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時(shí)間：2023-07-06 09:29:12
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇高校數(shù)字檔案范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
[摘要]高校數(shù)字檔案館是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案館。當(dāng)今的高校機(jī)構(gòu)以及其相應(yīng)的教育體系越來越與科學(xué)技術(shù)密切聯(lián)系，在信息時(shí)代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢(shì)。
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關(guān)鍵詞 ]數(shù)字檔案館；高校；建設(shè)策略；信息技術(shù)；數(shù)字化
新階段的數(shù)字信息技術(shù)涉及到社會(huì)的各個(gè)角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，“利用數(shù)字化手段進(jìn)行存儲(chǔ)，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術(shù)進(jìn)行信息查詢，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接到全球各地，并對(duì)學(xué)校所有檔案資源進(jìn)行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個(gè)利用者的一個(gè)基層的學(xué)校檔案數(shù)字庫(kù)。”[1]
近幾年，高等教育改革促使網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的發(fā)展。各種課件、網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教學(xué)等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學(xué)方式對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學(xué)、合并辦學(xué)和合作辦學(xué)的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對(duì)集中的教學(xué)模式和組織構(gòu)架，促使檔案信息的結(jié)構(gòu)要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。
一、信息資源建設(shè)策略
數(shù)字信息資源以計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式存在的一種計(jì)算機(jī)處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的紙質(zhì)文件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)上的正式的電子公文及校園工作信息，學(xué)?；顒?dòng)的宣傳報(bào)道等都屬于數(shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學(xué)術(shù)成果，都要進(jìn)行收集、整理和利用。
1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說學(xué)生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設(shè)這一過程需要數(shù)字化信息生成技術(shù)來進(jìn)行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應(yīng)用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。
2.信息資源存儲(chǔ)策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉(zhuǎn)換。
3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內(nèi)事務(wù)多方面，因此需要全校各個(gè)機(jī)構(gòu)的合作來保存數(shù)字信息，來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是建設(shè)數(shù)字檔案的前提條件。
二、組織與管理協(xié)調(diào)策略
我國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，各級(jí)別類別的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理職能。而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的的廣闊性，并且在存儲(chǔ)容量大具有優(yōu)勢(shì)，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。
1.組織策略
（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標(biāo)準(zhǔn)來完善高校檔案行政管理。
（2）組建方式?！案咝?shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點(diǎn)，統(tǒng)一管理取決于標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐體系的建設(shè)，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)全局看，建設(shè)高校數(shù)字檔案館需要在國(guó)家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依照規(guī)定，實(shí)行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、管理、提供利用、搭建平臺(tái)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。
2.管理策略
建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。包括標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理、檔案管理自動(dòng)化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務(wù)體系的建設(shè)。
三、技術(shù)應(yīng)用策略
高校數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲(chǔ)等涉及了頂層設(shè)計(jì)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、知識(shí)數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長(zhǎng)期保存等專業(yè)技術(shù)，數(shù)字檔案館的順利運(yùn)行需要大量的先進(jìn)技術(shù)來獲得保障。
1.頂層設(shè)計(jì)技術(shù)與方法
頂層設(shè)計(jì)是一種體現(xiàn)總體管理過程的設(shè)計(jì)方法（Top-Down）。頂層設(shè)計(jì)要求以整個(gè)學(xué)校的角度考慮用全局視角去設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的方案并實(shí)施，并且體現(xiàn)整個(gè)數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性，制定和明確任務(wù)目標(biāo)。頂層設(shè)計(jì)的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設(shè)。
2.海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)
隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲(chǔ)的需求在不斷增強(qiáng)，這不僅需要用海量存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用。這就需要借助于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲(chǔ)技術(shù)以獲得更可靠的、更安全的存儲(chǔ)空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲(chǔ)（DAS）技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（NAS）技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)（CAS）技術(shù)。
3.知識(shí)管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)
隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長(zhǎng)，面對(duì)校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與知識(shí)管理的相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為高?；顒?dòng)提供知識(shí)服務(wù)。
4.多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)
多媒體檔案將會(huì)逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內(nèi)容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術(shù)，是對(duì)多媒體對(duì)象的內(nèi)容及上下文語(yǔ)義環(huán)境進(jìn)行檢索。主要包括三種類型：基于內(nèi)容的圖像檢索、基于內(nèi)容的視頻索引、基于內(nèi)容的音頻檢索。
5.數(shù)字資源長(zhǎng)期保存技術(shù)
高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要對(duì)其數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存。數(shù)字檔案館的長(zhǎng)期保存主要應(yīng)從應(yīng)用系統(tǒng)的軟件和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的硬件來研究。
6.服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)
SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，能夠支持系統(tǒng)架構(gòu)者從面對(duì)業(yè)務(wù)需求的變化，幫助系統(tǒng)架構(gòu)者站在一個(gè)新的高度理解復(fù)雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來架構(gòu)整個(gè)信息系統(tǒng)?；赟OA技術(shù)架構(gòu)高校數(shù)字檔案館的關(guān)鍵在于提供各種“服務(wù)”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨(dú)立于其他服務(wù)所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個(gè)實(shí)體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務(wù)平臺(tái)來開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務(wù)工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在數(shù)字檔案館需要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強(qiáng)檔案信息資源安全保障技術(shù)的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實(shí)性。入侵檢測(cè)技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)以及加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護(hù)信息資源安全的重要措施。
2.人才策略
“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網(wǎng)頁(yè)編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務(wù)人員等，進(jìn)而打造滿足數(shù)字檔案館建設(shè)需要的人才隊(duì)伍?！彼?，首先要培養(yǎng)和引進(jìn)理論與實(shí)踐相結(jié)合的知識(shí)技術(shù)型人才，并且不斷進(jìn)行檔案信息技術(shù)及理論知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，在整體層次上提高工作人員的素質(zhì)。
我國(guó)獨(dú)立學(xué)院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國(guó)已有300多所。獨(dú)立學(xué)院建校較晚，建設(shè)檔案工作起步晚，獨(dú)立學(xué)院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的要求下，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的雙重難題，即是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。
1 天津市獨(dú)立學(xué)院檔案管理與建設(shè)的現(xiàn)狀分析
針對(duì)天津市的十所獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)其檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。調(diào)查結(jié)果表明，檔案管理作為一項(xiàng)暫時(shí)看不到效益的基礎(chǔ)工作，不被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，并且工作基礎(chǔ)薄弱。從調(diào)研情況看獨(dú)立學(xué)院檔案工作存在以下共性問題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學(xué)歷史不長(zhǎng)，公眾的檔案意識(shí)不足。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到各系、處室等部門對(duì)檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進(jìn)行檔案臨時(shí)管理，流動(dòng)性大，不利于檔案的建設(shè)與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時(shí)還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識(shí)薄弱，又沒有制度制約，責(zé)任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個(gè)人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎(chǔ)上變動(dòng)，為以后檔案的收集帶來了困難。
