時間：2023-07-21 09:14:40
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（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案的共同點。不論是一直存在的紙質(zhì)檔案還是隨著社會經(jīng)濟發(fā)展應(yīng)運而生的電子檔案，他們共同的目標(biāo)都是為了保存檔案，記錄歷史為后人服務(wù)，以一個服務(wù)者和奉獻者的形式存在。當(dāng)然，他們都具有比較高的保存條件：電子檔案由于是科技的產(chǎn)物，所以在保存的時候就需要注意不要和具有磁性的、有很高溫度的、具有物理和化學(xué)方面的具有損害性質(zhì)的物質(zhì)接觸；紙質(zhì)檔案因為是紙張做成的，所以在保存的時候就需要注意避免水將其打濕、蟲子將其咬破、化學(xué)物質(zhì)對其腐蝕等。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同點。一是保留時間長短不同。電子檔案保存的時間大概在5到15年，而紙質(zhì)檔案如果不被損毀可以長期存在。二是保密程度不同。電子檔案的保密性低，而紙質(zhì)檔案的保密性高。三是保存形式不同。電子檔案在保存檔案的時候用到的是光盤或者磁盤這樣的載體，而紙質(zhì)檔案用到的是檔案袋這樣的紙質(zhì)形式作為保存。四是占用空間大小。電子光盤因為用到的是光盤的存儲，所以其占用的空間就要小很多，而紙質(zhì)檔案用到的是較大的檔案袋作為存儲，所以占用的面積空間都相對較大。五是傳輸性高低不同。電子檔案在傳輸?shù)臅r候，和計算機設(shè)備進行對接傳播，方便快捷，因此傳輸性能較高；紙質(zhì)檔案在查閱的時候需要仔細(xì)地尋找，因此花費時間，傳輸性相對較低。
（一）具有較高的使用率。在煤礦企業(yè)之中，對于其公司檔案使用的頻率還是相對偏高的，因此對于檔案的管理工作所做出的要求就會高一些。煤礦企業(yè)安全方面的措施有哪些、應(yīng)用于煤礦技術(shù)的設(shè)備有哪些等都需要檔案的管理，且?guī)缀趺刻於紩褂茫虼苏f在煤礦企業(yè)之中，對于檔案的使用率是比較高的。
（二）具有豐富的檔案信息。煤礦企業(yè)在檔案的管理方面，有非常豐富的檔案信息需要管理。煤礦企業(yè)財務(wù)方面的檔案自然是少不了的，還有關(guān)于科技方面的檔案以及關(guān)于各種各樣文件的檔案。
三、電子檔案的建立成為煤礦科技檔案管理的必然選擇
（一）高技術(shù)人才成為電子檔案建立的需求。煤礦企業(yè)電子檔案的建立，就需要管理電子檔案的人員具有較高的技術(shù)能力。但是現(xiàn)在的檔案部門對于技術(shù)人才呈現(xiàn)高需求的趨勢，所以應(yīng)該加大對于高技術(shù)人才的培養(yǎng)，填補電子檔案管理中所存在的高科技人才空缺現(xiàn)象，讓電子檔案的建立在煤礦企業(yè)真正地發(fā)揮作用。
（二）讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)。對于現(xiàn)在社會的飛快發(fā)展，電子檔案的建立自然成為煤礦企業(yè)發(fā)展的必然選擇。但是也不能因為對于電子檔案的需求，就將原有的紙質(zhì)檔案給撤銷，這是非常不明智的做法。盡管新建立的電子檔案有比紙質(zhì)檔案更多的優(yōu)勢特點，但是也有紙質(zhì)檔案所不具有的優(yōu)勢特征，因此讓紙質(zhì)檔案和電子檔案共同服務(wù)于煤礦企業(yè)，才會為煤礦企業(yè)的發(fā)展提供最好的檔案服務(wù)。
（三）建立電子檔案要加強其保密性。眾所周知，電子檔案雖然在時代的發(fā)展之下應(yīng)運而生，但是其不是完美無缺的，一些缺點仍然存在，那就是電子檔案的保密性不是很好。要加強電子檔案的保密性，要在檔案的設(shè)計上多增加些程序：比如需要特定的人物的人臉或者指紋的驗證、需要密碼的輸入等。從而讓電子檔案具有較高的保密性，更好地為煤礦企業(yè)服務(wù)。
中圖分類號：X752 文獻標(biāo)識碼： A
引言
對煤炭企業(yè)而言，搞好安全培訓(xùn)是煤炭企業(yè)進行安全生產(chǎn)的前提條件，目前我國很多煤礦事故發(fā)生都是由于煤礦工人缺乏安全生產(chǎn)意識而導(dǎo)致的，究其根源是因為企業(yè)沒有對煤礦職工進行安全培訓(xùn)。因此，各煤礦企業(yè)都應(yīng)加強煤礦安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理，積極探索煤礦安全培訓(xùn)內(nèi)在發(fā)展規(guī)律，這對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著深遠的意義。
一、煤礦安全檔案的內(nèi)涵
在經(jīng)濟社會發(fā)展指導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變過程中，煤礦安全檔案作為煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)工作的記錄、宣傳教育培訓(xùn)的資源、安全管理的基礎(chǔ)、事故搶險救援的經(jīng)驗、安全管理創(chuàng)新的依據(jù)的重要組成部分，其內(nèi)涵也在不斷擴展延伸，主要包括以下方面。
1、煤礦安全培訓(xùn)規(guī)章制度及文件：
根據(jù)國家煤礦安全監(jiān)察局和內(nèi)蒙煤炭工業(yè)局的有關(guān)文件規(guī)定開展各類培訓(xùn)班，根據(jù)不同培訓(xùn)班的需要建立各類制度。
2、煤礦安全培訓(xùn)教師相關(guān)檔案：
每期培訓(xùn)班開班前由培訓(xùn)科及各分校按照提出培訓(xùn)計劃，經(jīng)審核后，由培訓(xùn)科及各分校報有關(guān)煤礦安全監(jiān)察分局，開班申辦程序存檔。每期培訓(xùn)班根據(jù)教學(xué)計劃，由教師填寫每期授課計劃，主管教學(xué)主任簽字，授課計劃存檔。煤礦安全培訓(xùn)要求積極組織教師相互聽課，取長補短，互相促進，提高教學(xué)效果。要求教師至少聽課一次，并把聽課記錄存檔。教師要根據(jù)教學(xué)計劃的要求認(rèn)真?zhèn)湔n，認(rèn)真寫好教案，根據(jù)不同專業(yè)，不同對象的培訓(xùn)需求，制定教案，教案存檔。專職教師每年不少于一周的現(xiàn)場調(diào)研，并撰寫調(diào)研報告存檔。
3、煤礦安全培訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)每期培訓(xùn)班配備專職班主任，由班主任認(rèn)真填寫學(xué)員考勤表，組織學(xué)員填寫教師授課效果評價表等存檔。每期培訓(xùn)班召開學(xué)員座談會，聽取意見和建議，座談會記錄存檔。組織學(xué)員參觀，班主任認(rèn)真填寫現(xiàn)場實踐記錄存檔。培訓(xùn)班結(jié)束后，由班主任對培訓(xùn)班進行分析總結(jié)存檔，要對培訓(xùn)學(xué)員進行跟蹤調(diào)查，聽取學(xué)員及所在單位對培訓(xùn)質(zhì)量與效果的意見，跟蹤調(diào)查表加蓋學(xué)員所在單位公章存檔。
4、煤礦安全培訓(xùn)學(xué)員相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)以上檔案備齊后，交教務(wù)科進行登記存檔，辦理各種證件。證件辦理完畢后，清點清楚進行登記，由各分校及班主任領(lǐng)走簽字。教學(xué)檔案一期一檔，裝訂成冊，分類編號，內(nèi)容包括：辦班計劃表、辦班通知、學(xué)員名冊、考勤表、課程表、教師講義、教師評估表、考試成績表、培訓(xùn)班總結(jié)等。學(xué)員檔案一人一檔，內(nèi)容包括：學(xué)員登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、考試卷、實際能力考核表、補考記錄等。
二、煤礦安全培訓(xùn)中的學(xué)籍檔案管理
1、增強對安全培訓(xùn)檔案管理的意識
首先，必須讓安全培訓(xùn)檔案管理的工作人員高度樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，讓檔案管理者從根本上意識到安全培訓(xùn)檔案管理工作對煤礦企業(yè)發(fā)展的重要性，從根源上確保安全培訓(xùn)檔案收集的資料的完整性與真實性，以提高安全培訓(xùn)檔案的質(zhì)量。其次，檔案管理人員必須意識到安全培訓(xùn)檔案是煤礦企業(yè)培訓(xùn)部門在培訓(xùn)管理工作中非常重要的內(nèi)容，檔案資料的歸檔是否達到標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料是否真實有效，不僅有有關(guān)檔案的完整性問題，而且關(guān)系到煤炭企業(yè)對煤礦工人的了解與提拔。
2、健全安全培訓(xùn)檔案的各項管理制度
為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，維護檔案完整與安全，有效地保護和利用檔案，煤礦安全培訓(xùn)檔案工作實行“統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)”的原則，歸檔材料包括申請鑒定報告、報名花名冊、考務(wù)管理資料、鑒定結(jié)果報告、成績單、考試卷、鑒定考評情況表等。試卷管理切實做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報名登記表》、《課程表》、《考場安排表》、《考勤表》等入微機存盤長期保管。認(rèn)真執(zhí)行安全保密制度，確保檔案資料安全，杜絕泄密、失密。非檔案管理人員，未經(jīng)許可，不得隨意拿取檔案、資料，更不能隨意復(fù)印。檔案管理程序，首先由部門負(fù)責(zé)人按批次、分職業(yè)工種、等級將職業(yè)技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，交辦公室檔案管理員按規(guī)定驗收合格后存檔。對培訓(xùn)的學(xué)員采取專題講座、現(xiàn)場研討和調(diào)研等方式，聽取廣泛意見提高培訓(xùn)質(zhì)量。
