時(shí)間：2023-04-11 17:28:50
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二、新時(shí)期高校檔案管理工作創(chuàng)新的措施
高校的檔案管理工作也要隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展而進(jìn)行適時(shí)的改革創(chuàng)新，在檔案管理體制不斷創(chuàng)新改革過(guò)程中，就是在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行的填補(bǔ)和玩啥，因此，在教育體制不斷的改革中，強(qiáng)化高校檔案管理程序和步驟，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將高校的檔案管理工作更加的完善，更好的服務(wù)于高校整體管理工作中去，檔案管理創(chuàng)新要做好相關(guān)的措施，具體如下：
（一）通過(guò)對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)和分析，明確檔案管理創(chuàng)新
發(fā)展的思路，找到創(chuàng)新管理的方法和途徑領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理創(chuàng)新工作要給予重視，工作人員在實(shí)際管理工作中善于總結(jié)分析檔案管理中的利弊，通過(guò)總結(jié)分析，找到創(chuàng)新的頭破口，才能促進(jìn)檔案管理工作有序穩(wěn)定的向前發(fā)展。
（二）檔案管理的實(shí)際工作中要堅(jiān)持“以人為本”
創(chuàng)新是一中進(jìn)步的、向前的、先進(jìn)的發(fā)展思想，而人無(wú)疑是產(chǎn)生創(chuàng)新思想的主體，“以人為本”就是在檔案管理工作中，人性化的采取有效的措施進(jìn)一步加強(qiáng)管理工作，使管理工作更加高效。作為高校一項(xiàng)基礎(chǔ)的管理工作，檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展有著重要的意義，因此，作為高校來(lái)說(shuō)，定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，不斷的豐富檔案管理知識(shí)，同時(shí)也提高了他們的專業(yè)技術(shù)水平，檔案管理工作人員也要樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，二者相互配合，相互的作用，才能提高創(chuàng)新在檔案管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越多的作用。
（三）采用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，使高校的檔案管理能夠開辟出新的天地隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展主要還是取決于技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展，而很多科技成果的研發(fā)也被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在教育和教學(xué)的管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中，科學(xué)成果的運(yùn)用也非常的廣泛，比如在現(xiàn)在的課堂教學(xué)當(dāng)中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)非常的廣泛和成熟，而在高校的檔案管理工作當(dāng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)也已經(jīng)開始被運(yùn)用的非常廣泛。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，使得高校檔案管理工作能夠更加方便的運(yùn)行，也為高校一些基礎(chǔ)性工作的運(yùn)行提供了更加有效和科學(xué)的方式。
（四）檔案管理的專業(yè)化水平應(yīng)該要不斷的提高
高校的檔案管理工作想要長(zhǎng)久的發(fā)展，就要建立綜合檔案管理方式，在提高檔案管理專業(yè)化水平的時(shí)候，除了要提高檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)之外，還應(yīng)該要建立起管理工作的創(chuàng)新機(jī)制、保障機(jī)制以及電子化的體系，從多個(gè)方面來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行綜合提高。
（五）對(duì)于電子檔案的安全研究工作應(yīng)該要進(jìn)一步的加強(qiáng)
檔案網(wǎng)絡(luò)化以及電子檔案已經(jīng)開始在高校當(dāng)中普及，但是因?yàn)闄n案信息是具有一定的機(jī)密性，所以檔案管理的工作人員在管理的過(guò)程當(dāng)中也應(yīng)該要注意電子檔案的安全性。首先對(duì)于那些需要在網(wǎng)上進(jìn)行的信息應(yīng)該要進(jìn)行比較嚴(yán)格的審查。對(duì)于一些不明信息要進(jìn)行阻止或是經(jīng)過(guò)審查之后使用，避免互聯(lián)網(wǎng)黑客的襲擊、導(dǎo)致信息泄露，給高校檔案管理工作帶來(lái)不便。其次對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息安全性，相關(guān)管理工作人員應(yīng)該要加強(qiáng)。
學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的?；n案的整理對(duì)象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來(lái)源廣泛
高效基建檔案的來(lái)源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來(lái)源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實(shí)用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高?；n案管理工作的問(wèn)題
2．1缺乏檔案管理意識(shí)和規(guī)范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)高?；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識(shí)和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問(wèn)題。高?；n案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無(wú)法正確分類和歸檔的問(wèn)題，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性
高?；?xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來(lái)源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長(zhǎng)，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動(dòng)對(duì)基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會(huì)丟失許多工程建設(shè)過(guò)程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識(shí)，往往會(huì)分不清一般資料和重要資料，造成對(duì)資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。
2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高?；n案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對(duì)基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對(duì)現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。
3強(qiáng)化新形勢(shì)下高?；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高校基建檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實(shí)際操作過(guò)程中，由于基建檔案形成周期較長(zhǎng)、專業(yè)性較強(qiáng)、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項(xiàng)目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項(xiàng)目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實(shí)施規(guī)范化、同步化
對(duì)基建檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實(shí)施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確?；n案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時(shí)掌握管理工作開展過(guò)程中的各準(zhǔn)確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺(tái)必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲(chǔ)的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時(shí)，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級(jí)空間即具備前瞻性。
