時間：2023-06-25 09:21:58
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智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機(jī)構(gòu)檔案信息管理。主要是對本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動信息進(jìn)行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機(jī)構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理。機(jī)構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達(dá)到檔案為現(xiàn)實生活提供信息決策、指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。同時，可以解決機(jī)構(gòu)需要什么樣的信息，機(jī)構(gòu)擁有什么樣的信息，機(jī)構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行對照等。
檔案機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機(jī)構(gòu)的實際情況進(jìn)行功能設(shè)計，這樣能夠保證檔案機(jī)構(gòu)一方面保存本機(jī)構(gòu)重要信息的功能，同時還擔(dān)負(fù)起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。
2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機(jī)構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。
2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫，并進(jìn)行標(biāo)引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進(jìn)行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。
2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個計算機(jī)或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機(jī)或者系統(tǒng)進(jìn)行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個升級到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過程中，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會出現(xiàn)這種情況，但是相當(dāng)于在整個新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨的模塊來使用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。
2.3 新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計過程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。
3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計分析
根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲、組織、檢索和擴(kuò)展，其中擴(kuò)展體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語義關(guān)聯(lián)性、知識庫等運用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。
3.1 安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。
3.2 檔案信息的存儲。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設(shè)一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵機(jī)制、約束制度和傳播保護(hù)政策，即檔案的隱私性。支持機(jī)構(gòu)成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。
3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識體系，可以更好地為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進(jìn)行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進(jìn)行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進(jìn)行聚類組織。
3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。
實現(xiàn)智慧化的城市服務(wù)和管理，是21世紀(jì)初以來在全球開展的未來城市的新實踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、無所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享、無所不容的業(yè)務(wù)管理和服務(wù)模式。隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們越來越近，也給數(shù)字化檔案管理新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文僅從幾個方面進(jìn)行論述。
一是數(shù)字化檔案實現(xiàn)資源共享，消除“數(shù)據(jù)鴻溝”，推進(jìn)智慧城市建設(shè)。前些年，很多城市規(guī)劃管理的各類材料均以紙質(zhì)文件為主，即使各經(jīng)辦人有電子文件，也無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴(yán)重的信息孤島和數(shù)據(jù)鴻溝。為了不斷推進(jìn)規(guī)劃管理向便捷化、數(shù)字化、精細(xì)化、高效化發(fā)展，確保實現(xiàn)城市規(guī)劃系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案和圖形數(shù)據(jù)的資源共享。在規(guī)劃管理信息平臺應(yīng)用之后，首先，項目從報建開始到審批結(jié)束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業(yè)務(wù)檔案的累積，使這些數(shù)字化檔案成為運用高科技手段服務(wù)智慧城市的點睛之筆。用戶在系統(tǒng)中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統(tǒng)內(nèi)總規(guī)、控規(guī)、專項規(guī)劃、規(guī)劃審批紅線等空間數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，制定各類標(biāo)準(zhǔn)，建立更新機(jī)制，實現(xiàn)統(tǒng)一建庫、管理與一張圖應(yīng)用，解決了數(shù)據(jù)版本混亂、信息孤島問題，為規(guī)劃編制審批和管理提供了科學(xué)可靠的圖形支撐。信息技術(shù)普遍在規(guī)劃部門的應(yīng)用，促進(jìn)了“智慧城市”建設(shè)。
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代政府社交媒體發(fā)揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務(wù)微博、官方微信的應(yīng)用，政府社交媒體逐漸成為公開政務(wù)信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強(qiáng)，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質(zhì)上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進(jìn)行科學(xué)的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發(fā)揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國內(nèi)外相關(guān)研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，2010年以來，歐美等一些發(fā)達(dá)國家的政府部門、檔案管理機(jī)構(gòu)紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務(wù)社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經(jīng)形成了較為成熟的實施流程和管理規(guī)范。如英國國家檔案館負(fù)責(zé)的英國政府網(wǎng)絡(luò)存檔項目[2]在歐洲網(wǎng)絡(luò)記憶基金的支持下，開發(fā)了能夠確保社交媒體文件產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關(guān)規(guī)定，與Twitter、You？ Tube等機(jī)構(gòu)合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務(wù)信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進(jìn)行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達(dá)65000多份，You？ Tube文件數(shù)量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進(jìn)行評價和精確計分，根據(jù)得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務(wù)機(jī)構(gòu)――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)構(gòu)建北卡羅來納州政府社交媒體文件數(shù)字檔案館。