獨(dú)立學(xué)院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫(kù)房設(shè)備還不完善，有的沒有專門的庫(kù)房，有的也是一個(gè)小庫(kù)房，也都沒有購(gòu)買干濕機(jī)器對(duì)庫(kù)房的干濕度控制，庫(kù)房條件相對(duì)簡(jiǎn)陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動(dòng)化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨(dú)立學(xué)院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學(xué)院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學(xué)質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學(xué)評(píng)估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢(shì)不容樂觀。
2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案館對(duì)策
1、建立規(guī)章制度，強(qiáng)化管理，提高工作效率
一是獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該有檔案管理專門部門，強(qiáng)化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實(shí)體分類法，以及一系列安全管理、服務(wù)借閱等制度，細(xì)化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。
2、加強(qiáng)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術(shù)強(qiáng)和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍，在日常工作要加強(qiáng)專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓(xùn)，每年舉辦檔案員評(píng)比活動(dòng)，組織學(xué)院有關(guān)方面對(duì)各部門檔案的整理情況進(jìn)行評(píng)比，評(píng)選檔案工作先進(jìn)個(gè)人，調(diào)動(dòng)工作人員積極性，同時(shí)也是展示優(yōu)秀檔案整理標(biāo)本，互相促進(jìn)學(xué)習(xí)的平臺(tái)。
3、加快獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，是隨著信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，“電子政務(wù)”開展，順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式是獨(dú)立學(xué)院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。
4、創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平
在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺(tái)，利用此平臺(tái)提供檔案相關(guān)政策解讀、檔案原件展示、檔案服務(wù)咨詢、檔案利用等服務(wù)，并取得了不錯(cuò)的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺(tái)主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時(shí)也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺(tái)使公眾能隨時(shí)隨地獲取檔案相關(guān)信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務(wù)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)
互網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和覆蓋，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)下，移動(dòng)數(shù)據(jù)終端設(shè)備為檔案的服務(wù)、利用提供了新的方式，檔案服務(wù)應(yīng)順勢(shì)而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案APP與微信公眾平臺(tái)、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務(wù)體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進(jìn)行更新維護(hù)，但其更具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。獨(dú)立學(xué)院檔案館更應(yīng)該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機(jī)遇，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)。
總之，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，為獨(dú)立學(xué)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務(wù)。在全國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不斷升級(jí)檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務(wù)。
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2014）07-0171-02
高校數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案館。從目前高校數(shù)字檔案館的建設(shè)情況來看，大多數(shù)數(shù)字檔案館建設(shè)水平停留在信息管理階段，即對(duì)元數(shù)據(jù)的關(guān)鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結(jié)果是數(shù)字化的檔案文件，需要利用者進(jìn)一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識(shí)；此外，檔案文件所包含的知識(shí)是相互關(guān)聯(lián)的，該檢索方式不能有效地檢索這種復(fù)雜的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識(shí)需求。因此，如何運(yùn)用知識(shí)管理來引領(lǐng)數(shù)字檔案館知識(shí)資源建設(shè)和開發(fā)利用是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代環(huán)境下高校應(yīng)該思考的創(chuàng)新性工作。
基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館是以知識(shí)管理理念為指導(dǎo)，采用科學(xué)管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業(yè)務(wù)工作為基礎(chǔ)，以檔案知識(shí)挖掘與開發(fā)為手段，以檔案知識(shí)運(yùn)用與創(chuàng)新為目標(biāo)，推動(dòng)檔案知識(shí)傳播與共享的系統(tǒng)[1]。高校數(shù)字檔案館知識(shí)資源的產(chǎn)生，主要包括兩大部分：（1）對(duì)傳統(tǒng)的館藏紙質(zhì)檔案經(jīng)過一定技術(shù)的數(shù)字化再生產(chǎn)和深加工增值，通常連接著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理系統(tǒng)，建立起具有高附加值的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，諸如檔案目錄、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)等；（2）高校數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與再生產(chǎn)，即對(duì)高校各職能網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源進(jìn)行自動(dòng)的信息采集和知識(shí)信息的模式轉(zhuǎn)換保存，再運(yùn)用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的分析和提取，生產(chǎn)出較高品質(zhì)的知識(shí)管理產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的深加工。
一、知識(shí)資源建設(shè)是數(shù)字檔案館為用戶提供知識(shí)服務(wù)的前提
進(jìn)入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)代，檔案館用戶對(duì)檔案信息需求本質(zhì)上是一種知識(shí)的需求。利用者通過網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識(shí)以解決自己所要解決的某個(gè)問題或者得以憑證：檢索結(jié)果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識(shí)的服務(wù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，任何事物的運(yùn)行都是以支付最低的經(jīng)濟(jì)成本，獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益為追求。檔案利用者通過網(wǎng)絡(luò)提供的數(shù)字檔案知識(shí)信息的同時(shí)，由此獲取知識(shí)所支付的時(shí)間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經(jīng)濟(jì)的知識(shí)服務(wù)。檔案館的知識(shí)服務(wù)是高層次、知識(shí)含量較高的信息服務(wù)，是檔案館為用戶提供的知識(shí)型、知識(shí)化，以用戶為中心的服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)，檔案館必須預(yù)先建成隨時(shí)可用的檔案知識(shí)庫(kù)，并通過專業(yè)手段和方法對(duì)知識(shí)庫(kù)中的檔案知識(shí)進(jìn)行發(fā)現(xiàn)、挖掘、提取與科學(xué)組織，以便及時(shí)響應(yīng)用戶的知識(shí)服務(wù)請(qǐng)求。檔案知識(shí)服務(wù)是為檔案用戶提供針對(duì)性較強(qiáng)的深層次知識(shí)資源。知識(shí)服務(wù)通常對(duì)這些知識(shí)單元先進(jìn)行系統(tǒng)分析，根據(jù)檔案用戶的不同問題和問題環(huán)境，通過知識(shí)的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識(shí)內(nèi)容，它通過對(duì)檔案中的知識(shí)資源進(jìn)行充分挖掘、綜合整序，將有更多關(guān)聯(lián)關(guān)系的知識(shí)單元提供給用戶。知識(shí)單元就是將各種關(guān)聯(lián)關(guān)系知識(shí)資源組織起來的信息，那么知識(shí)庫(kù)就是將這些信息網(wǎng)織成各種關(guān)系的模式管理。數(shù)據(jù)庫(kù)表面上是知識(shí)庫(kù)的一部分，但知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)要真正成為檔案知識(shí)服務(wù)的信息源和知識(shí)源，還必須解決基于知識(shí)單元的描述與標(biāo)引過程，建立高校數(shù)字檔案館的知識(shí)庫(kù)，目的是積累和保存信息和知識(shí)資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息快速流通和內(nèi)部知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)共享。這是實(shí)施知識(shí)管理的基礎(chǔ)性工作。
二、高校數(shù)字檔案館進(jìn)行知識(shí)資源建設(shè)的能力分析
首先，在充分了解檔案信息資源的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，開展對(duì)知識(shí)資源的合理評(píng)估，保證檔案資源的真實(shí)性、完整性和可靠性。作為社會(huì)生活的真實(shí)記錄，要求檔案包含的知識(shí)資源內(nèi)容準(zhǔn)確、可靠。那些適合轉(zhuǎn)化成知識(shí)的檔案資源一般是相對(duì)完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識(shí)價(jià)值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個(gè)性需求。同時(shí)，要根據(jù)館藏檔案的實(shí)際情況來確定檔案知識(shí)資源的類型。
其次，要對(duì)數(shù)字檔案館自身人、財(cái)、物、技術(shù)等能力進(jìn)行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，也掌握了基本的知識(shí)管理技能的專業(yè)人才，撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、?？顚Ｓ?，保證數(shù)字檔案館知識(shí)資源建設(shè)無后顧之憂；提供實(shí)施檔案知識(shí)資源建設(shè)的相關(guān)設(shè)備等必要的物質(zhì)條件，保證檔案知識(shí)資源建設(shè)的正常開展，學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的知識(shí)管理方法、技術(shù)、善于運(yùn)用相關(guān)的知識(shí)管理工具，為檔案知識(shí)資源建設(shè)提供必要的技術(shù)保障。
第三，數(shù)字檔案館開展知識(shí)資源建設(shè)目的是為數(shù)字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關(guān)的知識(shí)資源，開展有針對(duì)性的、能夠切實(shí)滿足用戶知識(shí)需求的知識(shí)服務(wù)。因此，數(shù)字檔案館要在充分了解檔案資源的特點(diǎn)以及人、財(cái)、物、技術(shù)等能力的基礎(chǔ)上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識(shí)需求的調(diào)查和分析。
三、高校數(shù)字檔案館知識(shí)資源開發(fā)利用途徑
1.保持?jǐn)?shù)字檔案館知識(shí)資源的動(dòng)態(tài)更新，滿足對(duì)用戶開展知識(shí)服務(wù)的需要
