時(shí)間：2023-05-26 09:00:11
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇信貸檔案管理范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
一、信息化與檔案的關(guān)系
1.檔案信息是一種重要的信息資源
我們都知道，人類(lèi)自身深深地關(guān)系到文明的進(jìn)步和發(fā)展，而這種進(jìn)步和發(fā)展正是建立在對(duì)信息的記錄、傳輸和利用之上。這是一種自從人類(lèi)發(fā)明文字以來(lái)就被文明發(fā)展進(jìn)程所驗(yàn)證的事實(shí)。在信息化時(shí)代下，信息檔案功能發(fā)揮的關(guān)鍵步驟是把開(kāi)發(fā)利用檔案轉(zhuǎn)變成應(yīng)用、使用檔案。人類(lèi)知識(shí)的結(jié)晶都存在于檔案之上，它是對(duì)人類(lèi)生活最真實(shí)的記錄，也就意味著檔案具有信息源的作用，它在社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中必然要擔(dān)當(dāng)更重要的角色，發(fā)揮更大的作用。
2.信息化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線(xiàn)
信息化主導(dǎo)的是知識(shí)經(jīng)濟(jì)，在這樣的大背景下，各種信息化手段是我們知識(shí)的來(lái)源，尤其是目前廣泛利用的電子通信技術(shù)，在整個(gè)地球范圍內(nèi)人們都可以輕松的實(shí)現(xiàn)溝通，大大的擴(kuò)展了人們的空間存在，全球性的信息共同體必將形成。在這樣的社會(huì)形態(tài)下，檔案管理工作者的第一選擇肯定是檔案管理的信息化，因?yàn)檫@統(tǒng)一了工作的內(nèi)在選擇和外在需求。
3.信息資源開(kāi)發(fā)利用要服務(wù)于客觀(guān)發(fā)展需求
一般說(shuō)來(lái)，當(dāng)我們對(duì)檔案管理服務(wù)的功能進(jìn)行探討的時(shí)候，原始檔案上所記載的信息資源是我們所依賴(lài)的。這種類(lèi)型的信息化資源就其發(fā)展過(guò)程來(lái)講，對(duì)業(yè)務(wù)處理和運(yùn)行進(jìn)行滿(mǎn)足是其剛開(kāi)始時(shí)候的著眼點(diǎn)，當(dāng)然也對(duì)信息開(kāi)發(fā)的內(nèi)部一般規(guī)律相符合，總的來(lái)講，數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)的模型是信息開(kāi)發(fā)的依據(jù)和基礎(chǔ)。從微觀(guān)層面來(lái)看，系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成是信息資源開(kāi)發(fā)剛開(kāi)始的組成部分，以數(shù)據(jù)庫(kù)為背景，深入的挖掘信息資源，并對(duì)不同數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行滿(mǎn)足。就流程上來(lái)講，和傳統(tǒng)的檔案管理利用沒(méi)有多大差別，這樣看來(lái)它應(yīng)該在檔案管理的范圍之內(nèi)。
4.檔案的可持續(xù)發(fā)展有賴(lài)于信息化提供相應(yīng)的動(dòng)力
信息量大、內(nèi)容豐富，對(duì)信息的需求多、信息的有效性不均衡這些都是信息化社會(huì)的特點(diǎn)。也是目前我們生存的社會(huì)的顯著特點(diǎn)，怎樣讓信息化的這種優(yōu)勢(shì)正確的發(fā)揮，讓它在現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化整合化中發(fā)揮作用，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題是每個(gè)檔案工作者需要深入思考的，為了更快地對(duì)信息化的需求進(jìn)行適應(yīng)，生產(chǎn)需要和生活需要是我們重視的兩個(gè)點(diǎn)。首先我們要落實(shí)對(duì)檔案管理體制的改革，這才是讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的重要環(huán)節(jié)。
二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
這是正確處理好檔案管理標(biāo)與本合理關(guān)系的正確途徑，現(xiàn)階段應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的根本發(fā)展要求中，這樣才能更好地推進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。下面我們著重從檔案管理信息化和現(xiàn)代化兩者的關(guān)系入手，探討分析檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)問(wèn)題。主要有以下幾個(gè)方面的思考：
1.信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
通過(guò)分析筆者發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案管理工作而言時(shí)代的必然產(chǎn)物是檔案信的息化建設(shè)，然而這種不可避免的原因我們可以這樣認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化是檔案信息化管理發(fā)展的趨勢(shì)和方向，這也是我們對(duì)兩者關(guān)系進(jìn)行把握的理論基礎(chǔ)。但是，信息化建設(shè)如何推進(jìn)現(xiàn)代管理呢，筆者建議從檔案管理的日常工作開(kāi)始，出臺(tái)有效的管理體系，通過(guò)科學(xué)的手段如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，從以前紙質(zhì)辦公發(fā)展紙質(zhì)辦公和無(wú)紙化辦公相結(jié)合的方式。就當(dāng)前階段而言，這是管理、開(kāi)發(fā)、利用檔案的有效方式。
2.檔案管理現(xiàn)代化反哺信息化建設(shè)
檔案管理現(xiàn)代也要反過(guò)來(lái)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行促進(jìn)，如今有關(guān)現(xiàn)代化建設(shè)中各種硬件和軟件設(shè)備已經(jīng)使用到具體的操作之中，信息化的建設(shè)步伐被極大的促進(jìn)，所以我們要對(duì)各方面的利益關(guān)系進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，更好的利用這種得之不易的發(fā)展形勢(shì)，以發(fā)達(dá)國(guó)家為鑒，避免在對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行改革的過(guò)程中出現(xiàn)重大錯(cuò)誤，這也是我國(guó)和國(guó)際化檔案管理行列的標(biāo)志。
3.正確處理檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該注意的幾個(gè)原則
（1）前瞻性：數(shù)字化檔案是檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，對(duì)檔案資源和檔案管理規(guī)定進(jìn)行信息系統(tǒng)的處理并通過(guò)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，讓檔案信息的合理分配和利用得以實(shí)現(xiàn)，讓社會(huì)對(duì)信息資源盡可能的共享。這個(gè)過(guò)程非常的繁雜，離不開(kāi)硬件和軟件的開(kāi)發(fā)、利用。
（2）實(shí)用性：對(duì)社會(huì)需求進(jìn)行服務(wù)的過(guò)程中需要突出自己的特色，讓我們的信息具有鮮明的特色，讓信息需求人員從數(shù)量眾多的信息資源中選用我們的；我們要以信息使用者的角度為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)信息資源進(jìn)行加工、處理，讓信息的形成更加的紫銅、有序，讓它們有機(jī)的聯(lián)合在一起。只有設(shè)身處地的為使用者著想，不斷地拓展信息資源的實(shí)用性，才能實(shí)現(xiàn)最終的目的。
銀行信貸檔案是信貸管理中的重要內(nèi)容。在強(qiáng)化管理規(guī)范操作、防范風(fēng)險(xiǎn)等方面起著重要的作用。很多人認(rèn)為信貸檔案只是一些合同、文件、憑證、法律文書(shū)等，與防范風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系不大，只是提供一些必要的憑據(jù)支持。其實(shí)，信貸檔案在防范風(fēng)險(xiǎn)中的重要作用，是其他管理和材料無(wú)法替代的，其作用主要體現(xiàn)在：
1.控制信貸風(fēng)險(xiǎn)源。通過(guò)對(duì)借款企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、管理水平、盈利能力、發(fā)展前景及信用狀況等資料的科學(xué)整理歸檔與分析，掌握客戶(hù)綜合信貸風(fēng)險(xiǎn)與單筆信貸風(fēng)險(xiǎn)程度，為確定貸與不貸、貸多貸少、期限長(zhǎng)短等提供科學(xué)決策依據(jù)，堵住信貸風(fēng)險(xiǎn)源頭。
2.有效預(yù)警信貸風(fēng)險(xiǎn)。一是科學(xué)規(guī)范的借貸資料，可掌握貸款到期、逾期情況，確保及時(shí)采取措施，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生二是健全的信貸管理資料，可對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)量、資金運(yùn)營(yíng)狀況、償債能力、盈利能力等進(jìn)行分析與預(yù)測(cè) ，測(cè)評(píng)企業(yè)貸款額度警戒線(xiàn)，合理掌握信貸投量，降低信貸風(fēng)險(xiǎn)概率三是翔實(shí)的借款企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料，可掌握企業(yè)原材料、產(chǎn)成品占用情況，分析產(chǎn)品的銷(xiāo)售動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)行情和銷(xiāo)售貨款的回籠及應(yīng)收賬款情況，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)信貸資金運(yùn)行中潛在風(fēng)險(xiǎn)。
3.防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。一是完善采購(gòu)環(huán)節(jié)管理檔案，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)采購(gòu)原材料或商品質(zhì)、價(jià)、量 “三控制” ，促進(jìn)企業(yè)“以銷(xiāo)定購(gòu)、以效定購(gòu)”，減少盲目采購(gòu)引起的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)二是健全庫(kù)存管理檔案，隨時(shí)檢查商品庫(kù)存數(shù)量、成本情況，保證賬實(shí)、賬賬、賬表相符并可掌握庫(kù)存商品質(zhì)量情況，促進(jìn)庫(kù)存勤進(jìn)快銷(xiāo)，減少庫(kù)存潛在風(fēng)險(xiǎn)三是健全銷(xiāo)售資料檔案，及時(shí)掌握企業(yè)銷(xiāo)售實(shí)績(jī)與市場(chǎng)態(tài)勢(shì)，尋找誠(chéng)實(shí)守信的客戶(hù)，促進(jìn)順價(jià)銷(xiāo)售及時(shí)掌握銷(xiāo)售貨款的回籠歸行情況，保證及時(shí)貸款本息足額收回，特別是對(duì)形成的銷(xiāo)售結(jié)算資金，通過(guò)及時(shí)、詳細(xì)記載發(fā)生的時(shí)間、金額、付款單位、形成原因等，及時(shí)采取催收措施，有效防范銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的信貸風(fēng)險(xiǎn)。
4.規(guī)避企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。建立健全信貸檔案，可保證基層金融單位積極參與企業(yè)改革，堅(jiān)持“債隨資產(chǎn)走、資產(chǎn)與負(fù)債相統(tǒng)一”的原則，及時(shí)有效落實(shí)貸款債務(wù)可對(duì)企業(yè)改革成本來(lái)源進(jìn)行甄別，掌握企業(yè)實(shí)施人員分流的具體方案，制止企業(yè)人員帶錢(qián)、帶物分流，嚴(yán)防懸空、擠占挪用信貸資金也可以翔實(shí)的資料做好政府、部門(mén)的參謀，解決改革中遺留的政策性與有關(guān)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題，落實(shí)拖欠的各類(lèi)補(bǔ)貼與債權(quán)債務(wù)，減少企業(yè)改制風(fēng)險(xiǎn)。
5.提供依法管貸依據(jù)。一是利于貸款實(shí)行依法管理。健全的信貸政策制度辦法資料，有利于貸款嚴(yán)格按照法規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照地規(guī)和政策制度辦事健全的借貸資料，有利于貸款嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，依法加強(qiáng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的監(jiān)管、二是有利于保證訴訟時(shí)效。對(duì)到期貸款及時(shí)通知，對(duì)不良貸款及時(shí)催收，并收回回執(zhí)，有利于保證訴訟時(shí)效三是依法收貸依據(jù)。通過(guò)對(duì)信貸資料的分析，并以借貸資料為依據(jù)，實(shí)施對(duì)不良貸款及時(shí)實(shí)行依法訴訟對(duì)資不抵債、喪失發(fā)展空間、通過(guò)普通訴訟程序無(wú)法收回的，及時(shí)提出破產(chǎn)申請(qǐng)對(duì)依法破產(chǎn)的，及時(shí)申報(bào)債權(quán)，積極參與和監(jiān)督企業(yè)資產(chǎn)的清算、評(píng)估 、變現(xiàn)和分配，最大限度地減少信貸資產(chǎn)的損失四是翔實(shí)的信貸資料也是呆賬認(rèn)定及核銷(xiāo)申報(bào)的依據(jù)與條件。