與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統(tǒng)分析和梳理國外政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機(jī)構(gòu)提供了具有參考價值的政務(wù)社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權(quán)屬問題，提出社交媒體文件應(yīng)采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務(wù)新媒體文件歸檔的動因、主體、內(nèi)容、策略進(jìn)行了思考，并指出了當(dāng)前我國政務(wù)新媒體文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略。在實踐領(lǐng)域，國內(nèi)相關(guān)的實踐應(yīng)用研究尚處于起步階段，系統(tǒng)應(yīng)用實踐發(fā)展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機(jī)構(gòu)集合在一起，通過集體成員間的互動協(xié)作所產(chǎn)生的高于個體所擁有的能夠進(jìn)行理性思考、制定決策、執(zhí)行任務(wù)、解決復(fù)雜問題的團(tuán)體性智慧或能力。在信息資源管理與服務(wù)領(lǐng)域，集體智慧已廣泛應(yīng)用于社會網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、眾包服務(wù)、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機(jī)構(gòu)在履行行政活動或處理事務(wù)過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經(jīng)得到很多國家的認(rèn)可，如加拿大國家檔案館認(rèn)為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，使其與政府電子文件和政府網(wǎng)站信息等數(shù)字資源一樣成為當(dāng)前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統(tǒng)中生成的電子文件和政府網(wǎng)站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務(wù)器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網(wǎng)站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應(yīng)充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機(jī)構(gòu)的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態(tài)增長、分享與轉(zhuǎn)載導(dǎo)致其更新頻繁，且重復(fù)、無序內(nèi)容較多，很難準(zhǔn)確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機(jī)構(gòu)，需要多機(jī)構(gòu)的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發(fā)揮集體智慧的優(yōu)勢，協(xié)同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現(xiàn)為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團(tuán)體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館；二是建立分布式合作存檔機(jī)制，政府社交媒體歸檔應(yīng)由文件的形成機(jī)構(gòu)、社交媒體平臺運營商、記憶機(jī)構(gòu)共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協(xié)同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應(yīng)借鑒國外實踐經(jīng)驗，發(fā)揮多個主體協(xié)同管理的優(yōu)勢，同時借助政務(wù)社交媒體廣泛群眾基礎(chǔ)，征集、內(nèi)化網(wǎng)絡(luò)用戶的意見和建議，實現(xiàn)集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創(chuàng)新，為國內(nèi)政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰(zhàn)提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機(jī)構(gòu)和檔案部門三個實施主體，三者之間的關(guān)系如圖1所示。這些機(jī)構(gòu)通過分工協(xié)作，共同承擔(dān)政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔(dān)責(zé)任、降低風(fēng)險，使效益最大化。
1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產(chǎn)生背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息，這些信息同元數(shù)據(jù)一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標(biāo)識。[9]元數(shù)據(jù)管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現(xiàn)政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務(wù)器上，因此，需要具備技術(shù)優(yōu)勢的新媒體運營商提供相應(yīng)的技術(shù)解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機(jī)構(gòu)。政府機(jī)構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成機(jī)構(gòu)，擁有對文件的管理與處置權(quán)，能夠在文件的整個生命周期內(nèi)對其進(jìn)行管理與控制。同時由于政府機(jī)構(gòu)更了解文件形成的背景信息與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導(dǎo)并監(jiān)督檔案部門和其他合作機(jī)構(gòu)對政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責(zé)任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機(jī)構(gòu)，在政府社交媒體文件采集內(nèi)容涉及范圍確定、歸檔工具與技術(shù)選擇、保存標(biāo)準(zhǔn)體系和流程規(guī)范制定、管理平臺構(gòu)建、歸檔信息服務(wù)利用等方面具有天然的優(yōu)勢，通過形成包括方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、程序、技術(shù)等諸多要素在內(nèi)的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環(huán)境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業(yè)人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業(yè)務(wù)流程，可以實現(xiàn)政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應(yīng)用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據(jù)文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續(xù)性和規(guī)范性?？紤]到開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型已經(jīng)成為國際上公認(rèn)的實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存與獲取的標(biāo)準(zhǔn)，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構(gòu)，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規(guī)電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，其海量性、復(fù)雜性、技術(shù)性強(qiáng)等特點導(dǎo)致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態(tài)持續(xù)生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結(jié)合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關(guān)方法的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術(shù)解決方案，包括資源選擇標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具配置、數(shù)據(jù)交換格式、元數(shù)據(jù)編碼及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)獲取API服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，對收割Twitter信息的網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具進(jìn)行了規(guī)范配置，獲取以JSON、XML等標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)集形式呈現(xiàn)的包含Twitter信息原始數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應(yīng)通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構(gòu)建通用的元數(shù)據(jù)模型對采集的文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、管理過程、形成背景等信息進(jìn)行統(tǒng)一的資源描述，并將描述的信息以標(biāo)準(zhǔn)的WARC網(wǎng)頁檔案文件格式保存，實現(xiàn)對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數(shù)據(jù)、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構(gòu)的選擇。