知識(shí)是一種動(dòng)態(tài)的資源，具有及時(shí)性的特點(diǎn)。檔案知識(shí)庫(kù)也不應(yīng)該是一成不變的。檔案知識(shí)庫(kù)的目的是為了更好地滿足檔案館和社會(huì)各界對(duì)于檔案資源的利用需求。檔案知識(shí)庫(kù)的生命力在于知識(shí)的更新，只有在保持檔案數(shù)字庫(kù)及時(shí)動(dòng)態(tài)更新的基礎(chǔ)上，才能提高數(shù)字檔案館對(duì)用戶需求的快速反應(yīng)能力，滿足數(shù)字檔案館對(duì)用戶開展知識(shí)服務(wù)的需要，解決用戶所面臨的問題。因此，要了解檔案館知識(shí)庫(kù)內(nèi)資源的使用情況，根據(jù)用戶的需求考慮及時(shí)調(diào)整知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容，對(duì)知識(shí)進(jìn)行去偽存真，去粗取精工作。同時(shí)，制訂知識(shí)庫(kù)更新計(jì)劃，采取定時(shí)更新和不定時(shí)更新等多種方式進(jìn)行庫(kù)中數(shù)據(jù)資源的替換更新工作。
2.通過繪制知識(shí)地圖，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)的搜索導(dǎo)航需要
“知識(shí)地圖”是知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)的重要手段。它是一種知識(shí)（既包括顯性的、可編碼的知識(shí)，也包括隱性知識(shí)）資源的導(dǎo)航系統(tǒng)，顯示了整個(gè)知識(shí)資源的分布狀況，它是知識(shí)管理系統(tǒng)的輸出模塊，輸出的內(nèi)容包括知識(shí)的來源，整合后的知識(shí)內(nèi)容，知識(shí)流和知識(shí)的匯聚[2]。繪制檔案知識(shí)地圖的作用在于協(xié)助檔案部門更好地發(fā)掘檔案知識(shí)資源的價(jià)值，所有權(quán)和使用方法，以便顯性知識(shí)并進(jìn)而內(nèi)化為有組織關(guān)聯(lián)關(guān)系的知識(shí)資源。知識(shí)地圖實(shí)質(zhì)上是通往檔案知識(shí)庫(kù)的向?qū)?，幫助檔案利用者擺脫尋找知識(shí)過程中的混亂狀態(tài)，知識(shí)地圖發(fā)揮對(duì)所含概念和知識(shí)關(guān)聯(lián)的切實(shí)表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識(shí)節(jié)點(diǎn)后，重新返回到與之相關(guān)的知識(shí)信息源。通過檔案知識(shí)地圖追溯到原創(chuàng)的檔案知識(shí)點(diǎn)，從而構(gòu)成高價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足讀者在選擇與獲取中發(fā)現(xiàn)――選擇――獲取――加工――創(chuàng)新過程的需求。知識(shí)地圖還可以通過支持模糊查詢、可視化地圖和“語(yǔ)義入口”瀏覽等手段，將知識(shí)單元逐項(xiàng)聯(lián)系起來并進(jìn)行詳細(xì)的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關(guān)的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無法詳細(xì)描述的知識(shí)。對(duì)于數(shù)字檔案館來說，知識(shí)地圖的繪制非常重要。知識(shí)地圖有利于引導(dǎo)用戶擺脫尋找中的混亂狀態(tài)，順利獲得知識(shí)，有利于知識(shí)共享的實(shí)現(xiàn)；有利于檔案知識(shí)庫(kù)結(jié)構(gòu)的合理化，并能有效防止冗雜知識(shí)的出現(xiàn)等等。
3.運(yùn)用知識(shí)管理工具管理檔案知識(shí)資源，實(shí)現(xiàn)其服務(wù)過程中的價(jià)值增值
從知識(shí)的生命周期來看，知識(shí)處理包括知識(shí)生成、知識(shí)編碼和知識(shí)轉(zhuǎn)移三個(gè)階段。知識(shí)管理工具是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的生成、編碼和轉(zhuǎn)移技術(shù)的集合。相應(yīng)的，知識(shí)管理工具也包含了三類：（1）知識(shí)生成工具。檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)需要多種生成模式，如知識(shí)的獲取、整理、創(chuàng)新等。知識(shí)產(chǎn)生模式的不同方式有不同的知識(shí)生成工具對(duì)其進(jìn)行支持，搜索引擎和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是最具代表性的知識(shí)獲取工具。通過專用的軟件工具來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案知識(shí)的整理模式，通過一些輔的知識(shí)創(chuàng)新工具和引導(dǎo)人們突破思維定式來則可以實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)創(chuàng)新模式。（2）知識(shí)編碼工具。知識(shí)編碼則是通過標(biāo)準(zhǔn)的形式表現(xiàn)知識(shí)，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規(guī)則和形式的知識(shí)，比較常見的知識(shí)編碼工具就是知識(shí)倉(cāng)庫(kù)和知識(shí)地圖。兩者不僅存儲(chǔ)著知識(shí)的條目，同時(shí)也存儲(chǔ)了很多相關(guān)的信息，諸如與查找知識(shí)的來源線索，相關(guān)的材料，知識(shí)的使用記錄等。知識(shí)倉(cāng)庫(kù)通常收集了各種用于支持決策的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和備選的技術(shù)方案，知識(shí)編碼工具模式通過對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方案進(jìn)行識(shí)別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中成千上萬的知識(shí)信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識(shí)轉(zhuǎn)移工具。在知識(shí)流動(dòng)的過程中，存在許多障礙，使知識(shí)不能毫無阻力地任意流動(dòng)。這些障礙包括時(shí)間差異、空間差異和社會(huì)差異[3]。根據(jù)各種障礙的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的工具，使知識(shí)更有效地流動(dòng)?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多工具能夠幫助人們進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移。
高校檔案館的知識(shí)資源建設(shè)和開發(fā)利用，就是對(duì)館藏檔案中豐富的知識(shí)資源借助高新技術(shù)進(jìn)行組織、分析、開發(fā)、傳播、利用與創(chuàng)新，使之發(fā)揮效用的過程。必須以知識(shí)生產(chǎn)和處理技術(shù)為基礎(chǔ)，采用包括智能搜索引擎為代表的知識(shí)合成工具、知識(shí)獲取技術(shù)以及知識(shí)創(chuàng)新工具等知識(shí)生產(chǎn)技術(shù)。知識(shí)資源建設(shè)更多地表現(xiàn)為一個(gè)技術(shù)應(yīng)用問題，貫穿知識(shí)的發(fā)現(xiàn)，提取，標(biāo)引，最終完成開發(fā)、利用的一套知識(shí)組織體系。知識(shí)組織工具與系統(tǒng)，采用知識(shí)編碼技術(shù)、建立以檔案工作經(jīng)驗(yàn)庫(kù)、檔案編研成果庫(kù)、檔案管理方法庫(kù)、相關(guān)新聞庫(kù)、用戶資料庫(kù)、檔案工作專家?guī)斓葍?nèi)容的知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，并幫助用戶了解如何找到相關(guān)知識(shí)地圖以固化與數(shù)字檔案館相關(guān)的各種知識(shí)，形成檔案館知識(shí)資源體系以進(jìn)行管理，知識(shí)資源建設(shè)解決的不是某一個(gè)檔案實(shí)體或者是單份電子文件的描述問題，而是解決建立在知識(shí)單元基礎(chǔ)上的互為關(guān)聯(lián)知識(shí)信息的描述與標(biāo)引過程。
參考文獻(xiàn)：
高校數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。
一、高校檔案數(shù)字化是高校信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)
數(shù)字檔案館是順應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館，代表著檔案館未來的發(fā)展趨勢(shì)，也是信息時(shí)代檔案服務(wù)創(chuàng)新、拓展社會(huì)服務(wù)功能的必由之路。建設(shè)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。
數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)檔案館望塵莫及的。高校數(shù)字檔案館的功能主要表現(xiàn)在以下方面：（1）維系“學(xué)校記憶”，傳承大學(xué)精神。高校檔案館可以利用館藏資源通過建設(shè)校史館、開辦各種陳列展覽、舉辦專題報(bào)告會(huì)、編寫各種出版物來再現(xiàn)學(xué)校歷史記憶、展現(xiàn)學(xué)校歷史底蘊(yùn)與人文精神。（2）服務(wù)教學(xué)科研。高校檔案館館藏中的學(xué)生成績(jī)、學(xué)生論文、教師課件、科研項(xiàng)目等檔案都從不同方面為學(xué)校教學(xué)科研發(fā)展提供了可借鑒的歷史材料。（3）利用檔案原件，提供憑證依據(jù)。社會(huì)公眾對(duì)高校檔案原件憑證性價(jià)值的追求集中表現(xiàn)為對(duì)學(xué)校畢業(yè)生相關(guān)信息的真實(shí)性核準(zhǔn)。在高校檔案館對(duì)外服務(wù)中，利用檔案原件為畢業(yè)生本人補(bǔ)辦有關(guān)證件、為用人單位核實(shí)有關(guān)畢業(yè)生信息的準(zhǔn)確性成為其中的主要部分。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀
早在20世紀(jì)90年代，南京大學(xué)檔案館就開始進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的研究和開發(fā)，并且進(jìn)行了合理的規(guī)劃，在以后的建設(shè)中圍繞建設(shè)目標(biāo)，一步一個(gè)腳印地向前發(fā)展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)（6.0版）”、“南京大學(xué)教授成果管理系統(tǒng)”、“南京大學(xué)研究生論文電子版上傳與管理系統(tǒng)”、“南京大學(xué)畢業(yè)生電子和學(xué)位電子照片管理系統(tǒng)”等的開發(fā)和運(yùn)行，搭建起了數(shù)字檔案館檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開發(fā)和利用。上海交通大學(xué)數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)用多種先進(jìn)技術(shù)，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺(tái)，通過檔案門戶網(wǎng)站和校史博物館網(wǎng)站向校外用戶提供了全方位、一門式的數(shù)字檔案信息服務(wù)。浙江大學(xué)近年來努力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，建立和開放檔案網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，在全校范圍內(nèi)全面實(shí)施電子文件遠(yuǎn)程歸檔。重慶大學(xué)數(shù)字檔案館從2006年3月開始建設(shè)，歷時(shí)三年半，至2009年9月建成。該數(shù)字檔案館將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合，有效地實(shí)現(xiàn)了館室一體化、文檔一體化、館庫(kù)管理智能化的數(shù)字檔案館整體建設(shè)模式，建立了檔案信息資源服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)了全校范圍內(nèi)檔案信息資源的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享。復(fù)旦大學(xué)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)鏈接，在全校各部門之間實(shí)現(xiàn)了資源共享，各立卷單位的發(fā)文在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上登記后，可在檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫(kù)中自動(dòng)生成，不必再重復(fù)錄入，同時(shí)他們還使用了條形碼技術(shù)進(jìn)行庫(kù)房盤點(diǎn)和檔案的查借閱登記。復(fù)旦大學(xué)檔案館配合百年校慶工作將珍貴檔案、歷史照片摘選出來，完成了數(shù)字化的工作。綜合來看，到目前為止，高校數(shù)字檔案館主要發(fā)揮了三個(gè)方面的作用：一是介紹、宣傳檔案館的基本狀況和利用方法；二是介紹各個(gè)學(xué)校的基本狀況；三是提供數(shù)字查詢。
三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題
目前，很多高校雖然設(shè)有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門的檔案疏于管理。經(jīng)費(fèi)的短缺成為高校數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸。沒有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)支持，數(shù)字檔案館建設(shè)必須的硬件設(shè)施沒有保障，該工作只能是紙上談兵。高校檔案館網(wǎng)站信息內(nèi)容更新周期長(zhǎng)，時(shí)效性差。一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。很多有價(jià)值的檔案不能及時(shí)歸檔，在個(gè)人手中積壓、滯留。檔案信息安全問題也應(yīng)該給予高度重視。網(wǎng)絡(luò)信息安全最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒，數(shù)字檔案館在目前的技術(shù)條件下，很難抵御計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。黑客的侵襲也是數(shù)字檔案館的最大威脅。檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平不夠。目前高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)中廣泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的檔案工作人員學(xué)歷層次低、男女工作人員比例失調(diào)、工作積極性差等，不利于高校檔案工作發(fā)展。高校檔案種類較多，但利用類目比較單一；檔案利用主體為校內(nèi)部門、教職工及學(xué)生，社會(huì)人員較少；檔案利用手段以傳統(tǒng)方式為主，利用現(xiàn)代技術(shù)手段獲取遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)較少。