可見(jiàn)信貸檔案在信貸風(fēng)險(xiǎn)管理中地位和作用日益凸現(xiàn)基層機(jī)構(gòu)必須提高認(rèn)識(shí) ，采取措施，健全信貸檔案管理制度，促進(jìn)信貸檔案不斷完善。不完善的檔案無(wú)法充分發(fā)揮其管理與防范風(fēng)險(xiǎn)方面的作用。在日常工作中，主要應(yīng)作好以下幾方面工作。
1.加大信貸資料收集力度，確保信貸檔案齊全完整。一是借貸資料。主要是信貸過(guò)程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是銀行對(duì)企業(yè)信貸監(jiān)管過(guò)程中形成的有關(guān)資料。三是企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料。主要是企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表等資料。四是信貸政策制度辦法類(lèi)資料。五是其他資料。同時(shí)要制定系統(tǒng)的、可行的信貸檔案管理辦法，并落實(shí)信貸檔案專(zhuān)兼職人員，實(shí)行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，切實(shí)解決以往信貸資料由經(jīng)辦信貸人員分散保管，容易造成資料遺失，確保信貸資料齊全完整。
2.開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為防范風(fēng)險(xiǎn)提供全方位服務(wù)。一是改革信貸檔案利用傳統(tǒng)的“坐等查閱”服務(wù)方式，建立新型的“快速服務(wù)、跟蹤服務(wù)、系列服務(wù)、全程服務(wù)”模式。二是積極做好信貸檔案的編研工作。利用現(xiàn)有借貸資料、信貸管理資料、企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料、政策導(dǎo)向資料等，進(jìn)行科學(xué)整理、歸類(lèi)與分析，編研系統(tǒng)性的信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，為防范信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)提供信息依據(jù)。三是開(kāi)發(fā)挖掘市場(chǎng)信息資源。利用金融機(jī)構(gòu)點(diǎn)多、面廣的特點(diǎn)，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)外的聯(lián)系，建立市場(chǎng)行情、價(jià)格等市場(chǎng)信息網(wǎng)絡(luò)，幫助企業(yè)聯(lián)系誠(chéng)實(shí)可信的客戶(hù)，擴(kuò)大購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，提高經(jīng)營(yíng)效益，實(shí)現(xiàn)銀企雙贏。
【關(guān)鍵詞】信息資源檔案管理
信息時(shí)代對(duì)人類(lèi)社會(huì)帶來(lái)的影響廣泛而深遠(yuǎn)，然而從全球互聯(lián)網(wǎng)的誕生到現(xiàn)在，不到20年的時(shí)間。因此，世界各國(guó)，各行各業(yè)都還在努力認(rèn)識(shí)這一新時(shí)代的特征，盡早適應(yīng)它，利用它。我國(guó)從1994年接入互聯(lián)網(wǎng)以來(lái)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展十分迅速，國(guó)家級(jí)4大骨干網(wǎng)絡(luò)即中國(guó)公眾多媒體互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科學(xué)網(wǎng)、中國(guó)金橋信息網(wǎng)先后建成，并通過(guò)電信部門(mén)的4個(gè)出口與互聯(lián)網(wǎng)連接。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要特征的信息時(shí)代，對(duì)我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各個(gè)方面、各行各業(yè)都帶來(lái)很大沖擊，而作為人類(lèi)社會(huì)信息資源的檔案也不例外。
1.信息時(shí)代給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇
由于互聯(lián)網(wǎng)具有全球性、開(kāi)放型、交互性、即時(shí)性、綜合性等特點(diǎn)，所以它給檔案室工作帶來(lái)前所未有的機(jī)遇。
1.1實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。資源共享是包括檔案工作在內(nèi)的整個(gè)社會(huì)信息存貯、傳播事業(yè)的理想境界，它將給檔案事業(yè)帶來(lái)深刻影響。經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)化與全球化，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的崛起，社會(huì)的信息化和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，勢(shì)必使電子文件與電子檔案在檔案家族中的地位日漸顯赫，使檔案管理的信息化、文獻(xiàn)信息管理的一體化成為時(shí)代的潮流?；ヂ?lián)網(wǎng)作為超越地域和時(shí)空界限的人類(lèi)信息傳播交往空間，隨著檔案館聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，人們都可以利用這種信息資源使得館藏檔案無(wú)形中得到擴(kuò)展，極大地優(yōu)化了館藏資源配置，方便了利用者。
1.2實(shí)現(xiàn)檔案館的職能延伸。館藏檔案信息資源是檔案館利用工作的基礎(chǔ)，檔案工作必須強(qiáng)化信息開(kāi)發(fā)職能。為此，檔案工作的重心必然向兩個(gè)方向偏移。其一，為了保證檔案資源開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，檔案工作的信息化必然促使立檔單位自覺(jué)控制文件材料的形成與積累，向科技或文件管理延伸；其二，將檔案信息咨詢(xún)、檔案信息編研、檔案定向服務(wù)和檔案信息傳播作為利用工作的重點(diǎn)，向檔案信息的智能控制延伸。
1.3實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)化。在我國(guó)信息化的過(guò)程中，各行業(yè)主管部門(mén)和各地區(qū)已經(jīng)建立起各種信息平臺(tái)，它們像“信息高速公路”上奔馳的“汽車(chē)”；為各種信息交流創(chuàng)造了條件。在檔案領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展不僅提供了融多媒體技術(shù)、遠(yuǎn)程傳播和虛擬現(xiàn)實(shí)等在內(nèi)的新型檔案管理手段，并且在很大程度上克服了因檔案信息資源的有限性而造成的信息資源浪費(fèi)等現(xiàn)象，從而為人們更多地獲取信息機(jī)會(huì)和權(quán)力提供了極大的發(fā)展空間。
1.4實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化。在各種信息管理方面，以各種文件的制作、審簽、運(yùn)轉(zhuǎn)，到檔案的整理與加工，都可以再網(wǎng)絡(luò)上完成，虛擬的檔案管理系統(tǒng)和檔案館已經(jīng)顯示出其綜合、高效、快捷的優(yōu)勢(shì)和強(qiáng)大的信息管理能力，促使檔案工作在檔案管理信息化的同時(shí)，納入現(xiàn)代社會(huì)信息管理系統(tǒng)，形成信息的集成優(yōu)勢(shì)。如果在互聯(lián)網(wǎng)上建成虛擬的檔案館，各檔案館之間可以實(shí)現(xiàn)資源共享，形成合力，使館藏信息資源配置得到優(yōu)化，不搞重復(fù)建設(shè)，且利用范圍更廣，速度更快，容量更大，而且資金上的投入還可通過(guò)網(wǎng)上廣告燈獲取回報(bào)，有利于解決檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.信息時(shí)代對(duì)檔案管理的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，是一把雙刃劍。它在給檔案工作帶來(lái)難得機(jī)遇的同時(shí)，也使檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
2.1對(duì)檔案工作傳統(tǒng)的文化取向地位構(gòu)成了挑戰(zhàn)。眾所周知，檔案部門(mén)是一個(gè)比較封閉的部門(mén)，長(zhǎng)期以來(lái)受傳統(tǒng)文化取向的制約，形成了固有的服務(wù)模式，原有的繁瑣的手工借還工作方式根本不能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的需要。特別是隨著電子檔案信息的日益豐富，尤其是多媒體檔案信息檢索技術(shù)的應(yīng)用，用戶(hù)快速、全面的查找利用檔案信息對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求。檔案工作在這樣的社會(huì)環(huán)境中要得以發(fā)展，就取決于檔案人員是否能掌握先進(jìn)的信息傳輸技術(shù)，用戶(hù)的檔案信息需求向縱深發(fā)展，便可在信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)終端查詢(xún)巨大的檔案信息資源，并迅速準(zhǔn)確地獲取各種檔案信息。
2.2對(duì)檔案保管利用技術(shù)方面帶來(lái)了挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作的重點(diǎn)將轉(zhuǎn)向信息深層次的加工處理和信息處理的開(kāi)發(fā)與研究，傳統(tǒng)的文件材料分類(lèi)、組卷，以及卷內(nèi)文件的排列、卷內(nèi)文件的抄寫(xiě)被計(jì)算機(jī)技術(shù)所代替。就目前而言，計(jì)算機(jī)技術(shù)已為檔案的編目和檢索工作帶來(lái)了方便，為利用者提供了快捷、高效的現(xiàn)代化手段。檔案工作要適應(yīng)利用者的需求，就必須轉(zhuǎn)向檔案信息的深層次加工處理，而我們現(xiàn)在所能做的僅是將著錄卡片輸入計(jì)算機(jī)建立了1個(gè)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)而已，根本不能解決廣大利用者獲取檔案信息資源的需求。
2.3互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性對(duì)檔案工作傳統(tǒng)的保密方式構(gòu)成了挑戰(zhàn)。建立開(kāi)放的、公眾的檔案信息利用制度是信息時(shí)代的必然。由于檔案文件材料內(nèi)容廣泛，涉及政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等諸方面，在上網(wǎng)過(guò)程中不可避免地觸及諸多的法律問(wèn)題和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的問(wèn)題，較之傳統(tǒng)的管理方式難度要大得多，而檔案保密法規(guī)的不健全，使之保密與控制使用范圍難以掌握，對(duì)如何控制使用范圍缺乏必要的法律依據(jù)和技術(shù)手段。
2.4給檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。搶占制高點(diǎn)是當(dāng)今社會(huì)獲得生存發(fā)展的重要手段。從檔案管理看，由于新技術(shù)的介入，使傳統(tǒng)的檔案工作發(fā)生了深刻變化，這種變化體現(xiàn)在檔案人員的認(rèn)識(shí)上，主要表現(xiàn)在新的技術(shù)手段與落后的管理手段的矛盾。目前，我們?nèi)曰ㄙM(fèi)大量的時(shí)間、精力用于案卷的整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等一系列繁雜的工作中，而對(duì)深層次的檔案信息無(wú)能力、無(wú)時(shí)間去挖掘、加工整理，因此檔案工作人員新知識(shí)新技術(shù)的缺乏成為當(dāng)前急需解決的首要任務(wù)。
3.信息時(shí)代做好檔案工作的對(duì)策
在當(dāng)今時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已滲透到國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化和人民生活的各個(gè)領(lǐng)域，成為人們生活中不可缺少的一部分，檔案工作必須準(zhǔn)確把握這一時(shí)代特征，正視互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，積極尋求合理的對(duì)策。
