì)的了解，導(dǎo)致出現(xiàn)民事糾紛，這類情況也在逐漸增加。房地產(chǎn)檔案能為購房者提供所購房屋的原始信息，幫助購房者進(jìn)一步了解所購房屋的具體情況，核實(shí)產(chǎn)權(quán)證真假，從而避免民事糾紛的出現(xiàn)[1]。
2.房地產(chǎn)檔案的分類方法探析
2.1根據(jù)主題分類方法
每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目都是由多個(gè)不同的項(xiàng)目組成，且不同的房地產(chǎn)項(xiàng)目之間存在一定的差異性，例如地域、規(guī)模等，所以根據(jù)主題分類方法進(jìn)行分類，其實(shí)就是按照房地產(chǎn)項(xiàng)目的不同進(jìn)行分類。每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目從啟動(dòng)到建成銷售，都會(huì)產(chǎn)生大量不同的檔案，例如將房地產(chǎn)項(xiàng)目上報(bào)政府進(jìn)行批示，聘請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)各種工程建設(shè)圖紙，建成后銷售等都會(huì)產(chǎn)生大量不同的檔案，不同需求的人群會(huì)形成不同的使用檔案，這是每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目所獨(dú)有的特點(diǎn)，是其他房地產(chǎn)項(xiàng)目無法復(fù)制的。每一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目都具有獨(dú)特的、強(qiáng)烈的項(xiàng)目特征，因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案分類時(shí)，必須對(duì)這些項(xiàng)目特征進(jìn)行充分考慮，并且有效地在各個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目中建立有機(jī)聯(lián)系，便于房地產(chǎn)檔案查考利用工作的進(jìn)行[2]。
2.2根據(jù)種類分類方法
房地產(chǎn)檔案種類分類方法就是將房地產(chǎn)檔案按照權(quán)屬檔、使用管理檔案和建設(shè)工程檔案來進(jìn)行分類。種類分類方法是房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類中最為常用的方法。其中房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的主要作用就是能夠清楚證明房屋產(chǎn)權(quán)的歸屬，具有法律系、證據(jù)性、嚴(yán)肅性的特點(diǎn)。房地產(chǎn)使用管理檔案主要是指房地產(chǎn)日常管理中所形成的檔案，同時(shí)也是廣大人民群眾使用最廣泛的房地產(chǎn)檔案類型。而房地產(chǎn)建設(shè)工程檔案主要是指房地產(chǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)過程中所形成的檔案，是對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目工程建設(shè)過程的一個(gè)相關(guān)記錄，例如房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程圖紙、施工計(jì)劃、施工周期、竣工檔案等。此外，相較于其他兩種檔案，房地產(chǎn)建設(shè)工程檔案具有較高參考價(jià)值。根據(jù)種類分類的方法對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行合理分類，不僅能夠讓房地產(chǎn)企業(yè)中不同部門明確自己的職責(zé)，還能為房地產(chǎn)檔案管理工作提供便利。
2.3根據(jù)時(shí)間分類方法
相較于其他行業(yè)，房地產(chǎn)行業(yè)受影響因素較多，例如國家政策、市場經(jīng)濟(jì)等因素，加上房地產(chǎn)行業(yè)自身具有一定的政策性和時(shí)效性，這就決定了其具有極強(qiáng)的時(shí)間性。因此，房地產(chǎn)檔案還能夠根據(jù)時(shí)間的順序進(jìn)行分類，例如將房地產(chǎn)檔案分為月度、季度、年度的分類方法。使得一個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目的所有檔案聚集在一起，這樣有助于房地產(chǎn)企業(yè)明確把握房地產(chǎn)項(xiàng)目情況，并根據(jù)情況制定后續(xù)計(jì)劃。采用這種分類方法具有以下幾點(diǎn)好處：第一，按照月度分類的方法，周期較短，能夠在短期內(nèi)為房地產(chǎn)企業(yè)的市場發(fā)展給予有效的指導(dǎo)，但是不適應(yīng)長期發(fā)展需要。