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一引言
全球網(wǎng)絡(luò)化浪潮隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展而興起，從而造成了以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新信息環(huán)境的高速形成和發(fā)展。在這樣的環(huán)境下，導(dǎo)致了高校檔案及其功能與形式、工作方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)對象在發(fā)生變化。同樣也影響到了高校檔案的管理模式和管理方式。面對新的挑戰(zhàn)，關(guān)鍵在于如何對檔案的管理進(jìn)行根本性的變革。
二高校檔案管理面臨的新環(huán)境
信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，帶來了很多的有利因素，以及引起信息社會對信息需求的不斷增加。也帶來了一系列的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化，將檔案從傳統(tǒng)解脫，從而面對整個信息環(huán)境來組織、選擇、使用各類信息資源及信息服務(wù)方式?！熬W(wǎng)絡(luò)檔案”或稱“虛擬檔案”這樣的新名詞就這樣誕生了。網(wǎng)絡(luò)檔案作為現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)的核心部分，是未來的發(fā)展趨勢，也是高新技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。
網(wǎng)絡(luò)時代的環(huán)境下，檔案形態(tài)發(fā)生了很大的變化，它的工作也發(fā)生了重大的變化，重心將落在信息資源的開發(fā)和利用上來。檔案是信息網(wǎng)絡(luò)上的一個重要環(huán)節(jié)。檔案是要隨著時代環(huán)境的變化而變化的，需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下不斷調(diào)整自己的定位和姿態(tài)。與此同時，檔案的工作人員也需要不斷調(diào)整自己的行為，提高素養(yǎng)以適應(yīng)形勢發(fā)展。
三高校檔案管理面臨的新要求
一個良好的信息網(wǎng)絡(luò)，可以為高校的檔案信息服務(wù)和信息資源創(chuàng)造一個非常好的環(huán)境。但與此同時，也為高校的案信息服務(wù)和信息資源提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）信息服務(wù)人員素質(zhì)方面的要求
信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，高校檔案信息資源的數(shù)字化已經(jīng)是個重要的趨勢。在過去，檔案室大小和材料多少是衡量檔案的地位和作用的一個標(biāo)準(zhǔn) ，而現(xiàn)在這種標(biāo)準(zhǔn)主要表現(xiàn)在信息服務(wù)手段是否自動化、信息服務(wù)形式是否多樣化、信息服務(wù)質(zhì)量是否高效化、信息服務(wù)資源是否網(wǎng)絡(luò)化、信息服務(wù)對象是否全球化和信息服務(wù)人員是否高素質(zhì)化等等方面。因此，要求信息服務(wù)人員必須具有各方面的良好素質(zhì)：計算機(jī)，英語，網(wǎng)絡(luò)，軟件，數(shù)據(jù)庫以及其它領(lǐng)區(qū)的知識是不可缺少的，而信息的檢索能力是更加要熟悉的。
（二）信息服務(wù)方式的要求
高校檔案的信息服務(wù)應(yīng)改變以保管為主，被動式的信息服務(wù)方式。高校檔案信息服務(wù)人員應(yīng)積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)，為用戶提供更好的服務(wù)。
四高校檔案管理及服務(wù)的新對策
管理和檔案一樣需要電子化、數(shù)字化，我們要從多方面來進(jìn)行調(diào)整，這幾個方面主要表現(xiàn)在：
（一）改變傳統(tǒng)檔案建設(shè)思想，開發(fā)和利用網(wǎng)絡(luò)信息資源
高校檔案必須摒棄“大而全”的思想，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)積極合理利用網(wǎng)上資源，以此來不斷的推廣和發(fā)展自己的資源，加強(qiáng)自身的管理。
文件材料完整齊全和盡可能滿足利用，是高校檔案規(guī)范化建設(shè)的最大化的目標(biāo)。這就需要我們做出大量的工作來加強(qiáng)過程的控制，需要從根本上來重視材料的收集與應(yīng)用，并且需要做到每項(xiàng)工作的開展與文件材料收集同步，項(xiàng)目質(zhì)量檢查與檔案檢查同步。工作激勵機(jī)制是一項(xiàng)很好的制度，這樣可以保證文件材料的質(zhì)量，建立一個合理的監(jiān)督和管理制度來監(jiān)督材料的管理和監(jiān)督。檔案工作的最終目的是的檔案的合理利用，也是檢驗(yàn)檔案價值和檔案工作水平的非常重要的因素所在。教學(xué)工作水平評估工作對于各高校來說是一個非常好的機(jī)會，可以幫助學(xué)校慢慢的建立起高校檔案資源信息化建設(shè)，建立各種專題檔案數(shù)據(jù)庫、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫、歷屆畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫等等，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作的各個環(huán)節(jié)以更高的效率為高校的各項(xiàng)工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享等等。
（二）開展檔案際交流與合作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享
高校檔案建設(shè)需要打破自我封閉的狀態(tài)，一方面要將自己的優(yōu)勢條件放到網(wǎng)上去，加強(qiáng)各地區(qū)各學(xué)校的交流與合作，另一方面要加強(qiáng)橫向聯(lián)合，尋找別人的長處來彌補(bǔ)自己的短處。例如加強(qiáng)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作。廣泛開展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，促進(jìn)交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢的相互利用，相互促進(jìn)與發(fā)展，以此達(dá)到“分散建庫、集中聯(lián)庫、分散服務(wù)、資源共享”目的。
（三）提高檔案員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案員的服務(wù)意識
檔案員整體素質(zhì)的提高無疑是保證網(wǎng)絡(luò)檔案高效運(yùn)行的根本保障。要真正的實(shí)現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)到現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，創(chuàng)立全新的網(wǎng)絡(luò)檔案形態(tài)，高素質(zhì)的檔案員是相當(dāng)重要的一個因素。各高校應(yīng)該根據(jù)自身的條件有計劃、有目標(biāo)、有步驟對加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)。注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提高，重視開展業(yè)務(wù)進(jìn)修和培訓(xùn)工作，重點(diǎn)加強(qiáng)對他們的繼續(xù)教育。使檔案員不僅擁有檔案管理的專業(yè)知識，熱愛檔案管理事業(yè)，還需要熟悉和掌握各種相關(guān)管理軟件的操作，系統(tǒng)的維護(hù)。以及檔案信息安全防范意識和技術(shù)。
（四）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視 加大資金投入
《高等學(xué)校檔案管理辦法》強(qiáng)調(diào)：高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。還進(jìn)一步規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，提高檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會的能力。思路決定出路，只有高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識了檔案管理的重要性，才能從思想上重視檔案工作，并且從經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持和保證。配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，才能有條件運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。
五 結(jié)束語
我們要從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案面臨的新挑戰(zhàn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案面臨的新挑戰(zhàn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境檔案管理對策等方面來正確理解高校檔案的重要性。網(wǎng)絡(luò)時代的不斷發(fā)展，人們的思想觀念也隨著發(fā)生了變化，人們的生活方式不斷變化，高校檔案的發(fā)展問題也存在著很大的挑戰(zhàn)，立足現(xiàn)在、抓住機(jī)遇、改變觀念、準(zhǔn)確定位、改進(jìn)管理、把握檔案是現(xiàn)在高校檔案發(fā)展的一個重大趨勢，只要好好利用這些方面的因素，高校檔案事業(yè)就一定會創(chuàng)造巨大的輝煌。
參考文獻(xiàn)：
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1.強(qiáng)化意識,健全機(jī)構(gòu)
既要充分認(rèn)識高校檔案的價值、地位、作用和意義,還要充分認(rèn)識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認(rèn)識不充分,就會影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代化水平高低的標(biāo)尺,搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè),能促進(jìn)高校的全面發(fā)展。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化檔案意識,要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強(qiáng)檔案意識,增強(qiáng)服務(wù)意識,使檔案工作與時俱進(jìn)。認(rèn)真執(zhí)行檔案法,強(qiáng)化法制教育,增強(qiáng)法制觀念,把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中,努力做到“三納入”,即在工作中,做到檔案工作納入學(xué)校的規(guī)劃和計劃、納入學(xué)校的各項(xiàng)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并給予檔案工作以各方面的支持。
2.依法治檔,建章立制
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進(jìn),才能適應(yīng)新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.加強(qiáng)業(yè)務(wù),提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時,還應(yīng)要求檔案員真正堅持“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護(hù)歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員,運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備提高管理水平,使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動化步伐,為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此,加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力(下轉(zhuǎn)第133頁)(上接第132頁)培養(yǎng)、提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進(jìn)步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4.穩(wěn)定隊(duì)伍,改善條件
要采取切實(shí)措施,建立一支有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的相對穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍。專職檔案干部屬專業(yè)人員,與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作。檔案干部中的骨干,一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費(fèi),應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備,從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備,以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè),應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃,逐步改善工作條件,維護(hù)檔案的完整與安全。
5.注重收集,科學(xué)管理