2高校電子檔案管理中存在的問(wèn)題由于高校電子檔案事業(yè)還是一個(gè)新興事業(yè)，沒有一個(gè)現(xiàn)成的公式或模版套用，各個(gè)學(xué)校的情況也有很大差異。電子檔案因其磁盤、磁帶、光盤等具有存量大、占有空間小、傳輸快捷、查閱方便等多方面的優(yōu)勢(shì)，節(jié)省了紙張和用于信息存儲(chǔ)的空間，而受到全社會(huì)的普遍重視，應(yīng)用的領(lǐng)域也越來(lái)越廣泛。進(jìn)入電子信息時(shí)代，并且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷改善，但針對(duì)于電子檔案管理的保密性機(jī)制還不夠健全。電子檔案的真實(shí)性、可靠性難以保證。電子文件信息易被復(fù)制、刪除、修改等并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離輸出。政策支持力度趕不上事業(yè)發(fā)展的速度，電子檔案管理體系還不夠健全，要深化創(chuàng)新改革，轉(zhuǎn)變觀念，解決好資源分散，使用不科學(xué)、不合理的問(wèn)題，建立資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)最大效能為教學(xué)和科研服務(wù)。發(fā)展與創(chuàng)新的思想觀念還不夠到位，隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)力度和速度還需要進(jìn)一步加大，真正切實(shí)認(rèn)識(shí)到人才尤其高水平人才是提升高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，加強(qiáng)高水平人才引進(jìn)力度，加大人才培養(yǎng)力度，著力加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為學(xué)校發(fā)展提供強(qiáng)有力的智力支持和人才保障。
二高校電子檔案管理需要解決的關(guān)鍵性問(wèn)題
1高校電子檔案管理需要營(yíng)造一個(gè)好的環(huán)境電子檔案管理技術(shù)在高校的發(fā)展，技術(shù)上采取相應(yīng)措施保障電子檔案的原始性與真實(shí)性，充分剖析高校改革發(fā)展面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高起點(diǎn)定位，與時(shí)俱進(jìn)的確定新的奮斗目標(biāo)、戰(zhàn)略重點(diǎn)，強(qiáng)化工作措施，很大程度上決定于高校主管校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)水平。真正把高校電子檔案管理工作納入學(xué)校中心工作，從部門工作實(shí)際出發(fā)，解放思想、開拓創(chuàng)新、認(rèn)真學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，研究新環(huán)境、新問(wèn)題，牢牢把握新時(shí)期電子檔案的主導(dǎo)權(quán)，要充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案和新時(shí)期電子檔案工作的積極作用，引導(dǎo)大家養(yǎng)成良好的電子化使用習(xí)慣。
2高校電子檔案管理工作需要健全管理體制對(duì)于電子檔案管理技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校電子檔案技術(shù)管理體制存在著明顯的滯后和不協(xié)調(diào)關(guān)系，還要逐步完善建立電子文件與電子檔案管理方面的規(guī)章制度，使廣大高校檔案工作者在工作中有所遵循。全面規(guī)劃與開發(fā)全校電子檔案管理技術(shù)資源，要充分利用電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，整合檔案資源，開展檔案的電子利用，使電化教育、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)各自發(fā)揮好優(yōu)勢(shì)，建設(shè)學(xué)校電子檔案管理中心與教學(xué)科研網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心，進(jìn)一步加強(qiáng)服務(wù)于全校教職員工的工作力度。協(xié)同創(chuàng)新，快速成長(zhǎng)，共同提高電子檔案目標(biāo)管理改革水平。
3建設(shè)高校電子檔案管理工作人才隊(duì)伍高校把人才隊(duì)伍建設(shè)作為首要戰(zhàn)略支點(diǎn)，人才是立校之本，是第一位的資源。學(xué)校取得的成功得益于人才的支撐，學(xué)校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要調(diào)動(dòng)一切積極因素，從國(guó)內(nèi)外引進(jìn)教學(xué)、科研、管理等方面的人才，要樹立科學(xué)的人才觀，在學(xué)校積極營(yíng)造尊重勞動(dòng)、尊重知識(shí)、尊重人才、尊重創(chuàng)造的環(huán)境和氛圍?；疖嚺艿目欤寇囶^帶。同時(shí)，要加大對(duì)現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為人才的培養(yǎng)創(chuàng)造條件，打好平臺(tái)，不斷提高辦學(xué)質(zhì)量和水平。要想成就一番事業(yè)，一定要熟悉電子檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)，有事業(yè)心、有領(lǐng)導(dǎo)才能，要達(dá)到團(tuán)結(jié)協(xié)作，有前瞻性和超前意識(shí)。更需要一支具有承前啟后、富有創(chuàng)新精神的人才隊(duì)伍。要精心培育，在人才、資金等方面優(yōu)先配置資源。能帶領(lǐng)檔案管理人員走在高校檔案管理改革的前列，更好的服務(wù)學(xué)校。
4高校電子檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新創(chuàng)新是一個(gè)民族的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力．也是各項(xiàng)事業(yè)永葆生機(jī)的源泉。同志“三個(gè)代表”的重要思想里用的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法，針對(duì)我們黨面臨的許多重大理論和實(shí)際問(wèn)題，進(jìn)行了一系列具有創(chuàng)造性的新思路、新論斷和新觀點(diǎn)，體現(xiàn)了的活的靈魂，凝聚著的創(chuàng)新精神。檔案工作是不斷發(fā)展的，使電子檔案管理技術(shù)工作發(fā)展迅猛，光靠工作熱情和干勁還不行，必須要有一個(gè)活的靈魂創(chuàng)新。創(chuàng)新是根據(jù)客觀實(shí)踐的發(fā)展要求，也是對(duì)電子檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)高度，其自身所具備的管理素養(yǎng)和技術(shù)能力。因此，從思想意識(shí)觀念、技術(shù)設(shè)備等各方面要領(lǐng)先，所以成果和成績(jī)才能領(lǐng)先，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校資源交流平臺(tái)的參與和利用，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升，為營(yíng)造創(chuàng)新高校電子信息技術(shù)和領(lǐng)頭人物的培育，就要具備這種活的靈魂才能對(duì)電子檔案信息管理技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新起著重要作用。
5高校電子檔案管理要有一支精明強(qiáng)干的專兼職隊(duì)伍高校電子檔案管理工作一定要從全局上去謀劃，在謀劃基礎(chǔ)上，制定科學(xué)的規(guī)劃，最終結(jié)果要體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)的優(yōu)化上。人才工作涉及方方面面，學(xué)校著眼開拓創(chuàng)新發(fā)展的理念，以科學(xué)發(fā)展觀和科學(xué)人才觀為指導(dǎo)，制定切實(shí)可行的電子檔案管理技術(shù)人才培養(yǎng)規(guī)劃，有計(jì)劃的引進(jìn)有遠(yuǎn)見卓識(shí)和決策能力的領(lǐng)軍人物，有電子檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的管理人才，有對(duì)電子檔案信息技術(shù)業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力的技術(shù)型管理人才。第一位的就是配置好人才資源，調(diào)整好人才結(jié)構(gòu)，形成從領(lǐng)軍人物到核心團(tuán)隊(duì)的合理梯隊(duì)，具有團(tuán)結(jié)、務(wù)實(shí)、干事，相互學(xué)習(xí)，共同提高，今后還要做得越來(lái)越好、好上加好，保證學(xué)校電子檔案信息技術(shù)專業(yè)能夠不斷做強(qiáng)做大。
6高校電子檔案管理工作要形成一個(gè)良好的運(yùn)行機(jī)制建立良性運(yùn)行機(jī)制。學(xué)校啟動(dòng)，自己發(fā)展，完善制度建設(shè)，是提高電子檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和保證。強(qiáng)化電子信息轉(zhuǎn)化意識(shí)，要根據(jù)工作需要，規(guī)范地、系統(tǒng)地、科學(xué)地整理出相關(guān)內(nèi)容。用創(chuàng)新的思路、創(chuàng)新的舉措推動(dòng)電子檔案管理工作，充分發(fā)揮各方面的優(yōu)勢(shì)，形成促進(jìn)人才發(fā)展的整體合力。要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才工作的宣傳，形成關(guān)心專業(yè)人才工作、支持人才發(fā)展的良好氛圍。