第二，按季度分類的方法，時(shí)間周期相對(duì)適宜，能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)企業(yè)的發(fā)展給予很大幫助。房地產(chǎn)行業(yè)具有投入大、風(fēng)險(xiǎn)高的特點(diǎn)，因此，房地產(chǎn)企業(yè)的任何一步發(fā)展方向的制定都是至關(guān)重要的，而采用按季度分類的方法是房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展中勢在必行的一步。第三，按年度分類的方法，該方法主要就是對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)一年活動(dòng)的總結(jié)提供重要的依據(jù)，這樣能夠更好的符合政府對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)進(jìn)行宏觀調(diào)控政策，從而幫助房地產(chǎn)企業(yè)更好的發(fā)展。
3.做好房地產(chǎn)檔案管理工作
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的當(dāng)下，房地產(chǎn)行業(yè)增長迅速，在增長過程中帶來的大量檔案也成為相關(guān)企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關(guān)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展相關(guān)檔案管理工作得到了一個(gè)滿意的解決方案，現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數(shù)字化技術(shù)同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數(shù)字化技術(shù)還具有一定的智能化特點(diǎn)，可以以較高的效率處理相關(guān)數(shù)據(jù)文檔，基于網(wǎng)絡(luò)還可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)有關(guān)方面的信息交流，進(jìn)一步提升管理效率，提升房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會(huì)發(fā)展的需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)
用所注意的事項(xiàng)目前房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量的運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我們帶來了很多的便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)的做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，進(jìn)一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關(guān)檔案的真實(shí)性也是檔案管理的重要組成部分，對(duì)于檔案而言其本身最基本的特征就是真實(shí)性。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強(qiáng)，防止有關(guān)人員借檔案管理數(shù)字化之便，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行更改，進(jìn)一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強(qiáng)在該方面的監(jiān)管力度要堅(jiān)決杜止此類行為。檔案數(shù)字化管理的根本目的在于提升數(shù)據(jù)管理的便捷程度，在檔案數(shù)據(jù)化管理的過程中相關(guān)管理者要注意不斷提升數(shù)據(jù)使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)管理者的使用需求，還要進(jìn)一步滿足普通用戶的使用需求。數(shù)據(jù)的處理不能局限于管理，還要不斷提升數(shù)據(jù)內(nèi)容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感。
2房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理目前所面臨的問題