四、高校數(shù)字檔案館建設(shè)提升的策略
充分認(rèn)識(shí)檔案工作在高等學(xué)校中的地位和作用。高校數(shù)字檔案館建設(shè)是《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出的教育信息化的重要組成部分，是時(shí)展的必然選擇，是高校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。各高校要把高校檔案館（室）建設(shè)作為學(xué)?；窘ㄔO(shè)的一件大事切實(shí)抓好。檔案工作是高校全局工作的重要組成部分，是高校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培養(yǎng)、知識(shí)貢獻(xiàn)和傳承文明等方面發(fā)揮著不可替代的作用。
完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施的完備是進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的前提條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需要，基礎(chǔ)硬件主要包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、檔案加丁設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、攝像機(jī)、掃捕儀、光盤記錄設(shè)備等。另外，還要建立一個(gè)滿足檔案信息化功能需求、適應(yīng)時(shí)展需要的綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架。高校檔案數(shù)字化工程是需要耗費(fèi)一定人力、物力、財(cái)力的。2008年8月20日教育部以第27號(hào)令的公文形式了新修改的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，指出:“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！痹诘谌藯l中強(qiáng)調(diào)：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。”
檔案信息資源建設(shè)是數(shù)字檔案館的生命，也是立館之本、強(qiáng)館之基，更是活館之源。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔。這些文檔涉及教學(xué)、科研、行政等方面，需要進(jìn)行整合后才能統(tǒng)一管理。首先，整合校內(nèi)信息資源。整合學(xué)校各部門產(chǎn)生的信息資源，通過對(duì)校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確定具有歸檔價(jià)值的信息。通過前端控制和全程管理，對(duì)其產(chǎn)生、使用、失效等過程進(jìn)行有效管理，發(fā)揮工作上的主動(dòng)性和前瞻性。對(duì)于各部門使用的辦公軟件、媒體編輯工具產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件，也應(yīng)該要求各部門定期通過網(wǎng)絡(luò)或者光盤載體的方式移交到檔案館。其次，要優(yōu)化館藏目錄，館藏檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵在于數(shù)字化后檔案的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、磁帶等數(shù)據(jù)，要有選擇、分步驟地實(shí)行數(shù)字化。
檔案貴在于活，重在于用。高校檔案利用工作是指高校檔案工作者以檔案信息為服務(wù)前提，以檔案利用者為服務(wù)對(duì)象，以滿足高校教學(xué)、科研、黨政管理和社會(huì)各方面需求為目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的過程。高校檔案館作為高校育人資源的重要組成部份，應(yīng)該通過開展多種適合高校學(xué)生和青少年特點(diǎn)的宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)高校檔案館的開放度和公益性，充分發(fā)揮其文化功能和教育功能。
人員素質(zhì)的提升。在技術(shù)方面，檔案人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，在加強(qiáng)檔案館學(xué)、情報(bào)學(xué)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的同時(shí)，還必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)，并不斷提高英語(yǔ)水平，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。高校既要把好檔案人員選拔任用關(guān),面向校內(nèi)外招聘錄用相關(guān)信息人才,又要建立完善的培訓(xùn)制度,采取在職培訓(xùn)進(jìn)修、攻讀學(xué)位、脫產(chǎn)進(jìn)修、學(xué)術(shù)研討及參觀考察等方式,對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行培養(yǎng)和提高水平,使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)水平適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展需要。
要建立和完善檔案信息安全管理體制，各高校檔案館（室）人員就要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。非公開檔案信息一律不得上外網(wǎng)，檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離。要認(rèn)真采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。
參考文獻(xiàn)：
［1］朱金風(fēng).對(duì)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的思考［J］.蘭臺(tái)世界，2006，（3）.
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。只要有網(wǎng)絡(luò)的地方，網(wǎng)絡(luò)安全就是一個(gè)無法回避的問題。我國(guó)高校檔案館使用的檔案管理軟件主要有兩種：一種是購(gòu)買商業(yè)化的檔案管理軟件，一種是采用高校檔案館與軟件技術(shù)人員聯(lián)合開發(fā)的檔案管理軟件，但無論使用哪種軟件，都存在著系統(tǒng)的安全性能先天不足的問題。
1 影響高校檔案信息安全的因素
1.1 網(wǎng)絡(luò)級(jí)因素
網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行系統(tǒng)的物理設(shè)備存在著不同程度的安全隱患，包括主機(jī)硬件系統(tǒng)本身的安全漏洞、不穩(wěn)定性、意外損壞及外界環(huán)境（如地震、閃電、風(fēng)暴等）對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行可靠性的影響。
1.2 數(shù)據(jù)級(jí)因素
數(shù)據(jù)級(jí)因素包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換以及各類電子文件的保管和異地存貯等，主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題。
1.3 應(yīng)用級(jí)因素
檔案管理信息系統(tǒng)的用戶管理層次的不規(guī)范性，操作人員安全配置不當(dāng)，用戶安全意識(shí)不強(qiáng)，口令選擇不慎以及用戶將自己的帳號(hào)隨意轉(zhuǎn)借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等均屬應(yīng)用的因素。
1.4 計(jì)算機(jī)病毒
計(jì)算機(jī)病毒是一種能夠修改別的程序，且把自身的復(fù)制品包括進(jìn)去的可執(zhí)行的計(jì)算機(jī)程序，“傳染”性很強(qiáng)，具有破壞程序、刪除文件甚至破壞系統(tǒng)的能力。它通過網(wǎng)絡(luò)傳播，其傳播速度、傳播范圍和破壞性等方面都是其它媒體傳播病毒所不能比擬的。由于每個(gè)單位或部門的檔案信息都是通過局域網(wǎng)接入INTERNET的，網(wǎng)絡(luò)的共享性和開放性，使用的TCP/IP協(xié)議的缺陷和操作系統(tǒng)的安全漏洞等決定了網(wǎng)上信息的安全存在不足。另外軟件的設(shè)計(jì)也存在安全隱患，都會(huì)遭到病毒的侵蝕，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。
1.5 人為的惡意攻擊
俗稱黑客行為，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所面臨的最大威脅。它們可以分為以下兩種：一種是主動(dòng)攻擊，即以各種方式有選擇地破壞數(shù)據(jù)的原始性和完整性；另一種是被動(dòng)攻擊，它是在不影響網(wǎng)絡(luò)正常工作的情況下，進(jìn)行截獲、刪除、竊取、破譯以獲得重要機(jī)密信息。這兩種攻擊均可對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)造成極大的危害，并導(dǎo)致信息的機(jī)密數(shù)據(jù)泄漏。
2 確保高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的措施
2.1 提高安全意識(shí)
俗話說“防患于未然”，為確保我們的計(jì)算機(jī)不受到惡意侵害，我們要設(shè)的第一道防線便是要增強(qiáng)我們的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。要定期對(duì)檔案員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)培訓(xùn)，要熟悉面臨的各種安全威脅，要定期檢查安全升級(jí)和軟件補(bǔ)丁，不要將未保護(hù)的移動(dòng)設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，不要輕易嘗試來歷不明的軟件等。
2.2 網(wǎng)絡(luò)級(jí)安全策略
確保支撐系統(tǒng)運(yùn)行物理設(shè)備的安全是網(wǎng)絡(luò)安全的根本。其包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)布線、網(wǎng)絡(luò)連接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構(gòu)建、設(shè)備的選型及其各個(gè)環(huán)節(jié)安全策略的考慮。人們往往會(huì)根據(jù)需要采用適當(dāng)?shù)姆阑饓υO(shè)備及網(wǎng)絡(luò)管理軟件來確保局域網(wǎng)的內(nèi)外用戶的訪問權(quán)限和網(wǎng)絡(luò)上數(shù)據(jù)包的檢測(cè)與過濾；選用可靠的硬件安全設(shè)備保證整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，如磁盤陣列等設(shè)備的采用來保證一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障而不會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓問題等等。
2.3 數(shù)據(jù)級(jí)安全策略
數(shù)據(jù)級(jí)安全主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題。針對(duì)影響數(shù)據(jù)安全的各種因素，在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來確保應(yīng)用系統(tǒng)的安裝和運(yùn)行，目前主流的操作系統(tǒng)有Unix、Windows和Linux，他們各自有其優(yōu)越性，安全問題也各有特點(diǎn)，關(guān)鍵是如何選擇滿足用戶實(shí)際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。當(dāng)然考慮檔案原數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是非常重要的問題之一，需要一定的保管制度來約束。這些都是檔案應(yīng)用系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的根本保障。
2.4 應(yīng)用級(jí)安全策略
應(yīng)用級(jí)安全主要取決于檔案部門所采用的應(yīng)用系統(tǒng)的用戶模型的定義模型和使用規(guī)則。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個(gè)層次、多個(gè)角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權(quán)限。系統(tǒng)常常按功能權(quán)限劃分為系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業(yè)務(wù)職能的實(shí)際需求，對(duì)其操作權(quán)限和操作功能進(jìn)行定義，如單位領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案工作人員、兼職檔案員（學(xué)校歸檔單位）等。但不論采用哪種用戶模型，要求應(yīng)用級(jí)的安全至少包括兩項(xiàng)功能：一是對(duì)系統(tǒng)中各個(gè)功能模塊的操作權(quán)限的定義，另一個(gè)是對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分層管理和操作權(quán)限的定義。
3 保障高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全的方案
3.1 網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全方案
一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配備智能UPS（不間斷電源設(shè)備），防止斷電造成數(shù)據(jù)丟失和文件損壞。二是要嚴(yán)格遵守工作制度和操作規(guī)程，保障操作安全、接入安全和應(yīng)用服務(wù)安全。三是要建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，充分考慮軟件、硬件性能，合理設(shè)置網(wǎng)絡(luò)和軟件安全運(yùn)行環(huán)境參數(shù)，及時(shí)備份數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。四是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全管理技術(shù)的研究和應(yīng)用，如防火墻技術(shù)、防改技術(shù)、防病毒技術(shù)等，快速排除各類故障。五是制定規(guī)范的管理制度，健全系統(tǒng)管理體制，通過法律的手段，嚴(yán)厲懲治破壞公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為。
3.2 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全技術(shù)方案