學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù),搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ),也是直接反映本單位工作實(shí)績的有力證明。學(xué)校文件材料收集整理,一方面,要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求,抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔,定期對文件材料進(jìn)行清理檢查,確保材料齊全;另一方面,要強(qiáng)化文書管理,抓好學(xué)校活動所形成的文件材料的收集,使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請示等有聯(lián)系的文件材料,檔案人員應(yīng)及時查詢,保證這類文件材料的按時歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時,對有價值且需要?dú)w檔的文件材料應(yīng)當(dāng)留下原件,以備日后歸檔。同時,要按照檔案管理的要求,在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫,做好檔案的編目、檢索、編研工作,建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供檔案利用工作的需要。
檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》及檔案業(yè)務(wù)規(guī)范要求，不斷建立和完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。通過建立和完善檔案收集、整理、保管、利用等一系列科學(xué)管理機(jī)制，有效保證各類檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化；通過建立檔案保密和責(zé)任追究制度，切實(shí)做好檔案數(shù)據(jù)、資料的保護(hù)工作；通過建立和完善檔案安全保管責(zé)任制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全意識；通過完善檔案調(diào)閱和使用權(quán)限等工作制度，健全檔案日常管理工作。這些制度措施，不僅增強(qiáng)了檔案管理人員的檔案意識，更使檔案的保護(hù)環(huán)境，庫房管理及檔案利用等都得到極大改善，形成良好的檔案工作氛圍，為檔案工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展打好堅實(shí)基礎(chǔ)。
二、統(tǒng)一思想、轉(zhuǎn)換觀念，正確發(fā)揮檔案的作用
檔案管理工作對學(xué)校的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足學(xué)校教育教學(xué)管理現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足服務(wù)社會、服務(wù)學(xué)生，使檔案管理工作更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
1.學(xué)校行政管理方面的作用。檔案是學(xué)校行政工作的工具之一，學(xué)校任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理制度的基礎(chǔ)之上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子計劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。
2.教學(xué)管理服務(wù)方面的作用。檔案是學(xué)校教學(xué)管理服務(wù)活動的記錄，具有憑證和參考作用。教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)記錄，領(lǐng)導(dǎo)管理、教師教學(xué)活動都建立在檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔案整理與教育教學(xué)相互促進(jìn)，才能不斷提高教學(xué)服務(wù)和管理水平。
3.學(xué)校文化方面作用。檔案與學(xué)校文化緊密相連，是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，檔案是學(xué)校文化的重要組成部分。通過學(xué)校的檔案我們了解到學(xué)校的成長歷程，學(xué)校的核心價值觀，以及文化氛圍，等等。那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實(shí)物，讓教職員工產(chǎn)生歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更深刻地了解學(xué)校的聲譽(yù)。
4.法律方面作用。檔案是當(dāng)時、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)學(xué)校、教職員工、學(xué)生的合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。
5.培訓(xùn)方面的作用。檔案是一種重要的教育資源，其真實(shí)性和原始記錄性具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實(shí)的案例可以提高的培訓(xùn)的效率，提高學(xué)校辦學(xué)的整體水平。
三、發(fā)揮檔案管理作用應(yīng)注意的幾個問題
面對日益劇增的、動態(tài)的電子文件和對檔案信息的大量、及時的需求，檔案管理者不能充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理目標(biāo)，必須成為概念、知識的提供者，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者，從而滿足企業(yè)又好又快發(fā)展的需要。由此可見做好檔案管理工作是一項(xiàng)重要任務(wù)。
中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-0178-01
高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學(xué)、科研攻關(guān)和學(xué)生管理活動的歷史記錄，是對具有留存價值的各類圖片、影像和文字材料進(jìn)行記錄和保存的活動，在高校發(fā)展中處于十分重要的地位。新時期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，需要加強(qiáng)在這方面的的探究。
一、新時期高校檔案管理工作存在的困難和問題
1、工作環(huán)境變化，工作量增大
隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理也取得了一定進(jìn)步，但隨著高校綜合化和多元化發(fā)展，高校的建筑面積和招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理范圍和科研活動不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環(huán)境更加復(fù)雜。
2、管理手段滯后，信息化程度不高
隨著高校辦公條件和計算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷推廣應(yīng)用，高校的檔案管理部門也都配置了現(xiàn)代化的檔案管理信息化設(shè)備，購買了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案的微機(jī)化管理。但是，從高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、管理對象和功能實(shí)現(xiàn)等方面來看，還沒有達(dá)到信息化管理的程度，沒有實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，無法充分發(fā)揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發(fā)揮。
3、檔案管理意識薄弱，管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
高校師生職工受傳統(tǒng)檔案保密思想影響，對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，主動保存檔案的意識不強(qiáng)。對于科研和教學(xué)活動投入精力多，對檔案管理工作不夠重視，某些學(xué)?；顒記]有形成有效的檔案材料，沒有進(jìn)行有效地檔案管理，甚至有的職工認(rèn)為，檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展關(guān)系不大，不必投入過多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對高校檔案管理造成不可彌補(bǔ)的損失。同時，雖然高校檔案管理隊(duì)伍比一般企事業(yè)單位管理隊(duì)伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質(zhì)不強(qiáng)現(xiàn)象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過系統(tǒng)檔案管理工作培訓(xùn)的人員不多、業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)不強(qiáng)，以及對計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質(zhì)和能力等問題。
二、做好新時期高校檔案管理工作的對策措施
1、健全完善高校檔案管理系統(tǒng)
高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹立起檔案保存意識，才能真正保證檔案管理工作的質(zhì)量。要加大教育培訓(xùn)力度，定期舉辦培訓(xùn)活動，提高教職工對檔案管理工作的認(rèn)識；要加大檔案集中管理的力度，按照“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的原則建立學(xué)校層面的檔案領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，健全組織體系，協(xié)調(diào)檔案管理工作；院系和各個職能部門都要創(chuàng)建專門的檔案室，并選取專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專門的檔案管理；同時，要明確責(zé)任分工，使檔案管理專業(yè)人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責(zé)，推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化建設(shè)；在調(diào)動全體教職工共同參與的基礎(chǔ)上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實(shí)性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實(shí)高校檔案材料。
2、提高高校檔案管理信息化水平
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享、數(shù)字化檢索和查詢，成為當(dāng)前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。隨著高校檔案管理面臨的工作環(huán)境日益復(fù)雜、工作對象日益增多，檔案管理的強(qiáng)度增大，只有將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，并且可以將檔案信息及時傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設(shè)施的配備，充分運(yùn)用光纖數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲、整理、保存和應(yīng)用的信息化，提高檔案共享速度，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)管理的模式轉(zhuǎn)變，將檔案目錄、卷宗實(shí)現(xiàn)全信息管理，通過紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結(jié)合管理的方式，提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
3、改進(jìn)和提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，如果缺乏相?yīng)標(biāo)準(zhǔn)，就難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利實(shí)施。高校應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化?？梢酝ㄟ^建立完善檔案收集、歸納、保存、應(yīng)用、管理、保密等標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息歸檔一體化管理的目標(biāo)。同時，要建立配套的考核制度，明確責(zé)任分工和崗位職責(zé)，將考核結(jié)果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質(zhì)量。
4、提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)
搞好高校檔案管理工作，最關(guān)鍵的是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要綜合利用多種方法，按照“管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)熟練、素養(yǎng)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的標(biāo)準(zhǔn)要求，通過舉辦檔案管理新知識、新技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才。要鼓勵和引導(dǎo)檔案管理人才不斷加強(qiáng)個人學(xué)習(xí)，在增強(qiáng)檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)自身的知識儲備，全面掌握工作內(nèi)容。同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，保證檔案管理人員遵守保密協(xié)議，在工作中做到恪盡職守、愛崗敬業(yè)、服務(wù)熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。
三、結(jié)論
綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時期高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，只有不斷強(qiáng)化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]何桂云.新時期高校檔案管理探討[J].銅仁師范高等專科學(xué)校學(xué)報，2006（05）.