當(dāng)前我國有關(guān)檔案數(shù)字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理智能化，增強(qiáng)了相關(guān)檔案管理的安全性和便捷度。但是一個(gè)事物的發(fā)展是長期的，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問題需要我們解決。首先在檔案數(shù)字化管理的過程中相關(guān)檔案的搜集存儲(chǔ)還存在不少問題，在相關(guān)信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導(dǎo)致相關(guān)資料的錯(cuò)誤性，這會(huì)讓信息的真實(shí)性降低，進(jìn)一步降低數(shù)字化管理的可信賴程度。此外相關(guān)的檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，服務(wù)單一，很難滿足消費(fèi)者漸漸增長的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關(guān)管理工作的進(jìn)行，還將令相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)受損導(dǎo)致很多服務(wù)的開展能力低，進(jìn)一步限制相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化開展的同時(shí)企業(yè)的相關(guān)人才結(jié)構(gòu)很難滿足企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的需要，相關(guān)技術(shù)能力還有待提升。相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，積極培養(yǎng)相關(guān)人才，增強(qiáng)管理者的管理能力和技術(shù)水平，進(jìn)一步促使相關(guān)管理人員能夠更好的進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)檔案處理的關(guān)系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進(jìn)行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式而言所受的約束條件相對(duì)較少，但是錄入方式相對(duì)較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數(shù)字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，而面對(duì)房地產(chǎn)之一信息量和數(shù)據(jù)量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯(cuò)誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內(nèi)容的真實(shí)性極有可能得不到保證。所以相關(guān)管理者在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化管理的過程中還應(yīng)當(dāng)注意保留相關(guān)的原始文件，以便于相關(guān)管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。
3房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用策略和方法
在房地產(chǎn)管理數(shù)字化日漸興起的當(dāng)下，做好管理工作不應(yīng)僅僅停留在房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關(guān)公司應(yīng)當(dāng)借助檔案管理數(shù)字化的契機(jī)，進(jìn)一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數(shù)字化、信息化人才，積極吸收相關(guān)專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時(shí)展的需求。在檔案管理方面，相關(guān)部門要依據(jù)信息的內(nèi)容作出合理的劃分，依據(jù)信息內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案信息保存處理方案，進(jìn)一步保證相關(guān)信息的安全程度，防止相關(guān)信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)營造良好的信息安全環(huán)境，建立相應(yīng)的安全保護(hù)制度和應(yīng)急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時(shí)在企業(yè)信息遭到破壞時(shí)可以將損失降到最低。