三科學(xué)規(guī)劃，優(yōu)化管理
（1）實(shí)現(xiàn)資源共享的需要
高校和社會(huì)用戶群對(duì)信息系統(tǒng)性、時(shí)效性的要求日益提高，需要提供經(jīng)過(guò)加工的系統(tǒng)、全面的檔案信息服務(wù)。檔案信息化將充分拓展檔案利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其打破傳統(tǒng)檔案信息資源的空間限制，便于檔案資源共享，同時(shí)也使檔案管理效率得到顯著提高。
（2）提高自身技術(shù)和信息化建設(shè)的需要
文件數(shù)量膨脹使庫(kù)容量日漸飽和，傳統(tǒng)的加工、利用、存貯工作使檔案管理人員不勝負(fù)荷。隨著科技發(fā)展，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次系統(tǒng)廣泛應(yīng)用。
（3）適應(yīng)檔案載體形式變化的需要
傳統(tǒng)的高校檔案基本上都以紙質(zhì)、實(shí)物為主要載體，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校檔案館紙質(zhì)檔案向磁帶、磁盤和光盤等電子介質(zhì)轉(zhuǎn)變，使高校檔案文件的形成、處理和利用方式發(fā)生根本性變化。這不僅有利于高校檔案信息的長(zhǎng)期保存，也有利于高校檔案資源的開發(fā)和利用，提高高校檔案管理的質(zhì)量。
（4）實(shí)施規(guī)范化管理的需要
隨著高校體制改革進(jìn)一步深化，對(duì)外交流活動(dòng)的增加使檔案門類增多。檔案管理規(guī)范是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，只有建立了數(shù)字檔案資源在標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息有序流通。按統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)和立卷整理方法實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化儲(chǔ)存和檢索，既保證歸檔案卷的完整性和規(guī)范性，又使查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)等更便利，明顯提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理水平。
2高校檔案管理信息化存在的問(wèn)題
（1）思想觀念有待更新
高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分，因此高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新發(fā)展。有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作必要性和重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏戰(zhàn)略思維和全局觀念；一些檔案工作者也不思進(jìn)取、墨守陳規(guī)。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要因素。因此，要從檔案工作實(shí)際出發(fā)，使檔案工作的方針、政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及檔案工作者的思想觀念與我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)。
（2）管理手段有待改善
由于資金不足，檔案管理信息化建設(shè)滯后于現(xiàn)實(shí)需要，目前我國(guó)高校檔案管理工作手工操作現(xiàn)象較多，缺乏信息化管理手段與設(shè)備，制約了檔案工作的發(fā)展。有些高校雖然配備計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，但大部分工作仍由人工完成，現(xiàn)代化設(shè)備只是擺設(shè)。
（3）檔案管理人員素質(zhì)亟待提高
目前，高校普遍缺乏從事檔案管理信息化工作的專業(yè)人員，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理工作者隊(duì)伍。對(duì)于從事檔案管理信息化工作的人員，不僅要求其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，而且熟悉檔案工作。但由于從事檔案工作的部分人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)都不盡合理，還有工作人員是非計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)、沒有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格信息化技術(shù)訓(xùn)練，掌握信息化技術(shù)的能力較差。
3高校檔案管理信息化策略
高校檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容廣泛，主要包括高校檔案信息資源整理、信息庫(kù)及信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)運(yùn)用、高校檔案信息資源開發(fā)利用以及高校檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)等。因此，為盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化，應(yīng)采取以下措施。
（1）強(qiáng)化高校檔案管理信息化重要性認(rèn)識(shí)
隨著高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，高校檔案工作已步入規(guī)范化軌道，校領(lǐng)導(dǎo)和師生檔案意識(shí)加強(qiáng)，檔案在高校教學(xué)、科研中的重要作用逐漸顯現(xiàn)，但對(duì)于檔案管理信息化仍缺乏足夠認(rèn)識(shí)。要從檔案管理各階段和具體環(huán)節(jié)出發(fā)，針對(duì)檔案工作過(guò)程中遇到的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題開展相關(guān)研討，遵循認(rèn)識(shí)規(guī)律，不斷研究新情況，解決新問(wèn)題，形成新認(rèn)識(shí)。加大宣傳力度，如舉辦各類展覽、編輯檔案工作簡(jiǎn)報(bào)、宣傳檔案法規(guī)、介紹檔案管理信息化工作知識(shí)等，運(yùn)用多種形式宣傳檔案管理信息化工作的重要性。通過(guò)宣傳提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的檔案意識(shí)，進(jìn)一步解放思想，更新觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)、主動(dòng)參與意識(shí)，以高度的責(zé)任感積極投入學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)以及檔案資源開發(fā)利用中。
（2）充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資料及信息收集、整理、查詢和檢索自動(dòng)化。檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化管理將為檔案信息充分利用提供條件。目前，許多高校已建成高性能校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理工作應(yīng)充分利用校園網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)備，提高管理質(zhì)量，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作，既可以利用網(wǎng)絡(luò)快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理高校各類檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索自動(dòng)化。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)與各單位的協(xié)調(diào)，鼓勵(lì)各單位按規(guī)定格式和要求以電子文件形式上報(bào)檔案材料。高校檔案館要通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)照片、錄音、錄像、文字等信息資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)、傳送、利用和綜合管理；同時(shí)，在校園網(wǎng)開辟檔案信息站點(diǎn)，根據(jù)檔案類別和屬性，將高校沿革、發(fā)展歷史、文件、規(guī)章制度、教育教學(xué)信息、科研與開發(fā)動(dòng)態(tài)、師資情況、學(xué)生學(xué)籍情況等內(nèi)容納入其中，實(shí)現(xiàn)資源共享。根據(jù)內(nèi)容檔案信息可分為3種類型：一是非保密公開檔案信息（在公眾信息平臺(tái)上自由查閱）；二是日常辦公所需內(nèi)部檔案信息（利用辦公網(wǎng)絡(luò)實(shí)行個(gè)人授權(quán)方式在專用服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中查閱）；三是保密檔案信息（通過(guò)檔案信息管理人員對(duì)有權(quán)查閱的對(duì)象在檔案專用服務(wù)器中調(diào)用和提供）。
1.對(duì)高校校史、校情了解和研究的需求
高校檔案是歷史的真實(shí)記錄，收藏著高校不同歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)、重大工程、重要組織等文獻(xiàn)資料，以文字、圖片、影像、實(shí)物等形式展現(xiàn)著學(xué)校的成長(zhǎng)、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實(shí)場(chǎng)景。無(wú)論是專業(yè)人士對(duì)校史的研究，還是社會(huì)各界對(duì)校史、校情的了解，都離不開對(duì)高校檔案的查閱，自然離不開對(duì)高校檔案信息資源的共享。