2、高?；üこ虣n案通病產(chǎn)生的問題
這些通病使得各項(xiàng)工程驗(yàn)收困難、時間長甚至無法進(jìn)行；工程結(jié)算工作困難甚至引起經(jīng)濟(jì)糾紛；工程的質(zhì)量難以得到保證，綜合驗(yàn)收通不過，房屋驗(yàn)收合格證無法取得，工程質(zhì)量沒有得到保障，嚴(yán)重的甚至?xí)涣袨檫`建、勒令拆除。
2.1工程建設(shè)的質(zhì)量沒法保證
工程的建設(shè)是一個連續(xù)、有序的施工過程，而且是一環(huán)扣一壞的，每道工序都需要有資料的支撐，下一個工序開展必須取得上一工序的檢驗(yàn)合格證明文件，脫離了工程資料的保證，工程質(zhì)量就沒法得以保證。
2.1.1邊勘察，邊設(shè)計，邊施工
在很多高校的工程建設(shè)過程中，為了節(jié)約時間，往往先不進(jìn)行勘察工作，在沒的勘察報告的情況下，就先開始進(jìn)行施工圖設(shè)計并組織施工，邊施工邊勘察。這樣的“三邊”工程，違反了建設(shè)程序，很容易造成施工過程中存大量的方案、圖紙等各種各樣變更，給施工管理，造價控制，工程資料管理增加了難度，且違反建設(shè)規(guī)范，直接影響到工程的質(zhì)量安全。
2.1.2檢測、檢驗(yàn)報告未出結(jié)果，進(jìn)行下一道工序施工
施工過程中，樁基礎(chǔ)施工完成后，需取得檢測報告后方可進(jìn)行承臺以上的結(jié)構(gòu)施工。一此高校往往為了加快施工進(jìn)行，允許施工單位一邊進(jìn)行上部結(jié)構(gòu)施工，一邊做檢測。這種做法當(dāng)出現(xiàn)檢測不合格時，按規(guī)范必須進(jìn)行加倍抽檢，這時上部結(jié)構(gòu)已施工，已無法進(jìn)行加倍抽檢。此時，有些高校鋌而走險，通過做假等手段硬把工程建設(shè)搞下去，這會給工程質(zhì)量帶來極大的安全隱患，工程的質(zhì)量完全得不保證。
可見，做好工程資料也是工程施工過程質(zhì)量、安全控制的保障和依據(jù)。
2.2工程驗(yàn)收困難、時間長甚至無法進(jìn)行
由于趕工期，高校基建管理工作的領(lǐng)導(dǎo)通常會向監(jiān)理單位提出“狠抓工程進(jìn)度，一切都要把進(jìn)度放在工作的首位”的指導(dǎo)思想，對工程資料檔案的管理工作重視不夠。這會使用工程資料嚴(yán)重落后于工程建設(shè)的進(jìn)度，工程的資料工作只能采取后補(bǔ)方式進(jìn)行了。往往一個工程下來，各單位的管理人員常會發(fā)生變化，時間長后補(bǔ)充資料的難度會加大，甚至無法進(jìn)行，工程資料的無法整理，竣工驗(yàn)收工作也因此變得困難、漫長甚至無法進(jìn)行。
2.3工程結(jié)算工作困難或引起經(jīng)濟(jì)糾紛
受聘于業(yè)主的結(jié)算公司主要是根據(jù)業(yè)主提出的工程結(jié)算資料進(jìn)行計算、審核，結(jié)算工作一切都建立在工程資料的基礎(chǔ)上。結(jié)算的資料主要包括招投標(biāo)文件、施工圖紙、開工報告、設(shè)計變更、竣工報告、竣工圖紙、工程簽證單、罰款通知單、工作聯(lián)系函、材料品牌的進(jìn)行確認(rèn)等涉及資金的相關(guān)函件。工程資料與工程建設(shè)脫節(jié)后，往往會造成上述工程結(jié)算資料的丟失，一旦丟失，補(bǔ)資料相當(dāng)困難。因?yàn)槎啻髷?shù)工程的結(jié)算都是在工程完工并通過竣工驗(yàn)收后才開展的，這往往需要很長時間，時間一長，很多東西都會被遺忘，如補(bǔ)工程設(shè)計變更，工程簽證單等沒有相關(guān)的證據(jù)材料，再要當(dāng)事的管理人員簽名確認(rèn)，是十分困難的事情。這會給工程結(jié)算工作帶來巨大的困難，涉及金額大的還會引起工程糾紛，需要進(jìn)行仲栽或法院訴訟才能解決。
3、高校如何做好工程檔案管理工作
3.1必須要高度重視工程檔案管理工作
首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)了解和學(xué)習(xí)工程檔案的相關(guān)知識，認(rèn)識工程檔案管理的重要性，從學(xué)校層面高度重視工程檔案工作，然后基建處領(lǐng)導(dǎo)要為工程檔案管理工作專門成立工程檔案管理室，檔案管理室應(yīng)符合文件檔案的必要環(huán)境要求，而且位置相對穩(wěn)定、獨(dú)立，要配備專人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，購置電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等檔案管理設(shè)備，購置了、檔案皮、檔案盒卷內(nèi)目錄、備考表等檔案管理材料。最后，還應(yīng)加大檔案資料編制與管理的宣傳力度，讓各部門加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的支持與理解，并積極配合開展工作。
3.2建立健全的管理制度是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)
工程檔案管理工作任務(wù)重責(zé)任大、要求高，只有建立健全工程檔案管理制度，才能明確工程檔案管理的目的、內(nèi)容和要求，切實(shí)提高檔案管理人員的積極性和主動性，才能提高工程檔案管理的質(zhì)量，才能保證工程的檔案資料管理有法可依，若發(fā)生任何問題都有證可循。
基建處應(yīng)建立健全檔案收集制度、文件收發(fā)制度，圖紙簽發(fā)制度、檔案借閱制度、檔案監(jiān)督制度、責(zé)任追究制度、檔案驗(yàn)收制度等檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，制定檔案管理工作的各項(xiàng)具體實(shí)施細(xì)則和工程資料員工作守則，而且這樣制度的內(nèi)容詳細(xì)、具體，明確到工作的每一個細(xì)節(jié)，才能讓建設(shè)工程的檔案資料管理具有實(shí)用性、操作性。
3.3加強(qiáng)從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)是做好檔案管理工作的保障
工程檔案管理人員要不斷地學(xué)習(xí)建設(shè)工程檔案相關(guān)的法范制度，增強(qiáng)工程檔案管理意識，深刻認(rèn)識工程檔案管理工作的重要性，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多與其他高校工程檔案管理人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)、定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，注重提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高工作能力，增強(qiáng)責(zé)任心和榮譽(yù)感，在工作中注意遵循檔案材料形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，使工程建設(shè)的檔案管理達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理水平。
同時，檔案室人員應(yīng)該對現(xiàn)場資料員加強(qiáng)指導(dǎo)。另外，檔案室人員還應(yīng)對監(jiān)理單位、施工單位的現(xiàn)場資料員進(jìn)行指導(dǎo)與培訓(xùn)。
4、結(jié)語
工程的資料是工程建設(shè)全過程的真實(shí)載錄，是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映，是工程質(zhì)量確認(rèn)、辦理驗(yàn)收、結(jié)算的唯一的權(quán)威憑證和依據(jù)，也為及日后維修、擴(kuò)建、改造等工作提供了重要依據(jù)。做好工程檔案管理工作必須提高對檔案管理的重視度，建設(shè)健全的管理制度，加強(qiáng)加強(qiáng)從業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 錢愛華. 高校建設(shè)工程檔案存在的質(zhì)量問題與對策[J].巢湖學(xué)院學(xué)報,2011,(2)
中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1005—5312（2012）27—0240—01
一、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)
1、學(xué)生檔案的內(nèi)容包括：學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語（或思想品德考核表）、體育登記表、體檢表、家庭情況調(diào)查表、入團(tuán)志愿書、獎懲情況附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個體的檔案，指學(xué)籍冊、招生花名冊、學(xué)生名冊，證書表冊，畢業(yè)證書發(fā)放登記表，畢業(yè)去向登記表、學(xué)科和非學(xué)科獲獎情況登記表，增減生名冊，學(xué)籍變動系列名冊，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。
2、學(xué)生檔案材料形成的時間多階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性或準(zhǔn)季節(jié)性的。隨著高校事業(yè)的發(fā)展，高校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來源不一，學(xué)制有長有短，形成的學(xué)生檔案材料也不一致。
3、學(xué)生檔案具有學(xué)生管理工作的重要特點(diǎn)。其目標(biāo)非常明確，對內(nèi)，便于加強(qiáng)對學(xué)生在校時學(xué)籍、業(yè)績、思想政治、獎懲管理；對外，則服務(wù)于社會，為社會人才系統(tǒng)注入文字信息。
二、高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題
（一）畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，一些畢業(yè)生就認(rèn)為個人檔案“沒什么用了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據(jù)。
（二）檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門只照搬規(guī)定辦事，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集、歸檔工作被動不及時；另外，建檔干事和輔導(dǎo)員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題。