對(duì)于檔案管理數(shù)字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對(duì)于公司的全局包括人員、設(shè)備、以及硬件的運(yùn)用都應(yīng)當(dāng)作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護(hù)外部環(huán)境的安全的保護(hù)，包括相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災(zāi)害、防護(hù)措施的管理等方面。應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理是一項(xiàng)很大的工程，包括操作安全管理、操作權(quán)限管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等。進(jìn)一步從技術(shù)上防止相關(guān)數(shù)字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數(shù)據(jù)化管理的同時(shí)，相關(guān)管理者還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)相關(guān)信息原件的保護(hù)，建立相應(yīng)的檔案室，配備專門人員保護(hù)這些信息。嚴(yán)格限制有關(guān)人員對(duì)檔案的獲取，防止相關(guān)檔案被篡改，進(jìn)一步保證相關(guān)檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，建立相應(yīng)的檔案室保護(hù)相應(yīng)的檔案原件也是防止數(shù)字化檔案出錯(cuò)的有效方法，方便在有關(guān)數(shù)字化數(shù)據(jù)出錯(cuò)時(shí)可以找到相關(guān)原件進(jìn)行更改和查詢。
4結(jié)束語
總而言之，建立一個(gè)完善并且安全程度高的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個(gè)漫長的過程，在這個(gè)過程當(dāng)中會(huì)遇到各式各樣的問題，還將會(huì)有越來越多的挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營管理者要做好充分的打算面對(duì)這一過程中的困難。要不斷積累自身經(jīng)驗(yàn)同時(shí)加強(qiáng)與同行業(yè)企業(yè)的相關(guān)合作，積極探索同相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對(duì)在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)控，最大限度的降低存在的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)，保障企業(yè)及用戶的信息安全?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶給了房地產(chǎn)業(yè)管理現(xiàn)代化的機(jī)會(huì)，相關(guān)部門要利用好這一機(jī)會(huì)加快內(nèi)部系統(tǒng)檔案管理的升級(jí)，加快檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部升級(jí)，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的內(nèi)部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關(guān)制度設(shè)施，建立有利于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的長效機(jī)制，將數(shù)字化的有效成果充分運(yùn)用在房地產(chǎn)管理上來，將科技成果真正運(yùn)用社會(huì)發(fā)展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心
參考文獻(xiàn)
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1、房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的地位
房地產(chǎn)企業(yè)的拆遷工作是一項(xiàng)“民心工程”、“實(shí)事工程”。拆遷工作的好壞，直接影響著老百姓的切身利益乃至整個(gè)社會(huì)的民生狀況。房地產(chǎn)拆遷檔案記錄了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、老百姓居住條件的改善過程以及社會(huì)城市建設(shè)的變遷過程。所以，房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的數(shù)量和質(zhì)量在某種程度上體現(xiàn)了房地產(chǎn)市場的秩序，反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，涉及著千家萬戶的生計(jì)。