目前對社交媒體文件進(jìn)行存檔的方式較多，包括直接存檔、網(wǎng)絡(luò)鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數(shù)據(jù)量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續(xù)工作所需的存檔，通過多個機(jī)構(gòu)共建共享的方式進(jìn)行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構(gòu)選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續(xù)性活動，保存文件數(shù)量的動態(tài)增長對存儲管理提出了挑戰(zhàn)，云存儲作為動態(tài)易擴(kuò)展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數(shù)據(jù)存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應(yīng)強(qiáng)調(diào)“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網(wǎng)站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機(jī)構(gòu)積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發(fā)參與相關(guān)主題信息資源的征集與內(nèi)容評價負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)有選擇地優(yōu)先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存轉(zhuǎn)變?yōu)榛谏鐣庾R和社會驅(qū)動的存儲模式。[14]
2.開發(fā)智能化社交媒體信息存檔技術(shù)。當(dāng)前國內(nèi)在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統(tǒng)方法，而現(xiàn)有的針對淺層網(wǎng)的網(wǎng)頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發(fā)智能化的方法和工具來實現(xiàn)社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發(fā)的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現(xiàn)的技術(shù)創(chuàng)新與突破可為國內(nèi)社交媒體信息存檔技術(shù)的研發(fā)提供參考。國內(nèi)在開發(fā)智能化的社交媒體信息存檔技術(shù)的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍(lán)本”，結(jié)合實際需求，對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息存檔技術(shù)和方法進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術(shù)創(chuàng)新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質(zhì)量。
3.建立分布式合作保存機(jī)制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續(xù)而復(fù)雜的工程，需要發(fā)揮集體智慧的作用來共同解決。結(jié)合國情，國內(nèi)可建立由政府機(jī)構(gòu)為主導(dǎo)、檔案部門為責(zé)任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認(rèn)識、有意向參與這項公益事業(yè)的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機(jī)制。其中，政府機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)作用，獲得政策法規(guī)方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質(zhì)量。具備技術(shù)優(yōu)勢的社交媒體平臺運營商需要在技術(shù)上改革創(chuàng)新提高社交媒體信息采集的效率與質(zhì)量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術(shù)支撐。檔案部門需要制定科學(xué)規(guī)范的社交媒體文件采集標(biāo)準(zhǔn)、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優(yōu)化配置，與政府機(jī)構(gòu)、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協(xié)調(diào)規(guī)劃任務(wù)框架，實現(xiàn)政府社交媒體文件歸檔工作的有序進(jìn)行。
*本文為吉林大學(xué)研究生創(chuàng)新基金資助項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政府網(wǎng)站原生數(shù)字政務(wù)信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。
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業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要適應(yīng)，學(xué)用結(jié)合，并注意以下幾點:——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時效性，即掌握檔案形成的最佳指導(dǎo)時間；
——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對性，即去指導(dǎo)什么，要精于什么；
——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的連續(xù)性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統(tǒng)指導(dǎo)；
——城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)相并使用的必要性，即指導(dǎo)效果是柔性的，執(zhí)行法律法規(guī)是強(qiáng)制性的。
一、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的最佳時間千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質(zhì)量也是這樣，檔案工作的環(huán)節(jié)，收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質(zhì)量，要規(guī)范、高效的展開收集工作，必須認(rèn)真地對待收集的前端工作，即指導(dǎo)要準(zhǔn)確、及時、到位。
建設(shè)單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導(dǎo)工作就開始了，首先告之建設(shè)單位下面實施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時及時與城建檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員聯(lián)系。開工時進(jìn)行業(yè)務(wù)交底時應(yīng)向建設(shè)單位了解，施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯(lián)系，這樣可知道工程的進(jìn)度，指導(dǎo)抽查產(chǎn)生與工程同步形成準(zhǔn)確的資料。指導(dǎo)人員只有精通業(yè)務(wù)，工作踏實，才能主動去做，做到指導(dǎo)在先、管理在先、服務(wù)在先。事實證明，把好指導(dǎo)關(guān)的各個環(huán)節(jié)，提交的三方資料的質(zhì)量就要好得多，只參加工程竣工驗收，未能及時指導(dǎo)的資料就易殘缺不全，指導(dǎo)環(huán)節(jié)把關(guān)十分重要。
二、城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容
精確的指導(dǎo)方法，是建設(shè)工程檔案正確形成的關(guān)鍵。建設(shè)工程檔案涉及單位很多，一個工程會產(chǎn)生多家的建設(shè)工程檔案，只有準(zhǔn)確地指導(dǎo)，才會形成正確的檔案。
以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內(nèi)容與要求，指導(dǎo)他們正確地形成檔案。
（一）工程開工時業(yè)務(wù)交底內(nèi)容
1、宣傳《建設(shè)工程質(zhì)量條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律、規(guī)章，落實各單位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和要求。要明確三方職責(zé)，提示建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。
2、建設(shè)單位應(yīng)交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設(shè)單位應(yīng)交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，了解已經(jīng)辦了哪些手續(xù)，產(chǎn)生了哪些資料，告之保存方法等等。
摘要： 本文就對社會保障在檔案管理方面法制化的建設(shè)現(xiàn)狀加以分析，對社會化保障管理檔案法制化建設(shè)路徑加以推進(jìn)。
關(guān)鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設(shè)法制化
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02
作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。
0 引言
社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強(qiáng)對社會的建設(shè)，將改善民生作為社會工作的重點內(nèi)容之一。在進(jìn)行民生改建事業(yè)構(gòu)建過程中，也要求各個部門之間要進(jìn)行相互的協(xié)作，在這一構(gòu)建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進(jìn)行現(xiàn)狀分析，從而對社會保障檔案管理進(jìn)行法制化建設(shè)的實施路徑加以探討。