（三）檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。
三、完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的思路及對策
（一）提高對畢業(yè)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識
一是加強(qiáng)宣傳力度，提高畢業(yè)生對其個人檔案重要性的認(rèn)識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識到，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。
二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高建（管）檔人員素質(zhì)。新時期學(xué)生管理工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。管檔老師要充分認(rèn)識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。
三是要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時保管。
（二）加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案的科學(xué)規(guī)范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。
二是要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。按照學(xué)院有關(guān)文件精神，結(jié)合本校實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料。
三是要實(shí)行專門統(tǒng)一管理。建立專門的畢業(yè)生檔案庫，將所有畢業(yè)生的檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員班級、系部、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
高校檔案是學(xué)校各部門行使職權(quán)、處理工作所形成的各種文件和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動中積累的資料,通過對具有保存價值的各種載體的文件資料進(jìn)行整理、組卷、編碼和排列等工作,形成了可供查找利用的檔案。高校檔案真實(shí)地反映了學(xué)校各個時期的面貌,對于學(xué)校編史修志和行政管理、教學(xué)、科研、維護(hù)學(xué)?；驇熒鷨T工的利益,有著重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用,尤其是不同歷史時期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案,對于發(fā)展教育事業(yè),服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的開發(fā)利用價值。因此,在高校建立統(tǒng)一保管的檔案工作實(shí)體對檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,就便于對本單位各門類檔案從管理制度、規(guī)范要求等方面進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),促進(jìn)檔案信息資源的綜合開發(fā),同時有利于促進(jìn)檔案整體的標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理的現(xiàn)代化,有利于實(shí)現(xiàn)信息共享。
一、高校檔案管理工作的重要性
1、高校檔案管理工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作之一
高校檔案管理工作是學(xué)校信息管理中的一個重要環(huán)節(jié),是高校知識生產(chǎn)十分重要的基礎(chǔ)工作,對高?？傮w工作起著十分重要的作用。根據(jù)《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,高校檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計與利用等六個方面,這六個方面對檔案管理工作來講是缺一不可的。因此我們應(yīng)從多方面加強(qiáng)檔案管理工作,思想上高度重視,充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,確保檔案的齊全、完整、萬無一失。
2、高校檔案管理的規(guī)范化是學(xué)校整體管理規(guī)范化的重要組成部分
高校管理規(guī)范化,是高校的管理工作按照規(guī)定的程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,它是高校管理科學(xué)化、有序化的必然要求。高校檔案管理規(guī)范化是學(xué)校整體管理規(guī)范化的重要組成部分,它要求學(xué)校組織結(jié)構(gòu)的各層級、各部門及專兼職檔案人員從檔案的收集、鑒定、整理、保管到信息開發(fā)和利用服務(wù)等各個環(huán)節(jié)都按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,避免主觀隨意性,保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、檢索利用便捷高效,同時對教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理的規(guī)范化起推動和促進(jìn)作用。
3、高校檔案管理工作是信息資源開發(fā)利用的需要
隨著社會信息化程度的深入,檔案信息資源備受人們關(guān)注,社會對檔案信息的依賴程度越來越高,而且更需要提供一些及時的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務(wù)。對于檔案部門來說,信息化是一項(xiàng)全新的工作,是一個系統(tǒng)工程,是檔案工作一次質(zhì)的飛躍。紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)對人類文明的迅速發(fā)展起到強(qiáng)有力的助推作用,而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復(fù)制等特點(diǎn),具有很強(qiáng)的生命力。如今,要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍,檔案工作將面臨“脫胎換骨”、“鳳凰涅檠”,其對傳統(tǒng)檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。
4、高校檔案管理工作具有反饋?zhàn)饔?/p>
高校檔案管理工作在高校的發(fā)展歷程中起著很重要的反饋?zhàn)饔?。檔案管理部門根據(jù)收集上來的檔案資料能隨時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題和不足,可以及時反饋給有關(guān)部門,力爭在最短的時間內(nèi)獲得最有效的解決。這樣才能使檔案管理工作做到上下結(jié)合、左右貫通,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
二、高校檔案管理工作中存在的問題
1、檔案意識不強(qiáng)
長期以來,一些高校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研。檔案工作無足輕重,加上檔案自身保密性,利用滯后性等特點(diǎn),高校師生員工普遍對檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識。檔案意識不強(qiáng)。有些高校在校人數(shù)已達(dá)萬人以上,按照有關(guān)文件的規(guī)定應(yīng)設(shè)處級管理機(jī)構(gòu),可是其檔案管理機(jī)構(gòu)還是一個非專職的科級單位。致使檔案工作的管理不得力;校內(nèi)各部門也常因歸檔立卷不及時造成資料積壓甚至丟失。這些都使得高校檔案工作長期處于地位不高,責(zé)任不輕,難度不小的境地。
2、檔案管理信息化水平不高
一是信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化水平低。由于歷史的原因,高校檔案館建設(shè)各走各的路。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引,共享性差。二是數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。各高校檔案館建庫缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。三是缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,不同的高校隸屬于不同的主管部門,這使得高校檔案館形成了條塊分割、各自為政、自我完善、自我發(fā)展的自給自足的局面。
3、檔案管理人員整體素質(zhì)偏低
一個合格的檔案管理人員不僅要掌握檔案管理方面的政策、檔案工作的基本理論原則和方法,還要懂得現(xiàn)代信息管理技術(shù),熟練地運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行電子檔案信息的制作、維護(hù)和管理。同時,還應(yīng)具備較高的外語水平和法律知識,從而為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化提供有力的智力支持。目前,高校檔案管理人員的素質(zhì)能達(dá)到要求的為數(shù)不多,既懂計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。首先表現(xiàn)是檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)比較單一。一個合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和政治素養(yǎng),懂得黨和國家關(guān)于檔案管理方面的政策和法規(guī),懂得檔案工作的基本理論和方法。面對高速發(fā)展的信息化時代,高校檔案隊(duì)伍中既懂檔案管理又懂得現(xiàn)代信息化管理技術(shù)的人才奇缺。其次,由于檔案管理人員素質(zhì)不高,直接導(dǎo)致了檔案管理的新技術(shù)、新方法難以在檔案管理工作中使用和推廣。當(dāng)工作中遇到新情況和新問題時,檔案管理人員常常感到力不從心。三是檔案管理人員學(xué)歷層次偏低,專業(yè)人員偏少,人員變動頻繁,這些都嚴(yán)重影響著高校檔案管理人員整體素質(zhì)的提高,妨礙了高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