2、房地產(chǎn)拆遷檔案的作用
(1)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案是檢查、審核拆遷活動(dòng)的重要依據(jù)，是即將消失或已經(jīng)消失的建筑物的原始記錄。由于它是原始建筑的真實(shí)記錄，因此可以作為歷史的見證和證據(jù)供后人利用，同時(shí)其自身所蘊(yùn)含的歷史和文化價(jià)值也是不可估量的，對(duì)于恢復(fù)和還原歷史面貌、了解和認(rèn)識(shí)人類社會(huì)的發(fā)展都有著極其重要的作用。
(2)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案不僅是區(qū)域建設(shè)發(fā)展中的寶貴資料，同時(shí)它也與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)穩(wěn)定以及人民群眾的安居樂業(yè)息息相關(guān)。它不但可以為區(qū)域管理、改造區(qū)域形象提供必要的依據(jù)，而且對(duì)保存區(qū)域信息、留存區(qū)域原貌有著重要意義。
(3)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案是房地產(chǎn)企業(yè)檔案的主要組成部分，它是保障被拆遷人合法權(quán)益的重要憑證，也是房地產(chǎn)企業(yè)管理房屋的重要依據(jù)，同時(shí)它在房屋易主、辦理產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等事宜中發(fā)揮著重要的作用，關(guān)系到老百姓的切身利益。
二、房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的特點(diǎn)
房地產(chǎn)拆遷檔案區(qū)別于其他門類檔案，具有內(nèi)容復(fù)雜、易變、利用群體相對(duì)穩(wěn)定的特點(diǎn)。
1、內(nèi)容的復(fù)雜性。拆遷改造本身是個(gè)較為復(fù)雜的工程，涉及的部門多、任務(wù)重、工期長，包括從調(diào)查摸底、測算計(jì)劃、動(dòng)遷審批至拆遷、安置、施工等多個(gè)階段，而且各個(gè)階段內(nèi)部又會(huì)有很多劃分。例如我集團(tuán)負(fù)責(zé)的開陽里危改小區(qū)在拆遷安置、補(bǔ)償問題上，根據(jù)被拆遷入意愿，分為回遷、外遷、貨幣補(bǔ)償、放棄等多種情況，甚為復(fù)雜，隨之產(chǎn)生的檔案在內(nèi)容上也必然會(huì)體現(xiàn)出復(fù)雜性的特點(diǎn)。
2、內(nèi)容的易變性。不同時(shí)期、不同階段、不同地區(qū)國家的拆遷政策不同，房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案在內(nèi)容上也會(huì)有所變化。以北京市為例，2001年11月1日起執(zhí)行北京市人民政府第87號(hào)令《北京市城市房屋拆遷管理辦法》，2003年5月1日起執(zhí)行北京市國土資源和房屋管理局《關(guān)于修訂<北京市房屋產(chǎn)權(quán)單位管理辦法>的通知》，危舊房改造拆遷執(zhí)行北京市人民政府辦公廳(京政發(fā)[2000]19號(hào))《關(guān)于印發(fā)北京市加快城市危舊房改造實(shí)施辦法(試行)的通知》等。隨著拆遷政策的變化，拆遷檔案也會(huì)隨之而變。
3、利用群體的相對(duì)穩(wěn)定性。房地產(chǎn)拆遷檔案所具有的特殊的依據(jù)和憑證作用，決定了拆遷檔案利用群體的相對(duì)固定性、穩(wěn)定性，即拆遷人、被拆遷人和法律糾紛解決部門。
三、拆遷檔案收集工作存在的問題
拆遷檔案的以上特點(diǎn)說明了拆遷檔案的收集工作會(huì)存在一定難度。筆者結(jié)合自身的工作實(shí)際發(fā)現(xiàn)，目前拆遷檔案的收集工作存在以下問題。
一是拆遷單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)比較薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，在拆遷工作中重施工、趕工期，輕視拆遷檔案資料的收集和整理工作，沒有將拆遷檔案工作納入企業(yè)管理中，嚴(yán)重影響了拆遷檔案的收集工作。
二是拆遷任務(wù)重，涉及的拆遷單位或部門多，拆遷人員流動(dòng)大，有些是單位崗位調(diào)整后轉(zhuǎn)崗到該崗位，拆遷人員專業(yè)水平較低，綜合素質(zhì)不高，有的工作人員缺乏責(zé)任心，對(duì)拆遷資料審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致原始記錄不準(zhǔn)確，不能真實(shí)反映拆遷工作的過程，給國家、企業(yè)和被拆遷人造成經(jīng)濟(jì)損失。