1 社會保障建立法治檔案管理的基礎(chǔ)探析
對社會保障管理檔案進(jìn)行立法的建立基礎(chǔ)主要是社會檔案保障管理相應(yīng)的法律依據(jù)。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設(shè)，主要還是在社會立法保障以及對檔案進(jìn)行管理立法的交叉范圍內(nèi)。因此在這一過程中的法律依據(jù)主要有在社會保障這一方面的法律以及法規(guī)，同時對地方性的立法以及一些具有規(guī)范性的相關(guān)文件。通過立法的角度進(jìn)行分析，在我國進(jìn)行社會檔案保障管理方面的立法基礎(chǔ)主要有以下幾方面組成。
1.1 國務(wù)院中各部委相關(guān)方面檔案制定以及社會保障局方面的規(guī)章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關(guān)的規(guī)定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關(guān)的規(guī)章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務(wù)院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規(guī)對社會檔案在保障管理方面進(jìn)行立法有著重要的意義。另一項法規(guī)就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，這是目前在我國唯一的一部有關(guān)于社會檔案保障管理方面的部門規(guī)章，是各個地方在進(jìn)行社會保險的檔案管理方面法制性建設(shè)的依據(jù)。
1.2 省以及自治區(qū)和直轄市有關(guān)社會保障法制性建設(shè)地方性的法規(guī) 在進(jìn)行社會保障檔案管理方面相關(guān)建設(shè)的時候，在省自治區(qū)以及直轄市都是有著明確的檔案調(diào)理的；在對社會進(jìn)行救助方面，每一個省以及自治區(qū)和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規(guī)章制度。對社會保險進(jìn)行制定的管理方面，各個省份以及自治區(qū)還有直轄市也相應(yīng)的制定了“失業(yè)保險加以實施方法”，在進(jìn)行各個地方的社會檔案保障管理立法建設(shè)方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據(jù)。
2 社會保障在立法管理建設(shè)方面現(xiàn)狀分析
在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統(tǒng)一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎(chǔ)的相關(guān)制度。本文就這幾方面的制度進(jìn)行討論，對社會保障在進(jìn)行法制性建設(shè)管理方面的現(xiàn)狀加以分析。
對社會保障檔案進(jìn)行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設(shè)相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強(qiáng)建設(shè)的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關(guān)于加強(qiáng)社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內(nèi)容。十七大將對民生加快改進(jìn)步伐作為社會建設(shè)的工作重心之后，國家級檔案局就了關(guān)于加強(qiáng)民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進(jìn)行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設(shè)，中央以及地方政府也都相應(yīng)的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關(guān)的一些法規(guī)建設(shè)。地方性的各級政府相繼了關(guān)于本地區(qū)對最低的生活保障方面檔案管理的建設(shè)辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關(guān)對社會保險業(yè)務(wù)方面進(jìn)行規(guī)范的檔案管理的建設(shè)文件。
社會保障的建設(shè)過程是一個具有比較廣闊包含內(nèi)容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領(lǐng)域進(jìn)行體系構(gòu)建。社會保險主要包括五險以及新農(nóng)合還有新農(nóng)保這些方面的內(nèi)容。社會救助是對低保以及五保還有災(zāi)害救助方面的內(nèi)容進(jìn)行構(gòu)建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯(lián)合性社會檔案在保障管理方面的法規(guī)性文件分析，主要有幾方面內(nèi)容的構(gòu)建，首先就是對最低保障方面檔案管理進(jìn)行構(gòu)建。我國的國家性檔案局在相關(guān)最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進(jìn)行管理，采用主要將基層作為主導(dǎo)，分級的進(jìn)行負(fù)責(zé)，出臺相關(guān)法律法規(guī)的管理細(xì)則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經(jīng)推出了這一方面的相關(guān)文件。其次就是要將社會保險在業(yè)務(wù)領(lǐng)域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關(guān)方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業(yè)務(wù)檔案提出了實施辦法，以及管理方案。
3 對社會管理檔案進(jìn)行完善立法管理的途徑分析
社會保障在檔案管理方面進(jìn)行法制化的建設(shè)是可以通過各個部門之間進(jìn)行相互協(xié)作，從而完成推進(jìn)作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進(jìn)行完善立法管理途徑進(jìn)行分析。
3.1 認(rèn)識內(nèi)涵，構(gòu)建基礎(chǔ) 認(rèn)識內(nèi)涵主要是對社會保障檔案方面內(nèi)涵要認(rèn)清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規(guī)，以及比較規(guī)范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯(lián)合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關(guān)養(yǎng)老保險以及醫(yī)療保險還有失業(yè)保險方面業(yè)務(wù)的辦理，通過文字以及影像多種形式進(jìn)行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設(shè)，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構(gòu)建，很大程度上是將進(jìn)行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強(qiáng)對社會保障方面的內(nèi)涵認(rèn)識，是對檔案管理進(jìn)行立法的重要前提，也是實施法制化基礎(chǔ)建設(shè)的前提。
3.2 規(guī)劃統(tǒng)籌，避免分割 對統(tǒng)籌的規(guī)劃主要就是中央對國家檔案局進(jìn)行統(tǒng)籌的規(guī)劃，相應(yīng)的出臺一些法規(guī)條例對一些救助方面的檔案加以管理規(guī)范，在進(jìn)行社會救助方面管理檔案建設(shè)時應(yīng)該避免出現(xiàn)分割立法的現(xiàn)象?，F(xiàn)在很多立法在低保檔案進(jìn)行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內(nèi)容，也就使得出現(xiàn)了分割立法的形式，因此要加強(qiáng)對統(tǒng)籌的規(guī)劃，盡量避免分割的出現(xiàn)。
3.3 三步戰(zhàn)略，循序推進(jìn) 第一步就是對平行的單項部門法規(guī)進(jìn)行制定，也就是社會保險相關(guān)的業(yè)務(wù)在檔案管理方面的規(guī)定，社會在業(yè)務(wù)救助相關(guān)的檔案規(guī)定，社會福利方面檔案滾利規(guī)定，通過各地方政府統(tǒng)一構(gòu)建。第二步就是要把相關(guān)內(nèi)容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規(guī)定，對社會人員進(jìn)行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結(jié)算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據(jù)。第三步主要就是要在前兩步構(gòu)建基礎(chǔ)之上，當(dāng)時機(jī)成熟時，由國務(wù)院對社會保障進(jìn)行統(tǒng)一的在社會保障檔案立法方面管理的建設(shè)工作。
4 結(jié)語
基于對社會保障多方面建設(shè)現(xiàn)狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設(shè)提出相應(yīng)的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結(jié)出相應(yīng)的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進(jìn)行法制性建設(shè)的立法實施。
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當(dāng)前，國家財務(wù)部門對高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財務(wù)部門的號召來建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財務(wù)會計檔案管理是財務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財務(wù)會計檔案管理對內(nèi)部控制中的重要性