三、提升高校檔案管理水平的對策
1、加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè),做好常規(guī)管理工作
首先,加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。建立健全學(xué)校檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度及各級檔案管理考核制度;建立檔案的收集、整理、預(yù)立卷歸檔、保管、借閱、登記、保密、鑒定銷毀、庫房管理等制度;學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)組織和落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度并監(jiān)督實(shí)施;組織和協(xié)調(diào)學(xué)校各單位兼職檔案員做好檔案管理工作;定期召開學(xué)校檔案管理工作會議,解決檔案管理工作中存在的問題。
其次,強(qiáng)化高校檔案工作的保障機(jī)制。為保證高校檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展,為學(xué)校和社會提供優(yōu)質(zhì)和高水平的服務(wù),《高等學(xué)校檔案管理辦法》強(qiáng)調(diào):高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算,保證檔案工作的需求;還進(jìn)一步規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),促進(jìn)檔案信息化建設(shè),加快數(shù)字檔案館建設(shè),提高檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會的能力。
再次,注重常規(guī)管理文件的歸檔工作。學(xué)校常規(guī)管理的文件材料主要是各部門在各項(xiàng)工作中形成的材料,是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,是學(xué)校的重要信息資源和歷史憑證,它對提高學(xué)校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用。檔案工作應(yīng)當(dāng)與黨群、行政、教學(xué)、科研等各項(xiàng)活動實(shí)行“四同步”管理,即下達(dá)計劃任務(wù)的同時提出文件材料的歸檔要求。
2、加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè),提升管理人員素質(zhì)
首先,要加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)道德教育。檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德是根據(jù)檔案工作職業(yè)特點(diǎn)而提出的生活準(zhǔn)則和行為規(guī)范。塑造良好的職業(yè)道德素質(zhì)是當(dāng)前高校檔案工作的首要任務(wù)。高校檔案管理人員每天面對的是眾多檔案文件,所做的工作具體而繁瑣。檔案工作的服務(wù)性和條件性,決定了檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德,要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨,從而提高服務(wù)質(zhì)量。
其次,加強(qiáng)專業(yè)教育,提高專業(yè)素質(zhì)。針對目前檔案管理員素質(zhì)普遍偏低的現(xiàn)狀,我們應(yīng)分期舉辦各種專業(yè)技能培訓(xùn),傳授檔案專業(yè)知識,定期進(jìn)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測驗(yàn)。經(jīng)考核合格者持證上崗,不合格者自然淘汰。檔案工作者應(yīng)不斷擴(kuò)展自己的知識,提高學(xué)歷層次。同時,高校的檔案管理人員要努力成為新型的復(fù)合型人才:一方面,熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)和各門類檔案、各種載體檔案的管理方法:另一方面,能掌握檔案網(wǎng)絡(luò)化的新知識,熟練運(yùn)用計算機(jī)技術(shù),并將之運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中去:再一方面,不僅懂得社會科學(xué)知識,而且懂得自然科學(xué)知識,既具有較高的人文素養(yǎng),又具有較高的創(chuàng)新意識和能力。這是檔案管理工作本身的需要,也是時代、社會發(fā)展對檔案管理工作從業(yè)人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都應(yīng)朝著這一目標(biāo)而努力。
3、促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)
高校檔案信息化建設(shè)促使檔案部門開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù),對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革,這不僅表現(xiàn)在利用的方式上,更是表現(xiàn)在工作理念上的主要變化。要把檔案信息化建設(shè)納入本單位的總體規(guī)劃,加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),推進(jìn)運(yùn)用微機(jī)管理檔案進(jìn)程,提高校檔案館和各單位檔案室計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平,充分發(fā)揮檔案館的各項(xiàng)功能和作用。
第一是實(shí)行文檔管理一體化。充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能,將上級來文和學(xué)校及各部門、單位形成的文件直接轉(zhuǎn)換,進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。第二是開展館藏檔案數(shù)字化。對館藏的文書檔案、磁帶檔案、圖片檔案等進(jìn)行數(shù)字化,形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫,并按照公開信息、內(nèi)部信息、保密信息等級分類上網(wǎng),為不同用戶提供相應(yīng)等級的信息服務(wù)。第三是實(shí)現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站,實(shí)行新信息上網(wǎng)、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢和光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),同時開展檔案信息咨詢服務(wù),為用戶進(jìn)行定向、定題的交互式信息咨詢,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開發(fā),提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品,拓展檔案的服務(wù)功能,提高檔案服務(wù)質(zhì)量。
4、創(chuàng)新管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展
首先,管理思路要創(chuàng)新。長期以來,檔案工作者沿襲傳統(tǒng)的管理辦法,日常工作滿足于每年立卷歸檔多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建檔、管檔、看家守攤,你查我找的水平上。在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,服務(wù)對象需要哪些方面的檔案資料,知之甚少,更談不上主動超前服務(wù),使得花費(fèi)大量人力物力,歷經(jīng)千辛萬苦得來的檔案資料成為“死”信息。高校檔案人員要密切聯(lián)系實(shí)際,以開放的視角,在較高層面上來籌劃學(xué)校檔案工作的建設(shè)方略,積極尋求檔案工作同學(xué)校中心工作的結(jié)合點(diǎn)與生長點(diǎn),珍惜機(jī)遇,開拓進(jìn)取,形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的檔案管理工作新理念
其次,管理方式的創(chuàng)新。檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據(jù)時展的需要,對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶,走向用戶。想用戶之所想,急用戶之所急,館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。
第三,服務(wù)職能要創(chuàng)新。服務(wù)是檔案工作的根本職能,要從“保管存留”的目的向“服務(wù)利用”的目的轉(zhuǎn)變,就要實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)變,而要實(shí)現(xiàn)這種工作模式的轉(zhuǎn)變就要有具備“服務(wù)創(chuàng)新”的理念。首先在確保各類檔案的查準(zhǔn)率、查全率的前提下,要做到有預(yù)見性的超前服務(wù),有目的地針對服務(wù)及有始有終的跟蹤服務(wù)。它還包括如何培訓(xùn)部門專兼職檔案員、如何指導(dǎo)部門檔案工作等。檔案人員應(yīng)該充分認(rèn)識到學(xué)校檔案館是學(xué)校各項(xiàng)工作管理的信息中心,檔案工作人員是這些信息的管理人員;不僅管理檔案實(shí)體,還要管理這些檔案實(shí)體反映的各種信息。通過對這些信息進(jìn)行深入細(xì)致的加工、整理、分析,可以從更深層次研究檔案所包含的一些實(shí)質(zhì)問題。參與學(xué)校各項(xiàng)工作管理,加強(qiáng)服務(wù)職能,進(jìn)而豐富服務(wù)的形式,擴(kuò)大服務(wù)的范圍,提高服務(wù)的效率和質(zhì)量,充分實(shí)現(xiàn)服務(wù)的價值。