采取的主要方法是物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。最理想的方案是數(shù)字檔案館的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間要實(shí)行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)和專網(wǎng)之間要實(shí)行邏輯隔離。在具體操作中，要注意應(yīng)用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防病毒、CA論證、加密傳輸、VPN、漏洞檢測(cè)和監(jiān)測(cè)預(yù)警、備份恢復(fù)等一系列安全技術(shù)[4]。
3.3 防火墻安全解決方案
防火墻是設(shè)置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測(cè)）出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包，它本身具有較強(qiáng)的抗攻擊能力，可以實(shí)現(xiàn)以下幾種安全功能：一是限制未被授權(quán)的用戶進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包；二是防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設(shè)施；三是限定內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶訪問特殊站點(diǎn)；四是為監(jiān)視Internet安全提供方便。服務(wù)器通過特定的端口對(duì)外提供服務(wù)，如Web服務(wù)的8089端口等，避免了外界用戶對(duì)服務(wù)器其他端口訪問的可能性。如果檔案館需要數(shù)據(jù)服務(wù)器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認(rèn)證及用戶規(guī)則來限制，這樣除了經(jīng)過已認(rèn)證的用戶外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶在訪問內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時(shí)都需要通過防火墻進(jìn)行過濾和篩選，使用時(shí)可以通過對(duì)客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進(jìn)行判斷和識(shí)別，以及通過對(duì)可疑數(shù)據(jù)包的檢測(cè)進(jìn)行過濾，以保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全運(yùn)行。這種方式是用防火墻的路由模式來實(shí)現(xiàn)的。檔案館內(nèi)部的PC統(tǒng)一使用內(nèi)部定義的網(wǎng)址如192.168.X.X，通過防火墻的NAT功能訪問互聯(lián)網(wǎng)，外界不能直接訪問到檔案館內(nèi)部的PC，減少被攻擊的可能性。
3.4 檔案管理信息系統(tǒng)的安全方案
數(shù)字檔案信息的錄入和維護(hù)主要依靠管理信息系統(tǒng)所提供的各項(xiàng)功能來完成，由于用戶角色的不同，權(quán)限的差異，要求應(yīng)用系統(tǒng)能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。其主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要采用成熟先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)；二是對(duì)系統(tǒng)用戶按照工作需要進(jìn)行角色和等級(jí)的區(qū)分；三是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理級(jí)別如保密、開放等狀態(tài)按照檔案法規(guī)定和實(shí)施細(xì)則進(jìn)行多級(jí)安全管理，以區(qū)別不同類型用戶的訪問。
3.5 設(shè)備故障的安全防范
數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有續(xù)的存貯狀態(tài)的危害極大。因此要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等管理策略。當(dāng)發(fā)生計(jì)算機(jī)設(shè)備故障時(shí)，是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的還是兼顧數(shù)據(jù)和運(yùn)行系統(tǒng)二者的安全？可以根據(jù)自己的工作需要和資金分配情況進(jìn)行選擇。如果是以保護(hù)數(shù)據(jù)為主要目的而采取的較為經(jīng)濟(jì)的方法往往是“冷備份”機(jī)制，其缺點(diǎn)是不同步，占用存貯空間較大，優(yōu)點(diǎn)是操作簡(jiǎn)單，恢復(fù)起來較快，但最新數(shù)據(jù)會(huì)丟失；如果系統(tǒng)為雙機(jī)“熱備份”機(jī)制，就可以比較好地保證系統(tǒng)應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)相對(duì)較為安全?！盁醾浞荨钡膬?yōu)點(diǎn)是投資大，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)，系統(tǒng)運(yùn)行不間斷，當(dāng)一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)，另外一臺(tái)能夠及時(shí)替代其工作，不至于由于系統(tǒng)維修而耽誤業(yè)務(wù)工作的開展。
4 結(jié)束語(yǔ)
隨著數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，數(shù)字化檔案館已成為高校檔案館的發(fā)展的趨勢(shì)。數(shù)字檔案館的安全問題引起了人們的高度重視。數(shù)字檔案館在建設(shè)初期采取防火墻、防病毒、漏洞掃描和入侵檢測(cè)等常用方法的同時(shí)，提高檔案館相關(guān)人員安全防護(hù)意識(shí)、加強(qiáng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全的知識(shí)水平、提供必要的安全技術(shù)培訓(xùn)，也顯得尤為重要。
【參考文獻(xiàn)】
[1]鄭薇，馬景復(fù).高校檔案館網(wǎng)絡(luò)安全措施[J].中國(guó)教育信息化，2007，4.
伴隨著互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)高校的圖書館以及檔案館的建設(shè)也開始步入數(shù)字建設(shè)軌道。在當(dāng)前數(shù)字建設(shè)的大環(huán)境之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書和檔案逐步被更加方便、高效、安全的數(shù)字載體代替，作為一種全新的載體形式，數(shù)字載體的出現(xiàn)勢(shì)必會(huì)在未來的信息資源建設(shè)以及管理的過程當(dāng)中起到無可比擬的作用。這也更加凸顯出了信息資源建設(shè)以及管理的重要性。不過，由于高校圖書館與高校檔案館在進(jìn)行數(shù)字建設(shè)的過程當(dāng)中存在一定的差異，需要區(qū)別對(duì)待。本文就以對(duì)二者的比較作為探討的內(nèi)容與方法，希望能夠?yàn)槎叩臄?shù)字建設(shè)和發(fā)展起到參考作用。
一、高校圖書館與高校檔案館在進(jìn)行數(shù)字建設(shè)中面臨的問題比較
在高校圖書館與高校檔案館的數(shù)字建設(shè)過程中，都或多或少的存在著一些問題，如果這些問題不能得到妥善的解決，最終會(huì)給數(shù)字的建設(shè)帶來較大的阻礙。二者在進(jìn)行數(shù)字建設(shè)的過程當(dāng)中勢(shì)必會(huì)有一些共同的問題，同時(shí)也有一些各自需要面對(duì)的問題去分別進(jìn)行解決。
1、二者之間的共同問題
（1）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境問題。所謂的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，主要指的是在現(xiàn)代通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)媒體之間相互結(jié)合的基礎(chǔ)之上，而構(gòu)建起的具有綜合、廣域、高速以及寬帶等特點(diǎn)的數(shù)字的電信網(wǎng)絡(luò)。在整個(gè)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中，高校的圖書以及檔案的館藏已經(jīng)突破了傳統(tǒng)媒體的局限，并且逐步的延伸到了電子信息資源上來。但是由于網(wǎng)絡(luò)信息的資源量極為龐大，因此我們通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的獲取勢(shì)必將會(huì)產(chǎn)生諸多的問題，這也是當(dāng)前我們?cè)谶M(jìn)行高校的圖書館和檔案館的數(shù)字建設(shè)當(dāng)中迫切需要面對(duì)和解決的問題。
（2）信息資源的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問題。當(dāng)前高校圖書館以及檔案館的數(shù)字建設(shè)方面還沒有形成較為統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也在一定程度上導(dǎo)致了他們的各自為政。由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的引導(dǎo)和約束，導(dǎo)致形成了一種無章可循的境地。由于各個(gè)高校之間在系統(tǒng)和其他方面存在著差異，而且相互之間也不能形成有效的銜接，由此引發(fā)了信息資源共建方面的問題，最終導(dǎo)致了大量“信息孤島”的產(chǎn)生。這樣也會(huì)給高校圖書館和檔案館在信息資源上的統(tǒng)一管理帶來較大的阻礙。
（3）資金、人才以及技術(shù)方面的問題。由于數(shù)字建設(shè)是未來的大趨勢(shì)，而且其本身具有較強(qiáng)的優(yōu)越性和強(qiáng)大的實(shí)用性，因此勢(shì)必會(huì)被各校領(lǐng)導(dǎo)重視。這一方面為數(shù)字建設(shè)進(jìn)程的發(fā)展提供了便利，但是整個(gè)進(jìn)程卻并不順利，由于該過程需要循序漸進(jìn)，在軟件和硬件資源上需要進(jìn)行持續(xù)的投入，再加上人員的培訓(xùn)，館藏資源的數(shù)字建設(shè)以及資源的更新等過程都需要充足的人力和物力資源，這與高校的圖書館以及檔案館的人才以及資金的匱乏形成了鮮明的對(duì)比，勢(shì)必會(huì)在很大程度上影響數(shù)字建設(shè)的進(jìn)程。
2、二者各自存在的問題
（1）當(dāng)前的高校圖書館缺乏特色的信息資源庫(kù)。所謂的特色，是指與其他事物存在明顯不同并且具有自己獨(dú)特的形式以及風(fēng)格，這是由事物本身賴以生存和發(fā)展的特定環(huán)境以及具體的因素所決定的，因此具有較強(qiáng)的獨(dú)特性。但是由于目前高校圖書館在進(jìn)行數(shù)字建設(shè)過程中都是采用統(tǒng)一購(gòu)入成品數(shù)據(jù)庫(kù)的形式來實(shí)現(xiàn)，而且這個(gè)過程中一般不會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃以及分工，最終會(huì)導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)的問題比較突出。
（2）高校檔案館在數(shù)字建設(shè)方面相對(duì)落后。與高校圖書館的數(shù)字建設(shè)相比，高校檔案館的數(shù)字建設(shè)面臨的問題更多。最為明顯的就是，當(dāng)前高校檔案館還在實(shí)行電子檔案以及紙質(zhì)文檔的“并存制”，這就會(huì)在一定程度上導(dǎo)致資源的重復(fù)和浪費(fèi)。在當(dāng)前的大背景之下，基本上所有的高校都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字辦公，這在最大限度上提升了工作的效率。但是某些文件往往在辦完之后又會(huì)采用傳統(tǒng)媒介的方式來進(jìn)行保存。實(shí)際上并沒有因?yàn)閿?shù)字媒體的出現(xiàn)而減少了存儲(chǔ)的空間。從而造成了在人力、財(cái)力以及物力上的極大浪費(fèi)。另外由于辦工自動(dòng)系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)之間存在著一些不兼容，這就給電子文檔的歸檔造成了較大的障礙。
二、解決高校圖書館與高校檔案館數(shù)字建設(shè)中存在問題的不同對(duì)策
1、高校圖書館需要加大特色數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)資源建設(shè)
首先，高校圖書館應(yīng)該對(duì)于本校的現(xiàn)有資源進(jìn)行整合，并且不斷的加大特色數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)字資源在整個(gè)圖書館的館藏當(dāng)中所占的比例。并且需要將不同形式的、異構(gòu)的資源進(jìn)行不斷的整合，對(duì)于整個(gè)區(qū)域當(dāng)中各個(gè)系統(tǒng)的圖書館當(dāng)中的資源進(jìn)行不斷的整合。從而達(dá)到減少重復(fù)的購(gòu)置以及優(yōu)化館藏資源配置的目的。其次，要把握數(shù)字資源的特設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并且著重的進(jìn)行數(shù)字資源的整合。
2、增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，完善檔案管理制度，積極推進(jìn)高校的檔案數(shù)字建設(shè)
推進(jìn)高校檔案館的數(shù)字建設(shè)，首先要提高高校人員的檔案意識(shí)，尤其是要增強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于高校發(fā)展的重要性，使領(lǐng)導(dǎo)和信息部門能夠重視檔案和檔案的數(shù)字建設(shè)，并積極為檔案的數(shù)字建設(shè)提供所需的資金和技術(shù)的支持。同時(shí)，檔案管理人員要虛心向檔案數(shù)字建設(shè)走在前列的高校學(xué)習(xí)，樂于交流。汲取人家的成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自己高校的實(shí)際情況，逐步推進(jìn)高校檔案數(shù)字建設(shè)。其次，要搭建溝通橋梁，銜接各領(lǐng)域的信息交流。并且不斷的進(jìn)行制度建設(shè)，制定一批諸如文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字檔案建設(shè)安全、有序地開展。
三、結(jié)語(yǔ)
總之，高校圖書館和高校檔案館信息資源數(shù)字建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，不能急于求成。需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及工作人員不斷更新觀念、提高認(rèn)識(shí)，緊跟時(shí)展的腳步，積極學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)，并能夠很好地掌握和應(yīng)用。根據(jù)高校的現(xiàn)實(shí)狀況，認(rèn)識(shí)到面臨的困難，并采取相應(yīng)的對(duì)策，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字建設(shè)。