3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)
安全培訓(xùn)檔案管理工作者是煤礦企業(yè)檔案管理的核心人員，學(xué)籍檔案按分類編號保存，設(shè)專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達能力等專業(yè)技能。隨著世界科技的不斷進步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)也廣泛運用于檔案管理工作之中，檔案管理工作正在從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。這就要求煤礦企業(yè)檔案管理人員熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)和裝備，檔案管理工作者應(yīng)提高其專業(yè)技能以適應(yīng)檔案管理自動化和信息載體新型化發(fā)展趨勢，以適應(yīng)時代的需求。另外，安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理必須從整體出發(fā)，在檔案管理人才的培育和錄用時，要堅持選擇遵循德才兼?zhèn)涞睦砟?。安全培?xùn)檔案的規(guī)范化管理必須樹立進步發(fā)展的觀念，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。
4、讓安全培訓(xùn)檔案管理與現(xiàn)代化管理接軌
首先要配備充足的現(xiàn)代化管理設(shè)施，創(chuàng)造有利的硬件環(huán)境。比如，計算機、打印機、掃描機和傳真機等，是煤礦企業(yè)科學(xué)合理地進行檔案管理規(guī)范化的重要前提。早日實現(xiàn)煤礦安全培訓(xùn)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)本身資源情況，依賴于各種先進科學(xué)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，以實現(xiàn)檔案價值為目的，全面提高檔案信息資源的真實性和利用率，對檔案信息開發(fā)并提供高效率多途徑充分的利用，讓檔案信息可以更快捷地實現(xiàn)實時傳遞，以便更好地為煤炭企業(yè)服務(wù)。最后，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)與時俱進，思想創(chuàng)新，不斷進取，使其管理理念跟上檔案信息化的節(jié)奏，檔案管理工作者不但應(yīng)當(dāng)熟練運用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，而且必須掌握計算機通訊技術(shù)。可以定期組織檔案管理人員進行檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn)，以提高其知識和技能。
結(jié)束語
煤礦安全培訓(xùn)工作是一項長期、艱巨的任務(wù)，并非一蹴而就。煤礦安全培訓(xùn)工作是實現(xiàn)企業(yè)高效管理的保障，實現(xiàn)煤礦安全生產(chǎn)離不開煤礦安全培訓(xùn)。所以，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)的投入力度，并且深入開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，從而為煤礦安全生產(chǎn)提供可靠的保障。
參考文獻
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）05-00-01
企業(yè)檔案管理作為企業(yè)的一項重要基礎(chǔ)工作，其作用的大小、價值的體現(xiàn)和地位的高低，是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認(rèn)識的不斷深化而不斷提高的。當(dāng)前的新形勢下，煤礦檔案管理工作如何在改革發(fā)展中更好地發(fā)揮其應(yīng)有的價值和作用、如何為煤礦企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供有效服務(wù)，是當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理者需要不斷積極探索的重要課題。
一、思考一：煤礦企業(yè)檔案管理中存在的問題
二十世紀(jì)九十年代，由于煤炭價格曾經(jīng)跌入谷底，煤炭大量滯銷，領(lǐng)導(dǎo)層把精力集中到了大力尋找煤炭的銷路上，放在了想方設(shè)法提高經(jīng)濟效益上，此時的檔案管理基本上陷入一個無人管理的狀態(tài)上，這給以后煤礦企業(yè)的檔案管理帶來不便。檔案管理的機制和體系很落后，并且檔案人員由于無法及時掌握企業(yè)改制中，煤礦企業(yè)所發(fā)生的產(chǎn)權(quán)變動情況，無法對改制過程中形成的檔案資料進行跟蹤、收集和整理，造成了大量重要檔案資料的流失。尤其是煤礦企業(yè)在改制之后，大量煤礦企業(yè)選擇上市，但在上市過程中上級機關(guān)的批文的原文，有一些是相關(guān)工作人員自己帶回的，卻因為不能及時進行收集，造成散失。另外，管理手段不夠高效和先進，管理人員不夠?qū)I(yè)化等因素也在不同程度上影響和制約了煤礦企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。
二、思考二：煤炭企業(yè)檔案管理工作的地位
任何單位的任何一項工作只有單位重視了、領(lǐng)導(dǎo)重視了，工作才能順利開展。以做好安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理，取得經(jīng)濟效益為目的的煤炭企業(yè)往往會忽視檔案工作。對檔案工作人員來說，他們應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)吸引干部職工的注意，來提高本部門在企業(yè)中的地位。 地位來自：（1）檔案管理人員首先要愛崗敬業(yè)，為領(lǐng)導(dǎo)、各級管理人員、工程技術(shù)人員提供準(zhǔn)確、真實、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策，工程技術(shù)人員的科技攻關(guān)提供方便。檔案工作人員自己懷著滿腔熱情的去工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和同事心目中樹立了良好的形象，部門的地位也會逐漸提升。（2）檔案工作人員要積極做好宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)及干部職工增強檔案意識。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些檔案工作對單位長遠發(fā)展的影響，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。
三、思考三：煤礦企業(yè)檔案管理的信息化
信息時代，云計算、傳感網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、智慧地球，泛在計算等新概念、新思想和新技術(shù)的提出與發(fā)展，社會信息化建設(shè)熱潮的到來，利用軟件進行檔案信息化管理已成為不可阻擋的發(fā)展潮流在。自20世紀(jì)九十年代開始，檔案部門已開始著手開發(fā)或者購買相關(guān)的軟件進行檔案的整理、利用等工作，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得檔案部門的工作效率大大提高。
國家在2001年6月頒布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中指出“檔案管理軟件，是指各機關(guān)、團體、事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
檔案管理軟件是指檔案管理的計算機程序及其相關(guān)文檔。檔案管理軟件的計算機程序，是指為了科學(xué)有序地管理檔案，根據(jù)檔案管理的自身特點和程序，由計算機可執(zhí)行的代碼化指令序列，或者可以被自動轉(zhuǎn)換代碼化指令序列的符號化指令序列或者符號化語句序列；相關(guān)文檔，是指用來描述程序的內(nèi)容、組成、設(shè)計、功能、規(guī)格及使用方法的文字資料和圖表。
根據(jù)我國檔案管理信息化的發(fā)展歷程，我國的檔案管理軟件的發(fā)展可分為三個階段：（1）單機版檔案管理軟件階段（90年代初）。此時期的檔案管理軟件運行平臺單一、功能比較簡單，并且此時期的檔案管理軟件多為檔案部門根據(jù)自己的需要自行開發(fā)，通用性比較差。（2）網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件階段（90年代中后期）。此時期商業(yè)開發(fā)的檔案管理軟件占據(jù)了主流市場，并且軟件的功能增多，適用性增強。出現(xiàn)了大量的專門從事檔案管理軟件研發(fā)的公司，如津科、世紀(jì)科儀、珠海泰坦、量子偉業(yè)等。（3）電子文件管理系統(tǒng)階段（21世紀(jì)初至今）。為了適應(yīng)電子文件管理的需要，此時期的管理軟件選擇具有跨平臺性的開發(fā)工具進行開發(fā)，采用多種技術(shù)集成，并具有強大的自定義功能。
為了滿足社會需求的多樣性，檔案管理軟件開發(fā)公司研發(fā)出了多種不同性能的檔案管理軟件：如量子偉業(yè)公司研發(fā)的綜合檔案館管理系統(tǒng)、企業(yè)文檔管理系統(tǒng)、流媒體管理系統(tǒng)。深圳偉圖的城建檔案管理軟件以及其他的人事檔案管理系統(tǒng)軟件、水力檔案管理系統(tǒng)軟件、電力檔案信息管理系統(tǒng)等。總之，那些更能貼近檔案工作現(xiàn)實的檔案管理軟件，是今后應(yīng)用的關(guān)鍵。