2.高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求
對(duì)高校相關(guān)資料進(jìn)行甄別鑒定、回復(fù)查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會(huì)用人單位可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)核實(shí)畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、在校成績(jī)與獲獎(jiǎng)等資料的真?zhèn)?，了解欲聘用人員的真實(shí)學(xué)業(yè)水平，辦理證實(shí)材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國(guó)、找工作需學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。
3.高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研合作的需求
高校既是傳播科學(xué)知識(shí)的殿堂，也是科學(xué)研究的基地，每年都會(huì)產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過(guò)檔案信息資源共享，社會(huì)生產(chǎn)企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進(jìn)了高?？蒲谐晒行мD(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時(shí)，企業(yè)為了開發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，也需要通過(guò)檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢(shì)，與高校展開科研合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。
4.高校宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響的需求
宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響是高校發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的經(jīng)營(yíng)舉措。在信息時(shí)代，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解社會(huì)、認(rèn)識(shí)社會(huì)。高校必須立足這一現(xiàn)實(shí)，通過(guò)檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實(shí)力和成果，讓社會(huì)全面地掌握學(xué)校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會(huì)支持。
二、目前高校檔案信息共享的制約因素
高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。
1.傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的束縛
長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理處于一個(gè)相對(duì)封閉的狀態(tài)，傳統(tǒng)的檔案管理理念根深蒂固，具體表現(xiàn)在：①對(duì)檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大變化關(guān)注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對(duì)外服務(wù)的主動(dòng)性。落后的管理意識(shí)制約著高校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費(fèi)。
2.高校檔案信息資源不完備
高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現(xiàn)一種隨意、松散的狀態(tài)，管理部門職責(zé)分工不明，管理失范。比如：學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績(jī)或?qū)W歷證明資料，有的學(xué)校是在檔案館（室）存檔，有的學(xué)校是教務(wù)處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個(gè)部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會(huì)共享。
3.檔案的數(shù)字化水平不高
受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質(zhì)文檔為主，能夠提供海量存儲(chǔ)、便于網(wǎng)上傳輸和查詢的數(shù)字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動(dòng)硬盤等先進(jìn)信息載體檔案所占比例較低，難以構(gòu)建起檔案信息資源共享需要的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網(wǎng)站，但缺乏對(duì)現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)與整合，內(nèi)容不夠豐富，數(shù)據(jù)存量少，制作粗糙。
4.檔案管理人員信息化知識(shí)欠缺
高校檔案管理人員大都畢業(yè)于檔案管理專業(yè)，對(duì)于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號(hào)、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)工作環(huán)節(jié)嫻熟于心，但對(duì)于數(shù)字檔案的開發(fā)、計(jì)算機(jī)程序的維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)信息導(dǎo)航等信息化知識(shí)相對(duì)欠缺。直接導(dǎo)致了高校檔案信息資源共享系統(tǒng)完善和運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題不能得到及時(shí)、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進(jìn)程和質(zhì)量。
三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創(chuàng)新策略
高校檔案信息資源共享是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的系統(tǒng)工程，是踐行“檔案信息服務(wù)于社會(huì)”理念的有效途徑。我們要以改革和創(chuàng)新為主旨，潛心探索有效策略，構(gòu)建起信息資源共享?xiàng)l件下高校檔案管理新模式。
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹立信息資源共享服務(wù)理念。思想與觀念引導(dǎo)著行動(dòng)的方向，徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意識(shí)，樹立信息資源共享服務(wù)理念是構(gòu)建與檔案信息資源共享相適應(yīng)的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機(jī)結(jié)合起來(lái)。第二，要關(guān)注社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動(dòng)為社會(huì)各領(lǐng)域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務(wù)。第三，要健全規(guī)章制度，簡(jiǎn)化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態(tài)度、靈活的方式、規(guī)范的操作營(yíng)造高校檔案信息資源共享服務(wù)軟環(huán)境。
2.加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)
巧婦難為無(wú)米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實(shí)、全面的檔案數(shù)據(jù)資源。因此，加強(qiáng)高校檔案信息資源建設(shè)，夯實(shí)資源共享的物質(zhì)基礎(chǔ)變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設(shè)的總體規(guī)劃，協(xié)調(diào)校內(nèi)外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優(yōu)化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關(guān)，既要擴(kuò)大檔案信息采集范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整、全面，又要注意對(duì)檔案信息的核實(shí)與甄別，保證其真實(shí)性和客觀性。③定期通過(guò)不同渠道開展社會(huì)對(duì)高校檔案資源服務(wù)需求的調(diào)研，根據(jù)調(diào)研結(jié)果有針對(duì)、有重點(diǎn)地征集、開發(fā)專題特色檔案。如：以高?？蒲许?xiàng)目應(yīng)用者為服務(wù)對(duì)象，建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設(shè)高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研項(xiàng)目合作的直通橋。