四、結(jié)束語
總之,高校檔案管理既是一個重要的系統(tǒng)工作,又是一項(xiàng)幕后的繁瑣工程。高等教育的改革和發(fā)展,為檔案工作的創(chuàng)新開辟了廣闊的空間,高校檔案管理人員應(yīng)重視對現(xiàn)代信息技術(shù)手段的利用,積極探索新形勢下檔案管理的創(chuàng)新模式,更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
高校教學(xué)檔案真實(shí)地記錄著過去發(fā)生的事情，是聯(lián)系過去，現(xiàn)在和未來的紐帶，對于高校教學(xué)有著不可替代的作用。高校教學(xué)檔案既能反映和評估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平，又能體現(xiàn)體現(xiàn)一所學(xué)校的校風(fēng)，對于促進(jìn)高校教學(xué)改革、合理配置教學(xué)資源、提高教學(xué)質(zhì)量等工作具有十分重要的實(shí)踐意義和指導(dǎo)意義。因此加強(qiáng)高校檔案管理工作十分重要。一旦高校教學(xué)檔案丟失，那帶來的損失是不可估量的。
1. 高校教學(xué)檔案管理工作的必要性
1.1高校教學(xué)檔案具有的特點(diǎn)
高校教學(xué)檔案有著許多特點(diǎn)，其中之一就是周期性。由于高校教學(xué)工作的開展大致分為學(xué)期制或?qū)W年制兩種方式，這使得高校教學(xué)檔案具有周期性的特點(diǎn)，高校教學(xué)管理一般由系部完成，因此，教學(xué)檔案的歸檔，整理應(yīng)按學(xué)期或?qū)W年構(gòu)建，形成周期性的檔案。周期性的檔案有利于管理和查詢，能夠有效地減少對檔案進(jìn)行時的操作時間。同時，高校教學(xué)的內(nèi)容比較廣泛，社會科學(xué)，自然科學(xué)等都是高校教學(xué)的內(nèi)容，對于不同專業(yè)的的人才高校有著不同的方案，因此也就建立了不同的檔案，所以這就造就了高校教學(xué)檔案專業(yè)化的特點(diǎn)。高校教學(xué)檔案還具有內(nèi)容廣，形式多，服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。
1.2加強(qiáng)管理高校教學(xué)檔案的意義
高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的一項(xiàng)重要的途徑，對于高校教學(xué)有著不可估量的促進(jìn)作用，它是教學(xué)，科研，管理的重要參考資料，具有極強(qiáng)的保存價值，在為學(xué)校教學(xué)的正常，順利開展提供保障的同時也為教學(xué)質(zhì)量評價，教學(xué)評估，學(xué)位評估提供真實(shí)可靠的歷史依據(jù)。同時高校教學(xué)檔案具有不可置疑的真實(shí)性，是連接過去，現(xiàn)在和未來的紐帶，對于高校教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的實(shí)踐意義和指導(dǎo)意義。其次，高校教學(xué)檔案是高校辦學(xué)水平和學(xué)生資格審核的重要依據(jù)，許多考核方式都是通過高校教學(xué)檔案，評估考核過程中各項(xiàng)指標(biāo)最直接、最具體、最生動的標(biāo)準(zhǔn)主要是教學(xué)過程中所記錄的大量數(shù)據(jù)及信息，而這些數(shù)據(jù)及信息很大程度上要靠日常的教學(xué)檔案來保存的。因此，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的管理具有十分重要的作用。
2. 高校教學(xué)檔案管理過程中存在的問題
2.1高校教學(xué)檔案管理意識不夠強(qiáng)烈
在對高校教學(xué)檔案進(jìn)行管理的時候存在許多問題，比如說高校教學(xué)檔案管理意識不夠強(qiáng)。一些高校在工作中沒有形成科學(xué)的檔案管理理念，沒有很好地意識到高校檔案管理工作是高校教學(xué)活動最基本的信息記錄，是高校教學(xué)成效最直接的反映，這也就導(dǎo)致了在高校教學(xué)檔案管理過程中出現(xiàn)了信息丟失的情況。由于缺乏管理意識，一些高校在教學(xué)過程中對教學(xué)日志、實(shí)習(xí)計劃、教學(xué)安排、成績管理等重要環(huán)節(jié)都漠不關(guān)心，這就使得教學(xué)管理工作落實(shí)不到位，再加上行為得不到規(guī)范，這就導(dǎo)致了教學(xué)管理檔案亂散的現(xiàn)象出現(xiàn)，這樣對高校教學(xué)檔案的管理是十分不利的。
2.2高校教學(xué)檔案管理制度不夠完善
一個完好的管理系統(tǒng)必然要有一個完善的管理制度，然而現(xiàn)在許多高校的教學(xué)檔案管理都沒有完善的制度。管理制度不夠完善，這就導(dǎo)致了許多檔案管理工作得不到很好的落實(shí)，受不到良好的監(jiān)督。由于沒有完善的管理制度保障，一些高校的教學(xué)檔案就不能很好地發(fā)揮其權(quán)威性，逐漸地就很難對教學(xué)質(zhì)量起到促進(jìn)作用了。
2.3高校教學(xué)檔案管理的方法不夠先進(jìn)
隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普及，科技越來越先進(jìn)，一些高校的教學(xué)檔案管理工作跟不上時代的步伐，不能適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的需要。一些高校對教學(xué)檔案管理的方法滯后，導(dǎo)致效率低下，缺乏規(guī)范化管理。在信息資源共享上存在比較大的差距，這就導(dǎo)致了教學(xué)檔案管理工作做的不夠好。
3. 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的措施
3.1提升高校的教學(xué)檔案管理意識
提升高校教學(xué)檔案管理意識對于高校的教學(xué)檔案管理工作有著重要的作用，若一個高校沒有很好的教學(xué)檔案管理意識，那么教學(xué)檔案將得不到很好的保留。為了讓教學(xué)檔案更好更真實(shí)地體現(xiàn)學(xué)生的記錄，必須加強(qiáng)高校的教學(xué)檔案管理意識，落實(shí)到每個高校的每個教師上，定期對教師進(jìn)行責(zé)任意識培養(yǎng)，塑造良好的檔案管理觀念，讓每個教師把教學(xué)檔案管理當(dāng)成是一種責(zé)任，如此一來高校的教學(xué)檔案管理工作將會得到很好的改善。
3.2完善高校教學(xué)檔案管理制度
一個完善的制度對與管理制度的實(shí)施起著中流砥柱的作用，要提高高校教學(xué)檔案管理工作水平就要建立健全教學(xué)檔案工作的各項(xiàng)制度和規(guī)章，通過完善的制度約束高校的行為，規(guī)范高校教學(xué)檔案管理步驟，從而不斷提高教學(xué)檔案管理工作的效能和質(zhì)量，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作制度化、規(guī)范化、信息化的目標(biāo)。建立了完善的管理制度，就能更好地發(fā)揮教學(xué)檔案服務(wù)教學(xué)、促進(jìn)教學(xué)的作用。
3.3提升高校教學(xué)檔案管理技術(shù)
隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)越來越普及，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)共享資源。為了更好地加強(qiáng)高校教學(xué)管理檔案建設(shè)，高校教學(xué)檔案管理也應(yīng)該向那個方向發(fā)展，提高教學(xué)檔案管理工作的信息化水平，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，高校應(yīng)該致力于提高教學(xué)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度，完善網(wǎng)絡(luò)教學(xué)檔案管理信息庫，這樣一來，高校的教學(xué)檔案管理工作既得到了提升，又簡化了操作，節(jié)約了時間，又實(shí)現(xiàn)了資源共享。由此可見，不斷提高教學(xué)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化水平和信息化水平，對加快教學(xué)檔案的建設(shè)有著十分重要的作用。
總結(jié)：加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理是一件意義重大的任務(wù)，對于提升教學(xué)質(zhì)量有著重要的作用。同時，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。高校應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，與時俱進(jìn)，同時又必須從思想上認(rèn)識到加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的重要性，如此一來，才能避免出現(xiàn)以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，充分使教學(xué)檔案對教學(xué)建設(shè)起到巨大的作用。
參考文獻(xiàn)：
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.112
［中圖分類號］G275.9；G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01
高校教學(xué)檔案具有自身的特點(diǎn)，為教學(xué)、管理以及科研等活動的進(jìn)行提供重要參考資料，具有較高的保存價值，不僅能夠保障教學(xué)科研活動的順利進(jìn)行，更為評估教學(xué)質(zhì)量等工作，提供大量真實(shí)的、可靠的數(shù)據(jù)資料。
1 高校教學(xué)檔案的主要特征
1.1 周期性與專業(yè)性