四、思考四：煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力
檔案管理工作的質(zhì)量好壞與檔案管理人員的能力和素質(zhì)直接相關(guān)，這不僅是一項服務(wù)性的工作，還是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，對檔案管理人員有較高要求。檔案管理工作日益現(xiàn)代化，這就需要大量的專業(yè)人才，這些人才需要具備檔案管理、計算機應(yīng)用等各方面的能力。相關(guān)部門要定期舉行對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強檔案管理隊伍的信息化建設(shè)。同時，由于檔案管理信息化之后所形成的電子檔案是數(shù)字化的，所以檔案管理人員在具備檔案管理基本知識的同時，還要對計算機應(yīng)用的相關(guān)知識、數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)有所掌握。對于檔案管理人員來說，這將是新的挑戰(zhàn)。加強對檔案管理人員的新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及相應(yīng)的知識和技術(shù)，促使檔案管理人員提高掌握和運用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的能力是十分必要的。
總之，利用檔案，煤炭企業(yè)的管理人員可通過現(xiàn)有的資料，及時對過去的煤礦情況包括歷史狀況及數(shù)據(jù)進行相關(guān)綜合分析，這樣才能對企業(yè)在煤礦方面的未來發(fā)展做出正確及科學(xué)的判斷與指導(dǎo)。同時，對歷史及現(xiàn)在的檔案進行整理，使企業(yè)管理人員能掌握過去，了解現(xiàn)在，預(yù)測未來，對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展具有巨大的促進意義。
參考文獻：
一、煤炭企業(yè)大學(xué)生檔案管理工作中存在的問題
高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，其準(zhǔn)確、齊全、完整地記載了畢業(yè)生人事檔案，歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)，同時它也是用人企業(yè)評估、使用專業(yè)技術(shù)人才的第一參考資料，是企業(yè)科技創(chuàng)新、人才興企工作的基礎(chǔ)保證。但是就目前畢業(yè)生的人事檔案管理工作來看，還存有不足之處：
1、畢業(yè)生對自己人事檔案重要性的認(rèn)知程度不夠
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審等工作相對減少，在個別畢業(yè)生頭腦中存有人事檔案可有可無或無關(guān)緊要的不正確認(rèn)識；同時應(yīng)聘于煤炭企業(yè)的許多大學(xué)生，他們的某些學(xué)長或校友，因就業(yè)于一些人事制度不完善或沒有人事主管權(quán)的私營企業(yè)、民營企業(yè)等非公有制單位，無意中就遺棄了自己的檔案，這也加劇了許多高校大學(xué)生對于個人檔案無所謂的態(tài)度。殊不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性認(rèn)識的欠缺，既給個人將來的工作帶來許多的麻煩，勢必也會影響用人單位事因檔案不到位在人才資源開發(fā)過程中的可操作性。
2、企業(yè)在檔案管理工作制度上的不規(guī)范現(xiàn)象還有存在
許多廠礦企業(yè)在檔案管理制度的完善執(zhí)行上松垮滯后，沒能做到與時俱進、因企制宜、將檔案管理工作細(xì)化量化，只是簡單地照搬上級組織部門下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》來開展工作，沒有形成切合自己實際的實施細(xì)則和規(guī)章制度，在執(zhí)行過程中存在不嚴(yán)格、不規(guī)范的現(xiàn)象，收集歸檔工作被動不及時；另外個別管檔人員在管理上流于形式，僅擔(dān)當(dāng)起了檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)?；蚪邮諘r間的不同，在原檔案袋上直接編號，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了人事檔案的工作效率，給企業(yè)“人才興企”戰(zhàn)略的實施和畢業(yè)生的專業(yè)化發(fā)展都帶來了一定的負(fù)面作用。
3、檔案管理手段落后現(xiàn)象未能得到全面改變
目前檔案管理部門的管理手段已經(jīng)步入辦公自動化階段，在工作效率已有了明顯提高，但在一些周邊企業(yè)或非主業(yè)企業(yè)里，檔案管理辦公自動化還未全面實現(xiàn)。即使是實現(xiàn)了計算機管理，由于總體要求的欠缺或具體工作人員的能力限制，也僅限于將名字和檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的平臺共享性能和簡潔快速潛力并未能得到完全發(fā)揮，并沒有從根本上改變操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。
二、做好新時期煤炭企業(yè)大學(xué)生檔案管理工作的措施
從上述問題來看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作還遠遠不能適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的步伐，與“人才興企”戰(zhàn)略要求還有一定的距離。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在企業(yè)“新一輪”發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，為來企高校畢業(yè)生提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提供更寬松優(yōu)良的成才發(fā)展環(huán)境，我們應(yīng)增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率，全方位做好大學(xué)生的人事檔案管理工作：
1、提高對畢業(yè)生人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識
一是加強宣傳力度，提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認(rèn)識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識和政策要求，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、發(fā)展、生活等各方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考。
二是加強自身學(xué)習(xí)，提高管檔人員的認(rèn)識能力和工作素質(zhì)。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給應(yīng)聘畢業(yè)生的人事檔案管理工作提出了新的、更高的要求。檔案管理工作人員要充分認(rèn)識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
2、加強對畢業(yè)生人事檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互關(guān)聯(lián)的資料組合在一起，并編寫頁碼、目錄、標(biāo)題，一一對應(yīng)，裝訂成冊。
二是要加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本地實際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是對人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。
三是要實行專門統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。
關(guān)鍵詞:檔案管理;經(jīng)營決策;地位和作用
Key words: archives management;operation decisions;status and role
中圖分類號:G27 文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0160-01
0引言
煤炭企業(yè)在各項活動中形成的檔案,是企業(yè)一切重要活動的歷史記載,是生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策和維護企業(yè)合法權(quán)益及健康的重要憑證。在二十一世紀(jì)這個知識時代,檔案工作對于權(quán)益持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康,發(fā)展,從傳統(tǒng)管理方式走向科學(xué)管理規(guī)道具有十分重要的意義。
1檔案工作是企業(yè)管理重要基礎(chǔ)工作
煤炭企業(yè)檔案是本企業(yè)活動最直接、最可靠、最原始、最具有歷史連續(xù)性的記載,企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理重要組成部分。在企業(yè)加快改革和科技飛速發(fā)展的今天,檔案的重要作用日益鮮明地顯示出來。
首先,檔案是預(yù)測未來的基礎(chǔ)。
現(xiàn)代企業(yè)管理的核心是決策,決策的前提是預(yù)測,而科學(xué)的預(yù)測必須建立在龐大、完整、可靠的信息基礎(chǔ)上。