3.1要轉(zhuǎn)變觀(guān)念，樹(shù)立正確的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)?；ヂ?lián)網(wǎng)的到來(lái)是現(xiàn)實(shí)，其影響是不可避免的。檔案工作者要努力學(xué)習(xí)有關(guān)計(jì)算機(jī)的知識(shí)，認(rèn)清它給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，盡可能熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、復(fù)印機(jī)及數(shù)字圖像掃描與加工等現(xiàn)代化技術(shù)，并在檔案信息加工及傳播技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息檢索技術(shù)方面有所側(cè)重，為檔案工作服務(wù)。只有這樣，檔案工作人員才能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，成為掌握先進(jìn)檔案信息加工處理、傳播和檢索技術(shù)的有用人才。
3.2檔案工作自身要進(jìn)行調(diào)查，使之不斷適應(yīng)發(fā)展中的信息社會(huì)。在事業(yè)發(fā)展上，應(yīng)按照信息時(shí)代的要求，加大對(duì)檔案工作的投入。在利用服務(wù)方面，應(yīng)突出滿(mǎn)足國(guó)民經(jīng)濟(jì)的需要，從信息資源、信息傳遞等方面進(jìn)行調(diào)查，以提高檔案工作信息服務(wù)的有效性；同時(shí)，不放松基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的建設(shè)，以滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求。在信息日益一體化的今天，更要加強(qiáng)各種類(lèi)型、各個(gè)層次檔案館之間的聯(lián)系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。
3.3加快檔案館信息化進(jìn)程，為檔案工作現(xiàn)代化奠定技術(shù)基礎(chǔ)。重點(diǎn)是抓好檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)化兩大建設(shè)。建庫(kù)應(yīng)結(jié)合檔案信息開(kāi)發(fā)，進(jìn)行合理配制，提高規(guī)范化程度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)使用；應(yīng)立足檔案館群體，開(kāi)展社會(huì)協(xié)作，為社會(huì)提供便捷的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。
3.4加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保證網(wǎng)絡(luò)健康發(fā)展。要抓緊制定檔案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展規(guī)劃和政策，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)督和引導(dǎo)。要加快制定網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)，確保依法、規(guī)范發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
信息產(chǎn)生價(jià)值的關(guān)鍵在于共享。導(dǎo)致信息不能夠共享的一個(gè)重要原因是組織內(nèi)部的管理體制問(wèn)題。如果部門(mén)之間缺乏流暢的溝通機(jī)制，不能很好實(shí)現(xiàn)一體化，就會(huì)使得信息無(wú)法在部門(mén)之間順暢地流動(dòng)。而目前許多醫(yī)院恰恰存在這種現(xiàn)象。雖然各個(gè)科室都同處于一個(gè)醫(yī)院內(nèi)部，但是各個(gè)科室之間界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無(wú)法實(shí)現(xiàn)連接。這直接表現(xiàn)在醫(yī)院各個(gè)科室的資料各自存檔管理，沒(méi)有統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)和管理模式，存在檔案材料缺失、混亂，或形成不規(guī)范材料的現(xiàn)象，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，大大影響了醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，使醫(yī)院檔案部門(mén)更好地服務(wù)于各個(gè)部門(mén)，就必須要求消除各個(gè)科室之間的界限，改變科室與科室之間獨(dú)占信息的局面。
2.信息化的建設(shè)意識(shí)較為薄弱
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠(yuǎn)，這就導(dǎo)致了很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層滿(mǎn)足于現(xiàn)狀，并不重視檔案管理的信息化建設(shè)，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，未能提出相關(guān)建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，這些都對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程產(chǎn)生了一定程度的阻礙。
3.檔案管理人員素質(zhì)不高
在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，并沒(méi)有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃和要求。檔案工作隊(duì)伍存在著專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才等問(wèn)題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀(guān)念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力，這些情況已嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。
4.檔案管理信息化存在安全隱患
醫(yī)院檔案管理部門(mén)和外界暢通的聯(lián)系，是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的前提，是醫(yī)院管理工作與病人獲得良好服務(wù)的需要。因此，工作人員和病人都能自由的使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)，并進(jìn)行相關(guān)信息的獲取。這樣一來(lái)，檔案就存在一定的安全隱患，有可能會(huì)受到電腦黑客與計(jì)算機(jī)病毒的入侵，從而導(dǎo)致檔案信息甚至系統(tǒng)被破壞。
二、解決檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策
1.改革管理體制
信息產(chǎn)生價(jià)值的關(guān)鍵在于共享。導(dǎo)致信息不能夠共享的一個(gè)重要原因是組織內(nèi)部的管理體制問(wèn)題。如果部門(mén)之間缺乏流暢的溝通機(jī)制，不能很好實(shí)現(xiàn)一體化，就會(huì)使得信息無(wú)法在部門(mén)之間順暢地流動(dòng)。而目前許多醫(yī)院恰恰存在這種現(xiàn)象。雖然各個(gè)科室都同處于一個(gè)醫(yī)院內(nèi)部，但是各個(gè)科室之間相對(duì)獨(dú)立，界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無(wú)法實(shí)現(xiàn)連接。這給檔案信息的收集與編研造成障礙。因此，必須淡化科室的概念，消除醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，從封閉式、分散型走向開(kāi)放式，形成網(wǎng)絡(luò)化、一體化，實(shí)現(xiàn)“無(wú)縫隙”管理。這樣才有利于醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的信息能及時(shí)匯集到檔案管理部門(mén)。同時(shí)，要加大資金投入，完善信息化設(shè)備。根據(jù)實(shí)際條件，加大對(duì)檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理邁進(jìn)。
2.提高醫(yī)院檔案管理與服務(wù)的意識(shí)
醫(yī)院作為社會(huì)公眾服務(wù)性行業(yè)，面向社會(huì)公眾信息資源，實(shí)現(xiàn)社會(huì)公眾個(gè)性化需求，通過(guò)良好周到的檔案服務(wù)，使檔案管理由傳統(tǒng)落后的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?wù)模式。不斷創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)服務(wù)理念，全面積極提高檔案管理部門(mén)工作人員的主動(dòng)性、積極性、服務(wù)性，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案服務(wù)體系，樹(shù)立以醫(yī)院為整體的檔案服務(wù)意識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)信息化時(shí)代科學(xué)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展要求。
1.1檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。
美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出，在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說(shuō)，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)地過(guò)剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。
網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。
其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見(jiàn)，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類(lèi)檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問(wèn)題，已不復(fù)存在。
校園網(wǎng)中各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使各類(lèi)數(shù)據(jù)“數(shù)出一門(mén)”，使各類(lèi)歸檔的數(shù)據(jù)能非常及時(shí)、準(zhǔn)確。學(xué)校內(nèi)的管理對(duì)象多，且具有一定的流動(dòng)性，如學(xué)生入學(xué)與畢業(yè)、教職工的調(diào)離與退休等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后，才能查知，而通過(guò)網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能隨時(shí)準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。
1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。
許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢(xún)資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟
1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展
90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)（Chinanet）、中國(guó)教育科研網(wǎng)（CER?鄄net）、中國(guó)科技網(wǎng)（CSTnet）和中國(guó)金橋網(wǎng)(ChinaGBnet)，并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)Internet接軌。就全國(guó)高校來(lái)看，1994年以來(lái)，由于"211工程"和CERnet工程的促進(jìn)，很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng)，至1996年底，已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入CERNET，800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開(kāi)始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。
1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效
自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來(lái)，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)10多年的努力，開(kāi)發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專(zhuān)用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀(guān)念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。
1.3.3經(jīng)費(fèi)緊張狀況得到初步緩解