高校主要按照兩種形式開展教學(xué)工作，一種是學(xué)期制，另一種是學(xué)年制，這也就使高校的教學(xué)檔案呈現(xiàn)出周期性特征，主要由系院負(fù)責(zé)完成高校的教學(xué)管理。為此，高校應(yīng)當(dāng)按照學(xué)期以及學(xué)年歸檔與整理高校的教學(xué)檔案，由此促使周期性檔案的形成。高校的教學(xué)檔案覆蓋的內(nèi)容非常廣泛，如自然科學(xué)以及社會科學(xué)等。因此，高校應(yīng)根據(jù)學(xué)科專業(yè)的要求，相應(yīng)地采用不同的人才培養(yǎng)方案，科學(xué)合理地設(shè)置課程，開展教學(xué)活動以及安排教學(xué)環(huán)節(jié)等，這也就使院系檔案呈現(xiàn)出專業(yè)性的特點(diǎn)。
1.2 內(nèi)容豐富，形式多樣化
高校的教學(xué)檔案包括眾多的內(nèi)容，大至由上級主管部門所下達(dá)的各項(xiàng)文件，中至院校所制定的培養(yǎng)目標(biāo)以及設(shè)置的專業(yè)，小至教師制作的教學(xué)教案以及課件等。近些年，科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，促使高校的教學(xué)檔案呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。
1.3 服務(wù)性與社會性
高校教學(xué)檔案對教學(xué)活動進(jìn)行記錄，為開展教學(xué)研究活猶峁匾資料支持，對于促進(jìn)教學(xué)研究活動的順利進(jìn)行具有重要作用。隨著信息時代的到來，高校的教學(xué)檔案更是突破以往的利用對象范圍，逐漸呈現(xiàn)出跨行業(yè)、跨院校特點(diǎn)，發(fā)展成為共享性資源，慢慢地體現(xiàn)出更多的社會服務(wù)職能。
2 高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理面臨的主要問題
2.1 教學(xué)檔案管理工作不受重視
各大高校的教學(xué)檔案管理工作主要由系部負(fù)責(zé)，然而，絕大部分的系部檔案工作僅僅由教務(wù)秘書兼職管理。檔案管理一直處于收集―上交的低級層次。然而，兼任化的檔案管理工作存在的問題是：一是難以明確檔案管理崗位；二是檔案管理工作往往流于形式；三是存在非常普遍的突擊性整理與收集檔案的現(xiàn)象。然而，教學(xué)檔案對于教學(xué)管理工作所具有的作用卻被忽略，檔案管理人員不能夠及時地將檔案情況匯報至學(xué)校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2.2 檔案管理缺乏規(guī)范性
教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)兼具復(fù)雜性與系統(tǒng)性的工作，所涉及的范圍非常廣泛，不僅工作量大，而且要求嚴(yán)格，需要檔案管理工作人員采用科學(xué)的、規(guī)范的管理方式。但是，受到多種因素的影響，例如：管理模式、人員素質(zhì)等，當(dāng)前的教學(xué)檔案管理中普遍存在著遺失及缺漏等問題，加之檔案的歸檔工作缺乏完整性，致使教學(xué)檔案難以充分發(fā)揮作用，阻礙著高校的教學(xué)、科研以及管理活動順利進(jìn)行。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低
兼任化的教學(xué)檔案管理工作所存在的問題是檔案管理人員在專業(yè)知識方面嚴(yán)重缺乏，更未經(jīng)過專業(yè)化的訓(xùn)練。在實(shí)際工作中，檔案管理人員不僅缺乏教學(xué)檔案方面的法制意識，而且開展工作時存在較大隨意性。
3 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理的措施
3.1 提高對教學(xué)檔案管理工作的重視程度
教學(xué)檔案管理是各大高校檔案管理工作的重要組成部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對教學(xué)檔案管理重視程度，將其納入系部的工作計劃中，并提供其足夠的經(jīng)費(fèi)支持，專門為其設(shè)立檔案用房，并相應(yīng)的配備設(shè)備，組織成立檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理工作的監(jiān)督與管理。
3.2 完善檔案管理制度
高校在開展檔案管理工作的時，應(yīng)當(dāng)重視完善檔案管理制度，結(jié)合學(xué)校的教學(xué)工作的特征，合理地制定各項(xiàng)工作程序，在各項(xiàng)工作程序中細(xì)化各項(xiàng)規(guī)章制度。同時，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作，促使教學(xué)檔案管理不僅服務(wù)于綜合檔案管理工作，也服務(wù)于高校的各項(xiàng)教學(xué)、管理以及科研等活動。
3.3 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理工作人員作為教學(xué)檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其個人的素質(zhì)對檔案管理工作將會產(chǎn)生重大的影響。然而，現(xiàn)階段的檔案管理人員隊(duì)伍，存在著素質(zhì)低下，且專職人員缺乏等問題。因此，針對上述問題，高校應(yīng)重視加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育，全面提高其專業(yè)知識與素質(zhì)，尤其是要提高檔案管理人員的信息化水平，從而滿足信息化時展要求。
4 結(jié) 語
高校領(lǐng)導(dǎo)與教師應(yīng)提高對教學(xué)檔案管理工作重視程度，一方面學(xué)校應(yīng)加大對教學(xué)檔案管理工作的投入；另一方面建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。
主要參考文獻(xiàn)
高校檔案是高等院校活動的直接記錄，高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作之一，是衡量高校教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。目前，檔案管理工作日趨專業(yè)化、科學(xué)化、和技術(shù)化，這就要求高校檔案管理人員具備更新、更高、更強(qiáng)的能力和素質(zhì)。
一、高校檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)狀分析
目前，檔案管理部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”、“安于現(xiàn)狀”的現(xiàn)象，還存在著“閉架借閱”、“你查我調(diào)”的做法。思想觀念落后、思想認(rèn)識跟不上時代步伐，缺乏開放和創(chuàng)新意識，成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。
（一）檔案管理人員的工作缺乏長期性、連續(xù)性的原則。多數(shù)檔案管理人員文化素質(zhì)較差，專業(yè)水準(zhǔn)較低，加之兼職過多，高校對檔案工作又不考核，即便有成績也得不到肯定，從而形成了混日子的不良局面；而且部分檔案管理人員是在過去特定條件下安排的一般工作人員，文化程度不高，專業(yè)水平較低，缺少作為一個合格的檔案管理人員應(yīng)具備的理論水平和政治素養(yǎng)。
（二）檔案管理人員思想觀念落后、技術(shù)水平不高。隨著e時代的進(jìn)程，計算機(jī)已成為辦公的必備品，這就要求檔案管理人員要熟練操作電腦并將其很好地運(yùn)用到檔案歸檔工作中，目前高校檔案管理人員隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才仍顯得十分匱乏，這種復(fù)合型的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏的現(xiàn)象影響了高校檔案工作的開展。
（三）高校檔案管理人員法律意識欠缺。檔案管理具有很強(qiáng)的政策性，必須按照國家的有關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理。因此，檔案管理人員要有較強(qiáng)的法律意識，而現(xiàn)在高校教職員工的檔案意識和檔案法制觀念淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性不強(qiáng)。檔案建設(shè)落后于教育事業(yè)的改革與發(fā)展；檔案工作機(jī)構(gòu)不健全，工作不到位。多數(shù)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。
二、提升高校檔案管理人員素質(zhì)對策分析
高校檔案工作存在的基礎(chǔ)和最終目的，就是為學(xué)校服務(wù)、為社會服務(wù)。高校檔案管理工作只有按照管理的人本理念，設(shè)定準(zhǔn)確的服務(wù)項(xiàng)目，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。通過認(rèn)真研究社會用檔人士和師生的心理需要、工作動機(jī)，圍繞他們的需要和中心工作，搭建以人為本、平等的檔案服務(wù)平臺，正確處理為社會服務(wù)和為師生服務(wù)的關(guān)系，堅持校內(nèi)與校外平等、教師與學(xué)生平等、領(lǐng)導(dǎo)與同志平等的檔案工作原則，優(yōu)先重點(diǎn)，兼顧一般，構(gòu)建和諧的管檔、用檔氛圍。
（一）檔案管理人員要樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心，保證檔案工作持續(xù)穩(wěn)步有序地進(jìn)行。熱愛自己的事業(yè)，愿為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)一切力量，這是檔案專業(yè)人員必備的素質(zhì)之一，也是對檔案工作者政治素質(zhì)的基本要求。檔案事業(yè)是社會主義事業(yè)的重要組成部分，要求從事這一事業(yè)的人，具有為檔案事業(yè)無私奉獻(xiàn)的精神，愛崗敬業(yè)、忠于職守。在改革開放不斷深入的今天，只要我們對檔案事業(yè)不斷追求，振奮精神，能在新的歷史轉(zhuǎn)折中重塑自己的形象，甘當(dāng)無名英雄，肯為自己熱愛的事業(yè)貢獻(xiàn)畢生的精力和智慧，就能做好檔案工作。