預(yù)測是有效地運用已有的科學(xué)知識,對過去的歷史情況與數(shù)據(jù)進行綜合的分析,結(jié)合現(xiàn)實的客觀條件和主觀條件,對企業(yè)未來的發(fā)展作出科學(xué)的判斷。
預(yù)測過程是過去現(xiàn)在未來全過程,而這一過程的基礎(chǔ)是來自企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的各項活動中積累形成檔案。因此,歷史和現(xiàn)實的檔案信息,可以預(yù)測企業(yè)活動未來發(fā)展和變化。
如果離開了這些檔案信息,就會對企業(yè)的經(jīng)營管理情況一無所知,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就無法作出重大決策。這就足以說明:煤炭企業(yè)檔案是一種信息資源,是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指揮決策的重要依據(jù),對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營舉足輕重的作用。
其次,檔案是企業(yè)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。
企業(yè)要提高現(xiàn)代化管理水平,實行全面質(zhì)量管理,需要檔案部門提供的各種信息數(shù)據(jù),以便對企業(yè)的活動進行數(shù)理分析。管理好比一座大廈,檔案管理猶如大廈地基中的基石,如果基石不牢,就難以立足于激烈競爭的市場。要搞好企業(yè)現(xiàn)代化管理,就必須將企業(yè)檔案工作例如企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃,并制定出企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。
2檔案是企業(yè)的寶貴財富,檔案部門是企業(yè)信息管理中心
企業(yè)檔案是企業(yè)寶貴財富的一個重要組成部分,它既是企業(yè)人事現(xiàn)實活動的重要財富又是企業(yè)歷史發(fā)展過程的直接見證,具有長遠的利用價值。企業(yè)要發(fā)展,就要管好企業(yè)檔案這筆財富。企業(yè)檔案部門為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù),是企業(yè)檔案工作的出發(fā)點和最終目的。企業(yè)檔案工作者要搞好企業(yè)檔案的收集、整理和各種信息的加工處理。供領(lǐng)導(dǎo)決策及業(yè)務(wù)部門和其他部門參考,使檔案工作滲透到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)。使檔案部門真正能夠成為企業(yè)信息管理中心。
3做好企業(yè)檔案工作,是維護企業(yè)合法權(quán)益的關(guān)鍵
實踐證明,在企業(yè)改制和科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,檔案作用的發(fā)揮已成為提高企業(yè)經(jīng)濟效益和維護企業(yè)合法權(quán)益的重要途徑。
電子檔案是現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一?，F(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。
1 檔案管理的目的和功能
“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。
2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點
2.1 信息的廣泛性
煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案等。科技檔案包括礦建、采煤、掘進、機電、運輸、通風(fēng)、地質(zhì)等檔案。信息量巨大是其特點之一。
2.2 使用的頻繁性
煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時每刻都和一線生產(chǎn)緊密聯(lián)系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、機電設(shè)備檔案等，其使用頻繁性遠遠大于其他行業(yè)。
3 電子檔案的最新發(fā)展和應(yīng)用
電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！?/p>
1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。1998年8月11日―13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善?？梢姡嘘P(guān)電子檔案及其管理問題的研究與應(yīng)用正在廣泛開展。
4 電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點
4.1 電子檔案的優(yōu)缺點
電子檔案的優(yōu)點在于：存在形式一般為磁盤（硬盤）及光盤等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲容量大，便以攜帶和傳輸，可和計算機直接連接，可通過網(wǎng)絡(luò)進行遠程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。
其缺點是保存時間短（與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等），閱讀不方便。
4.2 傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點
傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點在于：保存時間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。
其缺點是占用空間大，存儲容量小，不便以攜帶和傳輸，復(fù)制困難，保存條件高（需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等）。
5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實意義
從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點，在檔案的應(yīng)用方面，電子檔案更具互補的優(yōu)點，便于攜帶，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行遠程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。具體在實踐中有以下的意義：
1）煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統(tǒng)，實行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發(fā)與利用。
2）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)配備專門的計算機和存儲器（硬盤、光盤）、掃描儀、照相機、打印機等。還應(yīng)配備專門電子檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理和維護。計算機用以對電子檔案的管理，存儲器（硬盤、光盤）用于電子檔案的存儲，掃描儀、照相機用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。
3）可以把科技檔案（包括規(guī)程、措施、圖紙等）和文件等全部數(shù)字化存檔。通過計算機和專門的管理軟件分類管理。應(yīng)用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。
4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢。各生產(chǎn)隊組的技術(shù)員可以隨時通過電腦終端查閱電子檔案室的授權(quán)文件。
5）為加強保密管理，可以設(shè)立權(quán)限，利用密鑰來管理。為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問。如果驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
6）為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的服務(wù)系統(tǒng)，需要加強人才的專門培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識層次和先進技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，以至于現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。
7）可實現(xiàn)辦公自動化、無紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程，可在計算機和通訊線路中進行。這樣檔案的前身以機讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多以磁盤為載體的機讀形式。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
二、加強企業(yè)檔案管理，做好科技檔案的收集