高校財務(wù)會計檔案是指會計核算過程中產(chǎn)生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項。1.高校財務(wù)會計檔案在內(nèi)控過程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財務(wù)會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務(wù)會計檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財務(wù)會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財務(wù)檔案客觀記錄了高校財務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動的全過程，無論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過程。2.高校財務(wù)會計檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財務(wù)會計檔案管理過程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國家財務(wù)部門的號召，注重內(nèi)部控制，在實施內(nèi)部控制的過程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實施過程中，要對所有的經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)事項進(jìn)行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財務(wù)會計檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財務(wù)會計檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財務(wù)會計檔案管理。內(nèi)部控制方法中對財務(wù)會計控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)管理制度，建設(shè)會計機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實會計人員的崗位責(zé)任制度，并對會計的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務(wù)會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財務(wù)會計檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會計資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對高校的財務(wù)會計檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠為高校的財務(wù)會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒有正確認(rèn)識到高校財務(wù)會計檔案管理的功能。高校的財務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開財務(wù)部門，無論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過程中，財務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務(wù)人員都將工作重點放在和財務(wù)相關(guān)的工作上，包括財務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒有充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財務(wù)會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統(tǒng)有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會計檔案管理系統(tǒng)主要是針對以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會計檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數(shù)據(jù)存儲進(jìn)行處理。近年來，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會計檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統(tǒng)在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質(zhì)會計檔案進(jìn)行存檔時雖然比較穩(wěn)定，但是，對于紙質(zhì)會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會計檔案管理系統(tǒng)還很難實現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統(tǒng)要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會計檔案管理都?xì)w于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進(jìn)行管理的還是財務(wù)人員。財務(wù)人員對會計檔案進(jìn)行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執(zhí)行還是按照企業(yè)會計來執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對會計檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨立的規(guī)定，而很多高校并沒有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來制定健全的財務(wù)會計檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會計檔案管理出現(xiàn)各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務(wù)部門并沒有專業(yè)的會計檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財務(wù)部門設(shè)置了獨立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來兼職，導(dǎo)致會計檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會計檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對會計檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識到內(nèi)部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過程中做好各項經(jīng)費預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計劃和活動計劃來做好預(yù)算。在分配經(jīng)費預(yù)算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺建設(shè)等各項工作都要做好充足的預(yù)算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費，建立經(jīng)費內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會計控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結(jié)合高校的實際情況來進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過有效的會計檔案管理機(jī)制來促進(jìn)會計檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會計檔案管理實現(xiàn)專人專管。高校會計檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進(jìn)行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設(shè)。高校會計檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開好的組織建設(shè)，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導(dǎo)致管理的力量分散，會嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過程以及傳達(dá)指令時要經(jīng)過科室來進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會計檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進(jìn)行管理，而會計檔案的管理當(dāng)前功能不獨立，沒有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經(jīng)濟(jì)活動等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設(shè)置科室，由會計管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會計檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來規(guī)范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來對會計檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應(yīng)的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經(jīng)過財務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會計管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關(guān)的會計檔案進(jìn)行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會計檔案管理的內(nèi)部控制，升級會計檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，使其和財務(wù)核算的平臺能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時應(yīng)用到會計檔案的管理過程中，以此來強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計算機(jī)技術(shù)來完善存儲設(shè)施，不僅要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對檔案管理崗位的會計人員進(jìn)行計算機(jī)信息化培訓(xùn)和會計電算化培訓(xùn)，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語