三是拆遷檔案管理制度不健全，特別是在歸檔范圍、歸檔時(shí)間上沒有統(tǒng)一的依據(jù)和制度，拆遷資料散失在個(gè)人手中，造成檔案人員的收集工作十分被動(dòng)。拆遷人員為了趕工期和方便自己利用，將拆遷資料據(jù)為己有，沒有配合檔案人員及時(shí)歸檔，導(dǎo)致收集的拆遷檔案存在不齊全、不完整問題，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案資產(chǎn)的流失。
四、加強(qiáng)拆遷檔案收集工作的對(duì)策
針對(duì)上述問題，筆者認(rèn)為加強(qiáng)拆遷檔案的收集工作，可以采取以下措施。
1、加大對(duì)拆遷檔案收集工作的宣傳力度，形成收集工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提高檔案意識(shí)。
具體做法：一是檔案部門要加強(qiáng)拆遷檔案收集工作的宣傳教育，使每一個(gè)拆遷工作人員都明白拆遷檔案在企業(yè)管理中的重要意義和作用，養(yǎng)成自覺保管和及時(shí)移交拆遷檔案的習(xí)慣，并將檔案意識(shí)貫穿于整個(gè)拆遷工作。二是加強(qiáng)對(duì)拆遷人員拆遷檔案收集要求的培訓(xùn)工作，明確在拆遷工作中拆遷檔案的收集范圍，保證歸檔文件材料的質(zhì)量和有效性。針對(duì)目前拆遷檔案管理的特點(diǎn)，我集團(tuán)不定期請(qǐng)北京市檔案局專家及相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門舉辦檔案知識(shí)及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，重視對(duì)拆遷檔案專業(yè)人員的培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍。通過幾年的努力，我集團(tuán)拆遷檔案管理水平有了較大的提高。
2、建立健全拆遷檔案管理體系，明確拆遷檔案職責(zé)。
一是明確各拆遷單位拆遷檔案主管部門及主管領(lǐng)導(dǎo)，配置拆遷檔案人員及拆遷業(yè)務(wù)人員。例如我集團(tuán)在拆遷單位形成了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管、專職檔案員和拆遷部門兼職檔案員“三到位”的管理模式。其中，檔案人員負(fù)責(zé)督促業(yè)務(wù)人員將其分散在各拆遷工作人員手中的拆遷檔案收集齊全完整，按拆遷檔案的形成規(guī)律整理、編目后向檔案人員移交歸檔。通過清晰的檔案管理體系和合理的職責(zé)分工，保證了拆遷檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。
二是加強(qiáng)收集拆遷檔案的前期準(zhǔn)備工作，為檔案的收集工作奠定基礎(chǔ)。拆遷檔案內(nèi)容復(fù)雜、分散，收集難度大，但是拆遷檔案的收集質(zhì)量直接涉及到拆遷人與被拆遷人的切身利益，也就是國家、企業(yè)和老百姓的利益。這就要求檔案部門提前介入，從拆遷工作一開始就主動(dòng)介入，進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤，加強(qiáng)對(duì)拆遷檔案的收集工作。
三是制定拆遷檔案的收集制度，明確拆遷檔案的收集范圍。正確劃定拆遷檔案的收集范圍，是拆遷檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是拆遷檔案收集工作的依據(jù)。為此，我集團(tuán)檔案部門會(huì)同拆遷部門共同確定了拆遷檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等，特別是歸檔范圍的制定，保證了收集工作的質(zhì)量和拆遷檔案的質(zhì)量，同時(shí)也決定了拆遷檔案的利用效果，在某種意義上為企業(yè)挽回了一定的經(jīng)濟(jì)損失。近年來，涉及拆遷的行政訴訟案件越來越多，為了使拆遷行政案件的審判體現(xiàn)公正、公平的價(jià)值，體現(xiàn)保護(hù)拆遷人和被拆遷人的合法權(quán)益，收集齊全、完整、準(zhǔn)確的拆遷檔案尤為重要。例如我集團(tuán)開發(fā)建設(shè)的雙榆樹小區(qū)在拆遷某公司時(shí)與該公司簽訂了拆遷補(bǔ)償協(xié)議及合作建設(shè)辦公樓的合作書。近期，該公司到檔案室借閱小區(qū)前期開發(fā)資料辦理辦公樓產(chǎn)權(quán)證，檔案人員會(huì)同拆遷部門查閱當(dāng)時(shí)的拆遷檔案，證明該辦公樓產(chǎn)權(quán)歸兩個(gè)公司共同所有，避免了集團(tuán)資產(chǎn)的流失，為企業(yè)挽回了經(jīng)濟(jì)損失，拆遷檔案發(fā)揮了巨大的作用。
1、房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的地位