文明的積淀賦予人類以更大的創(chuàng)造和發(fā)展，信息時(shí)代的到來，引起社會(huì)諸多方面的深刻變革，它極大地改革了人們過去一直習(xí)慣和固守的知識(shí)、信息、符號(hào)語(yǔ)言等傳播方式。檔案作為承載文明的介質(zhì)、其形式和內(nèi)容也在這次信息革命大潮中發(fā)生了巨大的變化。這就是出現(xiàn)了數(shù)字化檔案(電子檔案)，它以電子文件為其主要的存儲(chǔ)方式。檔案信息數(shù)字化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，信息時(shí)代構(gòu)建數(shù)字化檔案館也就成為歷史的必然，也給高校檔案工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。
高校檔案以資源形態(tài)進(jìn)入信息領(lǐng)域，通過信息技術(shù)，開發(fā)了檔案信息資源，通過對(duì)高校檔案的利用體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。高校檔案信息數(shù)字化是隨著學(xué)校計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息數(shù)字形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化形式貯存，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
1 數(shù)字檔案的概念與特征
數(shù)字檔案也稱電子檔案。它是人們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)的過程中產(chǎn)生的，或?qū)⒓扔械母鞣N資料(紙張、圖片、圖像、聲音等)進(jìn)行數(shù)字化處理(掃描、數(shù)碼攝入等)而產(chǎn)生的信息，如辦公類電子文件、資料掃描、E-MAIL、MP3文件、程序文件等等。我們可以把數(shù)字檔案定義為：通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會(huì)真實(shí)活動(dòng)的數(shù)字記錄，是辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果。它必將深刻地改變檔案工作面貌和信息環(huán)境。由于數(shù)字文件本身的特點(diǎn)，數(shù)字文件和數(shù)字一體化已成為數(shù)字檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。
2 檔案信息數(shù)字化對(duì)高校檔案工作的影響
2．1 對(duì)高校檔案利用方式的影響
數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)任一時(shí)間只需一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查閱自己需要的檔案信息，這樣許多的利用者可以不用到檔案館就能查到自己所需的信息。
2．2 對(duì)高校檔案業(yè)務(wù)工作的影響
使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入計(jì)算機(jī)中，各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等類檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號(hào)，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。
2．3 對(duì)高校檔案館職能的影響
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛深入地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，今后檔案的鑒定、整理、編目工作的關(guān)注焦點(diǎn)不再是文件實(shí)體，而是文件背后的活動(dòng)和意圖。要更好地了解形成文件的整個(gè)過程，通過發(fā)現(xiàn)鑒定文件形成者的職能、計(jì)劃和活動(dòng)鑒定文件價(jià)值，重視信息系統(tǒng)與文件形成，從保管機(jī)構(gòu)變?yōu)閷徲?jì)機(jī)構(gòu)。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案館從檔案實(shí)體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。
3 制約高校檔案數(shù)字化建設(shè)的因素及對(duì)策
3．1 制約因素：數(shù)字檔案打破了傳統(tǒng)意義上的“紙質(zhì)檔案”的概念，即有形化向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變
高校檔案工作者須實(shí)現(xiàn)思想上的轉(zhuǎn)變與工作方式的更新，由原先的檔案實(shí)體管理模式擴(kuò)展為“檔案信息處理”模式，在加大了檔案工作量的同時(shí)工作效率也須加快，須樹立良好的數(shù)字檔案工作理念，滿足高校教育事業(yè)迅猛發(fā)展過程中對(duì)檔案事業(yè)的利用需求。
另外，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要高校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，逐步將檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入議事日程，在人才、物力等方面提供方便，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的高效率回報(bào)。
3．2 對(duì)策：高校檔案數(shù)字化建設(shè)須建立一套切實(shí)可行的管理辦法與制度
首先，由國(guó)家檔案行政管理部門制定出宏觀管理方案和統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一行業(yè)規(guī)定，落實(shí)到《檔案法》中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的全球發(fā)展。國(guó)家檔案局頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中計(jì)劃要完成《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音、錄像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《縮微影像數(shù)字化轉(zhuǎn)化技術(shù)規(guī)范》等電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使得高校數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)一步有章可行、有法可依。
其次，高校數(shù)字檔案管理應(yīng)在國(guó)家數(shù)字檔案管理規(guī)則下制定出相應(yīng)的管理辦法與制度。高校檔案部門要以國(guó)家《電子文檔的歸檔與管理規(guī)范》為依據(jù)，擬定出電子文檔的分類標(biāo)準(zhǔn)與要求，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文檔的及時(shí)接收、歸檔、管理和利用，并不斷健全電子文檔管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，為電子公文和紙質(zhì)公文一樣達(dá)到科學(xué)保管與利用打下基礎(chǔ)。
4 高校數(shù)字化檔案館建設(shè)
4．1 高校檔案館現(xiàn)存檔案的數(shù)字化處理
將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)著錄、掃描等形式，將檔案信息由多種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中，完成現(xiàn)有高校檔案館的館藏檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程，這是數(shù)字化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。這也是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。
4．2 建立和健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系
從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化，主要從以下幾方面著手：
(1)數(shù)字化檔案的收集
數(shù)字化檔案的收集不同于以往的紙質(zhì)檔案收集。對(duì)于數(shù)字化文件，如果簡(jiǎn)單照搬以往的管理方式，出現(xiàn)了問題可能是無法挽回的。數(shù)字化檔案的收集，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣，才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景等信息的完整性，使它不至于時(shí)過境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案管理的根本方式。
數(shù)字化檔案的收集手段主要是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成。由于高校校園網(wǎng)建設(shè)已達(dá)到成熟階段，學(xué)校各部門均已接通，所以數(shù)字化文件歸檔是一種很便捷的方式。只需各單位人員在完成本單位形成的電子文件后，通過校園網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。
(2)數(shù)字化檔案的保管
由于數(shù)字檔案載體的特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案保管條件，檔案存放方式由檔案框架變成用數(shù)字存儲(chǔ)器以及光盤、磁盤存儲(chǔ)，極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時(shí)考慮，主要是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，對(duì)設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上。同時(shí)，防止信息丟失、被非法更改等，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲(chǔ)管理等問題。
(3)數(shù)字化檔案的利用
高校校園網(wǎng)的成熟運(yùn)用，為數(shù)字化檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用一系列軟件，在文件制作的平臺(tái)上，將文件內(nèi)容已包含的檢索字節(jié)，如文號(hào)、題名、密級(jí)、作者、時(shí)間等用一定的格式固定下來，再加上檔案管理的部分編號(hào)如檔號(hào)等，在編制檢索時(shí)隨機(jī)調(diào)出，組成各種不同類型信息檢索工具。一般而言，學(xué)校檔案部門主要用高性能的計(jì)算機(jī)作為服務(wù)器。通過校園網(wǎng)開展電子檢索報(bào)務(wù)；各高校之間互傳、互換信息；聯(lián)機(jī)建立用戶使用情況文檔。
5 結(jié)束語(yǔ)
高校檔案數(shù)字化建設(shè)并不是簡(jiǎn)單地將館藏進(jìn)行數(shù)字化處理的過程，它代表的是一種全新的基礎(chǔ)設(shè)施和信息環(huán)境，是檔案與社會(huì)交融，與國(guó)際接軌的新走向。它是新世紀(jì)檔案發(fā)展的最佳選擇。但是，數(shù)字化檔案建設(shè)也是一項(xiàng)宏大的系統(tǒng)工程，它不但要靠高校檔案界的努力，也依托于整個(gè)國(guó)家信息化水平的提高和社會(huì)各方面的支持。面臨如此機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們更應(yīng)以科學(xué)態(tài)度和創(chuàng)新精神，積極探索、求真務(wù)實(shí)、逐步推進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)高校檔案的革命性轉(zhuǎn)變。
參考文獻(xiàn)
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高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個(gè)過程，是高校各項(xiàng)工作記錄、參考、總結(jié)的依據(jù)。進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)是非常必要的。高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)等工作提供保障。隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率。而檔案數(shù)字化建設(shè)的合理開展，可以在確保高校檔案建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校值得深入思考的重要課題。
一、構(gòu)建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性
高校檔案數(shù)字化主要利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時(shí)利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財(cái)力成本。在在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，是檔案上的內(nèi)容會(huì)被進(jìn)行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，這樣就能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速實(shí)現(xiàn)查找和搜索。減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案服務(wù)質(zhì)量，便于檔案無限制存儲(chǔ)，提高了檔案利用率，節(jié)約了成本，節(jié)省了空間，方便了維護(hù)，還能實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)和資料共享。通過對(duì)數(shù)字檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價(jià)值。因此，高校檔案部門應(yīng)該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)造條件建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)時(shí)收集各類電子文件及各種有保存價(jià)值的數(shù)字化檔案材料，同時(shí)要在網(wǎng)上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。
二、高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的原則
（一）效益性。之所以要進(jìn)行圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是為了實(shí)現(xiàn)便捷、高效的收藏、管理、存儲(chǔ)和利用檔案信息資源?；诖耍谶M(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，效益性原則是必須要堅(jiān)持的，統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，降低檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個(gè)圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發(fā)揮檔案數(shù)字化對(duì)高校圖書館，乃至是對(duì)高校的重要作用。