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案館地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。通過(guò)Internet、CERnet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身通過(guò)多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)了造血功能。近年來(lái)，許多高校撥專(zhuān)款給檔案館購(gòu)置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀(guān)。
2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題
2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：
首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。
其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，各館均有不同程度的浮躁情緒，急功近利傾向嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪(fǎng)問(wèn)其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低
目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌，但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少，用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限，無(wú)法購(gòu)置好的硬軟件，建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò)，更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。
2.2.5人員整體素質(zhì)低弱
在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求———不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想
3.1采用客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器(Client／Server)體系結(jié)構(gòu)模式
客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把分散的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)連接起來(lái)，系統(tǒng)把這些計(jì)算機(jī)根據(jù)其功能劃分為服務(wù)器與客戶(hù)機(jī)C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)處理方式同以往的“文件共享型”網(wǎng)絡(luò)處理方式相比，其主要的不同點(diǎn)在于將一種應(yīng)用分解成為若干部分，如用戶(hù)界面、商業(yè)邏緝和數(shù)據(jù)庫(kù)，并將這些部分交給多臺(tái)機(jī)器(包括工作站、一個(gè)或多個(gè)服務(wù)器)分別執(zhí)行，共同實(shí)現(xiàn)整體應(yīng)用。用戶(hù)在工作站(前臺(tái))看到的通常是用戶(hù)界面，當(dāng)前臺(tái)需要調(diào)用某些數(shù)據(jù)時(shí)，工作站向被稱(chēng)為后臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器（Server）發(fā)出請(qǐng)求，服務(wù)器即對(duì)此做出響應(yīng)，并把處理的結(jié)果返回給前臺(tái)，這樣工作站就成了數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的客戶(hù)（Client）。
C／S模式實(shí)際上是一種軟件運(yùn)行和組織方式，不是指工作站、服務(wù)器等硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它必須依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而存在，并且充分利用了網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢(shì)，但它對(duì)具體的網(wǎng)絡(luò)硬件、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)并無(wú)嚴(yán)格的要求。在WindowsNT、Netware上均可以構(gòu)造起實(shí)用C／S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。服務(wù)器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見(jiàn)的高檔微機(jī)即可。
3.2建立基于Web的服務(wù)體系
在學(xué)校綜合集成管理信息中，檔案工作將以計(jì)算機(jī)管理檔案信息為主要形式，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索查詢(xún)和提供檔案信息將成為主要的服務(wù)方式，因此為利用者提供的信息組織結(jié)構(gòu)應(yīng)是網(wǎng)狀的，用戶(hù)可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進(jìn)行瀏覽，而不是按照規(guī)定途徑進(jìn)行檢索和查詢(xún)檔案信息。手工勞動(dòng)則成為輔助形式。而讓利用者通過(guò)Web瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)，是目前先進(jìn)、有效和最為大家樂(lè)于使用的訪(fǎng)問(wèn)方式，因此高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，向校內(nèi)外檔案利用者提供檔案信息服務(wù)。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使得在PC機(jī)上Web建立站點(diǎn)變得相當(dāng)?shù)暮?jiǎn)單，只需選用適當(dāng)?shù)腤eb服務(wù)器軟件，有些操作系統(tǒng)，如WindowsNT，已把建立Web服務(wù)器的功能內(nèi)置在系統(tǒng)之中。今后，值得檔案部門(mén)炫耀的不是擁有幾臺(tái)微機(jī)而是有無(wú)Web服務(wù)器。
3.3檔案信息的管理離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet／Web技術(shù)基礎(chǔ)上，也就是說(shuō)，選擇數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)不僅要支持C／S體系結(jié)構(gòu)，還要支持分布式處理。既要具備聯(lián)機(jī)事務(wù)、處理數(shù)據(jù)安全性與可靠性的支持能力，又要有較強(qiáng)的安全控制能力，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力?，F(xiàn)在高校檔案部門(mén)使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫(xiě)，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類(lèi)信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無(wú)論在功能上，安全性和數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好的滿(mǎn)足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶(hù)、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，具有客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如Ora?鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的SQLServer等。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)程序）、數(shù)據(jù)庫(kù)———Web連接軟件，使用戶(hù)可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)。
1.創(chuàng)新與基礎(chǔ)。工作創(chuàng)新不是憑空想象,創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。我國(guó)檔案工作歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展,形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn),檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展,形成了獨(dú)具特色的工作體系,這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義,是創(chuàng)新的根基,因此,創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ),要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上,分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì),在發(fā)展中尋求新的突破。
2.創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)。工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前,檔案工作仍處于發(fā)展階段,在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中,許多問(wèn)題沒(méi)有解決好,檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門(mén)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí),面向未來(lái),從實(shí)際出發(fā),圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題,在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。
3.創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒。學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ),借鑒是創(chuàng)新的階梯,創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力,也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí),借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法,又要學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)、其他行業(yè)知識(shí),借鑒其他行業(yè)和專(zhuān)業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則,運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀(guān)念,在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。
4.創(chuàng)新與實(shí)踐。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力,但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)縹緲的創(chuàng)新,理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn),凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新,都要大力推廣,在實(shí)踐中不斷完善。
二、服務(wù)的創(chuàng)新
1.建立檔案網(wǎng)頁(yè),開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案的內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè),積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶(hù)提供更好的服務(wù)。
2.建立“電子文檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案室與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合,建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案室,是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。
3.電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了,因此,檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口,在第一時(shí)間將其收集到,并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。
4.開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件,特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式,在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時(shí)效性,希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