房地產(chǎn)企業(yè)的拆遷工作是一項(xiàng)“民心工程”、“實(shí)事工程”。拆遷工作的好壞，直接影響著老百姓的切身利益乃至整個(gè)社會(huì)的民生狀況。房地產(chǎn)拆遷檔案記錄了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、老百姓居住條件的改善過程以及社會(huì)城市建設(shè)的變遷過程。所以，房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的數(shù)量和質(zhì)量在某種程度上體現(xiàn)了房地產(chǎn)市場的秩序，反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，涉及著千家萬戶的生計(jì)。
2、房地產(chǎn)拆遷檔案的作用
(1)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案是檢查、審核拆遷活動(dòng)的重要依據(jù)，是即將消失或已經(jīng)消失的建筑物的原始記錄。由于它是原始建筑的真實(shí)記錄，因此可以作為歷史的見證和證據(jù)供后人利用，同時(shí)其自身所蘊(yùn)含的歷史和文化價(jià)值也是不可估量的，對(duì)于恢復(fù)和還原歷史面貌、了解和認(rèn)識(shí)人類社會(huì)的發(fā)展都有著極其重要的作用。
(2)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案不僅是區(qū)域建設(shè)發(fā)展中的寶貴資料，同時(shí)它也與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)穩(wěn)定以及人民群眾的安居樂業(yè)息息相關(guān)。它不但可以為區(qū)域管理、改造區(qū)域形象提供必要的依據(jù)，而且對(duì)保存區(qū)域信息、留存區(qū)域原貌有著重要意義。
(3)房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案是房地產(chǎn)企業(yè)檔案的主要組成部分，它是保障被拆遷人合法權(quán)益的重要憑證，也是房地產(chǎn)企業(yè)管理房屋的重要依據(jù)，同時(shí)它在房屋易主、辦理產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等事宜中發(fā)揮著重要的作用，關(guān)系到老百姓的切身利益。
二、房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案的特點(diǎn)
房地產(chǎn)拆遷檔案區(qū)別于其他門類檔案，具有內(nèi)容復(fù)雜、易變、利用群體相對(duì)穩(wěn)定的特點(diǎn)。
1、內(nèi)容的復(fù)雜性。拆遷改造本身是個(gè)較為復(fù)雜的工程，涉及的部門多、任務(wù)重、工期長，包括從調(diào)查摸底、測算計(jì)劃、動(dòng)遷審批至拆遷、安置、施工等多個(gè)階段，而且各個(gè)階段內(nèi)部又會(huì)有很多劃分。例如我集團(tuán)負(fù)責(zé)的開陽里危改小區(qū)在拆遷安置、補(bǔ)償問題上，根據(jù)被拆遷入意愿，分為回遷、外遷、貨幣補(bǔ)償、放棄等多種情況，甚為復(fù)雜，隨之產(chǎn)生的檔案在內(nèi)容上也必然會(huì)體現(xiàn)出復(fù)雜性的特點(diǎn)。
2、內(nèi)容的易變性。不同時(shí)期、不同階段、不同地區(qū)國家的拆遷政策不同，房地產(chǎn)企業(yè)拆遷檔案在內(nèi)容上也會(huì)有所變化。以北京市為例，2001年11月1日起執(zhí)行北京市人民政府第87號(hào)令《北京市城市房屋拆遷管理辦法》，2003年5月1日起執(zhí)行北京市國土資源和房屋管理局《關(guān)于修訂的通知》，危舊房改造拆遷執(zhí)行北京市人民政府辦公廳(京政發(fā)[2000]19號(hào))《關(guān)于印發(fā)北京市加快城市危舊房改造實(shí)施辦法(試行)的通知》等。隨著拆遷政策的變化，拆遷檔案也會(huì)隨之而變。
3、利用群體的相對(duì)穩(wěn)定性。房地產(chǎn)拆遷檔案所具有的特殊的依據(jù)和憑證作用，決定了拆遷檔案利用群體的相對(duì)固定性、穩(wěn)定性，即拆遷人、被拆遷人和法律糾紛解決部門。
三、拆遷檔案收集工作存在的問題
拆遷檔案的以上特點(diǎn)說明了拆遷檔案的收集工作會(huì)存在一定難度。筆者結(jié)合自身的工作實(shí)際發(fā)現(xiàn)，目前拆遷檔案的收集工作存在以下問題。
一是拆遷單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)比較薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，在拆遷工作中重施工、趕工期，輕視拆遷檔案資料的收集和整理工作，沒有將拆遷檔案工作納入企業(yè)管理中，嚴(yán)重影響了拆遷檔案的收集工作。