3.提高檔案信息數(shù)字化水平，創(chuàng)設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)
實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享最緊迫的任務(wù)是高校檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其中檔案資源的數(shù)字化是關(guān)鍵與核心。高校檔案管理部門要依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，在做好紙質(zhì)檔案資料征集、歸類、建檔、保護(hù)的同時(shí)，及時(shí)采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)手段對(duì)正在采集、整理存檔的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，有計(jì)劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數(shù)字化檔案資料管理中，要按著《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和《CAD電子文件管理》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的自動(dòng)編目、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和自動(dòng)檢索。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，以關(guān)聯(lián)和鏈接的方式，構(gòu)建不同高校間的檔案資源共享系統(tǒng)，提高檔案信息共享的自動(dòng)化程度，推動(dòng)高校檔案資源的社會(huì)共享。
4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)
高校檔案管理人員的信息技術(shù)水平，直接影響著檔案信息資源的開發(fā)與共享。高校要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)得到不斷的優(yōu)化。通過(guò)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，培養(yǎng)一大批既有檔案專業(yè)知識(shí)、有掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術(shù)障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術(shù)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力提高與獎(jiǎng)懲機(jī)制有機(jī)融合，激勵(lì)每個(gè)高校檔案管理人員都能擅長(zhǎng)檔案（特別是數(shù)字檔案）的編研、開發(fā)和推廣工作，以檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升促進(jìn)高校檔案資源的高度共享和增值服務(wù)。
將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對(duì)于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動(dòng)成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價(jià)值的資料，同時(shí)還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動(dòng)所形成的具有參考、利用價(jià)值的資料，而且其所記錄的時(shí)間跨度相當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)，信息量是否的龐大。同時(shí)，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對(duì)如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來(lái)越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時(shí)還能夠減少他們出錯(cuò)的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息
學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來(lái)存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級(jí)為單位來(lái)裝訂成冊(cè)的，有的學(xué)校還會(huì)將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)的信息在與這些信息分開來(lái)進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎(jiǎng)懲、任職情況、黨員信息、綜合評(píng)價(jià)也有可能在其他卷宗里面。總之就是將學(xué)生的各種學(xué)籍信息來(lái)進(jìn)行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無(wú)法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來(lái)，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。
（三）實(shí)現(xiàn)資源共享，方便管理
學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個(gè)高校學(xué)籍檔案管理工作的一個(gè)重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時(shí)還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)。
二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）數(shù)字化程度不足
高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點(diǎn)，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行，手工操作面對(duì)如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時(shí)使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒有意識(shí)到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)上搭建一個(gè)更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿足學(xué)籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對(duì)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動(dòng)作用，并積累了一些經(jīng)驗(yàn)。但是在這些軟件中還存在著不少的問(wèn)題。例如適應(yīng)性不強(qiáng)，每個(gè)高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個(gè)高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強(qiáng)的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。
（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠高
現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對(duì)自己的業(yè)務(wù)知識(shí)很熟悉，卻對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因?yàn)檐浖_發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。
三、高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施
（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能
高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，建立起一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級(jí)相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)校可以根據(jù)自身情況，對(duì)現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)?，F(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來(lái)積累經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程
（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通
人事檔案一直以來(lái)政治性比較強(qiáng)，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)思想上重保管輕利用，認(rèn)為只要做好檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞和保密等工作即可，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案是重要的人力信息資源，是高?？茖W(xué)決策的重要依據(jù)，是提高工作質(zhì)量的重要保障。由于大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，人事檔案管理人員多數(shù)由組織人事部門的非專業(yè)人員兼任，專業(yè)不對(duì)口，對(duì)專業(yè)知識(shí)缺乏了解，自學(xué)動(dòng)力不足，培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，流動(dòng)性大等因素嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的開拓創(chuàng)新。