（二）一致性。高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、龐大、系統(tǒng)的工程，涉及的學(xué)科比較廣泛，由于建設(shè)周期長(zhǎng)，建設(shè)中，載體、形式、門類以及數(shù)量都具備多樣性及巨大性，需要多個(gè)部門及多領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人才的支持，由此一來，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就必須保證涉及到的部門及人員協(xié)同一致，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指引下，完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作。
三、高校圖書館數(shù)字化檔案建設(shè)的途徑與措施
（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。高校圖書館在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，依據(jù)自身工作專業(yè)性、服務(wù)性以及學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)，將收集范圍適當(dāng)?shù)脑黾樱ＷC信息收集的全面性、多樣性，同時(shí)，對(duì)于收集完成的信息進(jìn)行有效的整理和存儲(chǔ)。高校圖書館檔案數(shù)字化的建設(shè)需要與國(guó)家的法律法規(guī)相符合，并實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類的科學(xué)性，主題標(biāo)引的準(zhǔn)確性。對(duì)高校圖書館檔案進(jìn)行管理時(shí)，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學(xué)性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。
（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。高校圖書館在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要利用信息技術(shù)，檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等均需要利用此項(xiàng)技術(shù)，同時(shí)，檔案收集和登記也需要利用信息技術(shù)。通過信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜立卷程序簡(jiǎn)單化，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，可以將數(shù)字化資料傳送給各個(gè)部門，各部門依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領(lǐng)域中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促使數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來越深入，并且應(yīng)用效率也越來越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務(wù)管理層次也更加深入。
（三）充分開發(fā)利用資源。開發(fā)與利用是為檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的，通過檔案數(shù)字化資源的開發(fā)與利用，促進(jìn)圖書館及其他各項(xiàng)工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)中，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時(shí)隨地利用圖書館檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。
（四）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；高校檔案部門要重視打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)檔案工作人員的理論知識(shí)培養(yǎng)，確保他們具備扎實(shí)的檔案專業(yè)理論知識(shí)；同時(shí)要注意提高他們計(jì)算機(jī)技術(shù)等數(shù)字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學(xué)術(shù)交流以及業(yè)務(wù)研討會(huì)等盡快提升他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平和能力
（五）做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。n案數(shù)據(jù)庫(kù)包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲(chǔ)等與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個(gè)功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實(shí)現(xiàn)的。
（七）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系外，還需有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制。為了保證密級(jí)檔案的安全性，需設(shè)置安全密碼，為其上一把放心鎖。對(duì)于非開放性檔案根據(jù)其性質(zhì)界定不同密級(jí)檔案的查閱人員范圍，設(shè)置不同的密碼和訪問權(quán)限，普通密級(jí)的檔案密碼可提供給有查閱權(quán)限的人員，絕密級(jí)的檔案可不上網(wǎng)或只在本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上按查詢權(quán)限訪問。為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，如對(duì)“ 元數(shù)據(jù)”的研究、拷貝與遷移技術(shù)的應(yīng)用等。
參考文獻(xiàn)
二、構(gòu)建高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系
電子檔案安全評(píng)價(jià)方法有許多，但基于高校電子檔案性質(zhì)，其安全風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結(jié)合分析法。信息安全評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建需遵循科學(xué)性、層次性、全面性、獨(dú)立性、可操作性、動(dòng)態(tài)穩(wěn)定性等原則。
（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)的組成。電子檔案信息安全評(píng)價(jià)通常涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)學(xué)、密碼技術(shù)學(xué)、信息學(xué)等多個(gè)學(xué)科。同時(shí)其安全評(píng)價(jià)涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網(wǎng)絡(luò)層等。因此其評(píng)價(jià)指標(biāo)也是多元化、多學(xué)科交叉、多層次的。
（二）確定指標(biāo)權(quán)重方法。結(jié)合高校電子檔案信息特點(diǎn)，對(duì)于諸多安全評(píng)價(jià)指標(biāo)，需確定與之對(duì)應(yīng)的權(quán)重，對(duì)安全級(jí)別和要求進(jìn)行分級(jí)，避免一概而論帶來的資源浪費(fèi)。通常權(quán)重確定的標(biāo)準(zhǔn)是依據(jù)檔案信息量的大小、重要等級(jí)、敏感性等。對(duì)于高校電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重確定的計(jì)算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環(huán)比法等。其中最為常用且實(shí)際效果較符合高校信息化安全管理實(shí)際的是德爾菲法和層次分析法。
（三）綜合評(píng)價(jià)方法。綜合評(píng)價(jià)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，許多相關(guān)學(xué)者都對(duì)其進(jìn)行了長(zhǎng)期的研究，并取得了一定的研究成果。對(duì)于高校電子檔案安全的綜合評(píng)價(jià)研究，總結(jié)起來大致分為以下幾類：系統(tǒng)模擬與仿真評(píng)價(jià)、信息論方法、灰色系統(tǒng)理論與灰色綜合評(píng)價(jià)、智能化方法、可拓物元分析法、動(dòng)態(tài)綜合評(píng)價(jià)法、交互式多目標(biāo)的綜合評(píng)價(jià)法、交合分析法等。
一、高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
（一）會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存的多樣性、安全性和持久性
由于會(huì)計(jì)電子檔案所具有的諸多網(wǎng)絡(luò)有點(diǎn)和便利性，使得高校會(huì)計(jì)檔案管理工作相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理具有很多優(yōu)勢(shì)，比如會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)形式多樣，可以保存在網(wǎng)絡(luò)、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質(zhì)存檔。電子檔案可以短時(shí)間復(fù)制多份，分別存放于不同地方，極大的增加了檔案的安全性和持久性。
（二）數(shù)字化管理可提高管理及應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化可以提高檔案的應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)錄入和存儲(chǔ)，所以在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，鑒于儲(chǔ)存介質(zhì)的特點(diǎn)，電子檔案體積小但容量大，存儲(chǔ)空間大，可以存儲(chǔ)非常多的信息。單子檔案的這些特點(diǎn)都有利于應(yīng)用效率的提高。另外電子檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可以實(shí)現(xiàn)資源共享，需求者根據(jù)提供的用戶權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)直接訪問檔案庫(kù)，相對(duì)傳統(tǒng)檔案查閱和使用，電子檔案可以極大的節(jié)省時(shí)間，提高了效率，實(shí)現(xiàn)了資源共享。
二、高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
（一）高校檔案數(shù)字化管理存在一定的安全保密問題
高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)離不開網(wǎng)絡(luò)科技，由于網(wǎng)絡(luò)的安全特點(diǎn)和使用特點(diǎn)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案同樣存在安全問題。數(shù)字檔案的管理過程都是基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)來完成的，所以會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存在的安全隱患。首先，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的支撐系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)的，局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及其他物理設(shè)備的安全問題都會(huì)影響到數(shù)字檔案的安全。其次，電子檔案信息在存儲(chǔ)時(shí)會(huì)受到存儲(chǔ)設(shè)備硬件和軟件的影響，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的不同版本或者操作失誤等都會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失或損壞。另外電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和備份以及格式轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)同樣影響到數(shù)據(jù)的安全性。最后是應(yīng)用級(jí)安全問題，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化之后，關(guān)于檔案的共享問題，需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)給使用者配備用戶權(quán)限，一旦權(quán)限不明確或者過大，就容易出現(xiàn)檔案更改問題。
（二）專業(yè)化的管理人員缺失
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作要求比較單一，它要求管理人員具備相關(guān)的會(huì)計(jì)知識(shí)技能和檔案管理基礎(chǔ)即可，但是會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理具有更加鮮明的特點(diǎn)，其不但需要專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，還需兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)數(shù)字化操作知識(shí)。在目前的高校很少重視檔案的管理工作，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中沒有足夠的投入，致使會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作中缺乏專業(yè)的人才。
（三）相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理模式較傳統(tǒng)
目前我國(guó)高校普遍存在這樣一個(gè)問題，越是歷史悠久的高校，其檔案管理室越大，檔案資料越繁雜，這些都是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作模式遺留下來的問題。目前高校的檔案管理人員和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案模式，并沒有展現(xiàn)出做出積極改變的態(tài)度和行動(dòng)。
三、如何實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的有效性