5.開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國(guó)加入WTO后,公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求,進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系,維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。
三、拓展服務(wù)領(lǐng)域
1.信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門(mén)既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人,又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中,人們對(duì)各類(lèi)信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜,越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
檔案信息逐漸走向數(shù)字化管理是必然趨勢(shì),但在檔案信息化過(guò)程中,出現(xiàn)的安全問(wèn)題制約了檔案信息化的進(jìn)程。如何確保信息化檔案的完整與安全,成為當(dāng)前檔案管理者的重要課題。
一、檔案信息化管理的作用和意義
電子檔案管理信息系統(tǒng)的建立,可以提高檔案工作的效率,方便用戶(hù)的使用,加強(qiáng)檔案的保存,提高檔案利用的效率,對(duì)維護(hù)和保障單位的合法權(quán)益,促進(jìn)兩個(gè)文明建設(shè)具有重要意義。具體優(yōu)勢(shì)如下:
(一)檔案信息的傳遞量和服務(wù)對(duì)象的數(shù)量大大增加。由于數(shù)字信息占用空間小,信息傳遞不受空間的限制,隨著計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸,所能鏈接的用于存儲(chǔ)和管理數(shù)字信息的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備及服務(wù)對(duì)象的數(shù)量將加速增加。
(二)時(shí)間的延續(xù)性,可以24小時(shí)服務(wù)。
(三)檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)檢索方便,傳遞速度快。
(四)可以根據(jù)利用者的需要,提供個(gè)性化服務(wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn),是我們提供檔案信息服務(wù)的適時(shí)的現(xiàn)代化手段。
(五)資源共享,提高檔案的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息,其有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快,檔案?jìng)鬏敳辉偈芸臻g和人力的限制。查閱者一旦需要檔案就可以通過(guò)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行查閱,不僅可以查閱所需的信息,而且可以下載電子版的檔案原件,沒(méi)有必要再到檔案室進(jìn)行查閱。這極大地節(jié)省了查閱者和檔案管理員的時(shí)間。還可以通過(guò)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異地查閱檔案信息,節(jié)約了人力、物力,大大提高了檔案的利用率。
二、檔案信息化后可能存在的安全隱患
(一)操作系統(tǒng)的安全缺陷
操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)最主要的系統(tǒng)軟件,是信息安全的基礎(chǔ)之一。然而,因?yàn)椴僮飨到y(tǒng)太龐大(如Windows操作系統(tǒng)就有上千萬(wàn)行程序),致使操作系統(tǒng)不可能做到完全正確。操作系統(tǒng)的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如當(dāng)Windows出現(xiàn)死機(jī)時(shí),按一下復(fù)位鍵重新啟動(dòng)就可以了。但是,如果操作系統(tǒng)的缺陷被攻擊者利用,所造成的安全問(wèn)題就不能忽視了。
(二)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患
網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過(guò)重重網(wǎng)站分段傳送至目的地的,任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用技術(shù)發(fā)展很快,新技術(shù)不斷推動(dòng)新的應(yīng)用,而安全技術(shù)是一種在對(duì)抗中發(fā)展的技術(shù),它總是顯得有些滯后,防范攻擊的能力不強(qiáng),這樣就導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全的脆弱性。
(三)管理人員素質(zhì)問(wèn)題
據(jù)有關(guān)資料顯示,80%以上的檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn),缺乏計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息的安全意識(shí),致使網(wǎng)站遭到攻擊。
三、檔案信息化管理中安全問(wèn)題的防范策略
(一)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)及安全教育
在檔案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。檔案管理的現(xiàn)代化,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求,檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息安全意識(shí)和安全業(yè)務(wù)的宣傳與教育,不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。對(duì)現(xiàn)有的在職檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識(shí)、新技術(shù)的培訓(xùn)和再教育,積極引進(jìn)復(fù)臺(tái)型人才,為檔案信息化管理注入新的活力,提升綜合管理能力。應(yīng)對(duì)工作中可能發(fā)生的意外事故,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題,維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行,確保檔案信息的完整性。
(二)從管理上加強(qiáng)安全防范
針對(duì)信息化檔案的安全問(wèn)題,安全防范的最高境界不是產(chǎn)品,也不是服務(wù),而是管理,沒(méi)有好的管理思想、嚴(yán)格的管理制度、負(fù)責(zé)的管理人員和實(shí)施到位的管理制度,就沒(méi)有真正的安全。
1.建口可以信賴(lài)可以控制的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。管理好內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的通道,杜絕內(nèi)部人員使用撥號(hào)、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)。管理好軟件資產(chǎn),避免內(nèi)部人員在計(jì)算機(jī)上安裝使用盜版軟件,以防引入潛在的安全漏洞,降低計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全系數(shù)。
管理好計(jì)算機(jī)的外部設(shè)備,防止內(nèi)部人員在內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上通過(guò)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)間接地與外網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換,導(dǎo)致病毒的傳人或者敏感信息、機(jī)密數(shù)據(jù)的傳播與泄漏。
管理好單位個(gè)人使用的計(jì)算機(jī)上的重要文檔,防止相同域內(nèi)的終端用戶(hù)互相調(diào)用和操作機(jī)密文件。
管理好輸出設(shè)備,對(duì)于重要電子文檔的打印,要進(jìn)行嚴(yán)格的登記和日志管理。
管理好內(nèi)網(wǎng)客戶(hù)端,在單位局城網(wǎng)上建立起嚴(yán)密的監(jiān)控點(diǎn)。
2.實(shí)施強(qiáng)審計(jì)管理。所謂強(qiáng)審計(jì),就是利用日志對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的行為、蹤跡進(jìn)行監(jiān)控,并能事后取證的技術(shù)。但是,與傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)日志相比,強(qiáng)審計(jì)的日志是不能隨便刪除、修改的。如果要修改或刪除,必須系統(tǒng)管理員、審計(jì)員及單位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)才能刪除,從而有效保護(hù)內(nèi)網(wǎng)。
強(qiáng)審計(jì)技術(shù)一般包括五個(gè)方面的內(nèi)容:一是網(wǎng)絡(luò)審計(jì),防止非法內(nèi)連和外連;二是數(shù)據(jù)庫(kù)審計(jì),對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的讀取行為進(jìn)行跟蹤;三是應(yīng)用系統(tǒng)審計(jì),例如公文流轉(zhuǎn)經(jīng)過(guò)幾個(gè)環(huán)節(jié),必須有清晰的記錄;四是機(jī)審計(jì),包括對(duì)終端系統(tǒng)安裝了哪些不安全軟件的審計(jì),并設(shè)置終端系統(tǒng)的權(quán)限等;五是介質(zhì)審計(jì),包括光介質(zhì)、磁介質(zhì)和紙介質(zhì)的審計(jì),防止機(jī)密信息通過(guò)移動(dòng)U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、非法打印或照相等多個(gè)環(huán)節(jié)從信息系統(tǒng)中泄密。
3.檔案信息的數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)。理想的數(shù)據(jù)保護(hù)解決方案應(yīng)既能解決業(yè)務(wù)對(duì)高性能與可用性的需求,又能解決備份與恢復(fù)管理問(wèn)題。目前,數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)能力已成為存儲(chǔ)安全保障的重要標(biāo)志。容災(zāi)備份就是指通過(guò)特定手段和機(jī)制,在各種災(zāi)難損害發(fā)生后,仍能最大限度地提供正常應(yīng)用服務(wù)的信息系統(tǒng)。它可分為數(shù)據(jù)備份和應(yīng)用備份。數(shù)據(jù)備份需要保證用戶(hù)數(shù)據(jù)的完整性、可靠性和一致性。對(duì)于提供實(shí)時(shí)服務(wù)的信息系統(tǒng),用戶(hù)的服務(wù)請(qǐng)求在災(zāi)難中可能會(huì)中斷,應(yīng)用備份必須提供不間斷的應(yīng)用服務(wù),讓客戶(hù)的服務(wù)請(qǐng)求能夠繼續(xù)運(yùn)行。
(三)保障數(shù)字檔案安全的技術(shù)措施
數(shù)字檔案是技術(shù)的產(chǎn)物,因此,運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。
1.計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)。防火墻是網(wǎng)絡(luò)之間執(zhí)行訪(fǎng)問(wèn)控制策略的系統(tǒng),是硬件和軟件的組合體,它保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)免受非法用戶(hù)的侵入、過(guò)濾不良信息、防止信息資源的未授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)。防火墻的實(shí)現(xiàn)技術(shù)主要有:包過(guò)濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、狀態(tài)監(jiān)測(cè)防火墻技術(shù)等。
2.檔案信息加密技術(shù)。密碼技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心,是提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性、防止機(jī)密數(shù)據(jù)被外部破解所采用的主要技術(shù)手段。采用加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案內(nèi)容的非公開(kāi)性。加密技術(shù)通過(guò)信息的變換或編碼將機(jī)密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息,以達(dá)到保護(hù)數(shù)據(jù)安全的目的。數(shù)據(jù)加密技術(shù)可分為兩類(lèi):對(duì)稱(chēng)型加密和公鑰密碼算法。