（二）人事檔案利用效率低，信息化管理水平亟待提高
高校人事檔案管理由其特殊性和投入經(jīng)費(fèi)等方面的原因，大部分處于手工和半手工狀態(tài)。大量的人事檔案沒有建立起分類信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在需要對(duì)人事檔案進(jìn)行檢索、專項(xiàng)查詢和類別分析時(shí)主要靠查閱紙質(zhì)材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力的同時(shí)加重了紙質(zhì)材料的磨損。此外，鑒于對(duì)檔案信息安全性的考慮，大多數(shù)單位的人事檔案信息都沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，不便于部分領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人對(duì)除憑證外基本信息的查詢，低利用率彰顯不出人事檔案的價(jià)值。
（三）人事檔案紙質(zhì)材料的加工裝訂形式有待改進(jìn)
多年以來(lái)，我們一直采用鞋帶穿孔式的方法裝訂人事檔案材料，鞋帶穿孔式裝訂材料的方法給人事檔案管理帶來(lái)了諸多不便。此方式的弊端一是不易拆裝，二是易造成打眼處材料的破損。按照上級(jí)檔案主管部門的要求，若孔距發(fā)生變化，檔案工作人員需要對(duì)所有人事檔案的材料重新進(jìn)行粘補(bǔ)打孔，重新粘補(bǔ)過(guò)的人事檔案材料不僅影響美觀，使用壽命也短。
二、高校人事檔案管理的創(chuàng)新探討
要想充分發(fā)揮人事檔案的指導(dǎo)作用，就必須創(chuàng)新。創(chuàng)新首先，要將檔案分散管理變?yōu)榧芯C合管理，豐富檔案內(nèi)容；其次，提高認(rèn)識(shí)，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用；再次，推進(jìn)信息化管理，提高服務(wù)能力和服務(wù)水平；最后，從細(xì)節(jié)著眼，在檔案美觀、耐用方面多研究。而要想實(shí)現(xiàn)這些創(chuàng)新，需要建立穩(wěn)定的、專業(yè)性強(qiáng)的高水平人事檔案管理人員隊(duì)伍，唯有如此，才能形成全面、實(shí)用、高效的人事檔案管理體系。本文將對(duì)以上四條措施進(jìn)行詳細(xì)地講解：
（一）變分散管理為集中管理，豐富檔案內(nèi)容
《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施后，從高校人事檔案科學(xué)管理的要求出發(fā)，許多高校建立了綜合檔案室。這種變分散管理為集中綜合的管理方式有利于高校人事檔案管理工作的發(fā)展。暢通收集渠道，建立人事檔案材料報(bào)送制度。在集中綜合管理的基礎(chǔ)上，在校屬各單位設(shè)立兼職檔案員，要求兼職檔案管理人員本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，真正做到“眼勤、手勤、嘴勤、腳勤”，經(jīng)常與高校組織人事處、教務(wù)處、科研處、工會(huì)團(tuán)委等形成檔案材料的源頭部門聯(lián)系，著重收集本單位人員的年度考核、業(yè)績(jī)測(cè)評(píng)、學(xué)術(shù)成果、榮譽(yù)證書、優(yōu)勢(shì)特長(zhǎng)等材料。堅(jiān)持定期收集和集中收集相結(jié)合，確保高校人事檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性。
（二）提高認(rèn)識(shí)，重視高校人事檔案信息的開發(fā)和利用
如何提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)？筆者認(rèn)為：
1.要讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)熟悉檔案工作，認(rèn)識(shí)到人事檔案工作是學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作；認(rèn)識(shí)到檔案工作是保證學(xué)校科學(xué)決策，事關(guān)工作全局的重要環(huán)節(jié)。只有領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識(shí)提高了，才能重視高校人事檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和人事檔案配套設(shè)備更新，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，讓“沉睡”中的人事檔案“覺醒”。
2.對(duì)高校教職工加強(qiáng)人事檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，消除人事檔案的神秘感。只有使個(gè)人意識(shí)到人事檔案是關(guān)系到他們組織鑒定、職稱評(píng)定、崗位變動(dòng)、離退休福利待遇等切身利益的重要憑證，才能督促個(gè)人認(rèn)真填寫組織人事部門下發(fā)的各類人事檔案材料，及時(shí)將在學(xué)歷學(xué)位證書、外派進(jìn)修材料、入黨審批表等相關(guān)檔案材料及時(shí)報(bào)送到人事檔案管理部門，確保人事檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
2高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問(wèn)題不足
2.1服務(wù)意識(shí)不夠
服務(wù)意識(shí)不夠是當(dāng)前高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的主要問(wèn)題，就目前大部分高校而言，它們?nèi)蕴幱诒粍?dòng)服務(wù)狀態(tài)，浪費(fèi)服務(wù)對(duì)象們的時(shí)間、精力.沒有做到“以服務(wù)對(duì)象為主”的原則，無(wú)法體現(xiàn)自己的工作職責(zé)和價(jià)值.這類問(wèn)題的成因包括以下三個(gè)方面：
（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識(shí)不足，導(dǎo)致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務(wù)意識(shí)不夠，無(wú)法遵守服務(wù)原則，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)；責(zé)任意識(shí)不足，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，對(duì)自己不負(fù)責(zé)任，沒有體現(xiàn)自身的工作價(jià)值
（2）高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)需求不清晰，造成工作人員無(wú)法順利開展服務(wù)工作
（3）高校師生不及時(shí)給予有效建議，助長(zhǎng)工作人員懶散的氣焰.
2.2服務(wù)管理不夠完善
服務(wù)管理，即對(duì)高校檔案管理工作人員服務(wù)對(duì)象提供的服務(wù)進(jìn)行管理，其中包括對(duì)服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務(wù)管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：
（1）缺乏一套完整的服務(wù)管理體系.原本的服務(wù)管理體系無(wú)法支撐目前的管理，缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致整個(gè)管理流程不夠規(guī)范，影響在服務(wù)過(guò)程中，對(duì)工作人員的管理
（2）服務(wù)管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理太過(guò)形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過(guò)簡(jiǎn)單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀
（3）服務(wù)思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務(wù)思路不清晰，影響工作的正常落實(shí)，缺乏主動(dòng)意識(shí)性，無(wú)法給予服務(wù)工作有效性建議.使得服務(wù)管理工作無(wú)法進(jìn)行具體落實(shí)，缺乏具體化.
2.3服務(wù)方法不全面，太過(guò)單一
就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務(wù)方法，以人工服務(wù)為主，以信息搜索、查詢?yōu)檩o，但這僅僅針對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備完善、基本網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已啟動(dòng)、高校檔案資料已完整入庫(kù)的高校，少數(shù)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)變化、沒有及時(shí)進(jìn)行資料更新的高校就只能依靠單一的服務(wù)方法進(jìn)行服務(wù)管理工作的開展.然而，由于紙質(zhì)檔案種類數(shù)量繁多且信息量過(guò)大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導(dǎo)致無(wú)法給予服務(wù)對(duì)象優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，無(wú)法確保服務(wù)質(zhì)量，達(dá)不到服務(wù)對(duì)象的目的，無(wú)法滿足其需求，造成服務(wù)管理工作的失職.