當(dāng)前，高校財務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財務(wù)部門要加強(qiáng)對會計檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來強(qiáng)化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來適應(yīng)當(dāng)前社會的需求和環(huán)境變化。
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第三條本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條人力資源社會保障行政部門負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。
社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存。
第五條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。
第六條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。
第七條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第八條社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對接收的檔案材料及時進(jìn)行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。
第九條社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。
社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。
第十條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。
第十一條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。
鑒定工作應(yīng)當(dāng)由社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。
第十二條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。
社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第十三條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。
第十四條社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：
（一）不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；
（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；
（三），造成檔案遺失、毀損的；
一段時期的政治形勢，重要領(lǐng)導(dǎo)的某些思想常能影響整個社會的風(fēng)氣，甚至能掀起很大的社會浪潮。而檔案管理就深受上個世紀(jì)以及時期的影響，出現(xiàn)許多造假、虛報、編造等許多不規(guī)范的社會管理現(xiàn)象。管理不規(guī)范現(xiàn)象形式變化多端，但這些管理造假者大都有著相似或者相同的目的，即表現(xiàn)自己的工作績效或者突出領(lǐng)導(dǎo)的“政績”以及獲取利益。
（二）形式主義
在我國經(jīng)濟(jì)政治以及綜合國力的高速發(fā)展的同時，社會管理的形式主義就是一個比較突出的的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象已經(jīng)引起人們的高度注意，大眾也已經(jīng)意識到這種現(xiàn)象所能帶來的社會危害。文字性文件和領(lǐng)導(dǎo)會議講話是管理的根本。但現(xiàn)實的管理過程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領(lǐng)導(dǎo)講話缺乏創(chuàng)新性與現(xiàn)實性，大假空是其基本特點。
（三）記錄失誤
對于使命和責(zé)任的把握程度上的不足與失誤常常出現(xiàn)在現(xiàn)代管理工作當(dāng)中，管理人員不負(fù)責(zé)任管理態(tài)度是造成這一現(xiàn)象重要原因之一。目前社會存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現(xiàn)在有些人私利心態(tài)嚴(yán)重，被金錢和權(quán)力蒙蔽了正義的雙眼現(xiàn)象有關(guān)。
二、社會管理不規(guī)范對管理檔案價值的影響
（一）造假對管理檔案價值的影響
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實性，一份檔案如果失去了真實性，則該檔案也就失去了它所具有的價值。管理檔案價值中，檔案的真實記錄性質(zhì)被造假管理嚴(yán)重削弱，對于需要通過檔案來評估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在
（二）形式主義對管理檔案價值的影響
形式主義是現(xiàn)代社會的檔案管理過程中普遍存在的一種現(xiàn)象，檔案管理者往往以一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度進(jìn)行檔案記錄，使得檔案與真實情況有著較大的差距，在實際管理中的指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略以及統(tǒng)籌規(guī)劃等不能通過檔案管理真實有效的體現(xiàn)出來。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實性還會導(dǎo)致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對檔案管理利用失去動力，管理者往往拋棄現(xiàn)有檔案，以一種主觀的態(tài)度思想去指導(dǎo)工作，造成有檔不用，檔案擺設(shè)現(xiàn)象的出現(xiàn)。然而，管理檔案的目的就是使后來者能夠很好的依據(jù)利用它，被充分利用就是它的價值所在。
（三）記錄失誤對管理檔案價值的影響
現(xiàn)在社會管理存在管理要求低、規(guī)范力弱的普遍現(xiàn)象，相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)任由隱瞞真實情況或避重就輕記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)在管理檔案過程中，這樣的行為會嚴(yán)重導(dǎo)致檔案社會記錄不足，檔案工作在實際社會中的作用也得不到體現(xiàn)。
三、針對社會管理不規(guī)范現(xiàn)象的對策
（一）管理規(guī)范化
對檔案的社會管理進(jìn)行規(guī)范化，從源頭上杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。相關(guān)管理部門要制定詳細(xì)的檔案管理制度并嚴(yán)格實施，成立檔案管理監(jiān)督部門，對檔案的社會管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。另外，各地的檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理出現(xiàn)的問題針對性的進(jìn)行分析討論，聽取專家意見，同時還可以通過向有關(guān)部門提出創(chuàng)新性意見或者建議，引起領(lǐng)導(dǎo)以及政府的重視。
（二）立卷歸檔審查
建立完善的立卷歸檔審查系統(tǒng)，及時補(bǔ)充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴(yán)格的立卷歸檔審查工作能夠及時有效的幫助管理檔案發(fā)現(xiàn)問題，從而針對性的提出科學(xué)有效的解決方案。對查出的檔案造假、真空記錄等問題，要求相關(guān)部門及時修改補(bǔ)救。
中圖分類號：F761 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0354-01
一、疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理的必要性
近年來由于疾控中心改革的原因，科室變動較大，管理人員兼職，事務(wù)性工作任務(wù)繁重。每個科室設(shè)1名兼職檔案員，在收集及管理中不盡相同，為了工作方便，材料往往在個人手中，使檔案歸檔的不完整性突出。加強(qiáng)疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理勢在在必行，根據(jù)《檔案法》及檔案管理規(guī)范規(guī)章，根據(jù)行業(yè)特點、工作性質(zhì)，有理有據(jù)的制定部門和單位檔案管理規(guī)定，建立健全檔案管理工作制度，達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。
1、做好檔案管理工作的基礎(chǔ)前提是抓好上級發(fā)文的甄別和本單位公文制發(fā)環(huán)節(jié)。辦理文件過程必須按程序標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，存檔的文件，必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明，文件真實、連貫性性強(qiáng)。
2、做好檔案管理工作要做好文件的歸檔。為了疾病控制中心檔案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保證“以本單位形成文件為主”，上級與同行單位文件為輔這一工作原則，并且重點明確對文件和資料進(jìn)行分類歸檔。
3、做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)是案卷的整理質(zhì)量。案卷整理以利于分類、檢索、利用，按照本單位制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，不斷完善檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)情況，提升檔案計算機(jī)技術(shù)，逐步實施電子檔案管理工作程序，利于檔案有效利用。
4、做好檔案管理工作的服務(wù)，利于單位閱檔和借閱。建立健全檔案借閱制度及程序，按照規(guī)章制度制作 “檔案借閱登記表”，為查閱、借閱檔案的人員提供滿意的服務(wù)。對檔案信息利用效果要進(jìn)行及時的跟蹤、統(tǒng)計，并進(jìn)行電話回訪，進(jìn)一步完善檔案信息資源有效利用效果的反饋機(jī)制。