檔案資料中的科技檔案就包括了生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料。檔案管理部門有責(zé)任收集、保存生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，并為有關(guān)部門和人員的分析、利用提供服務(wù)。從保障安全生產(chǎn)的角度來說，檔案管理工作理應(yīng)與企業(yè)同時誕生和同步發(fā)展，同時企業(yè)發(fā)展進程中產(chǎn)生的包括礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料在內(nèi)的不少值得保存的資料，無法全面收集保存到檔案部門，其中流失和散存于個人手中的為數(shù)不少。在采取得力措施盡可能廣泛全面地收集礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的基礎(chǔ)上，保護好和利用好現(xiàn)有檔案資源，認(rèn)真總結(jié)分析檔案查閱的規(guī)律和特點，針對直接服務(wù)于安全生產(chǎn)、利用率較高的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的特殊重要性，創(chuàng)新工作思路、工作內(nèi)容和工作手段，拓展服務(wù)方式，更加注重開發(fā)利用，激活休眠中的檔案資源，提高檔案信息資源的利用率，使有價值的檔案資料進入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，不斷提升檔案工作的影響力，為企業(yè)安全生產(chǎn)提供更為專業(yè)、具體、周到的服務(wù)。企業(yè)檔案工作創(chuàng)新要有融入企業(yè)全方位管理的“大檔案”思想，一是檔案管理工作必須與企業(yè)各項工作“互聯(lián)”，解決企業(yè)檔案工作的“孤島”問題；二是企業(yè)檔案工作者必須從社會和企業(yè)的大視野中，重新認(rèn)識自己的工作性質(zhì)，跳出檔案圈子看檔案。改變過去與企業(yè)其他部門缺少交流、溝通，導(dǎo)致很多人都不了解檔案工作的狀況。今后檔案部門必須加強與各部門的聯(lián)系和溝通，把檔案管理工作融入企業(yè)主體，作為企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，與相關(guān)部門互相配合，共同策劃。同時，檔案工作者要學(xué)會換位思考，站到檔案利用的角度重新認(rèn)識自己的工作。目前仍然存在的檔案分類繁瑣、查閱手續(xù)復(fù)雜、規(guī)章制度不合時宜和服務(wù)方式不適應(yīng)等問題應(yīng)該引起高度重視，通過推行工程建黨工作與工程計量工作相結(jié)合的做法來保證重點工程檔案的及時歸檔，積極主動加以整改。
三、積極作好檔案宣傳工作
加大對檔案工作的宣傳力度，使各級領(lǐng)導(dǎo)、中層干部到全體職工都充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)識到檔案管理與各項工作特別是安全生產(chǎn)的密切關(guān)系，在工作中更好地支持檔案管理工作，從而增強全員檔案意識。要通過深入宣傳，把檔案管理的重要性上升到企業(yè)生產(chǎn)安全、員工生命安全和干部政治安全的高度，促使各級干部和檔案管理人員進一步提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，更加重視發(fā)揮檔案工作在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理中的作用。檔案管理的最終目的就是為企業(yè)安全生產(chǎn)和各項工作提供利用，所以檔案管理人員要強化服務(wù)意識，在保管好檔案資料的基礎(chǔ)上，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，尤其要特別注重收集事關(guān)安全生產(chǎn)的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，使檔案資料更多地為企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理工作服務(wù)。同時還要積極開展編研活動，對檔案信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、全方位、有實效、有價值的信息。針對企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理中存在的問題，要主動地為相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)、專題服務(wù)，在確保檔案資料收集齊全完整的基礎(chǔ)上，進一步改進服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，熱情接待基層單位和專業(yè)人員查閱、利用相關(guān)檔案資料，使檔案資料在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理中發(fā)揮更大的作用。
四、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強繼續(xù)教育
檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。要不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，
1.要進一步提高檔案意識。
要正確貫徹落實國家檔案法和有關(guān)的規(guī)定，提高和增強重點項目參加人員的檔案意識和法律觀念?？梢酝ㄟ^擬定一系列規(guī)章制度的辦法，通過用制度的方式約束、監(jiān)督、指導(dǎo)檔案管理人員。
2.要建立保障檔案數(shù)字化制度。
明確目標(biāo)，通過建立數(shù)據(jù)庫的方式把檔案工作納入與工程建設(shè)同步發(fā)展的軌道,將其寫進工程管理規(guī)章制度之中。通過電腦數(shù)據(jù)匯總,建設(shè)指揮部很快將整個工程的案卷目錄編排和打印出來。一方面,大大加快了檔案室整理、編目的工作效率。另一方面,電腦保存的案卷和卷內(nèi)文件2個層次的條目數(shù)據(jù),可一次輸入,多次輸出,既能滿足業(yè)主、使用單位、建設(shè)單位的要求,還能滿足城建系統(tǒng)不同格式的打印需求,為工程檔案的移交提供了極大的方便,同時也為檔案的利用打下了基礎(chǔ),為集團創(chuàng)建檔案目錄中心提供了原始數(shù)據(jù)。
3.要建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：
隨著我國改革開放的日益深入和社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，煤炭企業(yè)作為我國主要的能源企業(yè)，需要不斷深入改革自身體制，以提高自身競爭力，更好的適應(yīng)市場化發(fā)展。而檔案管理是煤礦企業(yè)發(fā)展中的一項重要工作，為了更好的適應(yīng)國有煤炭企業(yè)體制改革與市場化發(fā)展，就必須對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革創(chuàng)新，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，與時俱進，運用法律、經(jīng)濟、行政的模式進行國企煤炭檔案管理，以全面改革檔案管理的基本思想與體制，增強檔案管理工作的有效性與先進性。下文中筆者就此進行了探討。
一、我國國有煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題
隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，國有煤炭企業(yè)在市場經(jīng)濟體制的日益完善下也不斷深化體制改革，并樹立新的發(fā)展觀，形成新的發(fā)展戰(zhàn)略。與此同時，企業(yè)的各項生產(chǎn)活動與經(jīng)濟活動的決策也更加注重科學(xué)性與實用性，而要想實現(xiàn)決策的科學(xué)性就必須注重憑據(jù)，對大量生產(chǎn)信息和經(jīng)濟信息進行分析，其主要來源是檔案，只有對檔案進行妥善的儲存與科學(xué)的管理，才能夠充分反映出企業(yè)的發(fā)展軌跡與創(chuàng)新歷程。就目前來看，我國的國有煤炭企業(yè)在近年來實施縱深挖潛戰(zhàn)略中，不斷對自身經(jīng)營體制進行改革與重組，采用更集約化的管理模式，越來越重視檔案管理的重要性；同時，國家相關(guān)政策對于煤炭企業(yè)縱深挖潛戰(zhàn)略的干預(yù)，如對煤炭資源枯竭的礦井進行政策性破產(chǎn)與轉(zhuǎn)產(chǎn)，離不開檔案分析，因此，對于國有煤炭企業(yè)經(jīng)營發(fā)展而言，實行科學(xué)的檔案管理模式是極其重要的。
在本世紀(jì)初期，煤炭能源的價格曾經(jīng)一度跌入谷底，煤炭的銷售工作遇到了前所未有的困境。在這種情況下，我國的煤炭企業(yè)紛紛將精力集中于煤炭銷售的問題上，最大限度的調(diào)動資源來提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益，對于生產(chǎn)運營中的各種檔案陷入了無人管理的局面，從而給現(xiàn)階段的國企煤炭檔案管理造成諸多不便，成為歷史問題。其次，我國國有煤炭企業(yè)的檔案管理體制較為落后，缺乏健全的檔案管理機制，往往由于檔案管理人員無法及時掌握煤炭企業(yè)改制過程中發(fā)生的產(chǎn)權(quán)變動等情況，從而很難對改制過程中的檔案資料進行跟蹤收集與整理保存，從而使得大量的重要檔案資料無法追尋。此外，我國的國有煤炭企業(yè)在制度改革之后紛紛選擇上市，但在上市過程中，很多相關(guān)機構(gòu)的文件或上級批文由于未能及時收集與整理而流失。上述問題的存在，歸根結(jié)底是由于我國國有煤炭企業(yè)對檔案管理不夠重視，檔案管理模式不夠先進和高效，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)造成的，因此，加強煤炭企業(yè)檔案管理工作勢在必行。
二、關(guān)于創(chuàng)新國有煤炭企業(yè)檔案管理模式的策略
1.改革傳統(tǒng)觀念與管理意識，重視檔案管理。