2.4未開展服務(wù)研究
服務(wù)工作本身就需要不斷進(jìn)行研究，使之不斷優(yōu)化和進(jìn)步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務(wù)研究，這在一定程度上，無(wú)法提升其服務(wù)管理水平，無(wú)法促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：
（1）對(duì)高校檔案管理工作不夠重視
（2）服務(wù)管理不到位
（3）工作人員工作意識(shí)不夠.因此，高校檔案管理工作的服務(wù)研究需要高校的每一個(gè)人相互配合、共同努力，在完善服務(wù)方式的同時(shí)，還需進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)工作人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，同時(shí)，也要對(duì)服務(wù)管理進(jìn)行更深層次地研究，為促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻(xiàn).
3高校檔案管理工作中服務(wù)方面的有效措施
3.1提高工作人員的服務(wù)意識(shí)
為了讓高校檔案管理工作更好地進(jìn)行，第一個(gè)需要強(qiáng)化提升的就是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，其中包括責(zé)任認(rèn)知意識(shí)和工作意識(shí).首先工作人員應(yīng)明白自身所肩負(fù)的職責(zé)所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變?cè)緫猩⒌墓ぷ鞫?，提高主?dòng)積極的服務(wù)意識(shí)，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價(jià)值，為服務(wù)對(duì)象提供最全面的服務(wù).最終達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.
3.2建立健全的服務(wù)管理制度
為了方便高效管理工作中服務(wù)管理的有效進(jìn)行，應(yīng)建立一套完整的服務(wù)管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務(wù)工作的同時(shí)，進(jìn)一步強(qiáng)化自己的服務(wù)意識(shí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過(guò)服務(wù)管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)也可設(shè)立合理的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務(wù)管理的有效進(jìn)行.
3.3創(chuàng)新服務(wù)思路，采用多種服務(wù)方式
為了迎合社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校檔案管理工作的服務(wù)管理也應(yīng)該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務(wù)思路，運(yùn)用不同的服務(wù)方式進(jìn)行工作
（1）提高工作人員對(duì)服務(wù)管理的相關(guān)認(rèn)知
（2）引進(jìn)外校先進(jìn)的服務(wù)方式
（3）強(qiáng)化、完善工作人員的服務(wù)思路
（4）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新.
3.4引進(jìn)國(guó)外高校先進(jìn)的服務(wù)管理方式，時(shí)常進(jìn)行人才交流
國(guó)內(nèi)高校的檔案管理工作遠(yuǎn)不如國(guó)外的先進(jìn)，導(dǎo)致這種情況的最主要因素是國(guó)外對(duì)檔案管理工作的重視程度比國(guó)內(nèi)高，他們將高校檔案管理作為學(xué)校的榮譽(yù)體現(xiàn)和辦學(xué)成果體現(xiàn)，為學(xué)校營(yíng)造了良好的檔案管理氛圍.且國(guó)外的檔案管理人才充足，他們?cè)谝欢ǔ潭壬?，推?dòng)了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時(shí)常與國(guó)外盡心個(gè)人才交流必不可少，在交流的過(guò)程中，不斷取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)他們的先進(jìn)技術(shù)和管理方式，完善我國(guó)高校檔案管理工作的服務(wù)管理制度，同時(shí)，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展.3.5增加基礎(chǔ)設(shè)備方面的資金投入結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，提升自身的基礎(chǔ)設(shè)備水平，不斷進(jìn)行更新.用最全面的基礎(chǔ)設(shè)備結(jié)合理論知識(shí)，將高校檔案管理中的服務(wù)管理做到最好，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量.
4高校檔案管理服務(wù)方面的創(chuàng)新
4.1高校檔案管理服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新
隨著社會(huì)、科技的發(fā)展與進(jìn)步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時(shí)俱進(jìn)，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對(duì)高校檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新，而意識(shí)創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此只有通過(guò)對(duì)高校檔案管理服務(wù)意識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新.為此，應(yīng)將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)工作的創(chuàng)新性和主動(dòng)性，從行為認(rèn)知上改變?nèi)藗儗?duì)檔案工作的了解，將原本被動(dòng)的服務(wù)意識(shí)變成主動(dòng)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不斷完善和更新，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.
4.2高校檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新
在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，必須跟上時(shí)代變化的腳步，不斷地進(jìn)行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內(nèi)容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計(jì)劃地對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)收集和更新，使其更實(shí)時(shí)、高效地為服務(wù)對(duì)象提供需求和服務(wù).
4.3高校檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
改變?cè)葌鹘y(tǒng)的服務(wù)形式，進(jìn)行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結(jié)合自身所有的技術(shù)設(shè)備和管理理論，不斷進(jìn)行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務(wù)方式去滿足用戶的需求，將服務(wù)內(nèi)容提升等級(jí)，以達(dá)到促進(jìn)高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標(biāo).