（一）利用高校自身?xiàng)l件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)可有效防范來自外來網(wǎng)站的不安全因素，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)管理，進(jìn)而確保介質(zhì)的安全。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高等院校完全可利用學(xué)校現(xiàn)有的人力和物力資源優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)信息技術(shù)人員及教師的積極性，集思廣益，提高網(wǎng)絡(luò)的軟硬件建設(shè)，采取多種措施保證檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性、安全性。
（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理人員培訓(xùn)，提高其工作能力
會(huì)計(jì)檔案信息化管理對(duì)工作人員提出了更高的要求，管理人員必須突破原有的檔案管理理念，及時(shí)更新知識(shí)，積極學(xué)習(xí)并適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容與要求，通過學(xué)習(xí)與實(shí)踐提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐漸培養(yǎng)自身利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)熟練進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，工作人員必須擁有良好的職業(yè)道德與敬業(yè)精神，具有客觀公正的態(tài)度，實(shí)事求是的處事原則，盡職盡責(zé)，加強(qiáng)管理，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
（三）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極予以支持與重視
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須予以支持與重視，改革檔案管理體制，積極引進(jìn)專業(yè)人才對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)建立完整的檔案管理制度。比如a系統(tǒng)管理員采用雙人負(fù)責(zé)制和任期有限制的原則，防止人員流動(dòng)或缺崗造成的損失，同時(shí)也避免的現(xiàn)象。b根據(jù)工作的重要程度確定安全級(jí)別，對(duì)于安全等級(jí)要求高的系統(tǒng)，實(shí)行分區(qū)控制。 c制定嚴(yán)格的操作程序，操作操作規(guī)程要根據(jù)職責(zé)分離和多人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)，不能超越自己的管轄范圍。d制定應(yīng)急措施，保證在緊急情況下有相應(yīng)的緊急處理措施，使損失減至最低等等。
（四）通過法律法規(guī)性的強(qiáng)制手段對(duì)數(shù)字化檔案的管理和安全性問題進(jìn)行保護(hù)
任何一件事物的安全性都需要相關(guān)的法律法規(guī)等強(qiáng)制性措施來進(jìn)行保護(hù)，高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理同樣離不開法律的支持和保護(hù)，通過制定和確定與之相適應(yīng)的法律法規(guī)和制度，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理更加明細(xì)化，檔案數(shù)字化管理的策略更加清晰化。
總之，高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理是趨勢(shì)，但實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理還有很長(zhǎng)的路要走，因此要依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，逐步使高校會(huì)計(jì)檔案走入正軌，真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校教學(xué)、科研、行政管理和后勤服務(wù)工作中的作用。
參考文獻(xiàn)：
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傳統(tǒng)的檔案一般是采用以紙質(zhì)為主，以案卷的形式存放于檔案庫(kù)房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢(shì)下的高校數(shù)字化檔案是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等多媒體科技來實(shí)現(xiàn)檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強(qiáng)、操作性高、實(shí)時(shí)性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實(shí)現(xiàn)高校各個(gè)部門網(wǎng)絡(luò)資源的共享性，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案每一次利用查閱都要把紙質(zhì)檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質(zhì)檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實(shí)現(xiàn)了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。通過這種數(shù)字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴(kuò)大了查詢范圍，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。
一、高校檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展、科技發(fā)展、高校發(fā)展的必然
第一檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，最終實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、同時(shí)設(shè)備技術(shù)操作簡(jiǎn)單，存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便，安全有效，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數(shù)字化檔案管理，可以把高校的校園網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)、高校圖書管理系統(tǒng)等進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)就可以充分利用高校各個(gè)部門的多方資源，達(dá)到資源共享，更好的為高校師生服務(wù)，真正做到了讓檔案滲入到高校發(fā)展的領(lǐng)域，使廣大師生更好的認(rèn)識(shí)檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會(huì)科技發(fā)展的前沿領(lǐng)域，各種新技術(shù)、新科技、新設(shè)備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊(duì)伍也是有著良好的教育和學(xué)歷背景，所以高校在接觸新知識(shí)，獲取新信息方面，有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件，這給需要技術(shù)、需要計(jì)算機(jī)的數(shù)字化檔案管理提供了很好的產(chǎn)生背景。
二、數(shù)字化檔案管理對(duì)高校檔案產(chǎn)生的影響
第一，對(duì)高校檔案利用產(chǎn)生的影響。由于數(shù)字化檔案管理是通過計(jì)算機(jī)等多媒體來進(jìn)行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以不受任何時(shí)間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱檔案信息，這就大大改變了傳統(tǒng)手工翻閱查詢檔案，費(fèi)時(shí)、且不容易查到等缺點(diǎn)，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時(shí)間。第二，對(duì)高校檔案業(yè)務(wù)工作的影響。檔案要想規(guī)范管理、有效利用，最重要就是要加強(qiáng)對(duì)檔案的收集。
那么，怎么才能有效開展數(shù)字化檔案管理工作？筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面著手：
第一、加強(qiáng)對(duì)檔案人員的各項(xiàng)培訓(xùn)。這個(gè)培訓(xùn)既包括檔案知識(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)又包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)。信息化背景下檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又了解自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而傳統(tǒng)的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調(diào)動(dòng)他們?cè)敢鈱W(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的科技手段來加強(qiáng)檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。數(shù)字化檔案工作是一項(xiàng)新技術(shù)、新信息的工作，要想開展好這項(xiàng)新的檔案管理模式就必須學(xué)了必要的常規(guī)高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學(xué)習(xí)適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案信息化相關(guān)的知識(shí)，只有學(xué)習(xí)了必要的檔案知識(shí)，也掌握了信心化技術(shù)以后才能適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。再次基礎(chǔ)上還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案鑒別的學(xué)習(xí)，數(shù)字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，雖然這種方式速度快、節(jié)省時(shí)間空間，但是也要考慮到在實(shí)際工作中收到技術(shù)的不同影響，有可能會(huì)產(chǎn)生信息的不全或者錯(cuò)誤，這就要求我們檔案管理人員對(duì)檔案的真實(shí)性有一定的鑒別能力。第三、加大對(duì)檔案資金的投入。高校的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是負(fù)責(zé)分管檔案的主要領(lǐng)導(dǎo)要定期了解檔案工作，聽取相關(guān)檔案負(fù)責(zé)人的工作匯報(bào)，學(xué)校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質(zhì)支持，為學(xué)校檔案管理配置先進(jìn)設(shè)備，還要積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才作為檔案管理人員。充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，把加快學(xué)校數(shù)字化檔案工作作為一項(xiàng)重要的工作來開展。第四、及時(shí)調(diào)整更新檔案信息。高校一般學(xué)生多、教師多、學(xué)校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學(xué)、科研、設(shè)備、基建、外事、人事等，所以學(xué)校管理對(duì)象、管理類別也是很繁多，每年學(xué)生招生人數(shù)、畢業(yè)人數(shù)，教職工的新近與退休、教學(xué)課程的增減、財(cái)務(wù)信息的更新、基建維修項(xiàng)目的增加、行政事務(wù)的開展等，各項(xiàng)類別要想統(tǒng)計(jì)清楚，完整的了解這些情況，按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是每年各個(gè)部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現(xiàn)在數(shù)字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計(jì)算機(jī)查詢就可以反映當(dāng)前的情況，但這就要求各部門要及時(shí)把更新改變后的情況及時(shí)更改。第五、加強(qiáng)檔案數(shù)字化保密保管。由于檔案的數(shù)字化載體的不同，它同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計(jì)等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關(guān)的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數(shù)字化檔案往往可能及時(shí)磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲(chǔ)空間大的數(shù)字文件，要對(duì)他們保管，一般就要更多的考慮系統(tǒng)的安全，系統(tǒng)的備份等。此外，由于數(shù)字化檔案可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱，所以就更應(yīng)該加大網(wǎng)絡(luò)的安全性，在錄入檔案的同時(shí)，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。
隨著技術(shù)的發(fā)展、科技的創(chuàng)新，高校的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設(shè)在今后的高校檔案管理中的作用一定是會(huì)日益增加，檔案本身就是記錄歷史發(fā)展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點(diǎn)，已經(jīng)不能適應(yīng)于歷史的發(fā)展了，而數(shù)字檔案有著空間小、存儲(chǔ)多、查閱方便快速等優(yōu)點(diǎn)也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術(shù)也對(duì)檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術(shù)把檔案利用價(jià)值發(fā)揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動(dòng)化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代要求，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和自動(dòng)化的需要，為社會(huì)發(fā)展提供良好的服務(wù)。