國有煤炭企業(yè)管理人員與檔案人員應(yīng)該改變傳統(tǒng)的思想觀念，增強對檔案管理工作的重視，從根本上認(rèn)識到檔案工作的重要性。首先，應(yīng)該在工作中明確企業(yè)近期工作重點，對當(dāng)前的檔案及近期內(nèi)需要用到的檔案充分了解，并仔細(xì)檢查檔案是否齊全，對其進行收集整理，做到整齊待用。其次，對于經(jīng)常借用或調(diào)用的檔案應(yīng)該進行定期統(tǒng)計，明確檔案來源與取向，保證檔案的完整性。此外，及時了解企業(yè)當(dāng)前動向與經(jīng)營狀態(tài)，對于應(yīng)該入檔的資料及時入檔，保證檔案資料的實時性。
2.創(chuàng)新國企煤炭檔案管理模式，健全管理機制
要想全面適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制和企業(yè)的市場化運行，應(yīng)該建立一套健全的檔案管理機制，并創(chuàng)新檔案管理模式，具體而言，應(yīng)該從以下幾個方面入手：首先，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的市場化運行機制、市場競爭需求以及企業(yè)檔案管理群體性的特點，對當(dāng)前的所有檔案資料進行分類整合，并采用專業(yè)的統(tǒng)計分析，將查閱頻率和時效性要求較高的檔案資料獨立出來，建立專門的檔案儲存室，以方便這類檔案資料的查閱效率。其次，對于所有可能用到的檔案進行集中管理，建立相應(yīng)的集中管理機制，落實檔案管理工作，這是實現(xiàn)檔案管理高效化的根本途徑，對于企業(yè)內(nèi)部工作的順利進行、各種縱橫管理的調(diào)節(jié)都有著積極的作用。同時，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部建立相應(yīng)的監(jiān)督管理機制，對檔案管理工作進行綜合監(jiān)管。此外，要不斷加強企業(yè)檔案信息的自動化系統(tǒng)建設(shè)，與時俱進，實現(xiàn)檔案管理工作自動化、現(xiàn)代化，從管理模式上進行創(chuàng)新。
3.加強制度建設(shè)，推動科學(xué)管理。
首先，應(yīng)該對檔案管理的制度進行創(chuàng)新，大力清理傳統(tǒng)的規(guī)章制度，在不違背上級主管及相關(guān)規(guī)定的前提下，結(jié)合本單位的管理體制、人員結(jié)構(gòu)變化，將不適宜的規(guī)定廢除，對不完善的規(guī)則制度進行調(diào)整和完善，并建立新的檔案管理辦法，使新的制度能夠充分反映出檔案管理變化，并全面覆蓋。
其次，重新構(gòu)建制度體系。將檔案管理人員及管理關(guān)系的變化進行梳理，不斷完善領(lǐng)導(dǎo)體制、管理責(zé)任制，為國企煤礦的檔案管理提供強有力的制度保障。在此基礎(chǔ)之上，制定科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并將其與原有的制度充分結(jié)合起來，形成完整的檔案管理制度體系。
此外，要建立階段性的檔案修編規(guī)范制度。定期對現(xiàn)有的規(guī)章制度進行評審，集中力量進行篩選、修訂和補充，確保制度的適用性。
4.提高國有煤炭企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)
在國有煤炭企業(yè)檔案管理中，檔案工作的質(zhì)量與檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)有著直接的關(guān)系。隨著檔案工作的發(fā)展，要不斷加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，幫助其培養(yǎng)時代意識與服務(wù)意識，確保檔案管理人員在具備較強的專業(yè)理論知識的同時，充分了解與檔案工作相關(guān)的知識，如社會學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、傳播學(xué)、情報學(xué)等相關(guān)理論。其次，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與計算機的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也日益現(xiàn)代化，這就需要一些具備檔案管理知識與經(jīng)驗，并精通計算機應(yīng)用等各方面能力的檔案管理人員。同時，實行檔案管理信息化，所有檔案都是以電子檔案的形式儲存，因此，檔案管理人員在具備檔案管理相關(guān)知識與工作經(jīng)驗的同時，還應(yīng)該充分了解數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識。對于國企煤礦檔案管理而言，這必定是新的挑戰(zhàn)。在企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)該定期開展一些培訓(xùn)工作，對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，不斷加強檔案管理隊伍的信息化、專業(yè)化建設(shè)。及時加強檔案管理人員的新技術(shù)、新設(shè)備與新方法的培訓(xùn)，促進檔案管理隊伍的現(xiàn)代化建設(shè)，從根本上提高企業(yè)檔案管理能力與效率。
結(jié)束語
總而言之，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進步，國企煤炭檔案管理也應(yīng)該與時俱進，改革傳統(tǒng)管理觀念，樹立市場化服務(wù)意識，對檔案管理模式進行改革與創(chuàng)新，并不斷加強現(xiàn)代檔案管理的信息化建設(shè)，從根本上提高檔案管理的效率，全面適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化、市場化發(fā)展。
參考文獻
煤礦企業(yè)的檔案資料是企業(yè)日常運行的各項工作記錄，也包含了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各項法律文書，它不僅反映了企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀和過往歷史，更蘊藏著預(yù)示未來的豐富信息。在無紙化辦公和檔案信息數(shù)字化的背景下，企業(yè)檔案管理工作面臨一些新情況、新課題，煤礦企業(yè)必須做好檔案管理工作，提高檔案利用質(zhì)量。
1 當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作中存在的問題分析
（一）檔案管理意識淡化，重視程度不夠
雖然，國家出臺了《中華人民共和國檔案法》等一系列法律規(guī)章對企業(yè)檔案管理工作進行了約束和指導(dǎo)，但是很多煤礦企業(yè)對檔案管理工作沒有引起足夠的重視。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理工作對企業(yè)效益沒有直接影響，只有投入而無產(chǎn)出，投入在檔案管理工作中的資源越多，損失也越大，因此盡量減少對檔案管理工作投入的精力和經(jīng)費，甚至個別領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作拋在一旁，極少過問工作情況。煤礦企業(yè)，特別是領(lǐng)導(dǎo)層，對檔案管理工作的積極性不高，重視程度不夠，影響了煤礦檔案材料的真實性和完整性，制約了企業(yè)檔案管理水平的提高，阻礙了企業(yè)各項工作的開展。
（二）檔案管理體系不完善，配套設(shè)施不健全
高效的檔案管理工作離不開軟件和硬件的支持，所以亟需建立完善的檔案管理體系和功能齊全的配套設(shè)施。但是，當(dāng)前狀況下，很多煤礦企業(yè)沒有建立完善的檔案管理體系，或者已經(jīng)建立檔案管理體系但執(zhí)行力度不夠，配套設(shè)施不健全無法滿足檔案管理的需要，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理的混亂。
在檔案收集編制階段，煤礦企業(yè)檔案材料的來源一般是由企業(yè)生產(chǎn)一線形成的數(shù)據(jù)，生產(chǎn)技術(shù)人員更換較為頻繁，且不具備專業(yè)的檔案管理方面的知識，沒有按照檔案管理的操作規(guī)范進行數(shù)據(jù)收集整理，且沒有將檔案收集整理交由專業(yè)的檔案管理人員進行操作，導(dǎo)致很多煤礦企業(yè)檔案材料不系統(tǒng)、不齊全，比如：全宗卷編制不規(guī)范、編研材料內(nèi)容不完整，聲像檔案嚴(yán)重缺乏等現(xiàn)象。在檔案保管階段，主要存在借閱不規(guī)范和檔案保密性差等問題。部分煤礦企業(yè)沒有建立完善的檔案借閱制度和檔案保密制度，沒有嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，缺乏保密意識，導(dǎo)致部分借檔人員沒有及時返還檔案材料或信息外露。
檔案管理配套設(shè)施建設(shè)方面，由于經(jīng)費欠缺等原因，部分煤礦企業(yè)檔案庫房、管理設(shè)備存在年久失修、更新不及時等問題，無法滿足檔案管理所需的工作環(huán)境和條件，影響了檔案工作的順利開展。
（三）檔案未有效利用，人員素質(zhì)有待提高
雖然，有些煤礦企業(yè)建立了先進的檔案室，設(shè)施也比較齊全，但是只注重收藏，將檔案資料堆積在檔案柜中便以為完成任務(wù)，沒有進行有效開發(fā)，沒有將檔案信息真正與企業(yè)發(fā)展相關(guān)連起來，沒有為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更全面的信息支持。
由于案管理工作復(fù)雜繁瑣，需要具備高度責(zé)任感，同時也不容易拿出令領(lǐng)導(dǎo)眼前一亮的成績，因此很多工作人員不愿意接手檔案管理工作。煤礦企業(yè)檔案管理隊伍缺乏新生力量，甚至企業(yè)沒有專職檔案管理人員，一般由企業(yè)各部門管理人員兼任，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)相對較弱，這導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)性不足，難以出色地完成檔案管理工作。