（二）檔案管理人員的要提高專業(yè)技術(shù)水平，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。隨著計算機(jī)在檔案應(yīng)用中日益成熟，對檔案工作人員的要求也越來越高，它需要檔案工作者不僅要熟練地操作計算機(jī)，懂得規(guī)范準(zhǔn)確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識，跟上時代的步伐。根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，必須培養(yǎng)和造就一批既懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案信息管理的高科技復(fù)合型人才，為檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保證。在新形勢下，要做好檔案工作，沒有強(qiáng)有力的檔案管理人員做基礎(chǔ)，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識，提高和強(qiáng)化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員整體素質(zhì)關(guān)系到檔案管理的成敗，意義十分重大。因此經(jīng)常進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)、嚴(yán)格考核、優(yōu)勝劣汰，是提高檔案管理人員整體素質(zhì)、做好檔案管理工作、提高檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證。
（三）檔案管理人員要依法治檔，完善規(guī)章制度。隨著檔案事業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾便日益突出。要實(shí)行科學(xué)管理，就必須建立健全管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，加強(qiáng)硬件的建設(shè)、建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔，專門庫房、專柜存放檔案，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，做到科學(xué)管理，排列整齊，以確保安全和延長檔案壽命，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，防止分散流失。
總之，檔案管理人員素質(zhì)的提高與否關(guān)乎檔案管理工作的有序進(jìn)行，我們必須以檔案的科學(xué)管理為突破口，理順管理機(jī)制、強(qiáng)化管理意識、創(chuàng)新管理方法和管理手段，提升管理質(zhì)量和管理水平，使檔案管理工作與時俱進(jìn)，緊跟時代步伐。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于高校的發(fā)展和進(jìn)步，服務(wù)于全國的教育事業(yè)。然選
參考文獻(xiàn)：
[1]《黑河學(xué)院檔案管理規(guī)章制度匯編》[J] 黑河學(xué)院 2009.（4）.
一、高校學(xué)生檔案管理工作的重要性
2008年9月14日，經(jīng)過長達(dá)幾年修改的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），由教育部部長周濟(jì)和國家檔案局局長楊冬權(quán)聯(lián)合，從2008年9月1日起實(shí)行。這是高校檔案工作中的一件大事，也是我國檔案界的一件大事?！掇k法》第一次提出了學(xué)生類檔案的概念，并且把學(xué)生類檔案納入高等學(xué)校檔案管理的范圍，而且單獨(dú)設(shè)類，充分體現(xiàn)了“以人為本”的思想，十分明確地指明了學(xué)生類檔案管理的必要性和重要性。
二、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容
新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定學(xué)生類檔案包括：高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
我院根據(jù)新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)院學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，規(guī)定了在校生的歸檔材料包括：
（1）高考材料（報名表、體檢表、政審表、高考成績、中學(xué)學(xué)籍、獎懲材料等）。
（2）入學(xué)通知書及準(zhǔn)考證。
（3）入學(xué)登記表。
（4）軍訓(xùn)鑒定表。
（5）在校期間受院級（包括院級）以上表彰、獎勵登記表及各種紀(jì)律處分決定。
（6）學(xué)生的黨、團(tuán)組織材料（入團(tuán)志愿書、入黨申請書、入黨志愿書、預(yù)備黨員考察材料等）。
（7）學(xué)年鑒定表。
（8）畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、學(xué)生成績表、就業(yè)報到證通知單（副聯(lián)）等有關(guān)材料。
（9）招生錄取大表。
三、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題
學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間。以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，高校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高。不能準(zhǔn)確全面地反映高校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：
（1）學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個分支，在檔案管理二級機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理沒有建立完善的考核機(jī)制和相關(guān)制度，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。
（2）學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學(xué)生檔案一般由學(xué)生管理部門（學(xué)生處）進(jìn)行統(tǒng)一管理，而學(xué)生檔案的整理和移交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門（學(xué)生處）和院系均沒有配備專職人員，加上學(xué)院缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程不規(guī)范，如歸檔文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯別字、材料缺失等等。
（3）學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，容易產(chǎn)生相關(guān)部門相互推諉，有時學(xué)生查一個檔案跑幾天，服務(wù)質(zhì)量和水平有待提高。
（4）畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。在國家對高校畢業(yè)生實(shí)行統(tǒng)分統(tǒng)包的時候，高校畢業(yè)生檔案通常由學(xué)校檔案部門在學(xué)生畢業(yè)離校后統(tǒng)一寄往生源所在地人事局或有人事任用權(quán)的用人單位，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，高校畢業(yè)生自主擇業(yè)，國家不再對高校畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)包統(tǒng)分，畢業(yè)生的檔案是由人才市場、人才交流中心待管，待畢業(yè)生落實(shí)就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。由于轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜，容易導(dǎo)致一些學(xué)生檔案丟失，給學(xué)生的就業(yè)帶來了不良影響。
四、做好高校學(xué)生檔案管理的建議
（1）首先要統(tǒng)一認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大教職工都要強(qiáng)化檔案意識，自覺支持和做好學(xué)生檔案工作。要把學(xué)生檔案工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)當(dāng)作全校一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作常抓不懈。同時加強(qiáng)管理。將學(xué)生檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理，在布置、檢查和總結(jié)學(xué)生管理工作的同時，布置、總結(jié)和檢查學(xué)生檔案工作；另一方面，學(xué)院要認(rèn)真落實(shí)檔案管理所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費(fèi)到位、設(shè)備到位。
（2）加強(qiáng)對高校兼職檔案人員的培訓(xùn)，兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新，練就過硬的業(yè)務(wù)技能，拓寬視野、豐富知識，從而提高入檔質(zhì)量，使檔案工作經(jīng)驗(yàn)得到不斷的充實(shí)。
（3）加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，做好平時收集與重點(diǎn)收集和集中收集相結(jié)合，明確收集學(xué)生類檔案收集范圍，做好各部門收集協(xié)調(diào)工作。學(xué)生檔案的管理應(yīng)有一個指定的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，院系要指定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一要求，保證學(xué)生檔案材料的完整、齊全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡工整。檔案收集和整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整。