5、檔案的安全是檔案管理的保障，應(yīng)采取一定的防范措施，加強(qiáng)重點設(shè)施安全排查，避免安全事故的發(fā)生，明確責(zé)任，措施到位，確保檔案的安全性。
二、加強(qiáng)疾病控制檔案的規(guī)范化管理
疾病控制中心檔案的規(guī)模越來越大，社會發(fā)展越來越多樣化，檔案的內(nèi)容越來越豐富，我們首先著手規(guī)范統(tǒng)一了各種傳染病、地方病、寄生蟲病流行報告、防治方案、規(guī)劃、總結(jié)；監(jiān)測點、防治點數(shù)據(jù)記錄等有關(guān)材料；其次對傳染病爆發(fā)流行防治工作記事、照片、錄像、總結(jié)等文件材料提升；第三是對疫情報表和統(tǒng)計材料；環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測材料強(qiáng)化征集；第四擴(kuò)大了射線防護(hù)、設(shè)計方案；實驗數(shù)據(jù)圖表、專題調(diào)查、總結(jié)報告、儀器制作有關(guān)材料，職業(yè)病危害現(xiàn)場調(diào)查、測定及勞動條件評價、職業(yè)病防治；急慢性職業(yè)中毒報告、報表及統(tǒng)計數(shù)據(jù)等衛(wèi)生檔案的管理。
（1）疾控中心檔案工作納入每年考核目標(biāo)，老師責(zé)任，建立檔案考核辦法，把檔案工作完成情況與個人掛鉤，使檔案工作人員更有責(zé)任心。
（2）凡需要歸檔的文件材料，必須遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則直接性系統(tǒng)整理，組卷。必須保證歸檔材料文件的完整性、真實性系統(tǒng)性。
三、檔案規(guī)范化管理后的收效與成績
1.疾控中心檔案管理工作規(guī)范化、制度化、有序化，使檔案入檔齊全，管理有序，提高了疾控的聲譽(yù)，促進(jìn)了疾控中心的發(fā)展。在國家實驗室的評審中，提供了大量的資料和檔案。
疾控中心檔案資料齊全、系統(tǒng)，給科技人員的研究提供可靠的數(shù)據(jù)。近幾年來，疾控中心工作人員在國家級刊物430余篇，省級刊物330余篇，其中相當(dāng)一部分與利用檔案資料有關(guān)。如“青島市食物中毒案例分析”，“青島市慢性病發(fā)病動態(tài)分析”等均在國家級刊物上發(fā)表。其中“青島市流感流行特點分析”以及“青島市艾滋病的探討”等均在查閱大量檔案資料，分析規(guī)律，并結(jié)合近年的發(fā)病新動向，開展研究工作。.對疾控中心186名專業(yè)技術(shù)人員建立了技術(shù)檔案，為全面、系統(tǒng)反映出專業(yè)人員技術(shù)水平、工作業(yè)績，在人才使用考核、評審職稱等方面提供了可靠依據(jù)。
四、疾控中心檔案管理工作的幾點感悟
1.疾控中心領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理的關(guān)鍵。由于領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作才會建立健全檔案管理體系，把檔案管理工作列入議事日程，在辦公用房和資金較緊張的情況下，增加對檔案工作的物資和經(jīng)費的投入，這是搞好工作的重要保證。
中圖分類號：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
黨的十報告指出：“必須從維護(hù)最廣大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服務(wù)體系，加強(qiáng)和創(chuàng)新社會管理，推動社會主義和諧社會建設(shè)”[1]。創(chuàng)新社會管理是指在現(xiàn)有社會資源和管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，引入新的社會管理理念、知識和方法，對傳統(tǒng)的社會管理模式和管理方法進(jìn)行完善，以實現(xiàn)社會管理新目標(biāo)的活動[2]。中職學(xué)校是我國教育機(jī)構(gòu)的重要力量，培養(yǎng)了大量技能型人才，為國家的建設(shè)與發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。中職學(xué)校檔案管理是教育事業(yè)的一項重要內(nèi)容，是社會管理的重要組成部分。在國家加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育、全面提高技能型人才培養(yǎng)質(zhì)量的背景下，以創(chuàng)新社會管理為理念，深入研究中職學(xué)校檔案管理，努力辦好人民滿意的職業(yè)教育，具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1 中職學(xué)校檔案的重要作用
中職學(xué)校檔案是指中職學(xué)校在從事黨政管理、教學(xué)、科研等活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中職學(xué)校檔案涉及內(nèi)容廣泛，包括教學(xué)研究與實踐、實驗室建設(shè)、招生與畢業(yè)生工作、學(xué)籍管理、財務(wù)管理、人事管理、綜合管理等。中職學(xué)校檔案在記載學(xué)校歷史、傳承學(xué)校文明、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展等方面發(fā)揮了重要的作用：中職學(xué)校檔案翔實記錄了學(xué)校的設(shè)立、校址變遷、機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)任免、學(xué)校重大活動等，是學(xué)校歷史的見證者；中職學(xué)校檔案翔實記錄了學(xué)校辦學(xué)理念、學(xué)校精神、學(xué)校艱苦創(chuàng)業(yè)和不斷發(fā)展的歷程，可以讓師生對積淀的校園文化產(chǎn)生認(rèn)同感，對活躍校園文化生活、振奮師生精神有著積極的引導(dǎo)作用，是校園文化的助推者；中職學(xué)校檔案翔實記錄了學(xué)校各個歷史階段的工作成果、經(jīng)驗與教訓(xùn)，可以為學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，是學(xué)校發(fā)展的參謀者。
2 中職學(xué)校檔案管理存在的問題
中職學(xué)校檔案管理工作，從狹義上說，主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、編研、統(tǒng)計、提供利用等八個環(huán)節(jié)。當(dāng)前，中職學(xué)校檔案管理工作已取得一定的成績，為學(xué)校的教學(xué)、教研、管理和服務(wù)社會等作出了重大貢獻(xiàn)，但仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1 檔案意識淡薄 與其他單位的檔案管理工作一樣，中職學(xué)校檔案管理工作在思想認(rèn)識上長期處于“說起來重要、干起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。行政主管部門注重的是學(xué)校行政、教育教學(xué)、學(xué)生管理工作，經(jīng)常對學(xué)校教育教學(xué)工作進(jìn)行檢查評估，但對學(xué)校檔案工作管理得較少。行政主管檔案部門雖然是學(xué)校檔案業(yè)務(wù)的主管部門，但一直以來較為忽視對中職學(xué)校檔案工作的指導(dǎo)，業(yè)務(wù)檢查流于形式，就是指導(dǎo)也是按照機(jī)關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)來要求[3]。部分中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校檔案管理工作缺乏重視，只有在上級檢查或需要利用檔案時才會過問，平常對學(xué)校檔案管理工作關(guān)心較少。大多數(shù)教職工不同程度地存在著“重教學(xué)、輕檔案”的現(xiàn)象，檔案歸檔意識不強(qiáng)，不善于利用學(xué)校檔案資源。
2.2 管理制度不完善 當(dāng)前，國家并沒有制定出專門針對中職學(xué)校檔案管理的規(guī)定，大多數(shù)中職學(xué)校也沒有建立起完整、規(guī)范的檔案管理制度，中職學(xué)校檔案管理工作缺乏有效的制度保證。有的學(xué)校雖然根據(jù)主管部門或國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案管理辦法》制定了本校檔案管理制度，但中職學(xué)校在檔案范圍、保管期限等方面與機(jī)關(guān)存在很大的區(qū)別，簡單以《機(jī)關(guān)檔案管理辦法》指導(dǎo)中職學(xué)校檔案管理工作，勢必造成檔案管理的不規(guī)范。有的學(xué)校對檔案管理的環(huán)節(jié)沒有做出系統(tǒng)規(guī)定，往往單憑習(xí)慣或直覺開展工作。有的學(xué)校缺乏監(jiān)督考核機(jī)制，對檔案管理人員難以進(jìn)行有效管理。
2.3 管理人員素質(zhì)不高 中職學(xué)校一般將檔案管理工作劃入辦公室，配置一名兼職檔案管理人員，而配置專職檔案管理人員的學(xué)校更是鳳毛羚角?，F(xiàn)有的檔案管理人員大多數(shù)不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺少專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平較低，在具體的檔案管理中，只能應(yīng)付工作，對檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)知識不能熟練地掌握與運用，難以達(dá)到規(guī)范化管理的要求。有的檔案管理人員學(xué)歷較低、思想觀念落后、工作積極性不高、創(chuàng)新意識不強(qiáng)。有的檔案管理人員身兼數(shù)職，既擔(dān)任教學(xué)工作，又擔(dān)任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入檔案管理工作的時間較少[4]。
2.4 管理手段落后 受傳統(tǒng)管理觀念的影響，當(dāng)前很多中職學(xué)校的檔案管理手段落后，信息化程度低，無法適應(yīng)信息時代背景下中職學(xué)校檔案管理的需求。文件立卷歸檔后，多數(shù)檔案管理人員乃采用手工作業(yè)的方式對檔案進(jìn)行整理與編目。手工作業(yè)方式工作量大、速度慢、時間長，效率低，致使檔案管理人員無暇顧及檔案資料的開發(fā)利用。查閱檔案也因管理手段落后，案卷調(diào)動頻繁，而導(dǎo)致檢索速度慢、查找準(zhǔn)確率低、查全低，檔案資料磨損嚴(yán)重。
3 創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理的對策