2 關(guān)于新時期煤礦企業(yè)加強檔案管理工作的對策探討
（一）強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理觀念
首先，煤礦企業(yè)管理層的檔案管理意識是決定企業(yè)檔案管理工作能否順利開展的關(guān)鍵，只有他們樹立了正確的檔案觀，才能真正提升企業(yè)的檔案管理水平。所以，不僅要向他們宣傳檔案相關(guān)的法律法規(guī)，還要進行有針對性的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其真正明白檔案管理的重要性，將檔案管理工作擺在日常工作重中之重的位置。其次，要加強對企業(yè)員工的宣傳教育。通過互聯(lián)網(wǎng)、工作專欄、業(yè)務(wù)指導(dǎo)材料等多途徑向企業(yè)員工宣傳檔案管理工作，不僅要普及檔案管理知識，還要將企業(yè)檔案管理的亮點工作與員工生活、工作息息相關(guān)的活動結(jié)合起來，使檔案宣傳工作具有很強的針對性，使企業(yè)員工真正重視與日常檔案管理工作相關(guān)的業(yè)務(wù)，形成人人參與檔案管理工作的氛圍。最后，檔案管理人員自身要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，牢記當(dāng)前工作重點，并時刻檢查檔案完整性，積極主動地投入到檔案管理工作中。
（二）完善檔案管理體系，加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)
只有建立科學(xué)完備的管理體系才能保證煤礦企業(yè)檔案管理工作真正邁上新臺階。煤礦企業(yè)要在法律法規(guī)的指導(dǎo)下，結(jié)合日常工作實踐經(jīng)驗，通過不斷摸索和總結(jié)，確立一整套完善的企業(yè)檔案管理體系。將檔案管理工作分解到單位每個工作人員業(yè)務(wù)指標(biāo)中，充分落實檔案管理的工作目標(biāo)，營造人人參與檔案管理的濃厚氛圍；確立檔案管理責(zé)任制度，從收集整理到管理利用等全過程每個環(huán)節(jié)確保都有專人負(fù)責(zé)，充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性；建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案，提升消防安全意識，切實防范安全事故的發(fā)生；將檔案進行集中管理，同時，做好的檔案的分類歸檔和統(tǒng)計分析；加強檔案保密工作，檔案借出和查閱要嚴(yán)格按照程序辦理，切實防止企業(yè)檔案丟失和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的紙|、實物存檔的方式已經(jīng)演變?yōu)槎喾N載體存檔，特別是檔案信息數(shù)字化的到來使得海量存儲、網(wǎng)絡(luò)共享成為可能，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代需求，根據(jù)自身實際情況選擇適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案，配備現(xiàn)代化信息設(shè)備，將原有的文字檔案、聲像檔案利用掃描技術(shù)和聲像采集設(shè)備進行數(shù)字化處理，利用計算機檔案管理軟件進行檢索、查閱，使檔案管理工作更加方便、快捷。
（三）提升檔案利用效率，加強人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)
提升檔案的利用效率，首先要提升檔案信息的服務(wù)質(zhì)量，通過匯集各部門對檔案的需求，有針對性地收集有關(guān)的信息，做好統(tǒng)計分析，有針對性地向各部門開放檔案資料，使各部門利用檔案資料挖掘出有價值的信息，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)和領(lǐng)導(dǎo)決策。其次，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員需要具備高度的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力才能利用科學(xué)手段對檔案資料進行統(tǒng)計分析、開發(fā)利用，但現(xiàn)有的檔案管理人員素質(zhì)差強人意，知識更新不及時，無法滿足現(xiàn)有工作需要。所以，相關(guān)部門要組織專（兼）職檔案管理人員參加培訓(xùn)班，提高他們的業(yè)務(wù)水平，普及相關(guān)的法律法規(guī)知識，幫助他們樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的職業(yè)道德觀念，增強服務(wù)意識，使煤礦企業(yè)檔案管理工作的開展更加有序高效。
3 結(jié)語
作為民生經(jīng)濟的重要組成部門，煤礦企業(yè)也面臨著改制、市場競爭等各方面的壓力，做好檔案管理工作更能夠幫助煤炭企業(yè)規(guī)范企業(yè)運營、提高經(jīng)濟效益。但是，在思想意識、管理體系、人員素質(zhì)等各方面的影響下，當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作令人堪憂。在數(shù)字化的時代背景下，煤礦企業(yè)應(yīng)緊跟時代潮流，樹立正確觀念、完善檔案管理體系、提升檔案利用效率，創(chuàng)新和完善煤礦企業(yè)檔案管理工作，更加及時、高效地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。
參考文獻
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煤礦建設(shè)尤其是井工型煤礦建設(shè)項目，不同于地面工程建設(shè)，都是在地下幾百米深處作業(yè)，危險性大，設(shè)計變更多，自然條件復(fù)雜，受水文、地質(zhì)、瓦斯、煤塵等影響大，專業(yè)性強，相對于其他建設(shè)項目來講，煤礦工程建設(shè)具有高風(fēng)險、投資大、規(guī)模大、工期長、單位工程多、參建單位多、人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜、沒有礦建檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)等特點，這些客觀存在的問題給梅花井煤礦建設(shè)項目檔案管理帶來了巨大的困難和挑戰(zhàn)。梅花井煤礦籌建處在沒有前人經(jīng)驗可借鑒的情況下，面對困難迎難而上，大膽創(chuàng)新，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實際，探索出一條較為成功的煤礦建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的方法，為國家在煤礦建設(shè)領(lǐng)域重大建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理積累了一定的經(jīng)驗。
優(yōu)化項目檔案管理組織形式，為煤礦建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理提供組織保障
煤礦建設(shè)項目檔案涉及各個部門和環(huán)節(jié)，需要多個部門的共同協(xié)作，因此，在管理上存在著一定的困難，梅花井煤礦項目開工建設(shè)初期，就成立了項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，將煤礦辦公室、計劃部、動力部、工程部等形成項目檔案的部門負(fù)責(zé)人全部納入領(lǐng)導(dǎo)小組成員中，煤礦建設(shè)籌建處負(fù)責(zé)人擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，選派了一名懂工程專業(yè)的責(zé)任心強的人擔(dān)當(dāng)專職檔案員。在與各參建方簽訂項目施工合同時，將項目檔案收集、整理、歸擋等要求納入了合同管理中，堅持項目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)的原則，建立了以建設(shè)單位為檔案管理核心，以設(shè)計、施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理單位控制為手段的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，一級對一級負(fù)責(zé)，層層抓落實，真正將項目檔案工作貫穿于項目建設(shè)的各單位、各部門、各領(lǐng)域，做到全員參與、全程管理。
部門、參建單位總動員，分工到位、互相配合，形成合力、齊抓共管