3.檔案信息防寫(xiě)技術(shù)。防寫(xiě)技術(shù),即將數(shù)字檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài),在這種狀態(tài)下,用戶(hù)只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息,而不能對(duì)其進(jìn)行任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中,只讀光盤(pán)只能讀出信息而不能追加或刪除信息;一次寫(xiě)入光盤(pán)可供使用者一次寫(xiě)入多次讀出,可以追加記錄但不能擦除原來(lái)的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶(hù)更改數(shù)字檔案的內(nèi)容,保持?jǐn)?shù)字檔案的真實(shí)性和可靠性。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著檔案信息化進(jìn)程的深入,大量數(shù)字檔案的安全問(wèn)題已經(jīng)擺在檔案管理者面前,如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷探討和研究。
參考文獻(xiàn):
隨著檔案數(shù)量的不斷增多，紙質(zhì)檔案的利用率大大縮減，計(jì)算機(jī)，網(wǎng)盤(pán)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用方便了數(shù)據(jù)的錄入及查詢(xún)，面對(duì)越來(lái)越龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，雖然也根據(jù)社會(huì)的需要進(jìn)行合理的整合，但其安全問(wèn)題卻存在很多隱患，進(jìn)步帶來(lái)的。
1 “大數(shù)據(jù)”時(shí)代有關(guān)檔案信息安全問(wèn)題概述
1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全不穩(wěn)定問(wèn)題
計(jì)算機(jī)是人們?nèi)粘Ｉ钪卸紩?huì)使用的一樣工具，起著幫助人們學(xué)習(xí)娛樂(lè)和生活的作用，但它的安全性一直都不能得到保證，而大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)的傳輸、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)的查閱都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，這樣就給檔案的信息安全帶來(lái)了隱患，雖然現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)不斷的在進(jìn)步，但依然存在很多安全問(wèn)題，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜，計(jì)算機(jī)的硬件雖然及時(shí)更新，但也抵擋不住網(wǎng)絡(luò)上的人為攻擊，比如黑客和一些不法分子，利用病毒的入侵獲取檔案資源和各種信息數(shù)據(jù)，給檔案資料庫(kù)帶來(lái)嚴(yán)重的損失，導(dǎo)致檔案資源被泄露，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)崩潰的現(xiàn)象。
1.2 信息存儲(chǔ)安全問(wèn)題
在改變傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存的紙質(zhì)結(jié)構(gòu)后，我們使用最多的就是電腦磁盤(pán)，光盤(pán)，硬盤(pán)儲(chǔ)存，雖然給信息的儲(chǔ)存帶來(lái)方便，提高了檔案的便攜性，但是和紙張對(duì)比說(shuō)，電子產(chǎn)品的壽命并不是永久的，它有一定的磨損率，在耐用性上面也不是很樂(lè)觀(guān)，對(duì)儲(chǔ)存的環(huán)境要求也相當(dāng)?shù)母撸诓贿m的環(huán)境中，有時(shí)候一杯水，或者一次磕碰都會(huì)帶來(lái)不可挽回的數(shù)據(jù)損失，如今科技發(fā)展快，生產(chǎn)計(jì)算機(jī)的商家因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)關(guān)系，幾乎每天都在有所變化，我們固有的檔案資料儲(chǔ)存框架格式在計(jì)算機(jī)新科技的不斷更新中，可能會(huì)失效無(wú)法操作更改，數(shù)據(jù)庫(kù)的升級(jí)跟不上計(jì)算機(jī)的腳步，導(dǎo)致很多檔案的信息變成亂碼、破損甚至丟失。
1.3 非法訪(fǎng)問(wèn)問(wèn)題
從前的檔案安全管理，因?yàn)槭菣n案的實(shí)體性，只需要提防有不法分子偷偷進(jìn)入檔案館竊取檔案信息資料，或嚴(yán)格規(guī)定檔案管理者提取檔案必須進(jìn)行登記和寫(xiě)清詳細(xì)情況便可，現(xiàn)在的檔案管理與網(wǎng)絡(luò)對(duì)接，網(wǎng)絡(luò)的范圍之大，背后的每個(gè)網(wǎng)民都可以使用其資源，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，非法訪(fǎng)問(wèn)數(shù)不勝數(shù)，網(wǎng)絡(luò)上的不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案資料庫(kù)進(jìn)行攻擊，從而竊取其中的檔案信息，有些重要的檔案信息也在其中不保，非法入侵的頻繁得手，究其原因，主要是因?yàn)楣芾砣藛T有些對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練，電腦不安裝殺毒軟件，防火墻未開(kāi)，管理系統(tǒng)的密碼過(guò)于簡(jiǎn)單，權(quán)限用戶(hù)的分配不合理，等諸多問(wèn)題。導(dǎo)致不法分子可以輕松攻破電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，隨意對(duì)其中的檔案資料進(jìn)行更改、竊取、閱讀，在防治非法訪(fǎng)問(wèn)的問(wèn)題上，也采取了辦法，但也都只是可以堅(jiān)持一段時(shí)間，不能長(zhǎng)遠(yuǎn)防治，防治在進(jìn)步，黑客等不法分子的手段也在跟著變化，目前我國(guó)對(duì)徹底抑制網(wǎng)絡(luò)攻擊還沒(méi)有研究出完全的辦法。
1.4 風(fēng)險(xiǎn)的種類(lèi)
1.4.1 自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)機(jī)房不符合規(guī)范要求，存在環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)因素。
1.4.2 硬件系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、客戶(hù)端、存儲(chǔ)設(shè)備等損壞、故障、老化風(fēng)險(xiǎn)。
1.4.3 應(yīng)用系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)、應(yīng)用系統(tǒng)功能、應(yīng)用系統(tǒng)性能等方面，不完備、設(shè)計(jì)存在缺陷。
2 提高“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案信息安全的手段
2.1 制定目標(biāo)，減少風(fēng)險(xiǎn)
在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，明確我們要運(yùn)用檔案來(lái)做什么，只有明確了目標(biāo)，才能高效地進(jìn)行檔案管理，妥善保留有用的檔案信息，銷(xiāo)毀沒(méi)用的檔案信息，從而有效地節(jié)省查找檔案信息的時(shí)問(wèn)。確定了目標(biāo)，才能把人力資源和時(shí)問(wèn)資源利用在有用的檔案信息的查找和管理上，以提高服務(wù)質(zhì)量。此外，還應(yīng)該把檔案信息安全分類(lèi)管理，可以將檔案信息管理安全分為檔案數(shù)據(jù)采集安全、檔案信息管理系統(tǒng)安全、檔案數(shù)據(jù)提供利用安全，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)，安排專(zhuān)門(mén)的檔案人員負(fù)責(zé)各個(gè)檔案部分的管理工作，每個(gè)環(huán)節(jié)都設(shè)立問(wèn)責(zé)制，以提高檔案信息安全管理的質(zhì)量和效率；在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，由于數(shù)據(jù)內(nèi)容過(guò)于龐大，造成了檔案信息失真和不規(guī)律，一些錯(cuò)誤的信息參雜進(jìn)來(lái)使信息混亂，這對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)分析人員來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)，這就要求檔案信息數(shù)據(jù)分析人員在檢驗(yàn)和查詢(xún)時(shí)要注意信息的真實(shí)有效性。因此，在收集檔案大數(shù)據(jù)信息之后，檔案管理人員應(yīng)該積極進(jìn)行分析和效驗(yàn)，成立不同的數(shù)據(jù)模型，將數(shù)據(jù)分類(lèi)存放，刪除不準(zhǔn)確的檔案信息，確保保管的檔案信息真實(shí)有效。
2.2 掌控“大數(shù)據(jù)”進(jìn)展，隨大數(shù)據(jù)的發(fā)展而發(fā)展
運(yùn)用“大數(shù)據(jù)”信息改變了各行各業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式的同時(shí)，也提高了工作效率?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代的信息具備數(shù)據(jù)量大、運(yùn)作速度快、更新速度快的特點(diǎn)，當(dāng)然還具備隨機(jī)性和復(fù)雜性，一般以文字、音頻、視頻為載體進(jìn)行儲(chǔ)存和傳播，但是很多文字、圖片、音頻、視頻會(huì)出現(xiàn)格式不符的問(wèn)題，這是一大挑戰(zhàn)，信息的傳遞應(yīng)該更具便捷性。隨著人們對(duì)信息的處理工具要求更高，檔案信息應(yīng)該不斷借鑒“大數(shù)據(jù)”中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)的處理方法，應(yīng)避免因?yàn)榉莾?nèi)容性問(wèn)題導(dǎo)致的檔案信息流失的現(xiàn)象。
2.3 建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案信息安全
保障檔案信息安全的最重要內(nèi)容是完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行交流和溝通，在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，信息數(shù)據(jù)庫(kù)的信息內(nèi)容直接關(guān)系到檔案信息是否安全。由于檔案信息具有數(shù)量繁多、種類(lèi)繁多、構(gòu)造復(fù)雜等特點(diǎn)，增加了建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的難度，檔案管理人員對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的精準(zhǔn)篩查是保障數(shù)據(jù)庫(kù)準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性和完整性的前提條件。此外，建立檔案數(shù)據(jù)中心也是保障檔案信息安全的必要手段，隨著檔案數(shù)據(jù)信息的累計(jì)，檔案數(shù)據(jù)問(wèn)題的不斷涌現(xiàn)，以往的檔案數(shù)據(jù)中心由于設(shè)備落后、空間狹小、監(jiān)控缺乏，己不足以支撐檔案數(shù)據(jù)信息的安全，因此，檔案數(shù)據(jù)中心的建立應(yīng)該以運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)為標(biāo)準(zhǔn)，以提供快速化、自動(dòng)化、管理集中化的服務(wù)。
結(jié)束語(yǔ)
檔案的信息安全工作，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，顯得十分重要，檔案信息安全工作從不是一蹴而就的，它需要在多方面的下，長(zhǎng)久堅(jiān)持陣地，在管理工作上制定上完善的管理機(jī)制，工作人員在檔案的安全信息管理方面認(rèn)真負(fù)責(zé)，只有這樣才能提高整體數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，不能在出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)才想到挽回，確保檔案信息安全的穩(wěn)步向上發(fā)展路線(xiàn)，循序漸漸的完成，慢慢積累出安全問(wèn)題的對(duì)策，長(zhǎng)久的堅(jiān)持才能做到更好。
參考文獻(xiàn)
引言
科技檔案不僅匯聚了大量的科技成果，還可以促成新的科研項(xiàng)目，對(duì)于技術(shù)創(chuàng)新具有啟發(fā)作用。如今傳統(tǒng)的科技檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足社會(huì)的需求，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，新的時(shí)代必然會(huì)要求各單位、各機(jī)構(gòu)做出相應(yīng)的變革?？萍紮n案管理作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代潮流，創(chuàng)新研究信息化時(shí)代科技檔案管理模式刻不容緩。
1科技檔案管理的現(xiàn)狀