4.4高校檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時(shí)也記載了在學(xué)生成長(zhǎng)的關(guān)鍵時(shí)期其心智與思想逐漸完善的整個(gè)歷程。這是一份沒有經(jīng)過(guò)任何修飾的成長(zhǎng)記實(shí)錄，是一份寶貴的信息檔案。通過(guò)對(duì)其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會(huì)其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。
高校檔案管理的保密性及其實(shí)行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來(lái)證明其合理性，而這些都會(huì)有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強(qiáng)參考價(jià)值的同時(shí)也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機(jī)會(huì)。
我國(guó)教育模式與就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時(shí)期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時(shí)得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機(jī)會(huì)隨之而來(lái)，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個(gè)工作機(jī)會(huì)也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國(guó)高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動(dòng)缺乏相對(duì)明確的管理規(guī)章制度。
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時(shí)也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎(jiǎng)勵(lì)，有無(wú)記過(guò)處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來(lái)看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對(duì)學(xué)生長(zhǎng)大那一時(shí)刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長(zhǎng)過(guò)程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對(duì)較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象。
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問(wèn)題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對(duì)明確的檔案意識(shí)，檔案轉(zhuǎn)接時(shí)沒有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動(dòng)必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時(shí)做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊(duì)伍組建對(duì)高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系。
一方面，針對(duì)學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長(zhǎng)經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對(duì)一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實(shí)時(shí)的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對(duì)社會(huì)檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持。
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時(shí)期。因此，政府要在此時(shí)給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時(shí)與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對(duì)轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對(duì)。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時(shí)的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時(shí)也確保了企業(yè)人才隊(duì)伍組建中人才選拔的可靠實(shí)施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋。
第一，企業(yè)對(duì)招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對(duì)反饋信息對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實(shí)現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無(wú)縫對(duì)接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點(diǎn)，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
隨著高科技的迅猛發(fā)展,我們已進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代,以電子信息為核心的高科技突飛猛進(jìn)并日益深入地影響到人們生活、學(xué)習(xí)和工作的方方面面。在新的歷史時(shí)期,高校檔案事業(yè)作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分,務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料,為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù),充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此,高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新已是勢(shì)在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值。加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用,對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。高校作為國(guó)家科研的重要基地、培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才的搖籃,在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來(lái),才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。
高校檔案形成于高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面,是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的真實(shí)記錄。實(shí)踐證明,高校檔案對(duì)于推動(dòng)教育改革、提高教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)管理學(xué)校、開展教學(xué)研究、提高工作效率、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、展示學(xué)校輝煌業(yè)績(jī)等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié),也是衡量一所高校管理水平高低的重要標(biāo)志。這個(gè)環(huán)節(jié)的好壞,直接關(guān)系到學(xué)校建設(shè)的整體風(fēng)貌。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案,有的放矢地開發(fā)檔案信息資源,以滿足學(xué)校各類人員對(duì)檔案信息的需求。然而,目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀實(shí)體,它的作用發(fā)揮并不是主動(dòng)的,而是潛在的,需要通過(guò)人的勞動(dòng),通過(guò)一定的科學(xué)的工作方法來(lái)管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來(lái)。為此,高校檔案管理部門必須以新時(shí)期高度發(fā)展的電子科技為依托,實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新,從社會(huì)需要、學(xué)校需要的角度出發(fā),以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對(duì)象,以庫(kù)藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容,以多種服務(wù)方式為手段,為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間,實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、電子時(shí)代的到來(lái)為高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐
一是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及。檔案的手工操作速度慢,不能適應(yīng)人們的要求。當(dāng)今時(shí)代,計(jì)算機(jī)已深入到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域,在檔案工作中,計(jì)算機(jī)的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡(jiǎn)單、重復(fù)的手工勞動(dòng)逐漸由計(jì)算機(jī)取代,大大提高了工作效率。此外,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。
二是新的電子載體(材料)的出現(xiàn)和應(yīng)用。紙張?jiān)谝欢螘r(shí)間里幾乎是檔案工作唯一的載體,錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀(jì)80年代后,新型載體大量出現(xiàn),如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應(yīng)用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介,過(guò)去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能,使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。
三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。高校的優(yōu)勢(shì)在于具有完善的校園網(wǎng),校園網(wǎng)的產(chǎn)生使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化,一改傳統(tǒng)的手工操作為電子文件,變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作,利用先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)的方法和手段,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比,電子時(shí)代的高校檔案工作者不再始終面對(duì)檔案本身實(shí)施一系列管理活動(dòng),而是直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時(shí)空化、服務(wù)有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文,既方便又快捷,實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。
三、高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的對(duì)策與措施
服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新,從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來(lái)便萬(wàn)事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過(guò)不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容,推動(dòng)服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來(lái),隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變,已成為一種必然的趨勢(shì)。檔案的價(jià)值在于被利用,高校的檔案資源就像一座寶庫(kù)。高校檔案工作者要實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新,很重要的一點(diǎn)就是要堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針,加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節(jié),以服務(wù)方式的主動(dòng)性、提供信息的系統(tǒng)性、編研成果的創(chuàng)造性等優(yōu)勢(shì)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的很多領(lǐng)域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用,適時(shí)把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果,直接為高校的中心工作服務(wù),從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
服務(wù)方式創(chuàng)新,由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。新時(shí)期高校檔案部門應(yīng)立足館藏、面向未來(lái),大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性上下大力氣,建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點(diǎn)放在檔案資源的開發(fā)利用上,努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會(huì)化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強(qiáng)化參與意識(shí),在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,緊緊圍繞學(xué)校的中心工作,積極參與學(xué)校的重大活動(dòng),及時(shí)了解、掌握學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài),經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線,熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容,了解和掌握教職工對(duì)檔案信息的利用和需求,有針對(duì)性地開展信息服務(wù)工作。同時(shí),在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下,加強(qiáng)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作,廣泛開展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù),互通信息,促進(jìn)交流,改變各自為政的局面,優(yōu)化檔案信息資源配置,聯(lián)合搞好信息資源開發(fā),實(shí)現(xiàn)資源共享。
服務(wù)手段創(chuàng)新,由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體,隨著計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展,數(shù)字化檔案館的建設(shè)是21世紀(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。因此,必須加快檔案信息化建設(shè)步伐,把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用到高校檔案管理工作中去,改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作人員要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn),從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式,將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時(shí),加強(qiáng)檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁(yè),搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案館,能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息,用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息,并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理和查詢集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過(guò)去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內(nèi)的不利狀況。
參考文獻(xiàn):
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(1)增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
近年來(lái)，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)?；窘⑵鹣鄳?yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過(guò)程的實(shí)施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。
(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與學(xué)校科研成果鑒定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。
(5)引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實(shí)施效果給檔案部門帶來(lái)雙重收益
(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開發(fā)手段得到改善。
高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn)“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問(wèn)題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問(wèn)題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過(guò)分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕?biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問(wèn)題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問(wèn)題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。
4從高校檔案部門對(duì)考評(píng)工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響