建設(shè)單位充分發(fā)揮檔案管理核心地位作用，在項目建設(shè)開始，就制定了《梅花井煤礦工程資料管理規(guī)定》、《梅花井煤礦工程資料整理標(biāo)準(zhǔn)》、《國家重大建設(shè)項目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、《梅花井煤礦工程資料檔案分類大綱》、《梅花井煤礦工程資料檔案管理辦法》等規(guī)章制度，明確參建單位在項目建設(shè)過程中對項目文件收集、整理、排序、字跡、裝訂、裝具的標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)，并下發(fā)到各參建單位執(zhí)行。施工單位采取逐級包干管理責(zé)任制，即對于總承包單位，所轄分包單位其形成的項目文件材料由各分包單位負(fù)責(zé)收集整理編目，在單位工程竣工驗收前，提交總承包單位審核、驗收、簽字，按照單位工程檔案的系統(tǒng)性進行排列，再向建設(shè)方移交。監(jiān)理單位針對礦建工程和設(shè)備安裝工程沒有國家和行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的情況，通過與建設(shè)單位、參建單位及參加過大型煤礦建設(shè)有豐富管理和實踐經(jīng)驗的管理、監(jiān)理、施工等部門人員進行座談、討論、征求意見等形式和方法，結(jié)合自身在礦建資料管理方面積累的經(jīng)驗，依據(jù)《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》、《煤炭安裝工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》、《國家重大建設(shè)項目檔案管理辦法》和《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》等標(biāo)準(zhǔn)的要求，編制了《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》、《煤礦機電安裝單位工程資料管理規(guī)程》，這兩個規(guī)程對監(jiān)理方、施工方的項目資料收集的范圍、格式、字號、電子格式、份數(shù)、簽字等，特別是對礦建施工中形成的工程安全、功能檢驗、測量、水文地質(zhì)、通風(fēng)安全設(shè)施、設(shè)備試運行記錄等文件材料的內(nèi)容、格式作了詳細(xì)、明確的要求，其中，《煤礦礦建單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項54條內(nèi)容，施工資料有九大項217條內(nèi)容；《煤礦機電安裝單位工程資料管理規(guī)程》監(jiān)理資料有三大項54條內(nèi)容，施工資料有十三大項270條內(nèi)容；這兩個規(guī)程的編制在一定_程度上填補了國家在煤礦工程建設(shè)和設(shè)備安裝領(lǐng)域資料收集范圍的空白，為系統(tǒng)地收集、整理煤礦工程建設(shè)形成的文件材料提供了一定的參考依據(jù)。
創(chuàng)新檔案培訓(xùn)模式，強化檔案人員實際操作能力
有了檔案管理的規(guī)章制度，有了煤礦建設(shè)文件資料的歸檔范圍，但檔案管理方面的主體一各參建單位的資料員檔案管理水平、資質(zhì)等參差不齊，為了快速適應(yīng)、進入項目檔案管理的角色，提高實際工作能力，礦領(lǐng)導(dǎo)決定采取“集中培訓(xùn)――實踐――再現(xiàn)場答疑、點評”的檔案管理培訓(xùn)模式，即工程項目一開工，礦領(lǐng)導(dǎo)就組織建設(shè)方及所有參建單位項目負(fù)責(zé)人、檔案員、資料員等相關(guān)人員，請其業(yè)務(wù)主管部門――神華寧煤集團和自治區(qū)檔案局專家進行授課，結(jié)合煤礦建設(shè)工程實際，著重講解《國家重大建設(shè)項目檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成一般格式要求》、會計、聲像檔案管理辦法等內(nèi)容，具有很強的針對性和操作性。各參建單位將項目資料整理一個階段后，建設(shè)單位組織各參建單位把已整理好的資料帶來，請檔案專家到現(xiàn)場進行檢查、點評，對提出的問題進行耐心、細(xì)致地解答。待工程建設(shè)進入收尾階段，建設(shè)單位再請檔案專家進行把關(guān)預(yù)驗。經(jīng)過這種快速、實際、有效的學(xué)習(xí)，大大提高了檔案人員的實際操作水平，使項目檔案收集整理的質(zhì)量有了顯著的提高。
強化項目檔案過程監(jiān)管機制，從源頭把好收集關(guān)，確保項目檔案的完整齊全
項目檔案管理是項目控制的重點之一，對項目管理起著支撐和保障作用，煤礦建設(shè)是高危行業(yè)，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設(shè)項目，涉及政府部門多，有規(guī)劃、國土資源、消防、安全評價、水利、征地移民、地震、衛(wèi)生、地質(zhì)勘查、測繪等，論證時間長，其形成的文件材料多，為了便于管控項目前期形成的文件材料，按照項目檔案集中統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)的原則，梅花井煤礦計劃部負(fù)責(zé)項目前期文件材料的收集整理，動力部負(fù)責(zé)設(shè)備的采購和開箱驗收整理工作，工程部負(fù)責(zé)項目的招投標(biāo)文件的收集整理和工程管理工作，并將項目檔案管理納人到部門的工作崗位考核中，實行獎罰制度，三級巡回檢查和考核制度。一是每月、每旬由建設(shè)單位牽頭，組織計劃部、工程部、動力部、監(jiān)理單位的有關(guān)人員對項目檔案形成的參建單位及責(zé)任部門進行檢查和考核。二是監(jiān)理方對土建和安裝工程實行周檢，對礦建工程實行旬檢，對工程質(zhì)量、安全、進度及項目檔案進行全面檢查，對項目檔案整理存在問題的參建單位在工地例會和旬檢通報會上進行通報，下發(fā)會議紀(jì)要給各個參建單位，并要求限期整改，由監(jiān)理方再組織專人進行復(fù)查，整改完后，由監(jiān)理人員在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。如項目檔案整理不合格，監(jiān)理方拒絕組織工程初步驗收，在項目檔案整理合格后才同意施工單位向建設(shè)單位提交竣工驗收報告。三是每個季度由神華寧煤集團相關(guān)部門再組織建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方人員共同對工程質(zhì)量和檔案整理進行檢查，真正將項目檔案管理與工程管理同布置、同檢查、同考核。與此同時，對項目檔案整理的質(zhì)量還采取三級審核的控制措施，即監(jiān)理單位首先對各參建單位的檔案整理質(zhì)量進行審核、簽字，然后交建設(shè)方工程部審核土建、礦建工程形成的檔案整理的質(zhì)量；動力部審核設(shè)備安裝形成的檔案整理質(zhì)量，最后交檔案部門進行全面審定后，再正式接收進入檔案室。
建立了檔案安全設(shè)施設(shè)備投入保障機制
二、煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理的現(xiàn)狀
根據(jù)我國相關(guān)報道，現(xiàn)階段我國煤礦基層單位已普遍建立了員工健康檔案，并且大部分煤礦基層單位實現(xiàn)了員工健康檔案的信息化管理。隨著我國衛(wèi)生服務(wù)工作的開展，很多煤礦基層單位都充分意識到了員工的健康檔案管理的重要性，建立員工健康檔案成為了煤礦基層為員工提供衛(wèi)生服務(wù)的重要體現(xiàn)，雖然煤礦基層單位為員工積極建立健康檔案，但在實際應(yīng)用過程中，很多問題還是無法避免。煤礦基層單位在對員工進行健康檔案建立時，員工不配合，無法理解是限制建檔工作的主要因素，還有，基層單位的建檔人員對健康檔案建立工作沒有高度重視，或是不具備良好的檔案建立技術(shù)，最終導(dǎo)致煤礦基層單位無法對員工的健康情況進行完整記錄與存檔。有些煤礦基層單位領(lǐng)導(dǎo)者并沒有正確認(rèn)識到員工健康檔案的重要性，只是針對特定員工進行健康情況建檔，無法保證員工健康檔案的全面性與完整性。很多煤礦基層單位的建檔人員并不具備較高的專業(yè)理論知識與技術(shù)能力，沒有了解并掌握健康檔案的內(nèi)容，在對員工進行健康檔案記錄時，依然沿用傳統(tǒng)的記錄病例的方式，將員工的病患情況作為記錄要點，致使健康檔案功能喪失，無法發(fā)揮其預(yù)測、預(yù)防、健康保健的作用，造成了資源浪費。煤礦基層單位通過計算機對員工的健康檔案進行信息管理，由于該電子產(chǎn)品的共用較少，無法實現(xiàn)信息資源的有效共享。煤礦基層單位的各個部門都是獨立對員工進行健康檔案記錄，無法聯(lián)網(wǎng)，導(dǎo)致煤礦基層單位的員工健康管理檔案不具備完整性，在一定程度上限制了煤礦基層單位對員工健康的管理工作。目前，我國煤礦基層單位并不具備較好的信息化條件，沒有充足的資金投入，無法引進先進的信息化管理設(shè)備與信息化管理技術(shù)，并且，煤礦基層單位的員工文化程度普遍較低，從事信息化管理工作的人員技術(shù)能力較差，嚴(yán)重缺乏專業(yè)信息化管理人才。信息化管理員工健康檔案需要大量的財力、物力以及人力投入，并且信息化管理具有較高的維護運行成本與動態(tài)管理成本。
三、煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理的展望
要想促使我國煤礦基層單位員工健康檔案真正實現(xiàn)信息化管理，政府部門應(yīng)該建立完善的員工健康檔案信息化管理資金保障制度體系，并對煤礦基層單位大力宣傳員工健康檔案信息化管理的重要性，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)者形成正確的信息化意識，促進員工健康檔案信息化管理進程。煤礦基層單位領(lǐng)導(dǎo)要對員工健康檔案信息化管理制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并在信息化管理建設(shè)過程中，加大信息化管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，數(shù)據(jù)庫是煤礦基層單位實現(xiàn)員工健康檔案信息化管理的基礎(chǔ)保障與必要前提。煤礦基層單位領(lǐng)導(dǎo)首先要對信息化管理的硬件進行強化，結(jié)合自身實際情況，引進先進的電子產(chǎn)品。在選購電子產(chǎn)品時，不能依靠主觀意識，要采納專業(yè)人員的合理建議，這樣不僅可以保障該產(chǎn)品的實用性，還能避免出現(xiàn)資金浪費的現(xiàn)象。檔案信息化具有較強的專業(yè)性，相關(guān)工作人員不僅要掌握信息技術(shù)，還要了解并掌握管理知識與醫(yī)療衛(wèi)生知識。煤礦基層單位應(yīng)該大力引進專業(yè)人才，并對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與綜合素質(zhì)培養(yǎng)，從而保證煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理工作能夠順利開展。