目前來(lái)說(shuō)，人們對(duì)于科技檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深刻，工作人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)也不夠高，工作模式依然停留在傳統(tǒng)層面上，先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備沒(méi)有得到充分的利用。在具體工作中，還有很多機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容比較單一，比如類(lèi)似于音頻、視頻或者是草圖等資料沒(méi)有被歸檔，導(dǎo)致科技檔案的完整性、統(tǒng)一性受到影響。同時(shí)，歸檔流程不夠完善，容易使機(jī)密文件外泄，科技檔案的安全性無(wú)法得到保障。另外，科技檔案的法律法規(guī)不夠健全、完善?？萍紮n案是科技成果結(jié)晶的集大成，往往涉及到一些機(jī)密文件，沒(méi)有完善的法律法規(guī)的保障，就無(wú)法保障日常工作的保密性，這樣也給工作人員帶來(lái)不必要的麻煩。這些都是導(dǎo)致科技檔案管理工作不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)需求的客觀(guān)原因。
2信息時(shí)代科技檔案面對(duì)的挑戰(zhàn)
2.1科技檔案的應(yīng)用方式
通常來(lái)說(shuō)，科技檔案的應(yīng)用方式包括下面幾種方法：其一，科技檔案可以讓科學(xué)活動(dòng)更富有計(jì)劃性，通過(guò)對(duì)原有檔案資料的研究，能夠及時(shí)找到之前活動(dòng)中出現(xiàn)的不足，加以彌補(bǔ)，提高活動(dòng)的爭(zhēng)取率。其二，科技方案可以有效提高項(xiàng)目的盈利水平，利用對(duì)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)科技檔案的分析研究，增強(qiáng)科技檔案的應(yīng)用效率。其三，可以應(yīng)用到法律方面，具有良好的培訓(xùn)作用，由于資料具有真實(shí)性，可以直觀(guān)的將研究情況進(jìn)行展示，增強(qiáng)培訓(xùn)的感染力。
2.2硬件設(shè)施不足
基層各個(gè)科技管理部門(mén)在科技檔案管理的硬件上大力投入，受到管理思維的約束，加上領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，只是配置了比如電腦傳真機(jī)等較為基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，無(wú)法構(gòu)成系統(tǒng)性?？萍紮n案信息系統(tǒng)較為復(fù)雜，發(fā)展的級(jí)別與層次完全不同，總體規(guī)范性不足，無(wú)法真正的開(kāi)放，在服務(wù)與共享方面存在一定的距離。缺乏完善的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)機(jī)讀檔案，為建立完善的信息檢索體系，造成檔案管理不規(guī)范，限制了科技檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。
3科技檔案管理信息化的重要意義
信息化時(shí)代科技檔案管理的創(chuàng)新研究，對(duì)于科技檔案的實(shí)用性與時(shí)代性轉(zhuǎn)變有著非常重要的意義。一方面，信息技術(shù)已經(jīng)全面普及，各個(gè)單位以及機(jī)構(gòu)都因此受惠，信息技術(shù)同樣給科技檔案管理工作帶來(lái)了很多便捷，不僅節(jié)省了人員成本，還節(jié)省了時(shí)間成本。工作人員利用智能化辦公還可以避免一些人工無(wú)法控制的錯(cuò)誤。
另一方面，科技檔案管理工作匯聚了寶貴的科研資料。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式會(huì)產(chǎn)生磨損，使資料的使用壽命大打折扣，另外人們對(duì)于資料的搜素、借鑒也極為不方便，這樣就使科技檔案不能得到充分的利用，利用智能化辦公，不僅可以延長(zhǎng)資料的使用壽命，還可以給需要借鑒資料的人們提供便利。
4信息化時(shí)代科技檔案管理的策略研究
4.1提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)
科技檔案能否被有效的利用，關(guān)系著能否為科學(xué)技術(shù)可持續(xù)發(fā)展提供準(zhǔn)確的、有價(jià)值的信息資源，所以科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提升科技檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，只有組建一支具有專(zhuān)業(yè)水平的團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高員工對(duì)科技檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，才能為信息化時(shí)代科技檔案管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
4.2提升科技檔案現(xiàn)代化管理
科技檔案發(fā)揮的作用會(huì)隨著時(shí)間的推移逐漸減弱，所以若不能及時(shí)掌握并利用科技檔案，就難以發(fā)揮它的價(jià)值。在具體工作中應(yīng)將紙質(zhì)文件與電子文件有機(jī)結(jié)合起來(lái)，并能運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息以及智能化辦公，充分利用新媒體信息傳播迅速的屬性，讓科技檔案更加便捷、快速到達(dá)利用者，以便于人們及時(shí)獲取信息?，F(xiàn)代化管理是提升科技檔案管理的價(jià)值與質(zhì)量的必要手段，結(jié)合自身的實(shí)際情況制定完善的智能化檔案管理流程，提供現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施，完善檔案管理工作的軟件環(huán)境，為實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造有利的平臺(tái)。
4.3制定完善的管理制度
科技檔案的管理工作應(yīng)該具有專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性，這樣才能對(duì)科研成果的發(fā)展歷程以及理論知識(shí)做出完整、詳細(xì)的記錄，以便于人們查閱、借鑒。所以制定出嚴(yán)格的管理制度及科技檔案歸檔流程是提高其價(jià)值與質(zhì)量的必要手段?；诖耍獙?duì)科技檔案進(jìn)行有計(jì)劃的管理與分類(lèi)，并且把科研成果、理論依據(jù)、實(shí)踐過(guò)程、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有效統(tǒng)一起來(lái)，以達(dá)到建檔工作的目的。同時(shí)，制定完善的歸檔流程，避免檔案外泄、破壞，保證科技檔案的安全性以及保密性。
4.4拓展科技檔案的宣傳途徑
檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”。伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案管理需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是信息化時(shí)代下的發(fā)展趨勢(shì)。
一、現(xiàn)階段檔案管理工作中的問(wèn)題
1. 缺乏規(guī)范的檔案管理制度
目前我國(guó)的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了電子化管理，但是還沒(méi)有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)的管理制度進(jìn)行，管理有很大的盲目性。檔案管理的規(guī)范性不夠，電子化管理部門(mén)或者人員配置依然是由過(guò)去的部門(mén)和人員調(diào)整過(guò)來(lái)的。我國(guó)最近幾年，出臺(tái)了一些檔案管理的法規(guī)，法規(guī)的約束使檔案管理工作取得了一定的成績(jī)，但是檔案管理工作依然存在著制度不完善的地方，比如，沒(méi)有完善規(guī)范的部門(mén)立卷制度、沒(méi)有指定檔案人員進(jìn)行負(fù)責(zé)等問(wèn)題，一旦出現(xiàn)問(wèn)題很難得到解決。
2.檔案載體保存和安全方面的問(wèn)題
由于信息化檔案管理是以計(jì)算機(jī)電子文件的形式進(jìn)行保存，材料一般是光盤(pán)或者磁性存儲(chǔ)材料，一些情況下磁盤(pán)容易產(chǎn)生物理反應(yīng)致使卷曲，直接導(dǎo)致磁粉脫落，容易破壞里面的文件。電子檔案和紙質(zhì)檔案相比，紙質(zhì)檔案要比電子檔案的保存壽命長(zhǎng)，電子保存壽命正常情況下為10年左右。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無(wú)法讀取。
3.檔案管理人員整體素質(zhì)問(wèn)題
我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理人員很難適應(yīng)不斷發(fā)展的管理工作，在信息化檔案管理工作中跟不上發(fā)展的需求。很多工作人員不但學(xué)歷比較低，而且對(duì)有關(guān)方面知識(shí)掌握的比較少，思想比較保守。很多工作人員適應(yīng)不了現(xiàn)代化管理方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理模式，短時(shí)間內(nèi)不能接受新的管理模式，這就給管理帶來(lái)了一些問(wèn)題。因?yàn)闄n案管理員調(diào)動(dòng)頻繁，常常會(huì)因操作人員在理解和使用習(xí)慣上的差異，使得目錄的內(nèi)容和界面不統(tǒng)一、不連續(xù)，非常不便于查找。除此之外，一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。使得管理內(nèi)容增多的情況下，管理措施沒(méi)能有利執(zhí)行，只有注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，才能順應(yīng)時(shí)代大潮，使檔案管理躍上一個(gè)新臺(tái)階。
二、信息化時(shí)代背景下創(chuàng)新檔案管理工作的意義
1. 有利于改善檔案管理服務(wù)手段
我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理主要的管理方法是以手工管理為主，通過(guò)人工進(jìn)行查閱，這種管理方式一定程度上降低了管理效率，在信息化時(shí)代中，這種管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏。在創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式中管理網(wǎng)絡(luò)化和搜索查詢(xún)是檔案管理中大的發(fā)展趨勢(shì)，能夠很好地改善檔案管理服務(wù)手段。
2.有利于增強(qiáng)檔案管理單位服務(wù)能力
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，很多新事物和新的管理模式出現(xiàn)在大眾視野，人們?cè)谙硎苄率挛飵?lái)的便利的同時(shí)還出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題，這就需要人們根據(jù)現(xiàn)狀不斷改進(jìn)管理方式，這不但給檔案管理單位提供了服務(wù)能力展示的平臺(tái)，而且一定程度上也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，使檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。因?yàn)闄n案資料的利用主體越來(lái)越多，檔案管理服務(wù)模式需要不斷提高，這就要求必須丟掉傳統(tǒng)式的管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段，跟得上時(shí)代的發(fā)展節(jié)奏，利用不斷出現(xiàn)的問(wèn)題創(chuàng)造新的管理模式。
三、信息時(shí)代背景下的檔案管理工作
1. 提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指的是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時(shí)購(gòu)置檔案柜硬件設(shè)施，并制定統(tǒng)一的使用方法、管理、調(diào)度標(biāo)準(zhǔn)，使檔案在實(shí)際的管理中，實(shí)現(xiàn)制度化，對(duì)工作過(guò)程中生成的有保存和利用價(jià)值的材料進(jìn)行分類(lèi)、整理。軟件方面，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身工作實(shí)際制定相關(guān)軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)軟件使用的精簡(jiǎn)、優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息記錄、報(bào)表等檔案資料的電子化管理。
2. 進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè)
近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的普遍運(yùn)用，傳統(tǒng)檔案文件逐漸被電子文件與數(shù)字檔案所取代，出現(xiàn)這種現(xiàn)象也是信息化社會(huì)對(duì)檔案管理工作的客觀(guān)要求。檔案信息管理是通過(guò)數(shù)字化手段開(kāi)發(fā)檔案中所蘊(yùn)藏的豐富信息，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔ⅲ瑵M(mǎn)足社會(huì)綜合需求。數(shù)字檔案建設(shè)的基本條件和前提是將檔案信息資源數(shù)字化，如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，那么檔案信息網(wǎng)上傳遞和檔案智能化服務(wù)就無(wú)從談起。