加強(qiáng)和創(chuàng)新社會管理，提高社會管理科學(xué)化水平，可以更有效地處理社會矛盾，妥善協(xié)調(diào)各方面的利益關(guān)系，維護(hù)社會秩序，促進(jìn)社會和諧，保障人民安居樂業(yè)。加強(qiáng)和創(chuàng)新社會管理，提高社會管理科學(xué)化水平，必須“強(qiáng)化企事業(yè)、人民團(tuán)體在社會管理和服務(wù)中的職責(zé)”[5]。新形勢下，中職學(xué)校檔案管理的任務(wù)是以服務(wù)為主題，科學(xué)管理檔案，有效開發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿足學(xué)校和社會對檔案信息的需求。要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以創(chuàng)新社會管理為理念，積極探索與創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理對策，用人性化、科學(xué)化、制度化的管理確保中職學(xué)校檔案管理工作健康發(fā)展。
3.1 創(chuàng)新思想觀念，樹立全員檔案意識 創(chuàng)新思想觀念是創(chuàng)新社會管理的前提和根本。思想高度決定行動力度。創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理首先應(yīng)進(jìn)行思想觀念創(chuàng)新，樹立全員檔案意識。一是加強(qiáng)宣傳，充分利用校園網(wǎng)、校園廣播、?？鍒?、微信、飛信、QQ群等宣傳平臺，廣泛宣傳學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，增強(qiáng)全校師生員工檔案意識，使得人人知檔、存檔、用檔，保證學(xué)校檔案管理工作進(jìn)入良性循環(huán)。二是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要主動關(guān)心檔案工作，建立健全學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，增加經(jīng)費投入，協(xié)調(diào)解決工作中存在的各種實際問題。三是全員參與，學(xué)校各職能部門都要設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作；教職工要樹立“以我為主”的歸檔意識，主動收集、整理、上交具有保存價值的文件資料，要善于挖掘利用學(xué)校檔案資源，形成齊抓共管的檔案工作局面。
3.2 創(chuàng)新體制機(jī)制，規(guī)范檔案管理 體制機(jī)制創(chuàng)新是創(chuàng)新社會管理的有力措施和可靠保證。加強(qiáng)和創(chuàng)新社會管理，提高社會管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)體制機(jī)制建設(shè)[6]。創(chuàng)新中職學(xué)校檔案管理應(yīng)進(jìn)行體制機(jī)制創(chuàng)新，堅持用制度管事管人，使檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理。一是建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯(lián)合制定《中職學(xué)校檔案管理辦法》，為中職學(xué)校檔案管理工作提供法律依據(jù)。二是檔案行政管理部門聯(lián)合中職學(xué)校主管部門對學(xué)校檔案進(jìn)行定期指導(dǎo)監(jiān)督。三是建立健全《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案室管理制度》等檔案管理規(guī)章制度，做到切實可行、職責(zé)明確、管理規(guī)范，確保學(xué)校的檔案管理工作有章可循。四是建立科學(xué)的獎懲激勵機(jī)制，把檔案管理工作列入檔案工作人員的目標(biāo)考核中，對做出突出貢獻(xiàn)的人員給予獎勵，而對工作不力的人員給予追究相應(yīng)責(zé)任。
【摘要】社會管理失范是常見的社會問題，對檔案價值管理產(chǎn)生了較大的影響。本文通過對社會管理失范進(jìn)行論述，并分析了社會管理失范對檔案價值管理產(chǎn)生的影響，從而提出了提升檔案價值的方法，具體闡述如下。
關(guān)鍵詞 社會管理；檔案價值；影響
社會失范主要指不規(guī)范的社會行為，而人們對行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價值影響頗深。檔案是企業(yè)運行軌跡的真實反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發(fā)揮檔案的價值，必須加強(qiáng)對社會失范行為的管理工作。
1 社會管理失范概述
從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規(guī)范。從社會學(xué)方面講，就是由于社會生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系不平衡引起的社會現(xiàn)象，即人們的物質(zhì)生活水平發(fā)展速度較快，而精神文化程度有待進(jìn)一步提升。總之，社會失范是對人們價值觀的反映，社會失范是任何社會時期都會存在的一種現(xiàn)象。當(dāng)社會分工發(fā)展水平和道德發(fā)展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產(chǎn)生了失范現(xiàn)象。在被動遵守行為向主動擁護(hù)轉(zhuǎn)化的過程中，人們處于一個全新的生活環(huán)境中，他們賴于生存的準(zhǔn)則與規(guī)范失去了意義，人們的生活環(huán)境和價值結(jié)構(gòu)發(fā)生了根本性的改變，同時現(xiàn)行文化和道德中沒有明確規(guī)定達(dá)成目標(biāo)所應(yīng)采取的方法和形式。當(dāng)人們不能用符合規(guī)定的手段去實現(xiàn)這些目標(biāo)時，就會通過虛構(gòu)、機(jī)械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達(dá)到目的，社會失范因此產(chǎn)生。
2 社會管理失范對檔案價值管理產(chǎn)生的影響
2.1 檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性
管理形式雷同性強(qiáng)是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價值。現(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補(bǔ)性進(jìn)一步加強(qiáng)，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實樸質(zhì)的特點，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團(tuán)隊”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進(jìn)行管理，對增強(qiáng)單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。
2.2 檔案信息失真，可靠性降低
真實性體現(xiàn)了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報或者隱報管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實質(zhì)性的檔案價值。管理過程失真，是為達(dá)到某種不正當(dāng)?shù)哪康?，而將真實的記錄進(jìn)行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。
2.3 檔案內(nèi)容缺失，完整性差
在現(xiàn)實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。
受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。
3 提升檔案價值的方法
3.1 優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣
在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進(jìn)步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實際情況，對檔案管理辦法進(jìn)行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過失的處理方法進(jìn)行收錄，并進(jìn)行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻(xiàn)類型，設(shè)定保存期限，同時按照國家相關(guān)檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。
3.2 建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機(jī)構(gòu)
開展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團(tuán)隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門，強(qiáng)調(diào)檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進(jìn)行綜合管理。
3.3 創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素
檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個范式，并在相應(yīng)的時期促進(jìn)了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進(jìn)，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進(jìn)行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進(jìn)行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲，對于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案則可利用以上兩種方法進(jìn)行儲存。
4 結(jié)束語
綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內(nèi)容缺失，完整性差”三個方面論述了社會管理失范對檔案價值的影響，并提出相應(yīng)的方法，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。
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