二是拆遷任務(wù)重，涉及的拆遷單位或部門多，拆遷人員流動(dòng)大，有些是單位崗位調(diào)整后轉(zhuǎn)崗到該崗位，拆遷人員專業(yè)水平較低，綜合素質(zhì)不高，有的工作人員缺乏責(zé)任心，對(duì)拆遷資料審核不嚴(yán)格，導(dǎo)致原始記錄不準(zhǔn)確，不能真實(shí)反映拆遷工作的過程，給國家、企業(yè)和被拆遷人造成經(jīng)濟(jì)損失。
三是拆遷檔案管理制度不健全，特別是在歸檔范圍、歸檔時(shí)間上沒有統(tǒng)一的依據(jù)和制度，拆遷資料散失在個(gè)人手中，造成檔案人員的收集工作十分被動(dòng)。拆遷人員為了趕工期和方便自己利用，將拆遷資料據(jù)為己有，沒有配合檔案人員及時(shí)歸檔，導(dǎo)致收集的拆遷檔案存在不齊全、不完整問題，最終導(dǎo)致企業(yè)檔案資產(chǎn)的流失。
四、加強(qiáng)拆遷檔案收集工作的對(duì)策
針對(duì)上述問題，筆者認(rèn)為加強(qiáng)拆遷檔案的收集工作，可以采取以下措施。
1、加大對(duì)拆遷檔案收集工作的宣傳力度，形成收集工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷提高檔案意識(shí)。
具體做法：一是檔案部門要加強(qiáng)拆遷檔案收集工作的宣傳教育，使每一個(gè)拆遷工作人員都明白拆遷檔案在企業(yè)管理中的重要意義和作用，養(yǎng)成自覺保管和及時(shí)移交拆遷檔案的習(xí)慣，并將檔案意識(shí)貫穿于整個(gè)拆遷工作。二是加強(qiáng)對(duì)拆遷人員拆遷檔案收集要求的培訓(xùn)工作，明確在拆遷工作中拆遷檔案的收集范圍，保證歸檔文件材料的質(zhì)量和有效性。針對(duì)目前拆遷檔案管理的特點(diǎn)，我集團(tuán)不定期請(qǐng)北京市檔案局專家及相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門舉辦檔案知識(shí)及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，重視對(duì)拆遷檔案專業(yè)人員的培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍。通過幾年的努力，我集團(tuán)拆遷檔案管理水平有了較大的提高。
2、建立健全拆遷檔案管理體系，明確拆遷檔案職責(zé)。
一是明確各拆遷單位拆遷檔案主管部門及主管領(lǐng)導(dǎo)，配置拆遷檔案人員及拆遷業(yè)務(wù)人員。例如我集團(tuán)在拆遷單位形成了一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管、專職檔案員和拆遷部門兼職檔案員“三到位”的管理模式。其中，檔案人員負(fù)責(zé)督促業(yè)務(wù)人員將其分散在各拆遷工作人員手中的拆遷檔案收集齊全完整，按拆遷檔案的形成規(guī)律整理、編目后向檔案人員移交歸檔。通過清晰的檔案管理體系和合理的職責(zé)分工，保證了拆遷檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。
二是加強(qiáng)收集拆遷檔案的前期準(zhǔn)備工作，為檔案的收集工作奠定基礎(chǔ)。拆遷檔案內(nèi)容復(fù)雜、分散，收集難度大，但是拆遷檔案的收集質(zhì)量直接涉及到拆遷人與被拆遷人的切身利益，也就是國家、企業(yè)和老百姓的利益。這就要求檔案部門提前介入，從拆遷工作一開始就主動(dòng)介入，進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤，加強(qiáng)對(duì)拆遷檔案的收集工作。
三是制定拆遷檔案的收集制度，明確拆遷檔案的收集范圍。正確劃定拆遷檔案的收集范圍，是拆遷檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是拆遷檔案收集工作的依據(jù)。為此，我集團(tuán)檔案部門會(huì)同拆遷部門共同確定了拆遷檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等，特別是歸檔范圍的制定，保證了收集工作的質(zhì)量和拆遷檔案的質(zhì)量，同時(shí)也決定了拆遷檔案的利用效果，在某種意義上為企業(yè)挽回了一定的經(jīng)濟(jì)損失。近年來，涉及拆遷的行政訴訟案件越來越多，為了使拆遷行政案件的審判體現(xiàn)公正、公平的價(jià)值，體現(xiàn)保護(hù)拆遷人和被拆遷人的合法權(quán)益，收集齊全、完整、準(zhǔn)確的拆遷檔案尤為重要。例如我集團(tuán)開發(fā)建設(shè)的雙榆樹小區(qū)在拆遷某公司時(shí)與該公司簽訂了拆遷補(bǔ)償協(xié)議及合作建設(shè)辦公樓的合作書。近期，該公司到檔案室借閱小區(qū)前期開發(fā)資料辦理辦公樓產(chǎn)權(quán)證，檔案人員會(huì)同拆遷部門查閱當(dāng)時(shí)的拆遷檔案，證明該辦公樓產(chǎn)權(quán)歸兩個(gè)公司共同所有，避免了集團(tuán)資產(chǎn)的流失，為企業(yè)挽回了經(jīng)濟(jì)損失，拆遷檔案發(fā)揮了巨大的作用。