3. 加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)
檔案資源是我國(guó)各類(lèi)信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設(shè)速度變快，安全性問(wèn)題也隨之凸顯。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子檔案管理特點(diǎn)實(shí)施有針對(duì)性的防護(hù)，安全防護(hù)也需要按照“分層實(shí)施，均勻防護(hù)”原則對(duì)檔案的安全性建立安全防護(hù)體系。安全防護(hù)體系的建立一方面可以通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)安裝最新防火墻和殺毒軟件來(lái)達(dá)到安全防護(hù)的目的；另一方面是對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，安裝加固軟件預(yù)防受到外界的安全威脅。同時(shí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，確保監(jiān)管安全，建立信息安全級(jí)別，根據(jù)信息安全、人員職責(zé)等因素，劃分電子檔案的操作權(quán)限，并積極引進(jìn)電子簽章、活體指紋識(shí)別等新技術(shù)，進(jìn)一步提高身份認(rèn)證精度，從而保證電子檔案文件的安全。
此外，還應(yīng)將檔案信息管理薄弱的單位確定為重點(diǎn)監(jiān)管對(duì)象，及時(shí)更新監(jiān)管檔案信息，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)跟蹤檢查。
4. 提高人員素質(zhì)
檔案管理質(zhì)量的高低，很大程度上取決于管理人員的業(yè)務(wù)熟練程度和責(zé)任心，創(chuàng)新檔案管理建立在檔案管理工作人員素質(zhì)的基礎(chǔ)之上。檔案管理工作人員的高素質(zhì)是加快檔案工作發(fā)展的重要前提，也是國(guó)家全面發(fā)展的關(guān)鍵所在。首要在人員進(jìn)入崗位之前進(jìn)行嚴(yán)格的審查，錄用高素質(zhì)和高技能人才；不斷加快現(xiàn)代信息技術(shù)中具有高層次信息人員的培養(yǎng)，注重對(duì)在職人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，在知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷更新中，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，使其對(duì)檔案管理中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)技術(shù)盡快掌握，讓他們能夠跟得上日益發(fā)展的業(yè)務(wù)知識(shí)，從而適應(yīng)新的崗位需求。還要引進(jìn)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，使得檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作跟進(jìn)。此外，應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)檔案人員法律法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn)，促使檔案管理人員及時(shí)了解檔案管理新法規(guī)和新動(dòng)態(tài)，對(duì)檔案工作具體內(nèi)容的更新能夠在第一時(shí)間把握。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)信息化檔案管理工作提出了更高要求的同時(shí)。在信息化時(shí)代下，要有突破舊觀(guān)念的決心，積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作，加快檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用速度，使得檔案資源在信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化等方面的建設(shè)水平不斷提高，使檔案管理工作能夠更好地發(fā)展和運(yùn)行，從而使檔案信息更好地為人們服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]安艷芳.淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新[J].山西檔案，2012（S1）：92―94.
1.引言
檔案是一種借助紙質(zhì)形式和電子形式幫助人們記錄文字、聲像等信息的社會(huì)資源，它既保留了歷史的變革與發(fā)展歷程，又為人們利用信息提供了條件。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)逐步滲透到了檔案管理工作之中，對(duì)此，我們應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的變化積極探索有效措施以促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。
2.檔案管理工作創(chuàng)新的必然性及意義體現(xiàn)
信息時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案管理方式的缺點(diǎn)日益顯現(xiàn)，總結(jié)起來(lái)有如下四點(diǎn)：第一，檔案管理工作理念落后。傳統(tǒng)的檔案管理理念為“重視收藏，忽視實(shí)用”，是一種相對(duì)狹隘的理念思想，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代“信息量大，實(shí)用性強(qiáng)”的檔案管理要求。第二，檔案管理方式落伍。傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)手工編輯及檢索實(shí)施的，無(wú)法及時(shí)并完整地對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔。在信息時(shí)代下，這種傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)無(wú)所適從[1]。第三，工作隊(duì)伍整體素養(yǎng)較低。信息時(shí)代下的檔案管理工作要求相關(guān)工作人員掌握更多的檔案管理知識(shí)，并掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)使用技能。第四，檔案資料的保密措施有待改善。傳統(tǒng)的檔案資料基本是以紙質(zhì)形式保存的，而信息時(shí)代下則增加了電子信息的形式，所以傳統(tǒng)的保存及保密措施已難以適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。這些缺點(diǎn)的出現(xiàn)在客觀(guān)上要求檔案管理工作順應(yīng)時(shí)展，及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新與改革。
現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了電子信息的出現(xiàn)，尤其是電子檔案的自動(dòng)化收錄與管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方式的突破，有效提高了檔案管理工作人員的工作效率及檔案使用人員的利用效率。另外，信息時(shí)代下檔案管理工人員不斷更新管理方式及服務(wù)方式，在客觀(guān)上實(shí)現(xiàn)了信息的時(shí)效性、服務(wù)的效率性、檔案使用的有效性。
3.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新
3.1促進(jìn)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理工作重視檔案的收藏意義，卻忽視了檔案的實(shí)際使用意義，這樣的管理理念無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下檔案資源的功能價(jià)值，對(duì)此，我們必須努力革新檔案管理的工作理念，既重視其收藏價(jià)值，更注重其實(shí)用價(jià)值。具體來(lái)說(shuō)可從如下兩個(gè)方面著手：第一，促進(jìn)檔案管理工作人員形成現(xiàn)代創(chuàng)新意識(shí)。思想意識(shí)的創(chuàng)新是檔案管理工作創(chuàng)新的首要前提，是創(chuàng)新效果實(shí)現(xiàn)的必然要求，另外信息時(shí)代的到來(lái)促進(jìn)了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化及社會(huì)化的轉(zhuǎn)變。所以工作人員必須順應(yīng)時(shí)代要求，及時(shí)摒除傳統(tǒng)的重藏輕用思想，敢于探索、敢于嘗試，努力實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子信息化，為日后的便捷管理及使用提供基礎(chǔ)。第二，促使檔案管理工作人員形成檔案使用的效率意識(shí)。首先，檔案管理工作人員要明確檔案整理的根本目的在于對(duì)檔案的使用。其次，工作人員要正視檔案管理，要以良好的心態(tài)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待工作。最后，檔案管理工作人員要明確并重視檔案的實(shí)用價(jià)值，在工作中努力提高自己的效率意識(shí)[2]。
3.2促進(jìn)檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
檔案管理工作創(chuàng)新的基本承載體是服務(wù)方式的創(chuàng)新。對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新的途徑有如下三種：第一，要努力加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料的自動(dòng)化管理。信息時(shí)代下檔案管理工作的一個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題就是電子檔案資料的自動(dòng)化上傳與整理，這種電子檔案資料通過(guò)簡(jiǎn)單的下載便可實(shí)現(xiàn)科學(xué)及有效的使用。對(duì)此，必須努力加強(qiáng)對(duì)于電子檔案資料的自動(dòng)化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案管理人員及檔案使用人員能夠在第一時(shí)間上傳、接收、收集并整理電子檔案信息[3]。第二，積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案利用方式需要由專(zhuān)人到檔案部門(mén)進(jìn)行搜索和查詢(xún)，耗時(shí)較長(zhǎng)，且工作效率相對(duì)較低，難以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)于信息實(shí)效性及有效性的要求。對(duì)此，我們應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力構(gòu)建具有開(kāi)放性、廣泛性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。第三，促進(jìn)檔案部門(mén)之間的“十字聯(lián)合”，有效實(shí)現(xiàn)資源共享。所謂“十字聯(lián)合”是縱向聯(lián)合與橫向聯(lián)合的結(jié)合體。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人類(lèi)所積累的信息量與日俱增，對(duì)于這些豐富的資源，單靠某個(gè)或某幾個(gè)檔案部門(mén)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有信息的收集與管理的，這就要求檔案部門(mén)打破傳統(tǒng)的“各自執(zhí)政”局面，積極開(kāi)展橫向和縱向聯(lián)合，以有效實(shí)現(xiàn)資源的共享。
3.3有效加強(qiáng)檔案資料的保密工作
現(xiàn)代信息技術(shù)就像一把雙刃劍，一方面給檔案管理工作帶來(lái)便利及機(jī)遇，另一方面給檔案資料的保密工作帶來(lái)隱患。在使用計(jì)算機(jī)的過(guò)程中，隨時(shí)都會(huì)出現(xiàn)設(shè)備故障、病毒感染、操作失誤、存儲(chǔ)丟失、人為破壞等問(wèn)題，不利于檔案信息的保存與保密。對(duì)此，必須采取有效措施以加強(qiáng)檔案資料的保密工作，第一，檔案管理部門(mén)應(yīng)啟用安全性能高的軟件系統(tǒng)以保障系統(tǒng)安全。第二，禁止在檔案管理及使用過(guò)程中與外網(wǎng)鏈接，以避免黑客入侵。第三，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行周期性的全面檢測(cè)、及時(shí)殺毒。第四，對(duì)于重要檔案資料及絕密檔案，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)保管設(shè)備及措施。第五，對(duì)檔案室的進(jìn)入權(quán)利進(jìn)行設(shè)置，避免人為破壞狀況的出現(xiàn)。
4.結(jié)語(yǔ)
檔案管理工作在日常生活中發(fā)揮著重要作用，我們必須順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求，積極探索更多有效措施促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新。
參考文獻(xiàn)：
